Журнал Регистрации Трудовых Книжек Скачать Образец

Другие статьи

Журнал учета выдачи трудовых книжек: образец и правила заполнения

Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения

Трудовые книжки (ТК) являются документом строгой отчетности. поэтому российским законодательством предусмотрена необходимость жестко контролировать их наличие и оборот.

Для этого все организации обязаны вести журнал. где фиксируются прием и выдача трудовых книжек – так называемую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Дело здесь даже не столько в проверках и штрафах, сколько в потенциальной опасности судебных споров с работником, за сохранность чьей трудовой книжки отвечает работодатель.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно !

Отношения работодателя и работника зачастую далеки от идеала, и увольняющийся может воспользоваться отсутствием журнала выдачи ТК или небрежным его ведением для того, чтобы насолить бывшему работодателю или получить дополнительные деньги, ведь если факт возвращения трудовой книжки не подтвержден в книге учета подписью работника, то можно оспорить срок увольнения и размер расчетных выплат.

Всё это делает правильное ведение журнала, учитывающего оборот ТК. непременным условием беспроблемной работы организации. Обязательность книги учета движения трудовых книжек установлена Правилами их ведения и хранения. которые Правительство РФ утвердило постановлением № 225 от 16 апреля 2003 года.

Ответственные за ведение

В малом бизнесе. не всегда имеющем отдельные кадровые службы, эту обязанность могут возложить на бухгалтера, секретаря, офис-менеджера или другого специалиста.

Назначение ответственного лица оформляется приказом, где указываются обязанности по ведению учета ТК. должность исполняющего и должность того, кто заменит его в случае отсутствия. Передача дел, связанных с движением ТК, должна сопровождаться соответствующим актом .

Скачать журнал оборота трудовых книжек .

Если книга раньше не велась

Бывает так, что вновь пришедший на работу грамотный специалист обнаруживает, что его предшественники не потрудились завести книгу учета движения ТК. Подобная ситуация требует составления докладной записки и, если восстановление всех записей и подписей работников не составляет труда, незамедлительно устранить недоработку.

Иногда внести отсутствующие данные по кому-либо из бывших работников невозможно. Это также стоит отразить в докладной записке и составить акт с перечислением, какие именно данные утрачены и почему нет возможности их восстановить.

При проверке эти документы могут помочь работодателю избежать привлечения к ответственности за нарушение законодательства.

Требования к заполнению и оформлению

Книга учета движения ТК должна содержать 13 граф и соответствовать образцу, утвержденному Министерством труда и социальной защиты РФ.

В отличие от ведения других журналов регистрации документов, заполнение этой книги должно быть сквозным. то есть не оканчиваться вместе с календарным годом, а продолжаться в течение многих лет, пока не будет заполнена последняя страница.

Общие правила оформления книги сводятся к следующему:

поскольку книга будет использоваться несколько лет и долго храниться, рекомендуется снабдить её твердой обложкой ;

страницы следует пронумеровать и прошить прочной ниткой. концы которой вывести после завершающей страницы и прикрепить изнутри к обложке бумажной наклейкой;

бумажная наклейка должна быть опечатана сургучом или пломбой с захватом обложки и концов нитки.

Многими кадровиками оспаривается необходимость сургучной печати. но пока этот пункт в Правилах ведения ТК остается без изменений, лучше придерживаться этих требований и приобрести сургуч и пломбу в канцелярских магазинах или почтовых отделениях;

на бумажной наклейке цифрами и прописью указывается, сколько страниц пронумеровано и прошито, и ставится подпись руководителя.

Исправление записей

Записи в книгу вносятся от руки, поэтому нередки ошибки. Зачеркивать неверную запись и вносить рядом правильную информацию с пометкой «Исправленному верить». датой исправления и подписью исправившего представляется довольно сложным из-за ограниченного места.

Наиболее приемлемым способом считается внесение в пункт с ошибочными данными пометки о том, что запись недействительна. и создание правильной записи.

Содержание: сведения и графы

Книга учета содержит сведения о принятых или вновь заведенных ТК, а также вкладышах к ним. Если на хранение сдается не только ТК, но и вкладыш. в записи фиксируется только сама книжка.

Эти сведения детализируются в тринадцати графах:

1 – номер записи о ТК и выданных организацией вкладышах;

2, 3, 4 – дата предоставления трудовой книжки (как правило, это день приема на работу) или заведения новой ТК или вкладыша: число, месяц и год;

5 – ФИО (без сокращений) работника, на которого оформлена трудовая книжка;

6 – серия и номер ТК или вновь заведенного вкладыша. Эти данные могут отличаться в зависимости от возраста работника.

Так, образцы 1938 года выпускались без серии и номера. поэтому при регистрации таких экземпляров в графе № 6 рекомендуется оставить прочерк – он укажет, что данные не пропущены, а отсутствуют.

Образцы 1974 года имеют серию из букв АТ и двух римских цифр. С 2003 года серия трудовых книжек обозначается буквами ТК, а серия вкладышей – буквами ВК.

7 – должность сотрудника по штатному расписанию;

8 – название организации и структурного подразделения;

9 – дата и номер документа, которым сотрудник принимается на работу (приказ, распоряжение и т.п.). Если регистрируется новый вкладыш, выдаваемый организацией, то здесь ставится прочерк.

10 – подпись специалиста, ведущего ТК и контролирующего их оборот;

11 – если оплачивается новый экземпляр ТК или вкладыша, указывается сумма в руб. иначе – прочерк;

12 – дата увольнения работника (это день возврата ТК);

13 – роспись увольняющегося, подтверждающая, что ТК он получил обратно .

Образец заполнения книги учета трудовых.

Запись при отказе забрать ТК

Что записать в книге, если отдать ТК непосредственно ее владельцу невозможно?

Если работник в день увольнения не может (или отказывается) получить свою ТК, ему отправляют заказное письмо с предложением забрать ее или согласиться на ее получение почтовым отправлением. Выходные данные письма при этом записываются в графу 12, а дата, когда ТК была отправлена по почте – в графу 13.

Иногда увольняющийся просит отдать трудовую книжку другому лицу (родственнику, другу, коллеге). При этом необходима доверенность. заверенная у нотариуса.

Передача ТК третьим лицам без доверенности возможна лишь в случае смерти её владельца при предъявлении свидетельства о смерти, паспорта и документов, подтверждающих родство. Во всех этих случаях в графах 12 и 13 указывается, когда, кому и на основании чего была выдана ТК.

Регистрация временной выдачи

Однако иногда ее оригинал требуется для выписки нотариально заверенной копии, необходимой при получении профессиональных сертификатов бухгалтерами, юристами, аудиторами, или в Пенсионный фонд для оформления пенсии.

С 1 января 2015 года работник может подать, а работодатель должен удовлетворить письменный запрос на временную выдачу ТК.

При этом рекомендуются три варианта оформления записей в журнале выдачи:

в графе 12 отметить временную выдачу. а после возвращения ТК сделать новую запись;

приказом ввести неунифицированную форму книги учета и дополнить типовой бланк книги;

оформить отдельную книгу учета. где отмечались бы цель и даты временной выдачи и возвращения ТК.

Сроки хранения и административная ответственность

Книгу учета движения ТК и вкладышей к ним необходимо хранить 50 лет.

КоАП РФ в ст. 5.27 указывает, что отсутствие книги учета или её небрежное ведение влечет за собой административную ответственность .

Кодекс РФ об административных правонарушениях. Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

2. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), —

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, —

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

4. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.

5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 2 или 3 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Если руководитель или должностное лицо уже совершали административные правонарушения, предусмотренные ч. 1 ст. 5.27 КоАП, их могут дисквалифицировать на срок 1-3 года.

Возможно, в скором будущем трудовые книжки будут отменены – ходит много разговоров о том, что это устаревшая форма фиксирования информации о трудовой деятельности. При этом исчезнет и книга учета движения ТК.

Пока этого не произошло, работодателю лучше не пренебрегать изложенными выше правилами ? тогда он будет застрахован от многих денежных и моральных потерь.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Журнал учета трудовых книжек и его образец

Вопрос от Дубровской Валентины: Каким требованиям должен соответствовать журнал учета движения трудовых книжек? Можно ли увидеть его образец? Спасибо.

Ответ: Журнал учета трудовых книжек должен отвечать таким требованиям:

• журнал следует вести в твердой обложке, страницы прошить нитками, ведь он в работе много лет и подлежит сохранению в архиве в течение пятидесяти лет

• страницы журнала необходимо пронумеровать заранее, еще до начала его заполнения

• журнал следует прошнуровать, а концы шнурка приклеить бумагой к внутренней стороне его обложки

• журнал следует опечатать сургучной печатью или опломбировать. Печать по правилам должна захватывать часть бумаги, концы шнурка, из-под него выступающие, и обложку журнала. Ежели вместо сургучной печати Вы используете пломбу, ставьте ее на концы шнурка, которые выступают из-под бумаги. В данном журнале нельзя использовать оттиски печатей компании и отдела кадров.

• журнал должен иметь заверительную надпись, в которой следует указать прописью и цифрами количество страниц, пронумерованных и прошнурованных. Журнал подписывается руководителем компании.

Образец журнала учета движения трудовых книжек здесь

Книга учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек предназначена отслеживания движения трудовых книжек сотрудников. Назначение любого регистрационного журнала или книги в систематизации информации, книга учета позволяет в нужный момент найти необходимый документ в кратчайшие сроки. В данной статье предлагаем скачать образец журнала учета трудовых книжек работников по ссылке в конце статьи.

Трудовые книжки предъявляются работниками при трудоустройстве на работу. Кадровый работник делает запись в трудовой книжке о приеме на работу и регистрирует ее в книге учета.

Форма журнала учета трудовых книжек утверждена Минтрудом России и к ее заполнению предъявляются определенные требования.

Скачать другие регистрационные журналы и книги: для регистрации командировочных удостоверений – скачать. для регистрации приказов – скачать образец. для платежных ведомостей – скачать .

Образец оформления книги учета трудовых книжек

Книга представляет собой таблицу, в которую вносятся сведения обо всех трудовых книжках персонала. Первая запись в журнал делается при приеме нового сотрудника.

Бланк журнала учета включает следующие графы:

Порядковый №

Дата приема на работу и заполнения трудовой книжки

ФИО владельца – нового работника

Серия и номер трудовой книжки

Должность сотрудника

Название работодателя и подразделения, куда он принят

Дата и номер приказа о приеме на работу

Расписка лица, ответственного за ведение трудовых книжек и внесение записей в книгу учета

Дата выдачи при увольнении

Подпись работника при получении.

Образец журнала можно скачать по ссылке ниже.

Скачать образец книги учета трудовых книжек – ссылка.

Учет и хранение трудовых книжек Учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов - в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

в первую графу записывается регистрационный номер документа

во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее

в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены

в 6 графе указывается название, номер и дата документа - основания получения / выдачи бланков

в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах - сумма покупки / продажи. Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

Скачать журнал учета трудовых книжек

Журнал движения трудовых книжек - это специальное издание для людей, которые проводят бухгалтерские расчеты и работают в сфере экономики. Это эталон того, как должен проводиться грамотный и правильный учет трудовых книжек на предприятии или в компании. Вам нет необходимости отправляться в специализированный магазин, чтобы приобрести этот журнал. Теперь журнал учета трудовых книжек скачать вы можете совершенно бесплатно. Наш ресурс предлагает журнал движения трудовых книжек скачать без дополнительной оплаты.

Скачать журналы бесплатно на андроид

Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

После заключения трудового договора работник передает работодателю свою трудовую книжку. Руководитель делает в ней соответствующую запись о приеме сотрудника на работу.

После этого он обязан зарегистрировать бланк переданной трудовой книжки в специальном журнале – книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для чего нужен этот документ

Обязанность ведения такого журнала для работодателей закреплена законодательно. Так как трудовые книжки и вкладыши в компании подлежат обязательной регистрации, они должны отражаться в этом журнале. Причем учитываются не только книжки сотрудников, которые их уже имеют, но и сотрудников, только начинающих свой трудовой путь и поэтому только заводящих книжку в организации. Для второй категории пустой бланк книжки выдается в компании.

Именно в журнале по учету движения трудовых работодатель и регистрирует все поступившие в компанию книжки с последующим отражением пути их перемещения.

Наряду с этим журналом обязательно наличие приходно-расходной книги. В ней ведутся записи о купленных за счет компании пустых бланках – как самих трудовых книжек, так и вкладышей к ним.

Назначение ответственного лица

Лицо, отвечающее за книгу учета трудовых, назначается работодателем путем издания соответствующего приказа. В основном, это тот же работник, которого назначили ответственным за ведение и хранение трудовых книг в данной компании.

Приказ составляется в свободной форме, но обязательно должен содержать:

ФИО и должность лица, назначаемого ответственным

обязанности в отношении журнала

ФИО и должность лица, на которого возлагаются указанные обязанности при отсутствии ответственного сотрудника.

В крупных компаниях за журнал отвечают сотрудники кадрового делопроизводства или специалист по персоналу. В мелких фирмах, где нет специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на сотрудника бухгалтерии, секретаря или любого другого специалиста.

В случае, когда происходит смена ответственного лица, обязательной является следующая процедура:

составление акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним. В нем отражается фактическое наличие бланков, в том числе и невостребованных книжек уволенных работников

издание нового приказа о назначении ответственного лица.

Как выглядит, кем и каким образом заполняется форма акта выполненных работ, читайте здесь .

Требования к журналу

При оформлении документа нужно учитывать следующее:

желательно ведение журнала в твердом переплете – в связи с длительным сроком его хранения

страницы должны быть пронумерованы

журнал должен быть прошит, но прошивка должна быть сделана таким образом, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала

с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Причем печать нужно поставить определенным образом – она должна частично попадать на бумагу, шнур и сам журнал, также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров

на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью). Правила заполнения

Журнал по учету трудовых состоит из 13 граф. При их заполнении следует соблюдать ряд простых правил (далее графы обозначены порядковым номером):

1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.

2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.

5 – ФИО ее владельца без сокращений.

6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:

образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк

образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр)

образец 2003г. – это новейшие бланки, где серия обозначена как ТК (для вкладышей – ВК), и далее номер, также состоящий из семи цифр.

7 – указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.

8 – указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.

9 – дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.

10 – роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.

11 – сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на его покупку.

Но если компания располагает финансовыми возможностями, и на общем собрании было принято решение, что пустые бланки выдаются таким работникам безвозмездно (обязательно прописав данное решение во внутренних локальных документах), то данную графу оставьте пустой или проставьте прочерк.

Последние две колонки заполняются только при увольнении владельца трудовой книжки.

12 – дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.

13 – увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.

Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.

Порядок исправления ошибок

При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах .

Можно применить в журнале следующие варианты исправления:

Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка исправленному верить или исправлено в колонке №. При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.

Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – запись недействительна и тут же вносится верная запись.

Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению. При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет .

Видеоматериал о заверении книги

На видео - как правильно прошить и опломбировать журнал учета:

Учет и хранение трудовых книжек

Учет и хранение трудовых книжек Учет трудовых книжек

Журнал регистрации трудовых книжек

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

в первую графу записывается регистрационный номер документа;
во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее;
в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены;
в 6 графе указывается название, номер и дата документа – основания получения / выдачи бланков;
в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах – сумма покупки / продажи.

Хранение трудовых книжек

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

Скачать

Книга учета трудовых книжек образец - скачать word

Книга учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек — это регистрационный журнал, который должна вести каждое предприятие, использующее наемный труд. В книге производится регистрации трудовых книжек персонала. Содержимое документа позволяет отследить нахождение трудовой книжки, систематизировать и обобщить информацию обо всех трудовых книжках работников.

Организация для организации своего документооборота может использовать различные регистрационные журналы, книги. Например, приказы можно регистрировать в отдельном журнале, платежные ведомости в другом (форма Т-53а ). Некоторые из этих журналов не являются обязательными, а используются организациями для оптимизации документооборота. Например, журнал регистрации приказов по личному составу не обязателен к заполнению, так же как и журнал регистрации приказов по основной деятельности. Книга учета трудовых книжек не относится к необязательным документам. Данная книга должна присутствовать на каждом предприятии.

Отсутствие книги учета может повлечь за собой определенную ответственность. Форма книги разработана Министерством труда России, скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке в конце статьи.

Данный в бланк вносятся на основании предоставленной работником трудовой книжки при приеме на работу. Если в процессе трудовой деятельности трудовая книжка выдается работнику на руки, об этом должна ставиться отметка в книге учета. При увольнении также делается соответствующая отметка.

Как правильно заполнить?

Так как документ обязателен для всех организаций и может быть запрошен проверяющими органами, то вести его нужно в рукописном виде. Не допустим электронный вариант.

Каждый лист должен иметь индивидуальный номер, все листы прошиваются и скрепляются пломбой (сургучной печатью).

На обложке книги нужно указать сведения об организации и лице, которому поручено ведение данного журнала.

Регистрации подлежат не только сами трудовые книжки, но и вкладыши в них.

Табличная часть содержит 13 граф для отражения информации о трудовой книжке. Для каждой трудовой книжки заполняется отдельная строка журнала. Порядковый номер строки проставляется в первой графе.

В следующих трех графах нужно указать день, месяц и год начала трудовой деятельности работника на новом для него месте работы.

В пятой графе пишется ФИО владельца трудовой книжки, а в шестой — переписываются данные о самой трудовой книжке или ее вкладыша (серия и номер).

В 7, 8 графах нужно указать, на какую должность принят работник и в какое подразделение.

Далее заполняются реквизиты о приказе, на основании которого работник принят на работу (форма Т-1) .

В десятой графе свою подпись ставит кадровый специалист, который принял от сотрудника трудовую книжку и внес в нее запись о приеме на работу.

В 11-й графе пишется денежная сумма, которую заплатил работник, если для него заведена новая трудовая книжка или новый вкладыш.

При увольнении трудовая книжка в обязательном порядке выдается работнику на руки, о чем делается соответствующая отметка в 12-й и 13-й графах. Работник должен поставить свою подпись в книге учета в знак того, что документ им получен.

Книга учета трудовых книжек образец 2016 — скачать.

Книга учета движения трудовых книжек: образец, правила заполнения и бланк

Книга учета трудовых книжек

Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для постановки документа на учет его необходимо зарегистрировать в предусмотренной законом специальной форме – Книге учета трудовых книжек. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению документов сотрудников организации.

Срок хранения книги учета определен Перечнем типовых управленческих документов (утвержден 25.08.2010 года Министерством культуры РФ), и составляет 75-летний период.

Правила отражения сведений

Разработанная Министерством труда РФ (от 10.10.03 № 69) типовая форма документа включает тринадцать граф. Период заполнения документа может продолжаться в течение нескольких лет, поскольку происходит не в рамках календарного года, а до момента полного использования страниц. В графах реестра следует отражать сведения о:

переданных в службу кадров трудовых книжках принятых на работу сотрудников;
новых книжках, оформленных при приеме на работу сотрудников;
выданных сотрудникам трудовых книжках (и вкладышах к ним) при увольнении, переводе и т.п.

Книжки, которые передаются в кадровую службу предприятия при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Графа 1: содержит сведения о трудовых книжках и вкладышах валовым порядком, т.е. книжки и вкладыши получают регистрационные номера подряд, по мере поступления.

Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.

Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, цифры должны быть вписаны таким образом: значения числа и месяца – двумя, а года – четырьмя арабскими цифровыми символами.

Графа 5: должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.

Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2003 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.

Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.

Графа 8: содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.

Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.

Графа 10: должна содержать подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.

Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).

Графа 12: должна быть заполнена при увольнении сотрудника. Здесь необходимо поставить дату последнего дня работы.

Графа 13: следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу (статья 62 ТК).

Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

дате и номере уведомления (телеграммы, письма), отправленного в адрес работника;
дате отправки документа почтой.

Квитанции и финансовые документы, которые были выданы почтовым отделением при отправке уведомления и трудовой книжки, подшиваются в дело специалистом кадровой службы.

Требования

Реестр учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть оформлен с учетом определенных требований:

иметь твердый переплет, прошитые нитками страницы;
иметь нумерацию всех листов книги. Прошивка страниц должна быть зафиксирована на последнем листе книги, где концы шнура заклеиваются листком бумаги;
иметь сургучную печать или пломбу. Печать должна фиксировать край листка бумаги, концы шнура и обложку. Пломбирование устанавливается на выступающие концы шнура;
необходимо наличие заверительной подписи ответственного лица, с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов.

Право заверения книги учета трудовых книжек принадлежит только руководителю организации.

Поделитесь с коллегами:

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы