Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний - реферат, курсовая работа, диплом

1.3 Формирование повестки дня

1.4 Участники совещания

1.5 Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

2. Оформление документов при проведении совещаний

2.1 Стенограмма и фонограмма

2.3 Электронный документооборот и совещания

Приложение 1 Пример-образец приказа о проведении совещания

Приложение 2 Повестка дня совещания

Приложение 3 Повестка дня оперативного совещания

Приложение 4 Приглашение (извещение) на предприятие

Приложение 5 Выписка из протокола

Тема нашего исследования - «Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний».

Управленческая деятельность, как функция организованной системы, может быть построена на принципах единоначалия и коллегиальности. В учреждениях, организациях, фирмах, построенных на принципах единоначалия, все управленческие решения единолично принимает руководитель и несет за них персональную ответственность.

В организациях, построенных на принципах коллегиальности, решения принимаются коллективом большинством голосов. Но и в организациях, построенных на принципах единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, которые требуют для своего решения привлечения многих специалистов обмена информацией, выявления мнений по возникающим проблемам и совместной анализа трудных ситуаций.

Коллективное обсуждение и принятие решений проводится на съездах, конференциях, пленумах, симпозиумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Эти мероприятия могут быть периодическими или иметь разовый характер.

В определениях всех форм коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от глагола совещаться, то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» - пятиминутка, летучка, оперативка, планерка. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам./3, с.99/

Термин «совещание» используется далее как обобщенный. Так как в принятии решений задействовано много работников, то этот вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.

Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И наверное многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.103/

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть - запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

1.1 Виды совещаний

Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

- симпозиум - расширенное совещание по специальному научному вопросу;

- конференция - расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

- конгресс, съезд - совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

- диктаторское - свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

- автократическое - основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

- сегрегативное - доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

- дискуссионное - свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

- свободное - на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями./3, с.104/

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения./3, с.105/

1.2 Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

-- основные вопросы для обсуждения,

-- место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. приложение 1).

1.3 Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать -- они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.

Составленная повестка дня утверждается руководителем, образец такого документа представлен в приложении 2. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Как видно из приложения 3, она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется./1, с.81/

1.4 Участники совещания

После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

-- которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);

-- которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;

-- которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;

-- которые будут организовывать выполнение решений совещания.

К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания, как это показано в Приложении 2.

В крупных учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен проект решения.

Если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:

-- информации о дате, месте и времени проведения;

-- предложения принять участие;

-- просьбы о подтверждении участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия. Возможный вариант оформления показан в Приложении 4.

От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

-- приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо

-- повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3-5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже -- за 1-2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

Организаторам совещания нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и поддерживать обратную связь. Следует уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств./3, с.109/

1.5Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

Для успешного проведения совещания (эффективная работа участников и оперативное обсуждение вопросов) большое значение имеет своевременная подготовка размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиальное обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основною докладчика и содокладчиков.

Подготовка печатного материала целесообразна не только из соображений экономии времени на совещании, но и потому, что восприятие информации во всем ее разнообразии «с голоса» для человека довольно затруднительно. Может быть недопонимание того или иного момента в устном сообщении. Наличие печатного материала поможет снять все сомнения подобного рода.

В настоящее время большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют на руках их текст или тезисы. В результате на совещании докладчик должен лишь подчеркнуть самые основные положения своего выступления в ограниченные временные рамки.

Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

Так, 10-15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не экономьте на своих сотрудниках и используйте оптимальный размер шрифта -- 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок.

Не применяйте одновременно слишком много начертаний шрифтов (хватит и 2-х, например, самых распространенных -- Times New Roman и Arial). Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями (курсивом, жирным) или подчеркиванием.

Продумайте, сколько уровней заголовков в тексте вам понадобится, нужно ли их нумеровать, как вы будете выделять наименования таблиц, схем и рисунков? Все это поможет читателю быстро ориентироваться в документе.

Главное, чтобы выбранная вами логика форматирования не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов.

Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому дадим несколько основополагающих рекомендаций по составлению текста доклада. Он должен быть:

-- кратким, насколько позволяет содержание и цель;

-- понятным (простым, а не запутанным);

Очень часто цели написания доклада состоят в том, чтобы оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное мнение или предпринять конкретные действия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения./1, с.125/

Кроме основного доклада заранее готовятся и размножаются ннформацнонно-справочные документы, позволяющие участникам совещания глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос:

Существует большое количество наглядных средств. Например, два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.

Секретарю-помощнику или секретарю-референту руководитель можег поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать.

Обычно от секретаря не требуется составление текста выступления. Он должен лишь представить полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка:

Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, так как на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные мест, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада.

Секретарь-референт может составить информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Такая работа может быть выполнена лишь секретарем-помощником, секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Ведь именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание.

Наличие проектов в письменном виде позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их изменить или дополнить. Секретарь должен востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих материалы для совещания, и организовал, соответствующее оформление полученного текста.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов, а размножены и разосланы за 24 часа до совещания. В настоящее время эта процедура также может быть выполнена с использованием электронной почты и факса./1, с.130/

2. Оформление документов при проведении совещаний

Ответственным этаном является документирование совещания, то есть запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее.

Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

2.1 Стенограмма и фонограмма

Стенограмма и фонограмма - это дословная запись всего, что говорилось на совещании, то есть всех выступлений, вопросов, ответов, реплик.

При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилий выступающих, особенно подающих реплики из зала и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не представился. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись. секретарь должен фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы установить, кому принадлежит то или иное выступление, реплика, вопрос.

Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки, диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания.

Самое важное начинается после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы./3, с.114/

Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

В зависимости от вида совещания и других факторов могут составляться следующие формы протокола:

-- полный протокол, который содержит запись всех выступлений на заседании (в нем фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, выступления участников, вопросы, замечания и т.д.);

-- краткий протокол, который содержит фамилии выступивших и краткие записи о теме выступления, принятых решениях (без подробностей хода обсуждения).

Решение о том, какую форму протокола вести на совещании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

При составлении протоколов необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, содержащейся в протоколе. Очень важно, чтобы в протоколах заседаний коллегиальных органов было указано число присутствующих, так как это имеет принципиальное «политическое» и юридическое значение. От количества присутствующих зависит установленный кворум, при наличии которого принятые решения будут иметь силу.

По своей сути протокол является конспектом совещания. Он может стать основой для обсуждения вопросов, поднимаемых на следующей встрече. Из этого документа отсутствующие на совещании смогут почерпнуть ценную информацию (ими могут быть ответственные исполнители, которые не были приглашены на обсуждение). Поэтому при составлении протокола в него необходимо включить следующие моменты:

-- дату и время проведения рабочего совещания;

-- повестку дня и ее исполнение;

Протокол ведется во время совещания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Основным профессиональным качеством секретаря должно быть умение слушать, которое сегодня является недооцененным качеством. Большинство людей на совещании очень часто начинают говорить разом. Из всех слов, которыми мы пользуемся, только малая часть несет объективную информацию, которую стоит фиксировать в документе. Многие люди обрамляют свои мысли словами, выражающими их чувства к слушателям или отношение к группе. Чтобы выделить из такого словесного потока суть, требуется значительная концентрация внимания, а также знание основных бизнес-процессов организации. Дадим ряд рекомендаций тому, кто протоколирует:

-- воспринимайте факты и идеи, а не только слова;

-- прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, предполагаемых или одобренных;

-- отмечайте слова, которые говорили бы о возможных переменах;

-- не стесняйтесь уточнять у присутствующих, если не уловили или не поняли принятого в ходе активного обсуждения решения или предстоящего действия;

-- перед тем, как перейти к следующему пункту обсуждения, подводите итог предыдущего. При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря входит лишь фиксация принятого решения в проекте протокола.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. которые оформляются как приложения.

Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Образец оформления выписки из протокола производственного совещания приведен в Приложении 5. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия./2, с.99/

Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения (см. Пример 6). При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится. Поэтому и в наших Приложении 5 ее нет.

Если вы изготавливаете копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

Контроль бывает сроковый и по существу. Ответственность за сроковый контроль возлагается на службу делопроизводства, а контроль по существу осуществляет непосредственный руководитель. На очередном совещании можно проинформировать сотрудников о выполнении решений предыдущего совещания.

В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (2000 г.), устанавливаются следующие сроки хранения протоколов :

-- протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) -- постоянно;

-- протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) -- постоянно;

-- протоколы совещаний у руководителя организации -- постоянно;

-- протоколы собраний трудовых коллективов организации -- постоянно;

-- протоколы собраний структурных подразделений организации -- 5 лет ЭПК;

-- протоколы общих собраний акционеров, пайщиков -- постоянно.

Бо льшая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел./1, с.142/

2.3 Электронный документооборот исовещания

Предприятия все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления. Он способен эффективно решать следующие задачи:

-- планирование и подготовка совещаний;

-- предоставление руководителю удобных средств анализа предыдущих совещаний;

-- контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещания.

В том или ином виде (в зависимости от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы следующие функции:

-- формирование проекта повестки дня;

-- рассылка сообщений исполнителям, ответственным за подготовку проектов решений;

-- получение проектов решений и справок от ответственных исполнителей;

-- формирование пакета документов к совещанию;

-- рассылка пакета документов участникам совещания;

-- рассылка приглашений, повестки дня;

-- формирование протокола совещания;

-- контроль исполнения решений совещаний.

Если в СЭД реализован полноценный блок автоматизации контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать необходимую отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

-- Ф.И. О. руководителя, который дал поручение;

-- Ф.И. О. ответственного исполнителя;

-- сроку исполнения поручений;

Грамотное использование СЭД призвано облегчить наш труд и высвободить время для решения задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

Если учитывать, что генеральный директор крупного предприятия в среднем тратит 17 часов в неделю, исполнительный директор -- 23 часа, а менеджер среднего звена -- 11 часов в неделю на участие в совещаниях, то эффективность их проведения способна высвободить массу полезного времени и энергии./4, с.27/

В рамках моей курсовой работы была рассмотрена тема особенностей оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний, в которой были изучены вопросы по следующей проблематики:

- формирование повестки дня;

-подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы);

- документальное оформление совещания;

- электронный документооборот и совещания.

Изученный материал показывает важность проведения оперативных и плановых совещаний, их подготовки, а главное документального оформления этих совещаний.

При выполнении курсовой работы для большей наглядности были использованы средства вычислительной техники с программным пакетом Microsoft Word 2005.

1 Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», Москва, 2003 г.

2 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М. ИНФРА-М, 2002.

3 Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. -Москва, 2003.

4 Пашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело.-2002.-№3.

5 Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3.

курсовая работа по дисциплине Менеджмент и трудовые отношения на тему: Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний; понятие и виды, классификация и структура, 2014-2015, 2016 год.

О проведении оперативных совещаний, Приказ Минздрава Республики Татарстан от 18 июня 2003 года №1009

Приказ Министерства здравоохранения Республики Татарстан
от 18 июня 2003 г. N 1009
"О проведении оперативных совещаний"

В целях повышения оперативности управления отраслью по реализации основных функций Министерства здравоохранения Республики Татарстан приказываю:
1. Утвердить Порядок проведения еженедельного совещания в Министерстве здравоохранения Республики Татарстан по оперативным вопросам управления отраслью (приложение 1 ).
2. Утвердить состав участников совещания (приложение 2 ).
3. Ответственным за организацию и проведение оперативного совещания назначить управляющего делами Министерства здравоохранения Республики Татарстан Воронцова В.Ф.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя министра здравоохранения Республики Татарстан Гильманова А.А.

Министр здравоохранения
Республики Татарстан К.Ш.Зыятдинов

Приложение N 1
к приказу Минздрава РТ
от 18 июня 2003 г. N 1009

1. Оперативное совещание в Министерстве здравоохранения Республики Татарстан проводится еженедельно по понедельникам в 17.00 час.
2. В случае изменения времени и места проведения совещания, его участники заблаговременно оповещаются об изменении планов.
3. Оперативное совещание проводит Министр здравоохранения Республики Татарстан, в случае его отсутствия один из его заместителей.
4. Состав участников оперативного совещания утверждается приказом министра здравоохранения Республики Татарстан.
5. Личное участие на совещании является обязательным за исключением уважительных причин отсутствия (отпуск, болезнь, командировка, повышение квалификации), когда в совещании принимает участие исполняющий обязанности руководителя.
6. По мере необходимости на оперативное совещание могут быть приглашены руководители структурных подразделений Минздрава РТ, представители иных министерств, ведомств, научных и учебных учреждений, которые выполняют совместные функции в области здравоохранения.
7. Управляющий делами Минздрава РТ организует оповещение участников о дате проведения совещания, ведет учет присутствующих, организует ведение протокола совещания и обеспечивает контроль выполнения принятых решений. Протокол совещания не позднее, чем на следующий день представляется министру здравоохранения Республики Татарстан и за подписью Управляющего делами Минздрава РТ рассылается для исполнения и контроля участникам совещания.
8. Протоколы совещания подшиваются и хранятся в канцелярии Минздрава РТ не менее 2 лет.
9. Не позднее 15.00 пятницы Управляющему делами Минздрава РТ в соответствии с протоколом оперативного совещания представляется справка за подписью ответственного лица о выполнении поручений министра.
10. Управляющий делами Минздрава РТ представляет обобщенную справку министру здравоохранения Республики Татарстан не позднее 10.00 понедельника.

Приложение N 2
к приказ Минздрава РТ
от 18 июня 2003 г. N 1009

1. Зыятдинов Камиль Шагарович - министр здравоохранения Республики Татарстан
2. Галиуллин Нияз Ильясович - первый заместитель министра
3. Гильманов Анас Анварович - заместитель министра
4. Никольская Любовь Александровна - заместитель министра
5. Сафиуллин Рустэм Сафиуллович - заместитель министра
6. Воронцов Владимир Филаретович - управляющий делами Минздрава РТ
7. Шахторина Нина Александровна - председатель Татарстанской организации профсоюза работников здравоохранения РТ
8. Трифонов Владимир Александрович - заместитель Главного государственного санитарного врача в РТ
9. Маргулис Яков Израилевич - генеральный директор Государственного унитарного предприятия "Татмедтехфарм"
10. Ямалеев Раиф Габдрахманович - председатель Государственной аккредитационно-лицензионной медицинской комиссии РТ
11. Волкова Гузэль Мухамматовна - начальник отдела развития медицинской помощи
12. Малышева Ирина Юрьевна - начальник отдела лечебной помощи
13. Галеева Диля Гаязовна - начальник отдела охраны здоровья матери и ребенка
14. Камалетдинова Венера Гарифовна - начальник отдела экономического анализа и финансирования
15. Яркаева Фарида Фатыховна - начальник управления по фармации и медицинской технике
16. Стрюкова Татьяна Андреевна - начальник экспертно-правового отдела
17. Хидиятов Ильгиз Ринатович - начальник отдела кадровой политики
18. Батыршин Рафик Фаридович - начальник отдела качества медицинской помощи и отраслевой стандартизации
19. Хафизова Елена Давидовна - начальник отдела профилактической помощи населению
20. Сафин Наиль Ахметханович - начальник Второго отдела
21. Нигматзянова Дания Хакимовна - главный бухгалтер Минздрава РТ
22. Зайнуллин Альфред Абдуллович - заместитель главного бухгалтера
23. Айдашев Валерий Оскарович - начальник управления инженерно-технической службы
24. Зиатдинов Васил Билалович - Начальник Управления здравоохранения Минздрава РТ в г.Казани
25. Нагимова Фирая Идиятулловна - главный инфекционист
26. Гафарова Дильбар Рустамовна - главный эпидемиолог
27. Гарифуллина Альбина Наилевна - пресс-секретарь Минздрава РТ
28. Ахмеров Фарит Рашидович - директор РЦ "Медицина катастроф"
29. Дрешер Юлия Николаевна - директор РМБИЦ
30. Шерпутовский Владимир Георгиевич - директор РМИАЦ

Положение о порядке подготовки и проведения совещаний

О порядке подготовки и проведения совещаний

Настоящее Положение о порядке подготовки и проведения совещаний (далее – Положение) в ООО «________» и ООО «__________» (далее организация), вводится на основании утвержденных приказов, в целях конкретизации задач руководителям (начальникам) структурных подразделений

Положение определяет порядок подготовки и проведения постоянных (плановых) и периодических совещаний под руководством Генерального директора ООО «_________» (Директора ООО «__________) (далее – Генеральный директор) и Председателей совещаний (в зависимости от типа совещания)

Проводимые организацией совещания подразделяются на два вида:

Постоянные совещания – совещания, проводимые Генеральным директором (Директором) и включающие в себя следующую тематику:

утверждение приказов и других регламентирующих документов

планирование деятельности на следующую неделю (месяц, квартал, год)

Периодические совещания – совещания, проводимые председателями совещаний по различной тематике.

Председателями периодических совещаний могут быть:

- Руководители (начальники) структурных подразделений (либо назначенные приказом (например заседание Тендерного Комитета), либо по собственной инициативе (согласно Положения по инициации совещаний). Совещание собирается по любому вопросу, решение которого требует присутствие двух и более руководителей структурных подразделений

Проводимые в организации совещания могут быть нескольких типов:

Инструктивное или информационное совещание (брифинг)

Брифингом называют совещание, в котором Генеральный директор либо руководитель структурного подразделения дает указания или инструктирует своих подчиненных, чтобы они поняли свои частные задачи, или определяет политику, которую следует проводить сотрудникам.

проведением инструктажа и сообщением информации

разъяснением непонятных вопросов

объединением идей и выяснением, пригодны ли они

закреплением принятого решения (подписанный всеми участниками совещания протокол, приказ, распоряжение, другой регламентирующий документ)

Консультация собирается для обмена информацией. Она не собирается для принятия решения, как такового. Консультация характеризуется:

обращением за советом по проблеме

информированием других о ваших идеях, текущей ситуации, проблемы, задачи

выслушиванием точек зрения

Комитет – это совещание, в котором представители различных групп или интересов встречаются на приблизительно равных основаниях, чтобы выработать решение по вопросам, представляющим взаимный интерес.

Комитет характеризуется следующими признаками:

разногласия, в конце концов, разрешаются голосованием

Переговорами называют совещание, на котором участники представляют различные интересы, но решения могут приниматься, скорее, в результате торга, а не голосования.

решения принимаются на основе quid pro quo (услуга за услугу)

каждая сторона имеет различные, но частично совпадающие цели

каждая сторона стремиться получить для себя максимальные условия соглашения

Совещания в организации проводятся еженедельно: по вторникам и четвергам. Начало совещания в 16:00. Место проведения – зал совещаний

Совещания проводятся, согласно «Графика совещаний» (Приложение № 3)

3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ СОВЕЩАНИЯ

3.1. Порядок подготовки к плановому совещанию включает в себя несколько этапов:

1этап. Оформление повестки совещания, установленного образца (Приложение № 1). Оформление повестки планового совещания и оповещение участников осуществляется руководителем секретариата

Совещания по итогам еженедельной (ежемесячной) работы – планирование деятельности и подготовка соответствующих документов для доклада об итогах работы подразделения за неделю (месяц). Ответственные - руководителями (начальниками) структурных подразделений

Совещания по утверждению приказов, распоряжений – подготовка необходимых для утверждения документов с приложениями. Ответственный - руководитель секретариата

3.2. Порядок подготовки к периодическому совещанию включает в себя несколько этапов:

1этап. Оформление повестки совещания, установленного образца (Приложение № 1). Оформление повестки периодического совещания и оповещение участников осуществляется руководителем (начальником) структурного подразделения (председателем совещания)

2этап. Подготовка соответствующих документов для проведения совещания осуществляется председателем созываемого совещания либо ответственным по назначению председателя совещания

4. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ

4.1. На совещании должностные лица организации:

1. Докладывают председателю совещания о возложенных на них задачах и о поручениях, решение которых планировалось на отчетный период:

- на текущую неделю (месяц)

- за предыдущую неделю (месяц)

2. Докладывают итоги деятельности подразделения за прошедшую неделю (месяц) по вопросам:

1) Выполнение основных задач в натуральных показателях, процентах, стоимостном выражении и т.д.

2) Состояние дебиторской и кредиторской задолженности, выплаты заработной платы и состояния платежей по налогам и сборам, договорам и т.д.

3) работы с обращениями, письмами, заявлениями и жалобами внешних контрагентов организации

4) Выполнения приказов, распоряжений, поручений Администрации организации

4.2. Участники совещания несут ответственность за достоверность предоставляемой информации

4.3. Форма доклада участников совещания, требующая оформления в виде презентации (доклада) регламентируется Порядком оформления документов, правил подготовки и проведения доклада, презентации (Приложение № 4)

4.4. В конце совещания, председатель совещания подводит итоги, принимает решение по проблемным вопросам и ставит задачи ответственным за их исполнение

4.5. По результатам совещания оформляется протокол совещания (Приложение № 2) с указанием формулировки порученных задач, исполнителей (ответственных) и сроков исполнения

- по совещаниям, проводимым Генеральным директором, протокол оформляется руководителем секретариата

- по совещаниям, созываемым руководителями (начальников) структурных подразделений, протокол оформляется ответственным секретарем совещания по назначению председателя совещания

5. ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ

Участники совещаний обязаны руководствоваться при проведении совещаний следующими правилами:

1. Всегда представлять только себя в своих высказываниях

2. Говорить «Я» вместо «Мы», то есть брать на себя полную ответственность за то, что говоришь

3. Вопросы задавать по существу рассматриваемой темы, с отражением причины постановки вопроса и его значения

4. Всегда выражать мнение по рассматриваемой проблеме

5. Высказывать только свое подлинное мнение

6. Говорить не о поступках и мыслях, а о собственном восприятии этих поступков и мыслей

7. При обсуждении проблемы делать акцент не на поиске виновных или причин недостатков, а на определении путей выхода из критической ситуации

8. При выработке решений использовать системный подход, предполагающий учитывать многообразие взаимосвязанных факторов (организационных, экономических, психологических, экологических и других последствий)

9. Использовать консенсус в качестве основного принципа принятия решений. (Консенсус – метод принятия управленческих решений на основе общего согласия и отсутствие принципиальных возражений у большинства заинтересованных лиц)

10. Придерживаться следующих правил критики:

- критика только после адекватного понимания автора;

- отношение к мысли автора, а не к личности;

- критика с приведением своих аргументов;

- критика возможна только с построением собственной альтернативной точки зрения;

- построение альтернативной точки зрения только по существенным моментам;

- контроль правильности соотнесения своей альтернативной версии с версией автора

11. Соблюдать тематические и процедурные рамки заседания:

- соответствие вопросов, замечаний, выступлений по теме рассматриваемого вопроса;

- целостность (законченность) изложения;

- логичность изложения частей высказывания;

- оптимальность степени обобщения в изложении

Ответственность (административная или материальная) за исполнение данного Положения возлагается на руководителей структурных подразделений, согласно принятых Положений и утвержденных приказов в организации

Приложение №1 Повестка совещания

Общество с ограниченной ответственностью «_____________»

Общество с ограниченной ответственностью «___________»
Общество с ограниченной ответственностью «_____________»

ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ДОКЛАДА. ПРЕЗЕНТАЦИИ
1. Общие положения
Настоящий Порядок определяет требования к предоставляемым материалам сотрудника ( докладчика ), к оформлению документов. регламентирует время выступления докладчика. устанавливает структуру доклада и содержит рекомендации для создания успешной презентации.
2. Требования к предоставляемым материалам. документам
2. 1. Тезисы доклада либо предоставляемые документы должны быть подготовлены в редакторе MS Word либо Excel. Формулы должны набираться во встроенном в Word редакторе формул.
2. 2. Тезисы и документы представляются на русском языке.
2. 3. Объем тезисов для доклада не более десяти страниц размера А4 ( 210мм на 297мм ); ориентация страницы - книжная ( за исключением крупных таблиц и рисунков ), обязательна нумерация страниц.
2. 4. Параметры языка. весь текст должен быть помечен как русский с автоматической расстановкой переносов. Сервис -> Язык -> Расстановка переносов -> Автоматическая.
2. 4. Содержание титульного листа. тема выступления. Ф. И. О. выступающего. дата выступления. на каждой странице - верхний колонтитул - тема выступления.
2. 5. Текст может содержать информацию в виде чисел. таблиц и рисунков.
2. 6. Срок предоставления материалов по выступлениям - три часа до мероприятия на адрес электронной почты участников мероприятия.
2. 8. Общие параметры документа MS Word либо Excel
В электронной версии предоставляемой рукописи должны соблюдаться следующие параметры документа ( Файл -> Параметры страницы ).

Номер страницы внизу

Текст набирается с соблюдением следующих правил.
все слова внутри абзаца разделяются только одним пробелом ;
перед знаком препинания пробелы не ставятся. после знака препинания ставится один пробел ;
после инициалов ( между инициалами и фамилией ), перед сокращениями и в некоторых других случаях по смыслу ставится неразрывный пробел ( Ctrl + Shift + пробел );
при наборе должны различаться длинные тире (—) ( Alt + Ctrl + Num -), короткие тире (—) ( Ctrl + Num -) и дефисы (-);
для привлечения внимания к отдельным словам и тезисам следует использовать выделения курсивом. полужирным. прописными буквами. которые обеспечиваются средствами Word. He допускается использование подчеркивания. локального увеличения размера шрифта. смещения. анимации.

Документы оформленные в Excel. должны быть оформлен должным образом.
- Шрифт Times New Roman начертание. обычное размер ( кегль ): 12. 14 ( для крупных таблиц допускается 12 ) либо Verdana начертание. обычное размер ( кегль ): 10. 12
- все документы должны быть оформлены таким образом. чтобы при распечатке документа не было лишних страниц и « ненужных » колонок
- Документ должен быть установленного формата. все указанные в нем данные должны быть читаемы
- Все числовые данные должны иметь единицы измерения
- При пересылке документов по электронной почте. документы необходимо форматировать для печати документа в читаемом виде

2. 9. 2. Форматирование абзацев

Следует установить следующие параметры для абзаца простого текста ( Формат -> Абзац ):

Вкладка «Отступы и интервалы»

Вкладка «Положение на странице»

выравнивание - по ширине ; отступы слева и справа - 0 первая строка - отступ 1,27 см интервалы перед и после - 0 междустрочный интервал - одинарный

запрет висячих строк

2. 9. 3. Общие правила нумерации разделов ( рубрик ). Оформление заголовков и подзаголовков
Нумерация рубрик ( глав. разделов. параграфов ) должна отражать структуру рукописи. Чем больше объем работы и чем сложнее ее структура. тем больше. как правило. уровней нумерации.
В заголовках. вынесенных отдельной строкой. точка не ставится ( если заголовок состоит из нескольких предложений. то точка не ставится в конце последнего ), не допускаются переносы в словах. а также отрыв предлога или союза от относящегося к нему слова. не следует использовать аббревиатуры.
Параметры заголовков первого уровня « 1 .»
Times New Roman. 14 пт. все прописные. полужирный. по центр ; Verdana. 12 пт. все прописные. полужирный. по центру.
Параметры заголовков второго уровня « 1. 1 .»
Times New Roman. 14 пт. полужирный. по центру ; Verdana. 12 пт. все прописные. полужирный. по центру.
Параметры заголовков третьего уровня « 1. 1. 1 .»
Times New Roman. 12 пт ( как в абзаце ), полужирный курсив. по левому краю. первая строка. отступ 1. 27 см.
Verdana. 10 пт ( как в абзаце ), полужирный курсив. по левому краю. первая строка. отступ 1. 27 см.
2. 10. Требования к оформлению таблиц
Таблица не должна содержать много граф. Лучше составить несколько таблиц.
Таблицы набираются так. чтобы ширина таблицы соответствовала ширине текстового блока.
Ссылаться на таблицу нужно в том месте текста. где формулируется положение. дополняемое. подтверждаемое или иллюстрируемое табличными данными. Ссылка на таблицу в тексте обязательна. В тексте следует придерживаться единообразия в оформлении табличного материала.
Таблицы без заголовков. идущие после слов " в следующей таблице ", должны быть помещены непосредственно за ссылкой.
В поперечных (" лежачих ") таблицах ( при повороте издания на 90 ° по часовой стрелке ) заголовок должен быть обращен влево.

Нумерационный заголовок
Нумерационный заголовок оформляется следующим образом. слово " Таблица " и ее номер арабскими цифрами без знака номера перед ними. без точки на конце ; поставить на строку выше тематического заголовка. оформить курсивом и выровнять по правому краю.
Если таблица единственная в издании или статье. ее не нумеруют. ставить в заголовке слово " Таблица " без номера не следует.

Тематический заголовок
Тематический заголовок ставится над таблицей под ее нумерационным заголовком. выделяется шрифтом полужирного или курсивного начертания ( по желанию автора. но одинаково для всех таблиц ), без знака препинания в конце.
Над продолжением таблицы на новой полосе помещается заголовок типа Продолжение табл. 7 ( если таблица на этой полосе не оканчивается ) или Окончание табл. 7 ( если таблица здесь завершается ).
Если таблица не уместилась на одной полосе и продолжается на другой или на нескольких последующих полосах. то заглавная часть ее должна быть повторена на каждой новой полосе.
Пример оформления таблицы
Таблица 1
План обучения персонала ГК «_________» на 20 ______ год

2. 11. Требования к оформлению формул
2. 11. 1. Набор формул должен быть по всему изданию единообразным по применению шрифтов и знаков. способу оформления формул.
2. 11. 2. Однострочные математические и химические формулы. основные строки математических формул должны быть набраны таким же размером и начертанием шрифта. что и текст. к которому они относятся.
2. 11. 3. Для формул предпочтительным является выравнивание по центру.
2. 11. 4. Формулы набираются шрифтами. Times New Roman. Verdana. Symbol. Высота скобок в формулах должна быть достаточной. чтобы охватывать находящееся в них выражение.
2. 11. 5. Перенос в формулах допускается делать в первую очередь на знаках соотношений <-, -, и др .), во вторую очередь на отточии (. ), на знаках сложения и вычитания (+, -), в последнюю — на знаке умножения в виде косого креста ( х ). Перенос на знаке деления не допускается.
2. 11. 6. Математический знак. на котором разрывается формула при переносе. обязательно должен быть повторен в начале второй строки.
2. 11. 7. Небольшие формулы. не имеющие самостоятельного значения. набираются внутри строк текста.
2. 11. 8. Наиболее важные формулы. все нумерованные формулы. а также длинные и громоздкие формулы. содержащие знаки суммирования. произведения и т. п. набирают отдельными строками. Нумеровать следует наиболее важные формулы. на которые приводятся ссылки в последующем тексте.
2. 11. 9. Формулы. следующие одна за другой и не разделенные текстом. отделяют запятой или точкой с запятой. Указанные знаки препинания помещают непосредственно за формулами до их номера.
2. 11. 10. Последовательность расшифровки буквенных обозначений
( экспликации ) должна соответствовать последовательности расположения этих обозначений в формуле. После формулы перед экспликацией ставят запятую. затем с новой строки без отступа от левого края набирается слово " где " ( без двоеточия ), за ним следует обозначение первой величины. после тире — ее расшифровка и далее через запятую единица измерения. Все элементы располагаются в строку. В конце каждого элемента расшифровки ставят точку с запятой. а в конце последнего — точку.

Пример оформления формулы.

Плотность каждого образца P. кг / м3. вычисляют по формуле
Р = m / V
( 1 ) где m - масса образца. кг ; V - объем образца. м.
2. 12. Требования к оформлению иллюстрированного материала
2. 12. 1. Выравнивание рисунков и диаграмм - по центру.
2. 12. 2. Размер текста на рисунках не менее 12.
2. 12. 3. Столбики и секторы столбиковых и секторных диаграмм должны быть подписаны или заштрихованы.
2. 12. 4. Все иллюстрации в тексте необходимо пронумеровать арабскими цифрами. Если иллюстрация в тексте одна. то она не нумеруется.
2. 12. 5. Все иллюстрации должны быть оформлены одинаково. либо с подписью ( под рисунком ), либо без нее.
3. Основные правила подготовки и проведения доклада
3. 1. Этапы подготовки доклада.
3. 1. 1. продумывание структуры доклада ;
3. 1. 2. разработка содержания ;
3. 1. 3. выбор стиля ;
3. 1. 4. подбор иллюстративного материала.
3. 2. Компоненты доклада.
а ) Открывающая часть - приглашает аудиторию уделить внимание сообщению и представляет докладчика - остроумная шутка. цитата. декларация. определение. риторический вопрос. аудиовизуальный эффект. Называется « эффект края »: лучше всего запоминается яркое начало и ( или ) конец.
б ) Введение - мост. ведущий к основной части. предвосхищает главные мотивы доклада.
Во введении действует правило « Расскажи »: расскажи то. что собираешься рассказать. Расскажи. а затем расскажи о том. что рассказывал.
Пояснение. начать доклад следует с введения. в котором кратко излагается цель доклада и его содержание.
Открывающая часть и введение готовят аудиторию к восприятию основной части.
в ) Основная часть - блок. содержащий информацию. которую нужно передать слушателю - состоит из трех элементов.
ключевые пункты. Действует правило « Трех »: любое крупное сообщение передает не более трех ключевых пунктов ( не перенасыщать сообщение - запоминается только 10 % от услышанного ).
- Поддерживающий материал. слайд - проекторы. видеопроекторы. переносные компьютеры. раздаточный материал.
- Переход - мост. по которому аудитория переключается от одного колючего пункта к другому.
г ) Заключение - решающее давление на аудиторию и церемониальные действия. Состоит из - подведения итогов ( сжатое представление результатов и выводы );
- ответов на вопросы ( существуют различные способы обращения с вопросами. В некоторых случаях правильнее отвечать на вопросы по ходу доклад. но в большинстве случаев следует попросить слушателей задавать вопросы в конце презентации );
- списка использованных источников ;
- благодарности ( возможность выразить признательность руководителю. консультантам. а также авторам. чьи материалы были использованы ).

3. 3. Подготовка компьютерной презентации.
Презентация - это процесс установления связей через общение. Не следует заменять презентацию технологией.
Нужно помнить при подготовке к презентации о правиле « противоречия »: чем лучше выбраны эффекты для подчеркивания отдельных тезисов. тем выше эффект. произведенный презентацией.
Однако. чем больше внимания привлекает техника и наглядность. тем меньше внимания аудитория обращает на оратора.
3. 3. 1. Презентация должна содержать не более 6 подпунктов и не более 20 слайдов по одному вопросу ).
3. 3. 2. Большую роль играет специальное выделение ( буллиты ), а также использование для названий и текста только ключевых слов.
3. 3. 3. Необходимо ограничивать употребление ТОЛЬКО ЗАГЛАВНЫХ БУКВ.
3. 3. 5. Желательно не злоупотреблять ярким фоном. Это отвлекает от содержания. Нужно помнить о сочетаемости цветов и физиологии восприятия.
3. 3. 6. Лучше продумать заранее. где будет стоять докладчик во время показа. Важно не прятаться за компьютером. следить за слушателями. а не за техникой.
3. 3. 7. Не следует читать содержание слайда ( это могут сделать сами слушатели ), лучше комментировать тезисы.
3. 3. 8. Слайд должен находиться на экране не менее 10 и не более 100 секунд ( кроме таблиц и графиков ). После того. как слайд станет не нужным для пояснения излагаемого материала. необходимо убрать его с экрана. иначе он будет отвлекать внимание аудитории.
3. 4. Пять правил поведения перед аудиторией
3. 4. 1. Оставайтесь бодрым.
3. 4. 2. Следите за реакцией аудитории.
3. 4. 3. Больше энтузиазма.
3. 4. 4. Не сбивайтесь с мысли.
3. 4. 5. Будьте убедительны.

Общество с ограниченной ответственностью «______________»

Настоящее Положение о порядке подготовки и проведения совещаний (далее – Положение) в ООО «________» и ООО «__________» (далее организация), вводится на основании утвержденных приказов, в целях конкретизации задач руководителям (начальникам) структурных подразделений