АО-1 Авансовый отчет

АО-1 «Авансовый отчет» Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55
Формат: MS-Excel:: Размер: 9 КБ

УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ
"АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ" (ФОРМА N АО-1)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Авансовый отчет (форма АО-1, бланк) 2016 скачать бесплатно в Word, Excel

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

[1] Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет""

Авансовый отчет

Авансовый отчет. Форма АО-1 – это документ первичной бухгалтерской отчетности, отображающий целевое использование подотчетных сумм денежных средств, выданных ранее авансом с приложением документов, являющихся доказательством их расходования. Форма отчета унифицирована, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55 и кодом по ОКУД 0302001. Для бюджетных организаций предусмотрена другая форма, № 0504505. утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

Целью составления авансового отчета является последующая проверка расходования средств, выданных авансом, подтверждение руководителем организации их использования, а также последующее списание производственных расходов. Документ заполняется лицом, получившим средства авансом под отчет.

Список лиц, имеющих право получать деньги под отчет, утверждается приказом о подотчетных лицах, который должен быть в наличии в бухгалтерии организации. Денежные средства выдаются через кассу предприятия по расходному кассовому ордеру. в котором должно быть указано целевое предназначение этой суммы. Срок, на который предоставляется аванс, также утверждается соответствующим приказом по предприятию.

Предоставление командировочных средств осуществляется на основании приказа руководителя или командировочного удостоверения. По окончании командировки, подотчетное лицо обязано предоставить отчет с приложением документов, подтверждающих целесообразность понесенных расходов. Бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре с обеих сторон. Лицевая сторона заполняется подотчетным лицом и содержит следующие данные:

• наименование организации, дату заполнения отчета и его номер;
• фамилию, имя, отчество подотчетного лица, его табельный номер (при наличии), отдел, в котором он числится.

В левом нижнем углу подотчетное лицо заполняет таблицу, которая отображает сведения о предыдущих выданных ему авансах, суммах денежных средств, полученных им в данный момент, их расходе, перерасходе, остатке. На обратной стороне бланка вносится перечень документов, подтверждающих расходование денежных средств (квитанции, чеки ККМ, транспортные документы, командировочное удостоверение и т.п.), а также суммы затрат по каждому из них (графы 1-6). Документы, служащие приложением к отчету, нумеруются в нем в порядке их записи.

В случае, когда аванс был выдан в иностранной валюте, заполняются: строка 1а лицевой стороны, а также графы 6 и 8 оборотной. После заполнения документа подотчетным лицом, он передается на проверку правильности заполнения главному бухгалтеру. Если документ заполнен правильно, бухгалтер ставит отметку, свидетельствующую о том, что отчет утвержден согласно соответствующей сумме (цифрами и прописью), а на лицевой стороне заполняет расписку и передает ее подотчетному лицу.

После проверки бухгалтером авансовый отчет передается на утверждение руководителю, после чего принимает к учету с целью списания соответствующей суммы расходов. Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее выданным авансам, выдача ему последующих сумм осуществлена быть не может.

Авансовый отчет АО-1

Авансовый отчет (форма АО-1) — это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете здесь. и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО — 1 является первичным документом. необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели. такие как :

• командировочные расходы ;
• административные или производственные расходы .

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером ( РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели. которые были прописаны в РКО. Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику. который заключил трудовой договор с организацией. и его фамилия включена в перечень приказа о лицах. которые могут брать деньги в подотчет. Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .

После того. как подотчетник потратил выданные средства. составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником командировочных расходов. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Документ оформляется как работником. так и сотрудником бухгалтерской службы .
Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные :
1. Название организации ;
2. Дата составления ;
3. Назначение аванса ( производственные. представительские. командировочные расходы и т. д .);
4. Персональные данные. а именно. фамилию и инициалы. структурное подразделение. в котором работает подотчетник. табельный номер. должность ;
5. Информация о размере последнего аванса ;
6. Сумма подотчета. выданного кассиром ;
7. Графы « Израсходовано », « Остаток / Перерасход », а также информация о количестве документов. которые прикладываются к АО — 1. заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных ;
8. Табличная часть об израсходованных средствах. а именно :

• порядковый номер. Все документы. которые прилагаются к авансовому отчету. должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
• номер. дата каждого документа. подтверждающего целевое расходование средств ;
• название документов. приобщенных к АО — 1 ( товарный ( кассовый ) чек. квитанции к ПКО. командировочное удостоверение. счет — фактура и т. п .), на что потрачены деньги ;
• сумма расхода переписывается с каждого документа. Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 ( это зависит от валюты расчетов );
• расчет конечной суммы. Далее итог переписывается в графу « Израсходовано » ( пункт 7 ).

После того. как подотчетник сдал АО — 1. сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа. который подтверждает сумму потраченных средств. их правильное расходование на поставленные цели. а также нужно заполнить остальные разделы. Для подтверждения того. что отчет по форме АО — 1 сдан в бухгалтерию. сотруднику выдается расписка. После просмотра всех документов в оригинале. которые подтверждают расход. проверки правильности заполнения авансовый отчет АО — 1 подписывается главным бухгалтером. бухгалтером и директором. далее принимается к учету .

Форма авансового отчета — это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

• наименование организации;
• дата составления отчета;
• структурное подразделение, в котором он работает;
• свои ФИО, должность, табельный номер;
• назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

• в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» — фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше — то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по приходному кассовому ордеру. если есть перерасход — то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру .В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
• вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие бухгалтерские счета .

Далее авансовый отчет утверждается руководителем.

На рисунке ниже представлен образец заполнения бланка авансового отчета.

Образец заполнения лицевой стороны отчета

На рисунке ниже представлен образец заполнения оборотной стороны отчета.

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

Авансовый отчет форма АО-1 бланк и образец заполнения

Авансовый отчет форма АО-1 — это унифицированный бланк, который заполняют подотчетные лица для того, чтобы отчитаться перед бухгалтерией о потраченных денежных средствах, выданных ему организацией.

Подотчетные лица получают деньги для произведения определенных расходов, связанных с нуждами организации — командировочные, представительские, покупку канцелярских, хозяйственных товаров и другие цели.

Авансовый отчет оформляется при получении денежных средств. При этом подотчетное лицо должно предоставить заявление на выдачу денег в подотчет, заявление должно быть утверждено подписью руководителя организации. Выдача денег в подотчет возможна только при тех условиях, что работник отчитался с помощью авансовых отчетов за предыдущие суммы, и сам работник включен в список подотчетных лиц, которым могут выдаваться денежные средства на служебные нужды. Список подотчетных лиц закрепляется в соответствующем приказе руководителя.

В заполнении авансового отчета принимают участие как бухгалтер, так и сам работник. О потраченной сумме авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в установленный срок. Скачать бланк авансового отчета форма АО-1 и образец его заполнения можно ниже в формате excel.

В бланке авансового отчета форма АО-1 должны быть заполнены строки лицевой и обратной стороны.

На лицевой стороне заполняется:

• название компании;
• номер и дата отчета (ставится бухгалтером);
• название структурного подразделения и сведений о подотчетном лице — также заполняются бухгалтером;
• назначение аванса — указывают, на какие цели будут потрачены полученные средства;
• следующие два небольшие таблицы заполняются бухгалтером после того, как работник заполнит оборотную сторону, здесь указываются данные о полученном авансе, израсходованной, остатке или перерасходе, а также отражается бухгалтерская запись (указываются счета дебета и кредита, зависящие от направления расходования денег).

Если у работника остались деньги, то они должны быть внесены в кассу организации с оформлением приходного кассового ордера, его номер и дата указываются в бланке авансового отчета АО-1.

Если подотчетному лицу не хватило полученной суммы, то сумма, потраченная им сверх выданного аванса выдается из кассы на основании расходного кассового ордера, о чем также делается отметка на лицевой стороне бланка АО-1.

На оборотной стороне подотчетное лицо отражает данные обо всех своих расходах:

• на что потрачены деньги;
• в каком размере потрачены;
• каким документом подтверждается расходование средств.

Номер счета, на который будет отнесена сумма по каждому документу, указываются бухгалтером. Подотчетное лицо подписывает оборотную сторону формы АО-1 и передается авансовый отчет бухгалтеру, который вносит необходимые данные на лицевой стороне.

Бухгалтер проверяет правильность заполненных работником сведений и ставит свою подпись. Далее необходимо заполнить расписку к авансовому отчету о том, что отчет подотчетного лица принят, и претензий к нему нет. Заполненная расписка подписывается бухгалтером, отрывается по линии отреза и отдается подотчетному лицу. Наличие расписки будет означать, что никаких долгов по авансовой сумме у подотчетного лица нет. Расписку следует сохранить на случай появления вопросов у бухгалтерии.

Авансовый отчет форма АО-1 бланк — скачать .

Образец заполнения авансового отчета форма АО-1 — скачать .

Авансовый отчет форма АО-1 бланк и образец заполенния

Авансовый отчет форма АО-1 создается для учета денежных средств, которые получают подотчетные лица для затрат на административно-хозяйственные нужды. Документ составляется в единственном экземпляре вышеупомянутым лицом и представителем из бухгалтерии.

После создания авансового отчета, он отправляется на проверку к руководителю. При удачном оформлении, последний заверяет форму АО-1 личной подписью. После этого бумага хранится в специальном альбоме, который содержит в себе унифицированные формы по учету кассовых операций.

Подотчетное лицо получает авансовые денежные средства при наличии факта предстоящих расходов. Выдаваемая сумма обязательно согласовывается с руководителем предприятия, после чего создается документ, в нем указаны цели, на которые она выделяется, ее объем и список подотчетных лиц. После этого, денежные средства можно получить в кассе предприятия, предъявив расходный кассовый ордер. в котором буде указана сумма и ее назначение.

Авансовые средства могут выдаваться сотрудникам на следующих основаниях:

• отправление в служебную командировку;
• покупка материалов для организации;
• другие нужды.

После возвращения из командировки, сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию бумаги, которые подтверждают сумму его расходов. Денежные средства не могут выдаваться сотруднику, имеющему задолженность по предыдущим выдачам.

Скачать бланк авансового отчета, а также образец заполнения формы АО-1 можно ниже.

Первоначально информацию в бланк авансового отчета АО-1 заносит подотчетное лицо. При правильном оформлении документ должен содержать следующие данные:

• название предприятия;
• номер документа;
• дата составления авансового отечта;
• причины расходов, для которых выделяются денежные средства;
• ФИО, занимаемая должность и другие контактные данные подотчетного лица;
• конечная сумма.

Обязательным пунктом при заполнении формы АО-1 является наличие подписи с расшифровкой руководителя предприятия.

На другой стороне бланка АО-1 сотрудник приводит список бумаг, которые предоставляют подтверждение его расходов по каждому случаю по отдельности.

После составления документа бухгалтер проверяет оформление всех пунктов. После успешной проверки он составляет расписку, которую получает сотрудник. В ней подтверждается необходимость выдачи средств. Так же на первой странице представитель бухгалтерии должен отметить сведения о перерасчетах предыдущих отчетов.

Если у работника остались деньги, то есть они были им истрачены не в полном объеме, то остатки возвращаются в кассу с оформлением приходного кассового ордера .

Авансовый отчет форма АО-1 бланк — скачать .

Авансовый отчет образец заполнения АО-1 — скачать .

Как заполнить авансовый отчет?

Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является приказ о подотчетных лицах. изданный руководителем, в нем перечисляются подотчетные лица, сроки, цели и размеры выдаваемых сумм. Основанием выдачи денег командируемому является приказ о направлении в командировку. Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 — заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены очередные изменения в необходимый пакет для подтверждения командировки .

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в отчет.

В графе 1 указывается порядковый номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В графе 2 вносится дата, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать вид произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские расходы).

В графе 5 вносится сумма расхода денежных средств, если он производился в рублях, а если он производился в иностранной валюте, то данные о сумме заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в «Итого» Графы 5 (в рублях), либо Графы 6 (в валюте).

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными документами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии документа, указывает его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные расходы документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, бухгалтер на оборотной стороне заполняет графы 7-8, где указывает суммы расходов, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа «Бухгалтерская запись» заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании приходного кассового ордера. а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по расходному кассовому ордеру .

Авансовый отчет бланк скачать .

Авансовый отчет форма АО-1 .