Рейтинг: 4.9/5.0 (1930 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.
О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении
Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.
Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.
Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:
Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.
Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:
После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.
После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.
Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.
Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.
Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.
Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверноВ трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.
Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена. В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки. Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.
Оценить и поделиться
Штамп "Выдан вкладыш" применяется для проставления отметки о выдаче вкладыша в трудовой книжке.
"38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша."
Титульный лист вкладыша заполняется так же как и титульный лист трудовой книжки.
Согласно п.44 "Правил ведения и хранения трудовых книжек" в организации должны постоянно иметься в наличии бланки трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку.
Как выглядит штамп в трудовой книжке:
При создании серий автоматических оснасток «GRM» используются современный дизайн и новейшие пластики самого высокого качества. Сборка продукции «GRM» производится на заводе пластмассовых деталей Shanghai Jipushen Office Articles Co.(Шанхай). Модели оснащены подушками из долговечного штемпельного материала производства Швейцарии и заправлены краской Noris-Color GmbH (Германия).
Елена Ширимова, ведущий эксперт по кадровому учету и делопроизводству компании «Моё дело»
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Helen (г. Липецк)
Закончилась старая трудовая книжка, что делать - заводить вкладыш? Как и за чей счет?
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов - Сведения о работе или Сведения о награждении, нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить - в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов. Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой. На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.
При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью Выдан вкладыш и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки. Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки выдан вкладыш. Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя - он может потеряться.
Нумерация записей во вкладыше по каждому разделу будет продолжать нумерацию, которая ведется в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. абз. 1, разд. 4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
При изменении личных данных о работнике изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. п. 2.3-2.4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
Работодатель выдает работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) за плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланка (п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.). Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) различными способами, например, внести деньги наличными в кассу или перечислить на банковский счет организации. Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п. (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
В определенных случаях организация обязана выдавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) бесплатно, например, если при первичном заполнении вкладыша бланк был испорчен не по вине работника (п. 34, 47-48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.).
Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.
Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку и как без ошибок его заполнить? Одна из тонкостей, связанных с оформлением документов для кадровиков связана с операцией заполнения и вшивания вкладыша в существующую трудовую книжку. Рассмотрим этот вопрос ниже.
Говорят, что к 2017 году Министерство труда планирует отменить трудовые книжки. Однако сегодня это пока еще основной документ, учитывающий стаж работы гражданина. При официальном оформлении сотрудника на работу и заключении с ним трудового договора, если он проработал у данного работодателя более пяти дней и это место работы является основным, наличие трудовой книжки и ее оформление в соответствии с установленными требованиями, необходимо.
Немного истории. Для многих людей трудовые книжки ассоциируются с советским прошлым. Но документы такого типа характерны не только для Советского Союза и России, как его правопреемника. Во Франции аналогичные документы существовали с 1781 года, придя на смену одноразовым справкам, выдаваемым работнику предыдущим работодателем. Существовали трудовые книжки и в Германии, Италии, Дании и в других странах. В Советском Союзе трудовые книжки были введены в 1918 году, и существуют и поныне, претерпев некоторые изменения в форме бланка и правилах его заполнения.
Законотворцы выступали с инициативой отмены бумажных носителей информации о трудовом стаже и квалификации, переведя учет трудовых достижений граждан в более современный вид, еще в 2012 году. Отмена планировалась постепенно, в течение десяти лет. Информация об этом вызвала противоречивые настроения у граждан.
Не принимая во внимание идеологическую сторону вопроса, типа, трудовая книжка – наследие «совка»: с одной стороны, в век IT технологий бумажные варианты документов учета действительно устарели, а с другой стороны, есть опыт Аргентины, с многотысячными очередями людей, информация о трудовом стаже которых была утрачена в процессе оцифровки документов. Эта история длилась в течение нескольких лет, пока Верховный суд Аргентины не обязал Собес принимать устные заявления граждан и выдавать им сертификат государственного образца о трудовом стаже, начиная аж с 1977 года. Поэтому, на фоне перманентных пенсионных нововведений в России, законодательная инициатива по ликвидации трудовых книжек может действительно восприниматься как ущемление социальных прав граждан.
На этом закончим лирическое отступление, пока что это официальный документ, имеющий юридическую силу, и требующий правильного оформления.
Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку
В официальном бланке существует определенное число страниц, отведенных для записей о приеме на работу, увольнении, квалификации сотрудника и занимаемых им должностях, о наградах и порицаниях.
В пресловутое советское время частая смена места работы не приветствовалась и свидетельствовала о том, что гражданин с большим послужным списком – не ахти какой хороший работник. Таких называли «летунами». И люди гордились документом, в графе о приеме и увольнении которого было всего две записи: о приеме на работу и выходе на пенсию.
Мир изменился, и сегодня частой сменой места трудовой деятельности никого не удивишь. Работники ищут более выгодные вакансии, предприятия и организации – и частные и государственные, перестают существовать. Существует даже мнение, что для успешной реализации своего потенциала человеку необходимо раз в пять лет менять место работы – чтобы трудовая деятельность не превращалась в рутину.
Для многих развитие потенциала личности в сфере трудовой занятости весьма активный процесс. И отведенного места для записей в трудовой не хватает. Для соответствия современным реалиям, в начале 2004 года, (правительственное постановление Российской Федерации за номером 255 от апреля месяца 2003 года), был введен новый образец бланка, где количество страниц было увеличено. С тех пор существует законодательно установленное дополнение к стандартному бланку – специально оформленный вкладыш.
Оформление вкладыша в трудовую книжку регламентируется соответствующими инструкциями (инструкция за номером шестьдесят девять от октября 2003 года).
Как правильно оформить вкладыш
Заведение вкладыша обязательно при полном заполнении любого раздела в трудовой книжке. Совершенно недопустимо перечеркнуть, к примеру, графу «о поощрениях и награждениях», и вносить на свободное место записи, не соответствующие разделу.
Ведение записей во вкладыше в общих чертах, аналогично правилам для заполнения трудовой книжки. но вкладыш не является самостоятельным документом – без трудовой книжки, в которой проставлена отметка о получении вкладыша, он не действителен.
Существует ряд нюансов, на которые следует обратить внимание при заполнении.
Вкладыш в трудовую оформляется в отделе кадров того предприятия, во время работы в котором у сотрудника в документе о трудовом стаже закончились строки для внесения новых записей. Как правильно осуществить оформление вкладыша в трудовую книжку – образец смотрите ниже.
Как подшить вкладыш в трудовую книжку
Кроме внесения записей при оформлении вкладыша, работник отдела кадров обязан знать, как подшить вкладыш в трудовую книжку. Строгих предписаний на этот счет нет: логичнее всего подшить вкладыш перед разделом «Данные награждениях и поощрениях», либо после определенного раздела, который полностью заполнен. Более удобно вшить вкладыш в разворот трудовой книжки, чаще всего его пришивают в самом конце, перед обложкой. Нет четких рекомендаций и о вариантах шва и нитках: можете подшивать вручную или на швейной машинке, главное, чтобы вкладыш прочно держался, и исключалась возможность его потери.
Вкладыш в трудовую книжку должен выдаваться работодателем.
На первой странице вкладыша дублируются сведения о сотруднике, внесенные в трудовую книжку .В соответствующие графы впишите фамилию, имя и отчество согласно документу, подтверждающему личность.Укажите дату рождения сотрудника.В графе «Образование» укажите уровень образования. Данная запись вносится на основании документов, которые подтвердят получение образования: диплом или аттестат.В графе «Профессия, специальность» впишите профессию сотрудника, которая указана в дипломе. Если данных о профессии нет, оставьте поле пустым.Напишите дату заполнения вкладыша. Датой заполнения считается дата первой записи, внесенной в данный документ.Кроме того, во вкладыше, также как и в трудовой книжке, на первой странице необходимо указать фамилию специалиста, ответственного за заполнение трудовых книжек, кадрового работника, а также его подпись.Во вкладыше также обязательно наличие личной подписи сотрудника.
Записи во вкладыш вносятся аналогично записям в трудовую книжку. Нумерация записей продолжает нумерацию трудовой книжки. Во второй графе указывается дата внесения записи. В третьей графе – заносится запись о приеме на работу, увольнении, переводе на другую работу, сокращении. При этом, не допускается делать сокращения, например, заменять слово «статья» на «ст.» в случае обоснования увольнения или сокращения. В последней, четвертой графе ставится название документа (Приказ), в соответствии с которым внесена запись, дата его подписания и номер. В этой графе также не допускаются сокращения.
При выдаче вкладыша необходимо сделать запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки: «Выдан вкладыш», указав его серию и номер. Эта операция повторяется при каждой последующей выдаче вкладыша. Не стоит делать данную запись до заполнения вкладыша. Если была допущена ошибка, вкладыш подлежит уничтожению или в него должны быть внесены исправления. Места же для штампа о выдаче вкладыша может не остаться.
Внесите в книгу учета движения трудовых книжек запись о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, вкладыш должен быть вшит (а не вклеен) в книжку. дополнением к которой он является. Этому способствует обложка, которая имеется у вкладыша. Тем не менее, указаний, как именно это сделать, не дается. В большинстве случаев вкладыш вшивается после последней страницы трудовой книжки.
Вкладыш в трудовую книжку. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку
Не получили ответ на свой вопрос?
Спросите нашего эксперта:
С 1 июля 2016 года повышается МРОТ в России
28 марта 2016 года премьер-министр Дмитрий Медведев заявил о повышении минимальной оплаты труда, президентом уже.
Александр Искусственный Интеллект (128870), закрыт 9 лет назад
1.Как исправить неправильно записанную дату выдачи вкладыша в трудовую книжку?
2.Законно ли выдать вкладыш в 2003 году, а записи внести с 2002 года?
3.Как правильно оформить дубликат утерянного вкладыша в трудовую книжку?
4.Можно ли при записи (ошибочной) во вкладыше, а именно дата выдачи раньше, чем выпущен вкладыш, оформить справку из отдела кадров, подтверждающую, что дата выдачи вкладыша указана ошибочно?
Olia Просветленный (25069) 9 лет назад
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Он оформляется при предъявлении работником паспорта и документа об образовании. На их основании и заполняется титульный лист вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша (см. пример 17). Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца.
Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:
в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ
БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ
III. Внесение изменений и исправлений
в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки
27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.
30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
Если нигде не отражено, что вкладыш 2003 г. то ничего незаконного нет.
Дубликат вкладыша оформляется в том же порядке, что и дубликат трудовой.
Нужно признать дату выдачи недействительной и внести как положено.
Guron Мыслитель (6503) 9 лет назад
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.
Пустые страницы трудовой книжки рано или поздно могут закончиться, поэтому чтобы вносить последующие записи работники отделов кадров вправе использовать специальные вкладыши. Это отдельный документ, имеющий свой уникальный номер, поэтому он требует соблюдения особых правил использования и заполнения.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?Вкладыш выглядит следующим образом:
Формально, он полностью дублирует оформление страниц настоящей трудовой книжки, поскольку имеет те же графы для заполнения: № п.п. дата, сведения о приёме на работу, номер документа. Как заполнять вкладыш в трудовую книжку? Точно так же, как и саму трудовую книжку.
Как оформляется трудовая книжка?Все записи в данной учетной книжке имеют порядковый номер, дату внесения записи, её содержание, а также документ, на основании которого сотрудник принят на работу, уволен, поощрён и т.д. При этом каждая трудовая книжка должна иметь лист, на котором указаны ФИО работника, его должность, а также ФИО должностного лица, ответственного за внесение записей.
Запись во вкладыше в трудовую книжку
Внесение записей во вкладыш осуществляется по тем же правилам. Это касается и «титульного» листа вкладыша, где присутствуют те же поля: ФИО работника, должность и т.д. Нумерация записей, вносимых во вкладыш, должна продолжать нумерацию трудовой книжки.
Оформление вкладыша трудовой книжки имеет свои особенности. При его выдаче на внутренней стороне обложки книжки ставится штамп или делается запись: «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Эти же данные необходимо внести в книгу учета движения книжек по предприятию.
Часто задаваемые вопросы:
Можно ли вкладыш приклеить на обложку трудовой?
Нет. Инструкция по заполнению подобных учетных документов обязывает вшивать вкладыш, а не вклеивать. Обычно это делает сразу после последней страницы трудовой.
Будет ли действителен вкладыш без самой трудовой?
Нет, он является дополнением к ней, поэтому отдельно от неё является недействительным.
Можно ли во вкладыш переносить запись, для которой в книжке не осталось места?
Да, такое допускается, даже если переносится всего одна строка из графы «Сведения о приёме на работу».
Если человек часто меняет работу, быстро поднимается по карьерной лестнице или имеет много поощрений, то процессе длительной деятельности возможно заполнение всех страниц трудовой книжки.
В таком случае в документ надлежит вшить специальный вкладыш. Правила его заполнения не отличаются от требований к ведению трудовых, однако при оформлении порой возникают вопросы.
Для чего он нужен?Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию. Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:
Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ — вкладыш.
Это особый бланк строгой отчётности. который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.
Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:
Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:
Информация о выдаче фиксируется в трудовой. При этом на титульном листе книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Он должен быть легко читаемым, чётким, при этом не перекрывать другие записи. Также указывается серия и номер документа. Законодательно не установлено точное положение информации о выдаче бланка, однако его ставят, как правило, в верхнем правом углу.
Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.
Количество вкладышей законодательством не ограничено. У человека может быть вшито и два, и три бланка. Все их номера должны быть зарегистрированы в книжке.
Сам документ без трудовой не предоставляется и недействителен.
Нужно ли вшивать?После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую. Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.
Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки — между последней страницей и задней обложкой.
Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.
Документ должен исключительно вшиваться. Не допускается приклеивание скотчем, скрепление скобами, также его нельзя просто вложить в трудовую. Эти способы не обеспечивают достаточную сохранность.
Процедура вшивания несложная, она состоит из нескольких действий:
Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.
Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео:
Как составить заявление на выдачу трудовой книжки на руки — смотрите здесь .
Распространённые ошибкиТребования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых. Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.
Эти недочёты можно отнести к двум видам:
Эти ошибки можно откорректировать только в том месте работы, где была внесена неправильная запись. Допускается исправление новым работодателем на основании официального документа от организации, кадровый работник которой допустил неточность. При этом нельзя зачёркивать запись.
Внесение дополнений и исправлений осуществляется только другой строкой, в которой указывается недействительность сведений, а также записывается правильная информация.
Данные ошибки могут повлечь за собой проблемы у человека, связанные:
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно !
