Рейтинг: 4.9/5.0 (1932 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Книга регистрации и учета трудовых договоров используется для фиксации фактов подписания трудовых договоров с сотрудниками, а так же последующих изменений в них. В книге учета трудовых договоров указываются порядковый номер записи, фамилия, имя, отчество лица, с которым заключается договор, должность, дата заключения трудового договора, его номер, срок его действия, дата прекращения трудового договора, личная подпись работника.
Книга учета трудовых договоров ведется сотрудником кадровой службы предприятия с целью регистрации и учета трудовых договоров с наемными работниками, а так же для фиксации и оперативного поиска сведений по трудовым договорам, заключенным с работниками предприятия.
Книга учета договоров позволяет получить следующие сведения:
При небольшом объеме подлежащих хранению трудовых договоров в книге может вестись учет письменных соглашений об изменении условий трудовых договоров, а также иных видов договоров, заключаемых с работниками предприятия.
Сотрудник, получивший договор о материальной отвественности и трудовой договор, расписывается о получении в книге регистрации. Наличие такой записи, зафиксированной в книге, работодатель при необходимости всегда сможет доказать, что служащему данные документы были выданы на руки
Книга учета и регистрации трудовых договоров. Скачать (doc)
Удобная программа для учета договоров. Демосервер и тестовый период. Попробуйте и вам понравится.
Популярные документы Смотрят сейчас
Главная » Кадровые документы » Журнал учета и регистрации трудовых договоров
Журнал учета и регистрации трудовых договоровДвижение документа всегда сопровождается его регистрацией. Регистрация представляет собой запись учетных данных о конкретном документе в соответствии с установленной формой. Она фиксирует создание, отправление и получение документа.
Ведение
Образец журнала регистрации и учета трудовых договоров
Внутренние документы проходят данную процедуру в день их подтверждения или подписания в отдельном порядке от входящих и исходящих потоков документов. Их подразделяют на разные группы (которые регистрируют отдельно друг от друга) в зависимости от вида. Нормативные акты не регламентируют формы регистрационных книг и журналов. Состав, а также расположение реквизитов работодатель определяет самостоятельно.
Например, регистрационный журнал трудовых договоров может иметь следующие графы: дату регистрации, регистрационный номер, структурное подразделение нового работника, должность, ФИО, внесенные изменения и примечание.
Установленный срок хранения, утвержденный Росархивом – 75 лет.
С каждым сотрудником организация заключает трудовой договор. После подписания договора обеими сторонами он регистрируется в специальном журнале, где получает личный номер, проставляемый вверху документа.
Регистрация трудовых договоров в журнале необходима для организации учета заключаемых с работниками трудовых договоров и соглашений к ним. Данная журнал позволит в любой момент быстро определить, заключался ли с работником трудовой договор, когда это происходило и какой номер договор получил. Трудовые договора — это важные документы, регулирующие трудовые отношения между сотрудниками и работодателем, а потому необходимо их тщательный учет.
В одном журнале могут отражаться записи как о заключении новых трудовых договоров, так и изменения к существующем. Для этого в табличной части журнала можно предусмотреть специальные графы.
Журнал не обязателен для ведения, однако при большом штате работников ведение данной регистрационной формы существенно упрощает жизнь кадровым работникам.
В качестве примера приведен образец оформления журнала регистрации трудовых договоров. Скачать его можно бесплатно в формате excel внизу статьи.
Также регистрации подлежат приказы по личному составу, для них может быть применим журнал такого рода. Для платежных ведомостей обязательно вести журнал регистрации форма Т-53а, а трудовые книжки нужно регистрироваться в книге учета, скачать образец которой можно здесь .
Как оформить журнал регистрации трудовых договоров?Журнал можно самостоятельно оформить — для этого берется обложка из плотной бумаги, на обложке указывается, как именуется организация, кто является ответственным лицом за ведение журнала.
Последующие листы журнала содержат в себе табличную часть, в которой и отражаются регистрационные записи о заключаемых и изменяемых трудовых договорах.
Табличную часть журнала можно оформить так, как это удобно организации. Предлагаем один из возможных вариантов оформления, в который включены графы для указания:
Также можно предусмотреть отдельную графу для указания информации о регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам.
Ведением журнала регистрации занимается работник, в должностных обязанностях которого прописана данная обязанность.
Журнал регистрации трудовых договоров образец — скачать .
Поддержите нас, мы старались!
Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров?
Наличие на предприятии такого журнала позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.
Так, благодаря этому журналу будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.
Его очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров. Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов.
Несмотря на всю пользу указанного документа, его наличие на предприятии необязательно.
Допускается вести журнал в свободной форме. Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде.
На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.
Срок хранения такой документации составляет 75 лет (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 04.02.2015).
Правила ведения журналаДопускается оформление журнала в обычной тетради (с жесткой обложкой), разлинованной на столбцы.
На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:
Кроме того, необходима нумерация всех страниц журнала.
Где бесплатно скачать образец журналаОриентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образецжурнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:
Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений - применяется для регистрации трудовых договоров, заключенных с сотрудниками организации и дополнительных соглашений к ним.
Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Обратите внимание, что в соответствии с п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов. образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет.
Контрольная пломбаЖурнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений опломбирован номерной индикаторной пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого Книга не считается опломбированной).
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашенийНа предприятии, где есть штат сотрудников, должен осуществляться кадровый документооборот. Составляет и заполняет, а также регистрирует документы специалист отдела кадров.
Наравне с учетом трудовых книжек сотрудников необходимо вести учет трудовых договоров с работниками предприятия или организации.
Учет трудовых договоров осуществляется путем регистрации их номеров в специально заведенном журнале.
Преимущества ведения журнала регистрации трудовых договоровХотя ведение такого журнала не является обязательным, а сам он не включен в перечень постановления Росархива от 06.09.2000 года, документ в первую очередь удобен для самого предприятия.
Он позволяет в случае любой спорной ситуации быстро и просто найти нужные сведения о сотруднике.
Если сотрудник был уволен и обратился в суд, то организация сможет оперативно предоставить сведения о трудовом договоре, чем заработает дополнительные баллы в пользу своей репутации.
Нередко уволенные сотрудники обращаются в отдел кадров за справкой, подтверждающей их предыдущее место работы. Благодаря журналу регистрации трудовых договоров найти эту информацию также можно будет быстро.
Журнал регистрации позволяет установить точное количество заключенных с сотрудниками договоров, проводить мониторинг их выполнения, исключает возможность вписывания договора с более поздним сроком.
Ведение такого журнала позволяет защитить интересы обеих сторон — сотрудника и работодателя.
Форма журналаВ отличие от журнала учета трудовых книжек, ведение которого является обязательным, законом не установлена единая форма ведения журнала регистрации трудовых договоров.
Каждый кадровый работник, ответственный за это, может вести журнал так, как удобно ему, опираясь на стандартную форму. Можно добавлять нужные колонки или объединять их.
Для учета можно завести книгу или журнал в твердой обложке. Его оформление и ведение регламентируется общими правилами делопроизводства: все страницы нужно пронумеровать, прошить, а на титульном листе должно быть название журнала.
На заднем листе ставится пломба после прошивки всех листов, которая скрепляется печатью и подписью руководителя.
На титульном листе помимо названия предприятия необходимо указать дату начала ведения и окончания журнала, а также выделить отдельный лист в книге для указания ответственных за его ведение сотрудников.
Для них же можно прикрепить образец заполнения журнала. На этот лист вносят также информацию о номере и дате приказа, которым назначен ответственный сотрудник.
Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров Какие сведения вносят в журнал?Информация в журнал вносится на усмотрение руководства организации. Все же есть общепринятая форма заполнения, которая включает 11 колонок на правом и левом разворотах листа.
Эти колонки содержат сведения:
При необходимости колонки можно объединять или разбивать. Номер самого трудового договора будет состоять из двух чисел, которые указываются через дробь. Первая часть дробного числа – это порядковый номер, а вторая часть – это год, в который договор был заключен, к примеру, 35/15.
Изменение порядка нумерации с началом нового года происходит на усмотрение руководства – продолжается нумерация или начинается сначала.
В колонке №1 всегда указывается порядковый номер документа так, как он идет по журналу, а номер договора необходимо указывать в колонке №3.
Если предусмотрено дополнительное соглашение, то информацию о нем можно вписывать в колонку №3, разделив ее на две графы соответственно, или в колонку №10.
Одновременно с бумажным вариантом журнала на многих предприятиях ведут и электронный вариант. Принцип заполнения в нем такой же, а создавать таблицу лучше всего в книге MS Excel.
Как вносить изменения в журнал правильноИногда сотрудник отдела кадров при ведении журнала допускает существенные ошибки. В этом случае необходимо прекратить внесение сведений о трудовых договорах и закрыть журнал раньше срока.
Об этом необходимо поставить отметку на последней странице, указав причину закрытия журнала.
В процессе трудовых отношений сотрудника и работодателя могут происходить разные изменения: могут измениться условия работы или сотрудника переведут на другую должность.
В таком случае к основному трудовому договору добавляют дополнительное соглашение, а в нем указывают всю новую информацию. Номер и дату соглашения также вносят в журнал регистрации трудовых договоров.
Поделись с друзьями!
Для регистрации трудовых договоров, заключенных с работниками, применяется специальная форма журнала, которая может быть сформирована каждым работодателем самостоятельно. Типового бланка журнала не разработано.
Более того, журнал не является обязательным для заполнения. Каждый работодатель самостоятельно для себя решает, нужно ли ему регистрировать все заключаемый трудовые договора с персоналом или нет. Как правило, такая необходимость возникает в тех организациях, где большой штат сотрудников. Для грамотного учета и систематизации информации о заключаемых с работниками соглашений применяется журнал регистрации.
Записи данного журнала позволяют в любой момент уточнить, заключен ли трудовой договор с работником, когда это было сделано, где он хранится, какой срок действия имеет.
Также журнал актуален в том случае, если работодатель заключает много срочных трудовых договоров. Для того чтобы отслеживать сроки окончания их действия, удобно смотреть в единый регистрационный журнал.
Образец журнала регистрации трудовых договоров можно скачать ниже, приведена для скачивания примерная форма журнала, которую можно изменить на свое усмотрение.
Другие образцы журналов регистрации:
Бланк журнала может включить следующие графы:
В журнале могут регистрироваться не только сами трудовые договора, но и дополнительные соглашения к нему. При этом организация может сама подобрать удобный способ регистрации соглашений. Вносить их отдельной регистрационной записью или вносить в строку с действующим трудовым договором дополнительную графу для отражения данных о дополнительных соглашениях.
Пример журнала представлен для бесплатного скачивания в формате excel ниже.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений образец скачать — excel .
При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.
Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.
Зачем нужен такой журнал на предприятииМногие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.
Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.
Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.
Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.
Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.
Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным .
Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.
Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности можно в этой статье .
Кто занимается его заполнением
Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.
Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.
Правила ведения журналаРегистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.
Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.
Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.
На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.
На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:
Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):
Вы можете бесплатно скачать один из вариантов такого журнала
Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.
На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).
Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.
Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.
Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.
Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:
Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.
Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.
Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно !
