Форма номенклатуры дел организации - образец РБ 2016

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 26 августа 2016

Почему вы не любите свою работу?

Как составить номенклатуру дел организации - образец

Номенклатура дел организации- образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2016 год, составленная в 4-м квартале 2015-го, начинает заполняться с 1 января текущего года.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее по тексту — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее по тексту — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату и проч.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

• завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК — ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в деле документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО на основании примерной. При этом может меняться структура документа путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и проч.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором она будет введена в действие. Ввод в действие производится в начале года, утверждение — в конце года.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав документов и порядок ведения документооборота в организации, поскольку в НДО должны быть отражены все документы, образовавшиеся в течение года на предприятии.

Номенклатура дел в организации: образец составления

В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

В конце года туда отправляются

• личные дела сотрудников, которые были уволены,
• приказы и распоряжения,
• бухгалтерская документация,
• выполненные договора

и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.

Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.

И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.

Поэтому без утвержденного классификатора, который будет един для организации и ее отделов здесь не обойтись

Так что такое номенклатура дел в организации?

Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.

Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:

1. Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
2. Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.

Служит основным документом при передаче дел в архивное хранение.

Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.

Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 — будет означать: «04» — индекс отдела, «05» — номер входящего в номенклатуру дела.

Желательно придерживаться одинаковой нумерации для однотипных документах в разных структурных подразделениях

Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.

Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.

Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.

При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.

Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.

Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».

Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.

Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.

В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.

После составления номенклатуры потребуется ее утверждение у генерального директора. Ввести документ в действие можно издав соответствующий приказ.

Составляется номенклатура дел ежегодно.

В конце календарного года ее следует корректировать: вводить по необходимости новые дела или исключать старые

Также в конце года производится итоговая запись. В ней содержится информация о количестве единиц хранения, по отдельности временного и постоянного срока хранения.

Если для небольших коммерческих организаций номенклатура дел является рациональным способом упорядочивания текущего делопроизводства, то для муниципальных и государственных организаций, нотариусов, акционерных обществ наличие номенклатуры дел — это обязательное и непременное нормативное требование.

Тем не менее, организациям по возможности не следует пренебрегать составлением номенклатуры. Ведь это весьма полезный документ в организации, так как позволит значительно рационализировать и упорядочить работу с документацией.

Номенклатура дел (образец)

Номенклатура обеспечивает систематизацию списка документов, создаваемых на предприятиях и в организациях. В нем регистрируют все виды документов от приказа до распоряжения и актов. Как внутренние, так и входящие из другой организации. С помощью него можно обеспечить сохранность всех документов. Регистрация всех документов позволит обеспечить быстрый поиск для решения всевозможных управленческих проблем. Все это возможно при правильном ведении номенклатуры в документообороте. Вывод, номенклатура дел позволит организовать правильную систему архива документов.

Номенклатура считается учетным документом. Так как в этом журнале каждому записанному документу присваивается учетный номер. В государственных организациях номенклатура является обязательным документом, так как по истечению срока документы сдаются в государственный архив. Для частных предприятий ведение регистрацию дел является инструментом при работе с документальным фондом. Так как в нем фиксируются все документы организации построенной с нуля.

• Типовая форма.
• Примерная форма.
• Индивидуальная форма.

Типовая форма является нормативным документом для ведения делопроизводства в однотипных организациях, схожих по структуре и по характеру деятельности. Где документ устанавливает единую индексацию.

Номенклатура создает примерную структуру дел для организаций разных по структуре, но одинаковых по роду деятельности. Такой документ носит рекомендательный характер и создается для ведения конкретного производства дел.

В такую номенклатуру заносят название документа, учитывая его специфику. А сроки хранения этих документов заносятся в отдельный документ.

Индивидуальную номенклатуру составляют сотрудники делопроизводства с привлечением всех структурных подразделений.

Рассмотрим образец номенклатуры для структурной организации:

Номенклатуру дел составляют исходя из документов организации: положение об организации, положение о подразделениях организации, перечня имеющихся документов, типовых номенклатур.

Номенклатура состоит из структурных разделов. Первым разделом обычно должна быть служба управления документами, связано это с тем, что там хранятся все документы организации.

В номенклатуре указывают название всех дел для того чтобы сгруппировать все документы, создаваемые внутри организации и входящие с других предприятий.

Образец документа. Также в номенклатуру включают пришедшие электронные документы.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ____________№________ Наименование должности

Место составления руководителя организации

на______________год Подпись Расшифровка подписи

• В первом столбце указывают номер дела. Он проставляется исходя из порядкового номера своего структурного подразделения. Порядковый номер в документе заполняют только арабскими цифрами. Где первые две цифры наименование структурного подразделения, а вторые две обозначают номер регистрируемого документа.
• Во второй столбец заносят название регистрируемого документа. Заголовок должен четко отражать содержание документа.

Регистрируемое название должно состоять из вида переписки (дела, протокола или приказа), название организации, отправившее корреспонденцию. Краткое содержание документа. Дату отправки, и отметку, что есть копии документа.

Пример. «Распоряжение о награждении. Копии».

Заголовки не должны иметь такие названия, как например: «Различные материалы», «Все переписки».

• Заголовки должны иметь конкретный смысл документа.
• Заголовки дел регистрируют по степени их важности. Сначала записываются документы руководящего подразделения, затем записывают отчеты, информационные и плановые документы. Заголовки информационных и плановых документов оформляют по приведенному примеру.

Пример: «Месячный отчет о продаже товаров».

• Если документы связаны между собой, но не связаны последовательностью в делопроизводстве. В этом случае, в заголовке отмечают этот вид дела «Документ». А в конце названии статьи в скобках указать разновидность документа.

Пример: «Документ о проведении совещания» (планы, доклады).

Этот термин еще употребляют при документах, прилагающих в качестве приложений, инструкций.

Пример. «Документы к протоколу совещания».

• Если переписка ведется с одной и той же организацией, то заголовок необходимо выполнять по указанному примеру.

Пример: « Переписка с компанией ОАО «Мечел» о поставке кованой продукции».

• Если переписка с организацией ведется с постоянного места региона, то в заголовке это необходимо учесть.

Пример: « Переписка с Дальневосточной компанией ОАО «Мечел» ».

Скачать бланки номенклатуры можно на сайте.

• Все заголовки должны вноситься по алфавиту.
• Третий столбик обычно заполняют в конце года. Количество дел указывает на то, сколько дел хранится в папке. По нормам документооборота в номенклатуре не хранят более 250 страниц.

Если количество страниц превышает, то заводят новое дело с таким же названием и регистрационным номером.

• В следующем столбце указывают срок хранения этого дела.
• В примечании указывают, что дело перемещается, либо отправляется на уничтожение.

Номенклатуру заполняют полностью кроме столбца «количество дел», его заполняют в конце года.

Разработка номенклатуры производится установленными правилами делопроизводства:

1. Правовые разработки номенклатуры можно скачать в интернете. Первым этапом считается разработка таблице,образец приведен выше.
2. Чтобы заголовки были правильными, обращайте внимание на образцы приведенных примеров.
3. Оформление проекта номенклатуры.

Надеемся, что подобный экскурс в мир делопроизводства окажет вам помощь в приобретении опыта в этой сфере.

Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей.

Договор аренды зданий и сооружений — это документальное соглашение, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.

Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены.

Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим лицом.

В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью.

Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких.

На основании заявления о регистрации объекта (объектов) налогообложения налогом на игорный бизнес и заявления о выдаче свидетельства о регистрации объектов игорного.

Приказ об увольнении утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда.

Закупочный акт по форме ОП-5 применяется для закупки продуктов у населения.Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения.

Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой.

Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение.

Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса должен содержать.

Номенклатура дел организации образец и бланк

Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:

• по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
• в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;
• как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;
• как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;
• как основной — в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.

Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства. Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.

Номенклатуры дел могут быть:

• самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;
• поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т.д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.

Составление сводного документа должна возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста. Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Документируемые участки все отражаются.

Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, на котором представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.

Этапы утверждения сводной номенклатуры:

• ответственным за архив предприятия производится визирование документа;
• подписывается начальником службы делопроизводства;
• экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;
• передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;
• утверждается руководителем предприятия.

Должно быть по правилам три-четыре экземпляра этого документа, что хранятся:

• в государственном архиве;
• в службе делопроизводства;
• рабочий экземпляр;
• в архиве предприятия.

После оформления и утверждения номенклатуры структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо проинформироваться, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале.

В случае возникновения значительных изменений структуры и функций предприятия, составляется новый экземпляр номенклатуры дел.

После окончания делопроизводственного года в унифицированной форме формируется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел на предприятии.

Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Образец составления
номенклатуры дел

Данный документ оформляется на общем бланке организации (независимо от того, составляется он непосредственно для организации (учреждения) или структурного подразделения (отдела)) по установленной форме (Приложение 7 к п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02).

Рассматриваемая номенклатура является основой для составления описей дел. а также основным учетным документом в делопроизводстве. Изначально документ разрабатывается для структурных подразделений (при наличии таковых в организации), после чего на их основе составляется сводная номенклатура.

К концу календарного года к номенклатуре необходимо оформить по установленной форме итоговую запись. Она содержит информацию о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество не законченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой экспертно-проверочной комиссии (проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно).

Составляем номенклатуру дел на следующий год

• Доронина Л.А. | к.э.н. доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Сейчас все озабочены составлением номенклатуры дел на следующий год. Кто-то актуализирует номенклатуру текущего года, а кто-то приступил к выполнению этой задачи на своем предприятии впервые. Предлагаем вам в помощь статью о разработке номенклатуры дел в жанре классического делопроизводства: здесь все «разложено по полочкам», даны образцы оформления номенклатуры дел, рекомендации по систематизации документов и формулированию заголовков дел, по определению сроков их хранения (в т.ч. отмечены послабления, предусмотренные «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов).

Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря 1 .

Номенклатура дел бывает трех видов:

номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

сводную номенклатуру дел и

номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Порядок оформления. согласования и утверждения номенклатуры дел. а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М. Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

Как мы видим, номенклатура дел организации:

визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),

подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если ­организация небольшая),

обязательно утверждается руководителем организации,

если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

основной части и

итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел.Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М. Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М. 2006), отличаются от наименований граф таблицы , представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М. Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М. 2006):

Номенклатура дел может быть построена по:

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме. наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре .

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, ­помещаемых в дело.

Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, « Приказы по личному составу», « Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, ­«Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам ».

Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Авторский признак – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора ».

Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г . ».

Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел. содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы ­к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);

хронологический (документы располагаются по хронологии событий);

алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы ­граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);

нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

распорядительные документы группируются в дела по видам ­и хронологии с относящимися к ним приложениями;

протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности . При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные – в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;

планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;

в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, ­далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

документы по рационализаторским предложениям и патентам ­должны формироваться в отдельное дело.

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, ­культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения :

временного хранения (до 10 лет включительно);

долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответст­вуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют 3 :

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;

«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2007);

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М. 1989) – для отбора документов, образовавшихся в 80-х – первую половину 90-х гг.;

«Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М. 1973);

существуют также ведомственные и типовые перечни ­по определению сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо:

найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;

перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;

проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

Сроки хранения документов. данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» 4. распространяются на все организации , независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, ­муниципальные архивы или же не поступают.

Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает ­послабления. Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

Временные сроки должны применяться всеми организациями.

А постоянный срокхранения должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения (договоры)).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы по­стоянного срока хранения следующим образом. Государственные и муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется организацией в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Однако это приятное послабление имеет свои пределы. Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Статьи Перечня, в которых указаны такие «вечные» документы, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», ­но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

В графе «Примечания » проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),

о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),

о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание » пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания », комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст­венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в организации 5

1 Основные принципы построения номенклатуры дел Еврокомиссии (исполнительного органа Европейского Союза с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников) описаны в статье Н.А. Храмцовской на стр. 26 журнала № 8` 2007

2 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то рядом с визой согласования номенклатуры дел с собственным архивом (присутствует в Примере 1) должен быть добавлен гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного или муниципального архивного учреждения.

3 Анализ более широкого круга нормативных документов и обстоятельств, который необходим организации для определения конкретных сроков хранения своих документов, подробно описан в статье О.Г. Подолиной «Как определить срок хранения документа?» на стр. 49 журнала № 10` 2007

4 Далее по тексту – Перечень.

5 Если итоговая запись оформляется в номенклатуре дел подразделения, то его наименование должно фигурировать в заголовке, например, «Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в канцелярии».