Руководства, Инструкции, Бланки

Журнал Регистрации Путевых Ооо Листов Образец img-1

Журнал Регистрации Путевых Ооо Листов Образец

Рейтинг: 4.3/5.0 (1826 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов. Форма 8

Каждое предприятие, использующее в своей работе всевозможные транспортные средства, не говоря уже о профильных транспортных предприятиях, должно вести учет движения выдаваемых путевых листов. Единой формой, относящейся к учетной документации первичного типа, является форма №8 под названием «Журнал учета движения путевых листов».

Форма была утверждена в 1997 году постановлением Госкомстата Российской Федерации №78 вместе с рядом форм для выдачи соответствующих путевых листов (для легковых автомобилей либо же автобусов ). Назначение журнала – контроль за движением путевых листов, выданных водителю и за сдачей уже отработанных листов в бухгалтерию предприятия.

Форма 8 структурно представляет собой таблицу из 9-ти колонок. Подписывается журнал с указанием даты его выдачи и названия организации. Отображению подлежат такие данные:

  • номер, дата выдачи путевого листа;
  • ФИО водителя транспортного средства, табельный номер водителя;
  • гаражный номер автомобиля (регистрационный государственный номер в такой форме указываать не нужно);
  • подписи лиц, уполномоченных на приемку и сдачу путевого листа (диспетчера, водителя и бухгалтера);
  • необходимые примечания.

Стоит отметить, что при приемке путевого листа диспетчер и бухгалтер также ставят дату такой приемки. Обязательный порядок заполнения журнала по форме №8 установлен приказом Минтранса РФ (18 сентября 2008 г. № 152) для всех собственников транспортных средств. Скачать удобную форму 8 для заполнения или ознакомиться с ее графическим вариантом можно по указанным ссылкам.

Другие статьи

Как правильно заполнять журнал учета движения путевых листов

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Крупные организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в своей отрасли различные виды транспорта, предназначенного для грузовых и пассажирских перевозок, обязаны выдавать водителям своих автомобилей путевые листы.

Такой лист служит первичным документом для контроля над расходом топлива и фиксирования километража по маршруту движения автомобиля. Выдача предусматривается раз в сутки в начале рабочего дня или смены, или же может выдаваться на срок до одного месяца в случае длительных командировок, когда водитель выполняет свою работу более одного дня, о чем в журнале должна быть сделана соответствующая заметка.

Путевые листы особенно необходимы в крупных организациях, осуществляющих пассажирские перевозки на рейсовых автобусах, троллейбусах, трамваях и других видах наземного и подземного транспорта, а также для фирм, осуществляющих транспортировку крупногабаритных и других грузов.

Что это за документ

В путевом листе должна быть представлена следующая информация:

  • личные данные водителя;
  • регистрационный номер автотранспорта;
  • личные данные владельца автомобиля или организации, которой принадлежит транспортное средство;
  • расходы на топливо (показания спидометра);
  • начальные и конечные точки маршрутов;
  • их общая протяженность и километраж.

В случае возникновения аварий на дорогах либо иных правонарушений, совершенных водителем, он также обязан предоставить сотруднику ГИБДД помимо других документов свой путевой лист для занесения в него информации о правонарушении.

Оформление листа должно происходить вне зависимости от того, является ли транспортное средство собственностью организации, или же автомобиль принадлежит водителю, но используется им в служебных целях.

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».

По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств. В договоре прописывается соответствующая информация о сотрудничестве сторон для предотвращения спорных ситуаций, касающихся вопросов отчетности.

Посмотреть как осуществляется учет листов в программе 1С можно на следующем видео:

Если вас интересует, как рассчитать рентабельность предприятия на примере, прочтите этот материал .

Порядок заполнения

Унифицированная форма №8 журнала учета, утвержденная Госкомстатом, является типовой для всех организаций и состоит из обложечной части и таблицы с графами, надлежащими к заполнению. При необходимости журнал прошивается, а листы пронумеровываются.

На титульном листе журнала указывается название организации и дата начала его заполнения, а также при необходимости другие реквизиты организации, такие как ИНН, ОГРН и прочее. На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

  1. Порядковый номер путевого листа.
  2. Дата выдачи.
  3. Личные данные водителя.
  4. Табельный номер.
  5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
  6. Подпись о получении листа водителем.
  7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
  8. Подпись бухгалтера и дата приема листа.
  9. Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

Несмотря на типовую форму журнала, законодательство разрешает разработку и ведение своего журнала учета и добавление в него новых пунктов, которые организация посчитает нужными, но при условии, что пункты, обозначенные в утвержденной форме, должны быть приведены в обязательном порядке. Это необходимо учитывать для соблюдения правил проведения расчетов между компанией и заказчиком, а также для контроля работы, выполняемой водителем, и расчета заработной платы.

Ведение журнала очень выгодно крупным предприятиям, так как после подачи отчета в налоговые органы данная информация позволяет существенно сократить налоговые выплаты организации.

Если журнал заполнен неправильно с рядом выявленных ошибок, то все затраты на горюче-смазочные материалы при проведении проверки налоговой службой будут признаны недействительными.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения данной книги

Поскольку путевые листы и журнал учета их движения являются первичными документами, в целях соблюдения норм бухгалтерского законодательства подобная документация должна храниться в архиве не менее пяти лет. Данные нормы предусмотрены для документов как на бумажных, так и на электронных носителях. Многие организации с большим штатом водителей первоначально оформляют журнал в электронном виде, что экономит время, так как заполнение путевых листов и ведение журнала вручную – дело достаточно трудоемкое.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Журнал учета путевых листовдолжны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов. Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя. Для автотранспортных предприятий установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением случаев, когда водитель направляется в командировку. Что касается организаций, не относящихся к автотранспортным, для них срок выдачи путевого листа составляет от 1 дня до месяца.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов в организации должен вестись журнал учета движения путевых листовпо форме 8. утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ форма перестала быть обязательной.

Организация может разработать собственную форму или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены. Унифицированная или измененная форма журнала учета путевых листов вводится в действие приказом руководителя. Ее применение также можно прописать в учетной политике организации.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из 2 частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации и код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника организации, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

По желанию организации обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другой организации на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченной организации.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов. который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению любой организацией, использующей в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются топливные расходы организации, что позволяет ей уменьшить налогооблагаемую базу и, как следствие, сократить налоговые платежи. Помимо этого, журнал служит документом для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Журнал учета путевых листов

Обязателен ли журнал учета путевых листов Можно ли упростить унифицированную форму путевого листа?

Да, можно. Унифицированные бланки обязательны лишь для автотранспортных организаций. Остальные компании вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов. Нетиповые путевые листы зафиксируйте в учетной политике.

Разработанный компанией документ должен отвечать требованиям, предъявляемым к первичке. Кроме того, «своя» форма путевого листа должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это сведения о водителе и данные о транспортном средстве.

Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут — указать конкретный пункт назначения и место отправки.

Какие документы по ГСМ (кроме путевого листа) запросит ИФНС?

Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме.

Также отдельным приказом назначают комиссию, которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.

Обязателен ли журнал учета путевых листов?

Нет, не обязателен. Но если в вашей компании много служебного транспорта, такой документ лучше вести. Это позволит контролировать движение путевых листов и сдачу их в бухгалтерию. Типовая форма журнала учета (форма № 8) утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Но компания может разработать собственную форму.

Есть ли документы, которые могут заменить путевые листы?

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный транспортом путь. Например, бумагами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением машин. Таким прибором может быть оборудование с встроенной системой спутниковой навигации (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Что нужно для учета НДС при покупке бензина за наличные?

Чтобы поставить НДС к вычету, понадобятся кассовый чек и счет-фактура. При этом счет-фактуру заправка выдаст, только если у подотчетника (работника, покупающего топливо) будет доверенность на получение ТМЦ. Когда же доверенности нет, счет-фактуру не оформят. В этом случае посмотрите, упомянут ли НДС в чеке. Если нет, топливо можно учесть по цене приобретения. То есть списать в расходы всю сумму, которая отражена в чеке. Если же НДС указан, то этот налог к вычету лучше не ставить и на расходы не относить. Это наиболее безопасный вариант.

Журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств

Журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств Журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств.

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555).
2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.II. Обязательные реквизиты путевого листа
3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:1) наименование и номер путевого листа;2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;5) сведения о водителе.
4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
6. Сведения о транспортном средстве включают:1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
7. Сведения о водителе включают:1) фамилию, имя, отчество водителя;2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.III. Порядок заполнения путевого листа
9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.
13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
18. Оформленные путевые листы должны регистрироваться в Журнале регистрации путевых листов автотранспортных средств и храниться не менее пяти лет.

Графы для заполнения Журнала регистрации путевых листов :
1. № п/п
2. Номер путевого листа
3. Дата выдачи путевого листа
4. Водитель (Ф.И.О.)
5. Государственный регистрационный номер автотранспортного средства
6. Время выезда
7. Время возврата
8. Примечание

У нас вы можете приобрести журнал учета путевых листов вертикальной ориентации. Количество страниц в изделии может варьироваться от 20 до 500 (выбирается из списка). Для наших покупателей мы предлагаем также выбор обложки. Изменить тип обложки можно сменив значение кнопки выбора на Твердый переплет.

На обложку или внутренние страницы мы можем поместить любые дополнительные данные, которые вам необходимы. К примеру, на обложке можно напечатать название вашей компании и другие реквизиты. Также предлагаем включить ламинирование обложки для защиты документа и придания поверхности глянца.

Для сохранности информации в журнале применяется нумерация и прошивка документа нитью. Мы можем выполнить данную операцию в нашей типографии. Для включения услуги в операции по постпечатной обработке изделия активируйте флаговую кнопку рядом с названием услуги.

Менеджеры магазина Сити Бланк готовы ответить на ваши вопросы в рабочие дни (понедельник – пятница) с 9:00 до 18:00.

Путевой лист бланк скачать журнал учета движения путевых листов

Формы первичной учетной документации

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте.

Путевой лист (форма N 4-С, 4-П)

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня. В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики. Путевые листы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8)

Применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.

Журнал учета движения путевых листов. xls doc

Используются технологии uCoz

Журнал учета путевых листов

Журнал учета путевых листов. Типовая межотраслевая форма N 8

24 Августа 2016

Плательщикам единого сельскохозяйственного налога могут дать право добровольной уплаты НДС. С такой законодательной инициативой выступил минсельхоз. По мнению авторов законопроекта, от этого выиграет не только бюджет, но и сами фермеры.

Эксперты рассмотрели вопрос о том, сгорают ли ежегодные оплачиваемые отпуска и чем грозит компании непредоставление работнику отпуска в течение больше, чем двух лет подряд.

Организация арендовала объект торговли. Поскольку на арендованных площадях отсутствовали складские и подсобные помещения, организация, установив временные перегородки, обустроила их самостоятельно (в договоре аренды указанное оговорено). При расчете ЕНВД она использовала физический показатель «площадь торгового зала» исходя из фактически используемой площади. Однако налоговики посчитали это неправомерным и доначислили налог. АС УО в Постановлении от 20.05.2016 по делу № А71-9313/2015 принял сторону фискалов. Подробнее об этом деле – в данной статье.

ВС РФ встал на сторону налоговой инспекции в споре по поводу отмены возмещения НДС в отсутствие доказательств реальности экспортных поставок (Определение ВС РФ от 20 июля 2016 г. №305-КГ 16-4155).

22 Августа 2016

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности, причитающегося работнику, следует определить его трудовой стаж, расчетный период, суммы, включаемые в расчет больничного, а также посчитать средний дневной заработок. Кроме того, нужно знать некоторые нюансы законодательства. Условия, размеры и порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности установлены Законом № 255-ФЗ (Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее - Закон № 255-ФЗ)). В статье мы рассмотрим, как правильно производятся оплата больничного и расчет больничного.

Семинары

Транспорт: документооборот в организации

Транспорт: документооборот в организации Транспорт: документооборот в организации


В. Семенихин,
руководитель "Экспертбюро Семенихина", консультант-эксперт по финансовым, экономическим, налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам


Специализированные автотранспортные организации, а также организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность в других отраслях экономики, эксплуатирующие автотранспортные средства, их работу должны подтверждать оправдательными документами. В статье рассмотрены первичные документы, которыми оформляется работа транспортных средств, а также документооборот в автомобильном транспорте. Ответы на вопросы, связанные с исчислением и уплатой транспортного налога, вы найдете в книге В. Семенихина "Транспортный налог".

Все организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству РФ, обязаны выполнять требования Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Как установлено ст. 9 этого Закона, проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если же альбомы не содержат форм для оформления каких-либо хозяйственных операций, организациям дано право самостоятельно их разрабатывать, соблюдая обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - постановление N 78) утв. следующие формы документов по учету работ в автомобильном транспорте:

- путевой лист легкового автомобиля (форма N 3);

- путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.);

- путевой лист легкового такси (форма N 4);

- путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-С);

- путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-П);

- путевой лист автобуса (форма N 6);

- путевой лист автобуса необщего пользования (форма N 6 спец.);

- журнал учета движения путевых листов (форма N 8).

Нетранспортные организации вправе самостоятельно разработать, утвердить и использовать форму путевого листа, которая должна удовлетворять требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - приказ N 152) (письма Минфина России от 25.08.2009 N 0303-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308).

Однако вышесказанное не означает, что нетранспортная организация не вправе применять путевые листы по унифицированным формам.

Помимо обязательных реквизитов, указанных в приказе N 152, самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты, содержащиеся в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.


Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее - Закон N 259-ФЗ), в частности, регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом. Согласно ст. 2 Устава путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства.

Кроме того, путевые листы являются основанием для начисления заработной платы водителю, контроля над его работой, а также осуществления расчетов за перевозку грузов.

Осуществление перевозок пассажиров и багажа без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается (п. 2 ст. 6 Устава).

Приказом N 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Указанный документ должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Соблюдать положения, установленные приказом N 152, обязаны все организации, эксплуатирующие вышеназванные транспортные средства независимо от того, являются они автотранспортными предприятиями, или осуществляет деятельность в других отраслях экономики.


Путевой лист с реквизитами, заполненными согласно приказу N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) оформляется на каждый легковой автомобиль, используемый юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем для перевозок пассажиров и багажа.

В заголовочной части путевого листа должна быть проставлена печать (штамп) юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющего легковым автомобилем на праве собственности или ином законном основании.

На лицевой стороне путевого листа записывается дата путевого листа (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.

Если в течение срока действия путевого листа легковой автомобиль используется посменно несколькими водителями, на основании п. 11 приказа N 152 допускается оформление на один легковой автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

В этом случае дата, время и показания одометра (прибора для определения пройденного расстояния) при выезде легкового автомобиля с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает со стоянки. Дата, время и показания одометра при заезде автомобиля на постоянную стоянку указываются в путевом листе водителя, последним заезжающего на стоянку.

Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля содержит раздел, отражающий информацию о маршруте следования автомобиля.

В письме Госкомстата России от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" сказано: заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.) рассчитан на выполнение задания у двух заказчиков.

К специальным относятся автомобили, предназначенные для выполнения определенных функций и оснащенные специальным оборудованием для выполнения этих функций (пожарные автомобили, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и т.д.).

Раздел "Результат работы автомобиля" заполняют лица, ответственные за эту работу, раздел "Особые отметки" должен содержать сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", о сопровождающих лицах и т.п.

Путевой лист формы N 3 спец. содержит отрывные талоны, заполняемые организацией, которой принадлежит специальный автомобиль. Отрывные талоны служат основанием для предъявления счета заказчику.

В указаниях по заполнению и применению форм, содержащихся в постановлении N 78, указано: путевой лист специального автомобиля действителен только на один день (смену). Поскольку он содержит отрывные талоны, которые заказчики подписывают и удостоверяют печатью, по мнению автора, его следует выписывать на один день или смену.

Путевой лист легкового такси (форма N 4) является первичным учетным документом по учету работы легкового такси, выписывается в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист у диспетчера, а по окончании смены сдает его в диспетчерскую.

Путевой лист разрешено оформлять на срок до одного месяца. Тем не менее, на наш взгляд, путевой лист легкового такси целесообразно выписывать на один день или смену.

В настоящее время разработаны специальные программные продукты, предназначенные для автоматизации заполнения путевых листов, а также программы учета работы легкового автотранспорта, которые организации и индивидуальные предприниматели могут использовать при осуществлении деятельности по оказанию услуг такси.

Путевой лист строительной машины (форма N ЭСМ-2) используется в специализированных организациях для учета работы строительных машин на автомобильном ходу, если применяется почасовая оплата работы строительных машин. Выписывается путевой лист диспетчером организации или иным уполномоченным лицом в одном экземпляре.

На оборотной стороне путевого листа отражаются результаты работы и простоев строительной машины, ежедневно подтверждаемые подписью и штампом заказчика (гр. 1-12). Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.

Путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-С, форма N 4-П). Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы грузового автомобиля по сдельным расценкам, а форма N 4-П (повременная) - при оплате работы автомобиля по повременному тарифу.

Форма N 4-П (повременная) рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Форма содержит два отрывных талона. Лицевая сторона талона заполняется в организации - владельце грузового автомобиля, а оборотная заполняется заказчиком. Отрывные талоны служат основанием для предъявления организацией - владельцем грузового автомобиля счета заказчику и предоставляются ему вместе со счетом.

Прежде чем предъявить заказчику счет и отрывной талон, данные из него переносятся в путевой лист, остающийся в организации - владельце грузового автомобиля. Выше линии отреза талонов оборотная сторона унифицированной формы N 4-П содержит таблицы, где повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, служащие основанием для учета работы автомобиля в течение дня.

При использовании грузового автомобиля для перевозки товарно-материальных ценностей в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов, один экземпляр каждого из которых прилагается к путевому листу.

Лицевая сторона формы N 4-П содержит таблицу, где отражается движение горючего (гр. 9-15), а также время работы спецоборудования, если оно установлено на грузовом автомобиле, и двигателя (гр. 16 и 17). В графы 18-22 таблицы записывается задание водителю.

На оборотной стороне формы N 4-П расположена таблица, предназначенная для отражения сведений о простое автомобиля на линии с указанием причины, времени простоя и подписи ответственного лица. В таблице, расположенной рядом, отражается нормируемый и фактический расход топлива с указанием его марки.

При расчете нормируемого расхода топлива следует руководствоваться методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Лицевая сторона формы N 4-С также содержит таблицы, в которых отражаются:

- работа водителя и автомобиля (гр. 1-8);

- движение горючего (гр. 9-17);

- задание водителю (гр. 18-25).

На обороте путевого листа в гр. 26-40 указывается последовательность выполнения задания, причины и длительность простоев на линии (гр. 41-45), а также результаты работы грузового автомобиля и прицепов (гр. 46-66).

В случае перевозки товарно-материальных ценностей к путевому листу формы N 4-С также должны быть приложены товарно-транспортные документы (по одному экземпляру) с указанием их общего количества в путевом листе (итоговая строка гр. 38).

Все путевые листы, о которых шла речь выше, оформляются в одном экземпляре диспетчером или иным уполномоченным лицом и выдаются на руки водителю при условии сдачи предыдущего полученного им путевого листа. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю осуществляется диспетчером организации или уполномоченным на это лицом. Остальные данные заполняются механиком и водителем организации, после чего водитель приступает к работе. Если автотранспортное средство используется для перевозки пассажиров и грузов по заказу, заказчик также заполняет путевой лист, вписывая в него сведения о выполнении заказа.

Каждая из форм путевых листов содержит раздел "Движение горючего". По окончании работы водитель указывает в путевом листе сведения о расходе горючего.

У организаций очень часто возникает вопрос: следует учитывать нормы, утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, для целей налогового учета, или же организация может утвердить собственные нормы расхода?

Расходы на ГСМ в целях формирования налоговой базы по налогу на прибыль могут быть учтены в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ данный вид расходов не является нормируемым. К нормируемым расходам в данном случае будут относиться только суммы компенсации, выплачиваемой организацией своим сотрудникам, если они используют свой личный транспорт в целях организации.

Казалось бы, при отсутствии норм расходы на ГСМ можно учесть в фактическом объеме. Однако следует иметь в виду: каждый автомобиль имеет определенные технические характеристики, позволяющие определить, сколько топлива расходует то или иное транспортное средство при его эксплуатации. Поэтому при осуществлении выездной налоговой проверки инспекторы проверят соответствие списанных расходов на ГСМ пройденному автомобилем расстоянию. Применение норм в данном случае является объективной необходимостью с целью избежать не только претензий со стороны проверяющих, но и контроля расходования ГСМ в вашей организации. Однако организация вовсе не обязательно должна руководствоваться утвержденными нормами. Лучше всего произвести замеры расходуемого топлива и утвердить самостоятельные нормы расходы ГСМ. Тем не менее помните: при значительном расхождении ваших норм с нормами Минтранса интерес инспекторов только повысится.

Минфин России не обязывает налогоплательщиков применять утвержденные нормы, но указывает: при определении обоснованности произведенных затрат они должны их учитывать (письмо от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57).

Однако вышесказанное не мешает некоторым отчаянным налогоплательщикам признавать расходы на ГСМ в фактическом объеме. Неудивительно, что подобные действия приводят к судебным разбирательствам. И что самое интересное, некоторым удается доказать свою точку зрения!

Так, например, произошло в постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29 (определением ВАС РФ от 14.08.2008 N 9586/08 по делу N А09-3658/07-29 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ). И все же такая судебная практика является, скорее всего, исключением из общего правила.

Оформленный надлежащим образом путевой лист сдается диспетчеру, который проверяет правильность его заполнения.

Как правило, путевые листы передаются в бухгалтерию организации по реестру, составляемому диспетчером. Унифицированной формы реестра нет, поэтому организация может разработать его самостоятельно, соблюдая требования об обязательных реквизитах, предусмотренные Законом N 129-ФЗ. В реестре указываются номера путевых листов, дата их получения и сдачи водителем, а также иные сведения. Использование форм документов, разработанных самостоятельно, должно быть предусмотрено приказом по учетной политике организации, образцы форм помещаются в приложении к приказу.

Помимо используемых форм документов приказом по учетной политике утверждается и график документооборота. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105, документооборот - движение документа внутри организации от момента его создания или получения от других организаций до момента сдачи на хранение в архив.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Далее рассмотрим, какие реквизиты должен содержать путевой лист легкового автомобиля в соответствии с приказом N 152, а также порядок их заполнения.

Обязательные реквизиты путевого листа легкового автомобиля


К обязательным реквизитам путевого листа легкового автомобиля относятся:

1) наименование и номер путевого листа.

В наименовании следует указать "Путевой лист легкового автомобиля".

Унифицированные формы путевых листов, как правило, изготавливаются типографским способом, поэтому уже содержат наименование документа.

Номер путевого листа указывается в его заголовочной части и проставляется при его заполнении диспетчером организации или уполномоченным на это лицом. Нумерация документов производится в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой.

Как правило, нумерация каждого вида первичных документов, в т.ч. путевых листов, начинается каждый год заново и ведется организацией в хронологическом порядке;

2) сведения о сроке действия путевого листа, включающие дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.

В соответствии с п. 10 приказа N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий месяц. Если путевой лист оформляется более чем на один день, в нем следует указать даты начала и окончания срока его действия.

Ранее возникало немало споров между организациями и сотрудниками налоговых органов по поводу того, с какой периодичностью следует составлять путевые листы. Разрешать такие споры приходилось в судебном порядке. С момента введения в действие приказа N 152 оснований для возникновения подобных споров нет, т.к. путевой лист разрешено составлять на срок не более месяца;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.

Если собственником (владельцем) легкового автомобиля является юридическое лицо, в сведениях следует указать его наименование, организационно-правовую форму, место нахождения и номер телефона. Если же собственником (владельцем) легкового автомобиля является индивидуальный предприниматель, указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.

Данные сведения вписываются в строку "Организация" заголовочной части путевого листа.

Владельцем транспортного средства является его собственник, а также лицо, владеющее транспортным средством на праве хозяйственного ведения или оперативного управления либо на ином законном основании (право аренды, доверенность на право управления транспортным средством, распоряжение соответствующего органа о передаче этому лицу транспортного средства и т.п.).

Не является таковым лицо, управляющее транспортным средством в силу исполнения своих служебных или трудовых обязанностей, в т.ч. на основании трудового или гражданско-правового договора с собственником или иным владельцем транспортного средства (Методические рекомендации по проведению независимой технической экспертизы транспортного средства при ОСАГО (N 001МР/СЭ));

4) сведения о транспортном средстве.

Здесь следует указать:

- тип транспортного средства;

- государственный регистрационный знак;

- показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;

- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

Тип и модель автомобиля следует указать в строке "Марка автомобиля", а государственный регистрационный знак - в строке "Государственный номерной знак" на лицевой стороне путевого листа. Показания одометра, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) при выезде автомобиля из гаража и его возвращении обратно, отражаются в таблице "Работа водителя и автомобиля" в гр. 1-8.

Графа 7 предусмотрена для отражения показаний спидометра при выезде из гаража и возвращении в гараж, в то время как обязательным реквизитом являются показания одометра. Спидометр - это прибор для измерения движения транспортного средства, и его очень часто совмещают в одном корпусе с одометром.


Даты, время и показания одометра при выезде легкового автомобиля с постоянной стоянки и его заезде обратно проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Эти данные должны быть заверены штампами или подписями уполномоченных лиц с указанием инициалов и фамилий.

Если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя, даты, время и показания одометра при выезде легкового автомобиля с постоянной стоянки и возврате его на стоянку проставляются непосредственно им;

Эти сведения включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

В соответствии с положениями Закона N 196-ФЗ организация медицинского осмотра водителей транспорта является обязанностью работодателя. Распространяется ли действие этого закона на все организации или только на организации автомобильного транспорта? Единой точки зрения на этот счет нет.

Предрейсовый медицинский осмотр водителей должен проводиться во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств. Предрейсовые осмотры проводятся как на базе организации, так и в условиях медицинского учреждения перед началом рабочей смены водителей. Водители должны явиться на медосмотр с путевым листом. Если водитель допущен к рейсу, в путевом листе ставится штамп "Прошел рейсовый медицинский осмотр".

В штампе должны быть указаны дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей приведен в письме Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 "О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств".

Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) не содержит специальную строку, в которой можно было бы отразить сведения о проведении предрейсового медосмотра и места для штампа медицинского работника. В таком случае штамп можно поставить в любом месте путевого листа, удобном для этого.

Путевые листы грузовых автомобилей унифицированных форм N 4-С и N 4-П содержат строку "Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен", а в форме N 4-С, кроме того, предусмотрено место для штампа.

На практике очень часто возникает вопрос о необходимости наличия в путевом листе нетранспортной организации отметки о прохождении предрейсового и после-рейсового медицинского осмотра. Позиция Минфина России в отношении данного вопроса такова. Обязательные реквизиты путевого листа, форму которого организация может разработать самостоятельно, утв. приказом N 152. В качестве обязательного реквизита выступают сведения о водителе, в состав которых входят и информация о прохождении медицинского осмотра. Если в путевом листе данные сведения отсутствуют, такой документ нельзя учесть для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль.

Однако существует и противоположная точка зрения, согласно которой отсутствие в путевом листе отметки о прохождении медицинского осмотра еще не означает отсутствие факта осуществления расходов организацией. Аргументация данной точки зрения следующая: приказ N 152 издан во исполнение требований Закона N 259-ФЗ. Это означает, что он не распространяется на нетранспортные организации. Более того, для целей налогообложения расходы на ГСМ можно подтвердить и любыми другими документами в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ (см. постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 по делу N КА-А40/7253-09).

По мнению некоторых судов, отметка о прохождении медицинского осмотра в нетранспортных организациях необязательна (см. постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 по делу N А36-706/2009, от 28.07.2009 по делу N А36-3582/2008). Поскольку данный вопрос и по сей день остается неурегулированным, чтобы избежать претензий со стороны налоговой службы, налогоплательщику следует оценить существующий налоговый риск по данной тематике в его регионе и принять соответствующее решение.

Маршрут следования автомобиля согласно приказу N 152 не является обязательным реквизитом путевого листа. Означает ли это, что организация, разрабатывая этот документ самостоятельно, может не предусматривать данный реквизит (ведь именно он является наиболее трудоемким по заполнению)?

По мнению Минфина России, выраженному в письме от 20.02.2006 N 03-0304/1/129, отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования автомобиля не позволяет судить о факте его использования сотрудниками организации в служебных целях. Поэтому данный реквизит является обязательным для целей подтверждения расходов на ГСМ в налоговом учете.

Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Однако позднее, уже в 2009 году, Минфин России изменил свою точку зрения и указал, что неспециализированные организации, применяющие самостоятельно разработанную форму путевого листа, по сути, могут маршрут следования не указывать (см. письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Главное, чтобы применяемая форма документа соответствовала требованиям Закона N 129-ФЗ. Аналогичную позицию заняли судьи ФАС Московского округа в постановлении от 08.12.2009 по делу N КА-А40/13500-09. Организации следует иметь в виду: если она решила применять унифицированную форму путевого листа и не утверждать свою форму, заполнять маршрут следования придется в любом случае, поскольку в соответствии с постановлением N 78 данный реквизит является обязательным. Его незаполнение приведет к тому, что компания скорее всего не сможет учесть расходы на ГСМ в целях налога на прибыль. Именно к такому выводу пришли судьи в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2009 по делу N А33-13602/08, Западно-Сибирского округа от 29.07.2009 по делу N Ф04-4540/2009(11903-А27-26).

Исходя из унифицированной формы путевого листа легкового автомобиля, в нем также отражаются следующие данные:

- марка, количество выданного топлива;

- остаток топлива при выезде и по возвращении;

- расход топлива по норме и фактический;

- экономия либо перерасход топлива.

Помимо перечисленного на основании п. 8 приказа N 152 на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа легковым автомобилем.

Возможность внесения в указанный документ дополнительных реквизитов установлена также постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации". Названным постановлением, в частности, определено, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация может при необходимости вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, содержащиеся в форме документа изначально, должны оставаться без изменения, удаление каких-либо из них не допускается.

Если организация принимает решение о внесении изменений в унифицированную форму путевого листа, его следует оформить приказом или распоряжением руководителя организации и закрепить приказом по учетной политике организации.

Хранить оформленные путевые листы следует не менее пяти лет.

Ответственность за правильность заполнения путевого листа грузового автомобиля несут руководители организации и лица, ответственные за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении путевого листа.

Первичные документы бухгалтерского учета могут использоваться организацией и для подтверждения данных налогового учета, что установлено ст. 313 НК РФ. Отсутствие документов бухгалтерского учета либо несоблюдение требований по их заполнению могут привести к серьезным последствиям. Так, неприменение путевого листа может послужить причиной привлечения налогоплательщика к ответственности по ст. 120 НК РФ. Штраф для организации составит не менее 10 000 руб.


Журнал учета движения путевых листов


В качестве примера можно привести следующее судебное решение. Налоговая инспекция, проводя выездную налоговую проверку налогоплательщика, установила грубое нарушение правил учета доходов и расходов, выразившееся в отсутствии путевых листов, подтверждающих расходы по списанию горюче-смазочных материалов, за один налоговый период и в несоответствии путевых листов требованиям постановления N 78 за другой налоговый период.

Организация, не согласившись с решением налоговой инспекции, обратилась в суд с требованием о признании недействительным его решения о привлечении организации к налоговой ответственности. Суд отказал организации в ее требовании.

В соответствии с постановлением N 78 в путевом листе легкового автомобиля (форма N 3) обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Судом установлено: в представленных организацией путевых листах не проставлены их номера, время выезда из гаража и возвращения в гараж, маршрут следования автомобиля. Следовательно, вывод, что представленные путевые листы не подтверждают использование автомобиля в производственных целях, является правильным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.01.2005 по делу N А13-5025/04-14).

Кроме того, в постановлении суда отмечено: согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные документы могут быть приняты к учету, если они составлены по унифицированной форме. Это правило не распространяется на документы, для которых унифицированные бланки не предусмотрены. Поскольку формы путевых листов утверждены постановлением N 78, довод организации, что применение данных форм необоснованно, не может быть принят во внимание. Кроме того, как усматривается из представленных в материалы дела путевых листов, организация применяла именно данную форму путевых листов, однако не отражала в них обязательные сведения согласно постановлению N 78.

Журнал регистрации путевых листов


Пунктом 17 приказа N 152 установлено, что собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в соответствующем журнале.

Унифицированной формы журнала регистрации путевых листов нет.

Организация может разработать ее самостоятельно, не забывая об обязательных реквизитах, установленных ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Вместе с тем постановлением N 78 утвержден журнал учета движения путевых листов (форма N 8), предназначенный для контроля движения путевых листов, выданных водителю, и сдачи обработанных путевых листов в бухгалтерию.

По мнению автора, организация может применять форму N 8 для регистрации путевых листов, закрепив ее использование приказом по учетной политике.

Дата выдачи путевого листа должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в журнале. Независимо от того, на какой срок оформляется путевой лист, он должен быть зарегистрирован в журнале учета движения путевых листов. Если путевой лист оформлен более чем на один день, даты начала и даты окончания срока действия путевого листа можно указывать в гр. 9 "Примечание".

На обложке журнала указывается наименование организации или индивидуального предпринимателя, код формы по ОКУД (0345008), код организации по ОКПО, наименование самого журнала "Журнал учета движения путевых листов", а также период, в течение которого в журнале проводится регистрация путевых листов.

Листы журнала печатаются по единому образцу. Как правило, журналы учета движения путевых листов изготавливаются типографским способом и состоят из 50 и более листов.

В таблице приведен образец заполнения "Журнала учета движения путевых листов".