Руководства, Инструкции, Бланки

Инструкция С Деловодства Украина img-1

Инструкция С Деловодства Украина

Рейтинг: 4.9/5.0 (1901 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Инструкция по делопроизводству в украине 2015

Размер шрифта: A A A Изображения Выключить Включить Цвет сайта Ц Ц Ц Х. Вторник, 15.12.2015, 14:00. Инструкция по делопроизводству. 1. 2.
МАРИЯ ОПРЕНКО
Общие суды наконец дождались появления новой инструкции по делопроизводству. Этот правовой продукт адаптирован к нормам Уголовного процессуального кодекса и техническим инновациям, таким как видео-конференц-связь и проект «Электронный суд». Однако самое главное, по-видимому, то, что новый документ унифицировал делопроизводство в судах разных инстанций. Выясним, пойдет ли это на пользу судопроизводству.
Системный учет: времени мало
Прежде всего новая Инструкция по делопроизводству в местных общих судах, апелляционных судах областей, апелляционных судах городов Киева и Севастополя, Апелляционном суде Автономной Республики Крым и Высшем специализированном суде по рассмот­рению гражданских и уголовных дел предусматривает автоматизированную систему документооборота. Это предопределено тем, что в Стратегическом плане развития судебной власти Украины на 2013—2015 годы в качестве одной из задач предусмотрено «инновационное использование технологий и совершенствование судебных процедур». Именно в рамках реализации этого тезиса на протяжении года проводилось совершенствование программного обеспечения автоматизированной системы делопроизводства. И хотя инструкция уже используется, электронный документооборот работает, процесс приведения в соответствие программного обеспечения и интеграции используемых в судебной системе программных продуктов, в частности программы электронного делопроизводства Д-3, еще продолжается.
Обязанности по ведению делопроизводства распределены между работниками аппарата таким образом, что судья не выполняет функции, прямо не касающие­ся осуществления правосудия. Правда, автоматизированная система делопроизводства суда не отменяет бумажные формы отчетности, однако электронному виду документов придается особое значение.
Очевидно, такая автоматизация усиливает контроль за поступлением и исполнением процессуальных документов. Это так называемая профилактика потери бумаг или отсрочки исполнения судебного акта. Ведь согласно новой инструкции в автоматизированной системе указывается и срок исполнения. Это, кстати, касается как процессуальных, так и непроцессуальных документов.

Составлена Инструкция по делопроизводству в новом Верховном Суде РФ. © ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2015. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации
Усилен контроль и за отправкой судами корреспонденции. Так, согласно п.7.1 инструкции вся исходящая корреспонденция принимается, проверяется и отправляется по почте, посредством фельдъ­егерской или телеграфной связи, по факсу или с помощью других средств, обеспечивающих фиксацию сообщения об отправке, либо передается нарочным службы делопроизводства (ответственным работником или соответствующим структурным подразделением) после регистрации в АСДС. Однако в результате такой повальной регистрации документов, суды сталкиваются с проблемами — загруженностью службы делопроизводства и задержками с отправкой документов участникам судебного производства. Ведь в случае введения централизованной регистрации всей корреспонденции путем заполнения соответствующих форм в автоматизированной системе документооборота количество корреспонденции, подлежащей учету, возрастет в 4—5 раз. Тем более что регистрация большинства документов дублируется в соответству­ющих журналах учета.
Исчисление разумных сроков
Проблема соблюдения процессуальных сроков, возможно, в первую очередь касается именно местных судов. Службы делопроизводства некоторых местных и районных судов просто не успевают обработать огромное количество заявлений и обращений. За день ответственный работник структурного подразделения аппарата должен обработать все документы, поступившие в учреждение на протяжении суток. То есть процесс обработки совпадает с процессом принятия. Такая непрерывность процесса почти исключает невозможность несоблюдения сроков исполнения документов, которые исчисляются по новой инструкции со дня регистрации входящего документа (заявления, жалобы, иска) в АСДС.
В системе отмечаются и сроки исполнения каждого конкретного документа. Если в предыдущей инструкции не было четких требований к ним, то теперь эти сроки прописаны в тексте документа. Они исчисляются в календарных днях. Сроки могут указываться в тексте документа или резолюции.
В п.5.8 инструкции сроки четко определены. Так, документы подлежат исполнению:
• без указания срока исполнения — в течение 30 дней со дня регистрации документа в АСДС;

"Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации" (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.05.2015 N 32-П) (ред. 30.06.2015).30 июня 2015
• в случае наложения резолюции «Срочно» — в течение 3 дней со дня регистрации документа в АСДС;
• в случае наложения резолюции «Немедленно» или «Безотлагательно» — в течение 1 дня со дня наложения резолюции.
Понятно, что такая градация пред­определена необходимостью своевременно рассматривать гражданские дела, уголовные и административные производства. Ведь человеку, который в это время находится под стражей, каждый день дается большой ценой. И только согласованная работа службы делопроизводства, сотрудников аппарата и непосредственно судей может оптимально ускорить рассмотрение тех или иных заявлений, ходатайств и жалоб.
Ознакомление: право или обязанность?
На конституционном уровне в качестве основных принципов судопроизводства закреплены, в частности, равенство всех участников судебного процесса перед законом и судом, а также состязательность сторон в предоставлении ими своих доказательств и в доказывании перед судом их убедительности (ст.129). Процессуальное законодательство закрепляет право участников процесса на обязательное ознакомление с материалами дела. Так уж сложилось, что за реализацию этого права рядовым гражданам иногда приходится бороться. Ведь из-за большой загруженности ответственные работники, по большей части это секретари судебных заседаний, отказывают в предоставлении материалов сторонам процесса, когда те обращаются с таким требованием.
Раньше инструкция по делопроизводству регламентировала, что ознакомление может происходить в течение всего рабочего дня. Новый документ также содержит этот тезис. Вероятно, и теперь гражданам придется заранее планировать свою встречу с работником суда и приходить на нее вовремя.
К тому же по-другому будет происходить фиксация самого факта ознакомления. Теперь, ознакомившись с делом, сторона или ее полномочный представитель должны будут расписаться в специальном журнале. Именно в нем указываются номер дела, количество томов или их номера и время выдачи материалов производства посетителю. Это едва ли не единственный случай, когда процессуальное действие не фиксируется в АСДС. Пока.
Единый подход к процессу
Скорее всего, инструкция по делопроизводству станет бестселлером года. Ее появления ждали, а в некоторых судах начали прорабатывать еще на стадии проекта. Однако тот факт, что один документ фактически вместил в себя несколько, причем значительных по объ­ему, заслуживает внимания.
Унификация делопроизводства в судах разных инстанций поможет избежать формального формирования дел, присвоения номера и т.п. Работникам аппарата первой, апелляционной и кассационной инстанций при получении дела будет проще разобраться с полученными документами, они смогут быстрее направить их на исполнение в соответствующее подразделение судебного учреждения.
ГСАУ очень ответственно отнеслась к виду процессуальных документов, в частности к их оформлению. В приложениях к инструкции работники аппарата смогут найти детальные примеры оформления исполнительных листов, распоряжений об исполнении приговоров и других процессуальных документов, памятки о правах и обязанностях сторон.
По мнению специалистов, недоработанным осталось разве что содержание судебной повестки, которая посылается с помощью SMS-сообщения. В документе приведен пример повестки, которая посылается по почте или вручается лицу и отвечает нормам действующего УПК. Однако сугубо технически невозможно соблюдать такие требования к виду документа при формировании SMS-сообщения. Учитывая тот факт, что в настоящее время номера дел и производств могут повторяться в местных и апелляционных судах, у сторон процесса будут возникать сложности с идентификацией дела, по которому поступает SMS-повестка. На этот факт неоднократно обращал внимание Совет судей общих судов.
Несмотря на наличие определенных проблем, новая инструкция привела к одному знаменателю подобное по своей сути и специфике делопроизводство в судах разных инстанций. Единый подход к процессу, его унификация, оптимизация и совершенствование стопроцентно положительно повлияют на качество и оперативность осуществления правосудия. По крайней мере, все на это надеются.

Государственной судебной администрацией Украины (ГСАУ) была принята новая Инструкция по делопроизводству в Ведьмак 1 5 ошибка текстур. - TM, ® + © 2015 Mindspark Interactive Network, Inc. Ошибка при отправке смс при регистрации в контакте.

(ВоГУ) ПРИКАЗ 12.10.2015 Об утверждении Инструкции по делопроизводству № 07.01-35/0837 В целях совершенствования документооборота и делопроизводства в университете ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить (далее - Инструкция)


500 инструкция по делопроизводству в украине. Описание файла: Добавлен: 17.02.2015 Скачиваний: 6263 Статус файла: доступен Файл общедоступен: Да Файл закачал: linoFSG224.

Утверждена инструкция по делопроизводству в хозсудах. 01.03.2013 16:54. Материалы по теме. В Украине собираются отменить Хозяйственный кодекс 27.11.2015.


Кадровое делопроизводство рус. / укр. www.bs-staff.com.ua. Должностные инструкции. С 1 января 2015 года допуск к выполнению работ без заключения трудового договора в письменной форме запрещается.

Формы бланков и инструкция по делопроизводству БашГУ. Инструкция по делопроизводству 2015 образец: Оценка: 89 / 100 Всего: 347 оценок. - Административное право Украины.


Инструкция по ведению делопроизводства. Раздел: Образцы документов. Тип документа: Инструкция. Новое за 16 декабря 2015. Скачано документов. 2801.

На 09.12.2015 в нашей базе Работа в Украине. Должностные инструкции. Должностная инструкция делопроизводителя (рус.) - Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.


12.10.2015. Приказом государственное судебной администрации Украины от 20 февраля 2013 за №28 утверждена Инструкция по делопроизводству в хозяйственных судах Украины.

Инструкции по делопроизводству. 01.04.2015. Админ. Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи. см. вложение.


Скачать / читать бесплатно онлайн полный текст Постановления Кабинета Министров Украины №1242 от 30 ноября 2011 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти30 ноября 2011

Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Украины. Статус. Действующий. 29 июля 2015. Украина и Австралия начнут сотрудничество по


Виды и назначение показателей статистики количества работников Инструкция по статистике численности admin Категория: Делопроизводство, Расчет численности работников Оставить комментарий! Условия допуска к работе с 2015 года.

Учреждения организуют делопроизводство согласно утвержденной инструкции по делопроизводству Могут ли использоваться в Украине идеи нью-йоркски Был подписан Александропольский договор, завершивший Армяно- Декабрь 2015.13 июля 2015


С целью совершенствования порядка обработки документов утверждена Инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти Украины и регионах. Календарь. Декабрь 2015.30 ноября 2011

Составление и оформление инструкции по делопроизводству в организации. Медведева А.В. Кожушкова Н.В. Текст научной работы размещён без изображений и формул.


Приказом Главного государственного архивного управления ДНР N4 от 25 марта 2015г. утверждены методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти.Мето.22 апреля 2015

Другие статьи

Скачать типовая инструкция с деловодство украины решено

Типовая инструкция с деловодство украины

Приказом руководителя вести кадровое делопроизводство. Должностная инструкция делопроизводителя, Должностная инструкция состоит из разделов: «Общие. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении. ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В. Должностные.

Скачать должностную инструкцию делопроизводитель на свой компьютер. Образец должностной инструкции. Жанр: бизнес. регистрационный номер на программу spb mobile shell. Должностная инструкция инспектора отдела кадров, кадровое делопроизводство.

Приказом Государственного комитета статистики Украины от 5 декабря 2008 года № 489 (далее отдельно. Законодательными актами Украины; Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один. Срок исполнения документа, Скачать должностную инструкцию офис-менеджер на свой компьютер.

Выполняет различные операции с применением. читы на машины в гта 5 xbox360. 5 фев 2013. 1) типовой срок исполнения документа определенных действующим трудовым законодательством Украины. Порядок учета движения кадров.

Отпуск) начальника. Определенных действующим трудовым законодательством Украины. химия рабочая тетрадь к учебнику.с.габриеляна.с.габриелян.а.сладков 9 класс. Делопроизводство в профсоюзном комитете ведется самостоятельно, Ведет делопроизводство, Инструкция по документированию управленческой деятельности.

Скачать в.doc. Для. Должностные обязанности делопроизводителя, Автор: Смирнова Елена, Приказ № 489) утверждены следующие типовые формы приказов: Книга: Делопроизводство для секретаря.

Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, Ниже представлены примеры и типовые образцы должностных. Например: Председателю Федерации профсоюзов Украины Харе В.Г. Скачать должностную инструкцию секретарь руководителя на свой компьютер.

Инструкция по делопроизводству в украине 2015

Инструкция по делопроизводству в украине 2015 скачать

Размер шрифта: A A A Изображения Выключить Включить Цвет сайта Ц Ц Ц Х. Вторник, 15.12.2015, 14:00. Инструкция по делопроизводству. 1. 2.

Нормативно-правовая база управленческого документоведения Требования к структуре и содержанию инструкции по делопроизводству Базовые понятия делопроизводства Нотариальное делопроизводства как одна из составляющих нотариальной. Функции работников службы делопроизводства Язык нотариального делопроизводства СПЕЦИАЛЬНЫЕ ВИДЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Инструкция по делопроизводству Положение о службе делопроизводства УЧЕТ И КАЛЬКУЛИРОВАНИЕ ПО НОРМАТИВНЫМ ЗАТРАТАМ Главная Документоведение Общее делопроизводство
Делопроизводственные процессы должны разрабатываться и выполняться в соответствии с нормативной базы, современных законодательных, нормативных и методических разработок, имеющих существенное значение для эффективности осуществления документационного обеспечения управленческой деятельности и которую можно условно разделить на несколько групп.
Первую группу правовых актов нормативной базы составляют законы, регламентирующие общие принципы политики государства в области информации вообще и делопроизводства частности.
Среди законодательных актов Украины, содержащих отдельные термины и их определения, применяемые в делопроизводстве, назовем Закон Украины "О Национальный архивный фонд и архивные учреждения" [17], в котором справочинство вместе с архивным делом составляют единую сферу практической деятельности с документами. Указанные нормативные акты касаются общих направлений организации справочинства и работы с документами, относящихся к Национального архивного фонда и специализированных архивных учреждений. В этом нормативно-правовом акте можно найти определение понятий: "делопроизводство", "архивный документ", "номенклатура дел", "экспертиза ценности документов".
Некоторые законы Украины приводят толкования определенных видов служебных документов ("протокол", "учредительный документ", "справка о личности", "платежное поручение" и тому подобное).
Больше всего определений терминов содержал подготовленный Государственным комитетом архивов Украины (ныне - Государственная архивная служба Украины при Министерстве юстиции Украины) по представлению заведующего отделом документоведения Украинского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (УН-Д1АСД), доктора исторических наук, профессора С.Г. Кулешова, проект Закона Украины "делопроизводство" (2004 г.).
На время выхода руководства ожидаемого Закона, согласно Концепции проекта, одобренной распоряжением Кабинета Министров Украины от 26 июля 2006 года №426, не имеет (срок его представления на рассмотрение Кабинета Министров Украины истек 1 декабря 2006 года. В проекте закона (последняя редакция от 10 марта 2007 года) предусматривалось внедрение четких правовых основ построения делопроизводства в государстве с целью определения единых норм создания управленческой документации и работы со служебными документами, зафиксированные на бумаге, кино-, видео - и фотопленке, электронных и других носителях, установление ответственности за нарушение действующего законодательства с целью предотвращения потери и несанкционированного уничтожении служебных документов на предприятиях, учреждениях и в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовых форм, урегулирование вопросов применения украинского и других языков в справочинстві.

Составлена Инструкция по делопроизводству в новом Верховном Суде РФ. © ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2015. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации

Вместе с тем, отсутствие в настоящее время законодательного урегулирования этих вопросов может привести к бессистемному разработку проектов нормативно-правовых актов, бесконтрольности в построении системы делопроизводства, умышленного порчи, уничтожения, подлога, сокрытия и незаконной передаче служебных документов. По представлению Министерства юстиции Украины рассмотрение этого закона было приостановлено до изучения практики применения норм Закона Украины "Про электронные документы и электронный документооборот" [12]. То есть законодательное нормирование процессов традиционного делопроизводства имеет ввязываться с реализацией процессов электронного делопроизводства и электронного документооборота.
Вопросы создания и работы с кадровыми документами частично рассмотрены в Кодексе законов о труде Украины [3], финансово-хозяйственными - в Хозяйственном Кодексе [2], правовыми - в Гражданском [5] и Уголовном Кодексе [4], бухгалтерскими - в законах Украины о бухгалтерском учете и так далее.
Документирование обращений граждан и организация работы с этими документами детализированы в Законе Украины "Об обращениях граждан" [10]. Порядок работы с конфиденциальными документами, составляющими государственную тайну рассмотрен в Законе Украины "О государственной тайне" [7].
Особенности работы с электронными документами раскрываются в законах Украины "О электронные документы и электронное документооборот" [12], "Об электронной цифровой подписи" [ 11 ] и др. Указанные нормативные документы и перспективные разработки зафиксированы соответствующие меры в "Программе внедрения электронных документов, электронного документооборота, электронной цифровой подписи, стимулирование предприятий, учреждений и организаций, которые внедряют электронный документооборот".

"Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации" (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 08.05.2015 N 32-П) (ред. 30.06.2015).30 июня 2015

Вторую группу правовых актов нормативной базы составляют правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер. Это прежде всего:
А. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти (далее - Типовая инструкция), утвержденная Постановлением Кабинета Министров Украины от ЗО ноября 2011 г. №1242 [58], которая вышла вместо Примерной, которая была утверждена Постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997г.№1153 и потеряла свою силу.
Типовая инструкция является важным нормативно-правовым актом, что:
o регламентирует организации делопроизводства;
o устанавливает общие положения организации делопроизводства;
o устанавливает требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воссоздания информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за исполнением.
Следует подчеркнуть, что Постановление № 1242 обязывает центральные органы исполнительной власти, Совет министров Автономной Республики Крым и местные органы исполнительной власти в трехмесячный срок разработать в соответствии с Типовой инструкции и утвердить по согласованию с государственными архивными учреждениями собственные (индивидуальные) инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сферы их управления.
К тому же Постановление № 1242 лишь рекомендует органам местного самоуправления разработать и утвердить собственные инструкции по делопроизводству в соответствии с указанной Типовой инструкции.
Заметим, примерные инструкции по делопроизводству имеют рекомендательный характер, а типичные - обязательный.
Таким образом, положения Типовой инструкции являются обязательными для всех центральных и местных органов исполнительной власти, Совета министров Автономной Республики Крым, а также для предприятий, учреждений и организаций, принадлежащих к сфере управления указанных органов власти, что, в свою очередь, не исключает возможности пользования Типовой инструкцией всеми другими юридическими лицами независимо от их подчинения и формы собственности.
Субъектам хозяйствования необходимо подготовить на основе указанной Типовой инструкции, а также регламентные и национальных стандартов на организационно-распорядительную документацию собственные инструкции по делопроизводству и ввести их в действие приказом по своим организациям (см. приложение 4.1).
Б. Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства, утвержденная Постановлением КМУ от 27 ноября 1998 года №1893 [31]. Указанное постановление необходимо брать за основу в случае, если в учреждении имеется информация, что составляет собственность государства, и полезна при разработке в организации внутренней системы защиты информации с ограниченным доступом.
. Инструкция по делопроизводству за обращениями граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденной Постановлением Кабинета Министров Украины от 14 апреля 1997 года. № 348 [30]. Требования настоящей инструкции являются обязательными для работы с обращениями граждан даже в том случае, если в учреждении вообще не установлена общая система ведения делопроизводства.
Отдельные нормативно-правовые акты также содержат определения терминов загальноділоводного характера. К примеру, Постановление Кабинета Министров Украины от 18 августа 2007 г. № 1004 "О проведении экспертизы ценности документов" [44], толкует термин "экспертиза ценности документов".
Применение национальных стандартов.
Ко второй группе правовых актов нормативной базы относятся также национальные и международные стандарты. Это прежде всего стандарты, которые определяют требования к составлению документов, требования к построению формуляров-образцов, систем организационно-распорядительной документации, требования к ее оформлению по определенным схемам классификации документной информации.
Применение стандартов ведет к однообразию создания документов, и является необходимым условием автоматизации работы с ними и понимание их содержания. Сюда необходимо отнести отвечая стандарты относительно соблюдения принципов определения формата, размеров берегов, размещения реквизитов, правила оформления и нумерации страниц, деления и нумерации текста, приемов выделения отдельных его частей и т.д.
Да, названия и обозначения унифицированных форм документов, которые входят к классу унифицированных систем документации (УСД), можно найти в Государственном классификаторе ДК 010-98 Госуд

Формы бланков и инструкция по делопроизводству БашГУ. 30 мая 2013. Дата. Приказ об утверждении Инструкции по делопроизводству.pdf. 2.94 МБ. 19.01.2015, 16:01.


Государственной судебной администрацией Украины (ГСАУ) была принята новая Инструкция по делопроизводству в Ведьмак 1 5 ошибка текстур. - TM, ® + © 2015 Mindspark Interactive Network, Inc. Ошибка при отправке смс при регистрации в контакте.

Меню

Инструкция по деловодству в украине - Скачать файл - Читалки - Каталог статей

Файл: Инструкция по деловодству в украине

Re: Инструкция по деловодству НБУ №450. #4.Online бронирование гостиниц в Украине. Кален-Дарь. Новые участники Лиги.

Приказом № 28 от 20 февраля 2013 Государственной судебной администрации Украины утверждена инструкция по делопроизводству в хозяйственных судах Украины. Так, пунктом 1.1 указанной инструкции определено. Сообщение форума >> инструкция по деловодству в украине. Страница 1 из 1. [ Сообщений: 6 ].инструкция по деловодству в украине. p.s. Надеюсь не зря выкладываю ) p.p.s Если что-то будет не понятно - пишите в ЛС или icq. Кабінет Міністрів України; Постанова, Інструкція від 17.10.1997 № 1153 (Редакція станом на. Инструкция по разборке пылесоса vitek. 165.11 Mb.

Информация о файле: Скачать инструкция по деловодству в украине
Выложил: Sibiryak007
Дата: 2014-04-01
Проверил: yanko
Каким антивирусом: Opera
Дата проверки: 2014-04-03
Тип файла. 0 Том архива Hacha
Размер файла: 137Mb
Скачали раз: 1429
Сказали спасибо: EVP, ART-S, mihail.bukolov, Пашик
Рейтинг файла: десять медалей

Скачать на компьютер инструкция по деловодству в украине

Скачать файл: Инструкция по деловодству в украине

Должностная инструкция делопроизводителя (рус

Должностная инструкция делопроизводителя (рус.)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

  1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
  2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ______________ (заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица).
  4. Делопроизводитель должен знать:
    - Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
    - Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
    - Структуру предприятия и его подразделений.
    - Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    - Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
    - Основы организации труда.
    - Правила эксплуатации вычислительной техники.
    - Законодательство о труде.
    - Правила внутреннего трудового распорядка.
    - Правила и нормы охраны труда.
  5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
    - Положением о ____________ (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении).
    - Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
    - Настоящей должностной инструкцией.
  6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно _____________.
  7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
  8. _________________________________________________________________.
  9. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности


Делопроизводитель:
  1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
  2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
  3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
  4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
  5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
  6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
  7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
  8. Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица) проверяет правильность их составления и оформления.
  9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
  10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
  11. _________________________________________________________________.
  12. _________________________________________________________________.

Делопроизводитель имеет право:
  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу) о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
  6. _________________________________________________________________.
  7. _________________________________________________________________.

Делопроизводитель несет ответственность за:
  1. ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
  2. правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
  3. причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
  4. _________________________________________________________________.
  5. _________________________________________________________________.

© 2007-2016, Киев, ООО «Джобс Украина» Угода конфіденційності
Сайт по трудоустройству в Украине Jobs.ua поможет Вам найти работу и сотрудников в Киеве и других городах Украины, найти вакансии и резюме в любой сфере.
Все права защищены в соответствии с действующим законодательством Украины. При использовании материалов сайта www.Jobs.ua гиперссылка на данный ресурс обязательна. Администрация может не разделять точку зрения авторов информационных материалов и не несет ответственности за размещаемую пользователями информацию. Надеемся, что поиск работы в Киеве и Украине на Jobs.ua будет приятен и удобен для Вас!

Работа в Украине
вакансии, резюме

Юрист-онлайн - бесплатная юридическая помощь

Новости В Украине принята новая Инструкция по делопроизводству в общих судах

Государственной судебной администрацией Украины (ГСАУ) была принята новая Инструкция по делопроизводству в местных общих судах, апелляционных судах областей, апелляционных судах городов Киева и Севастополя, Апелляционном суде Автономной Республики Крым и Высшем специализированном суде Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел (приказ № 173 от 17 декабря 2013 г.).

Новая Инструкция, которая вводится вместо утративших силу инструкций по делопроизводству в местном общем и в апелляционном общем судах, вводит новый порядок делопроизводства в выше указанных судах, а также устанавливает другой порядок работы с судебными документами с момента их поступления и до момента их уничтожения или передачи в государственный архив.

Также в тот же день ГСАУ приняла и новую инструкцию по делопроизводству в административных судах, которую вы можете скачать здесь .

Новые инструкции вступают в силу с 1 января 2014 года.

Инструкция с деловодства украина

Деловодство

Любой государственный орган, предприятие, учреждение, организация, их должностные лица, а также объединения граждан в процессе своей деятельности в той или иной степени связаны с документами, их изданием, хранением, движением, т.е. с деловодством. В документах отражается многообразная деятельность государственных органов, в том числе и в плане их взаимоотношений с гражданами.

Деловодство представляет собой деятельность, по созданию документов и контролю за соответствием их нормативно-правовым актам, обеспечению движения документов, их хранению и сохранности содержащихся в них сведений.

Необходимость надлежащего осуществления деловодства и его совершенствования обусловлена рядом обстоятельств.

Прежде всего, усложняются функции государственного управления, в связи с чем повышаются требования к составлению документов, их оформлению и обработке. Также необходимо учитывать бурный рост компьютеризации этих процессов, широкое внедрение в повседневную деятельность государственных органов высокоэффективной копировальной техники.

Овладение приемами рациональной работы с документами – важнейшее направление повышения эффективности управленческого труда, позволяющее избежать неоправданных временных затрат, сосредоточить усилия управленцев на оперативном и качественном разрешении конкретных административных дел. С другой стороны, несоблюдение требований и правил деловодства, несомненно, сказывается на уровне государственной дисциплины, нарушение которой не только влечет за собой сбои в работе конкретного органа, его структурного подразделения, но и служит причиной неоправданных сложностей в их взаимодействии и взаимоотношениях с иными субъектами, в том числе с гражданами. Более того, такого рода нарушения зачастую становятся причиной возникновения конфликтных ситуаций, правовых споров, разрешение которых, в свою очередь, служит еще одним фактором увеличения и без того достаточно высокой загруженности органов, осуществляющих юрисдикционную деятельность.

К числу важнейших факторов, обусловливающих необходимость надлежащего ведения деловодства, следует отнести обеспечение прав и интересов граждан, вступающих в правоотношения с органами государства. Не секрет, что значительная часть нарушений прав граждан связана с ненадлежащим оформлением документов, несоблюдением правил их регистрации и движения. К примеру, не вызывает сомнения, что утрата того или иного документа может вызвать значительные временные потери, связанные с его восстановлением, издержки материального и морального характера, негативно влияющие на характер взаимоотношений гражданина и государства в лице его органов и должностных лиц. Вот почему есть основания утверждать, что соблюдение надлежащего порядка при осуществлении этого вида деятельности представляет собой одну из гарантий соблюдения, реализации и охраны прав и свобод граждан. Это обстоятельство в значительной степени связано с тем, что деловодство – это деятельность, которая осуществляется в той или иной степени во всех сферах жизни общества. Особое звучание это положение приобретает в контексте деятельности органов правосудия, прокуратуры, иных правоохранительных органов. Не случайно детальная регламентация этих вопросов получила свое отражение в соответствующих нормативных актах, например, в «Инструкции по деловодству в Верховном Суде Автономной Республики Крым, областном, межобластном, Киевском и Севастопольском городских, районном (городском) суде», утвержденной приказом Министра юстиции Украины от 13.03.97г. №22/5.

Можно выделить ряд аспектов деловодства.

Прежде всего, это юридический аспект, который связан с разрешением вопросов обеспечения законности и дисциплины в области деловодства, необходимостью официального закрепления требований, предъявляемых к документам в соответствующих нормативно-правовых актах – приказах, инструкциях, положениях и т.п. и неукоснительного их соблюдения.

Не менее важен и организационный аспект, проявляющийся в налаживании разнообразных и достаточно сложных отношений организационного характера, складывающихся между государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, их структурными подразделениями по поводу создания документов, их движения, обработки и т.п. При этом на первый план выступает четкое определение функций и полномочий каждого из субъектов такого рода отношений.

Все большее значение приобретает экономический аспект деловодства, связанный с экономической целесообразностью, оптимальностью его осуществления. С учетом огромного числа разнообразных документов, используемых в деятельности различных органов и организаций, этот аспект становится все более актуальным.

Базовым понятием в данном виде административно-процес­суальной деятельности выступает понятие документа. Происхождение этого термина связано с латинским словом «docume­ntum», означающим свидетельство, доказательство. По своей сути документ – это носитель какой-либо информации. В более строгом значении он представляет собой средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и деятельности человека, оформленное в соответствии с определенными требованиями, обеспечивающее возможность осуществления различных управленческих действий, а также отражающее те или иные аспекты правового положения субъектов правовых отношений.

Остановимся подробнее на классификации документов.

По степени первичности текста документов выделяются подлинники и копии документов. Подлинником является оригинальный документ, исходящий от компетентного органа или должностного лица, составленный в окончательной редакции и оформленный с соблюдением установленных требований.

Копия представляет собой документальное воспроизведение всех реквизитов оригинального документа. Этот вид документа может выражаться в виде факсимильной либо свободной копии. Факсимильная копия – это документ, отражающий абсолютно все особенности оригинального документа. Наиболее распространенными документами этого вида являются ксерокопии. В свободной копии также получает свое отражение вся информация, содержащаяся в подлинном документе, однако при этом графическое расположение материалов может быть иным, чем в оригинале. Особую разновидность копий составляет дубликат документа – т.е. копия, которая создана взамен утраченного либо неисправимо поврежденного оригинального документа.

По степени отражения содержания документа можно выделить документы, изданные в полном объеме, и выписки из документов, полностью воспроизводящие лишь определенную часть документа. Примером такого рода документа может служить выписка из трудовой книжки, содержащая сведения о трудовой деятельности человека за определенный период времени.

В зависимости от объема вопросов, получающих свое отражение в документе, последние подразделяются на простые и сложные. К числу простых относятся документы, отражающие какой-либо один вопрос, например, приказ о назначении на должность конкретного лица. В сложных документах затрагивается несколько вопросов, как правило, выделяемых в пунктах либо разделах документов. Примером такого документа может служить протокол заседания коллегиального органа, содержащий ход и результаты рассмотрения нескольких вопросов.

Различна и техника нанесения информации на документ. В связи с этим выделяются рукописные, машинописные документы, документы, содержащие аудио– и видеоинформацию, фотодокументы. В настоящее время наибольшее распространение получили тексты и другая информация, вносимые в документы при помощи компьютерной техники.

Еще одним критерием классификации документов служит характер изложения содержания документа. С этой точки зрения можно выделить индивидуальные, трафаретные и типовые документы. Особенностью документов первого вида является относительно свободное изложение содержания документа, например, автобиография. С учетом сходности определенных управленческих действий связано составление трафаретных документов, например, заявление гражданина о принятии на работу. В случаях, когда необходимо закрепить конкретную документальную форму, применяются типовые документы, в которых заранее разрабатывается определенный текст, дополняемый информацией, необходимой в данном конкретном случае. Примером такого документа может служить типовой договор, в который вносятся данные о лицах, его заключивших, дата заключения договора и данные, конкретизирующие его содержание.

Одной из важнейших выступает классификация документов по их названиям. С этой точки зрения среди документов выделяются приказы, протоколы, стенограммы, решения, резолюции, докладные записки, доклады, положения, уставы и т.п. С учетом этого документы группируются в зависимости от принадлежности к функциям управления, которые они обслуживают. Так, с учетом изложенных критериев группируются документы в Перечне типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, с определением сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98г. № 41. В части указанного Перечня, содержащей указание на документы, которые издаются в управленческой деятельности, выделяются такие разделы, как организация системы управления; прогнозирование, планирование, ценообразование; финансирование, кредитование, налоговая политика; учет и отчетность; организация использования трудовых ресурсов; работа с кадрами; социально-культурное развитие населения; научно-информационная деятельность; экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежными странами; материально-техническое обеспечение; административно-хозяйственное обслуживание; деятельность общественных организаций. В свою очередь, в каждом из разделов типовые документы еще более детализируются в зависимости от управленческих функций. В частности, в разделе организации системы управления выделяются документы, связанные с распорядительной деятельностью, контролем, организационными основами управления, правовым обеспечением управления, организацией документального обеспечения управления и ведомственного хранения документов. Применительно к такому делению указываются и конкретные документы. Например, применительно к осуществлению контроля выделяются:

– документы (акты, доклады, справки, обзоры) о проверке исполнения Конституции и законов Украины, актов Президента Украины, постановлений Верховных Рад Украины и Автономной Республики Крым, актов Кабинета Министров Украины и Совета Министров Автономной Республики Крым, решений местных органов исполнительной власти и самоуправления:

а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;

б) в иных организациях;

– документы (программы, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке исполнения решений коллегий, приказов центральных и местных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений, организаций:

а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;

б) в иных организациях;

– переписка о проверке исполнения распорядительных документов органов государственной власти и местного самоуправления;

– документы (доклады, докладные записки, справки, акты) комплексных ревизий и проверок учреждений, организаций, предприятий органами исполнительной власти (за исключением документов периодичных бухгалтерских ревизий):

а) по месту ревизии и в организации, которая осуществляет проверку;

б) в иных организациях;

– переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления о проведении и результатах ревизий, проверок; об организации и улучшении контроля и проверки исполнения;

– журналы учета ревизий, проверок и контроля за исполнением их рекомендаций;

– документы (докладные записки, отчеты, справки, переписка) об исполнении предложений по результатам обследований, проверок и критических выступлений в средствах массовой информации;

– обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан:

а) которые содержат предложения о существенных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятий либо об устранении серьезных недостатков и злоупотреблений;

б) личного либо второстепенного характера;

– документы (аналитические справки, обзоры, докладные записки, анализы) о состоянии работы по рассмотрению предложений, заявлений, и жалоб граждан:

а) по месту составления;

б) в иных организациях;

– переписка о проверке предложений, заявлений и жалоб граждан.

В указанном Перечне документов содержится четкое закрепление сроков хранения документов в зависимости от того, поступают или не поступают документы в государственные архивы. Указание на подпункты «а» и «б» связано с конкретными сроками хранения документов.

Ряд нормативно-правовых документов регламентирует особенности осуществления деловодства, связанные с необходимостью сохранения секретности определенной информации. В частности, это Инструкция о порядке отбора и передачи секретных документов на архивное хранение, утвержденная приказом Государственного комитета Украины по вопросам государственных секретов и технической защиты информации и Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 3.03.97г. №25/7.

Общие правила, регламентирующие порядок осуществления деловодства, получили своё закрепление в Примерной инструкции по деловодству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти.

Указанная инструкция устанавливает общие правила документирования управленческой деятельности министерств, иных центральных органов исполнительной власти, Совета Министров Автономной Республики Крым, а также местных органов исполнительной власти. Она определяет порядок ведения общего деловодства, а её положения распространяются на всю служебную документацию.

Инструкция охватывает порядок работы с документами, начиная с их создания и до отправления в соответствующий орган либо передачи в архив.

Так, инструкцией регламентируются общие вопросы документирования управленческой деятельности; приём, рассмотрение и регистрация документов; составление и оформление служебных документов, в том числе датирование, индексация, согласование, засвидетельствование и адресование документов.

Документирование управленческой деятельности состоит в фиксации по установленным правилам на бумажных либо магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании документов. Основанием для создания документов выступает необходимость засвидетельствования наличия и содержания управленческих действий, а также передачи, хранения, использования информации на протяжении определённого времени.

Управленческая деятельность осуществляется путём издания распорядительных документов. Распорядительные документы, поступающие в учреждение от вышестоящих органов, должны быть доведены до организаций, находящихся в сфере его управления. Такого рода документы в виде ксерокопий рассылаются вместе с сопроводительным письмом. В свою очередь, документы, издаваемые на основании распорядительных документов вышестоящих органов, должны обязательно содержать ссылку на них с указанием наименования этих документов, а также дат, номеров и заголовков.

Инструкция содержит также положения, касающиеся документов, создаваемых коллегиальными органами. В частности, ход обсуждения вопросов и решений, принимаемых коллегиальными органами на собраниях, заседаниях, советах, фиксируется в протоколах, которые в свою очередь оформляются на основе записей и стенограмм, сделанных в ходе заседания.

В случае, когда ход заседания коллегиального органа стенографируется, содержание самих выступлений в протокол не заносится, а расшифрованная и надлежаще оформленная стенограмма прилагается к протоколу. При фиксации хода заседания на магнитной плёнке записанные на ней тексты перепечатываются и вносятся в протокол.

Передача информации о решениях коллегиальных органов осуществляется путём пересылки последних соответствующим организациям для исполнения. Оперативная связь с организациями, учреждениями и гражданами осуществляется путём направления им писем.

Достаточно детально регламентирует инструкция порядок приёма, рассмотрения, регистрации документов.

Централизованный приём всех документов, поступающих в учреждение, осуществляется канцелярией. В нерабочее время приём документов может быть осуществлён дежурным сотрудником.

Все конверты, поступившие в канцелярию, раскрываются в ней, за исключением тех, которые имеют пометку «лично». Если конверт повреждён, то об этом обязательно должна делаться пометка в почтовом реестре. Сами конверты сохраняются и прилагаются к документу в том случае, если только по ним можно установить адрес отправителя и время отправления и получения документов. Это делается и тогда, когда в конверте отсутствуют отдельные документы либо установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. Неправильно оформленные, повреждённые, либо направленные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются адресату. Все документы, поступившие в учреждение, подлежат обязательному предварительному рассмотрению. Это обусловлено тем, что среди них следует выделить такие, которые требуют обязательного рассмотрения их руководством учреждения либо исполнителями в соответствии с функциональными обязанностями, а также необходимостью регистрации документов и установления сроков их исполнения. Такого рода предварительное рассмотрение осуществляется руководителем канцелярии либо любым уполномоченным на это лицом. Осуществляется предварительное рассмотрение документов в день получения документов либо в первый рабочий день в случае получения их в нерабочее время. Что же касается поручений вышестоящих органов, телеграмм и телефонограмм, то они рассматриваются немедленно. Руководству учреждения в первоочередном порядке передаются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины, Верховной Рады и Совета Министров Автономной Республики Крым, органов исполнительной власти и местного самоуправления, а также наиболее важные документы, содержащие информацию о принципиальных вопросах деятельности учреждения, требующих разрешения их руководством. Все иные документы передаются в структурные подразделения и непосредственно исполнителям.

Одним из важных этапов работы с документами является их регистрация. Регистрация документа представляет собой фиксацию фактов создания либо поступления документов и осуществляется путём проставления на нём условного обозначения – регистрационного индекса с дальнейшей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах. Целью регистрации является обеспечение учёта документов, а также контроля за исполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.

Регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые в учреждении, а также те, которые поступают от других органов, учреждений, организаций и граждан. Основным принципом регистрации документа является однократность, т.е. каждый документ в данном учреждении регистрируется только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления либо не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, а созданные документы – в день их подписания либо утверждения. При этом документы регистрируются в пределах их групп в зависимости от названия, вида документа, его автора и содержания. Так, отдельно регистрируются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины, бухгалтерские документы и т.д. Во время регистрации документа проставляется регистрационный индекс, который составляется из порядкового номера в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется индексами по номенклатуре дел, вопросам деятельности, корреспондентам и т.д. Для регистрации всех документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. Другой формой регистрации является журнальная форма, которая допускается в учреждениях со сравнительно небольшим объёмом документооборота – 500-600 документов в год.

Значительное внимание уделяется составлению и оформлению служебных документов.

Прежде всего, чётко определен формат служебных документов. Для их составления должна использоваться бумага форматов А-3, А-4, А-5. Составление документов на бумаге иного формата не разрешается.

Как правило, все служебные документы должны оформляться на бланках соответствующего учреждения, которые изготовляются в соответствии с требованиями государственных стандартов. При этом выделяется два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для иных видов организационно-распорядительных документов. Не на бланках оформляются некоторые внутренние документы, например, заявления работников, служебные справки, а также документы, созданные от имени нескольких организаций.

С целью ускорения исполнения документов и надлежащего формирования дел в деловодстве каждый документ должен содержать один вопрос, за исключением таких документов, как протоколы, приказы, планы, отчёты и обобщающие документы.

Текст документа должен содержать определённую аргументированную информацию, которая должна быть изложена сжато, грамотно, понятно и объективно, без повторений и использования слов и оборотов, которые не несут содержательной нагрузки. При этом содержание документа должно быть связано с содержанием ранее изданных документов по этому вопросу.

Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы. Сплошной сложный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Он используется при составлении правил, положений писем, распорядительных документов. Как правило, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой части указываются основания либо обоснования для составления документа, а во второй части – выводы, предложения, решения, распоряжения либо просьбы.

Форма анкеты используется в случае изложения цифровой либо словесной информации об одном объекте по определённому объёму признаков. Такого рода тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению, финансовых документах т.д. Использование формы таблицы возможно в случае изложения цифровой либо словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков, например, в плановых, отчётно-статистических документах.

Особое внимание уделяется оформлению документов.

Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты и стабильный порядок их размещения. Так, он должен содержать наименование учреждения, фамилию автора документа и его код, код формы документа, название вида документа, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. В установленных законом случаях в нём должна быть отметка о государственной регистрации.

Наименование учреждения должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нём. Сокращенное наименование можно использовать только в случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) учреждения. Название вида документа (приказ, распоряжение, решение и т. д.) указывается на бланке печатным либо машинописным способом и должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию управленческой деятельности. Заглавие текста документа должно отражать содержание документа. Оно должно быть максимально коротким и ёмким, точно передавать содержание текста и при этом грамматически согласовываться с названием документа. В случае, если в документе идёт речь о нескольких вопросах, заголовок может быть обобщённым.

Все служебные документы подлежат датированию. При этом датой документа является дата его подписания, а для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия. В случае, если документ подлежит утверждению, датой документа является дата его утверждения. Дата на документе проставляется лицом, которое его подписывает либо утверждает, в момент совершения этих действий. Все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением, подлежат обязательному датированию и подписанию.

Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений – индексов, которые присваиваются документам во время регистрации и которые указывают на место составления, исполнения и хранения документов. Индексы входящих и создаваемых учреждением документов состоят из порядковых номеров в пределах группы документов, которые регистрируются и которые в соответствии с задачами поиска могут дополняться индексами по номенклатуре дел, вопросам деятельности, исполнителям и т.д. Составные части индекса отделяются одна от другой косой чертой. Индекс совместного нормативного акта должен составляться из индексов учреждений, его издавших.

В случае необходимости в оценке целесообразности документа, его обоснованности и соответствия требованиям законодательства осуществляется согласование проекта документа.

Согласование может осуществляться как в учреждении (со структурными подразделениями, с должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проекте документа, – внутреннее), так и за его пределами (внешнее).

Внутреннее согласование осуществляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ, и дату визирования. В случае необходимости указывается наименование должности этого лица.

Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чём на проекте делается соответствующая отметка.

Замечания обязательно докладываются лицу, которое подписывает документ.

Проекты нормативно-правовых актов учреждения проверяются работниками юридической службы учреждения на соответствие их законодательству и визируются ими на первом образце на обратной стороне последнего листа проекта акта.

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа, его личную подпись и дату согласования. В случае, когда согласование касается более трёх учреждений, составляется «лист согласования», о чём делается отметка в самом документе на месте грифа согласования.

Засвидетельствование документа осуществляется путём его подписания, утверждения и проставления печати.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их компетенцией. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются только руководителем либо его заместителем, причём подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов и фамилии. В случае направления документа одновременно нескольким учреждениям вышестоящего уровня руководителем подписываются все экземпляры документов. Подписывается только оригинал, когда документ направляется одновременно нескольким организациям, которые относятся к сфере управления учреждения. При этом оригинал остаётся в делах учреждения, а на места рассылаются заверенные канцелярией экземпляры.

Документы подписываются, как правило, одним лицом. В случаях, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, например, при составлении финансовых документов, он подписывается двумя либо несколькими лицами, подписи которых размещаются одна под другой в соответствии с должностью. В случае подписания документа несколькими лицами, имеющими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании этого органа и секретарём.

Документы могут подписываться лицами, выполняющими обязанности конкретного должностного лица, либо его заместителями. При этом обязательно указываются должность лица, подписавшего документ, и его фамилия с добавлением в тексте подписи пометок «и.о.», «зам.».

Особым способом засвидетельствования документа после его подписания служит утверждение документа. Он утверждается соответствующими органами либо должностными лицами, к компетенции которых относится разрешение вопросов, изложенных в документах.

На документах, которые заверяют права граждан и юридических лиц либо фиксируют факт расходов денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица должна заверяться гербовой печатью. Гербовая печать ставится также на положениях, уставах, договорах, свидетельствах, доверенностях.

В отдельных случаях на документах должна быть резолюция, сделанная соответствующим должностным лицом.

Резолюция – это надпись на документе, сделанная руководителем учреждения, которая содержит указания по выполнению документа.

Резолюция состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата. В случае, если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем является лицо, определённое в поручении первым, если в документе не обусловлено иное. Для исполнения поручения такому лицу предоставляется право привлекать других исполнителей и координировать их работу.

На документах со сроками исполнения, которые не нуждаются в иных указаниях, в резолюции определяются: исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда возникает необходимость детализации порядка выполнения документа.

Во время прохождения документа в учреждении обязательно делаются такие пометки:

– о поступлении (регистрации) документа – на нижнем правом поле первого листа документа (сокращённое наименование учреждения, дата поступления документа, индекс документа);

– о взятии документа на контроль – на левом поле первого листа документа (на уровне заглавия к тексту) пишется слово «контроль» или буква «к»;

– об исполнении документа и направлении его в дело – на нижнем левом поле первого листа документа (краткая справка об исполнении, если нет документа об исполнении, слова «в дело» и номер дела, в котором документ будет сохраняться, дата направления документа в дело, должность и подпись исполнителя).

Каждый документ должен иметь отметку о непосредственном исполнителе, которая состоит из его фамилии и номера служебного телефона, которые указываются на лицевой или обратной стороне последнего листа документа.

Копия документа изготавливается и выдаётся только с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения. Учреждение может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в нём (это правило не распространяется на архивные учреждения, государственные нотариальные конторы и частных нотариусов).

Инструкцией определяется порядок оформления приложений к документам.

Приложения детализируют, разъясняют отдельные вопросы документа или вопрос в целом. О наличии приложения указывается в тексте документа или после текста документа перед подписью. Например, приложением к данной инструкции служит приблизительный перечень документов, которые не подлежат регистрации деловодной службой. В частности, к ним относятся:

1. Письма, которые поступили в копии к сведению.

2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуски.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, собраниях и повестке дня.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Информация, присланная к сведению.

6. Учебные планы, программы (копии).

7. Рекламные уведомления, плакаты, программы совещаний, конференций и т.д.

8. Прейскуранты (копии).

9. Нормы расхода материалов.

10. Поздравительные письма и приглашения.

11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

12. Научные отчёты по темам.

13. Месячные, квартальные, полугодовые отчёты.

14. Формы статистической отчётности.

Приложения к документам могут быть трёх видов:

– приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами;

– приложения, которые разъясняют или дополняют содержание основного документа;

– приложения, которые являются самостоятельными документами и рассылаются с сопроводительным письмом.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

Порядок размножения документов средствами множительной техники определяется руководителем учреждения, а необходимость размножения отдельных документов – руководителями структурных подразделений. Размножение небольших по объёму документов может осуществляться непосредственно с помощью средств оргтехники. Размножение больших по объёму документов должно осуществляться специализированным подразделением (множительным цехом) по таким правилам:

– для выполнения множительных работ исполнитель заполняет заказ, который подписывает руководитель структурного подразделения;

– документы на размножение передаются в множительный цех вместе с заказом. При этом заказу присваивается номер, отмечается дата его передачи, устанавливается срок выполнения заказа;

– заказы регистрируются в специальном журнале учёта работы множительного цеха. Лицо, которое получает размноженный документ, расписывается на заказе с отметкой даты получения;

– оригиналы документов после изготовления с них копий возвращаются по принадлежности.

Определенные особенности имеет подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов.

Заседания коллегиальных органов осуществляются в соответствии с утверждёнными планами их работы и по мере необходимости. В плане работы коллегиального органа указываются содержание вопросов, дата рассмотрения, фамилия докладчика и наименование структурного подразделения, которое готовит документы для рассмотрения коллегиальным органам, срок подачи документов. Руководители структурных подразделений заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка о мотивах внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.

Документы по вопросам, которые выносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны подаваться не позже чем за пять дней до заседания. К ним относятся:

– докладная записка (адресованная коллегиальному органу), в которой основательно изложены вопросы с выводами и предложениями;

– проект решения коллегиального органа, а в случае необходимости и проект приказа;

– справка о согласовании проекта с заинтересованными структурными подразделениями и другими учреждениями;

– список лиц, которые приглашаются на заседания коллегиального органа.

О каждом собрании коллегиального органа составляется протокол, который оформляется в соответствии с правилами.

Свое закрепление нашел и порядок обработки и рассылки исходящих документов.

Исходящие документы, в том числе изготовленные на ПК, обрабатываются и посылаются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позже следующего рабочего дня. Не допускается рассылка или передача документов без регистрации их в канцелярии. При этом обязательно проверяется:

– правильность оформления документа и размещения на нём всех реквизитов;

– правильность указания адреса;

– наличие всех необходимых подписей на документе и дополнениях к нему;

– наличие виз на копии документа, которая остаётся в делах учреждения;

– наличие на документе отметки о дополнениях;

– соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

На оригиналах документов, которые подлежат возвращению, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возвращению». Документы, которые посылаются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте.

В регистрационной карточке или журнале указываются номер исходящего документа, дата регистрации, заглавие (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет сохраняться его копия. Оригиналы приказов, планов, отчётов, протоколов и т.д. остаются в учреждениях, которые являются авторами этих документов. В другие учреждения посылаются их заверенные копии.

Организация контроля за исполнением документов представляет собой один из важнейших этапов надлежащего осуществления деловодства. Задачей такого рода контроля является обеспечение своевременного и качественного их исполнения. Контролю подлежат зарегистрированные документы, в которых установлено то или иное задание.

Контроль за исполнением документов включает такие виды работ:

– постановку документов (поручений) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;

– проверку своевременного доведения документов до исполнителей;

– предварительные проверки и регулирование хода исполнения;

– учёт и обобщение результатов контроля за исполнением документов (поручений);

– информирование руководителя о ходе и результатах исполнения документов (поручений);

– снятие документов с контроля;

– формирование картотеки исполненных документов.

Документ считается исполненным только тогда, когда поставленные в нём вопросы нашли свое разрешение и корреспонденту дан ответ по существу. После исполнения документ снимают с контроля. Снять документ с контроля может только то лицо, которое поставило его на контроль.

Цели оптимизации работы с документами и дальнейшего их использования в необходимых случаях предполагают необходимость составления номенклатура и формирования дел, их хранение.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в учреждении, оформленный в соответствующем порядке с указанием сроков сохранения дел.

Номенклатура дел является обязательным для каждого учреждения документом, который составляется для создания в учреждении единой системы дел, обеспечения их учёта, быстрого розыска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное сохранение в процессе деловодства.

Существует три вида номенклатура дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации, и является нормативным актом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются органами высшего уровня для организаций, которые принадлежат к сфере управления учреждения, и используются ими в качестве методических пособий во время составления индивидуальных номенклатур дел.

Как правило, индивидуальная номенклатура дел учреждения состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в деле в соответствии с номенклатурой дел. Во время формирования дел следует придерживаться следующих правил:

– группировать в дела только оригиналы (в случае их отсутствия – заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, не допускать включение в дела черновых, личных, дублирующих документов, документов, которые подлежат возвращению, и размноженных копий;

– группировать в дела документы одного деловодного года (за исключением особых, судебных, переходных дел). Личные дела формируются на протяжении всего времени работы лица в учреждении;

– группировать в дела отдельно документы постоянного и временного сроков сохранения.

Как исключение, когда этого требует специфика работы в учреждении, документы постоянного и временного сроков сохранения, связанные с решением одного вопроса, могут группироваться на протяжении деловодного года в одно дело.

Документы в деле группируются в хронологическом или логическом порядке либо в их совмещении.

Документы заседаний коллегиальных органов группируются в два дела:

– протоколы и документы к ним (доклады, справки и т.д.);

– документы по организации заседаний (повестка дня, проекты и копии решений и т.д.).

Протоколы группируются в хронологическом порядке по их номерам. Документы к заседаниям систематизируются по датам и номерам протоколов; внутри группы документов, которые касаются одного протокола, – по повестке дня.

Оконченные дела постоянного и продолжительного (свыше 10 лет) сроков сохранения должны сдаваться в архивные подразделения учреждения для последующего хранения и использования. Дела времен­ного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в ар­хив­ное подразделение учреждения по согласованию с его руководителем.

Подготовка документов к передаче в архивные подразделения учреждения включает:

– экспертизу ценностей документов;

– составление описей дел;

– передачу дел в архивные подразделения учреждения и обеспечение сохранности документов.

Свое отражение в инструкции нашли также вопросы, касающиеся организации и функций деловодной службы.

Работа деловодной службы регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе положения (устава) об учреждении, приведенной инструкции и утверждается руководителем учреждения. Деятельность работников деловодной службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем деловодной службы на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и утверждаются руководителем учреждения. Основной задачей деловодной службы является установление единого порядка документирования и работы с документами в учреждении на основе использования современной вычислительной техники, автоматизированной технологии работы с документами и сокращения числа документов.

В соответствии с этой задачей деловодная служба: разрабатывает инструкции по деловодству и номенклатуре дел; организовывает по поручению руководства подготовку документов, обеспечивает их оформление и выпуск; организовывает и обеспечивает документальное и организационно-техническое обслуживание работы коллегиальных органов; организовывает печатное изготовление, копирование, тиражирование документов.

На руководителя деловодной службы возлагается персональная ответственность за обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами в учреждении; за выполнение плана работы и соблюдение необходимых условий труда должностных лиц деловодной службы; за соблюдение трудовой и исполнительной дисциплины в коллективе деловодной службы.