Фирменный бланк

Фирменный бланк представляет собой лист бумаги, как правило, формата А4 (210х297мм), на котором напечатаны реквизиты компании, включающие:

1. наименование компании,

2. логотип (при наличии),

3. контактная информация (адрес, телефон, e - mail. сайт (при наличии),

4. банковские реквизиты (по желанию).

Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. По сути, это один из рекламных носителей. Ведь порой именно с него начинается знакомство потенциального клиента или партнера с Вашей компанией. Поэтому считается, что каждая компания, независимо от ее величины, должна иметь собственный фирменный бланк.

Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. Это желательно сделать, даже если компания насчитывает только одного сотрудника и слово «корпоративный», в данном случае, кажется Вам неуместным.

Текст на фирменном бланке говорит о серьезности письма. Качественно изготовленные бланки говорят о внимательном отношении компании к собственному имиджу.

В настоящее время есть огромное множество типографий, где в короткие сроки Вам смогут разработать макет фирменного бланка, подобрав дизайн с учетом специфики Вашего бизнеса. Минимальная стоимость разработки дизайна составляет от 1000-2500 руб. Здесь же полученный макет можно будет изготовить.

Стоимость изготовления фирменного бланка зависит от способа печати. Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать.

Себестоимость изготовления бланков цифровым способом будет выше в расчете на 1 копию, но это более выгодно при небольших заказах (до 3000 экземпляров). В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати – от 1 часа до 1 дня в зависимости от загруженности типографии.

Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати – от 6-10 дней.

Фирменные бланки печатают как на обычной офисной бумаге, так и на оригинальной дизайнерской, которая может иметь большую плотность, различные варианты цветовых решений, водяные знаки, фактурное тиснение и проч. Здесь полет фантазии, как правило, ограничивается только ценой.

Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10-20 минут, а распечатать его всегда можно на обычном принтере. Помните: краткость – сестра таланта.

Важно, чтобы Ваш фирменный бланк содержал основную информацию о компании и чтобы Ваш контрагент всегда смог найти в нем информацию для связи с Вами.

Успехов в бизнесе!

Официальное письмо: существующие виды, правила оформления

18 декабря 2013, просмотров: 15353, Раздел: Бизнес-статьи

Любое официальное письмо представляет собой оболочку для передачи информации, для того, чтобы составить правильное письмо, необходимо обратить внимание не только на форму, но и на содержание, в данной статье, мы рассмотрим официальное письмо: существующие виды и правила оформления .

Наиболее распространённые виды официальных писем

• Гарантийное письмо
• Инструкционное письмо
• Деловое письмо
• Официальное письмо
• Рекомендательное письмо
• Сопроводительное письмо
• Информационное письмо
• Благодарственное письмо
• Коммерческое письмо
• Рекламное письмо
• Рекламационное письмо
• Письмо-извещение
• Письмо-запрос
• Письмо-ответ
• Письмо-приглашение
• Письмо соболезнование
• Письмо-благодарность
• Письмо-просьба
• Письмо о сотрудничестве
• Письмо-жалоба
• Письмо-напоминание
• Письмо-извинение
• Спонсорское письмо
• Письмо-отзыв
• Письмо-требование
• Письмо-подтверждение
• Письмо требование
• Письмо ходатайство и так далее.

Как написать официальное письмо

Для написания официального письма потребуется специальный бланк, который имеет стандартную форму. Для данных бланков установлен определенный комплекс обязательных реквизитов (элементов), которые располагаются в установленном порядке. Зачастую бланк официального письма, выглядит в виде листа бумаги с нанесенными на него типографическим методом, постоянных реквизитов.

Однако в последнее время, все реже используются типовые бланки, так как письмо со всем необходимым оформлением, можно распечатать при помощи принтера. Официальное письмо, состоит из «рамки», основного текста, которое содержит сведения об адресанте, сокращенное или полное наименование компании-отправителя, ее телеграфный или почтовый адрес, номер факса и телефона, номер той телеграммы или того письма, которое стало поводом для переписки.

В стандартных формулярах устанавливаются размеры полей и форматы документов, которые входят в состав определенной системы документации, так же имеется конструкционная сетка образца, правила и реквизиты ее расположения. Документы, которые входят в данную систему документации, состоят из 3 х частей, которые располагаются в конкретных зонах. Данная компоновка документа, служит быстрому восприятию текста.

Введение стандарта на бланк – формуляр, позволяет:

• Уменьшить цену машинописных работ;
• Организовать централизованное создание бланков для официальных писем;
• Сократить трудозатраты на оформление и составление писем;
• Облегчить визуальный поиск нужной информации;
• Расширить возможности применения организационной и вычислительной техники для обработки писем.

Официальное письмо имеет следующие реквизиты:

• Эмблема или логотип компании;
• Государственный герб;
• Если имеется код по ОКУД;
• Код ОКПО;
• Наименование компании;
• Юридический и почтовый адрес;
• Номер факса;
• Номер телефона;
• Банковские реквизиты;
• Индекс документа;
• Дата;
• Ссылка на дату и индекс входящего письма;
• Заголовок к тексту;
• Адресат;
• Текст;
• Телефон и фамилия исполнителя;
• Подпись.

Совокупность всех реквизитов письма, называется формуляром. Официальное письмо – это единственный документ, на котором не проставляется название его вида. Официальное письмо: существующие виды и правила оформления, мы постарались детально рассмотреть в этой статье и привели пример правильного его написания.

Официальное письмо образцы:

Фирменный бланк, фирменный бланк образец, фирменный бланк организации, фирменный бланк организации образец

В любой организации рано или поздно возникает необходимость написать деловое письмо .Оно является юридически значимым документом, поэтому составляется по определенным правилам. Одно из этих правил – деловое письмо распечатывается на фирменном бланке компании. Без фирменного бланка канцелярия адресата может просто не принять ваше письмо!

Оформление деловых писем: рекомендации, ГОСТ и образец

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» - партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

• название (и сокращённое наименование);
• фактический и почтовый адреса;
• адрес электронной почты;
• контактные телефоны;
• адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

• минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
• если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
• отдельно нумеруется каждое приложение;
• в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
• в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
• в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
• обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

• «С уважением,» «Искренне ваш»;
• «С наилучшими пожеланиями»;
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
• «Всегда рады оказать вам услугу»;
• и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
7. Используйте только стандартные шрифты.
8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Предлагаем вам образец делового письма.

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

• объективность;
• краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
• нейтральность тона изложения;
• отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
• отсутствие эмоциональных оценок;
• чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения :

• «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
• «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
• «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

• сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
• затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
• завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо :

• Просим предоставить данные о. подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
• Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

• «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

• «С наилучшими пожеланиями»,
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
• «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
• «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма. о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Использование логотипа на фирменном бланке организации

Сейчас многие употребляют такие слова, как «логотип», «эмблема», «товарный знак», «знак обслуживания», «элементы фирменного стиля», но не все четко представляют, чем отличаются друг от друга эти понятия. Автор объясняет тонкости значений, иллюстрируя их примерами. В статье вы найдете способы размещения логотипа на фирменных бланках организации, а также варианты регламентации правил его использования на предприятии. Вы узнаете, как от цветового решения логотипа будет зависеть стоимость изготовления бланков и других атрибутов фирменного стиля. Выявляются плюсы и минусы 4-х способов печати фирменных бланков с точки зрения стоимости, качества и оптимального тиража. Таким образом, из статьи вы почерпнете основы знаний в области полиграфии.

В соответствии с законодательством РФ каждая организация обязана иметь фирменное наименование. Оно необходимо для ее идентификации среди множества подобных.

Еще одно средство идентификации — логотип. Сейчас многие употребляют такие слова, как «эмблема», «товарный знак», «знак обслуживания», «элементы фирменного стиля», но не все четко представляют, чем ­отличаются друг от друга эти понятия. Поэтому дадим некоторые пояснения.

Логотип (лого) — оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Примеры логотипов:

Логотип чайной компании «Липтон»

Логотип и эмблема автомобильной компании «Volvo»

Эмблема — условное или символическое изображение какой-либо организации. призванное символизировать ее основную идею. В качестве наиболее известных эмблем приведем красный крест (изначально использовался для обозначения и защиты медицинских расположений на территории военных действий) и эмблему Первого канала:

Эмблема Международного движения Красного Креста

Товарный знак французской косметической марки L\’Oreal

Товарный знак и знак обслуживания — обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц (ст. 1 Закона РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»

№ 3520–1 от 23.09.1992). Узнать товарный знак можно по:

• латинской букве «R» или латинской букве «R» в окружности — ® или
• словесному обозначению «товарный знак» или «зарегистрированный товарный знак» — ™ (trade mark).

Данные элементы указывают на то, что применяемое обозначение ­является товарным знаком, зарегистрированным в Российской Федерации.

Товарный знак компании «Zepter International»

Брэнд — образ марки товара или услуги в сознании покупателя, выделяющий его в ряду конкурирующих марок. Брэнд подразделяется на brand-name и brand-image.

Фирменный стиль — совокупность постоянных изобразительных, визуальных, информационных средств, с помощью которых фирма подчеркивает свою индивидуальность. Фирменный стиль используется как инструмент продвижения компании или ее товаров / услуг на рынок, для привлечения внимания покупателей. Например, фирменный стиль очень широко применяется при оформлении продукции и офисов операторов сотовой связи, программных продуктов марки 1С, закусочных MacDonald\’s.

Несмотря на некоторые различия и логотип, и эмблема, и товарный знак предполагают уникальность и могут быть использованы на фирменном бланке организации. Но для удобства нашего дальнейшего общения мы будем ­оперировать только понятием «логотип».

В отличие от фирменного наименования, использование логотипа не является обязанностью компании. Его наличие как отличительного знака — это право, которым организация может воспользоваться, если захочет и как захочет. При этом свобода использования различных изображений в качестве логотипа ограничена законодательством о рекламе, об авторском праве и интеллектуальной собственности, о государственной символике и о товарных знаках и знаках обслуживания.

Так, частная организация не имеет права использовать Государственный герб и флаг РФ или субъектов РФ в составе своего логотипа. А органы власти обязаны соблюдать строгие требования к использованию государственной символики при оформлении официальных документов.

При соблюдении установленных законом ограничений организация вправе распоряжаться логотипом по собственному усмотрению: размещать его на различных предметах, продавать, покупать, использовать в рекламе, изобра­жать на официальных документах, на визитных карточках, на собственном транспорте, на упаковке и т.д.

Правила использования логотипа могут быть закреплены в таких документах, как Брэндбук (общий свод правил использования фирменной символики), Стандарт (например, «оформления фирменных бланков», «использования корпоративной символики»), Руководство по фирменному стилю (включая разделы, посвященные внешнему виду сотрудников, оформлению зон продажи, выдачи товара, стандартам общения и т.п.).

Наиболее традиционным для нас способом изложения требований к оформлению фирменных бланков организации является Инструкция по делопроизводству, в которой, как правило, устанавливаются:

• перечень реквизитов (логотип является одним из реквизитов бланка);
• виды бланков и состав их реквизитов;
• формат и характеристики используемой бумаги;
• поля и отступы, способы расположения реквизитов;
• при необходимости — правила использования цветного и черно-белого изображения логотипа на бланках;
• правила хранения и использования фирменных бланков.

Непосредственно для создания фирменных бланков, визитных карточек, сувениров и т.д. чаще составляется подробное Руководство по использованию корпоративной символики, которое состоит из разделов:

• Обоснование символики.
• Построение логотипа.
• Модульная сетка.
• Свободное пространство.
• Корпоративные цвета и их сочетания.
• Не рекомендуется.
• Запрещено.
• Корпоративный шрифт.
• Примеры использования.

В зависимости от потребностей каждая организация выбирает свой способ установления правил использования логотипа. Разница в том, что Инструкция в первую очередь направлена на оформление и использование документов в делопроизводстве, и в том числе — фирменных бланков, а Руководство — на использование корпоративной символики в целом, и в том числе на служебных документах.

В Инструкции все начинается с самого главного — с перечня реквизитов документов. К ним относятся, например, такие, как наименование организации, ее логотип, справочные данные об организации и т.д. Стандартный набор реквизитов бланка документа закреплен в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Данный государственный стандарт закрепляет за организацией право самостоятельно устанавливать правила использования логотипа. Пожалуй, единственным требованием ГОСТа к логотипу является его размещение на бланках письма выше наименования организации. Варианты его правильного размещения при угловом и продольном расположении реквизитов см. на примерах:

В Инструкции по делопроизводству должна фиксироваться следующая информация о логотипе:

• его изображение — образец;
• описание (см. Пример 6);
• размеры и поля (см. Пример 7);
• способы расположения (см. Пример 8).

Для примера возьмем логотип ООО «Дело-пресс». Его описание может быть следующим:

Логотип ООО «Дело-пресс» представляет собой графическое изображение наименования организации без дефиса с расположением в нижнем левом углу адреса интернет-сайта компании. Первая часть наименования организации «ДЕЛО» и адрес интернет-сайта изображаются серым цветом (30% черного цвета), вторая часть наименования организации («ПРЕСС») изображается черным цветом (100% черного цвета).

Допускается изображение логотипа ООО «Дело-пресс» большего и меньшего размеров, но с соблюдением пропорций.

Логотип организации настолько требователен к соблюдению пропорций, шрифта и особенностей изображения, что любое отступление, любое изменение очень заметны. Для обеспечения идентичности изображения независимо от того, каким способом, на каком носителе, в каком формате оно воспроизведено, используется:

• модульная сетка,
• подробное описание, с точностью до миллиметра, и требования к свободной зоне вокруг логотипа (см. Пример 7).

Логотип ООО «Дело-пресс» размещается в верхнем левом углу на угловом бланке и по центру — на продольном бланке, с соблюдением свободной зоны, равной 1 условной единице измерения с каждой стороны. Логотип располагается над наименованием организации и выравнивается по центру относительно ­наименования. Логотип может быть размещен исключительно на белом фоне.

Одним из стандартных запретов является запрет на изменение относительных пропорций и расположения элементов логотипа, их состава, на сокращение свободной зоны.

Если цвета логотипа и их сочетания строго регламентированы, они обозначаются наименованием и кодом по Pantone (система цветового охвата) или соотношением CMYK — основных цветов, из которых в полиграфии составляются все остальные цвета:

Например, если цвет вашего логотипа выбрать по Pantone, который представляет собой систематизированный перечень различных оттенков, а остальную информацию на бланке печатать черным цветом, то типографии потребуется класть на бумагу только два цвета (черный и готовую смесь красок, точно дающую нужный оттенок по Pantone). Этот способ позволяет всегда безошибочно воспроизводить нужный оттенок логотипа; иногда это бывает важно при соблюдении фирменного стиля. Свобода остается только в степени насыщенности (темноты) или разреженности (осветления) нанесения выбранных нами двух красок.

Печать же четырьмя красками по системе CMYK позволяет получать полноцветное изображение — с неограниченным количеством цветов и их оттенков. Так можно напечатать любую фотографию с идеальной передачей всех полутонов.

От количества используемых красок зависит качество и стоимость изготовления печатной продукции.

Поэтому многие фирмы выбирают не цветной, а черно-белый логотип, в котором могут присутствовать элементы от полностью черного до оттенков серого. Это самый экономичный вариант. Если же компания утвердила цветной логотип, то она может установить, в каких случаях допустимо его использование в серых полутонах либо в черно-белом варианте, а когда обязательно изображение в цвете.

Часто в Инструкции приводятся примеры неправильного изображения или размещения логотипа: вытянутого по горизонтали, по вертикали либо по диагонали, с измененным градусом поворота, с изменением цвета, без соблюдения свободной зоны вокруг логотипа и т.д. Замена утвержденных шрифтов тоже является серьезным отступлением от стандарта, что недопустимо.

Кроме того, в Инструкции могут излагаться требования к используемой бумаге. Это может быть бумага мелованная или не мелованная, матовая или глянцевая, с различной плотностью и процентом белизны, определенного качества, с водяными знаками или без, вплоть до указания сорта и фирмы-производителя. Подробнее об особенностях бумаги для изготовления фирменных бланков мы поговорим ниже.

В Инструкции по делопроизводству примеры размещения логотипа, а также местонахождения его на фирменном бланке могут быть включены в качестве приложений. Руководство по использованию корпоративной символики также дополняется образцами визитных карточек, печатных материалов вроде папок, прайс-листов, рекламных проспектов и т.д. И называться такой раздел может «Примеры использования» или «Приложения».

В зависимости от количества используемых цветов на бланке ­организации различают:

• черно-белую печать — использование только черной краски;
• печать в несколько цветов — печать в 1–3 краски без передачи полутонов;
• полноцветную печать — печать сложных изображений вплоть до фото­графий, с передачей полутонов и оттенков.

Выбор способа изготовления фирменных бланков зависит от количества экземпляров, используемых цветов (качества печати) и характеристик бумаги.

Шелкография используется для одно-, двухкрасочной печати бланков небольшим тиражом. Отличается насыщенностью цвета и стойкостью красок.

Трафаретный способ печати, или шелкография, один из самых древних. В нем применялась мелкая шелковая (сейчас синтетическая) сетка, которая натягивается на рамку. Сетку покрывают слоем фотоэмульсии и засвечивают, после чего эмульсия частично разрушается, и получается трафарет для печати. Затем сетку накладывают на запечатываемый материал и продавливают через нее краску.

Толстый слой краски делает отпечаток сочным и почти рельефным. Несомненным плюсом шелкографии являются также долговечность изображения и возможность изготовления небольшого тиража, от 100 экземпляров печатной продукции. Следует отметить, что шелкография крайне «чувствительна» к мелким размерам, например, нежелательны линии тоньше 0,12 мм и шрифт менее 6 кегля. К тому же этот вид печати достаточно дорог.

Шелкография не относится к разряду оперативной полиграфии, ей свойственна неторопливость и большая доля ручного труда. Средний срок изготовления печатной продукции — 3–5 рабочих дней.

Выбор бумаги для бланков свободный: от офсетной белой до дизайнерской, текстурированной, с водяными знаками, тонированной или пергамента.

Офсетная печать бланков (традиционный способ печати) применяется для тиражей от 1 000 экземпляров и выше. Она позволяет очень точно обеспечить цветопередачу в соответствии со стандартом, а также качественно реализовать методы защиты от подделки (печать бледным некопируемым цветом, нанесение тонких волнистых защитных сеток, печать невидимыми красками). Выбор бумаги здесь также свободный. Срок изготовления бланков — минимум 4–5 дней. Офсетная печать требует тщательной предварительной подготовки, долгой сушки, затем делается обрезка бумаги. Такие хлопоты оправданы неизменно высоким качеством результата.

Цифровая печать бланков — это самый быстрый способ. Фактически это печать на принтере, которая не требует особой подготовки либо конечной обработки. Печать возможна как в цветном, так и в черно-белом режиме. В качестве основы используется бумага светлых оттенков плотностью от 70 г/кв.м. Печать бланков возможна также на легкотекстурированной или самокопирующейся бумаге.

Цифровая печать не гарантирует точного «попадания в цвет», поэтому для соблюдения стандарта предварительно делается цветопроба: непосредственно перед началом работ распечатывают лист с несколькими вариантами воспроизведения цвета (цветов), затем посредством сравнения с образцом выбирают наиболее подходящий вариант. И все же он может отличаться от стандарта, так как краска со временем может потускнеть и несколько измениться.

При цифровой печати бланков могут возникнуть определенные ограничения на использование их в лазерных принтерах. Цифровая печать не рекомендуется из-за опасности повреждения печатающего устройства при впечатывании в последующем какой-либо информации, поэтому используется этот способ печати крайне редко, в основном для печати нескольких десятков фирменных бланков с одновременным размещением всей информации.

Ризография — способ печати, применяемый в специальных печатных машинах — дупликаторах. Главное преимущество ризографии — оперативность и малая себестоимость небольших тиражей. Она имеет небольшое ­разрешение, не приспособлена для получения многоцветных изображений.

Основные требования к бумаге для фирменных бланков зависят от используемой печатной техники: у струйных и лазерных принтеров разные «подходы» к нанесению краски. К примеру, струйная печать плохо совместима с глянцевой мелованной бумагой, так как чернила плохо закрепляются на «скользкой» поверхности.

Для изготовления фирменных бланков с логотипом организации чаще всего используют немелованную бумагу формата А4 (297 × 210 мм) белизной от 96% до 110%, плотностью от 80 г/м, а для полноцветных логотипов — от 100 г/м до 160 г/м.

Если говорить о мелованной бумаге, то наиболее предпочтительна для фирменных бланков бумага плотностью от 90 г/м — при односторонней печати и использовании 1–3 цветов (без полутонов), либо от 115 г/м — при печати полноцвета и от 130 г/м — при нанесении изображения на оборотную сторону.

Фактурная бумага очень разнообразна и используется в особых случаях, и уж точно не для повседневной документации. Для печати специальных фирменных бланков, так сказать, на особый случай, подходит фактурная бумага плотностью 90–100 г/м при односторонней печати в 1–3 цвета. Полноцвет рекомендуется печатать только на белой фактурной бумаге, т.к. цветная дает искажение цветов.

Использование фирменных бланков в организациях стало сегодня уже не прихотью, но обязанностью. Так, предоставление сведений в государственные органы контроля, в специализированные учреждения (например, в налоговую инспекцию, в банк и т.п.) предполагает обязательно оформление письма на фирменном бланке организации. Присутствие логотипа на нем привносит индивидуальность, оригинальность, повышает запоминаемость и узнаваемость организации. Поэтому созданию бланков с использованием фирменного логотипа придается огромное значение, а результат — почтительное, уважительное отношение к организации — оправдывает все расходы на соблюдение корпоративного стиля в оформлении документов.

эксперт№2. 22 июля 2011 23:12

"Сейчас многие употребляют такие слова, как «логотип», «эмблема», «товарный знак», «знак обслуживания», «элементы фирменного стиля», но не все четко представляют, чем отличаются друг от друга эти понятия." - Я не знаю с чего человек написавший эту статью-белеберду решил что он эксперт в данной теме.
Из преведённых примеров могу точно сказать что L’Oreal, Zepter, Volvo, Lipton - это логотипы, а Красный крест - это эмблема.

Alexandr. 29 августа 2012 21:06

Я придумал себе товарный знак, логотип, эмблему. Работаю электриком самостоятельно, в перспективе хочу оформить юридическое лицо ООО как мне узаконить и оформить эмблему что бы никто это не украл. Можно ли это сделать без открытия юр. лица?