Рейтинг: 4.1/5.0 (1863 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Главная » Бухгалтерские документы » График документооборота в бухгалтерии
График документооборота в бухгалтерииДля обеспечения эффективного управления бухгалтерской документацией, на предприятии создается график документооборота, согласно которому устанавливается строгий порядок обработки документов, учитывающий требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения.
Функциональное назначение графика движения документов заключается в:
Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет огромное значение для эффективности работы предприятия. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.
В соответствии с распоряжением главного бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского отдела обязаны принимать к учету только те документы, которые оформлены надлежащим образом. В ином случае предусматривается персональная ответственность работника за нарушение данного правила. Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации.
Цель создания графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь.
В этой связи основными принципами графика движения документов является:
Для каждого отдельного документа разрабатывается свой путь, что отражается в соответствующей инструкции.
Общими этапами движения для всех документов учета являются:
Результатом организованного в соответствии с графиком документооборота становится:
Начальный этап составления графика документооборота базируется на установлении:
Должностные инструкции сотрудников содержат пункты относительно создания и подачи первичных документов оправдательного характера, в соответствии с установленным графиком документального оборота. Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.
Использование разработанного графика документооборота в бухучете становится причиной повышения эффективности учетной работы организации. При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.
Подразделение или лицо, нарушившее сроки обработки или подачи документа на любом из этапов, провоцирует цепную реакцию отставания остальных инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр. Проверка правильности оформления документов и внесенных данных должна осуществляться регулярно и тщательно, так как некорректная первичная информация может отразиться на правильности проведения хозяйственных операций.
Составление графика документального оборота в бухгалтерском учете может быть оформлено в виде схемы, перечня или таблицы, с подробным перечнем работ по движению бумаг. В документе определяется роль каждого лица и подразделения (отдела), участвующего в обработке учетной информации, схема их взаимодействия, сроки представления, постановки документа на учет и сдачи в архив.
Поделитесь с коллегами:
Документооборот учреждения - основа функционирования и жизнедеятельности. На документообороте строится учетная политика труда и заработной платы, бухгалтерия. График документооборота оформляется в бюджетном учреждении и в коммерческой организации. Обычно, исполнением данного пакета на предприятии занимается бухгалтер или делопроизводитель. Эта бумага помогает упорядочить существующую документацию. Пример графика документооборота расположен на просматриваемой странице, и его можно скачать бесплатно без ограничений.
Невозможно стабилизировать процессы организации, не имея план документооборота. Данный акт, как записная книжка, шпаргалка, справка, другой информационный лист, способствует сохранению базы. С помощью него происходит правильная работа структурных подразделений, делопроизводства в целом, денежных перечислений. Заполнение обсуждаемого пакта лучше всего доверить проверенному и квалифицированному сотруднику компании. Новичок, имеющий маленький трудовой стаж и не знающий структуру организации, не справится с заданием по оформлению графика документооборота.
Обязательные пункты графика документооборотаДругие новости по теме:
График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).
График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).
За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.
Существуют следующие виды графиков документооборота:
Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.
График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)
Образец графика документооборота
Форма: Приказ руководителя об утверждении графика документооборота (образец заполнения) ("Упрощенка", 2012, N 9).
Скачать бесплатно образец графика документооборота в бухгалтерии excel (2015). Образцы и примеры заполнения. 1 июля 2015
Квартальная отчетность бюджетного учреждения
На что обратить внимание при составлении и представлении квартальной отчетности бюджетного учреждения, что включить в состав квартальной отчетности, каков формат представления отчетности – уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 25499 Полугодовая бюджетная и налоговая отчетность
Рассмотрим правила, по которым учреждениям нужно представлять полугодовую бюджетную отчетность, а также налоговую отчетность. 17263 Электронная отчетность в 2015 году
В отношении некоторых форм отчетности для учреждений установлено требование о сдаче отчетности в электронном виде. Например, законодательство предусматривает представление электронных деклараций в отношении определенных налогов. Какую электронную отчетность сдавать в 2015 году, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 10761 Форма 4-ФСС: заполнение и представление
Начиная с отчетности за I квартал 2015 года в Фонд социального страхования РФ применяется новая форма 4-ФСС. Установлен также новый порядок ее заполнения. В чем состоят изменения? Какая ответственность грозит учреждению за ошибки при формировании или подаче расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам? 20133 График документооборота учреждения
График документооборота – схема, описывающая движение первичных документов в учреждении. Соблюдение графика документооборота упрощает контроль фактов хозяйственной жизни, необходимый бухгалтеру, в том числе, для подготовки отчетности и снижения налоговых рисков. Особенности составления графика документооборота на примерах разъясняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 9746 Все статьи рубрики >
Новая форма РСВ-1
Расчет РСВ-1 за первое полугодие 2015 года в ПФР учреждению нужно сдавать по новой форме. Она утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 16 января 2014 г. № 2п. Однако постановление Правления ПФ РФ от 4 июня 2015 г. №194п, которое вносит изменения в этом документ, пока находится на регистрации в Минюсте России. Несмотря на это отчитываться на старом бланке не стоит. Скорее всего, фонд посчитает расчет непредставленным. А за это придется заплатить штраф. Минимальная сумма – 1 тыс. руб. При этом сдать отчетность в бумажном виде нужно не позднее 17 августа, а в электронном – 20. 276 Важные особенности заполнения квартальной бюджетной отчетности в 2015 году
Внесены значительные поправки в инструкции по бухгалтерскому учету и представлению отчетности для казенных учреждений. В связи с этим поменялись и правила заполнения квартальной отчетности. Проанализируем, как теперь ее формировать и сдавать. 1048 Квартальная отчетность бюджетного учреждения
9 апреля 2009 График документооборота (заполненный образец).
На что обратить внимание при составлении и представлении квартальной отчетности бюджетного учреждения, что включить в состав квартальной отчетности, каков формат представления отчетности – уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 25499
График документооборота учреждения
График документооборота – схема, описывающая движение первичных документов в учреждении. Соблюдение графика документооборота упрощает контроль фактов хозяйственной жизни, необходимый бухгалтеру, в том числе, для подготовки отчетности и снижения налоговых рисков. Особенности составления графика документооборота на примерах разъясняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 9746 Номенклатура дел учреждения
Для большинства документов учреждения устанавливается длительный или постоянный срок хранения. Документооборот и хранение документов организуется с применением номенклатуры дел учреждения – систематизированного перечня наименований дел. Как составить и вести номенклатуру дел, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 6275 Идеальный путевой лист бюджетного учреждения
Путевой лист необходим для учета использования транспортного средства и контроля работы водителя. Важно правильно заполнять путевой лист, поскольку это первичный учетный документ, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Во избежание ошибок рассмотрим особенности оформления путевых листов, а также разберем порядок организации медосмотров водителей, правила учета и списания ГСМ. 16859
Номенклатура дел учреждения
Для большинства документов учреждения устанавливается длительный или постоянный срок хранения. Документооборот и хранение документов организуется с применением номенклатуры дел учреждения – систематизированного перечня наименований дел. Как составить и вести номенклатуру дел, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 6275 Приказ № 89н и методология бухгалтерского учета
Изменения в Инструкции № 157н стали причиной серьезных корректировок и учетной политики учреждений, и принципов организации учета. Проверьте, какие действия нужно предпринять во избежание ошибок в учете и формировании отчетности. 21420 Доверенность на получение материальных ценностей
При приемке-передаче товара представитель поставщика вправе потребовать от представителя учреждения-заказчика доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Форма доверенности на ТМЦ разработана, но применение унифицированного бланка доверенности на товар не считается обязательным. Также не обязательно, но желательно вести журнал учета выданных доверенностей. Как составить доверенность и внести ее в регистр учета, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 5374
Заполнение бланков справок форм и документов на forms-docs.ru. Представляется график документооборота в виде таблицы.
Сложные вопросы оформления трудовых отношений на практике
Сложные вопросы: в трудовом договоре надо обязательно указывать размер оклада, - командировки в районы Крайнего Севера не дают права на дополнительный отпуск и другие. 519 Если бывший госслужащий устроился в учреждение
О заключении договора с бывшим государственным или муниципальным служащим в течение двух лет после его увольнения со службы учреждение обязано сообщить по его последнему месту работы. Причем на подготовку и отправку такого уведомления отводится только 10 дней со дня его трудоустройства. Разберемся, предусмотрен ли штраф за несоблюдение таких норм и что по этому поводу считают судьи. 503 Оплата труда бюджетников в 2015 году
Положение об оплате труда работников бюджетных учреждений на 2015 год нужно составлять с учетом Единых рекомендаций по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2015 год. О новых принципах оплаты труда бюджетников в 2015 году рассказывают эксперты журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 45712
МРОТ и районные коэффициенты в 2015 году: расчет и выплата
У многих бухгалтеров до сих пор появляются сомнения, как правильно начислять районные коэффициенты и процентные надбавки в случае, когда оклады равны МРОТ. Ведь если заработок рассчитывают неверно, это нарушает права работника, и он может обратиться в суд с требованием о доплате. В статье ответим на вопрос: как соотносятся такие коэффициенты и надбавки с минимальным размером оплаты труда? 5177 План финансово-хозяйственной деятельности учреждения
План финансово-хозяйственной деятельности – один из основных внутренних документов, которые государственные и муниципальные учреждения разрабатывают, утверждают и используют в процессе формирования доходов и расходов. Как составить План ФХД, каковы особенности ведения ПФХД с точки зрения организации учета и подготовки отчетности учреждения, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 10013 Финансирование спортивных мероприятий
Благодаря возврату норм ГТО теперь в учреждениях стали чаще проводиться спортивные мероприятия. Рассмотрим способы их финансирования, а также распределение затрат на финансирование спортивных мероприятий по кодам КОСГУ. Кроме того, уточним, как оформляется участие сотрудников в мероприятиях. 5946
Классификация расходов: группа расходов 200 в 2015 году
Верно выбрать код бюджетной классификации бухгалтеру не всегда легко. Правила применения кодов КОСГУ 210–260, 290 при классификации расходов учреждения в 2015 году на распространенных примерах разъясняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 19370 Учетная политика 2015
Учетная политика – один из обязательных внутренних нормативных документов всех экономических субъектов, включая государственные и муниципальные учреждения. Учетная политика учреждений 2015 нуждается в существенной корректировке в связи с обновлением Инструкции № 157н. Необходимые изменения в учетной политике комментирует эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 22118 Приказ № 89н и методология бухгалтерского учета
Изменения в Инструкции № 157н стали причиной серьезных корректировок и учетной политики учреждений, и принципов организации учета. Проверьте, какие действия нужно предпринять во избежание ошибок в учете и формировании отчетности. 21420
Электронная отчетность в 2015 году
В отношении некоторых форм отчетности для учреждений установлено требование о сдаче отчетности в электронном виде. Например, законодательство предусматривает представление электронных деклараций в отношении определенных налогов. Какую электронную отчетность сдавать в 2015 году, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях». 10761 Сайт образовательного учреждения
Как показывает практика, на сайтах образовательных учреждений часто допускаются нарушения. Проанализируем, какую информацию размещать на сайте учреждения и как отразить расходы на его ведение, чтобы избежать претензий контролеров. 2296 Централизация бухгалтерского учета
Руководители государственных (муниципальных) учреждений имеют право выбирать, каким образом вести бухгалтерский учет в учреждении: самостоятельно, создав структурное подразделение или передав бухучет на внешний либо внутренний аутсорсинг. Рассмотрим, от каких факторов зависит целесообразность централизации бухучета и как принять верное решение. 3047
Образец заполнения графика документооборота. Описание файла: Добавлен: 17.10.2014 Скачиваний: 6470 Статус файла: доступен Файл общедоступен
2 января 2013 Унифицированной формы графика документооборота нет. … оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию
Документооборот. Интеграция решений. Прочее. 3. Или «Помощника заполнения графика» для уже введенного ранее графика.
График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).
График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).
За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.
Существуют следующие виды графиков документооборота:
Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.
График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)
Скачать БланкБольшинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей.
Договор аренды зданий и сооружений — это документальное соглашение, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.
Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены.
Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим лицом.
В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью.
Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких.
На основании заявления о регистрации объекта (объектов) налогообложения налогом на игорный бизнес и заявления о выдаче свидетельства о регистрации объектов игорного.
Приказ об увольнении утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда.
Закупочный акт по форме ОП-5 применяется для закупки продуктов у населения.Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения.
Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой.
Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение.
Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса должен содержать.
Разместил Violet. 2 Сен.2015 / Комментарии к записи График документооборота в бухгалтерии отключены
График документооборота в бухгалтерии – это сложный процесс, в котором участвуют все виды бухгалтерский документов от этапа формирования документа, его обработки, перемещения в архив и до этапа уничтожения. Скачать образец такого графика Вы можете на нашем сайте внизу статьи.
Для урегулирования документооборота должен быть график, который очень целесообразно использовать в бухгалтерии, т.к. это сэкономит рабочее время, упорядочит работу в целом. График документооборота является одним из составляющих принципов системы внутреннего контроля.
В бухгалтерии график незаменим, т.к. для бухгалтеров важно сдать в определенные сроки отчетность в ПФР, ФСС, ФНС и другие органы. В графике документооборота должны быть предусмотрены ответственные лица, передающие первичные документы бухгалтеру.
График документооборота в бухгалтерии можно разбить на несколько этапов:
Скачать образец заполнения графика документооборота в бухгалтерии Вы можете здесь: Образец графика документооборота
Похожие статьи:Мы предлагаем бесплатно скачать график вращения документов в бухгалтерии на нашем сайте. Этого графика следует придерживаться каждому индивидуальному предпринимателю или бухгалтеру, работающему на юридическое лицо, осуществляющее финансово–хозяйственную деятельность
Для чего необходим график документооборота бухгалтерской отчетности?
Ни одно предприятие не обходится без ведения первичной документации, которая и является базой для налоговой и учетной политики. Сведения о хозяйственных операциях должны поступать к бухгалтеру своевременно, любые задержки грозят нарушением отображения деятельности организации, которое влечет за собой неприятные последствия в виде начисления к уплате административных штрафов и пени.
Поэтому процедура выписки бумаг и оборота их от подразделения к подразделению компании должна быть налажена до автоматизма. Справиться с достаточно емким процессом позволит внутриорганизационный порядок и управление выпиской документов, который принимает формат графика документооборота.
Следует сказать, что ответственности за то, что графика на предприятии не существует, нет. Но, как указывают опытные предприниматели, владеющие большими корпорациями, он необходим им самим – график позволяет справиться с хаосом бумаг, которые каждый месяц только пребывают. К примеру, трудно представить себе заполнение баланса (Форма № 1) без контроля выписки отчетности.
Преимущество графика особенно оценят те компании, где первичные документы приносят в бухгалтерию сразу из множества отделов.
Правила грамотного составления графика документооборота в 2016 году
Итак, кто именно будет формировать, а после следовать графику вращения отчетности в организации, определяет главный бухгалтер. Конечно если бухгалтерия состоит всего из 2 человек – главбуха и экономиста, первому придется решать, доверить ли график другому сотруднику, или лучше сделать все самостоятельно. Но, как показывает практика, с этим заданием может справиться даже секретарь или любой кадровый работник, который умеет обращаться с компьютером и ознакомлен с поставленной задачей.
Единого формата графика не существует, ведь он не обязателен для составления. Для удобства мы разместили несколько примеров графиков чуть ниже, если возникают дополнительные вопросы и примечания, образцы можно откорректировать своими руками.
Чтобы график получился удобным для использования и наиболее полным, следует обозначить в нем такие пункты сведений:
Не забывайте о том, что отчетность сдают не только непосредственные работники компании, но и контрагенты, поэтому последних тоже следует внести в график и конечно уведомить их об этом. Избежать путаницы поможет отдельный график, но можно ограничиться и одним, общим.
График будет наиболее полным если все бумаги распределить и объединить между собой в группы, сформированные по определенным признакам. С нашей стороны мы предлагаем 2 наиболее удобных варианта оформления графика документооборота:
1. Определите в группы бумаги, исходя из хозяйственных операций. Этот формат графика станет прекрасным подспорьем для контроля за поступлением первичной отчетности в небольших предприятиях. Первый столбец содержит названия хозяйственных операций, для каждой из которых устанавливаются бумаги, необходимые для выписки.
Ниже представлен график, соответствующий описанному способу.
2. Документы распределяются в зависимости от отделов, которые содержатся в структуре предприятия. Такой график в идеале устроит крупные организации, состоящие из множества разных отделов, график может быть одним структурным или делиться на несколько небольших графиков.
Пример составления графика документооборота, действующий для подразделения оптовых продаж.
Пример графика вращения документов на предприятии можно скачать здесь.
Бланки, размещенные ниже, тоже можно скачать и применять на свое усмотрение.
Скачать график документооборота относительно 2016 года.
Когда график документооборота уже сформирован, начальство должно зафиксировать этот факт выдачей соответствующего приказа, собственноручно подписанного.
Предлагаем скачать образец приказа о фиксации графика документооборота здесь.
Составленный график документооборота в бухгалтерии – залог правильной отчетности.
Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию. Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа. И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.
Что такое график документооборотаЛюбые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:
Этот закономерный процесс и носит название – документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:
Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2016 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.
Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:
Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции. И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля. Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты. Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2016 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал – не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.
Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.
График документооборота в бухгалтерии в 2016 годуКак говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.
На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.
Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.
Ответственность за первичную документациюТак повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники. В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению. Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.
Пример оформления графика документооборотаСпособ оформления графика – сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.
А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.
В каждом из этих способов имеются свои плюсы.
Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.
Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.
А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.
Внедряем сроки подачи документов в практикуПосле основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия. В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели. Или же – на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.
Оповещение сотрудниковЕсли предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.
Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.
Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.
Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.
Рекомендуем к прочтению
