Руководства, Инструкции, Бланки

Положение О Согласовании Документов В Организации Образец

Рейтинг: 4.3/5.0 (436 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Регламент согласования

Регламент согласования. Порядок, положение. Образец, пример, шаблон, форма, текст, скачать.

Нужно ли утверждать регламент согласования? Обязательно. Нужно зафиксировать правила игры, одинаковые для всех.

Можно ли отказаться от санкций в положении? Санкции необходимы для обеспечения выполнения регламента. Все должны понимать, что будет, если они будут плохо работать, намеренно затягивать согласование.

Не слишком ли жесткий регламент? Нет. Люди получают зарплату за свою работу и должны выполнять ее качественно. Любые простои - потери для бизнеса.

Поясните, пожалуйста. Пишите нам вопросы. Ссылка на контакты в конце статьи.

Предлагаю Вашему вниманию регламент согласования проектов документов.

Утверждено приказом
генерального директора
N _________ от ___________

Регламент. Положение о порядке согласования. Цели и задачи регламента.

Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.

Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.

Порядок подготовки документов для согласования

Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования. На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов. Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях (обнаружение ошибок) с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

[Комментарий. На согласование должны направляться готовые документы. Если разрешить направлять полуфабрикаты, то согласующие подразделения завалятся бумагой, будут по десять раз смотреть один и тот же документ]

Инициатор для каждого согласующего подразделения оформляет отдельный лист согласования, в котором указывает название документа, согласующее подразделение и дату направления.

[Комментарий. Отдельные листы согласования для различных подразделений совместно с правилом, что каждый работает только с вопросами своей компетенции, позволяют проводить согласование параллельно]

Инициатор направляет документ на согласование в подразделения, чьи сферы ответственности затрагивает документ.

Инициатор уведомляет секретариат о начале согласования документа, передает в секретариат список служб и отделов, куда направлен документ с указанием даты направления.

Порядок формирования замечаний

Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе. Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях (обнаружение пропущенных ошибок) с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается.

[Комментарий. Пункты направлены на исключение затягивания согласования. В такой формулировке регламента мы на первом этапе сразу имеем исчерпывающий список замечаний от всех подразделений. При этом замечания от разных подразделений не пересекаются. Так что их исправление не требует повторного согласования в других подразделениях.]

В листе согласований делается отметка 'Согласовано' или 'Внесены замечания и предложения'. Список замечаний прилагается.

Порядок устранения замечаний

Исполнитель вносит исправления по полученным замечаниям, если считает это возможным. В случае, если исполнитель внес в документ редакцию в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, повторное согласование не требуется. Если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель направляет пояснительную записку, объясняющую ситуацию.

Для сближения позиций исполнитель может провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование.

Обо всех документах, которые не удается согласовать в 15-дневный срок, докладывается руководству компании.

Сфера действия регламента

Настоящее положение распространяется на все подразделения и сферы деятельности компании. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании, в чьи служебные обязанности входит согласование документов.

Согласование осуществляется в следующих подразделениях:

Информационные технологии, программное обеспечение, компьютеры и связь - Отдел информационных технологий.

Юридические вопросы - Юридическая служба.

Кадровые вопросы, обучение, социальные программы, премирование и поощрение, подбор персонала, аттестация, сокращения и увольнения - Служба управления персоналом.

Финансовые вопросы - Финансовый департамент, бухгалтерия.

Структура, содержание, текст документов, ознакомление сотрудников - Секретариат.

Вопросы доступа, вопросы безопасности - Служба безопасности.

Раскрытие информации, интервью, публикации, реклама и рекламные материалы - Служба рекламы и PR.

Ответственность

Сотрудник, согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность за его правильность и соответствие интересам компании. Ответственность сотрудника регулируется законодательством и внутренними документами компании.

положение о согласовании документов в организации образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Согласование, подписание и утверждение документа

    4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА

    Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде слу­чаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями, отдельными должностными лицами.

    Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

    Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, име­ющих юридическую службу, документы до подписания согласовывают­ся с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в доку­менте.

    Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, тре­буется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

    В "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Фе­дерации" указывается: "С главным бухгалтером (бухгалтером) целесо­образно согласовывать назначение, увольнение и перемещение мате­риально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других)".

    В "Положении о главных бухгалтерах" документы, подлежащие со­гласованию с бухгалтером, перечислены более подробно. Это, кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении долж­ностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д.* Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

    * Положение о главных бухгалтерах. / /Настольная книга бухгалтера, т. 1. -М. ИНФГА, 1996, с. 66.

    Внутреннее согласование оформляется визой согласования доку­мента (реквизит 23), состоящей из личной подписи визирующего, её расшифровки и даты. Но виза может быть оформлена и более полно:

    указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициа­лы и фамилия) и дата. Например:

    (подпись) Л. И. Иванова

    В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополне­ний к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

    Место визы - ниже подписи или на левом поле документа на после­днем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

    Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, поста­новлений коллегиальных органов обычно визируются на оборотной сто­роне последнего листа первого экземпляра документа.

    В учреждении должен быть перечень важнейших документов с ука­занием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой пере­чень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизвод­ству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководите­лю.

    При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распе­чатки на бумаге.

    Внешнее согласование в зависимости от содержания документа мо­жет проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследова­тельскими организациями, общественными организациями, органами го­сударственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

    Внешнее согласование документа может быть оформлено протоко­лом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа (реквизит 22) .

    Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требова­ниями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным долж­ностным лицом и согласование другим документом, чаще всего пись­мом, протоколом и т.п. Например:

    Директор школы № 583 Протокол заседания профкома

    (подпись) В.В.Соколова 09.08.97 №25

    Письмо Минздрава России

    В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наиме­нование должности, включая наименование организации, ставится лич­ная подпись, дается ее расшифровка, указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

    Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой сторо­не документа.

    При необходимости согласования с несколькими организациями мо­жет составляться отдельный лист согласования.

    В Государственной системе документационного обеспечения управ­ления рекомендуется лист согласования оформлять по форме:

    Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах

    Начальник государственного Председатель Комитета по

    правового управления законодательству

    подпись Г.С.Остроумов подпись В.С.Гусенков

    Согласованный документ направляется для подписания.

    Положение о порядке ведения договорной работы

    Положение о порядке ведения договорной работы

    Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее - договоров).

    Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

    Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между ____________________ (далее - Агентством) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

    Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

    Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства.

    Понятие и условия договоров

    1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
    2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:
    3. предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
    4. цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);
    5. сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
    6. порядок расчетов;
    7. права и обязанности сторон;
    8. ответственность за неисполнение обязательств;
    9. порядок урегулирования и разрешения споров;
    10. юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

    Основные требования к оформлению договоров

      1. Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.
      2. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.
      3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.
      4. Договоры должны содержать следующие сведения:
        1. Преамбула (или вводная часть):
        2. наименование договора (договор купли - продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);
        3. дата подписания договора;
        4. место подписания договора (город или населенный пункт);
        5. полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору ("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор" и пр.);
        6. должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.
        1. Предмет договора:
        2. предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;
        3. обязанности и права стороны по договору;
        4. обязанности и права второй стороны по договору;
        5. цена договора и порядок расчетов и др.;
        6. срок выполнения сторонами своих обязательств.

    Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

        1. Дополнительные условия договора:
    1. Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.
    2. Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.
    3. способы обеспечения обязательств;
    4. основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;
    5. условия о конфиденциальности информации по договору;
    6. Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.
    7. Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.
        1. Прочие условия договора:
    8. законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);
    9. Особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываются:
      1. лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: (1) с персональным указанием полномочного лица (лиц) или (2) с указанием должностей;
      2. сроки связи между сторонами. Например: ". каждый вторник с ______ ч.";
      3. способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.
    10. Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.
    11. Реквизиты сторон:
    12. почтовые реквизиты;
    13. местонахождение (адрес) контрагента;
    14. банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);
    15. отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).

    Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов.

    1. количество экземпляров договора;
    2. подписи сторон и печати сторон договора.

    В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.

    1. Заключение договоров
      1. Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Агентство, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.
      2. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Агентства. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо обратить внимание на то, кто является ее учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто, так называемый “юридический адрес”), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации.
      3. ГД Агентства или иным руководителем по указанию ГД назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководству. При принятии руководством Агентства положительного или отрицательного решения исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту.
      4. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 10 дней со дня поступления предложения о заключении договора на Агентство.
    1. Споры между сторонами по проектам договоров(преддоговорные споры)
      1. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.
      2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.
      3. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).
      4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

    Порядок согласования договора

      1. Для всех структурных подразделений, должностных лиц Агентства устанавливается следующий порядок согласования договоров:
    1. проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;
    2. проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием исполнителя) на имя юрисконсульта. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
    3. юрисконсульт в зависимости от объема представленных на согласование проектов Договоров, но не позднее 3-х (трех) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При их наличии у юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;
    4. при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;
    5. после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;
    6. после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись генерального директора (или иного уполномоченного лица), договор подписывается, заверяется печатью Агентства и регистрируется в установленном порядке.
      1. Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
    7. исполнитель договора;
    8. структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора;
    9. начальник финансово-экономического отдела;
    10. главный бухгалтер;
    11. юрисконсульт.
      1. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Агентстве. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.
      2. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом. Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются руководителем Агентства (уполномоченным лицом), делающего правки, и заверяются печатью.
      3. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либо ознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе "Компетенция генерального директора" может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия Совета директоров организации представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации - контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

    В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

      1. Договоры от имени Агентства подписывает его генеральный директор и (или) уполномоченное лицо.
    • Регистрация, выполнение и хранение договоров
    • Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров юрисконсульту Агентства и иные инстанции по их запросу с разрешения руководства.
    • Оригиналы договоров хранятся в бухгалтерии Агентства.
    • Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц и структурные подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения.
    • Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, указанными в п.п. 1.4. настоящего Положения, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.
    • В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка.

    Лист согласования договора

    Лист согласования договора

    Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения. Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора. Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.

    Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть. Лист согласования договора должен содержать следующие данные:

    • предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол согласования разногласий. протокол намерений и пр.;
    • полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
    • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
    • дата составления листа согласования;
    • дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
    • дата возврата договора исполнителю;
    • подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.

    На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет). Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.

    Положение о документообороте организации (примерная форма), Положение (форма) от 15 февраля 2016 года

    Положение о документообороте организации (примерная форма)

    Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .

    Для более удобного заполнения бланк в MS Word представлен в переработанном формате.

    УТВЕРЖДЕНО
    ____________________
    "__" ____________ ____ г.
    Протокол N ____ от
    "__" ____________ ____ г.

    Положение
    о документообороте организации
    "____________________"

    1. Общие положения

    1. Общие положения


    1.1. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в (наименование организации) (далее - Положение и Организация).

    1.2. Положение обязательно к применению всеми подразделениями Организации.

    1.3. За организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает (наименование подразделения) (далее - Служба делопроизводства).

    1.4. Положение не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

    1.5. Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее структурных подразделениях.

    2. Порядок организации документооборота


    2.1. Основные процедуры документооборота:

    2.1.1. Прием и первичная обработка поступающих документов;

    2.1.2. Предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства;

    2.1.3. Регистрация поступающих документов;

    2.1.4. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей;

    2.1.5. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов;

    2.1.6. Сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными;

    2.1.7. Регистрация отправляемых документов;

    2.1.8. Отправка документов;

    2.1.9. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов;

    2.1.10. Обработка и учет иностранной корреспонденции;

    2.1.11. Учет и анализ объемов документооборота.

    2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.

    Прием и обработку поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба делопроизводства. При этом Служба делопроизводства:

    - проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности;

    - вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично"), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации;

    - конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан;

    - выделяет документы, адресованные в структурные подразделения Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

    - документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение ___________ часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня;

    - в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;

    - при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и т.п. Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

    2.3. Предварительное рассмотрение документов.

    Служба делопроизводства предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.

    Документы, поступившие в Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не только адресование документа соответствующему должностному лицу.

    Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Организации или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Организации распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

    2.4. Регистрация поступающих документов.

    Поступающие в Организацию документы регистрируются Службой делопроизводства только после их предварительного рассмотрения.

    2.4.1. Все документы, адресованные руководству Организации, подлежат регистрации в день поступления (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов).

    2.4.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

    Порядковые номера фиксируются в журнале входящей корреспонденции. Листы журнала учета входящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.

    2.4.3. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

    2.4.4. Поступившие электронные документы и документы, включаемые в систему электронного документооборота Организации, регистрируются в электронной карточке следующим образом: (указать порядок регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от используемых программ) .

    2.4.5. Сканированию подлежат следующие поступившие в Организацию на бумажном носителе документы: ____________________. Электронные образы сканированных и зарегистрированных документов подлежат включению в систему электронного документооборота в качестве копий документов.

    2.5. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей.

    2.5.1. Зарегистрированный документ передается тому руководителю (исполнителю), в адрес которого он поступил, а при несовпадении компетенции адресата и содержания документа - передается компетентному руководителю (исполнителю).

    Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений Организации в соответствии с содержанием документов.

    2.5.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату) документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму (РКФ), которая берет документ на контроль и передает исполнителю под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются (сканируются) дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.

    2.5.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

    Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

    2.5.4. Документы, поступившие из Службы делопроизводства в структурные подразделения, там вторично не регистрируются.

    2.5.5. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию.

    2.6. Обработка, исполнение документов, подготовка ответов.

    2.6.1. Ответственность за обработку, исполнение документов, подготовку ответов и оформление документа в соответствии с установленными в Организации правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Организации (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа.

    2.6.2. Исполнители, в том числе сотрудники структурных подразделений Организации, в процессе исполнения документа осуществляют:

    - сбор и обработку необходимой информации;

    - подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Организации;

    - согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

    - подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

    - доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

    - в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

    - представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

    - определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

    2.6.3. Порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам:

    - функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа распределяются руководителем, дающим поручение. Если функции не распределены, то функции распределяет первый (ответственный) исполнитель;

    - ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки совместного решения;

    - порядок и срок представления проектов ответственному исполнителю определяет руководитель или сам ответственный исполнитель.

    2.6.4. Проекты документов Организации готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

    2.6.5. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

    2.6.6. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости - работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

    2.6.7. Работа с документами в структурных подразделениях Организации осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Организации, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

    2.6.8. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

    2.6.9. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов руководства Организации, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

    2.6.10. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы и материалы передаются другому исполнителю по решению руководителя их структурного подразделения.

    2.6.11. В случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы и материалы передаются по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

    2.6.12. После соответствующего обоснования срок исполнения документа может быть продлен руководителем, отдавшим поручение, если отсутствуют реальные условия выполнения задания в срок.

    2.6.13. Не допускается делать пометки и рабочие записи на документе. Такие пометки о времени поступления документа и материалов, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения делаются на отдельном листке.

    2.6.14. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

    2.7. Организация работы с отправляемыми документами.

    2.7.1. Подписанные руководством Организации документы в тот же день передаются руководителем (исполнителем) в Службу делопроизводства для регистрации и отправки.

    2.7.2. Служба делопроизводства перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:

    - наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

    - наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

    - правильность адреса получателя;

    - наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

    - наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

    Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

    2.7.3. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

    2.7.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку. Листы журнала учета исходящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации. Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных Организации, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.

    2.7.5. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

    Положение о документообороте организации (примерная форма)