Рейтинг: 4.2/5.0 (1843 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Случается, что в учреждении или какой-либо фирме требуется съездить куда-то. Зачастую сотрудники используют в этих целях такси.
Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее.
Поездка на такси. Необходимость или излишество?
Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.
Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.
В таких случаях выручить может вызов такси.
Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным. Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения.
Случаи целесообразности
Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси. Главными условиями, при которых таковое можно счесть возможным, являются приносимая эффективность, доход от результата или рациональность.
Целесообразность поездок оценивать может сама фирма, однако она должна быть доказуема или обоснована для налоговой службы ввиду списания расходов на них.
Поэтому поездку на такси считать уместной в тех случаях, когда причинами для них являются:
Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях. Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.
Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке.
Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные.
В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.
Проводки по депонированной зарплате осуществляются в момент начисления. Подробнее здесь.
Служебная записка на оплату таксиСлужебная записка необходима для диалога между отделами организации, когда недостаточно просто высказать требование, пожелание или нужду, а важно задокументировать обращение от нижестоящего лица к вышестоящему. В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку. Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы.
Образец служебной записки на оплату такси:
1.01.2014 №1 г. Иваново
Об оплате такси
Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку. Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток.
Должность________________ Сидоров С.С.
Обоснование проблемы
Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.
Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие).
В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.
Кому подавать?
По поводу возмещения расходов на такси нужно обращаться именно со служебной запиской, обращена она должна быть не к бухгалтеру, как может показаться на первый взгляд, а непосредственно к руководителю. Бухгалтер осуществляет в дальнейшем распоряжение руководителя по компенсации расходов на транспорт.
Руководитель же в свою очередь обязан оценить обоснованность совершенных затрат и поставить свою резолюцию: одобрить или же отказать в компенсации.
При одобрении предложения сотрудника руководитель выносит решение и выписывает приказ, в соответствии с которым действует бухгалтер, совершая выплату затраченного работнику.
Смотрите также видео, как оформлять компенсацию работникам проезда на транспорте Сопроводительные документыК служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.
В первую очередь, таким документом является чек от таксиста, в котором указаны километраж, затраты топлива, время, когда был выдан чек, а также данные фирмы и самого водителя, где можно еще раз уточнить всю необходимую информацию.
К сопроводительным документам стоит приложить билет на поезд или самолет, где указано время отбытия. Также обычно добавляется приказ руководителя организации на командировку, где указывается и необходимость использования такси, и служебная записка.
Дальнейшие действия руководителя
Кстати, о приказах. Роль руководителя четко связана именно с ними, поскольку его слово является решающим. Приказ о компенсации расходов сотруднику выписывается руководителем, и он относится к действиям, совершаемым по получении служебной записки от сотрудника.
Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:
Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.
В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.
К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.
Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму. Также бухгалтер обязан указать на оборотной стороне отчета сумму расхода, принятую к учету. Проверенный отчет предоставляется руководителю, который его утверждает, затем бухгалтер его принимает к учету. Компенсация выдается работнику по кассовому ордеру.
Остаток от неиспользованного аванса сдается сотрудником с помощью приходного кассового ордера. По расходному кассовому ордеру сотруднику бухгалтерии может быть сдан перерасход по авансовому отчету. На основании авансового отчета происходит списание денежных сумм.
Каждый предприниматель должен знать, как снять ККМ с учёта. Смотрите здесь.
Статистика по оффшорам свидетельствует, что это прибыльное дело. Статья расскажет подробнее.
ПриказРуководитель выписывает приказ на возмещение расходов на такси сотруднику, и никто другой. Форма написания приказа является свободной, не унифицированной и производится на бумаге формата А4.
Руководитель предприятия, если такие ситуации не редки, может выписать общий приказ о процедуре выплат компенсации расходов сотрудникам, руководствуясь которым будет действовать бухгалтер.
В этом случае можно будет точно определить, что именно и в какой срок обязан сделать работник, чтобы получить свою компенсацию, какие документы приложить. Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.
Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт. То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.
Налогообложение
Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией. При расчете не учитывается НФДЛ в полном объеме, так как затрачиваемые сотрудником средства на поездку в такси не являются его личной экономической выгодой.
Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%.
При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.
Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:
Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами.
При следовании системе налогообложения ЕНВД оплата производится по вмененному доходу. Следовательно, расходы на проезд не оказывают влияния на налоговую базу. Если расходы на такси не имеют документального подтверждения, в этом случае предприятие имеет право возместить их своему сотруднику, но расчет налогов будет вестись иначе и учитываться такие расходы не будут.
Вопрос:
Сотрудники нашей организации пользуются такси в командировочных целях (до аэропорта и обратно), а так же заказывают такси для перемещения по городу в течении дня на встречи с деловыми партнерами, посещения мероприятий и т п. а так же если возвращение в служебных целях происходит поздним вечером или ночью, когда не возможно вернуться на общественном транспорте.
Так же организация несет расходы за третьих лиц (гостей), где оплачивает такси из аэропорта до офиса, либо перемещение по городу.
1. Должна ли наша организация удерживать НДФЛ с сотрудников организации, если это не командировка?
2. Уменьшают ли такие расходы налог на прибыль, если сотрудник прилагает служебную записку с обоснованием?
3. Должна ли организация брать данные с третьих лиц, для подачи в ИФНС на них сведения по форме 2-НДФЛ (как получение дохода в натуральной форме).
Согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы. указанные в пункте 2 статьи 226 НК РФ, именуются налоговыми агентами и обязаны исчислить. удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога. исчисленную в соответствии со статьей 224 НК РФ с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей.
В соответствии с пунктом 2 статьи 226 НК РФ исчисление сумм и уплата налога в соответствии с настоящей статьей производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент[1].
Пунктом 1 статьи 210 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. или право на распоряжение которыми у него возникло.
В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме. относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг ), в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.
Необходимо учитывать, что выплаты в натуральной форме, полученные физическим лицом, являются его доходом только в том случае, когда произведены в его пользу и в его интересах.
По нашему мнению, при перемещении по городу для осуществления деловых переговоров работники Вашей Организации пользуются услугами такси в связи со служебной необходимостью, соответственно у них не возникает дохода в натуральной форме.
Данный вывод подтверждается Письмом Минфина РФ от 14.05.2010г. № 03-04-06/1-97, в котором сказано следующее:
«В соответствии с положениями пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата в его интересах организациями товаров, работ, услуг.
Оплата услуг такси в связи с производственной необходимостью осуществляется в интересах самой организации, а не налогоплательщика-работника.
Учитывая изложенное, в доход налогоплательщиков - работников организации не включаются суммы оплаты услуг такси, используемых в производственных целях ».
При этом необходимо подтвердить служебную необходимость использования услуг такси соответствующими документами.
По нашему мнению, такими документами могут быть:
- служебные записки работников с обоснованием необходимости поездки на такси (Например, для своевременного выполнения срочных служебных поручений или с целью экономии времени из-за нерегулярных рейсов общественного транспорта);
- чек ККТ или бланк строгой отчетности, подтверждающие фактическую оплату услуг такси;
- отчеты о проведенных представительских мероприятиях (переговоры, встречи).
При использовании услуг такси в случае возвращения с работы (переговоров) в позднее время, когда не работает общественный транспорт сообщаем следующее.
В рассматриваемом случае расходы организации на оплату проезда работников также связаны с производственной необходимостью. поскольку проезд работников до места работы и обратно при отсутствии рейсов общественного транспорта самостоятельно невозможен.
С учетом невозможности работнику добраться до места работы и обратно суммы оплаты организацией проезда работников к месту работы и обратно не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, являться объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц.
Таким образом, суммы, израсходованные Вашей Организацией на оплату проезда работников при отсутствии рейсов общественного транспорта, не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.
Данный вывод подтверждается Письмами Минфина РФ от 11.05.2006г. № 03-03-04/1/434 и № 03-03-04/1/435.
В данной ситуации также необходимо подтвердить производственную необходимость использования услуг такси.
В частности к подтверждающим документам, помимо указанных выше, по нашему мнению, можно отнести:
- табель учета рабочего времени, в котором указана отметка о работе сотрудника в ночное время;
- распечатку данных пропускной системы (при ее наличии) о том, что работник покинул рабочее место в позднее время.
Вопрос 2: Уменьшают ли такие расходы налог на прибыль, если сотрудник прилагает служебную записку с обоснованием?
1. Рассмотрим возможность учета затрат на оплату услуг такси для осуществления работникамипоездок по городу в течения дня с целью проведения встреч с партнерами (не в командировке) в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.
На основании статьи 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в частности расходы на проезд.
При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Законодательство РФ не содержит определения понятия «разъездной характер работы».
К работам, имеющим разъездной характер, могут быть отнесены, например, работы курьера, страхового консультанта (Письмо Минфина РФ от 27.08.2007г. № 03-03-06/3/14), водителя, постоянно занимающегося международными перевозками грузов (Письмо ФНС РФ от 01.02.2006г. № 04-1-02/59@).
Таким образом, очевидно, что к разъездной работе следует относить только работу, по которой трудовая функция связана с постоянными перемещениями по одному (или нескольким) населенному пункту и у работника, как правило, нет постоянного рабочего места как такового. Необходимость поездок для выполнения служебных поручений сама по себе не может свидетельствовать о разъездном характере его работы .
Вместе с тем, поскольку закрытый перечень должностей и профессий работников с разъездным характером работы нормативными правовыми актами также не установлен, по смыслу части 2 статьи 168.1 ТК РФ такой перечень работ, профессий, должностей устанавливается либо коллективным договором, соглашениями, либо работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте.
На основании вышеизложенного Ваша Организация, по нашему мнению, вправе локальным актом установить разъездной характер работы в отношении определенных категорий работников, если их работа подразумевает служебные поездки.
При исчислении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по возмещению работникам с разъездным характером работы затрат, связанных со служебными поездками, учитываются в составе прочих расходов . связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Контролирующие органы сходятся во мнении, что компенсация расходов на проезд работника, имеющего разъездной характер работы, может быть учтена в составе расходов . уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.
Так, в пункте 2 Письма ФНС РФ от 06.08.2010г. № ШС-37-3/8488 со ссылкой на Письмо Минфина РФ от 18.08.2008г. № 03-03-05/87 разъясняется, что возмещение работникам расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, связано с выполнением ими трудовых обязанностей и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
При этом Минфин РФ подчеркивает, что организация имеет право включить в расходы для целей налогообложения стоимость расходов на такси для сотрудников только при условии их документального подтверждения (Письма от 27.08.2009г. № 03-03-06/2/162, от 31.07.2009г. № 03-03-06/1/505, от 22.05.2009г. № 03-03-06/1/339, от 12.05.2008г. № 03-03-06/2/47).
Документальным подтверждением расходов на оплату такси, по мнению контролирующих органов, служит кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009г. № 112 (Письма УФНС России по г. Москве от 06.08.2009г. № 16-15/080978, от 19.12.2007г. № 28-11/121388).
В Письме ФНС РФ от 06.08.2010г. № ШС-37-3/8488 также указано, что главой 25 НК РФ не установлено ограничений в отношении размера затрат на возмещение расходов по статье 168.1 ТК РФ, однако критерием является пункт 1 статьи 252 НК РФ, в частности, подтверждение надлежащим образом оформленными документами .
Таким образом, для учета расходов на оплату услуг такси при регулярных поездках работников по городу на встречи с деловыми партнерами, Организации необходимо, чтобы в локальном нормативном акте и в трудовом договоре с ними был указан разъездной характер их работы. Кроме того, расходы на проезд должны быть подтверждены соответствующими документами (чеки на оплату услуг такси, служебные записки, разъездные ведомости и т.п.).
В случае, если работа сотрудников не носит разъездной характер (имеют место разовые поездки), то затраты на услуги такси, по нашему мнению, могут учитываться в составе расходов . учитываемых при налогообложении прибыли, при условии их документального подтверждения и обоснования производственной необходимости (например: для своевременного выполнения срочных служебных поручений или с целью экономии времени из-за нерегулярных рейсов общественного транспорта).
Вместе с тем, в связи с отсутствием официальной позиции контролирующих органов по данному вопросу, мы не можем исключить риск предъявления претензий Вашей Организации в части учета расходов на такси при разовых поездках работников вне командировок при расчете налога на прибыль.
Арбитражная практика по данному вопросу в настоящий момент не сформирована.
2. В отношении поездок на такси при возвращении в позднее время, когда не работает общественный транспорт, сообщаем следующее.
Пунктом 26 статьи 270 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы не учитываются в том числе расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом,за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства. и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами .
По мнению налоговых органов затраты на доставку работников на таксине учитываются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.
Так в Письме УФНС РФ по г. Москве от 27.06.2008г. № 20-12/060976 сказано следующее:
«При определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства. Также в целях налогообложения прибыли не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно, если они предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Об этом сказано в п. 26 ст. 270 НК РФ.
Следовательно, расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортомучитываются в целях налогообложения прибыли, если такая доставка вызвана технологическими особенностями производства (в данном случае многосменный режим работы гостиницы). Также такие расходы учитываются в целях налогообложения прибыли, в случае если в трудовых или коллективных договорах предусмотрена оплата проезда сотрудников указанным транспортом.
При этом все произведенные расходы по оплате проезда к месту работы и обратно учитываются в составе расходов при условии ведения в отношении каждого сотрудника персонифицированного учета и документального подтверждения первичными документами в соответствии с законодательством РФ.
Таким образом, оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно на таксине включается в состав расходов для целей налогообложения прибыли (независимо от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре) ».
Аналогичные выводы были сделаны в Письме УФНС по г. Москве от 27.01.2006г. № 20-12/5434.
Между тем арбитражная практика в отношении расходов на доставку работников на работу и домой на такси в большинстве своем складывается в пользу налогоплательщиков (Постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 30.11.2009г. № А41-К2-17242/07, Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.06.2009г. № 09АП-8089/2009-АК).
Основанием для такой позиции служат, в том числе и технологические особенности деятельности предприятия (круглосуточный или многосменный режим работы персонала отдельных подразделений), обуславливающие необходимость доставки работников, заканчивающих смену в ночное время, так как в это время общественный транспорт прекращает свою работу.
В Постановлении ФАС Московского округа от 01.04.2009г. № КА-А40/2218-09 судьи указали на то, что расходы на такси имеют прямое отношение к производственной деятельности предприятия, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными. Фабрика удалена от жилого массива и остановок транспорта общего пользования. Кроме того, условие о доставке работников на работу и обратно является неотъемлемой частью заключаемых предприятием трудовых договоров.
В Решении Арбитражного суда г. Москвы от 25.04.2008г. № А40-63923/07-75-386 судьи также обратили внимание на то, что положения п. 26 ст. 270 НК РФ не исключают возможности признания расходов на проезд сотрудников к месту работы и обратно, если это связано с технологическими особенностями производства (например, с удаленностью объекта, сменным характером работы, отсутствием маршрута общественного транспорта в месте расположения предприятия). Данные обстоятельства в рассматриваемом случае имели место.
Налоговые органы указали на то, что коллективный договор предприятием не заключен, при этом п. 26 ст. 270 НК РФ позволяет учитывать эти расходы, только если они предусмотрены трудовыми и (или) коллективными договорами. Арбитры с этим выводом также не согласились, указав, что из п. 26 ст. 270 НК РФ следует, что данная норма содержит два самостоятельных основания. позволяющих признавать такие расходы при исчислении налога на прибыль: технологические особенности производства и условия трудового (коллективного договора). В связи с чем отсутствие коллективного договора не лишает налогоплательщика права на признание этих затрат в составе расходов в силу технологических особенностей производства.
В Постановлениях ФАС Поволжского округа от 30.05.2008г. № А65-16782/07, ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008г. № А11-12900/2006-К2-23/842 налоговые органы настаивали на одновременном соблюдении этих двух условий при признании данных расходов, с чем суды также не согласились .
Таким образом, затраты на оплату услуг такси, связанных с доставкой работников в позднее время при неработающем общественном транспорте, по нашему мнению, могут быть, учтены в составе расходов при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.
При этом также необходимо документально подтвердить производственную необходимость указанных затрат.
Кроме того, во избежание возникновения спорных ситуаций, рекомендуем в коллективном или трудовых договорах с работниками закрепить возможность компенсации стоимости проезда на такси в случае позднего возвращения с работы .
3. Рассмотрим возможность учета в составе расходов, принимаемых для целей налогообложения прибыли, затрат на услуги такси при перевозке третьих лиц (гостей).
В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы. связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
При этом согласно пункта 2 статьи 264 НК РФ к представительским расходам относятся, в частности, расходы натранспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно .
Таким образом, расходы на транспортное обеспечение доставки указанных выше лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно признаются представительскими расходами. Однако для признания данного вида расходов представительскими, необходимо их соответствующее документальное подтверждение.
Согласно Письму Минфина РФ от 13.11.2007г. № 03-03-06/1/807 и Письму УФНС России по г. Москве от 12.04.2007г. № 20-12/034115 документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться. в частности:
1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
2) смета представительских расходов;
3) первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;
5) отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным представительским мероприятиям), в котором указывается:
- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
- дата и место проведения;
- состав приглашенной делегации;
- участники принимающей стороны;
- величина расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Следовательно, если расходы на транспортное обеспечение доставки участников переговоров к месту проведения мероприятия и обратноотмечены в отчете и подтверждены первичными документами, то их можно учесть при налогообложении прибыли .
Расходы Организации по перевозке гостей по городу, не связанные с их доставкой к месту проведения представительского мероприятия и обратно. по нашему мнению,могут учитываться в прочих расходах . связанных с производством и реализацией (подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ), при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.
При этом, обращаем Ваше внимание, что Конституционный Суд в Определениях от 16.12.08 № 1072-О-О, от 04.06.07 № 320-О-П и от 04.06.07 № 366-О-П разъяснил основные моменты, связанные с толкованием понятий оправданности и экономической обоснованности и применением норм статьи 252 НК РФ:
1. Расходы являются оправданными и экономически обоснованными, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом имеет значение лишь цель и направленность такой деятельности, а не ее результат (абз. 7, 8 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 3, 4 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 3, 4 п. 3 Определения N 366-О-П).
2. Экономическая оправданность расходов не может оцениваться исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата (абз. 9 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 5 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 5 п. 3 Определения 366-О-П).
3. Целесообразность, рациональность, эффективность финансово-хозяйственной деятельности вправе оценивать лишь налогоплательщик единолично, поскольку он осуществляет деятельность самостоятельно и на свой риск. Так, исходя из принципа свободы предпринимательской деятельности, суды не призваны проверять экономическую целесообразность принимаемых налогоплательщиком решений в сфере бизнеса (абз. 9, 10 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 5, 6 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 5, 6 п. 3 Определения N 366-О-П, Определение ВАС РФ от 12.08.2008 N 9783/08).
4. Все произведенные организацией расходы изначально предполагаются обоснованными. Доказать их необоснованность должны именно налоговые органы (абз. 11, 13 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 7, 9 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 7, 9 п. 3 Определения N 366-О-П).
Вместе с тем, в связи с отсутствием официальной позиции контролирующих органов по данному вопросу, мы не можем исключить риск предъявления претензий Вашей Организации в части учета расходов на такси при перевозках третьих лиц (гостей), не связанных с их доставкой к месту проведения представительского мероприятия и обратно, при расчете налога на прибыль.
Арбитражная практика по данному вопросу в настоящий момент не сформирована.
Вопрос 3:Должна ли организация брать данные с третьих лиц, для подачи в ИФНС на них сведения по форме 2-НДФЛ (как получение дохода в натуральной форме).
Как было отмечено выше, при выплате дохода физическому лицу в натуральной форме, Организация признается налоговым агентом и обязана удержать налог на доходы физических лиц (статьи 211, 226 НК РФ).
При этом в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
В соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога .
Объектом обложения НДФЛ в соответствии со статьей 209 НК РФ признается доход, полученный налогоплательщиком - физическим лицом.
По мнению ФНС РФ, изложенному в Письме от 18.04.2007г. № 04-1-02/306@ представительские расходы не признаются выплатами в пользу физических лиц, так как являются расходами организации . Согласно статье 41 НК РФ они не могут быть экономической выгодой физического лица и, соответственно, его доходом, поэтому объекта налогообложения НДФЛ не возникает.
Таким образом, если расходы по оплате услуг такси при перевозке третьих лиц (гостей), будут отнесены Вашей Организацией в состав расходов (представительских или прочих, связанных с производством и реализацией) при расчете налога на прибыль. то необходимости удерживать НДФЛ и, соответственно, письменно сообщать о невозможности его удержать не возникнет .
Если же затраты по оплате услуг такси при перевозке третьих лиц не будут отнесены в состав расходов, то такие расходы должны будут рассматриваться как доход таких представителей .
И в таком случае у Вашей Организации возникнет необходимость удержать соответствующую сумму налога.
А при невозможности ее удержать возникнет необходимость письменно сообщить об этом в налоговый орган.
Сообщение о невозможности удержать налог и сумме налога в соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ представляется по форме 2-НДФЛ. утвержденной пунктом 1 Приказа ФНС РФ от 17.11.2010г. № ММВ-7-3/611@.
[1] за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со статьями 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 227, 227.1 и 228 НК РФ с зачетом ранее удержанных сумм налога.
Режим работы значительного числа предприятий общественного питания установлен таким образом, что заведение закрывается глубоко ночью, когда общественный транспорт обычно уже не ходит. Соответственно, возникает потребность использования такси для доставки работников домой.
Как правило, предприятие заключает договор о возмездном оказании услуг по организации перевозок легковым автомобильным транспортом (такси). Рассмотрим, в каких ситуациях расходы на такси можно учесть при исчислении налога на прибыль и какими документами целесообразнее запастись компании, чтобы избежать претензии налоговиков.
Когда можно признать такие расходы?Расходами признаются обоснованные, документально подтвержденные затраты, связанные с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). В Налоговом кодексе расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно на такси прямо не названы, но перечень расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Вместе с тем необходимо учитывать положения п. 26 ст. 270 НК РФ, согласно которому в расходах не учитываются затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами и ведомственным транспортом, за исключением случаев, когда затраты включаются в состав расходов на производство и реализацию в силу технологических особенностей производства или затраты предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.
Таким образом, затраты на доставку работников до места работы и обратно могут учитываться в составе расходов по одному из двух оснований:
1) если компания принимает на себя обязательства по доставке сотрудников до места работы в рамках трудовых отношений, закрепив соответствующие обязательства в трудовых договорах и (или) коллективном договоре;
2) если затраты на доставку вызваны технологическими особенностями производства.
По мнению автора, если у компании указанные расходы носят систематический характер, то целесообразно закрепить условие о доставке работников в ночное время до места работы и обратно на такси в трудовом и (или) коллективном договоре. Также, например, данное условие может быть внесено в трудовые договоры с лицами тех должностей, которые могут привлекаться к аварийным работам. Правомерность учета расходов на доставку работников на такси и специальном транспорте, если в коллективном договоре была предусмотрена соответствующая гарантия работодателя, подтверждают и судьи (см. Постановление Четырнадцатого Арбитражного Апелляционного суда от 11.09.2012 по делу N А05-2053/2012).
Доставка работников до места работы и обратно, осуществляемая в ночное время, обусловлена тем, что транспорт общего пользования либо вообще не работает, либо интервалы его движения очень велики. В Письме Минфина РФ от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449 было отмечено, что если время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу, расходы на осуществление доставки сотрудников на транспорте до места работы могут быть учтены для целей налогообложения. Правомерность признания расходов на доставку работников, работающих в ночное время, подтвердил ФАС УО в Постановлении от 17.12.2007 N Ф09-10398/07-С3.
Технологической особенностью в рассматриваемой ситуации, по мнению автора, также следует считать основание для вызова сотрудника на работу, выражающуюся в необходимости срочных, неотложных работ или наличии чрезвычайной или аварийной ситуации, то есть ситуации, когда работник должен срочно прибыть к месту работы, что может обеспечить именно такси.
Претензии контролирующих органовНалоговые органы иногда доначисляют налог на прибыль, если в заключенных между работниками и работодателем трудовых договорах или коллективном договоре не предусмотрены условия по доставке работников от места работы и обратно служебным транспортом работодателя. При этом суды принимают сторону налогоплательщиков, если указанные расходы связаны с технологическими особенностями производства в силу отсутствия у общества собственного транспорта для перевозки работников, режимом работы торговых объектов и их удаленностью от населенных пунктов и места проживания работников (Постановление ФАС ВСО от 27.09.2010 по делу N А33-18167/2008).
Заметим: хотя из буквального толкования п. 26 ст. 270 НК РФ следует, что приведенные выше основания самостоятельны, включение соответствующих положений в трудовой или коллективный договор исключает необходимость доказывать наличие технологических особенностей производства, и, наоборот, в судебном споре аргументом в споре с налоговым органом выступают как условия трудовых (коллективного) договоров, так и технологические особенности производства (см. например, постановления ФАС ЗСО от 15.03.2013 по делу N А27-11302/2012, ФАС ЗСО от 15.01.2010 по делу N А27-6748/2009 ).
Подтверждающие документыПомимо внесения соответствующих положений в трудовые и (или) коллективный договоры, по мнению автора, следует оформить приказ руководителя, в котором установить необходимость доставки работников до места работы и обратно посредством услуг такси в ночное время в связи с установленным режимом работы, в аварийных и чрезвычайных ситуациях, а также при внеплановых и неотложных работах на оборудовании предприятия, то есть указать на технологические особенности производства.
Факт оказания услуг такси и их стоимость могут подтвердить следующие документы:
— договор на оказание услуг;
— акты оказанных услуг (на каждую поездку или за определенный отчетный период, к примеру, месяц).
Если акт оказанных услуг будет оформляться в виде единого документа за определенный период и из него нельзя будет определить маршрут, дату и стоимость конкретных поездок, от перевозчика целесообразно получить реестр поездок или иной документ, в котором будут детализированы оказанные предприятию услуги: проставлены дата, время, маршрут и стоимость выполненных поездок.
Так, ФАС СЗО в Постановлении от 10.12.2013 по делу N А13-6206/2012 признал расходы на оплату такси экономически обоснованными и документально подтвержденными на основании квитанции по форме, согласованной сторонами договора, в которой содержались номер и дата документа, наименования заказчика и исполнителя, наименование услуги, количество пассажиров, маршрут поездки, стоимость услуги, подписи уполномоченных представителей заказчика и исполнителя. В рассматриваемом случае предприятием также было принято положение об использовании корпоративного личного автотранспорта, услуг транспортных компаний и политике использования корпоративного и личного транспорта в производственных целях. Доставка работников к месту работы и обратно на такси была обусловлена технологическими особенностями производства, что подтверждалось удаленностью предприятия от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения предприятия.
Отметим, что налоговые органы могут предъявить предприятию претензии даже при наличии всех названных документов, если из них невозможно будет установить, какой именно работник воспользовался услугами такси (был пассажиром). В частности, УФНС по г. Москве в Письме от 27.06.2008 N 20-12/060976 указало, что затраты на доставку работников могут быть учтены в расходах только при условии ведения персонифицированного учета в отношении каждого работника.
Чтобы минимизировать данный риск, нужно проследить, обеспечивают ли документы возможность установить, какой конкретно работник воспользовался услугами такси. К примеру, фамилия, имя, отчество работника могут быть прописаны в заявке, которую предприятие направляет перевозчику, когда необходимо заказать такси, или могут быть указаны в реестре поездок.
Если предприятие не направляет перевозчику заявок на заказ услуг такси или заявки не содержат данных, позволяющих персонифицировать работников, доставленных к месту работы и обратно на такси, целесообразно вести внутренний журнал учета поездок на такси, который будет содержать следующие реквизиты: дату, время (примерное), маршрут, причину поездки (например, окончание работы в ночное время или ремонтные работы на предприятии), Ф. И.О. работника(ов), его (их) должность:
Достоверность сведений, указанных в журнале, ежемесячно может подтверждать лицо, ответственное за взаимодействие с перевозчиком, путем проставления подписи.
Напомним также, что первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Итак, если расходы на такси носят систематический характер, предприятию целесообразно закрепить доставку работников в ночное время до места работы и обратно на такси в трудовых договорах и (или) коллективном договоре. Кроме этого, рекомендуем оформить приказ руководителя, указав в нем на технологические особенности производства, которые вынуждают пользоваться услугами такси (ночное время, срочность работ и т. д.).
Факт оказания услуг такси можно подтвердить договором, актом оказанных услуг и, если акт не содержит необходимой детализации, реестром поездок или иным документом. Чтобы налоговые риски были минимальны, документы должны показывать, какой конкретно работник воспользовался услугами такси.
Подтверждаем документами расходы на такси в налоговом учете
Похожие записи:
