Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется

Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету. Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера. Большинство крупных организаций уже перешли на системы электронного документооборота. Там же, где такие программы еще не внедрены или объем принимаемой почты невелик, факт ее поступления фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Журнал ведется в электронном или бумажном виде и содержит записи о принятой корреспонденции, независимо от способа ее доставки.

Регистрация писем проводится в день их поступления в канцелярию. Ежедневно в офисы приходят десятки, а бывает, сотни всевозможных конвертов, пакетов, электронных сообщений, включая и «спам»: газеты, буклеты и прочие бесполезные бумаги. Конечно же, все это регистрировать не нужно. Почту, не имеющую отношения к деятельности фирмы, необходимо отфильтровывать, а документы, поступившие «по делу» — сортировать на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Перечень документов, которые сразу передаются в подразделения, минуя регистрационную книгу, обычно прописывается в инструкции по делопроизводству.

По общим же правилам не регистрируются поступившие в адрес фирмы:

• коммерческие предложения и рекламные материалы;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения для участия в форумах, выставках и программы проведения мероприятий;
• печатные издания;
• личная корреспонденция;
• анонимки и письма от юридических лиц, не имеющие подписи, печати или какого-нибудь другого идентифицирующего отправителя реквизита;
• административно-хозяйственная, бухгалтерская документация.

Исключения — официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом. Все остальные бумаги, касающиеся непосредственно работы организации, требующие рассмотрения и ответа, обязательно заносятся в журнал регистрации. Отсюда первое правило: каждый важный документ должен быть зарегистрирован.

Так как некоторые документы поступают в офис неоднократно, разными способами (например, в скане по e-mail с дальнейшей доставкой оригинала), нужно следить, чтобы информация об одном и том же письме не дублировалась. Если копия письма уже зарегистрирована, то пришедшему следом оригиналу присваивается тот же номер. Это второе правило: каждое письмо регистрируется только один раз. Выполнение этого правила помогает избежать путаницы в бумагах и не плодить лишние запросы.

Правило третье: регистрационный номер документа должен быть уникальным. Недопустимо регистрировать под одним и тем же входящим номером разные писем. Именно по уникальному коду идентифицируется конкретный документ и в дальнейшем отслеживается его судьба.

Перейдем непосредственно к вопросу заполнения регистрационной книги. Журнал регистрации входящих документов бланка, установленного нормативными актами и единого для всех организаций, не имеет. В этом вопросе предприятие вольно устанавливать свою форму и включать в журнал столько полей, сколько ему необходимо.

Конечно же, главные требования к журналу нужно соблюдать:

• заводится единый журнал для всей подлежащей регистрированию корреспонденции, поступающей на предприятие;
• нумерация документов в книге сквозная, начинается заново каждый год (при этом новый журнал заводить не обязательно, можно продолжать в той же книге).

Что касается количества и наименования столбцов, все зависит от специфики организации, порядка делопроизводства, наличия системы контроля за исполнением документов.

Обязательно в книге должны быть графы, позволяющие вести минимальный учет поступившей корреспонденции:

• регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой код, присваиваемый письму при приеме в порядке поступления; присвоенный номер дублируется на самом документе, в правом нижнем углу на штампе-отметке о поступлении;
• входящая дата, которая также проставляется на штампе о приеме документа;
• корреспондент – информация об отправителе письма;
• название или содержание документа – из записи должно быть понятно, о чем идет речь;
• адресат – подразделение или лицо, которому адресовано письмо, с отметкой о передаче.

Если входящих документов много, чтобы не терять важные бумаги предусматриваются графы для внесения исходящих реквизитов письма (дата, номер, которые ему присвоил отправитель). Это помогает не «задваивать» идентичные документы (вспоминаем второе правило).

При строгом учете делается отдельный столбец для указания количества страниц документа и перечня имеющихся приложений. Если в организации принято отслеживать исполнение переданных в работу писем, не помешает информация об исполнителе, сроке исполнения и отметка об окончании работы с документом. Еще можно выделить поле для примечаний.

Как видите, содержание журнала можно варьировать с учетом особенностей делопроизводства организации. Остается еще один вопрос: в каком виде вести регистрационную книгу, в ПК или на бумаге?

Многие до сих пор ведут журналы по старинке, в тетрадках. При малом объеме входящих этот способ вполне жизнеспособен. Но отследить судьбу какой-либо бумаги затруднительно: чтобы найти документ, порой нужно пролистать полкниги. Поэтому в крупных организациях от бумажных журналов давно отказались, и ведут учет в компьютерных файлах. Можно электронный журнал регистрации входящих документов скачать или создать самостоятельно в Excel или Word. Эти программы позволяют проводить поиск, сортировку, устанавливать необходимые фильтры. В таблице удобно разместить гиперссылку на сканированную копию документа. Доступ на редактирование таких журналов, если они хранятся на внутрисетевом сервере организации, предоставляется одному-двум сотрудникам, ответственным за прием и обработку корреспонденции.

Однако в некоторых случаях необходим и бумажный журнал — регистрировать особо важные документы с длительными сроками хранения. Физический вариант журнала в этом случае оправдан, так как обеспечивает более надежную сохранность данных, чем электронные носители информации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

• Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
• Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
• Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
• Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
• Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
• Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
• Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
• Структура и штатная численность
• Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

• Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
• Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
• Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
• Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
• Заявки (на оборудование и т. д.).
• Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
• Командировочные и другие служебные удостоверения.
• Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
• Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
• Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
• Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
• Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
• Свидетельства об открытии представительств.
• Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
• Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
• Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
• Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
• Характеристики.
• Штатные расписания и изменения к ним.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

• Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
• Графики, наряды, заявки.
• Сводки и информация, присланные для сведения.
• Учебные планы, программы.
• Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
• Прейскуранты, прайс-листы.
• Технические условия.
• Нормы и нормативы расходов материалов.
• Поздравительные письма.
• Пригласительные билеты.
• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
• Формы статистической отчетности.
• Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
• Объяснительные записки.

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы на ПК.

Рекомендуется учетные файлы создавать в виде журнала и записывать данные с помощью электронных таблиц Excel, содержащих в первой строке заголовок информационного поля, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.

Для регистрации документа в электронном виде создается таблица в книге Excel, заголовки которой находятся в первой строке, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись. При вводе записи в виде формы (команда Форма в меню Данные) появляется заголовок информационного поля, соответствующий названию столбца таблицы.

Для бумажного варианта регистрационной карточки можно создать соответствующую таблицу в приложении Word.

Образец Карточки регистрации документов на ПК

Регистрационная карта входящих документов

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

К исходящим документам относятся: распорядительные документы предприятия, письма в адрес иных организаций и граждан, приказы, издаваемые предприятием в процессе осуществления своих полномочий.

Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы. В графе "Примечание" могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий и номера документов, подлежащих утверждению.

Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу или из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера.

Отметка об исполнении

О закупке мебели

О пролонгации договора № 15/01

Об аренде помещения

Форма журнала регистрации приказов

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например приказ № 5, протокол № 3 и т. п.

Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.

Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов.

№ п/п Регистрационный номер

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все дела структурных подразделений предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структур подразделений предприятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем - переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.

Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия. В конце года делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

АОЗТ "Север" УТВЕРЖДАЮ

№11 Генеральный директор

на 2001 год Подпись Северов В. В.

В 2001 г. заведено дел. _________________________
_{(цифрами и прописью)}

Референт Подпись В. И. Иванов

Зав. архивом Подпись И. О. Снегова

При передаче дел в архив на них составляется опись. Опись составляется, как правило, на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.

Каждое дело в описи получает своей порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

В конце описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, согласовывается с руководителем предприятия и утверждается сотрудником архива.

ОПИСЬ ДЕЛ №
за _________ год

В опись включено ___ дел с №__________
_{(цифрами)}

Должность Подпись И.О. фамилия

Итоговую запись к описи за _____________ года заверяю.

Наименование должности лица,
ответственного за работу с документами Подпись И.О. фамилия

Председатель экспертной комиссии
СОГЛАСОВАНО Подпись И.О. фамилия

Наименование должности руководителя Подпись И.О. фамилия

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т, п.).

Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.

Для обеспечения сохранности документов, включенных в дело, все листы его нумеруют. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

00.00.2001
документов дела №

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции - Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле - Портал о документах

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о входящих документах. поступащих в организацию от корреспондентов.

Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень групп документов, которые необязательно регистрировать:

• ГОСТы, ОСТы, ТУ.
• Графики, наряды, заявки, разнарядки.
• Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация.
• Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой «Лично».
• Научные работы.
• Нормы и нормативы расхода материалов.
• Печатные издания (журналы, книги, бюллетени).
• Поздравительные письма, телеграммы.
• Пригласительные билеты.
• Прейскуранты.
• Программы конференций, совещаний.
• Рекламные материалы (программы, проспекты, листовки, извещения).
• Учебные планы, программы.
• Формы и банки (кроме строгой отчетности).

Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления.

Документы, поступающие в организацию (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы), проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, а потом доставляются исполнителям.

Первичная обработка документов заключается в проверке целостности конверта, пакета или упаковки, правильности адресования документов, а при вскрытии – наличие в нем документов, количество листов, включая приложения. Открываются все конверты. Исключение составляет личная корреспонденция (с пометкой «Лично»).

При отсутствии листов в документе или приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнале регистрации входящих (поступающих) документов в графе Примечание (см. Приложение). Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: первый остается в секретариате, второй хранится с поступившим документом, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Документы, адресованные в подразделения организации, передаются сразу в подразделения, минуя руководство. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается, печатается и регистрируется, оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Предварительное рассмотрение документов: необходимо осуществить фильтрацию входящей корреспонденции, направленной руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться зам. руководителя, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Дата поступления документа заносится в графу 1 (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп-отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Считается и ставится количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и подобных материалах. Допускается вручную ставить входящий номер (в отсутствии штампа в организации), например вх. № 136 от 21.02.2012 на 15 л. + прил. 32 л.

Регистрационный номер указывается в журнале графе 2 (см.Приложение) – порядковый номер поступления в пределах календарного года. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения (по номенклатуре дел организации) – исполнителя. Например, вх .№ 185/03 (03 – бухгалтерия).

Наименование вида документа и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, письмо, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма, рекомендательное письмо, уведомление и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 4 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 5; пишется, откуда поступил документ. Это Ф.И.О. (если есть на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, откуда поступил документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

В графу 6 списывается с поступившего документа исходящий номер адресата и дата, если номер отсутствует, то пишется б/н (без номера).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается в начале текса входящего документа. Если заголовок отсутствует, необходимо оценить содержание документа и занести его краткое содержание в журнале в графе 7 (см. Приложение).

Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюции в графе 8. Из резолюции секретарь должен внести сведения об исполнителе графа 9 и срок исполнения поручения графа 10. Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается исполнителю, указанному первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов.

В графе журнала 9 примечание делается отметка о выполнении поручения исполнения документа или причина невыполнения, в какое дело подшит документ после его исполнения.

Журнал регистрации исходящих документов

При ведении делопроизводства необходимо знать действующие правила регистрации исходящей корреспонденции. Эти знания пригодятся при внесении основных сведений в регистрационный журнал исходящих документов, регистрационных карточек и т.д. Также вы можете ознакомиться с большим количеством нужной информации в ранее опубликованных материалах по: регистрации входящих документов. согласованию и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов ).

Документы, которые были подписаны руководителем, принято регистрировать в службе делопроизводства, на небольших предприятиях этим занимается секретарь. При этом документы, созданные в подразделениях (бухгалтерия, отдел кадров, канцелярия и т.д.), могут являться исключением из правил, и быть зарегистрированы по месту их создания.

Важно помнить: документ регистрируется только после полного его завершения, которое фиксируется подписью уполномоченного лица. Это правило – важная часть процесса документооборота, поскольку при создании документа могут происходить правки, дополнения или вовсе исчезнуть необходимость в данном документе, при этом может возникнуть дисбаланс – запись в журнале есть, а сам документ отсутствует. Хотя, исходя из практики, существуют ситуации, при которых необходимо зарезервировать номер в журнале регистрации для документа, который еще только формируется, и уже после его подписания вносятся все необходимые данные.

Регистрация документов производится отдельными массивами, при этом начало отсчета порядкового номера начинается с наступления нового года для каждой группы отдельно. Самым популярным примером разделения является:

• Исходящие письма делового характера (в случае большого количества входящей документации возможно разделение единого массива на несколько групп: переписка с филиалами, группы по отдельным территориям и т.д.)
• приказы по основной деятельности ;
• распоряжения по основной деятельности ;
• приказы по личному составу (также возможно разделение по сроку хранения документов – о приеме, премировании, (75 лет), взыскания (5 лет) и т.д.);
• докладные и служебные записки (при этом следует помнить, что переписка внутренняя не регистрируется совместно с внешней деловой перепиской);
• другие виды групп – созданные по категориям, в зависимости от существующих на предприятии документов (например, существует практика отдельной регистрации накладных, актов, смет и т.д.).

На бланке письма. бланке заявления или ином документе, на котором указаны реквизиты, порядковый номер и дата регистрации проставляются рядом с реквизитами (смотрите образцы бланков).

Каждый последующий порядковый номер принято присваивать в рамках определенного массива, при этом дополнительным удобством может служить присвоение индекса по номенклатуре дел (например, 05-38/834, где 05 – номер подразделения, 38 – номер дела по номенклатуре подразделения, 834 – порядковый номер, присвоенный данному документу). Так же существует практика дополнения регистрационного номера буквами, указывающими на исполнителя (например, 23-11/3214НА, где НА – Николай Артемов), корреспондента и т.д.

Еще одно правило – регистрация документа происходит единожды: либо в день его подписания, либо утверждения.

В случае отправления одного письма сразу нескольким получателям порядковый номер исходящей корреспонденции будет один и тот же, а все адресаты указываются в письме столбиком, при этом слово «копия» не пишется (смотрите образцы написания адресатов ).

Если письмо необходимо направить более чем 4 получателям, то в таком случае их необходимо указать обобщенно (например, «исполнительный комитет»), а ниже в скобках сделать ссылку на список (например, «по списку адресатов»). Такой список составляется отдельно в необходимом количестве экземпляров (количество получателей, плюс один – для экземпляра, оставляемого на предприятии) по форме, утвержденной в инструкции по делопроизводству, либо в свободной форме.

Журнал регистрации исходящей документации разрешено вести равно как на цифровых носителях, так и на бумажных. И все же наиболее удобным вариантом является электронная версия. При ведении журнала регистрации исходящих документов в текстовых редакторах (Word, Excel), можно облегчить себе работу, экономя время на заполнении информации и последующем поиске необходимых данных. Делать распечатку электронного журнала не обязательно, исключением могут быть только журналы регистрации с длительным сроком хранения. Например, приказы по трудовой деятельности личного состава (хранятся 75 лет), распоряжения по основной деятельности (срок хранения – постоянно).

Также не существует обязательной утвержденной формы ведения журнала, поэтому приведенный ниже пример может служить как образец регистрации.

Примерный образец заполнения журнала

Приведенная форма служит лишь образцом и может быть отредактирована исходя из индивидуальных потребностей организации.

В случае если на предприятии используется система электронного документооборота (СЭД). тогда регистрация всех документов будет проходить в электронном виде с применением СЭД.

С использованием образца журнала регистрации исходящих документов разрабатываются иные формы регистрации необходимых групп документов. А главные положения о порядке регистрации документов закрепляются в инструкции по делопроизводству.

Журнал регистрации документов - образец и правила заполнения

В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, - солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов.

Чаще всего документы, подписанные руководителем, вносит в журнал секретарь-делопроизводитель, бухгалтерские документы, внутренние документы, договора, приказы по личному составу проходят регистрацию в том отделе\подразделении, где они подготовлены. Все они заносятся в специальный журнал регистрации. Конечно, очень удобно, когда на предприятии действует единая система электронного документооборота: в ней можно быстро найти нужный документ, кроме того, в ней могут работать сразу много пользователей из разных подразделений. Но возможно вести журнал регистрации и вручную, а также в ворде или экселе.

Одно из важных требований для правильного документооборота заключается в том, что документ вписывается в журнал можно только после подписания ответственным лицом. Это делается для того, чтобы в учете не было «мертвых душ» - документов, которые зарегистрировали, но так и не подписали. Еще отметим, что каждый год нумерация в журнале начинается заново.

Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы.

Перед внесением документа в журнал регистрации на бланке нужно обязательно прописать номер, присвоенный при его регистрации, и дату. Обратите внимание: даже если у письма несколько адресатов (например, в рамках одного подразделения), зарегистрировать его нужно только один раз.
У журналов регистрации документов нет установленных жестких форм. Но чаще всего используется примерно вид журнала.

Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:номер,дату,адресат,краткое содержание,исполнитель ,№ дела, где находится документ,отметка об исполнении.

Журнал регистрации входящих документов содержит следующие графы:номер,дата,корреспондент,исходящий номер,исходящая дата,краткое содержание,роспись в получении

Ряд компаний делят весь поток поступающих и отправляемых писем на несколько групп (например, письма от поставщиков, письма от покупателей, письма по конкретным филиалам и т.п.).

Уважаемые гости нашего портала! Для получения возможности оставлять комментарии к публикациям, а так же доступа к другим функциям, реализуемым на портале, предлагаем пройти процедуру регистрации. Это займет у Вас совсем немного времени, но зато вы познакомитесь с Правилами поведения, а затем получите полноценный доступ ко всем возможностям и привилегиям, которые имеют зарегистрированные пользователи.

© 2009 - 2016 Кадровый консалтинг и всё остальное.
Примеры и образцы кадровых документов: трудовые договора, должностные инструкции, штатное расписание организации, гражданско-правовые договора, локальные нормативные акты, кадровые приказы.

Журнал регистрации входящих документов образец

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.

Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.

В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи.

Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.

В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.

Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.

Скачать другие образцы регистрационных журналов:

• для инструктажа на рабочем месте — образец ;
• для приказов по основной деятельности — образец ;
• для приказов по личному составу — скачать .

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.

Все листы журнала нумеруют и прошивают.

Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:

• дата поступления документа в организацию;
• номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
• лицо, от которого поступил документ;
• дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
• его содержание;
• ФИО и должность исполнителя;
• задание и срок исполнения этого задания;
• расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.

Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.

Журнал регистрации входящих документов образец — скачать .

Образец журнала регистрации входящих документов

Это один из ключевых моментов в ведении современного делопроизводства. Входящую документацию на сегодняшний день ведут в журнальной форме или на электронных носителях.

Согласно требования государственных стандартов, регистрацией принято называть запись учетных данных о том или ином документе, согласно установленной формы, и фиксацию его создания или дальнейшего движения.

Поступившая корреспонденция не может считаться принятой, пока информация о ней не внесена в журнал, и не присвоен входящий номер.

Установление перечня документов, которые подлежат обязательной входящей регистрации, отводится службе делопроизводства компании. При необходимости он может утверждаться руководителем.

После обработки поступивших документов они передаются по предприятию для дальнейшего исполнения или ознакомления.

Регистрации могут не подлежать информационные, справочные, рекламные буклеты и письма, приглашения для участия в мероприятиях, печатные издания и т.д.

Во всех случаях, в номере документа выделяется порядковый номер самого документа, а также номер по номенклатуре дел, подразделению или исходя из других нормативов классификации.

Несмотря на кажущуюся сложность, в дальнейшем это ускоряет порядок документооборота на предприятии и сокращает временные издержки.

Журнал регистрации входящей корреспонденции должен быть прошит и прошнурован, после чего также скреплен печатью организации и подписями должностных лиц компании.

Бумажный вариант использовался на протяжении многих лет и по сей день ряд организаций предпочитает его для отображения движения входящей корреспонденции. Следует сразу сказать, что конкретная форма не устанавливается нормативной документацией.

Это означает, что на каждом предприятии могут применять собственный вариант ведения такого журнала.

И само предприятие решает для себя, какие категории документации будут объединены по тому или иному признаку.

Образец заполнения такого журнала прилагается здесь .

Итак, в каких ситуациях будет целесообразен бумажный вариант ведения журнала входящей документации:

• небольшой документооборот, не превышающий нескольких сотен документов в году;
• нормативные акты обязывают регистрацию определенной группы документов таким способом;
• повышенная надежность хранения особенно ценной документации.

Однако, эффективность работы с таким журналом вызывает немалое количество вопросов.

Если требуется узнать, когда поступал в организацию тот или иной документ и кому был отдан в исполнение, может потребоваться пролистать большое число страниц.

При классификации входящей корреспонденции по различным группам или категориям обычно руководствуются рядом принципов.

Во-первых, отдельно учитывается входящая, исходящая и внутренняя документация. Отдельные категории документов сшиваются по одному и тому же признаку – например, приказы по организации, протоколы, служебные записки и т.д.

Большие и емкие категории допускается разбивать на несколько меньших разновидностей, а всю регистрацию необходимо вести в одном месте.

Примерный перечень граф, который должен быть в оптимальной форме журнала входящей регистрации:

1. Номер и дата документа.
2. Отправитель документа.
3. Исходящая дата.
4. Исходящий присвоенный номер.
5. Краткое содержание документа.
6. Подпись о получении.

Могут быть добавлены графы о количестве листов в документе, а также примечания об исполнении.

Все чаще предприятия разных форм собственности берут на вооружение электронный подход ведения такого журнала.

Заполняется он по тем же принципам, но данные заносятся в отдельный файл для каждой категории документов.

Основной программой может выступать MS Word, Excel, или любая из баз данных.

Распечатывать такой журнал нет особой необходимости, то есть, отдел делопроизводства делает это в особых случаях.

Поделись с друзьями!