Рейтинг: 4.7/5.0 (1881 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Уважаемая Татьяна Владимировна!
22 декабря 2013 года между ФГУП «НИЭЗТ лтд» (правопреемник ОАО «НИЭЗТ лтд») и Муниципальным учреждением культуры Кинотеатр «Сириус К» (г.Североморск Архангельской области) заключен договор поставки товара № 1974-03: «Разработка, поставка оборудования и настройка стереофонической звуковоспроизводящей системы для кинотеатра «Сириус» (далее – Договор).
В рамках этого Договора, в соответствии с календарным планом, были полностью выполнены все работы: разработка кинотехнологического проекта, поставка оборудования, проверка оборудования в "НИЭЗТ лтд", монтаж и настройка стереофонической звуковоспроизводящей системы (цифровой и аналоговой) для вашего кинотеатра, обучение персонала работе на цифровом и аналоговом оборудовании, а также осуществлен авторский надзор.
Срок действия Договора окончился 30 сентября 2014 года.
Общая сумма аванса, перечисленная за выполненные этапы, составила: 200 000 (двести тысяч) рублей 00 копеек, с учетом НДС.
Соответственно задолженность Вашего учреждения перед ОАО "НИЭЗТ лтд", составляет 2 183 482 (Два миллиона сто восемьдесят три тысячи четыреста восемьдесят два) рубля 00 копеек.
Письмо (Приложение № 1), которое было направлено за Вашей подписью на имя Начальника управления инвестиций и Федеральных целевых программ Агентства по культуре и кинематографии РФ – Киселева Ф.В. являющееся по своей сути актом приема-передачи подтверждает выполнение работ и обязательств ОАО «НИЭЗТ лтд» в полном объеме.
Учитывая изложенное, предлагаем в кратчайшие сроки урегулировать с руководством ОАО «НИЭЗТ лтд» вопрос о погашении задолженности. В противном случае, указанная задолженность будет с Вас взыскана в судебном порядке, дополнительно будут начислены пени (в соответствии с п. 4.2. Договора) в размере не менее 921764 (девятьсот двадцати одной тысячи семьсот шестидесяти четырех) рублей (по состоянию на 13.11.2006 года), взысканы денежные средства за пользованием чужим имуществом (смонтированное в кинотеатре «Сириус» оборудование стоит на балансе ОАО «НИЭЗТ лтд»), а также сумма неосновательного обогащения.
Весь образец официального письма размещен в прикрепленном файле.
Официальное письмо – вид документа, составленный одной организацией, и содержащий в себе различную важную информацию, интересующую организацию-адресата.
Посредством официальных писем ведутся, к примеру, преддоговорные переговоры между организациями или высказываются имеющиеся претензии. К тому же письма могут сопровождать некоторые материальные ценности, транспортируемые на разные расстояния.
Официальные письма, как правило, пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать Госстандарту. Чаще всего, бланк данного вида документа представляет собой лист бумаги с уже нанесенными постоянными элементами. Лицу, заполняющему письмо, лишь следует внести необходимые реквизиты в готовый бланк письма. Но не на всех предприятиях используется такая унифицированная форма написания официального письма, удобная в применении. В таком случае, письмо следует писать на официальном бланке организации.
Установлен так же комплекс реквизитов, используемых для написания данного вида документа:
Официальное письмо – единственный вид деловых документов, при написании которого не указывается название самого документа.
Если к официальному письму так же прилагаются какие-либо важные документы, то в левом нижнем углу письма следует сделать пометку «Приложение». Под данной пометкой не должна производиться никакая запись.
Необходимо быть предельно внимательным при написании текста официального письма. Стиль документа должен быть официально-деловой. Предложения не должны включать в себя сложные обороты и не понятные слова и термины. Не допускаются так же орфографические и пунктуационные ошибки.
Следует помнить, что официальное письмо – это документ, на который, в случае споров и разногласий можно ссылаться. Поэтому письмо должно быть составлено своевременно и обязательно правильно.
Если по работе вам приходится общаться с клиентами или поставщиками, то, несомненно, вам часто приходится писать официальные письма. Это не так просто, как кажется на первый взгляд: деловая переписка таит в себе множество подводных камней, обойти которые необходимо для сохранения вашей репутации, как грамотного партнера. Если нет возможности пройти курс обучения искусству деловой переписки, следуйте приведенным ниже правилам.
Официальное письмо обязательно должно быть зарегистрировано. Сделайте это перед началом его составления и поставьте номер на отведенное ему место (как правило, в верхнем левом углу, под логотипом компании, если таковой имеется). В правом верхнем углу укажите адресата. Начните с должности, затем поставьте фамилию (или фамилии, если письмо предназначено нескольким лицам). Перечислять должности следует в иерархическом порядке, т.е. сначала идет, к примеру, директор, потом его заместитель, затем – начальники служб и отделов.
Под именами адресатов укажите должность и имя отправителя. Не забудьте: предлог «от» не ставится в данном случае; это одна из распространенных ошибок! Далее укажите тему письма и дату его составления. Тема письма должна давать понять, о чем в данном документе будет говориться; формулируйте ее четко и ясно.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано одному лицу, то обращайтесь по имени-отчеству или, как вариант, по фамилии: «Уважаемый господин Иванов». Ни в коем случае не позволяйте в письме фамильярности, даже если вы лично знакомы с адресатом и находитесь с ним в отношениях «на короткой ноге». Помните, что это официальный документ, он подлежит подшивке в архив и может быть использован в работе даже несколько лет спустя.
Сам текст письма должен быть четким и понятным. Не растекайтесь «мыслью по древу», не наполняйте письмо ненужными подробностями, не приводите общеизвестных фактов. Ничто так не раздражает, как пустая трата времени на чтение документа, весь смысл которого можно было уложить в 4 предложения, а приходится читать 4 листа. Свои предложения формулируйте кратко, понятно, если нужны пояснения – оформите их в виде приложения и приложите к письму.
Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Ниже представлены наиболее часто применяемые образцы писем:
Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».
В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003 .
Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.
18 декабря 2013, просмотров: 15349, Раздел: Бизнес-статьи
Любое официальное письмо представляет собой оболочку для передачи информации, для того, чтобы составить правильное письмо, необходимо обратить внимание не только на форму, но и на содержание, в данной статье, мы рассмотрим официальное письмо: существующие виды и правила оформления .
Наиболее распространённые виды официальных писем
• Гарантийное письмо
• Инструкционное письмо
• Деловое письмо
• Официальное письмо
• Рекомендательное письмо
• Сопроводительное письмо
• Информационное письмо
• Благодарственное письмо
• Коммерческое письмо
• Рекламное письмо
• Рекламационное письмо
• Письмо-извещение
• Письмо-запрос
• Письмо-ответ
• Письмо-приглашение
• Письмо соболезнование
• Письмо-благодарность
• Письмо-просьба
• Письмо о сотрудничестве
• Письмо-жалоба
• Письмо-напоминание
• Письмо-извинение
• Спонсорское письмо
• Письмо-отзыв
• Письмо-требование
• Письмо-подтверждение
• Письмо требование
• Письмо ходатайство и так далее.
Как написать официальное письмо
Для написания официального письма потребуется специальный бланк, который имеет стандартную форму. Для данных бланков установлен определенный комплекс обязательных реквизитов (элементов), которые располагаются в установленном порядке. Зачастую бланк официального письма, выглядит в виде листа бумаги с нанесенными на него типографическим методом, постоянных реквизитов.
Однако в последнее время, все реже используются типовые бланки, так как письмо со всем необходимым оформлением, можно распечатать при помощи принтера. Официальное письмо, состоит из «рамки», основного текста, которое содержит сведения об адресанте, сокращенное или полное наименование компании-отправителя, ее телеграфный или почтовый адрес, номер факса и телефона, номер той телеграммы или того письма, которое стало поводом для переписки.
В стандартных формулярах устанавливаются размеры полей и форматы документов, которые входят в состав определенной системы документации, так же имеется конструкционная сетка образца, правила и реквизиты ее расположения. Документы, которые входят в данную систему документации, состоят из 3 х частей, которые располагаются в конкретных зонах. Данная компоновка документа, служит быстрому восприятию текста.
Введение стандарта на бланк – формуляр, позволяет:
• Уменьшить цену машинописных работ;
• Организовать централизованное создание бланков для официальных писем;
• Сократить трудозатраты на оформление и составление писем;
• Облегчить визуальный поиск нужной информации;
• Расширить возможности применения организационной и вычислительной техники для обработки писем.
Официальное письмо имеет следующие реквизиты:
• Эмблема или логотип компании;
• Государственный герб;
• Если имеется код по ОКУД;
• Код ОКПО;
• Наименование компании;
• Юридический и почтовый адрес;
• Номер факса;
• Номер телефона;
• Банковские реквизиты;
• Индекс документа;
• Дата;
• Ссылка на дату и индекс входящего письма;
• Заголовок к тексту;
• Адресат;
• Текст;
• Телефон и фамилия исполнителя;
• Подпись.
Совокупность всех реквизитов письма, называется формуляром. Официальное письмо – это единственный документ, на котором не проставляется название его вида. Официальное письмо: существующие виды и правила оформления, мы постарались детально рассмотреть в этой статье и привели пример правильного его написания.
Официальное письмо образцы:
Информационное письмо составляется с целью информирования, рекламирования продукции, предложения сотрудничества и в других случаях. В информационном письме может указываться на смену цен, реквизитов и др. Существует несколько видов информационных писем. Сообщение, заявление, подтверждение, напоминание и подобные виды писем должны быть составлены согласно принятым правилам делового общения.
Как написать информационное письмоОформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Образец информационного письма о смене директораИсх. № 1111111
от «10» ноября 2012 г.
Директору ООО «Север»
И.И.Ивонову
О смене директора
Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № xx от xxxxxxx г. С xxxxxxx г. директором ООО «Мишень» назначен Петров Петор Петрович
Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.
С уважением,
Директор ООО «Мишень»
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.
Получение писемСледует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.
Поле «Тема»Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.
Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
«Важность письма»Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».
Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник – женщина. А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.
Уважаемый Павел Ильич!
или
Уважаемый господин Добровольский!
Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.
Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.
Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.
Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.
Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.
Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи — довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!
Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.
Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
Стандартные фразы деловой переписки
ИзвещенияДеловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное.
Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:
Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.
Общие правила составления деловых писемПомимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.
Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.
Уважаемый Павел Ильич!
Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера.
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.Нередко информационные письма носят типовой характер.
Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов,Также информационные письма могут содержать приложения.
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса.
В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу.
Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.
В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.
Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо («На Ваше письмо от_______№__…»).
Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа.Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…», так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения.
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)».
При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть.
Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Письмо-претензия – это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.
Автор письма-претензии должен чётко изложить причины своего неудовольствия и кратко описать ситуацию, побудившую его написать данное письмо.
В заключении должны быть выражены конкретные пожелания или предложения по исправлению ситуации.
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.
Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.
Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.
Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.
В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.
Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую…».
В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Оплату гарантируем» или «Своевременную и полную оплату гарантирую».
Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п. то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.
В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:
Резюме – это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю.
При составлении резюме следует чётко соблюдать ряд правил:
Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений.
Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. Не оставляйте «белых пятен» в своем резюме.
А самое главное — резюме должно быть коротким: не более одной — полутора страниц. Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать — показатель высокого уровня общей культуры.
Наличие фотографии на резюме приветствуется.
Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице).
Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю.
Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.
Рекомендательное письмо обязательно должно содержать в себе следующую информацию:
Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ.
Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:
Приоритетным способом рассылки пресс-релиза является электронная почта. Также можно направить документ по факсу.
При массовой рассылке пресс-релиза с помощью e-mail адреса журналистов ставятся в поле «Скрытая копия», чтобы избежать оглашения всей базы Ваших контрагентов.
Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки.
Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению.
Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом).
В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!».
При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).
Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки.
Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.
Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии.
В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.
Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.
Формат «Благодарность» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение благодарности адресату.
Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки.
Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата.Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.
Пример :Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.)«Весьма Вам благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».
Формат «Соболезнование» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.
При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе.
При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.
Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информациина расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть какюридическими, так и физическими лицами.
Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности нужно писать много деловых писем.
К деловым письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательныеписьма, письма-напоминания и благодарности, письма — приглашения насобеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобыи т.п.
Как правильно написать деловое письмоК содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:
При написании статьи использовались материалы сайта http://www.business-letters.ru/
