Акт приема передачи при смене генерального директора в ОАО - Марковские Форумы Ижевск

Учитывая, что размеры предприятий в форме акционерных обществ, как правило, внушительные, а передача дел - процесс трудоемкий, новому директору стоит назначить исполнителей, ответственных за подготовку дел к передаче. В приказе о создании такой комиссии хорошо бы определить дату представления всех необходимых документов. В состав комиссии кроме заместителя и 2 - 3 ответственных работников компании желательно ввести еще и доверенное лицо, "глаза и уши" директора.

примерная форма акта (подправил с учетом вашей специфики)

Акт N 1
приемки-передачи документов

г. Ижевск "22" января 2007 года

Мы, нижеподписавшиеся, настоящим актом подтверждаем, что в связи со сменой генерального директора ОАО (название компании). г-н (ФИО). назначенный на должность генерального директора решением совета директоров ОАО от (дата). принял, а г-н (ФИО). уволенный с должности генерального директора ОАО решением совета директоров ОАО от (дата). передал следующие дела (документы):

N п/п Наименование документа (дела) Количество листов Примечания

В примечани указываем:
наличие/отсутствие документа
оригинал/копия
прочие отметки

Итого передано _______________________________________________
Подписи:

Примерный перечень
1. Учредительные документы, протоколы собраний, заседаний высших органов ЮЛ.
2. Свидетельства о постановке на учет, о присвоении номеров, внесений записей в единый реестр, кодов и т.д.
3. Договоры с банком и дополнительные соглашения с кредитными организациями.
4. Приказы по основной деятельности, иная организационно-распорядительная документация (распоряжения, справки и т.д.)
5. Приказы по личному составу (прием, увольнение, переводы и проч.), заявления работников, трудовые договора, договора о мат. ответственности, карточки Т-2 и проч.
6. Договора с поставщиками и подрядчиками, контрагентами, представляющими услуги, в т.ч. договора аренды помещений и т.д.
7. Договора с клиентами.
8. Учетная и бухгалтерская документация:
8.1. Документы по учету основных средств.
8.2. Документы реализации (накладные, счета-фактуры, акты, журналы фактур
8.3. Документы поставок.
8.4. Налоговые декларации и расчеты по периодам.
8.5. Учетные регистры.
8.6. Бухгалтерская отчетность, оборотно-сальдовые ведомости.
8.7. Кассовые документы (ПКО, РКО, платежные ведомости, журналы, кассовая книга и т.д.).
8.8. Документы по учету заработной платы.
8.9. Документы по организации персонифицированного учета.
8.10. Документы по учеты НДФЛ.
8.11. Приказы по учетной политике.
8.12. Иная документация (зависит от специфики деятельности ЮЛ).
9. Печати, бланки строгой отчетности, ценные бумаги.
10. Документы по охране труда и технике безопасности, соблюдения требований пожарной безопасности и т.д.
11. Книга движения трудовых книжек.
12. Переписка с государственными и муниципальными органами власти, контролирующими инстанциями.
также учитывая специфику АО стоит обратить внимание на обязательные в АО документы:
устав со всеми изменениями и дополнениями, внутренние документы общества, годовые отчеты, документы бухгалтерского учета, т. е. все документы, предусмотренные законом (ст. 89 фзобао), уставом общества, его внутренними документами, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета). органов управления.

quote: Originally posted by Zoomma:

Прежде чем, прилюдно стыдить советую ознакомиться с изданием РОЗЕНТАЛЬ Д.Э. ДЖАНДЖАКОВА Е.В. КАБАНОВА Н.П. Справочник по правописанию, произношению, литературному редактированию. Издание второе, исправленное. - М. ЧеРо, 1998. - 400 с. (именно по этой книге натаскивают всех поступающих в вузы)
_ 153. Окончания именительного падежа множественного числа существительных указано, что "в паре же договоры и договора д о п у с т и м о й, наоборот, является форма на -а".

Также можете ознакомится по ссылке со статьей "Трудные формы множественного числа имен существительных"
http://www.gramota.ru/spravka/letters/?rub=plural
В абз. 6 вышеуказанной статьи можете обнаружить следующее:
В современном русском литературном языке варианты, колеблющиеся в форме им. п. мн. ч. насчитывают свыше 300 слов. Очагом распространения флексии -а (-я) являются сферы просторечия и профессионального языка. В связи с этим формы на -а, (-я) имеют часто разговорную или профессиональную окраску: договора, слесаря, токаря. Формы же на -ы (-и) более нейтральны и для большинства слов отвечают традиционным нормам литературного языка. Однако в некоторых случаях формы на -а, (-я) уже вытеснили формы на -ы (-и).

Более того, я считаю подобные заявления проявлением псевдоинтеллигентности.

Замечения, предложения по сути темы имеются?

Что то я упустил сей опус

Так вот, уважаемый. Розенталя, конечно надо чтить - но также надо осознавать, что термин "допустимо" в данной ситуации употребляется в противовес "нормативному ударению" (то есть тому, которое и нужно употреблять). Понятно, что русский язык вообще много чего допускает, однако это не означает, что всеми подобными допущениями нужно широко пользоваться. Тройка на экзамене тоже является "положительной оценкой" - но не нужно к таким оценкам стремиться, а тем более упорствовать в таком стремлении.

По второй цитате - "формы на -а, (-я) имеют часто разговорную или профессиональную окраску".

Думаю, понятно, что если считать форму "договорА" РАЗГОВОРНОЙ, то ей не место в ДОКУМЕНТЕ. Предвижу довод - это, мол, ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОКРАСКА. Задам вопрос - что, ваши коллеги-юристы сплошь говорят "договорА"? На лекциях в ВУЗе вам профессора говорили "договорА"? Может быть, Брагинский с Витрянским так пишут? Или Суханов? Кто, где в среде юристов так говорит или пишет?

Лично я по употреблению слова "договорА" сразу понимаю - не юрист (так очень любят говорить экономисты, бухгалтеры).

Конечно, и этих доводов может оказаться недостаточно. Однако, следует учитывать и чисто практический аспект. Ударение вообще - категория в основном устной речи, постановка ударения в документах обычно не практикуется. В такой ситуации в тексте невозможно отличить форму множественного числа от родительного падежа единственного числа, и хотя бы такой довод должен побуждать использовать в данной ситуации нормативное ударение. Мы же не хотим допускать для документа возможность неоднозначного толкования? Для нормативной формы - "договоры" - такая возможность отсутствует.

Возможно, я высказался слишком резко, пристыдив товарища, однако для меня необходимость употребления нормативной формы, особенно в документах, очевидна. Оказывается, так обстоят дела не у всех коллег. Прошу прощения, если обидел.

Процедура передачи дел при смене генерального директора

Смена генерального директора - это поэтапный процесс, обязательной составной частью которого является передача дел новому руководителю.

Нормативно-правовой основой такой процедуры служит только один документ - Закон «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г. который является федеральным и действителен для всех субъектов РФ. В тексте данного закона говорится следующее:

При освобождении от должности, единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей.

Сами требования о необходимости передачи дел новому руководителю при вступлении его в должность указаны в пункте 10.5 Основных правил работы архивов организаций от 06.02.2002г.

Хотя в законах, выступающих в качестве регуляторной базы для контроля деятельности ОАО и ООО, требований о передаче дел нет. Более того, нет четкого законодательного определения процесса передачи дел новому генеральному директору, поэтому в такой ситуации рекомендую использовать произвольную письменную форму документов, заполняемых при проведении указанной процедуры.

Поскольку генеральный директор организации является материально ответственным лицом, рекомендую перед началом процесса передачи дел провести инвентаризацию имущества. Аналогичные рекомендации есть и в пункте 22 Методических указаний по учету материально - производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

В существующей практике делопроизводства, для оформления передачи материальных ценностей составляют акт приемки - передачи. Содержание этого документа сугубо индивидуально, так как оно определяется характером передаваемых дел и масштабами деятельности организации. Но в любом случае, к акту приемки - передачи выдвигается одно требование — он должен иметь максимальную детализацию.

По составленному акту проверяется передача оригиналов следующих бумаг:

• учредительные документы;
• банковские документы;
• подтверждения прав организации на имущество;
• лицензии или иные разрешительные документы.

Также, в строгом соответствии с описью, прикрепленной к акту приемки - передачи, новый генеральный директор получает в распоряжение печати и штампы организации, ключи от сейфов и банковских ячеек, ценные вещи и технику, контакты партнеров организации.

Необязательной частью акта приемки - передачи является описание состояния дел, выполняемых под руководством прежнего гендиректора на момент его увольнения, но я бы вам рекомендовала описать состояние дел в акте. Также желательно отразить в документе условия хранения ценных вещей и документов. Действительность составленного акта подтверждается подписями двух лиц: оставляющего и заступающего на должность генерального директора организации. Документ составляется в двух экземплярах, каждый из которых должен быть заверен подписями вышеуказанных лиц.

Сам процесс составления акта может проводиться комиссией, сформированной из работников предприятия, имеющих соответствующие полномочия. Помимо обязательных частей, в него могут включаться дополнительные протоколы осмотра, документы и пр.

Смена генерального директора это не простая формальность.

Акт приема передачи документов, скачать образец 2016

Sasha on 18.05.2016 - 12:30 в Документы

Увольнение генерального директора или бухгалтера — это всегда сложно, потому, что этот процесс требует больше внимания, чем уход обычного сотрудника. Перед увольнением нужно сдать все дела новому руководству, а для подтверждения составляется акт приема передачи документов.

Вообще, процедура директора потерпевшего увольнение имеет следующий порядок, не изменяющийся из года в год:

• первичный этап заключается в том, что передаются дела и имущество;
• следующий этап — оформляется акт приёма — передачи в качестве подтверждения, что процедура была проведена.

Самым главным является этап передачи дел новому руководителю компании. В этот процесс вовлекаются все имеющиеся в ведении дела и имущество. По той причине, что руководитель является материально ответственным лицом, то и акт приема передачи документов при смене директора образец может быть составлен только когда будет проведена полная инвентаризация.

Составляется акт приема передачи документов образец при смене главного бухгалтера тоже, так как все его дела подлежат передачи новому должностному лицу. Он имеет официальную юридическую силу и при его отсутствии можно говорить о нарушениях закона.

Согласно ему, вся документация подшивается в соответствии с номенклатурой, нумеруются и передаётся под роспись новому сотруднику. Этот процесс совершается в присутствии специальной комиссии. Передаются все данные учета, уступки, требования, приема или отправления товара, регистрация денежных операций и так далее.

Как понятно из названия, акт подтверждает факт передачи документов и их принятие получателем. Также он может содержать весь перечень передаваемых дел, что даёт возможность узнать, что именно передавалось, в каком количестве и виде. Бланк должен содержать в себе:

• дату оформления;
• место составления;
• наименование;
• сведения передающем (цедент) и получателе;
• слова, которые указывают, что дела переданы согласно списку;
• слова, что дела получены и проверены;
• слова, что стороны не имеют претензий;
• подписи и печать.

Стоит сказать, что перечень можно оформить в виде списка. Если он большой, то лучше вынести его в отдельное приложение. Каждый документ должен содержать номер, дату, количество, а также нужно указать копии это или оригиналы. Составляется в двух экземплярах для каждой стороны.

Ниже вы можете видеть, как выглядит акт приема передачи бухгалтерских документов образец скачать можно здесь:

Это примерный шаблон заполнения. Им может пользоваться Казахстан (РК), Украина и любая другая страна. Он также составляется на период отпуска, при продаже фирмы, для передачи документов воинского учёта и так далее. Скачать примеры бесплатно в интернете можно в формате doc. Более того, хранение архивных документов также осуществляется на основании акта.

Также акт составляется и при увольнении с должности или переводе. В данном случае основанием является распоряжение о причине составления акта. Составление возлагается на членов комиссии, состав которой назначается и утверждается отдельным приказом руководства предприятия. Список членов комиссии составляется в алфавитном порядке. Сопроводительный текст содержит подробный отчёт о проделанной работе и произведенных действиях.

Основанием этой процедуры также является приказ о назначении комиссии, который часто составляется на основании приказа по сотрудникам о назначении, переводе или увольнении, либо по другой практической необходимости. Комиссия включает в себя не менее трёх человек.

При приеме-передаче проверяется наличие нужных бумаг или их отсутствие, правильность составления, формирование дел и при необходимости даётся общая оценка положения дел. Эти данные заключают в связный текст и отражают в определённом объёме, чтобы ситуация была объективной.

В то же самое время можно ограничиться только таблицей со списком. Когда документов слишком много, то они оформляются в виде отдельного приложения, чтобы их было легко воспринимать. Кроме того, к заявлению обязательно должны быть предоставлены приложения, поэтому все указанное будет считаться его частью.

Стоит поговорить о ситуации, когда новый сотрудник уже приступил к работе. В таком случае оба бухгалтера некоторое время работают вместе, потому что на передачу всех дел требуется время. Новый работник оформляется в штат только когда увольняется предыдущий и это в корне неправильно, потому что передать документацию постороннему человеку невозможно. Поэтому, по причине, что в организации не может работать два главных бухгалтера, нового сотрудника принимают на не постоянное место.

Если одновременно требуется заменить руководство компании общества ОАО, ООО и её соучредителей, то процедура может проводиться так:

• Сначала меняется состав соучредителей и только потом руководство.
• Старый состав учредителей назначает начальство и потом изменяется сам.

Законодательством не оговаривается четкой смены руководящего состава, поэтому процедуру можно проводить в произвольной форме, но она обязательно должна быть подтверждена. В качестве подтверждения также выступает акт приема-передачи.

Такая процедура также проводится, если принято решение реорганизации, присоединения или смене председателя совета директоров. Также, если имеет место аренда, когда помещение не покупается, то передача тоже должна быть подтверждена.

Стоит сказать, что когда совершается купля продажа, то акт приёма передачи составляется и на квартиру, и на гараж и так далее, в зависимости от продаваемого имущества.

Акт приема-передачи дел образец – скачать

Акт приема-передачи дел — документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.

Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.

Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.

Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:

• Дата оформления;
• Место составления;
• Название документа;
• Сведения о том, кто является передающей стороной;
• Сведения о том, кто является получателем документации;
• Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
• Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
• Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
• Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
• Подписи обеих сторон.

Один подписанный экземпляр акта приема-передачи передается передающей стороне, например, увольняющемуся директору, главному бухгалтеру. Второй – передается лицу, принимающему документы.

Акт приема-передачи архива

Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре.

Состояние документов и описей удовлетворительное.

• дело фонда,
• книга учета поступления и выбытия документов (ведется в электронном виде);
• журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
• металлическая печать «Архив».

Состояние помещения архива площадью 32,8 кв. м удовлетворительное.

Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

• стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.;
• стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.;
• 2 (два) порошковых огнетушителя ОП-4 (3) -АВСЕ-01,
• машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
• гигрометр психрометрический ВИТ-2.

Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией. Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.

Передаваемые документы (точнее имеющиеся в архиве описи документов) перечисляют в табличной форме. Страхового фонда в обычной организации просто нет, поэтому ставят прочерки в соответствующей графе. Архивные описи дел – это и есть справочный аппарат. Часто в организации и не бывает ничего иного, выступающего в роли научно-справочного аппарата. Это нормально.

В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря.

Здесь можно посмотреть установленную форму акта приема-передачи архива .

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Смена руководителя учреждения

Законопроектом "О внесении изменения в Федеральный закон "О противодействии коррупции" предлагается возложение ответственности за вред, причиненный коррупционным преступлением, помимо виновного лица, также на родственников и близких лиц при наличии достаточных оснований считать, что материальные блага получены ими в результате коррупционного преступления, либо являются доходом от имущества, полученного в результате подобного преступления.

Предлагаемые изменения позволят расширить возможности реализации мероприятий государственной программы РФ "Обеспечение доступным и комфортным жильем и коммунальными услугами граждан Российской Федерации", а также позволят решить проблему обеспечения жилыми помещениями граждан, проживающих в малонаселенных местностях, где наблюдается неблагополучная экологическая обстановка, отсутствие рабочих мест и т.д.

Целью законопроекта является ограничение пассивного избирательного права лиц, имеющих заболевания, препятствующие поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации и муниципальную службу или ее прохождению.

Дата размещения статьи: 25.08.2016

Смена руководителя в организации может происходить по разным причинам, одна из которых - личное желание расторгнуть трудовой договор. Однако руководитель не рядовой сотрудник, в соответствии со своей должностью он имеет дело с многочисленными финансовыми и правовыми документами, на которых проставляется его подпись. Поэтому, уходя из организации, он обязан передать все дела своему правопреемнику. В статье приведем рекомендации, которыми учреждение может руководствоваться при смене руководителя.

Расторжение трудовых отношений с руководителем

Руководитель организации, в соответствии с нормами ТК РФ, так же как и другие сотрудники учреждения, может быть уволен по общим основаниям прекращения трудового договора, перечисленным в ст. 77 ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя (учредителя) и т.п.). Однако ст. 278 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с руководителем организации:
- отстранение от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);
- принятие уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора;
- иные основания, предусмотренные трудовым договором.
Если расторжение трудового договора происходит по инициативе работника - руководителя организации, то он, в соответствии со ст. 280 ТК РФ, обязан уведомить об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц до увольнения.
Один месяц - тот срок, в течение которого учредитель бюджетного учреждения обязан передать дела от увольняемого руководителя его правопреемнику. И здесь есть одна особенность. По общему правилу приказ о расторжении договора по инициативе сотрудника издается в последний день его работы, указанный в заявлении (ст. 80 ТК РФ). Принять на освободившуюся должность новое физическое лицо работодатель (собственник имущества, учредитель) может только на следующий день после увольнения работника. Это обусловлено тем, что штатная единица руководителя учреждения в организации только одна, кроме того, в учреждении просто не может быть двух руководителей в течение одного рабочего дня.
Собственнику имущества (учредителю бюджетного учреждения) следует учитывать, что ст. ст. 80 и 280 ТК РФ не обязывают работника, в том числе руководителя, весь месяц находиться на своем рабочем месте. Руководитель вправе подать заявление о предстоящем увольнении, временно отсутствуя на рабочем месте по причине болезни, отпуска или командировки. Более того, ни одна из статей ТК РФ не запрещает ему в данный период использовать свой отпуск.
Далее. Существенный момент увольнения - выдача руководителю трудовой книжки и других документов по письменному заявлению сотрудника, а также окончательный расчет, связанный с выплатой заработной платы и компенсации за неиспользованные отпуска (если они имеются). При прекращении трудового договора с руководителем организации в соответствии с п. 2 ст. 278 ТК РФ при отсутствии виновных действий (бездействия) руководителя ему выплачивается компенсация в размере, который устанавливается трудовым договором, но не ниже трехкратного среднего месячного заработка.
Следовательно, порядок передачи дел собственнику имущества (учредителю) учреждения необходимо организовать таким образом, чтобы не было нарушений трудового законодательства.
Для этого с целью передачи дел от бывшего руководителя его правопреемнику собственник имущества (учредитель) может создать комиссию, в обязанности которой будет входить выполнение всех мероприятий, требующих длительного времени.
Другим вариантом, по мнению автора, может стать привлечение учредителем независимой аудиторской компании, которая проведет проверку в организации и представит свое заключение учредителю и новому руководителю. Отметим, что это мероприятие - "удовольствие" дорогостоящее, и его реализация зависит от наличия финансовых средств у собственника имущества (учредителя) либо у организации.

В чем заключается процедура передачи дел?

Законодательно процедура передачи дел при смене руководителя организации государственного (муниципального) учреждения не регламентирована. Как правило, учредители бюджетных (казенных, автономных) учреждений разрабатывают ее сами и утверждают внутренними локальными актами, чаще всего приказами (в которых приводят определенный перечень организационных моментов).
Как мы уже отметили, учредитель в первую очередь должен создать комиссию, которая будет контролировать передачу хранящихся у прежнего руководителя организации документов и иных ценностей.
Стороны комиссии и правопреемник руководителя должны подписать двусторонний акт, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью бюджетного учреждения и его прежнего руководителя, описать состояние дел, перечислить передаваемые документы и материальные ценности, в частности:
- учредительные и регистрационные документы организации;
- первичные бухгалтерские документы, в том числе свидетельства в отношении объектов недвижимого имущества, принадлежащих учреждению;
- договоры (контракты, соглашения), связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации;
- лицензии, оформленные на учреждение, если оно осуществляет лицензируемый вид деятельности;
- другие существенные документы, связанные с деятельностью учреждения.
Заметим, что данная процедура не является обязательной, но при возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.
Акт передачи дел составляется в произвольной форме, поскольку, как было отмечено, на законодательном уровне данная процедура не регламентирована, следовательно, и форма акта приема-передачи дел при смене руководителя организации законодательно не утверждена.
Отметим, что новый руководитель организации вправе провести осмотр помещений, документов или ценностей для подтверждения их наличия (сохранности). Данную процедуру можно организовать путем проведения выборочной или сплошной инвентаризации. Статьей 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) регламентировано, что случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, устанавливаются экономическим субъектом. Исключением из этого правила являются случаи, когда проведение инвентаризации обязательно и порядок ее проведения устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.
Таким образом, поскольку проведение инвентаризации при смене руководителя организации не является обязательным, учредитель вправе сам определить порядок ее проведения (сплошной или выборочный).

Для справки. При проведении инвентаризации следует руководствоваться требованиями, установленными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49). Порядок проведения инвентаризации утверждается при составлении учреждением учетной политики (ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ, п. 6 Инструкции N 157н).

Что следует инвентаризировать при передаче дел?

Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.
Следует обратить внимание на то, что в силу п. 27 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ <1> в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений".

Заметим, что наличие кредиторской задолженности во многих случаях, но не всегда является не чем иным, как следствием неправильного решения руководителя учреждения.
Предельно допустимые значения просроченной кредиторской задолженности для бюджетных учреждений устанавливаются нормативными актами. Наличие кредиторской задолженности в определенном объеме является основанием для расторжения трудового договора с руководителем бюджетного учреждения. В качестве примера можно привести Постановление администрации городского округа Химки МО от 08.12.2010 N 1685, которым утвержден Порядок определения предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности муниципальных бюджетных и автономных учреждений, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем муниципального бюджетного и автономного учреждения по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ.
Пунктом 3 данного Порядка установлено предельно допустимое значение просроченной кредиторской задолженности учреждения, которое не должно превышать 10% объема источников финансового обеспечения деятельности учреждения (финансовых требований по доходам и объемам финансирования, определяемых методом начисления) на 1 января года, следующего за отчетным. При этом объем предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности учреждения определяется по каждому источнику в отдельности: по субсидии на выполнение муниципального задания, целевым субсидиям; бюджетным инвестициям; иным источникам финансового обеспечения в соответствии с законодательством РФ.
Таким образом, для нового руководителя информация о наличии кредиторской задолженности будет наиболее важной, поскольку именно за превышение ее предельно допустимого значения он может быть уволен с должности собственником имущества (учредителем).
В соответствии с Методическими указаниями N 49 инвентаризация обязательств проводится в рамках проверки расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами и заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Проверяются следующие счета:
- 205 00 "Расчеты по доходам";
- 206 00 "Расчеты по выданным авансам";
- 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами";
- 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам";
- 303 00 "Расчеты по платежам в бюджеты".
Для проверки достоверности данных по расчетам с контрагентами в бухгалтерском учете составляются акты сверки расчетов в двух экземплярах. Подписанные руководителем и главным бухгалтером организации акты вместе с сопроводительным письмом направляются поставщику товаров, работ, услуг или заказчику для согласования расчетов. Контрагент проставляет на акте свои сведения о расчетах, тем самым подтверждая либо опровергая данные, представленные учреждением, составившим акт. Один экземпляр акта возвращается контрагентом в учреждение.
По итогам сверки расчетов может быть выявлена (подтверждена) дебиторская или кредиторская задолженность. В случае если учреждение в ходе проведения сверки расчетов установит (подтвердит) наличие дебиторской задолженности, контрагенту будет направлено письмо с указанием суммы задолженности, срока и порядка ее погашения. Если в учреждении будет выявлена (подтверждена) кредиторская задолженность, то следует принять все возможные меры к ее погашению.
В ходе проведения инвентаризации необходимо обратить внимание на течение срока исковой давности по дебиторской задолженности, так как по его окончании будет ограничена возможность учреждения воспользоваться судебной защитой в случае нарушения его прав.

Для справки. Согласно ГК РФ различают следующие сроки исковой давности:
- общий, равный трем годам (ст. 196);
- специальный (ст. 197). Для отдельных видов требований он может быть короче или длиннее общего срока.

В заключение отметим, что для оформления итогов инвентаризации расчетов с дебиторами (кредиторами) используются формы документов, утвержденные Приказом Минфина России N 173н <2>. К ним относятся инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) и акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Опись формируется инвентаризационной комиссией и содержит:
- сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
- общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.
--------------------------------
<2> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) оформляется на основании описи и подписывается председателем и всеми членами комиссии, проводящей инвентаризацию.

Кого следует уведомить о смене руководителя?

Смена руководителя учреждения накладывает на организацию соответствующие обязательства, связанные с уведомлением об этом определенных служб и органов, а в отдельных случаях такая информация является обязательной для отдельных поставщиков и прописывается в заключаемых с ними договорах.
Уведомляем ФНС. Сведения о руководителе организации как о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц (пп. "л" п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ)). Так, в соответствии с нормами Федерального закона N 129-ФЗ в ЕГРЮЛ к этим сведениям относятся: фамилия, имя, отчество руководителя, его паспортные данные и данные иных документов, удостоверяющих личность в соответствии с законодательством РФ, ИНН при его наличии.

Для справки. Уполномоченным федеральным органом, осуществляющим регистрацию юридических лиц и ведение ЕГРЮЛ, является ФНС (п. 1 Постановления Правительства РФ от 17.05.2002 N 319).

При смене руководителя Федеральная налоговая служба вносит изменения в ЕГРЮЛ. Для этого организация, в которой меняется руководитель, обязана уведомить налоговый орган в течение 3 рабочих дней с даты вступления в должность нового руководителя (п. 5 ст. 5 Федерального закона N 129-ФЗ).
Как разъяснили налоговые органы в Письме от 21.01.2011 N ПА-3-6/114, в соответствии с п. 2 ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ для внесения в ЕГРЮЛ изменений, касающихся сведений о юридическом лице, но не связанных с внесением изменений в учредительные документы юридического лица, в регистрирующий орган представляется подписанное заявителем заявление о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц (ф. Р14001).
Требования к оформлению этого заявления утверждены Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439. Заявление заполняется в одном экземпляре. Подлинность подписи заявителя на нем заверяется нотариально (п. 1.2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ).
Заявление (ф. Р14001) представляется в регистрирующий орган заявителем лично или через представителя либо направляется почтовым отправлением с объявленной ценностью и описью вложения. Также нормы Закона разрешают представлять заявление в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, в порядке, установленном уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Для подтверждения полномочий нового руководителя рекомендуем дополнительно приложить к заявлению копию приказов:
- о назначении нового руководителя;
- об увольнении прежнего руководителя.

Обратите внимание! За непредставление, несвоевременное представление или представление недостоверных сведений о смене руководителя новый руководитель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ). Под недостоверными сведениями понимается наличие неточностей, искажений в содержании представляемых документов.

Уведомляем ОФК. В соответствии с п. 2.25 Порядка открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами, утвержденного Приказом Федерального казначейства от 07.10.2008 N 7н (далее - Порядок N 7н), при смене руководителя клиента представляется новая карточка образцов подписей (ф. 0531753) с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи, заверенная в установленном порядке.
При назначении временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера клиента дополнительно представляется новая временная карточка образцов подписей только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера, заверенная вышестоящим участником бюджетного процесса или нотариально.
Как разъясняется в Письме Федерального казначейства от 26.03.2010 N 42-7.4-05/1.6-175 "О разъяснении по отдельным вопросам оформления карточки образцов подписей к лицевым счетам", в рамках реализации Порядка N 7н отношения между клиентом и его должностным лицом не рассматриваются как временное предоставление должностному лицу права первой или второй подписи, если речь идет о срочном трудовом договоре (контракте).
Таким образом, при включении клиентом в карточку образцов подписей должностного лица, срок полномочий которого определен срочным трудовым договором (контрактом), клиент, согласно п. п. 2.20 - 2.24 Порядка N 7н, оформляет и представляет в орган Федерального казначейства новую постоянную карточку образцов подписей.