Штатное расписание

Штатное расписание – это документ, который содержит информацию о должностях, количестве штатных единиц и тарифных ставках с учетом различных надбавок структурных подразделений организации.

В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Штатное расписание составляют по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности сотрудников. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.

Заполняем поле «наименование компании» согласно данным в учредительных документах организации.

Проставляем код ОКПО организации.

Ставим номер, дату составления штатного расписания (в формате число, месяц, год) и период его действия.

В графе «Утверждено» указываем дату и номер приказа руководителя организации об утверждении штатного расписания, общее количество штатных единиц.

Переходим к заполнению таблицы.

В первой и второй графе указываем соответственно наименование и код структурного подразделения организации.

В третьей графе указываем должность в соответствии с Классификатором профессий по каждому структурному подразделению в порядке подчиненности.

В четвертой графе указываем количество штатных единиц по каждой должности.

В пятой графе проставляем тарифную ставку (оклад) в рублях по каждой должности.

Шестая-восьмая графы «Надбавки» заполняются в случае наличия дополнительных выплат (в рублях) работникам определенных должностей за особые условия труда, режим работы, особые знания либо поощрительные премии.

Значения девятой колонки исчисляются путем суммирования чисел в колонках 5-8 и умножения на количество штатных единиц в четвертой колонке по каждой должности.

Подбиваем итоговое количество штатных единиц (сумма значений в четвертом столбце) и итоговый месячный фонд заработной платы (сумма значений в девятой графе).

Ставим подписи руководителя отдела кадров, главного бухгалтера.

В штатное расписание могут вноситься изменения в связи с введением новой должности, ее переименованием, переводом в другой отдел, изменением тарифной ставки и т.п. на основании приказа руководителя организации.

Штатное расписание

Штатное расписание (форма Т-3) - это документ, регламентирующий штатную структуру предприятия, состав и численность его сотрудников. В нем обобщены все данные об организационной структуре, штатных единицах, а также заработных платах (должностных окладах).

Наличие штатного расписания определяется потребностью предприятия. Составляется и оформляется работником отдела кадров или другой альтернативной службой. Расписание должно быть утверждено и подписано руководителем. Оно может составляться как в произвольной форме, так и при помощи формы Т-3. Штатное расписание составляется обычно на один год (календарный).

При заполнении формы работник вносит в форму все необходимые сведения. Указывается:

• наименование предприятия и его реквизиты;
• отделы или подразделения;
• должности (в т.ч. вакантные);
• количество штатных единиц;
• оклады.

Должностные оклады могут быть указаны определенной цифрой, но возможно прописать и граничные размеры. Далее заполняются надбавки. В них фиксируются все стимулирующие и компенсационные выплаты. Если такие выплаты предусмотрены для определенных должностей, то делается соответствующая пометка.

Расписание отражает общее количество штатных единиц на предприятии, а также показывает месячный фонд заработной платы.

В форме обязательны для заполнения все таблицы и графы, а также все поля и расшифровка подписей. Только в этом случае документ готов к утверждению.

Штатное расписание - это не просто формальный документ, он необходим в работе каждого предприятия или учреждения. В него могут вноситься изменения, которые требуют утверждения их руководством организации. Штатное расписание утверждается соответствующим приказом .

Образец выписки из штатного расписания и его заполнение - скачать бланк

Прежде всего, необходимо разобраться с терминами. Выписка – это документ, оформленный в установленном порядке с точным воспроизведением части документа, с которого она делается. Выписку делают в том случае, если копию документа не целесообразно по каким-либо причинам выдавать на руке запрашивающей стороне.

Штатное расписание – это внутренний документ, по кадровому составу, отображающий сведения о структуре, составе и штатных единицах в количественном виде по всей организации, и естественно, ставки и фонд заработной платы. Штатное расписание вводится приказом по организации. Традиционно его составляют не более чем на год.

Унифицированная форма штатного расписания Т-3 (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26). Эта форма необязательна к применению в организации, но в то же время имеет все необходимые реквизиты, легка в заполнении и использовании на практике.

Штатное расписание по форме имеет следующие требования к заполнению:

1. Обязательные реквизиты, или шапка документа. Эта часть документа должна содержать: название предприятия, краткие реквизиты, номер, дату составления и утверждения, период действия.
2. Основная часть. Состоит из следующих граф для заполнения: наименование и код структурного подразделения; должность или квалификация работника; штатные единицы в количественном составе; тарифные ставки, надбавки и всего; примечания.
3. Подпись, должность и ФИО.

Нет четких правил для выписок из любых документов. Поэтому следует опираться на требования к заполнению унифицированной формы штатного расписания и на общие требования выписки из документа.

Порядок составления выписки из штатного расписания:

1. В выписке должны быть воспроизведены все реквизиты штатного расписания, только перед «наименованием документа» ставится слово «выписка». Пример, вместо слова «Штатное расписание», пишется «Выписка из штатного расписания».
2. Обязательно должна содержать регистрационный номер и дату оригинального документа – штатного расписания, но ни в коем случае, дату выписки и ее номер.
3. Руководитель, утверждающий расписание, не подписывает выписку. В конце выписки прописывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего само штатное расписание.
4. Выписка из любого документа приравнивается к копии обычного документа. Для придания выписке легитимности ее заверяют печатью и ставят отметку о заверении копии документа.

Организация обычно регламентирует правила составления выписки своими локальными актами. Зачастую выписку составляют на бланке предприятия. Если вводная часть в документе отсутствует, то пишут нужный фрагмент, к примеру, ПРИКАЗЫВАЮ и т.д.

Также многие рекомендуют писать между должностью и Ф.И.О. слово подпись, хотя такая рекомендация не закреплена ни в одном нормативном документе, и по сути, можно считать ее лишней, т.к. любой документ регистрируется только после его подписания.

Если выписка из штатного расписания будет использоваться исключительно внутри предприятия, то заверять ее печатью не следует.

Следует знать, если выписка состоит из нескольких листов, то можно не заверять каждый лист печатью и надписью, а воспользоваться особым порядком заверения: все листы сшиваются между собой, на последнем листе (на обороте) пломбируется нить и ставиться надпись следующего содержания: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов», ниже подписывается начальником или уполномоченным лицом и ставится печать. При этом часть оттиска печати должна захватывать пломбу.

1. Шапка документа должна содержать наименование документа и дату его издания: «Выписка из ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ за 01 февраля 2015 г.»
2. Наименование организации издавшей выписку: «ООО «АБВГ».
3. Далее, заполняются графы в точном соответствии со штатным расписание:
   • Структурное подразделение: «Администрация».
   • Код, при наличии: «001».
   • Должность: «Директор по производству».
   • Количество штатных единиц: «1».
   • Оклад (тарифная ставка), руб. «10000».
   • Надбавка, при наличии: «5000».
   • Месячный фонд заработной платы, руб. «15000».
   • Примечания.
4. Должность, и расшифровка подписи (ФИО).
5. Заверительная «мокрая» печать и надпись.

Скачать бланк выписки из штатного расписания в формате MS Word.

Нужно ли указывать Ф.И.О. сотрудника? Штатное расписание сугубо обезличенный документ. В нем не пишется фамилия сотрудников, так как сотрудник может уволиться. Штатное расписание содержит информацию только о должности и окладе. Работник назначается на должность, на основании штатного расписания. Тоже касается выписки, в ней не указывается фамилия и инициалы сотрудника.

Выписку могут запросить проверяющие органы. В таком случае выписка должна быть оформлена по всем правилам. На основании норм ст. 62 ТК РФ сотрудник любой организации имеет право запросить выписку через письменный запрос.

При выдаче, выписка должна содержать исключительно сведения только о его должности и полагающихся выплатах. Сведения о других сотрудниках в такой выписке не указываются и не допускаются на основании положений ст. 88 ТК РФ, в которой гарантирована защита персональных данных в части ее передачи.

Выписку может направлять в структурные подразделения головное предприятие. Обычно головное предприятие формирует и утверждает штатное расписание, затем рассылает выписки по своим подразделениям.

Если проверяющие органы, запрашивают выписку из расписания, то они смотрят не только налогооблагаемую базу, но и структуру предприятия. Штатное расписание четко должно отображать структуру и подчиненность, которая существует на предприятии. Структурное подразделение также должно фигурировать в выписке.

Ответ однозначный не только можно, но и нужно. На самом деле нельзя принять человека, если нет вакантной должности.

Такая форма не имеет многих граф, которые хотели бы видеть предприятия. Но форма Т-3 имеет всего лишь рекомендательный характер. Поэтому если надо внести изменения, вносите. К примеру, если используется «вилка» окладов, то ее можно внести, что также отображается в выписке.

Если предприятие имеет структурные подразделения. без создания юридического лица, то все понятно, штатное расписание едино и выписки из него рассылаются по подразделениям. Но если предприятия имеет филиалы или представительства, то предприятие вправе решать этот вопрос самостоятельно.

В учредительных документах или в доверенности направо управление филиалом, обычно отображается такая информация. Т.е. и выписка создается из этих соображений, если подразделение самостоятельно в создании штатного расписания, то оно и выдает выписку. Если расписание создается головным предприятием на все подразделения, то выписку оно и выдает.

Максимальный срок больничного листа и его максимальная оплата

Увольнение сотрудника — пошаговая инструкция

Как заверить копию трудовой книжки правильно?

Штатное расписание (форма Т-3)

Штатное расписание — это специальный документ, который формально закрепляет структуру организации, ее состав и численность персонала. В нем указывается, какие должности есть в компании, какая квалификация требуется для этих позиций, сколько штатных единиц предусмотрено по каждой из них, какие оклад (премии, надбавки) действуют.

Образец штатного расписания можно подготовить самостоятельно. Однако, для удобства Госкомстатом разработана типовая (унифицированная) форма Т-3. Она необязательна к применению, но, как правило, именно ее используют в работе большинство предприятий. Форма Т-3 удобна, практична и привычна многим кадровикам и бухгалтерам.

Штатное расписание включает в себя сведения:

• о структуре организации (отделы и подразделения)
• о названии должностей, позиций
• о количестве штатных единиц по каждой позиции
• о размерах окладов или ставок
• о надбавках и премиях

Рассмотрим заполнение формы Т-3 по графам:

• Наименование организации — указываем название (краткое и полное)
• код по ОКПО — указываем код ОКПО (8-значный цифровой)
• номер документа — нумеруем штатное расписание (как правило, оно имеет номер 1)
• на период — указываем период (например, год или 5 лет) и дату ввода его в действие
• утверждено приказом организации — ставим дату и номер приказа

• 1 Наименование

Часто возникает вопрос, нужно ли в штатном расписании писать фамилии сотрудников. Нет, это необязательно и делается по желанию.

Штатное расписание филиальных подразделений составляется аналогично.

На документе ставятся две подписи - руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. Печать не предусмотрена.

Утверждается штатное расписание приказом по организации за подписью директора.

• Введение новых подразделений, штатных единиц.
• Изменение структуры компании.
• Сокращение штата.
• Переименования подразделений, позиций.

Выписку из штатного расписания может затребовать работник или бывший работник — такое право дано ему Трудовым кодексом. В этом случае работодатель обязан ее предоставить в письменном виде, с подписями и печатью. Эта выписка будет содержать только сведения, касающиеся только этого конкретного работника — его должности, месте в структуре, оплате и т. п. Получать данные о других лицах работник не вправе.

Да, нужно. Затребовать его в ходе своих проверок могут ПФР, ФСС, Трудовая инспекция, Налоговая инспекция. За непредоставление документов по требованию контролирующих органов на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый документ (статья 48 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Штатное расписание образец

Компания может разработать свою форму штатного расписания. Приведем штатное расписание образец.

Наряду с бухгалтерской первичкой собственные формы могут быть и для кадровых документов. Это подтвердили в Роструде — в письме от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1. Но все без исключения бумаги по кадрам менять не стоит. К примеру, приказы — о приеме на работу, об увольнении и прочие — рекомендуем составлять на унифицированных бланках (№ Т-1, № Т-8 и т. д.). В них есть все необходимое и ничего лишнего.

Наглядный образец положения на случай, когда в компании вводят сдельную оплату труда.

Упростить же можно штатное расписание, личную карточку и график отпусков. Здесь мы даем образец идеальной »штатки», преобразованной из типового бланка № Т-3. Если решите пользоваться ею, то утвердите ее в учетной политике. А как можно изменить два других документа, читайте в таблице ниже.

Для начала определимся, зачем вообще составляют штатное расписание. И тогда станет понятно, какие реквизиты в бланке лишние, а что в нем должно быть обязательно. Итак, в штатном расписании закрепляют структуру и штат предприятия, а именно: перечень подразделений, должностей и количество штатных единиц. Это следует из статей 57. 74 и 180 Трудового кодекса РФ.

Из типовой формы можно исключить реквизиты, которые не обязательны ни по Трудовому кодексу РФ, ни по Закону о бухучете. Например, денежные измерители: »Тарифная ставка (оклад)», »Надбавки», »Всего в месяц».

Прописывать конкретные размеры зарплат в штатном расписании трудовое законодательство не запрещает, но и не требует. Их можно закрепить в коллективном договоре, скажем, в приложении к нему. А в трудовых контрактах это и вовсе обязательно сделать (ст. 41. 57 кодекса). Новый же Закон о бухучете позволяет не отражать денежные измерители, а указывать только натуральные. В штатном расписании это как раз число должностных единиц.

Вам удобнее, чтобы должностные ставки были в штатном расписании? Тогда эти графы вы можете адаптировать под системы оплаты труда, которые установлены у вас в компании.

Предположим, одним работникам вы начисляете зарплату исходя из оклада, а другим — из часовой ставки или сдельной расценки. В таком случае есть смысл в графе »Тарифная ставка (оклад)» убрать слово »руб.». И далее эту графу можно разбить на две колонки: одну назвать »Сумма», а другую — »Единица измерения».

Но, в любом случае, должно соблюдаться правило: за труд равной ценности должна быть одинаковая оплата (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). Если вы хотите установить для одинаковых по сути должностей разные оклады вам нужно их переименовать. Например, младший, старший и ведущий специалист.

В штатном расписании должен быть оклад за полный месяц. Если сотрудник принят на полставки, зарплату выплачивают пропорционально фактически отработанному времени. При необходимости исправьте оклад в расписании и ошибки не будет.

Должность сотрудника в трудовом договоре должна точно совпадать с наименованием штатной единицы (письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1). Если вводите новую должность, сделайте приказ на изменение штатного расписания.

Подскажем, что полезно в »штатку» добавить. Это столбец »Система оплаты труда» ( 1 ). По нему можно определить, на основании каких показателей вы рассчитываете зарплату. Ведь ту или иную форму оплаты по каждой должности работодатель определяет сам. Допустим, менеджеру установили окладно-премиальную систему, то есть оклад и премию за выполнение плана продаж. А секретарю — только месячный оклад, значит, окладную схему.

Важная деталь. Если в »штатке» отражаете какую-либо должность в количестве, скажем, пяти штатных единиц, то следите, чтобы у работников, занимающих эту позицию, были одинаковые обязанности и равная зарплата. Тогда требования статей 22. 132 Трудового кодекса РФ выполнены.

Трудовые функции и размеры окладов у работников отличаются? Тогда называйте их должности по-разному, используя, скажем, слова »старший», »ведущий», »главный». Или присваивайте категории, разряды. Причем те же названия должностей должны быть записаны у работников и в их трудовых договорах.

Вот штатное расписание (образец):

! - этим знаком отмечены те реквизиты, которые обязательно должны быть в документе. А цифрами - те, что советуем оставить, добавить или видоизменить. Комментарий к каждому такому реквизиту в статье.

Новый Закон о бухучете требует, чтобы в любом первичном документе были подписи всех тех сотрудников, которые совершили сделку и (или) отвечают за правильность ее оформления. А штатное расписание необязательно составляет главбух. Этим может заниматься и другой сотрудник, допустим начальник отдела кадров.

Поэтому в бланке лучше четко обозначьте должность того специалиста, который отвечает за разработку штатного расписания в силу своих трудовых обязанностей (в примере заполнения штатного расписания - 2 ). Рядом с должностью такого работника предусмотрите место для его личной подписи и фамилии с инициалами.

Сначала »штатку» подписывает ответственный сотрудник, который ее заполнил. Скажем, это мог быть и главбух. Затем готовое штатное расписание утверждает руководитель компании. При этом старая форма предписывает составлять еще один документ — приказ об утверждении »штатки». Но вы сможете избежать этой обязанности. Для этого в новом бланке штатного расписания надо видоизменить так называемый гриф утверждения. Добавьте туда поля (в образце штатного расписания - 3 ), в которых руководитель поставит свою подпись и тем самым утвердит сам документ. И отдельный приказ оформлять не придется.

Еще два кадровых документа, которые можно упростить:

Что можно исключить из типовой формы и чем дополнить

Личная карточка сотрудника (прежняя типовая форма № Т-2)

Исключите пункт 10 »Состав семьи», так как это необязательная информация. Она не требуется для заключения с работником трудового договора (ст. 65 Трудового кодекса РФ ). Более того, сведения о ближайших родственниках являются персональными данными человека. Значит, без его письменного согласия работодатель не вправе даже составить личную карточку сотрудника

В пункте 8 замените графу »Непрерывный стаж» на »Страховой стаж» либо добавьте »Страховой стаж». Сегодня непрерывный стаж используют только для назначения надбавок за непрерывность работы, предусмотренных в конкретной компании. Эту величину не учитывают ни для расчета оплаты больничного, ни для назначения пенсии, ни для начисления северных надбавок

Исключите коды. Вы не обязаны кодировать информацию в личной карточке. Кодирование использовали в те времена, когда не было компьютеров

Исключите раздел II »Сведения о воинском учете», если работодатель является предпринимателем. Бизнесмен не обязан вести воинский учет

График отпусков (прежняя типовая форма № Т-7)

Можно добавить графу 11 »С графиком ознакомлен. Подпись. Дата». Ведь с графиком отпусков надо ознакомить каждого работника под роспись (ст. 22 Трудового кодекса РФ )

Включите новую графу 12 »О предстоящем отпуске уведомлен. Подпись. Дата». Каждого сотрудника надо известить об отпуске по графику за две недели до его начала (ст. 123 Трудового кодекса РФ )

Штатное расписание с фамилиями образец - Так как вы и хотели

Изменения в штатном расписании также вносятся при помощи приказа. Образец приказа утверждения штатного расписания: ПРИКАЗ Об утверждении штатного расписания ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Очень эффективно отражать в форме Т-3 возможные совмещения должностей сотрудников с выплатой персональных надбавок 50-100% от размера зарплаты. Ira127 13 февраля 2009 15:51 Участник Статья на 6 л. Однако необходимо помнить, что согласно ст. Наименования должностей профессий работников, включенных в штатное расписание, не соответствуют Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих, должности служащих». С 1 сентября 2008 г. Как заполняется штатное расписание в отношении работников, которым оплата труда установлена по часовой тарифной ставке? Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. Следует помнить, что наименование должности сотрудника в трудовом договоре обязано в точности совпадать с указанной в штатном расписании. Оно делается перед тем, как принять людей. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок например, за интенсивность работы.

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Переименовать отдел технического контроля в отдел контроля качества. Однако полагаем, что недопустимо применять различные ставки 1-го разряда для оплаты труда работников одной и той же категории рабочих или служащих. Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. На период с 25. Можно ли изменить унифицированную форму? Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами.

Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями. Унифицированная "Штатное расписание" заполняется согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утв. Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. При создании структурных подразделений нанимателям необходимо учитывать следующие нормы управляемости: 1 управление, служба могут создаваться, если численность работников в штате этих подразделений составляет не менее семи человек включая должность руководителя ; 2 отдел может создаваться, если численность работников в его штате не менее четырех человек, включая должность руководителя; 3 сектор бюро, группа может создаваться, если численность работников в его штате не менее трех человек, включая должность руководителя. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения». С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады. И подкалывается намертво к самому штатному расписанию.

Подавляющее большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. Подписываем приказ об утверждении штатного расписания. Группа ставок руководителей и специалистов устанавливается в целом по организации в зависимости от основного вида деятельности. Сведения, вносимые в штатное расписание 1. В графе 10 указываются дополнительные сведения, которые не могут быть указаны в других графах к примеру, надбавки сотрудникам.

Штатное расписание

Штатное расписание - важный кадровый документ. На практике часто возникает много вопросов, связанных с его составлением. Чтобы ничего не упустить, смотрите образец штатного расписания и рекомендации по его составлению.

Штатное расписание не является первичным документом. Это локальный нормативный акт, который содержит перечень должностей работников компании с указанием численности штатных единиц и размеров должностных окладов. Также в нем отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной компании, применительно к конкретным должностям.

Каждая организация самостоятельно решает, какую форму штатного расписания использовать - рекомендованную (форму Т-3 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или форму, разработанную самостоятельно.

Ниже смотрите образец штатного расписания, составленного по унифицированной форме Т-3 на один год (на период с 1 сентября 2016 года по 31 августа 2017 года).

Скачать Образец штатного расписания можно по ссылке в конце статьи.

Форма штатного расписания (форма Т-3) состоит из 10 граф (столбцов), к которым можно добавлять новые. Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Наименование организации можно указывать полным или сокращенным.

В графе "Дата составления" указывается число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «УТВЕРЖДЕНО приказом организации от "____" ______________ 20___г. № __".

Далее в строке "на период ___________ с "____" _____________20___ г." указывается период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать.

Также необходимо указать количество единиц в штате.

Теперь можно перейти к основным графам формы Т-3.

Графа 1 "Наименование" заполняется в порядке, который организация определяет сама. Удобнее располагать структурные подразделения по иерархии - от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 "Код" должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела - финансовый и бухгалтерия. Если код департамента - 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

В графу 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.

Кстати, в соответствии со статьей 57 ТК РФ, если "с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений", наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

• Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа - 1 (для работников на полной ставке), так и неполные - 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации ( утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

Если организация открывает филиалы, вопрос о том, какие должности необходимы, возникает одним из первых. Это могут быть и новые штатные единицы. Однако филиалы не обязаны утверждать собственное штатное расписание, так как они не являются самостоятельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В этом случае штатное расписание утверждается в целом по организации. А на местах бухгалтерам и кадровикам целесообразно иметь копию штатного расписания или выписку из него.

Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 "Количество штатных единиц" будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один - на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили "вилку" в окладах - то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 ТК РФ, работодатель обязан "обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности".

В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

Если в организации на одинаковых должностях в одном структурном подразделении работают сотрудники с разной интенсивностью, уровнем профессионализма, опытом работы, регулировать их зарплату можно с помощью надбавок.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки - стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:

• на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать ("северные" надбавки, надбавки за ученую степень);
• утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).

Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например, 10% для "северной" надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.

Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение).

Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно, в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник.

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности:

(графа 5 + графа 6 + графа 7 + графа 8) x графа 4

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Она заполняется только в двух случаях:

1. сотрудникам полагаются "северные" надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" или на Федеральный закон от 29.12.1996 № 273-ФЗ "Об образовании в Российйской Федерации". Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.
2. В компании есть работники-сдельщики.

Подводить итог нужно по графе 4 "Количество штатных единиц" и графе 9 "Всего в месяц, руб.". Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке "Штат в количестве". Итог по графе 9 - фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может изменяться в большую или меньшую сторону. В большую - в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую - когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т. д.

После того как штатное расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главбух. Составляется приказ об утверждении штатного расписания.

Обычно штатное расписание утверждают на год до его начала, например в декабре 2016 года на 2017 год. Однако запрета на изменение штатного расписания нет, поэтому изменять, дополнять или сокращать перечень должностей можно и в течение года. Такие корректировки вносятся на основании приказа или распоряжения.

Если появилась необходимость изменения штатного расписания, например надо ввести дополнительно штатную единицу и увеличить оклад сотрудникам, важно правильно все оформить. Прежде всего, издать Приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Изменить штатное расписание можно двумя способами:

- утвердить новую редакцию штатного расписания и приложить к приказу о его утверждении новый вариант штатного расписания;

- внести изменения в действующее штатное расписание, издать соответствующий указ. А само штатное расписание применять с учетом этого приказа. К этому способу на практике прибегают редко. Приемлем такой вариант, когда изменение единичное.

Законодательно работодатель не обязан вести штатное расписание. В ТК РФ оно лишь упоминается (ст. 15 и 57 ТК РФ). Однако это не означает, что такой документ не нужен. Это один из первых документов, который просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей а организация - от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, по мнению Роструда, компания не вправе принять сотрудника на должность, которой нет в штатном расписании. А наименования должности в трудовом договоре и должности в штатном расписании должны совпадать (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Отказ от штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд на своего работодателя. В такой ситуации без штатного расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.

Чтобы избежать возможных санкций, работодателю необходимо ввести штатное расписание. Отметим, что его составляют на всю компанию.

Штатное расписание составляют на всю компанию. Для филиалов, представительств или других обособленных подразделений отдельное расписание утверждают, только если это прямо прописано во внутренних документах и у руководителя подразделения есть на это полномочия. Например, право утверждать штатное расписание подразделения прописано в доверенности.

В штатном расписании помимо наименования структурных подразделений, должностей и окладов нужно указать реквизиты приказа об утверждении штатного расписания. Кроме того - дату, с которой вводится в действие штатное расписание.

Оклады по одинаковым должностям в штатном расписании должны быть равными. Иначе инспекторы могут счесть это нарушением трудовых прав работника. Поэтому если надо, чтобы оклады отличались, то безопаснее установить и разные должности, например не просто бухгалтер у обеих сотрудниц, а бухгалтер по зарплате, бухгалтер по расчету НДС и т. д.

Также рискованно устанавливать в штатном расписании так называемую вилку окладов, к примеру, от 20 тыс. до 30 тыс. рублей. Инспекторы считают, что это нарушение трудовых прав работника, поэтому возможен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Судьи иногда соглашаются, что главное - зафиксировать конкретный оклад в трудовом договоре (определение Ленинградского областного суда от 24.11.2010 № 33-5569/2010). Но все же проще установить в штатном расписании твердый оклад. А если потом надо будет его увеличить, то сделать это можно через повышение сотрудника в должности.

Дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатную расстановку (штатный список). Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, его предстоит разработать самостоятельно.

За основу штатной расстановки можно взять утвержденное штатное расписание и добавить графу "ФИО сотрудника". Так, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

Штатное расписание - документ, который налоговики истребуют для проверки обоснованности расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налога на прибыль (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.08.2011 № 09АП-19982/2011-АК). Кроме того, этот документ может понадобиться, чтобы исключить возможность переквалификации гражданско-правового договора, заключенного между компанией и индивидуальным предпринимателем, в трудовой. А также избежать доначисления страховых взносов и штрафа за неисполнение обязанностей налогового агента по удержанию НДФЛ (определение ВАС РФ от 10.03.2009 № ВАС-2114/09).

При составлении нового штатного расписания стоит проследить, укладывается ли общая численность сотрудников компании в нужные ей лимиты. Например, для применения УСН сотрудников должно быть не более 100 на начало налогового периода (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ).

При проведении выездных проверок сотрудники ФСС обращают внимание не только на наличие штатного расписания (п. 91 Методических указаний, утв. постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81), но и на то, когда сотрудница принята. В частности, если будущую маму взяли незадолго до декрета и создали для нее новую должность, фонд потребует обоснований. Ревизоры в таких случаях думают, что работодатель хотел неправомерно получить из фонда возмещение расходов на декретные. Подтвердить обоснованность создания новой должности можно, например, служебной запиской руководителя подразделения с просьбой предоставить штатную единицу. Кроме того, стоит запастись доказательствами выполнения будущей мамой своей работы. Например, оставить документы с ее подписью (определение ВАС РФ от 28.12.2010 № ВАС-15163/10).

Запрашивают штатное расписание для проверки индивидуальных сведений и специалисты ПФР (п. 11 Методических рекомендаций, утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое