Управляющие компании! Не забудьте отчитаться

Как известно, законодательство предписывает ежегодные отчеты управляющих компаний перед жителями. Это очень важный момент, так как по итогам отчета жители приниммают решение, оставаться ли им дальше с этой УК или поискать новую, а то и вовсе сменить форму управления домом. Очень часто управляющие организации вообще никак не отчитываются перед собственниками помещений в многоквартирных домах, которыми управляют. Или отчитываются настолько формально, что люди не могут связать набор работ и услуг, их периодичность, объем и качество с деньгами, которые они платят управляющей организации. Предлагаем вниманию читателей методические материлы по вопросам проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме для утверждения отчета и плана работ управляющей организации, подгтовленные сотрудниками Института экономики города.

Грамотный отчет необходим и собственникам жилья и управляющей организации. Это основа для понимания собственниками того, что содержание дома стоит денег, основа для вовлечения собственников помещений в процесс принятия решений и соответственно ответственности за них, а также основа доверия к управляющей организации и удовлетворенности ее профессиональными действиями в интересах своих заказчиков. Поэтому очень важно, чтобы собственники помещений пришли на собрание, чтобы заслушать, обсудить и утвердить отчет, а управляющие организации не пренебрегали своими обязанностями отчитываться перед собственниками помещений.

Пока одни равнодушны к управлению своим имуществом, а другие пользуются этим равнодушием в своих интересах, ожидать улучшения состояния многоквартирных домов невозможно. Необходимы перемены. Давайте начинать с изменения нашего отношения к общим собраниям в многоквартирных домах как у собственников помещений, так и управляющих организаций. Необходимо встречное движение. Для успешного проведения собрания нужно хорошо подготовиться обеим сторонам. Ведь решения, принятые на общем собрании определяют деятельность управляющей организации на весь следующий год, а возможно, и перспективу развития многоквартирного дома как комплекса недвижимого имущества и места жизни людей.

1. Необходимость проведения годового общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме для принятия отчета управляющей организации.

1.1. Хотя бы один раз в году собственники помещений в многоквартирном доме обязаны провести общее собрание (статья 45 Жилищного кодекса Российской Федерации: «собственники помещений в многоквартирном доме обязаны ежегодно проводить годовое общее собрание»).

1.2. Помимо обязанности, возлагаемой на собственников многоквартирного дома законом, фактически, их главный интерес - определить цели управления общим имуществом, стратегию сохранения и развития своего дома и конкретные задачи на следующий год. А для этого необходимо собраться вместе.

На общем собрании задачи собственников:

- оценить, как содержалось принадлежащее им общее имущество в многоквартирном доме;

- оценить, что нужно сделать еще для того, чтобы дом находился в «надлежащем состоянии» - был безопасным и комфортным для проживания,

- оценить, нужен ли ремонт, если да – то какой, когда его проводить,

- обсудить, есть ли возможность сократить нерациональный расход коммунальных ресурсов,

- оценить, сколько на все понадобится денег, как их собирать, как и на что они будут расходоваться и т.д.

1.3. Статья 162 ЖК говорит, что управляющая организация обязана ежегодно в течение первого квартала текущего года, если иное не предусмотрено договором управления, отчитаться перед собственниками помещений о выполнении договора за предыдущий год. («Иное» - если, например, собственники хотят, чтобы перед ними отчитывались раз в полгода, или раз в квартал).

Таким образом, закон указывает собственникам помещений и управляющим организациям, что раз в год они обязательно должны встретиться на общем собрании.

1.4. Инициатива проведения общего собрания должна исходить от собственников помещений в этом доме. Управляющая организация не может быть инициатором общего собрания. Но заинтересованная в нормальных рабочих отношениях с клиентом (собственниками) и сохранении клиента управляющая организация может помочь инициаторам собрания в его подготовке.

1.5. Повестка дня общего собрания.

Основными вопросами повестки годового общего собрания должны быть:

Отчет управляющей организации об исполнении договора управления многоквартирным домом в предыдущем году.

Рассмотрение предложений управляющей организации по перечню и объемам работ и услуг по содержанию и ремонту многоквартирного дома, сроках их выполнения и стоимости

Утверждение плана, сметы расходов и размера платы за содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме на текущий год.

Имеет смысл обсудить дату и повестку дня предстоящего общего собрания с управляющей организацией. Чтобы на собрании было что обсуждать, управляющая организация должна иметь необходимое время для подготовки отчета за прошедший год и своих предложений на текущий год.

1.6. Ознакомление собственников с отчетом и предложениями УК до собрания.

Необходимо договориться, как будет обеспечена возможность для собственников помещений познакомиться с этими документами до собрания. Без этого собрание может превратиться или в «базар», где невозможно принять никаких разумных общих решений, или в чистую формальность, когда люди голосуют без понимания, действительно ли это хорошее решение, как это в перспективе скажется на состоянии дома, соответствует ли данное предложение их интересам.

Чем лучше информированы собственники помещений о состоянии дома, объективной потребности в работах и ремонтах, о том, что реально делается в их доме, - тем лучше понимание того, сколько это реально стоит, тем более осознанные и взвешенные решения они примут на общем собрании. Поэтому в интересах управляющей организации предоставить собственникам до собрания проекты всех документов. Это даст возможность собственникам помещений сформулировать конкретные вопросы к управляющей организации, оценить ее предложения, подготовится к конструктивному обсуждению запланированной деятельности, а самим управленцам даст возможность заранее сориентироваться, какие из предложений будут поддержаны, а при обсуждении каких вопросов могут возникнуть сложности и поэтому необходимо подготовить продуманные аргументы и обоснования.

2. Отчет управляющей организации перед собственниками.

Отчет управляющей организации должен всесторонне отражать результаты деятельности по управлению многоквартирным домом. Он может включать следующие основные разделы:

Техническое обслуживание общего имущества,

Санитарное содержание общего имущества, включая земельный участок;

Благоустройство помещений общего пользования в многоквартирном доме и придомовой территории,

Ремонты и замены отдельных частей общего имущества

Мероприятия по обеспечению сохранности общего имущества, безопасности и удобства проживания в доме;

Предоставление коммунальных услуг

Исполнение сметы доходов и расходов (доходы с данного дома и расходы на данный дом)

В отчете отражается, что сделано, и то, что сделать не удалось, с анализом причин, по которым запланированные работы не были выполнены (полностью или частично) или производились работы, не входившие в план.

Важно: управляющая организация отчитывается о работах, выполненных не по собственной инициативе, а по заказу собственников. Поэтому два момента для оценки: насколько заказ выполнен управляющей организацией и насколько этот заказ, сделанный собственниками, соответствовал реальным потребностям, чтобы в будущем его скорректировать для улучшения состояния дома.

Отчет о выполнении сметы доходов и расходов:

сопоставительные данные по запланированным и фактически произведенным расходам (полученным доходам) по отдельным статьям сметы;

превышение запланированных расходов по отдельным статьям;

недополучение запланированных доходов, особенно размер задолженностей по обязательным платежам на содержание общего имущества и оплату коммунальных услуг;

анализ причин отклонения фактических показателей от плановых.

3. План на следующий период

Кроме отчета за прошлый период, УК должна представить предложения на очередной год или на несколько лет (перспективный план) по поддержанию или улучшению состояния многоквартирного дома, ресурсосбережению при оказании коммунальных услуг, повышению комфортности проживания в доме. А также предложения по эффективному использованию средств собственников помещений и других возможных доходов и финансовых источников для финансирования всех мероприятий годового и перспективного плана.

По большому счету, план деятельности (перечень работ и услуг) – едва ли не более важный документ, чем отчет, потому что отчет должен отражать выполнение плана на прошлый период. Отчет и план – это «курица и яйцо» управления многоквартирными домами.

Управляющая организация может оказать собственникам помещений профессиональную помощь в понимании того, в каком состоянии находится их общее имущества, что необходимо предпринять, чтобы поддержать или улучшить многоквартирный дом, обеспечить нормальные или комфортные условия проживания в нем. Иначе говоря, помочь собственникам сформулировать заказ на управление многоквартирным домом. Если такой заказ в виде перечня работ и услуг будет сформирован и утвержден собственниками на общем собрании, у управляющей организации будет основа для конкретного плана действий в течение года и основа для будущего отчета перед собственниками. Если собственники помещений, на основании документов, подготовленных управляющей организацией, получат ясное представление, сколько стоит та или иная работа или услуга, они примут взвешенное решение о размере платы на содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме, который даст возможность управляющей организации выполнить утвержденный план работ.

Задача профессиональной управляющей организации – предложить собственникам помещений такой перечень работ и услуг, который обеспечит надлежащее состояние общего имущества в многоквартирном доме. Если многоквартирный дом или его отельные части нуждаются в ремонте или замене, именно управляющая организация может и должна грамотно оценить, что необходимо сделать в первую очередь, а что можно отложить, если у собственников помещений в настоящее время не хватит средств для финансирования всех видов ремонта. При обосновании очередности (приоритетности) каждой работы может учитываться не только возможность возникновения угрозы безопасному проживанию в доме, если она не будет выполнена в ближайшее время, но и не станет ли она значительно дороже, если ее отложить на год-два. Очень важно понять, можно ли уменьшить расходы собственников, если конкретная работа будет выполнена в первую очередь. Например, капитальный ремонт или замена, скажем, лифта снижает расходы на его аварийное обслуживание. А модернизация системы отопления, включая установку в доме теплового узла, позволяющего регулировать параметры теплоносителя во внутридомовой системе отопления, позволяет сократить расходы на тепловую энергию и направить сэкономленные средства на другие нужды дома.

Фактически, речь идет о разработке перспективного плана ремонтов/модернизации дома, который управляющая организация может предложить на рассмотрение собственником помещений. Такое предложение не только подтверждает высокий профессиональный уровень управляющей организации, но и ее готовность работать в интересах своих клиентов, и работать на долговременной основе.

Согласно Правилам содержания общего имущества в многоквартирном доме размер платы за содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме должен быть соразмерен перечню, объемам и качеству услуг и работ. Чтобы собственники имели ясное представление о том, какой должна быть их плата по договору управления многоквартирным домом, какой перечень и объем услуг и работ они могут себе позволить (при условии обеспечения требований законодательства по надлежащему содержанию общего имущества), им необходима информация о стоимости каждого вида работ и услуг, предлагаемых управляющей организацией. А если предлагается проведение капитального ремонта – то еще и порядок финансирования ремонта, сроки возмещения расходов по его оплате. Подготовить стоимостное предложение (с необходимым обоснованием) – это также важная задача управляющей организации до проведения годового общего собрания.

Сопоставление приоритетности работ, их стоимости и возможности собственников помещений нести соответствующие расходы – основа разработки текущего и перспективного плана содержания и ремонта многоквартирного дома.

Общему собранию может быть предложено несколько вариантов планов работ на текущий год и соответствующих им смет расходов и необходимых размеров обязательных платежей собственников помещений.

Собственникам (наиболее активным) и УК стоит вместе поработать над выявлением мнений и пожеланий собственников помещений, чтобы учесть их при подготовке проектов планов и сметы расходов на содержание и ремонт многоквартирного дома, которые должны быть утверждены на общем собрании. Для этого можно использовать различные способы:

- анализ обращений и жалоб проживающих в доме в течение прошедшего года;

- сбор предложений через настенный ящик «Предложения»;

- встречи с собственниками помещений для обсуждения разных текущих вопросов;

- беседы с собственниками во время плановых обходов помещений для оценки состояния находящегося в них общего имущества;

- проведение специальных опросов/анкетирования и др.

4. Форма проведения отчетного собрания

Законодательство дает возможность собственникам помещений принимать решения по повестке дня общего собрания как непосредственно на собрании (то есть когда собственники помещений совместно присутствуют в одно время в одном месте), так и путем проведения заочного голосования – когда решения собственников помещений в письменной форме передаются до установленного срока в определенное место. В настоящее время широко распространенная практика в многоквартирных домах, управляемых управляющими организациями – проведение общих собраний в форме заочного голосования. Но надо помнить, что такой способ не дает возможности собственникам помещений услышать друг друга, обменяться мнениями, публично обсудить разногласия (в том числе и с управляющей организацией), найти компромисс, устраивающий большинство людей в доме. Проведение общего собрания в очной форме должно быть приоритетом для его организаторов. Заочное голосование имеет смысл использовать только в случае, когда, несмотря на все усилия, не удалось обеспечить кворум на общем собрании или принять необходимые решения (набрать необходимое количество голосов). То есть заочное голосование по вопросам годового общего собрания – это запасной вариант («план Б»), следующий за неудавшимся общим собранием.

Генцлер И.В. Лыкова Т.Б. Фонд «Институт экономики города»

Форма годового отчета УК перед собственниками - Форум Бурмистр

Наталья Петровна писал(а): Точно. Новое УК. Хочу делать все честно, на основании законов. А они меняются. Мы не успеваем. Потому у более опытных хотелось бы взять мастер-класс. Если можете, поделитесь опытом, если у вас, конечно все в порядке в УК.

Законодательно утвержденной формы нет - тут я солидарен с коллегами.

Поэтому каждый ваяет, что может.

Есть 2 типа отчетов:
1) Где показывается "экономия" или "перерасход" или по другому "остатки на лицевом счете МКД". Такая форма отчета встречается либо по глупости УК либо в ТСЖ.

У ТСЖ понятно - они некоммерческая организация и у них либо перерасход по смете, либо экономия. Да и "хвосты" они отражают на 86 счете.

У УК нет ни экономии ни перерасхода, так как это либо прибыль либо убыток по договору управления. "Остатки" по дому возможны только в части средств, накапливаемых на капитальный ремонт, либо от использования общего имущества (реклама).

2) Отчет, где остатки не показываются - это самый правильный и с точки зрения законодательства и с точки зрения бизнеса.

Годовой отчет управляющей компании перед собственниками: об эффективности персонала ЖКХ за год, образец формы, а также отчет по практике

Управляющая компания, прежде чем заступить в свои законные права и начать исполнять обязанности, заключает с собственниками договор. В нем прописываются многие нюансы взаимодействия сторон, в том числе и отчетность перед жильцами за определенный период.

Так как отношения между собственником и управляющей компанией в некотором роде имеют и материальный характер (мы платим за предоставление нам услуг и общее содержание дома), то держатели жилых помещений имеют право знать, как и на что именно расходуются денежный средства.

Отчет представляет собой письменное изложение проделанной работы за год управляющей компании. Сюда входит информация о полученных и потраченных денежных средствах, уточняется на какие конкретно нужды, также говорится о проведенных работах, о долге, если таковой имеется, о планах на следующий год, о сделанных, несделанных или перевыполненных нормах.

Нет единого образца, по которому должен составляться данный документ, но отчет должен вбирать в себя всю основную информацию о работах и движении денежных средств. Собственники должны знакомиться с такой информацией и более того, при ее непредставлении – требовать годовой отчет.

Если управляющая компания не справляется со своими обязанностями, не рационально расходует денежные средства, вводит в заблуждение собственников, то вполне вероятно, что вам нужно разорвать отношения и договор, ведь со временем общедомовое имущество может быть попросту растрачено или приведено в упадок, что существенно скажется на жильцах.

Годовой план работ составляется управляющей компанией в конце четвертого квартала уходящего года с претензией на исполнение в следующем году. По факту выполнения пунктов плана, в него вносятся коррективы и пометки.

По истечении 11 месяцев, при подготовке отчета собственникам также демонстрируется и годовой план работ, в соответствии с которым жильцы могут выявить, насколько исполнено намеченное в плане, а в случае недопонимания – обратиться за разъяснениями в управляющую компанию.

По факту предоставления на ознакомление годового плана готовится новый документ, который начнет действовать с первого числа нового года.

Годовой план работ является общедоступным документом и в офисе управляющей компании с ним может ознакомиться буквально каждый желающий жилец.

Годовой план работ – документ официальный. Он заверяется печатью управляющей компанией, а также подписью ее секретаря и руководителя.

В соответствии с Постановлением Правительства от 23 сентября 2010 года № 731, информация по управлению многоквартирным домом должна быть доведена до собственников, в противном случае, неисполнение законодательного акта может привести к административной ответственности и штрафу, предусмотренному статьей 5.39 Кодекса об административных нарушениях.

Отчетность должна быть доведена до собственников. но форму ее подачи выбирает уже управляющая компания. Главное условия – информация должна быть понятной и доступной.

Так, отчет может быть распечатан на бумажных носителях и размещен на специальных стендах в каждом подъезде многоквартирного дома.

Не запрещается предоставление отчетности в средствах массовой информации местных печатных изданий, за неделю до выхода СМИ в тираж, собственники должны быть оповещены об этом.

Также разрешается размещение информации на сайте управляющей компании или на сайте органа местного самоуправления. О таком способе подачи отчетности собственники также должны быть извещены заранее .

Отчет управляющей компании перед собственниками состоит из нескольких подразделов, в которых рассказывается о годовой деятельности организации.

Так, большое значение отводится показателям, которые были получены в результате осуществления финансово-хозяйственной деятельности организации.

В этот пункт входит следующая информация:

• сведения об общих доходах, которые были получены за оказание услуг и управление;
• сведения о понесенных расходах на оказание определенных услуг указанных в отчетности;
• сведения об отчетности и общем бухгалтерском балансе управляющей компании.

Кроме того, в отчете упоминается перечень домов, которые входят в деятельность организации.

Существенную роль в отчете отводят характеристике дома.

Здесь можно рассказать о:

• год и дата постройки;
• материалы, использованные в строительстве;
• этажность;
• количество жилых и нежилых помещений;
• количество собственников;
• тип постройки;
• наличие общедомового имущества;
• состояние жома;
• кадастровый номер;
• площадь участка под домом.

Приводится перечень работ, их описание, назначение и стоимость. Оговаривается их направленность. Четко указываются сроки выполнения действий.

Если были привлечены наемные работники, обязательно указывается контактная информация и паспортные данные людей, осуществляющих деятельность за определенную плату. Четко указывается сумма вознаграждения каждого из рабочих.

Подается информация о коммунальных услугах и предприятиях. обслуживающих дом, нормативы потребления, тарифы. Кроме того, если у жильцов есть задолженность по оплате коммунальных услуг, составляется сводная таблица с данными неплательщиков и их общей задолженности.

Подсчитываются убытки, которые несет коммунальное предприятие, и предлагаются способы погашения долга.

Информация об общедомовом имуществе и его использовании. Перечисляется вид имущества, его описание и отличительные признаки, возможность эксплуатации. Информация о проведении капитального ремонта. касающегося общедомового имущества.

Даются сведения об общих собраниях, которые были проведены за последний год, количество присутствующих на них жильцов, темы повесток дня и решения по ним. Если проводились голосования – обязателен протокол проведения выборов.

Выводы об общем исполнении договора управления. Здесь управляющая компания подводит итоги своей деятельности и сообщает собственникам жилья об эффективности или неэффективности своей работы.

Управляющая компания по своему желанию может добавить еще ряд пунктов, которые касаются каких-то конкретных услуг и выполненных работ, ввиду того что нет единого образца предоставления отчетности.

Так, могут появиться пункты, которые расскажут о благоустройстве территории, которое произошли за год, о новых заключенных договорах и партнерах.

А вот и пример на видео:

Ежегодные отчетные собрания могут проводиться, как со всеми собственниками жилья вместе, так и с конкретными из них, по инициативе управляющей компании. Если в договоре с организацией не говорится о проведении собраний, увы, только управляющая компания по своей инициативе может собрать за одним столом представителей обеих сторон.

На ежегодном отчетном собрании еще раз зачитывается отчет, разбираются его конкретные пункты. Вполне возможно, что у кого-то из собственников появятся вопросы, на которые представители управляющей компании должны дать четкие и исчерпывающие ответы.

Также такие собрания должны решать не только проблемы и вопросы по прошедшему периоду, но и совместно определяться с планами на будущее.

Так, принимается решение об увеличении или уменьшении плат на содержании дома, обговариваются основные направления, куда пойдет деньги, оговариваются исполнители и объемы работ.

Жильцы имеют право высказывать свое мнение, голосовать за принятие окончательного решения.

В свою очередь, сотрудники управляющей компании, а именно председатель, секретарь, бухгалтер и ряд правомочных лиц должен давать разъяснения по вопросам, вносить инициативные предложения и давать советы по поводу рационального использования бюджета.

Если на одном собрании собственники не рассмотрят все необходимые темы и не получат ответы на необходимые вопросы, назначается еще одно собрание.

Как правило, перед встречей отчет уже должен быть известен и собственники уже заранее знают, какие показатели их смущают, и какие предложения они бы хотели внести.

Если управляющая компания отказывается проводить собрание или же попросту не назначает его, жильцы имеют права пожаловаться в Жилищную инспекцию.

Первое обращение осуществляется в форме жалобы, а последующие могут состояться уже в судебной инстанции, в зависимости от реакции управляющей компании на жалобу.

Пункт отчета об эффективности персонала управляющей компании имеет большое значение. В нем прописывается информация о том, насколько сотрудничество с тем или иным лицом благотворно влияло на выполнение годового плана, приводится показатели, которые являются индексом эффективности того или иного работника управляющей компании.

Также оценивают и привлеченных работников, которые выполняют не только частую, но и разовую работу.

Если собственников смущает сотрудничество с тем или иным лицом. они вправе требовать его замены и даже предлагать кандидатуры. Так, заранее собственники даже могут пригласить лицо на беседу на собрании, где в ходе личной беседы выясняют, насколько работник может соответствовать их требованиям.

Если жильцов многоквартирного дома не устраивает работа лица, которое возглавляет управляющую компанию, то они могут потребовать переизбрания или же вовсе разорвать договор в одностороннем порядке ввиду неэффективности сотрудника.

Часто в управляющие компании приглашают студентов старших курсов для прохождения производственной практики. Плюс от такого предложения большой – ученик получает возможность детально познакомиться с будущей профессией. получить навык и опыт, а управляющая компания получает на несколько месяцев полноценного сотрудника.

По окончанию практики студентами составляется отчет, который относится в учебные заведения. Также копию отчета следует приобщать к документам управляющей компании.

Кроме того, в отчете управляющей компании должны быть сведения о студентах, их количестве и времени прохождения практики, ведь таким работникам не нужно платить заработную плату, а значит, если она списывалась с общего счета многоквартирного дома – это прямое нарушение закона и подлежит наказанию.

Если обращаться к законодательству, то оно вряд ли поможет ответить на данный вопрос. Одно единственное упоминание, которое встречается в Жилищном кодексе в статье 162, п. 6 говорит о том, что договор, заключенный между двумя сторонами, то есть управляющей компанией и собственниками самостоятельно продлевается, если у сторон нет претензий друг к другу.

Таким образом, утверждение договора не обязательно и не играет никакой роли. и обязательных требований по данному поводу нет. В зависимости от своих убеждений, управляющая компания может утверждать документы, или нет.

Однако вы можете внести изменения в оговор и тем самым при согласии сторон обяжете каждую представленную отчетность утверждать законным образом перед обнародованием жильцам.

Вопросы отчетности управляющей компании перед собственниками сегодня поднимаются редко. Наверное, в основном потому, что собственники и не догадываются, что раз в год имеют право на полную отчетность от своей управляющей компании.

Правовая неграмотность наших граждан приводит к тому, что за общедомовым имуществом не следят должным образом, а значит, оно может быстро прийти в упадок.

Знайте все свои права и пресекайте их нарушение. Умейте общаться со своей управляющей компанией, а также требовать ту информацию, которая полагается вам по закону.