Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225 ).

Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша - 36 внутренних страниц («Сведения о ­работе» – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов).

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил).

Внимание! Бланки вкладышей в трудовую книжку являются бланками строгой отчетности, продаются только юридическим лицам и передаются по Акту только представителю юридического лица, обладающего Доверенностью.

Для приобретения бланков вкладыша в трудовую книжку необходимо предоставить реквизиты организации (независимо от формы оплаты). При получении заказа необходимо иметь Доверенность или печать организации.

В Кадровом клубе "Кадры в порядке" прошли семинары Светланы Дмитрищук по вопросам оформления трудовых книжек.

"Трудовые книжки: сложные вопросы" 1 часть

"Трудовые книжки: сложные вопросы" 2 часть

Видео других семинаров клуба Вы можете посмотреть в разделе ВИДЕО

Нормативные документы и бланки, необходимые для работы с трудовыми книжками и вкладышами в трудовую книжку, приведены на нашем сайте в разделе "Полезная информация "

Вкладыш в трудовую книжку - зачем нужен, образец как оформить и вшить, где взять и кто должен покупать, где регистрируются, цена вкладышей Комус и где

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку, в которой указывается весь его трудовой стаж. Благодаря этой системе, работодатель может наглядно увидеть, в каких сферах деятельности работал соискатель, а так же какой уровень опыта он имеет. Сама трудовая книжка представляет собой небольшой документ, похожий на паспорт. Внутри указана личная информация владельца, наименования организаций, в которых он работал и причины увольнений из них. Если в трудовой книжке закончились страницы для заполнения, то для неё можно приобрести вкладыш. В данной статье способы оформления вкладыша и места для его приобретения. Читайте инструкцию как восстановить трудовую книжку на этой странице .

Если страницы в трудовой книжке закончились, можно приобрести вкладыш

В случае если закончилась одна из граф трудовой книжки и дальнейшее заполнение не представляется возможным, появляется необходимость в приобретении вкладыша. Вкладыш вшивается в книжку и несет в себе те же функции, что и основной документ. Вкладыш невозможно использовать без наличия трудовой книжки. Количество вкладышей может быть неограниченным. Если во вкладыш была внесена недостоверная информация, то документ аннулируется и изымается из трудовой книжки. Отметка об этом должна быть сделана на титульном листе основного документа. Затем оформляется новый вкладыш, который регистрируется и заново вшивается в трудовую книжку.

При приобретении вкладыша, в ТК ставится соответствующий штамп. На самом деле нет какого-то специального указа о том, где этот штамп должен стоят, поэтому обычно его ставят в правый верхний угол титульного листа. Там же указывается серийный номер вкладыша.

Все записи в трудовой книжке идут строго по порядку. По этому, при заполнении разделов во вкладыше, необходимо продолжать нумерацию с последней записи в основном документе. Читайте инструкцию как заверить копию трудовой книжки .

На титульном листе вкладыша должна быть поставлена печать организации, которая была ответственной за его выдачу. Если печать по каким-то причинам не проставлена, за ней следует обратиться к руководителю, так как без печати вкладыш становится недействительным.

На фото образец оформления вкладыша в трудовой книжке

На снимке образец записи «выдан вкладыш» в трудовой книжке

Для того, чтобы получить вкладыш, сперва нужно написать соответствующее заявление и отдать его руководителю. Стоит заметить, что стоимость вкладыша оплачивается работником и указывается в заявлении.

На фото образец заявления на оформление вкладыша

Недопустимо, чтобы вкладыш просто лежал в трудовой книжке. Он становится действительным только в том случае, если являет собой одно целое с основным документом. Обычно вкладыш вшивается после последней страницы трудовой книжки. Вшивая вкладыш, необходимо использовать пять проколов – меньшее количество является ненадежным. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь .

Показан процесс вшивания вкладыша на фото

На видео показано, каким образом можно вшить вкладыш в трудовую книжку:

1. Где взять вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш может быть оформлен на работе после заявления сотрудника. Так же вкладыш можно приобрести в книжном магазине или в специализированном киоске. Читайте инструкцию по заполнению трудовой книжки при увольнении .
2. Кто должен покупать вкладыш? Покупка вкладыша – обязанность сотрудника, которому он понадобился. Тем не менее, организации закупают вкладыши оптом в огромном количестве. Поэтому, скорее всего не придется искать вкладыш в магазинах – достаточно будет написать заявление на оформление вкладыша и отдать его работодателю, а стоимость вкладыша будет удержанная из заработной платы.
3. Где должна стоять запись о том, что вкладыш был выдан? При выдаче вкладыша, на титульный лист трудовой книжки ставиться соответствующая печать.
4. Как продолжается нумерация во вкладыше? Во вкладыше нумерация продолжается с того числа, которое должно идти после номера последней записи в трудовой книжке.
5. Что делать, если утерян вкладыш для трудовой книжки? Данная ситуация не предусмотрена ни в одном нормативном акте, так как вкладыш практически сразу вшивается и потерять его сложно. Тем не менее, если такая ситуация произошла, то следует попросить сотрудника написать объяснительную по поводу потери вкладыша. Затем необходимо издать указ о выдаче нового вкладыша и продолжать ведение записей в нем. Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: http://biz-faq.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html .
6. Где регистрируются вкладыши для трудовой книжки?

Вкладыши регистрируются там же, где и трудовые книжки – в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

В интернет-магазине «Комус» вкладыш стоит 195 рублей.

Где купить в Москве:

1. ООО «Имидж», Бережковская набережная, д. 20, стр. 28. Тел: +7 (499) 707-17-91;
2. «Спецбланк», Нагорный проезд, д.10А. Тел: +7 (495) 229-13-45;
3. «Кадры в порядке», 1-ая ул. Ямского поля, д. 9/13, оф. А02. Тел: +7 (495) 724-03-21.

Где купить в Санкт-Петербурге:

1. «Буквоед», ул. Минеральная, д. 13. Тел: +7 (812) 601-06-02;
2. «Живой офис», наб. Обводного канала, д. 14. Тел: +7 (812) 324-80-50;
3. «Графит», ул. Софийская, д. 52. Тел: +7 (812) 706-13-54.

Не смотря на то, что без трудовой книжки вкладыш не является полноценным документом, вместе с ней он имеет ту же юридическую силу. Приобретая вкладыш, необходимо сразу его вшить, чтобы предотвратить потерю. В случае если вкладыш все- таки был потерян, можно попробовать восстановить информацию оттуда через организацию, которая выдавала вкладыш.

Смотрите видео ролик о регистрации вкладышей для трудовой книжки:

В настоящее время люди стали чаще менять места работы, искать опыт и приобретать новые профессиональные навыки. Если раньше у многих до пенсии стояла только одна запись в трудовой книжке, то сейчас её даже может не хватить. Для решения такой проблемы и существует вкладыш.

Вкладыш в трудовую книжку - как оформить, образец, где купить, как вшить

Делопроизводство

Трудовая книжка является основным документом, отражающим хронологию трудового стажа, который может быть весьма обширным. В связи с чем, при окончании трудовой книжки и заводится вкладыш в книгу о труде, который, по сути, выполняет ту же функцию, что и трудовая книжка, но все же является ее продолжением, а не основным документом.

И, тем не менее, к оформлению вкладыша наряду с книгой предъявляются достаточно жесткие требования, отраженные в законодательных нормах.

В частности, порядок оформления и ведения вкладыша трудовой книжки регламентирован разделом №5 Постановления Правительства РФ №255, где установлен единый порядок ведения оговоренного документа, который, по сути, мало чем отличается от порядка ведения книжек о труде.

То есть вкладыш, точно так же, как и основной документ, имеет установленную форму, и ведется в соответствии с оговоренным нормативным актом по аналогии.

Конечно, в большинстве случаев книги о труде хватает для внесения записей на протяжении всей трудовой деятельности, ведь для подобных записей предусмотрено 20 разворотов, предназначенных только для внесения сведений о работе, но ведь жизненные обстоятельства бывают разные.

Допустим, проработав на одном предприятии 20 лет можно исписать половину книжки, в случае неоднократных переводов, повышения разрядов, реорганизаций и слияний, а уж при постоянной смене работодателей книжка закончиться еще быстрее.

И учитывая, что в соответствии с законом работник может иметь оговоренный документ только в одном экземпляре, либо дубликат при ее утере, вкладыш заводится в случае окончания основной книжки, выступая в качестве продолжения и дополнения, который подкрепляется к оконченному экземпляру книги о труде, и соответственно хранится и предъявляется только вместе с ним.

Форма вкладыша наряду с книжкой утверждена Постановлением Правительства РФ № 225 и имеет незначительные отличия в сравнении с основным документом.

В частности, присутствует практически такой же титульный лист, на котором указано, что сей документ является вкладышем, предусмотрены те же разделы, то есть сведения о работе и награждении, но в меньшем количестве, а именно для сведений о работе — 9 разворотов, а для награждений – 8.

Каждый вкладыш не просто имеет графы для внесения фамилии и имени работника, но и обладает серией и номером, который присвоен каждому экземпляру, что подразумевает принадлежность вкладышей к бланкам строгой отчетности, о чем сказано в п.42 Постановления №225.

Соответственно, каждый приобретенный предприятием либо выданный работнику экземпляр вкладыша подлежит регистрации в специальном журнале, который отражает движение книжек и вкладышей к ним и соблюдение определенных требований при хранении.

Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия? Смотрите тут .

В соответствии с Приказом Министерства финансов РФ № 117н и книжка, и вкладыши к ней имеют специальную степень защиты, то есть голограмму, но в то же время, ни порядок оформления оговоренных документов, ни место расположения защиты на законодательном уровне не утверждены, к тому же нигде в законодательной базе не указано, что книга о труде и ее дополнения считаются недействительными без голограммы.

Следовательно, вопрос о нанесении голограммы на оговоренные документы решается на усмотрения работодателя.

К тому же, следует учитывать тот факт, что голограмма не реализуется в свободной продаже, а выдается работодателям вместе с приобретенными бланками книжек и вкладышей к ним для последующего вклеивания в бланки для предотвращения подделывания данных о трудоустройстве либо увольнении .

То есть работодатель волен сам избирать степень доверия к своим работникам и решать, вносить ли ему голограмму только в книгу о труде либо еще и во вкладыш к ней.

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш является действительным только при предъявлении основного документа, то есть книге о труде, несмотря на то, что вкладыш обладает титульным листом с персональными данными работника и хронологическими записями о трудоустройстве.

Данная норма введена только для того, чтобы не только предотвратить подделку данных о стаже, но и дать возможность учесть весь стаж, а не только отраженный в дополнении.

Как было сказано выше, вкладыш выдается только в том случае, если основной документ окончен, причем окончиться могут как разделы о работе, так и сведения о награждениях.

То есть в подобной ситуации этот аспект не является первостепенным, вкладыш соответственно заводится с учетом правил, оговоренных в Постановлении №225.

Каждый приобретенный предприятием бланк книги о труде и вкладыша к ней регистрируется в специальном журнале, соответственно при выдаче бланка работнику, вносится запись в оговоренный журнал. форма которого утверждена Постановлением №69.

Хотя вкладыш может приобрести и сам работник, но при этом сей бланк все так же будет подлежать регистрации в журнале.

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш ведется в соответствии с теми же правилами, которые установлены при ведении трудовой книжки, но, тем не менее учитывая некоторые нюансы, а также отсутствие отдельно разработанных правил, возникает множество вопросов при внесении тех иных данных.

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Также нигде не предусмотрен тот факт, что на предприятии может отсутствовать штамп о заведении вкладыша, и одновременно в нормативных актах не установлен прямой запрет на внесение записи о заведении вкладыша от руки.

То есть при отсутствии штампа вполне допустимо внести запись вручную о том, что вкладыш оформлен, с проставлением даты заведения, номера и серии оговоренного документа.

Образец записи о вкладыше выглядит следующим образом: Выдан вкладыш: Серия. Номер. Дата.

Оформление титульного листа вкладыша мало чем отличается от подобной же процедуры при заполнении книги о труде.

Вносятся практически те же данные, а именно:

• фамилия, имя, отчество работника;
• дата рождения;
• образование;
• специальность.

Но, тем не менее, некоторые отличия есть.

В частности, именно на вкладыше указываются данные действительные на момент заведения оговоренного документа, а не трудовой книжки.

То есть если ранее была смена фамилии, то во вкладыше указывается уже новые данные, то же самое относится и к вновь полученному образованию при его наличии и специализации.

Пример (образец заполнения):

После заполнения выше оговоренных граф указывается уже дата заполнения вкладыша, которая соответственно тоже указывается настоящая, а не та, которая указана в трудовой книжке.

То есть дата заведения вкладыша будет соответствовать дате записи, впервые внесенной именно во вкладыш.

Каковы сроки отчета о командировке? Узнайте тут .

Что делать, если не подписывают заявление на увольнение? Смотрите здесь .

Соответственно после внесения даты кадровый работник, который заполняет вкладыш, должен проставить свою подпись, а также поставить печать предприятия, по аналогии с заполнением основного документа – трудовой книжки, то есть в данном аспекте отличительных особенностей нет.

После заполнения титульного листа вносится уже запись, нумерация которой не будет соответствовать цифре 1, учитывая начало нового документа, а как раз наоборот, ведь вкладыш является продолжением трудовой книжки, соответственно и нумерация продолжается со следующего номера, который был указан в книге о труде.

Как правило, вкладыш присоединяется к трудовой книжке несколькими способами, так как не все знают нужно ли вшивать его, учитывая, что данное правило на законодательном уровне не установлено.

В частности, в некоторых случаях, банально используют большую скрепку для присоединения либо вовсе хранят вместе, хотя все-таки рекомендовано вкладыш вшивать, конечно уже после заполнения сего документа.

Для того чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку следует для начала развернуть книгу на последнем листе, затем проколоть шилом вкладыш в нескольких местах и обложку книжки, желательно и сверху и снизу, а затем толстой двойной нитью прошить несколькими стежками, с последующим закреплением концов нити.

Данную процедуру следует провести для того чтобы вкладыш не потерялся, ведь скрепка может и соскочить, и тогда путаница в документах будет неизбежна.

Конечно, учитывая, что в законодательстве не установлены правила ведения вкладышей возникают и другие сложности при оформлении и ведении сего документа.

К примеру, если закончился первый вкладыш, возникает вопрос, а можно ли заводить второй вкладыш.

Учитывая, что на законодательном уровне запрета либо конкретного количества оговоренного документа не установлено, то соответственно оформлять и подшивать последующий вкладыш можно.

Учитывая, что вкладыш в большинстве случаев подшивается к основному документе, утеря дополнения происходит редко, но, тем не менее, случаются и подобные казусы.

В подобной ситуации кадровый работник обязан произвести выдачу дубликата вкладыша, который оформляется по аналогии дубликата книги о труде.

То есть вносится либо общий стаж, либо же работник может сам посетить бывших работодателей и внести записи на основании приказов о приеме и увольнении, таким образом восстановив хронологию.

Применяются к вкладышу аналогия с книгой о труде и при внесении неправильной записи.

В частности, при допущении ошибки на титульном листе, вкладыш изымается и списывается, а затем заводится новый.

А вот при внесении неправильных данных в тот же раздел сведения о работе делается отметка о недействительности записи и вносится верная запись, но при этом вкладыш не признается недействительным и соответственно новый экземпляр не заводится.

В случае, если работник меняет фамилию, то отметка о смене паспортных данных вносится в оба документа и в книгу о труде, и во вкладыш, несмотря на то, что вкладыш недействителен без основного документа.

Ведь данные для учета используются и с основного документа и с дополнительного, следовательно фамилия должна быть одинаковой в обеих случаях.

Самой распространенной ошибкой при заполнении вкладыша, конечно является неправильное внесение паспортных данных либо образования, в этом случае, как было сказано выше, вкладыш считается испорченным и заводится новый бланк.

Также достаточно распространена ошибка, когда данные вносятся на слух, то есть без сверки с паспортом либо документами об образовании, что приводит к неверным данным.

Возникают ошибки и при внесении подписи кадровика на титуле. Ведь внизу отдельной строчкой сказано, что подпись должна быть разборчивой и, тем не менее, данное правило игнорируется, что приводит к дополнительной работе по заведению нового бланка.

Достаточно часто допускается и еще одна ошибка.

Печать предприятия налагается на подпись самого работника, хотя это считается нарушением, ведь и для печати, и для росписи работника отведено отдельное место.

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Как проверить сотрудника при приеме на работу? Информация — здесь .

В Постановлении Правительства РФ №225 оговорен не только порядок оформления и ведения книжек о труде и вкладышей к ним, но и порядок приобретения оговоренных документов.

В частности, в п.46 Постановления №225 сказано, что и книги о труде, и вкладыши приобретаются работодателем за счет предприятия в специализированной типографии, хотя допускается приобретение оговоренных бланков и за счет работника, ведь бланки есть в общей продаже в тех же магазинах канцелярских принадлежностей.

В отличии от трудовой книжки, которая при первом трудоустройстве всегда выдается на безвозмездной основе, плата за бланк вкладыша все-таки взымается с работника, за исключением тех случаев, когда бланк сего документа испорчен по вине кадрового работника, и заводится новый вкладыш, который оплачивает уже работодатель.

Следует отметить, что с работника на основании п.47 Постановления №225 взымается стоимость расходов на приобретение вкладышей, а не номинальная стоимость оговоренного документа, учитывая, что предприятия несет затраты на тот же бензин за доставку бланков на предприятие, оплату работы бухгалтерии при оформлении договоров и квитанций.

То есть на предприятии сам бланк может стоить и 500 рублей, а вот в свободной продаже цена может варьироваться в зависимости от региона продажи примерно в пределах от 200 до 400 рублей.

В Постановлении №69 утверждена форма приходно-расходной книги, в которой отражаются данные о приобретенных бланках книжек и вкладышей.

Данная книга ведется бухгалтером, а вот кадровый работник, ответственный за ведение и хранение оговоренных бланков ежемесячно предоставлять отчет в бухгалтерию о порядке расходования бланков, а также о необходимости их приобретения.

Региональное агентство развития квалификаций (РАРК)

Виды деятельности > Трудовые книжки и методическая литература

Региональное агентство развития квалификаций является официальным распространителем бланков трудовых книжек и вкладышей к ним нового образца производства Московской печатной фабрики Гознак. Работодатели могут купить у нас трудовую книжку или вкладыш в трудовую книжку в количестве от одного бланка. Вместе с трудовой книжкой отпускается голографическая наклейка к ней.
Для нужд отделов кадров и бухгалтерий предприятий и организаций изготавливаем такую продукцию, как:

-инструкция по заполнению трудовых книжек

-приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее,

-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Эта продукция утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ №69 от 10.10.2003г.

Так же предприятия и физические лица могут приобрести у нас нормативно-правовую документацию и литературу по охране труда и аттестации рабочих мест. Список литературы и цены можно посмотреть в прейскуранте.

Заказать бланки и литературу можно отправив заявку по факсу или On- line. либо приобрести за наличный расчет. Для выставления счета и оформления документов на продукцию нам понадобятся реквизиты Вашей организации.

После поступления денег на наш расчетный счет и при предъявлении доверенности можно получить продукцию по адресу г. Казань, ул. Декабристов, дом 81а, офис 706.

Подробную информацию можно получить по тел. (843)562-29-30. 562-48-24 .

Для усиления защищенности бланков трудовых книжек, они комплектуются вместе с голографическими прозрачными саморазрушающимися наклейками, которые представляют собой готовые к использованию голограммы в виде самоклеющихся этикеток. К каждому бланку трудовой книжки прилагается одна голографическая наклейка. Наклеенная прозрачная голограмма позволяет защитить подпись, печать, нумерацию, либо другую идентифицирующую информацию документа.

Голографическая наклейка прилагается к трудовой книжке бесплатно и отдельно не продаётся.

Данный вид защиты не является обязательным и используется по желанию работодателя.

Документы трудовых книжек без голографических наклеек являются действительными и действуют наряду с документами с голографической наклейкой.

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

• трудовые книжки, которые не были востребованы, – 75 лет;
• документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним – 3 года;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 75 лет;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – 5 лет.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш, который оформляет работодатель в том же порядке, что и трудовую книжку (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Вернуться назад

В письме Минфина России от 29.01.2008 № 07-05-06/18 прозвучало, что затраты организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к прочим расходам. Вернуться назад

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить, образец, что это такое, для чего нужен, зачем, нумерация, штамп

На протяжении длительного трудового пути, практически каждый гражданин может столкнуться с проблемой, когда в его трудовой будет сделана последняя запись. Если для последующей записи не останется места, а вам предстоит трудиться и вносить соответствующие сведения в книжку – вам выдадут вкладыш.

Знать о том, что такое вкладыш в трудовую книжку и каким образом его можно приобрести, должны не только кадровики, но и обычные граждане. Ведь именно их стаж учитывается в книжке, именно их благополучие в нетрудоспособном возрасте зависит от кадровиков и работодателей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно !

Любая ошибка или недочёт в их работе может обернуться долгой волокитой по сбору справок и восстановлению стажа, которая принесёт значительные неудобства всем участникам этой процедуры.

Вкладыш в трудовую – это документ, в котором продолжает учитываться стаж работника после того как его трудовая завершена, то есть в графе внесения сведений о работе сделана очередная запись, после которой места для внесения следующей – не осталось. В этой ситуации недопустимо:

1. Зачёркивать наименование графы «Сведения о поощрениях (награждениях)», переименовывать её в сведения о работе и продолжать вносить записи.
2. Вклеивать чистые листы из бланков трудовых и продолжать вносить записи.
3. Заводить новую трудовую и продолжать вносить записи. Прочитайте статью о том, почему не может быть 2 трудовые книжки.

Недопустимы также аналогичные варианты продолжения внесения сведений о трудовой деятельности работника. Единственно верным, правомочным вариантом действий в такой ситуации является подшивка вкладыша в ТК. Иные действия кадровика могут поставить под сомнение подлинность трудовой книжки в целом, с вытекающими из этого правовыми последствиями.

Соответственно, если вы индивидуальный предприниматель. руководитель организации, главный бухгалтер, руководитель (сотрудник) отдела кадров или уполномоченное приказом руководителя лицо (см. тут ), ответственное за ведение трудовых – контролируйте наличие вкладышей. Имейте в виду, что чистые бланки вкладышей должны быть в наличии всегда, также как и бланки ТК.

Наличие вкладыша является необходимостью, ведь если к вам поступит на работу сотрудник, у которого не осталось места для внесения очередной записи – вы не сможете её внести. Но в соответствии с Правилами (№ 225). внести запись работодатель обязан не позднее 5 дней с момента вступления работника в должность.

Естественно, возникнет нарушение, которого вы не сможете избежать. А если вы без всяких оснований откажете работнику в приёме, то могут возникнуть иные нелицеприятные результаты:

1. Вы потеряете хорошего специалиста из-за собственной непредусмотрительности.
2. Отказав работнику, вы можете наткнуться на рассмотрение ситуации неправомерного отказа в трудовой инспекции, в прокуратуре или суде.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что вкладыш – это далеко не мелочь в кадровом делопроизводстве.

Его наличие может восприниматься как должное, которому не придаётся серьёзного значения. А его отсутствие может привести к неприятным последствиям.

Внешний вид вкладыша отличается от трудовой, в частности, бланк этого документа имеет следующие характеристики:

• 36 страниц;
• картонную обложку;
• формат 88х125 мм;
• с элементами защиты.

Титульный лист напоминает титульный трудовой, а внутри все графы полностью совпадают с графами в ТК.

Бланки вкладышей, как и бланки трудовых могут приобретать только работодатели юридические лица. Работодателю непозволительно:

1. Принимать от работника чистый бланк вкладыша.
2. Требовать от него чистый бланк вкладыша.

Каждый специалист, имеющий отношение к кадровой работе должен понимать, что бланки вкладышей, как и бланки трудовых – документ строгой отчётности. Вкладыш может быть приобретён у посредников, специализирующихся на реализации продукции, выпускаемой Гознаком Минфина РФ, имеющих специальную доверенность на её реализацию, с указанием серийных номеров книжек или вкладышей.

Такие фирмы должны иметь лицензию и сертификат, подтверждающие правомочность совершаемых ими сделок. В других местах их приобретение может привести к серьёзным проблемам, вплоть до постановки вопроса о подделке трудовых.

Бланки вкладышей приобретаются организацией по договору с компаниями распространителями. Лицо, осуществляющее их приобретение в организации, должно быть обеспечено доверенностью.

После их приобретения бланки хранятся в бухгалтерии или у уполномоченного за ведение трудовых. лица. Бухгалтерия, после внесения приобретённых бланков в реестр приходно-расходной книги, передаёт их в работу под расписку лица, ведущего записи трудовых.

Каждая организация, выдавая вкладыш работнику, опирается на Правила, утверждённые на правительственном уровне от 16.04.2003 г. за № 225. Работодатель имеет право на следующие условия их выдачи:

1. Выдать безвозмездно, принимая расходы на приобретение под свою ответственность, в соответствии с п.п.44 и 48 Правил.
2. Взимая соразмерную компенсацию, не превышающую стоимость бланка, на основании п.47.

Если ко времени внесения записи во вкладыш, бланки у продавцов продукции выросли в цене, работодатель имеет право взимать плату лишь равную той, которую оплатил при приобретении именно этого бланка. Завышение стоимости, указанной в накладной на приобретение бланка будет являться грубым нарушением.

Можно компенсировать часть стоимости бланка, тогда сотрудник будет выплачивать его неполную стоимость. Но этот момент нужно оформить особым приказом. При условии его оглашения, он может стать интересным и не обременительным для работодателя, маркетинговым ходом.

• у работника при трудоустройстве;
• у кадровика;
• у работодателя.

Чтобы понять, где взять вкладыш и кто должен его покупать, т.е. оплачивать, знайте что наличие записи в трудовой – это ответственность работодателя. Поэтому трудоустраивающемуся нет нужды проявлять беспокойство, суетливость в отношении необходимости вкладыша, а также — переживать по этому поводу.

Именно работодатель обязан внести запись в ТК, а также решить – каким образом это удобно сделать. Он может предложить варианты того, как заказать вкладыш:

1. Выплатить стоимость бланка вкладыша по накладной наличными.
2. Написать заявление на предоставление вкладыша в книжку.

Оба действия будут правомерными, кроме этого он может без объяснений принять трудовую книжку и подшить вкладыш, не требуя оплаты и не посвящая работника в нюансы кадровых операций.

Если работника попросили написать заявление на предоставление вкладыша, значит, работодатель вычтет из его заработной платы стоимость бланка. Дело в том, что работодатель или бухгалтерия не имеют права производить вычеты из суммы заработной платы без заявления или иной письменной просьбы работника.

Возможно также, что на предприятии заявления на выдачу вкладышей и ТК являются дополнительной формой учёта и контроля этих бланков, что также имеет смысл.

Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя, но может быть передано главному бухгалтеру, бухгалтеру или работнику кадрового отдела. В заявлении высказывается просьба:

1. О выдаче бланка вкладыша для заполнения сведений о работе.
2. О вычете суммы оплаты за бланк из заработка.

Если предложение написать заявление со стороны работодателя или уполномоченного лица не поступило, работнику выступать с инициативой написания заявления не следует. Но при условии, что он на этом настаивает – отказ со стороны работодателя окажется неправомерным. В таком случае вкладыш нужно выдать по заявлению, а заявление подшить в личное дело.

Вполне возможно, что на предшествующем месте работы он писал заявление в отношении каких-либо документов. а работодатель убедил его в том, что так должно быть в соответствии с нормативами.

Если вы предоставляете работу гражданам или ведёте записи трудовых, имейте в виду, что работники могут навязывать своё мнение, так как они полагают себя сведущими и информированными во многих вопросах.

В непринципиальных ситуациях с ними лучше не вступать в спор, иначе они потребуют пространных объяснений о структуре вашего кадрового делопроизводства.

А вступать в полемику по этому поводу с подчинёнными – неэффективно. Все ваши действия в глазах работника должны выглядеть действиями компетентного лица. А по сути – они должны таковыми являться.

Заполнение вкладыша осуществляется в контексте продолжения внесения сведений в ТК. Имейте в виду, что это один и тот же документ. Вкладыш без трудовой является недействительным. Поэтому главное правило и цель заполнения вкладыша – это перенесение в него сведений из трудовой. Для этого записи титульного листа вкладыша должны полностью соответствовать сведениям на титульном листе книжки.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример.

Важную роль играет нумерация. Обратите внимание на то, чтобы порядковый номер первой записи во вкладыше был на единицу больше, чем последний порядковый номер в книжке. То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться. а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую.

В комплексе должно создаваться смысловое единство всех внесённых в документ данных. Зачастую возникают ситуации, в которых последней записью в ТК является запись о приёме на работу, а запись об увольнении уже вписана во вкладыш.

Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена.

Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным. Производится оформление двумя способами:

1. Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
2. Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную. И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

1. Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
2. Ниже указывается серия и номер вкладыша.
3. В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК. Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру. Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено. Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

1. Вкладыш заполняется полностью – титульный лист и запись.
2. Внесённые сведения перепроверяются, сведения на титульном листе должны полностью совпадать с данными титульного листа трудовой, номера записей идти по порядку, а запись должна быть внесена корректно.
3. На титульном листе трудовой нужно внести сведения о выдаче вкладыша (в верхнем правом углу), то есть сделать отметку о выдаче и поставить серию и номер.
4. Подшить вкладыш.

Этот алгоритм важен во избежание допущения и исправления ошибок. Если при заполнении вкладыша на его титульном листе или при внесении записи допущена ошибка, то в соответствии с Правилами (№ 225), он списывается актом и уничтожается.

Обратите внимание, если чистый вкладыш будет подшит и на титульном листе трудовой будет внесён его идентификационный номер – придётся исправлять ошибку на титульном, вырывать (изымать) вкладыш. Эти действия работник может попытаться квалифицировать как порча документа.

Поэтому подшивать и вносить запись о выдаче целесообразно только после заполнения вкладыша. Этот момент касается первичного его заполнения.

После того как вкладыш благополучно подшит и первая запись внесена в него без ошибок, его заполнение продолжается по аналогии с заполнением трудовой, без каких-либо исключений. Он с трудовой книжкой является одним документом. Соответственно, исправление ошибок производится точно также:

1. Если очередная запись во вкладыше была внесена ошибочно, с помарками или описками, исправлять её зачёркиванием или стиранием – недопустимо.
2. Оставьте её в том же виде, с допущенной и не исправленной ошибкой.
3. Под следующим порядковым номером внесите запись: « запись за номером (указать) считать недействительной».
4. Следом за этой формулировкой, без нового порядкового номера внесите сведения правильно и аккуратно.

Прежде чем подшить вкладыш в трудовую книжку, работник пользуется много лет. Не удивительно, то в его жизни могут произойти изменения. Женщина может выйти замуж и поменять фамилию, может измениться образование, повыситься квалификация. Эти нюансы должны отражаться в трудовой владельца.

Поэтому вполне целесообразно предложить владельцу трудовой написать заявление о выдаче вкладыша. Также уместно предложить ему заполнить анкету. Это позволит вам определить, какие изменения произошли, и понять, как наиболее грамотно и адекватно можно заполнить вкладыш.

Если работник закончил вуз, что не отражалось на титульном листе трудовой, во вкладыше в строке «образование» вы пишете «высшее». Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов.

Самое главное – обратите на фамилию владельца трудовой. Запись во вкладыше должна совпадать:

• с паспортными данными;
• со сведениями в ТК.

Если паспорт и ТК имеют разные фамилии собственника документов, то вам нужно потребовать документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке. После предоставления документа, повлиявшего на изменение фамилии, вы:

1. Снимаете копию с этого документа или предлагаете это сделать работнику.
2. Подшиваете копию в личное дело.
3. На основании паспорта вносите на титульный лист трудовой новую фамилию.

При изменении фамилии:

1. На титульном листе трудовой, вам нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию.
2. Ниже записать фамилию, которая актуальна на данный момент.
3. На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии.

Запись делается следующим образом: «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта). Имейте в виду, что без предоставления документа, подтверждающего причину смены фамилии, принимать книжку вновь трудоустраивающегося вы не имеете права, так как он не подтвердил её подлинность.

Вкладыш в ТК нужен для продолжения внесения записей.

Если книжка завершена, но гражданин продолжает трудиться – ему требуется подшить вкладыш. Вкладыш является таким же важным документом, как трудовая книжка, но без неё он не является действительным.

Бланки вкладышей относятся к документам строгой отчётности. приобретаются в специальных торговых фирмах на основании договора и доверенностей на продажу и приобретение. Хранить их нужно вне прямого доступа, в защищённом месте. Записи требуется вносить также аккуратно и корректно, как и в трудовую книжку.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

21.04.2016 в 13:52

Бланки вкладышей изготавливаются и предоставляются работодателям на возмездной основе. Выдавая их работнику, с него взимается плата, размер которой равен размеру затрат на их приобретение. Платная основа положена в договорные отношения между изготовителем (Объединение «ГОЗНАК») вкладышей либо распространителями, соответствующими требованиям изготовителя. Например, у официального представителя Объединения «ГОЗНАК» НПО «Госзнак» вкладыши размером 88х125 мм серии ВТ-I реализуются по цене 200 рублей.
Обоснование: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) (п. п. 46, 47), Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н (п. 1.2.).

Бесплатная помощь юриста

+7 (499) 703-47-72 Москва +7 (812) 309-93-81 Санкт-Петербург

На вопрос отвечает эксперт-юрист Олег

Здравствуйте!
На данный вид бланков не устанавливается розничный прейскурант цен, т.к. они согласно Постановления правительства «О трудовых книжках» и Приказа Минфина «О трудовых книжках» предоставляются для распространения на возмездной основе юридическим лицам и индивидуальным предприятиям, имеющим, в том числе, право на розничную реализацию данных бланков. В РФ на такую продукцию максимальная наценка не регламентируется.
Иными словами, стоимость вкладыша вы можете узнать из интернета или в специализированном магазине.

Бесплатная помощь юриста

+7 (499) 703-47-72 Москва +7 (812) 309-93-81 Санкт-Петербург