Руководства, Инструкции, Бланки

Инструкция По Кадровому Делопроизводству В Организации img-1

Инструкция По Кадровому Делопроизводству В Организации

Рейтинг: 4.1/5.0 (1834 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Кадровое делопроизводство с нуля в 2016 году: пошаговые инструкции для начинающих и опытных кадровиков

Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП

Для того чтобы грамотно управлять компанией, необходимо вести документооборот, который позволит отслеживать происходящие изменения.

Это позволит своевременно выявлять узкие места в деятельности предприятия и повышать эффективность. В конечном итоге, это положительно скажется на прибыли и уровне рентабельности.

Что это такое, основы процесса

Кадровое делопроизводство можно рассматривать как процесс ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями, существующими в организации. Так, необходимо обеспечивать:

  • Правильное заполнение документов.
  • Удобное хранение.
  • Внесение необходимых исправлений.
  • Ведение номенклатуры документов.
  • Своевременное уничтожение.

Важно понимать, что по своей сути практически все кадровые документы имеют ту или иную юридическую ценность. Так, например, должностная инструкция является обоснованием для отказа в получении должности неподходящему кандидату. Соответственно, в случае судебного разбирательства компания сможет отстоять свою позицию. Кроме того, для получения налоговых льгот также потребуется ряд документации, связанной с управлением человеческими ресурсами.

Большинство кадровых документов позволяет разграничить ответственность сотрудников и улучшить межфункциональную координацию. Правильное их заполнение позволяет подтвердить или опровергнуть те или иные юридические факты и, как следствие, четко определить права и ответственность работника.

Для того чтобы успешно вести делопроизводство по кадрам, необходимо:

  • Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
  • Знать Федеральный закон 1995 года, касающийся работы с персональными данными сотрудников (был принят 20 февраля).
  • Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
  • Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
  • Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
  • Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
  • Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата от 5 января 2004 года (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).

Пошаговый процесс делопроизводства

Существует общая схема для организации документооборота, связанного с кадрами, с момента создания компании. Для того чтобы организовать процесс, необходимо:

  1. Обустроить свое рабочее место – иметь в наличии тексты всех необходимых нормативных актов со всеми поправками, образцы бланков и заполнения документов, а также кадровую программу. Последняя может быть как отдельной и полнофункциональной, так и частью общей системы управления предприятием (например, ERP), а также узкофункциональной (наименее предпочтительна, поскольку позволяет автоматизировано реализовывать только одну функцию).
  2. Изучить все учредительные документы – это необходимо для того, чтобы кадровая отчетность не противоречила им. Особое внимание следует уделить уставу компании. поскольку зачастую там прописывается вся необходимая информация о приеме на работу генерального директора и представителей топ менеджмента.
  3. Оформить директора на работу – в документах нужно указать дату начала его работы, а также сведения о полномочиях, обязанностях и заработной плате.
  4. Составить список документов, которые будут необходимы (как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения повышения эффективности работы) для того, чтобы обеспечить грамотное ведение кадрового дела.
  5. Составить все документы в соответствии со списком. Важно понимать, что на этом этапе необходимо учитывать требования генерального директора к содержанию документации.
  6. Определить сотрудника, который будет вести трудовые книжки – для этого необходимо издать соответствующий приказ.
  7. Устроить персонал на работу – для этого потребуется оформить целый ряд документов (от трудовых книжек и приказов о приеме на работу до личных карточек и трудовых договоров ).
  8. Обеспечить выполнение всех операций, связанных с кадровым делопроизводством в процессе функционирования компании – это ведение табеля учета рабочего времени. оформление отпусков и больничных, обеспечение взысканий или поощрений и т. п.

Среди документов, которые являются обязательными, можно выделить следующие:

  • Штатное расписание .
  • Трудовые книжки и договоры.
  • Правила внутреннего трудового распорядка .
  • Табель, позволяющий учитывать рабочее время.
  • Личные карточки .
  • Документы, связанные с обработкой (а также защитой) персональных данных сотрудников.
  • Ведомости, касающиеся заработных плат.
  • Журнал учета проверок, которые проводятся государственными органами (актуально как для юридического лица, так и для ИП).
  • Приказы (в частности, о приеме на работу и увольнении, о командировках. о назначении ответственного лица и др.) и основания к ним (соглашения, заявления, докладные записки и т. п.) и т. д.

Подробнее о всех необходимых документах, требованиях к их составлению вы можете посмотреть на следующем видео:

Кроме того, следует ввести должностные инструкции (несмотря на то, что это не закреплено законодательством). Это позволит лучше выстроить систему контроллинга и мотивации работников, а также разрешать спорные ситуации, касающиеся зон ответственности.

В ООО делопроизводство по кадрам должно быть организовано в обязательном порядке даже в случае, когда в составе есть всего один участник, который является учредителем, а также выполняет функции директора и главного бухгалтера. Это происходит потому, что ООО по сути является работодателем по отношению к единственному участнику.

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

До 2006 года индивидуальные предприниматели не должны были вести трудовые книжки.

Некоторые документы могут стать обязательными для ИП, среди них можно выделить:

  • Договоры, связанные с материальной ответственностью работников.
  • Должностные инструкции (в случае отсутствия указания требований к нанимаемому сотруднику в трудовом договоре).
  • График сменности.
  • Перечень должностей тех лиц, которые работают ненормированный рабочий день.
  • Положение о премировании и т. п.

Интересно, что если ООО обязаны вести документацию по установленной форме, то индивидуальные предприниматели могут вести некоторые документы в произвольном порядке. Все зависит от того, какие конкретно отношения тот или иной документ регулирует. Однако, большинство документации ведется по унифицированным формам, поэтому предпринимателям лучше выбирать именно этот вариант. К тому же это позволяет лучше систематизировать весь документооборот, связанный с управлением кадрами.

Уровень ответственности ООО за наличие ошибок в кадровой документации значительно выше, чем у ИП.

Однако, и в последнем случае подобные неточности могут квалифицироваться как нарушение трудовых прав сотрудников. В результате последует административная и материальная ответственность.

Таким образом, организация делопроизводства по кадрам – это очень сложный процесс, требующий детального ознакомления со всеми законами в этой сфере, а также постоянного мониторинга происходящих изменений. Его грамотная организация является основой для поддержания функционирования любой компании.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Другие статьи

Кадровое делопроизводство с нуля

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2015-2016

Кадровое делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2015-2016 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства?

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового делопроизводства.

Впоследствии, при найме кадровика или бухгалтера, которому будет поручена работа с кадрами, директор сможет передать ему обязанности по ведению кадрового учета и документооборота. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2015-2016 гг. как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. В случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства на виновное лицо налагаются дисциплинарные взыскания.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2015-2016 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому делопроизводству не существует, но есть пошаговая инструкция с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровое делопроизводство в организации с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству?

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора.

Этапы организации кадрового делопроизводства на предприятии:

  1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

  • Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
  • постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
  • правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
  • методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
  • приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст, приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждый сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство, должен обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

  1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя, а также оговаривается размер его зарплаты. Зачастую в уставе отражается и информация о том, в каком порядке надлежит утверждать штатное расписание, и прочие вопросы, имеющие значение для кадрового делопроизводства.

Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

  • Оформление на работу руководителя.

    Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

    В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

  • Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

    Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом документообороте на любом предприятии с наемными работниками:

    • правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
    • кадровая структура организации;
    • штатное расписание;
    • график отпусков;
    • документы, связанные с защитой персональных данных работников.

    В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

    • трудовые контракты;
    • книга по учету движения трудовых книжек;
    • книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
    • табель по учету времени работы;
    • персональные карточки сотрудников;
    • кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
    • ведомости по начислению и выплате зарплаты, отпускных и др.;
    • расчетные листки;
    • должностные инструкции и другие документы;
    • журнал учета проверок контролирующими органами.
    1. Также могут издаваться следующие документы:
      • коллективный договор;
      • положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
    1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

      При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют на ведение бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

      Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры» .

      1. Назначение ответственного лица ведение и учет трудовых книжек.

      Это может быть одно лицо, ответственное за ведение общего объема кадрового делопроизводства, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

    2. Прием сотрудников на работу.

      Это завершающий этап при ведении кадрового делопроизводства с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

      Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

    Инструкция по кадровому делопроизводству

    Онлайн журнал для бухгалтера Кадровое делопроизводство с нуля

    Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью общего документооборота в любой компании. Назначение документооборота – фиксировать и вести упорядоченный учет деятельности, как хозяйственной, так и всех остальных.

    Таким образом, правильное и грамотное ведение документооборота позволяет не только

    • регулировать процессы, происходящие внутри компании,
    • вовремя отслеживать проблемные места,
    • находить неиспользованные резервы,
    • но и грамотно доносить экономические и внутрисистемные процессы до органов ревизии, работа которых, в первую очередь, и направлена на проверку документации.

    Ревизиями кадрового делопроизводства занимается ГИТ (Государственная инспекция труда), в полномочия которой входит контроль правильности исполнения статей Трудового Кодекса РФ.

    Каждый сотрудник, недовольный какими-либо действиями администрации, в праве обратиться с жалобой в ГИТ

    На основании этого, создается комиссия, которая приходит на предприятие с проверкой факта недовольства.

    В первую очередь, проверке комиссии будет подвергнута вся кадровая документация и, если обнаружатся недочеты в ее ведении, у предприятия могут возникнуть сложности, вплоть до судебного разбирательства.

    Чтобы максимально обезопасить себя в части ошибок, нужно очень внимательно отнестись к составлению пакета документов кадрового делопроизводства еще на нулевом цикле.

    Документы, которые разрабатываются одновременно с открытием компании


    Существует перечень документов, которые необходимо разработать и ввести в действие с первого дня работы.

    Приказом директора назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на которое и возлагается обязанность по созданию начального пакета документации.

    Как правило, на это же лицо возлагается ответственность за ведение и хранение бланков строгой отчетности и трудовых книжек сотрудников предприятия.

    Важно определиться с этой миссией как можно раньше, ведь чтобы компания могла начать деятельность, нужно нанимать сотрудников и с самого начала, делать это необходимо правильно.

    Чтобы подстраховать себя от неприятностей, всегда есть возможность посетить курсы кадрового делопроизводства с нуля, где профессиональные преподаватели введут в курс дела последних изменений в законодательстве по кадровой политике.

    Одним из первых документов, которые разрабатывает кадровик, чтобы упорядочить кадровое делопроизводство, является инструкция по кадровому делопроизводству.

    Этот документ призван регламентировать всю деятельность кадровой службы от постановки задач, до сдачи дел в архив, с подробным описанием прав, полномочий и ответственности всех сотрудников данной структуры.

    В связи с необходимостью найма людей, появляются первые документы:

    1. внутренний трудовой распорядок,
    2. структура предприятия
    3. штатное расписание.

    Разработка этих документов ведется совместно с лицами, управляющими развитием компании и финансистами, способными проанализировать необходимое количество сотрудников и предполагаемую заработную плату.

    Внутренний трудовой распорядок – это локальный нормативный акт, отражающий схему работы предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, в частности.

    При приеме на работу, первый документ, с которым знакомится сотрудник – это внутренний трудовой распорядок

    На него возможна ссылка в трудовом договоре, чтобы не дублировать основные положения организации трудового процесса. Это своеобразная «Конституция», по которой живут все сотрудники.

    Специалист по кадровому делопроизводству, под роспись, знакомит всех принятых на работу людей с внутренним трудовым распорядком, еще до подписания всех остальных кадровых бумаг.

    Структура предприятия составляется в свободной форме и отражает

    • общее количество подразделений и филиалов фирмы,
    • их состав,
    • должности и количество специалистов, задействованных в работе.

    Штатное расписание – это унифицированная форма № Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    В нем отражается

    • приказ, на основании которого создано штатное расписание,
    • период действия (как правило – год),
    • структурные подразделения с индексами и названиями должностей,
    • количество штатных единиц, заложенных в должность,
    • оклады, надбавки,
    • суммарные численность и заработная плата.

    На основании вышеперечисленных документов создается Положение об оплате труда, которое разъясняет

    • цели и принципы формирования оплаты труда,
    • порядок расчета,
    • критерии и процедуру оценки труда.

    Для сотрудников бухгалтерии и кадровой службы, которые будут иметь отношение к персональным данным служащих, разрабатывается Положение о защите персональных данных работников.

    Положение о защите персональных данных работников — призвано застраховать людей от разглашения личной информации

    При разветвленной структуре, неизбежно создание филиалов и обособленных подразделений.
    Для них создаются отдельные документы: положение о филиале и положение об обособленном подразделении.

    Для остальных подразделений, сформированных на территории предприятия, создаются свои положения.

    Пример: Положение о бухгалтерии.

    Эти документы отражают задачи, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими структурными подразделениями и призваны внести ясность в вопрос трудовых обязанностей того, или иного отдела.

    График документооборота отражает взаимодействия подразделений в области перемещения документов.

    Пример: в графике отражается полный путь документа, с копиями и ответственными лицами, от заявления до приказа.

    Номенклатура дел – это перечень всей документации предприятия. Она представляется

    • в виде таблицы, которая делится по организационному признаку и по степени принадлежности документов к различным отделам организации,
    • отдельным столбцом указываются номера дел и сроки их хранения.

    В соответствии с этим документом, происходит перемещение дел с длительными сроками хранения в архивы.

    Журналы по кадровому делопроизводству

    За последние годы, повсеместно вводится электронный документооборот,

    но журналы остаются неизменными составляющими документов по кадровому делопроизводству.

    Большинство форм журналов являются унифицированными и их можно приобрести в специализированных магазинах

    Как обязательные, нужно отметить:

    1. Журнал регистрации приказов по личному составу;
    2. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений;
    3. Журнал регистрации приказов на отпуск;
    4. Журнал регистрации отпусков;
    5. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.
    Прием на работу сотрудника


    Перед тем, как объявлять о вакантных должностях, нужно определиться с обязанностями, которые будут возложены на принимаемых сотрудников.

    Название должности, количество штатных единиц и должностной оклад уже определены в вышеперечисленных документах.

    Остается подробно прописать функции, обязанности и права по каждой конкретной единице.

    Эта информация отражается в должностной инструкции, которую сотрудник подписывает при приеме на работу.

    Для выполнения требований, обозначенных в этом документе, работодатель и будет искать специалиста.

    Причина конфликтных ситуаций между работодателем и сотрудником, зачастую, кроется в несоответствии взаимных требований.

    Должностная инструкция регламентирует спектр деятельности и меру ответственности и позволяет четко проставить рамки предлагаемой должности.

    Только грамотный в бухгалтерской сфере специалист в состоянии отследить все подводные камни такого документа.

    Сейчас существует масса обучающих центров, где за предельно короткие сроки профессиональные преподаватели донесут тонкости профессии до любого заинтересованного слушателя.

    Кадровое делопроизводство предполагает дополнительное обучение сотрудников, в целях повышения квалификации

    Такие статьи тоже могут быть учтены и в должностной инструкции и, непосредственно, в трудовом договоре.

    Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения сотрудника и администрации, он имеет юридическую силу и должен быть подготовлен максимально грамотно и в полном соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

    В этом документе прописываются такие основные положения, как:

    • должность,
    • дата приема,
    • место работы,
    • степень занятости,
    • заработная плата и условия ее получения (дата, место),
    • основания для материальной ответственности, или укороченного рабочего времени,
    • подчиненность,
    • перечисляются основные трудовые обязанности, или указывается ссылка на должностную инструкцию,
    • указываются реквизиты и паспортные данные сторон.

    При необходимости, как приложение, может быть график сменности поквартально, или на год.

    Заполняется Личная карточка формы Унифицированная форма № Т-2, в которую вносятся основные данные о принимаемом лице.

    Пишется собственноручное заявление о приеме на работу и подписывается Приказ о приеме — Унифицированная форма № Т-1.

    Иные документы
    1. переводы,
    2. отпуска,
    3. различные изменения и дополнения к должностным инструкциям и трудовым договорам.

    Особенно внимательно нужно относиться к процессу увольнения.

    Не всегда сотрудник и администрация расстаются по взаимному согласию. Если не провести всю процедуру увольнения с максимально точностью в рамках законности, могут возникнуть проблемы.

    Судебная практика последних лет доказывает, что судами чаще принимается сторона сотрудника, нежели администрации предприятия.

    Курсы кадрового делопроизводства в Москве помогут проработать пошаговую инструкцию действий сотрудников бухгалтерии, или кадровых служб в сложных ситуациях, связанных с сокращением штатов, или увольнением отдельного сотрудника в непростых условиях.

    Квалифицированный бухгалтер – это тот сотрудник, в котором нуждается каждый работодатель, ведь он способен не только предвидеть, но и, в сложной ситуации, спасти репутацию компании.

    Как правильно создать Инструкцию по кадровому делопроизводству

    Как правильно создать Инструкцию по кадровому делопроизводству

    Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

    Вы решили привести в порядок дела в кадровой службе? Похвально! Не знаете, с чего начать? Конечно же, с организации кадрового делопроизводства. Для этого нужно определить объем документов, разработать их формы, продумать типовые тексты и формулировки, решить, каких работников следует ознакомить с документами, как оформить документы на хранение в организации. Работы предстоит много! К тому же ответы на эти вопросы должны найти отражение в целом комплексе документов - Инструкции по кадровому делопроизводству и приложениях к ней*. Какие именно документы будут разработаны в вашей компании -решать вам, а вот о содержании документов, организующих кадровое делопроизводство, нам расскажет тот, кто на все 100% знает, как правильно.

    Всем нам хорошо известно, что работа с документами, в т. ч. по личному составу, включает три основные процедуры: создание, обработку, хранение. Выполнение этих процедур может быть регламентировано путем разработки соответствующих документов:
    • Табеля форм кадровых документов;
    • Альбома форм кадровых документов;
    • Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов;
    • Графика документооборота отдела кадров.

    ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

    Инструкция по кадровому делопроизводству – основной локальный нормативный акт в сфере работы с документами по личному составу

    Эти документы, как правило, разрабатываются и утверждаются как приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.

    В Инструкции по кадровому делопрpоизводству закрепляются все принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском кадровых документов.

    Содержание Инструкции по кадровому делопроизводству

    Инструкция по кадровому делопроизводству (пример 1 ) может состоять из следующих разделов:
    • Общие положения;
    • Состав кадровых документов;
    • Подготовка документов;
    • Организация документооборота;
    • Регистрация документов;
    • Контроль исполнения документов;
    • Организация документов в делопроизводстве;
    • Передача дел на архивное хранение;
    • Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам.

    Раздел 1. Общие положения

    Это вводная часть Инструкции по кадровому делопроизводству, где указывается: в соответствии с какими нормативными и методическими документами она разработана; на какие системы документации распространяется; кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами; как осуществляется процедура приема-передачи дел в кадровой службе.

    Основой для составления Инструкции служат следующие документы:

    • Трудовой кодекс РФ;
    • Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
    • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
    • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
    • Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
    • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
    • Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;
    • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
    • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
    • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов рахивного фнуда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

    Ответственных за ведение кадрового делопроизводства назначает работодатель. Их функции обязательно должны быть отражены в трудовых договорах работников, должностных инструкциях, локальных нормативных актах, в т. ч. в Инструкции.

    Специальные правила могут быть предусмотрены для процедуры приема-передачи дел в кадровой службе. Хорошо, если из разряда обычая, действующего в организации, такие правила перейдут в положения, нормативно закрепленные Инструкцией.

    Раздел 2. Состав кадровых документов

    В этом разделе Инструкции нужно перечислить системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений.

    Документация кадровой службы включает большое число видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Всю кадровую документацию можно разделить на две большие группы.

    НАШ СОВЕТ

    Предусмотрите в Инструкции подробные правила и процедуру приема-передачи дел кадровой службы

    Группа 1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации.

    Группа 2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы, аналитические справки, анкеты, документация по вопросам мотивации труда, оценки персонала, повышения квалификации и переподготовки кадров и т. п.).

    Документы первой группы, в свою очередь, можно разделить на те, которые предъявляет работник (личные документы работника), и те, которые по кадровым функциям создает работодатель.

    ПРИМЕР

    Трудовая книжка работника является его личным документом, но в процессе трудовых отношений она хранится у работодателя.

    Система кадровых документов, создаваемых работодателем, представлена в таблице.

    Материалы этого раздела служат основой для разработки Табеля форм документов отдела кадров (пример 2 ). В Табель включаются все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым ситуациям. Сюда могут входить сведения: о наименовании формы документа; о коде, присвоенном этой форме; о наличии унифицированной формы документа и условиях ее заполнения.

    После утверждения документов по организации кадрового делопроизводства работники, отвечающие за оформление кадровых документов, должны использовать формы, включенные в Табель.

    Раздел 3. Подготовка документов

    В этом разделе Инструкции закрепляются требования к составлению и оформлению кадровых документов: состав реквизитов и правила их написания; виды бланков документов; особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, информационно-справочных и др.); порядок придания документам юридической силы.

    ПРИМЕР

    В этом разделе необходимо указать, кто участвует в согласовании проекта того или иного документа. В самостоятельный подраздел можно выделить требования к языку и стилю кадровых документов.

    С учетом материалов этого раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров (пример 3 ) и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов (пример 4 ).

    Раздел 4. Организация документооборота

    В этом разделе характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих, внутренних) от создания или получения до исполнения или отправки.

    Для входящих документов (например, заявление работника об увольнении, которое он прислал по почте) следует подробно описать процедуру их предварительного рассмотрения и показать, каким образом они попадают для дальнейшей работы в кадровую службу.

    Для исходящих (например, уведомление о получении трудовой книжки, направляемой уволенному работнику по почте) или внутренних документов (например, представление о переводе работника на другую вышестоящую должность) устанавливаются основные этапы движения проектов документов; полномочия отдельных сотрудников по их согласованию и подписанию; порядок доведения документов до сведения исполнителей; правила отправки документов (по почте, факсу, электронной почте и другим каналам связи).

    Материалы данного раздела Инструкции служат основой для разработки графика документооборота отдела кадров (пример 5 ).

    Раздел 5. Регистрация документов

    В Инструкции должны быть показаны: регистрационные формы, используемые отделом кадров (книги, журналы, карточки); принятая система индексации кадровых документов; порядок их регистрации.

    Раздел 6. Контроль исполнения документов

    Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль, ведения контроля, снятия документов с контроля. Здесь же предусматриваются меры воздействия на нарушителей сроков исполнения документов.

    Раздел 7. Организация документов в делопроизводстве

    В данном разделе описываются систематизация документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

    Здесь же должен быть зафиксирован порядок оперативного хранения документов в кадровой службе: оформление обложек дел; использование дел в справочных целях и т. п.

    Раздел 8. Передача дел на архивное хранение

    В Инструкцию обязательно должны быть включены правила проведения экспертизы ценности документов; организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

    Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел; отбора документов на уничтожение; передачи документов длительного и постоянного сроков хранения в архив организации; отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующего договора.

    Раздел 9. Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

    В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и пр.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и т. п. Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству см. на портале www.pro-personal.ru.

    Оформление и утверждение Инструкции по кадровому делопроизводству и приложений к ней

    Унифицированные формы Инструкции и приложений к ней отсутствуют. Эти документы создаются по формам, разработанным работодателем. Так, Инструкция по кадровому делопроизводству (пример 1 ) может включать:
    • реквизиты бланка: наименование организации, вид документа (ИНСТРУКЦИЯ), дату регистрации, регистрационный индекс (номер), место составления документа
    • гриф утверждения;
    • заголовок к тексту (по кадровому делопроизводству);
    • текст;
    • подпись составителя (например, начальника отдела кадров);
    • визы согласования с заинтересованными должностными лицами (если предусмотрено согласование);
    • визы ознакомления работников.

    Когда проект Инструкции составлен (оформлены все реквизиты, кроме виз согласования, подписи составителя, грифа утверждения, даты и номера регистрации), его необходимо согласовать, если процедура согласования была предусмотрена при планировании.

    Реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «виза» включает: должность визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования.

    Инструкция по кадровому делопроизводству (приложения к ней) подписывается разработчиком. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись с расшифровкой.

    Согласованные со всеми заинтересованными должностными лицами и подписанные составителем документы утверждаются руководителем организации или иным лицом, наделенным соответствующими полномочиями. Для этой цели может быть издан приказ об утверждении Инструкции (пример 6 ).

    Система кадровых документов, создаваемых работодателем

    ПРИМЕР 1