Депонирование заработной платы

Депонирование заработной платы - это возврат в банк полученных средств на зарплату, которую работники не получили в установленный срок. Как признать средства при расчете налога на прибыль, надо ли удерживать с них НДФЛ и начислять страховые взносы?

Депонирование заработной платы обязательно, если зарплата начисленна, но работник ее по каким-либо причинам не получил. Такую зарплату следует сдать обратно в банк. И это, подчеркиваю, обязанность компании. Таковы требования Указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У (далее – Указание).

Причин депонировать заработную плату немало. Например, отпуск или командировка сотрудника. Наконец, он может просто заболеть. Но депонирование заработной платы возникает только в случае, когда заработную плату выплачивают из кассы.

Рассчитаться с сотрудниками через кассу нужно в определенный срок. Его утверждает руководитель организации. Но есть максимальный предел – пять рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета).

Проверьте, все ли вы знаете про депонирование заработной платы. Вот пошаговый алгоритм действий.

Посмотрите, оформлен ли приказ руководителя, в котором указан срок, в течение которого вы можете выдавать заработную плату из кассы организации. Вы вполне можете установить на это и два дня, если так удобно.

Допустим, кто-то из ваших сотрудников не получил причитающуюся ему заработную плату в установленный срок. Тогда в расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 в графе 23 напротив фамилии этого работника проставьте отметку «Депонировано». Если для выдачи заработной платы вы используете платежную ведомость по форме № Т-53, такую запись сделайте в графе 5. В конце ведомости пропишите суммы. Обратите внимание вот еще на что. Итоги фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм должны равняться окончательной сумме в расчетно-платежной или платежной ведомости.

Не полученную работниками зарплату необходимо сдать в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. Депонирование заработной платы отразите в реестре. К слову, унифицированного бланка реестра депонентов нет, поэтому составить его можно в свободной форме. Однако существует ряд реквизитов, которые в соответствии с Положением должны в нем присутствовать (см. таблицу ниже).

Реквизиты реестра депонентов

Дополнительные реквизиты, которые необходимы компании (например, графа для указания номера расходного кассового ордера, по которому выдана депонированная ранее заработная плата)

Данные реестра перенесите в специальную книгу учета депонированных сумм. Форму такой книги вы вправе разработать самостоятельно. Хотя за основу вы можете взять те формы, которые утверждены для бюджетных организаций. Это форма по ОКУД 0504047 и форма по ОКУД 0504048.

Как только работник обратится за заработной платой, которую он не смог получить вовремя, вы должны будете ему ее выдать. Причем свое требование он может озвучить устно или же оформить на бумаге. Четкого порядка тут нет. Как и нет установленного срока для выдачи депонированной зарплаты.

Данные о выдаче занесите в реестр депонированных сумм. Напротив фамилии сотрудника сделайте отметку о полученных суммах с указанием даты. Причем в ту же книгу, в которой были отражены сведения о депонировании.

На то, чтобы получить свою депонированную зарплату, у сотрудника есть три года. А отсчет ведется со следующего дня после даты, когда работодатель должен был выплатить соответствующую сумму согласно трудовому договору (ст. 196 и 191 ГК РФ). Что если в течение этого времени ни сам работник, ни его доверенное лицо не обратились за депонированной зарплатой? В бухучете спишите сумму кредиторки на прочие доходы. А для расчета налога включите ее в состав внереализационных доходов. При этом нужно подготовить акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации (образец такого приказа см. ниже). Это следует из пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н .

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

о списании кредиторской задолженности

г. Москва 31.07.2017

На основании результатов инвентаризации кредиторской задолженности

1. Списать кредиторскую задолженность в виде депонированной зарплаты

(платежная ведомость от 7 июля 2014 г. № 1) в сумме 25 200 руб. в связи с истечением срока исковой давности.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ___________ А.В. Львов

И еще. Хранить реестры о депонировании заработной платы вы должны пять лет. Такое правило установлено статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Посмотрите сроки хранения бухгалтерских документов .

В налоговом учете порядок списания сумм депонированной ранее заработной платы зависит от того, каким методом организация рассчитывает налог на прибыль. При методе начисления депонированную зарплату включают в состав расходов в том месяце, в котором она была начислена (подп. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае никаких разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не будет. При кассовом методе сумма депонированной заработной платы попадет в состав расходов только в момент ее выплаты сотруднику (п. 2 ст. 273 НК РФ). А значит, в месяце, когда зарплата была начислена, возникнет вычитаемая временная разница. Так установлено пунктом 11 ПБУ 18/02. Она приведет к образованию отложенного налогового актива, который списывается после выдачи зарплаты.

С зарплаты НДФЛ удерживают в момент выплаты доходов человеку. Перечислить налог в бюджет с зарплаты надо не прозднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ). Так что с депонированной зарплаты налог не удерживают и не перечисляют.

Со страховыми взносами во внебюджетные фонды при депонировании зарплаты все гораздо проще. Компания по итогам каждого месяца должна исчислить обязательный платеж. Он рассчитывается исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных работнику. Это следует из части 3 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. При этом перечислить взносы необходимо не позднее 15-го числа следующего месяца (ч. 5 ст. 15 Закона № 212-ФЗ). Таким образом, для страховых взносов важен факт начисления зарплаты, а не ее выплаты. Поэтому с суммы депонированной заработной платы взносы также должны быть перечислены во внебюджетные фонды.

Депонирование заработной платы

Практически в каждой организации есть работники, которые по каким-либо причинам не могут получить заработную плату вовремя. В этом случае ее депонируют. Как данная ситуация отразится на расчете налогов и какие документы нужно оформить, рассказывается в статье.

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса. Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного или трудовых договоров (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если дата выдачи заработной платы совпадает с праздничным днем, выплата производится накануне. Об этом говорится в части 8 статьи 136 Трудового кодекса.

Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:

— безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);

— наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).

Особенности выплаты зарплаты наличными

На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:

— денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;

— наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).

Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Лимит кассового остатка

Компания может хранить деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Банком России, далее — Положение № 14-П) [1].

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).

Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб. для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).

Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Срок выплаты зарплаты указывается на титульном листе ведомости.

Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен (п. 18 Порядка ведения кассовых операций):

— напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе «Деньги получил» формы № Т-49 или в графе «Подпись в получении денег» формы № Т-53 поставить штамп или написать «депонировано», указать в конце ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписаться. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;

— составить реестр депонированных сумм;

— оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на платежной ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты записывают в кассовой книге.

Напомним, что расходный кассовый ордер составляют по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. При внесении денег на расчетный счет необходимо составить объявление на взнос наличными (форма № 0402001 утверждена в приложении 6 к Положению Банка России от 24.04.2008 № 318-П). На сданные суммы в обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Согласно абзацу 7 пункта 18 Порядка ведения кассовых операций суммы депонированной зарплаты нужно отразить в реестре. Этот документ составляет кассир (подп. «б» п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр. Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от 23.09.2005 № 123н (далее — приказ № 123н). В реестре указывают табельный номер работника, его фамилию, имя и отчество, а также депонированную сумму.

Реестр составляется после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. Напомним, что зарплату следует выдавать не реже чем через каждые полмесяца. Это требование установлено в статье 136 ТК РФ.

Книга учета депонентов. В реестре, форма которого приведена в приказе № 123н, нет графы для указания номера расходного кассового ордера, который оформляют при выдаче депонированной ранее зарплаты. Такая графа есть в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, форма (код 0504048) которой также утверждена приказом № 123н.

В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф — по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.

ПРИМЕР 1. В ОАО «Авангард» была начислена заработная плата за февраль 2009 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались сотрудникам из кассы в период с 4 по 6 марта 2009 года по платежной ведомости от 04.03.2009 № 180.

Когда срок выдачи зарплаты истек, выяснилось, что деньги не получили два работника — А.Ю. Таложенский (таб. № 123) в размере 13 871 руб. и Е.Л. Целиковский (таб. № 245) в размере 17 400 руб. Депонированная заработная плата была выдана 25 марта 2009 года А.Ю. Таложенскому (расходный ордер № 187) и 31 марта — Е.Л. Целиковскому (расходный ордер № 219). Как оформить книгу учета депонентов?

РЕШЕНИЕ. Кассир 6 марта 2009 года сформировал реестр депонированных сумм. На основании формы 0504048 в ОАО «Авангард» разработана книга аналитического учета заработной платы. Образец заполнения книги

аналитического учета заработной платы по суммам депонентов, начисленных и выданных в марте 2009 года, приведен в приложении к статье.

Напомним, что книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Это установлено в подпункте «н» пункта 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.

Учитываем депонированную зарплату

В бухгалтерском учете заработная плата учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена, независимо от того, обратился работник за ее получением или нет (п. 5 ПБУ 1/2008):

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70

— начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)

— выдана заработная плата.

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»:

— депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.

Выдаем зарплату с депонента

При выплате депонированных сумм делается запись по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств:

— счета 50 «Касса», если депонированная заработная плата выдается из кассы организации;

— счета 51 «Расчетные счета», если депонированная зарплата перечислена на счет сотрудника в банке.

ПРИМЕР 2. Воспользуемся условиями предыдущего примера, дополнив их. Организация 4 марта 2009 года получила с расчетного счета в кассу деньги для выплаты зарплаты в размере 1 350 000 руб. Необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета операции по начислению депонентов и их выдаче.

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете ОАО «Авангард» были сделаны следующие записи:

4 марта 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. - 13 871 руб. - 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;

6 марта 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;

— 31 271 руб. — внесена на расчетный счет депонированная зарплата;

25 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль А.Ю. Таложенскому;

31 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль Е.Л. Целиковскому.

Основания для выдачи депонента

Трудовым законодательством не установлен порядок обращения за депонированной заработной платой.

Сотрудник может обратиться в кассу за получением депонента в устной или письменной форме.

В первом случае кассир сообщает об этом бухгалтеру, который учитывает заявку при планировании денежных поступлений в кассу. Во втором случае работник подает письменную заявку в секретариат предприятия.

Секретарь регистрирует полученный документ в журнале учета входящей корреспонденции, ставит отметку о регистрации на экземпляре сотрудника и передает заявку главному бухгалтеру.

Депонент в отчетности

Кредиторская задолженность организации по оплате труда отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности:

— в бухгалтерском балансе (форма № 1). Сумма депонированной зарплаты отражается по кредиту счета 76-4. Если исходить только из названия счета, депонированную зарплату следует показать как кредиторскую задолженность перед прочими кредиторами (строка 625). Но, по мнению автора, правильнее отразить ее в строке 622 как задолженность перед персоналом организации. Сведения, которые приводятся в строках 622 и 625, формируют показатель строки 620 «Кредиторская задолженность».

— приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5). Сумма депонированной зарплаты отражается в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» в строке «Прочая кредиторская задолженность». Данные строки формируют показатель строки «Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего». Для определения показателя этих строк используется кредитовый остаток по счету 76-4.

Напомним, что указанные формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н.

В налоговом учете депонированная зарплата включается в состав расходов:

— в том месяце, в котором она была начислена, — если фирма применяет метод начисления (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае разницы между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает;

— в момент ее выплаты работнику — если организация применяет кассовый метод (п. 3 ст. 273 НК РФ). Так как в бухгалтерском учете сумма депонированной зарплаты включена в состав расходов, а в налоговом учете нет, то в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива (ОНА):

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

Отложенный налоговый актив списывается после того, как заработная плата будет выдана, и отражается следующей проводкой: ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» КРЕДИТ 09

— погашен отложенный налоговый актив.

ЕСН и обязательные страховые взносы

Единый социальный налог. Сроки уплаты авансовых платежей по единому социальному налогу не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (п. 3 ст. 243 НК РФ).

Взносы на обязательное пенсионное страхование. Уплата авансовых платежей по пенсионным взносам производится ежемесячно. Ее следует произвести в срок или установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Об этом говорится в пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Взносы на страхование от несчастных случаев. Такие взносы необходимо перечислять в день:

— установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;

— установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам.

Об этом говорится в пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты единого социального налога, пенсионных взносов и взносов на страхование от несчастных случаев в случае депонирования зарплаты.

Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.

Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае фирма должна перечислить НДФЛ в день получения в банке денежных средств на выплату дохода (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам. Как видим, депонирование в данной ситуации на сроки перечисления налога не влияет.

ПРИМЕР 3. За июль 2009 года сотруднику ООО «ИмпортТрейд» была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы составил 6500 руб. ЕСН (в том числе взносы на обязательное пенсионное страхование) — 13 000 руб. взносы на страхование от несчастных случаев — 200 руб.

Срок, установленный для выплаты зарплаты, — 5-е число следующего месяца. 3 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.

Средства на зарплату были получены из банка. Какие проводки должен сделать бухгалтер?

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — начислена заработная плата работнику; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет; ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51

— 200 руб. — перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;

— 43 500 руб. (50 000 руб. - 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.

Зарплата выдается из наличной выручки. В этом случае организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, к моменту депонирования налог с доходов работника уплачен не будет, поскольку выплаты не было.

ПРИМЕР 4. Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «ИмпортТрейд» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать?

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — работнику начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН с заработной платы сотрудника;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;

— 200 руб. — перечислены взносы на травматизм;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником; ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — сдана в банк не полученная работником зарплата;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка; ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная зарплата за вычетом НДФЛ;

13 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты сотрудника;

17 августа 2009 года (15 августа — суббота) ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль.

Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления. Это обусловлено общим сроком исковой давности, установленным в статье 196 Гражданского кодекса.

Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:

— на финансовые результаты — у коммерческой организации;

— увеличение доходов — у некоммерческой организации. Таким образом, для списания задолженности требуется составление нескольких документов.

Акт инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. По ее итогам составляют акт по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Гомкомстата России от 18.01.98 № 88. Фрагмент акта инвентаризации смотрите ниже.

Бухгалтерская справка. В этом документе можно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек. Образец составления бухгалтерской справки приведен ниже.

Приказ руководителя. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании задолженности по заработной плате.

Образец приказа о списании депонированной заработной платы смотрите в приложении к статье.

Если названные документы не оформлены, основания для списания задолженности отсутствуют, а внереализационный доход не образуется. К такому выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2008 № 3596/08.

В налоговом учете сумма кредиторской задолженности включается во внереализационные доходы на основании пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса (п. 2 письма Минфина России от 26.08.2002 № 04-02-06/3/61). Сделать это нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (п. 1 письма Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894).

Представители финансового ведомства высказали иную точку зрения в отношении сроков списания кредиторской задолженности по заработной плате. По их мнению, срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211). Они сослались на статьи 392 Трудового кодекса и 197 Гражданского кодекса. В статье 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. В статье 197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности — сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Подобная позиция, по мнению автора, является спорной, поскольку статья 392 Трудового кодекса устанавливает сроки обращения в суд, а не к работодателю. В случае, когда сотрудник хочет получить депонированную заработную плату, а работодатель готов ее выплатить, никакого ущемления прав работника (индивидуального трудового спора) не возникает. Поэтому положения статьи 392 ТК РФ к списанию депонированной заработной платы отношения не имеют.

Образец бухгалтерской справки

Образец приказа о списании депонированной заработной платы

Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.

[1] Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, сведения по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (приложение № 1 к Положению № 14-П).

Депонированная заработная плата и ее списание

(Статья опубликована 18.04.2014 в журнале "Помощник Бухгалтера" № 5/2014.)

Как отразить в бухгалтерском учете депонирование заработной платы, ее последующую выплату или списание в связи с истекшим сроком исковой давности?

Согласно ст. 136 ТрК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Конкретный день ее выплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором.

Заработная плата подлежит выплате непосредственно работнику, если иной способ выплаты не предусмотрен федеральным законом или трудовым договором.

При этом сотруднику зарплата либо выдается в месте выполнения работы, либо перечисляется на указанный им счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором. В последнем случае невыплата зарплаты по причине неявки работника (например, вследствие болезни) исключена. При наличных расчетах такое возможно.

Выплата заработной платы наличными денежными средствами подразумевает проведение кассовых операций, а значит, требует соблюдения требований Указаний ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание № 3210-У).

Согласно данному документу наличные в кассе организации или предпринимателя не могут превышать установленного лимита остатка денежных средств. Исключением являются дни выплаты заработной платы. При этом продолжительность срока выдачи зарплаты не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения средств на расчеты по зарплате в банке.

Проще говоря, за пределами этого срока речь уже будет идти об административном правонарушении, выразившемся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленного лимита. В соответствии с п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ подобный проступок влечет за собой ответственность в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. для должностных лиц (в том числе ИП), и от 40000 до 50000 руб. - для юридических лиц.

Таким образом, бесконечно ждать, когда работник явится за зарплатой, организация не может.

Пунктом 6.5 Указаний № 3210-У предусмотрено, что предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости 0301009 (унифицированная форма № Т-49) или платежной ведомости 0301011 (унифицированная форма № Т-53). В них же указывается определенный руководителем срок выдачи наличных денег на эти цели. В последний день данного срока кассир в расчетно-платежной или платежной ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег. В свою очередь, подводя итоги по ведомости, кассир подсчитывает и записывает не только сумму фактически выданных денег, но и величину денежных средств, подлежащую депонированию и сдаче в банк. Затем кассир сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись и передает ее для подписания главбуху или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) (абзац 3 п. 6.5 Указания № 3210-2).

Указаниями № 3210-2 не установлена обязанность оформлять реестр депонированных сумм. как это было раньше в Положении Банка России от 12.10.11 № 373-П.

Порядок обращения работника за депонированной заработной платой законодательством не установлен. Следовательно, сделать это он может как в письменной, так и в устной форме.

Удержание НДФЛ работодатель как налоговый агент в силу п. 4 ст. 226 НК РФ должен произвести непосредственно при фактической выплате дохода. В целях исчисления НДФЛ датой фактического получения работниками дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который он был начислен в соответствии с трудовым договором (п. 2 ст. 223 НК РФ. Перечислить удержанный НДФЛ в бюджет надлежит не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, в день выплаты начисленной заработной платы налоговый агент должен перечислить в бюджет общую сумму налога, исчисленную со всех выплат, причитающихся работникам по ведомости. Иными словами, с момента получения наличных денег в банке на выплату заработной платы она считается выплаченной независимо от того, была ли фактически выдана или депонирована. Факт получения работником непосредственно денежных средств для целей уплаты НДФЛ не отслеживается.

В этом смысле выплата депонированной заработной платы или списание соответствующей задолженности в связи с истечением срока исковой давности никаких налоговых последствий ни для работника, ни для налогового агента не влекут.

Заработная плата отражается в составе расходов по обычным видам деятельности в период ее начисления независимо от времени фактической выплаты (пункты 5, 8, 16 и 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 33н). Ее сумма "проводится" по дебету счетов учета затрат в корреспонденции с кредитом счета 70. Депонированная заработная плата учитывается на субсчете "Расчеты по депонированным суммам" счета 76 (Д70 К76-4). При выплате работникам депонированных сумм в учете производится запись Д76-4 К50.

В отчетном периоде, в котором по депонентской задолженности истек срок исковой давности, ее сумма признается прочим доходом организации (пункты 7, 10.4 и 16 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" (ПБУ 9/99), утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 32н). Она списывается по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации записью Д76-4 К91-1 (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н).

При этом специального срока исковой давности в отношении требований, связанных с выплатой депонированных сумм заработной платы, законодательством не установлено (ст. 197 ГК РФ). Статья 392 ТрК РФ определяет срок обращения работником за восстановлением нарушенных прав в суд, а не к работодателю. Между тем, когда зарплата не востребована, оснований для возникновения индивидуального трудового спора, в принципе, нет. Поэтому в рассматриваемой ситуации данный срок неприменим. Ориентироваться следует на общий срок исковой давности, равный 3-м годам (ст. 196 ГК РФ). Течение 3-летнего срока исковой давности начинается с даты депонирования не выплаченной работнику суммы (Письма Минфина РФ от 22.03.10 № 03-03-06/1/161, ФНС от 20.01.10 № МН-17-3/8@ и от 06.10.09 № 3-2-06/109).

Сотрудникам компании 28.02.14 была начислена заработная плата за февраль 2014 года в сумме 350000 руб. Для выплаты зарплаты 03.03.14 было снято с расчетного счета 304500 руб. Эта сумма оприходована в кассу компании. Тогда же удержан и перечислен в бюджет НДФЛ в размере 45500 руб. (350000 х 13%).

Кассир выдавал зарплату сотрудникам в период с 3 по 5 марта по расчетно-платежной ведомости от 03.03.14 № 2. В период выплаты заработной платы один из сотрудников за ее получением не явился. Заработная плата была выдана ему 17.03.14 в сумме 21750 руб.

Кроме того, инвентаризацией, проведенной 28.02.14, выявлена депонентская задолженность в виде заработной платы, начисленной при увольнении одного из сотрудников в 2011 году, но так и не востребованной им, с истекающим сроком исковой давности 05.03.14 в сумме 17400 руб. На основании приказа руководителя задолженность списана непосредственно 05.03.14.