Журнал регистрации приказов по личному составу: бланк и правила ведения

Учет приказов по предприятию необходимо вести согласно ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы РФ от 06.09.2000 г. Согласно общим принципам законодательства России и вообще принципам современного законодательства, необходим отдельный журнал регистрации приказов по личному составу. Регистрировать такие приказы вместе с приказами по основной деятельности нельзя, т.к. субъекты документов в данном случае – граждане РФ или иностранные субъекты права, которым гарантировано свободное волеизъявление и законные права. Попросту говоря, хотя рабочая сила – товар, ее владелец, работник – не товар, а свободный человек.

Практически это выражается в том, что кадровый учет отделен от бухгалтерского, поэтому валить все приказы в одну кучу – значит рано или поздно вконец запутать отчетность. С той же целью, уже безо всяких высоких рассуждений, приказы об отпусках и учете листков нетрудоспособности (больничных) учитываются в отдельных журналах. Таким образом разделяются потоки рабочей силы внутренние и наружу/извне (текучесть кадров). Это может оказаться весьма полезным при разработке колдоговора, анализе и реформировании кадровой политики, изыскании резервов повышения производительности труда. Перевод работника из подразделения в подразделение считается «внешним» трудовым потоком, т.к. при этом его прежняя трудовая деятельность прекращается, а начинается новая. По теории, это равносильно увольнению одной единицы рабочей силы и приему другой.

Для журнала регистрации приказов по личному составу бланк законодательно утвержденного образца не предусмотрен. Вести его можно в произвольной форме. Но, если, допустим, трудовые договоры можно учитывать и не в журнале (хотя для любой проверки это станет поводом для придирок), то приказы по личному составу должны заноситься именно в журнал, на бумаге или в электронной форме.

При ведении журнала на бумаге, поскольку срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет, по требованиям Росархива, 75 лет, его бланк должен быть надежным и долговечным: в твердой или полутвердой обложке, на качественной проклеенной бумаге. Распечатку электронного журнала следует делать на лазерном принтере и тоже на хорошей бумаге. Каждая компьютерная распечатка сшивается, прошивается и пломбируется, как бумажный журнал. И на ней также должны быть номера страниц, титульный лист и последняя страница, оформленная для сдачи в архив либо с указанием, кому и для какой цели сделана распечатка.

На обложке, помимо наименования, должен быть ясно различимый индекс ЛС (личный состав). Для журнала учета отпусков индекс будет О, для больничных – Б. Если эти журналы совмещены, то индекс – ОБ. Так же индексируются титульный лист, все страницы, помимо номеров, и последняя страница. По закону индексации не требуется, но работать с индексированными журналами куда удобнее.

Обложка журнала – твердая или полутвердая, лучше ламинированная, с напечатанным типографским способом названием журнала и индексом. Название может быть в виде самостоятельно напечатанной наклейки, но тогда следует учесть, что обычный канцелярский клей на ламинате не держится, нужно клеить «Моментом», 88-м или другим нитроклеем, не портящим бумагу со временем.

На титульном листе указывается название организации, без логотипа и реквизитов, как и для всех внутренних документов, название журнала с индексом, и «начат/окончен».

На первой странице указываются данные ответственных за журнал лиц под номерами в порядке следования по времени – ФИО, должность, отдел, подпись – период, в течение которого журнал находился в их ведении, и основание – приказ руководителя с номером и датой.

На последней странице указывается дата закрытия и сдачи журнала в архив, с указанием, по чьему распоряжению и на каком документальном основании он окончен: ФИО, должность, подпись, номер приказа/распоряжения, дата. Заканчивается ведение журнала по заполнении, досрочного закрытия не предусмотрено, а исправления ошибочных записей делаются в журнале в порядке, установленном Правилами делопроизводства РФ.

Перед началом заполнения журнала, кроме предварительной нумерации страниц, он должен быть прошит и опечатан. Связано это, как и предыдущее требование, с тем, что приказ по личному составу – имеющий юридическую силу документ, и его отсутствие или разночтения в документации могут иметь серьезные последствия.

Чтобы узнать, как ведется журнал регистрации приказов по личному составу, образец заполнения вы можете увидеть тут же по ссылке. В журнале 9 граф:

1. № п/п – здесь пишется учетный номер документа в порядке следования.
2. Дата приказа – ее можно писать в формате дд.мм.гггг цифрами.
3. Номер приказа – по установленной форме с индексом ЛС.
4. Вид приказа – их всего три: прием, увольнение, перевод. Пишется без сокращений во избежание путаницы.
5. ФИО сотрудника – фамилию можно писать полностью, а инициалы сокращать до букв, кроме случаев, когда возможна путаница. К примеру, Николаева Василия Игоревича и его коллегу Николаева Всеволода Ивановича нужно записывать: «Николаев Вас. Игорев.» и «Николаев Вс. Ив.»
6. Основание – здесь записывается основание «от работника»: заявление работника (Заявление), трудовой договор (ТД), дополнительно соглашение (Доп.) Данные приказа по предприятию дублировать не нужно, они уже есть в предыдущих графах.
7. Подпись работника – для надежности в юридически сомнительных случаях. Если увольняемый по статье отказался подписываться, указываются данные акта об отказе, аналогично приказу об увольнении.
8. Ответственное лицо – ФИО и должность работника кадровой службы, обрабатывавшего приказ.
9. Подпись ответственного лица – личная подпись того же кадровика.

Если у вас есть такая потребность, журнал регистрации приказов по личному составу скачать вы сможете здесь же по ссылке.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Оформление и ведение журнала регистрации приказов по личному составу: образец

Журнал регистрации приказов по личному составу существует для систематизации кадровых приказов по принципу хронологического каталога. Непосредственно приказы по кадрам подшиваются в личные дела сотрудников.

Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.

• В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
• Во втором столбце заносится дата приказа.
• В третьем столбце указывается номер приказа.
• В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
• В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
• В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
• В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
• В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.

Форма журнала может незначительно меняться в каждой организации. Например, в некоторых организациях в журнале регистрации приказов по личному составу предусматривается запись о должности сотрудника и кратном содержании регистрируемого приказа.

В целом порядок оформления журнала определяется локальным нормативным актом.

В журнале регистрации кадровых приказов подлежат фиксации все приказы по личному составу, за исключением касающихся должностных лиц, упомянутых в учредительных документах, к которым относятся:

• Директора и руководители.
• Главный бухгалтер.

Приказы по ним относятся к основной деятельности и регистрируются в соответствующем журнале.

Если говорить о содержании, то следует исходить из сроков хранения журнала регистрации распорядительной документации по личному составу, которые регламентируются специальным перечнем типовых документов Архивной службы. В соответствии с перечнем установлены 2 вида срока хранения журналов фиксации распорядительной документации:

• Длительный – 75 лет.
• Краткосрочный – 5 лет.

Исходя из этого, процесс регистрации целесообразно дифференцировать и проводить одновременно в двух журналах. В первом, предназначенном для длительного хранения, регистрируются приказы следующего содержания:

• Прием/перевод/увольнение/перемещение с/на работу.
• Аттестация, вопросы квалификации, присвоения разрядов, чинов и т.п.
• Оплата труда и премирование.
• Поощрения, награждения.
• Отпуска: без содержания, по уходу за ребенком, с тяжелыми (вредными/опасными) условиями производства.
• Длительные командировки.
• Дежурства, связанные с основной деятельностью.

Во втором журнале регистрируются приказы кратковременного срока хранения, имеющие следующее содержание:

• Отпуска: положенные ежегодные и в связи с обучением.
• Дисциплинарные взыскания.
• Краткосрочные командировки.
• Дежурства.

• Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации, наименования отдела (в данном случае это – отдел кадров), название журнала, дата начала заполнения журнала и дата окончания журнала, заполняемая, соответственно, перед сдачей журнала в архив.
• Задача ведения журнала регистрации приказов по личному составу возлагается на одного человека, должность, фамилия, имя и отчество которого указывается на обороте титульной страницы в качестве лица, ответственного за ведение журнала.
• Нумерация записей в журнале ведется последовательно: 1, 2, 3 … 128, 129 и т.д.
• Приказы в журнал должны заноситься в хронологическом порядке: каждый последующий должен иметь дату более позднюю, чем предыдущий.
• Фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого был подписан приказ, должны быть заполнены полностью, без сокращения инициалов.
• Вся вносимая в журнал информация должна соответствовать содержанию приказов.

Общим требованиям для всех делопроизводственных и иных журналов в организациях является их защита от изъятия листов, от вложения листов, а также от неправомерных исправлений и корректировок.

Защита от изъятия и вложения осуществляется путем:

• Нумерации страниц.
• Прошнуровки всего журнала насквозь.
• Фиксации концов шнура на последнем листе журнала при помощи сургучной печати или наклеивания специального стикера с печатью организации.
• Записи на последней странице о количестве листов в журнале, которая визируется начальником отдела и печатью учреждения.

На сегодняшний день в продаже имеются типографские журналы регистрации приказов по личному составу, прошитые, пронумерованные и даже опломбированные. Так называемая «пломба» представляет собой голографический стикер, который фиксирует концы прошивающего шнура на последней странице журнала и выполняет функции стикера с печатью организации (или сургучной печати).

На пломбе присутствует голографическая надпись «ОПЛОМБИРОВАНО», которая при вскрытии меняется на надпись «ВСКРЫТО». Так полезное технологическое нововведение приходит в работу кадровых и делопроизводственных служб.

Защита от неправомерных исправлений и корректировок записей журнала осуществляется установлением правила исправлений в журнале.

Вынужденная корректировка ошибочно сделанной записи должна осуществляться путем зачеркивания одной линией, внесения новой записи и удостоверяющей записи об исправлении с датой и подписью ответственного лица.

Пользоваться корректирующими средствами, физически устранять запись при помощи ластика или острого предмета, а также сплошное зачеркивание без возможности прочтения зачеркнутого текста не позволяется.

Журнал регистрации приказов по личному составу: оформление, образец

Журнал должен быть прошнурован и пронумерован, в обязательном порядке скреплен подписью руководителя организации и печатью юридического лица.

Журнал ведется в соответствии с правилами, установленными на уровне законодательства, а равно в соответствии с требованиями, определенными в локальных правовых актах юридического лица.

В каждой организации должен быть работник, в трудовые обязанности которого входит ведение журнала по личному составу. Работник заполняет графы журнала, получая необходимую информацию из текстов конкретных приказов.

В разных организациях форма журнала по личному составу может не совпадать. Причиной тому то, что форма не унифицирована, то есть не определена в нормативном порядке.

Это значит, что каждая организация разрабатывает собственную форму журнала.

В журнале регистрируются следующие приказы:

• о приеме на работу;
• о совмещении;
• о перемещении;
• об увольнении;
• о дисциплинарных взысканиях;
• о переводе на другую работу;
• о повышении квалификации, об аттестации, присвоении чинов (званий);
• о поощрении или награждении:
• об изменении фамилии;
• об оплате труда или премировании;
• о выплатах, не являющихся заработной платой, например, компенсации за неиспользованные дни отпуска;
• об отпуске без сохранения заработной платы или об отпуске по уходу за ребенком;
• о дежурстве по основной деятельности по профилю;
• о командировках;
• и другие.

В новости (ссылка ) о том, как участвовать в тендерах по строительству.

На лицевой стороне журнала по личному составу должны быть следующие реквизиты:

• наименование организации. Оно, как правило, указывается в верхней строке лицевой стороны посередине;
• дата начала ведения журнала (указывается сразу);
• дата окончания ведения журнала;
• индекс журнала (в организации каждому журналу или иному документы присваивается регистрационный индекс документа);
• сведения о работнике, в трудовые обязанности которого входит ведение журнала (эта информация может указываться на лицевой стороне журнала, на оборотной или на каждой странице документа).

Исправлять, удалять или осуществлять подчистку записей, сделанных ранее, при помощи корректирующих средств запрещается.

Вносить изменения, исправлять неверные записи можно так: запись зачеркивается максимально тонкой линией, чтобы легко можно было прочитать неверно сделанную надпись; в той же графе делается верная запись.

Если в графе есть специальная графа «примечание», то именно в ней указывается на допущенные неточности или ошибки.

В графе «примечание» нужно обязательно указать, в какой графе сделана неверная запись, кто осуществил исправление (ФИО, подпись), дату, когда была сделано исправление.

Применяются следующие меры для защиты документа от изъятий и вложений:

• листы журнала по личному составу нумеруются, скрепляются печатью, прошнуровываются;
• журнал заверяется уполномоченным лицом – либо начальником отдела кадров, либо же заместителем по управлению персоналом, или руководителем организации;
• на узле шнуровки на последней странице журнала оставляется наклейка с оттиском печати организации или отдела кадров. Зависит это от того, кто контролирует порядок ведения журнала;
• на последней странице журнала делается заверительная надпись следующего содержания:

В журнале прошнуровано, пронумеровано

и скреплено печатью ______ листов

Начальник отдела кадров

(заместитель по управлению персоналом, руководитель организации)

(подпись) (расшифровка подписи)

«____» ______________________ _________

Постановлением Министерством культуры Российской Федерации утвержден Перечень типовых управленческих документов, которые образуются в процессе осуществления государственными органами своих функций.

В статье 258 Перечня определены сроки хранения журнала по личному составу. Сроков два – 75 и 5 лет.

Все зависит от вида документа по личному составу. Так, например, документы о дисциплинарных взысканиях должны быть сохранены на протяжении 5 лет, а документы о поощрении и награждении 75 лет.

Именно в силу названной причины в организации рекомендуется вести не один, а два журнала: один, хранящийся 75 лет, другой – 5 лет.

Для того чтобы в массиве приказов по личному составу было ориентироваться еще легче, рекомендуется делить приказы на более дробные группы и, соответственно, большее количество журналов.

В статье (тут ) о том, где можно заполнить декларацию ЕНВД онлайн.

Таким образом, можно отметить следующие важные моменты, касающиеся вопросов оформления и ведения журнала приказов по личному составу:

• В обязательном порядке должен быть определен работник, ответственный за ведение журнала.
• Каждая организация может самостоятельно заниматься разработкой формы журнала.
• Очень важно, чтобы правильно была заполнена лицевая сторона журнала.
• Изменения в журнал либо исправления ошибочных записей должны производиться в строго определенном порядке.
• По срокам хранения выделяют две разновидности журналов.
• Наконец, должен быть предпринят ряд конкретных мер, направленных на защиту журнала от неправомерных посягательств.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Составление и заполнение журнала регистрации приказов по личному составу

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

• О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
• О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
• О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
• Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
• О направлении в длительную зарубежную командировку.
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
• О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• о краткосрочных командировках;
• о дисциплинарных взысканиях;
• о праздничных днях и т.д.

Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .

Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа. поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Можно купить готовый журнал:

• прошнурованный;
• пронумерованный;
• опломбированный;

Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .

В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания — читайте в этой статье .

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству. с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

• это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
• К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

Сам журнал оформляется следующими графами:

• Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
• Дата издания приказа.
• Номер приказа по личному составу.
• Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
• ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
• Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

Поэтому желательно иметь электронную форму данного документа, которая ускоряет процесс поиска необходимой информации по каждому отдельному работнику: сколько дней отпуска он отгулял, в какие дни он был в командировке, когда брал отпуск без оплаты труда и т.п.

С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С. то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Кадровое делопроизводство: журналы учета

"Кадровый вопрос", 2011, N 1

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ЖУРНАЛЫ УЧЕТА

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома - ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме (см. ниже).

¦ Начат "__" _________ 20__ г. ¦

¦ Окончен "__" _________ 20__ г. ¦

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.

Форма подачи таких сведений следующая:

Лицо, ответственное за ведение журнала

должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ____________________________ листов

Начальник отдела кадров ____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"__" _____________ 20__ г.

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии - в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа "Примечание". Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6

(подпись) (расшифровка подписи)

Если графа "Примечание" в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке ("запись N ______ в графе N _______ недействительна"), и указываются новые сведения.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 г. установлены следующие сроки хранения:

Трудовой
договор от
22.11.2008
N 32-ТД,
Приказ от
03.08.2010
N 59-ок

Журнал учета приказов о предоставлении отпусков

и командировании работников

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

При оформлении форм приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику в них указываются:

- регистрационный номер документа;

- дата составления документа;

- фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;

- наименование структурного подразделения;

- должность (специальность, профессия);

- продолжительность и дата начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);

- в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ), иными федеральными законами, локальными нормативными актами, продолжительность и дата начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;

- общая продолжительность отпуска (в календарных днях).

Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (абз. 3 ст. 123 ТК РФ).

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.

Печать на приказе (распоряжении) не ставится.

Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

Заранее производится оплата отпуска, при этом не позднее чем за три дня до его начала.

Организации могут использовать формы журналов как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.

Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:

Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением N 1.

Так же, как и предыдущие, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).

В приказе должны быть указаны:

- фамилия и инициалы командируемого работника;

- должность (специальность или профессия) командируемого лица;

- место, время командировки и ее цель.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

Журнал учета приказов о командировании работников:

Дата и N
служебного
задания

Журнал учета приказов по личному составу

(других кадровых приказов)

Вначале напомним, что издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

- при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;

- при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

- при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

- в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

- при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

- при предоставлении отпуска;

- при перемене фамилии и в других случаях.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Это следующие формы:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1, индивидуальная);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а, сводная);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);

- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а, сводная);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а, сводная);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N Т-8);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма N Т-8а, сводная);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а, сводная);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);

- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а, сводная).

Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в положении об учетной политике организации.

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - "Приказ";

- дата и номер приказа;

- заголовок к тексту;

- текст (распорядительная часть и основание издания);

- отметка об ознакомлении с приказом работника;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы N Т-1, N Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N Т-54 или N Т-54а).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) - на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку - на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы N Т-6, N Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника; наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9, N Т-9а) применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии); наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация); срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N Т-11, N Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

В приказе указываются мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) - также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита "в сумме ______ рублей ______ копеек".

На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующий нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника, и другие.

В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.

В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.

По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

- простые - содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);

- сложные - содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

В зависимости от адресата различают:

- индивидуальные - содержат информацию только об одном работнике;

- сводные - содержат информацию о нескольких работниках.

В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.

Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении причина увольнения обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.

Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии - в соответствии со штатным расписанием.

Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

Приказы по личному составу согласно требованию ТК РФ обязательно доводятся до сведения работника под роспись.

Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

- обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

- применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);

- при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, N 1у - об увольнении, N 1/км - о командировании, N 1/о - об отпуске, N 1/п - о поощрении);

- для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. сроками их хранения - 5 и 75 лет.

Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Пример. Гражданином Королевым Д. П. на имя директора ОАО "Мираж" было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д. П. и ОАО "Мираж" был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. N 244к о приеме на работу Королева Д. П. с 17 июля 2010 г.

Предположим, что 20 июля 2010 г. водителя Иванова С. С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2010 г. N 245к.

Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом: