Согласование документа - виза, гриф и порядок согласования

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа. соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты .

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы. если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Правоведение

Отдел кадров

по состоянию на 25 января 2005 года

Порядок согласования документов.

Правила оформления грифа согласования и виз на документах

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости – утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. В работе с документами под согласованием понимаетсяпредварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание. Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннеесогласование оформляется визой, внешнее – грифом согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция по делопроизводству). Порядок согласования актов законодательства определяется специальными Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359.

Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие илинесогласие должностного лица с содержанием документа.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутреннихдокументах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. Висходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски), по тем же правилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования. Например:

Зам. коммерческого директора
Подпись П.А. Линник
15.01.2004

Следует обратить внимание, что само слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется.

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Так, Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; в обязательном порядке приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой. Поэтому, например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела. При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих структурных подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Примерная инструкция по делопроизводству установила, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т.е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа либо в специально разрабатываемом табеле форм документов, предусмотрев в нем соответствующую графу.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Например:

Начальник отдела кадров
Подпись Н.И.Вересаева
22.12.2003

Зав. отделом архивоведения
Подпись С.В.Жуков
22.12.2003

Зав. отделом документоведения
Подпись Н.А.Карполь
22.12.2003

Юрисконсульт
Подпись Ю.А.Кладниекс
23.12.2003

Главный бухгалтер
Подпись Т.Г.Тарасевич
24.12.2003

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2–3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа рядом с визой указывается: «Замечания прилагаются». Например:

Зав. общим отделом
Подпись А.Е.Байкулов
19.01.2004
С проектом не согласен
Замечания прилагаются

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее) его.

Кроме визы согласования в делопроизводственной практике часто применяется и так называемая виза ознакомления. Виза ознакомления проставляется на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие3. Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением и должностными обязанностями. Кроме того, для организации качественного и своевременного исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание.

Как оформлять визу ознакомления в этих ситуациях? Здесь возможны различные варианты.

Если при подготовке внутренних документов (тех же приказов) заинтересованные должностные лица знакомятся с содержанием приказа еще в проекте (проставляют визы согласования), то, естественно, дополнительные визы ознакомления с документом после его подписания и вступления в силу не требуются. В подобных ситуациях должностным лицам, ответственным за исполнение документа, как правило, вручаются его копии, и ознакомление с подписанным документом осуществляется именно таким способом.

В некоторых случаях возникает необходимость ознакомить с содержанием документа (внутреннего или поступившего) всех сотрудников (например, при установлении новых должностных окладов). В этом случае первый экземпляр документа передается во все структурные подразделения, и работники, ознакомившись с его содержанием, оформляют визу ознакомления. Ее рекомендуется оформлять на оборотной стороне листа по тому же принципу, по которому оформляется виза согласования (название должности, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата). Если на оборотной стороне документа недостаточно места, то допускается прилагать к нему отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления.

Несколько иные требования предъявляются к оформлению визы ознакомления в приказахпо личному составу. Если заинтересованные должностные лица визируют проект такого приказа на стадии его подготовки (например, приказ о приеме на работу завизируют кадровик, главный бухгалтер, начальник отдела, в который принимается работник, другие должностные лица согласно их компетенции), то работник знакомится с его содержанием уже после подписания. Кроме того, ознакомление работника с приказом согласно трудовому законодательству является обязательным, поэтому визу ознакомления работника с приказом по личному составу рекомендуется оформлять на лицевой стороне (хотя допускается и на обороте), а составляющие элементы этого реквизита можно впечатать в проект приказа заранее, на стадии оформления проекта. Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности, так как оно указывается в тексте приказа.

Располагается виза ознакомления работника с приказом по личному составу ниже подписи документа, Например, если приказ о приеме на работу двух сотрудников подписывает директор института, то визы ознакомления этих сотрудников с приказом будут оформлены следующим образом:

Директор института ПодписьН.С.Кавко

С приказом ознакомлены: ПодписьА.Е.Байкулов
23.01.2004
ПодписьВ.П.Лидогостер
23.01.2004

Все элементы реквизитов «Подпись» и «Визы ознакомления» в примере были впечатаны заранее. Директор проставил подпись лично, работники, в свою очередь, проставили подписи и день месяца в дате ознакомления

с приказом (выделены курсивом).

Порядок внешнего согласования

Согласование документа со сторонними организациями или их должностнымилицами называется внешним согласованием. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профессиональными союзами и их комитетами, советами трудовых коллективов и т.п.), которые действуют при организации – авторе документа.

В ряде нормативных правовых актов Республики Беларусь закреплено требование обязательного внешнего согласования документов. Так, Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» посвящает этому вопросу целую статью и определяет, что проект нормативного правового акта до внесения его в нормотворческий орган (должностному лицу) подлежит согласованию с заинтересованными государственными органами (организациями), если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Согласно Закону согласование проекта нормативного правового акта выражается в виде согласия либо несогласия государственного органа с соответствующим проектом с изложением мотивов и обоснованием замечаний и предложений и приложением предлагаемой редакции проекта нормативного правового акта или его отдельных положений4. Требование обязательного внешнего согласования содержится и в других нормативных правовых актах – положениях, инструкциях, правилах, регламентах.

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласиес его содержанием учреждения, его органа, должностного лица, не являющегося авторомдокумента .

Гриф согласования состоит изследующих элементов :

1. слова «СОГЛАСОВАНО»;
2. наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);
3. личной подписи должностного лица и ее расшифровки;
4. даты согласования.

Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи, по возможности, размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например :

Директор института
«Белпромпроект»

Согласно СТБ 6.38-95 составные части реквизита «Гриф согласования» отделяют друг

от друга 1,5–2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО
1,5
Председатель Комитета
1
по архивам и делопроизводству
1
при Совете Министров Республики Беларусь
2
Подпись В.И.Адамушко
1,5
19.02.2004

При подготовке документов с использованием компьютерных технологий оформление грифа согласования может осуществляться в соответствии с требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь5. Согласно требованиям указанной Инструкции составные элементы грифа согласования печатаются с соблюдением следующих межстрочных интервалов:

СОГЛАСОВАНО Одинарный
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству Точно 14 nm
при Совете Министров
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный

СОГЛАСОВАНО Одинарный
Министр финансов Точно 14 nm
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный

Требования Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, ориентированы на подготовку документов в текстовом редакторе Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman и являются обязательными только для круга организаций, указанных в названии Инструкции. Для остальных организаций ее требования носят рекомендательный характер.

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом6. В этом случае гриф согласования оформляют следующим образом:

Протокол заседания
профсоюзного комитета

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне. Например:

Директор НациональногоДиректор Национального
архива Республики Беларусь исторического архива Беларуси

Подпись В.Д.СелеменевПодпись А.К.Голубович

Несколько грифов согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

Директор НациональногоДиректор Национального
архива Республики Беларусь исторического архива Беларуси

Подпись В.Д.СелеменевПодпись А.К.Голубович

Директор Государственного Директор Государственного
архива Минской области архива Брестской области

Подпись Г.И.Ляшук Подпись А.К.Голубович

При наличии нескольких грифов согласования их располагают согласно СТБ 6.38-95 начиная от 0-го (от границы левого поля) и 5-го (после 40 печатных знаков) положений табулятора, а руководствуясь требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, начиная соответственно от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается
Подпись
Дата

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
____________________

(название документа)
СОГЛАСОВАНОСОГЛАСОВАНО
… …

Грифы согласования на листе согласования оформляются по стандартным правилам.

В заключение отметим, что согласно Примерной инструкции по делопроизводству внешнеесогласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующейочередности:

Визы руководителя на документах образец

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

26 Авг, 2016 г. - 14:01

22 Авг, 2016 г. - 16:47

26 Авг, 2016 г. - 13:46

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Июл, 2016 г. - 13:57

Чем отличается визирование от подписания?

alex hex Гуру (4266), закрыт 5 лет назад

Престидижитатор Высший разум (102626) 5 лет назад

Визирование — проставление подписи на документе официальным лицом, означающее его согласие с содержанием данного документа. Визировать документ, например, может даже уборщица или дворник, в случае, если, по мнению руководителя, содержание этого документа требует ознакомления и согласия их в части вопросов, касающихся их компетенции.
Подписание же документа – юридический факт, придающий этому документу юридическую значимость, юридическую силу (локальный нормативно-правовой акт, иной юридически значимый документ). Подписание документа для придания ему юридической значимости, юридической силы возможно и допустимо лицом, которое на законных основаниях наделено для этого соответствующими полномочиями и несет за придание этому документу юридической значимости определенную ответственность.

Ольга-Мария Представ.ПоЗак. Мудрец (10334) 5 лет назад

Примечание:
- визируют иногда документ до его подписания, то есть до придания ему юридической силы. Это этап подготовки документа и его согласования. Визируется теми, кто может ввнести поправки в такой документ при его создании, возразить из-за каких-либо известных ему ограничений.
- подписывают его те, кто утверждает правила вводимые документом, или те стороны, кто исполняет обязанности или пользуется правом, предоставляемым этим документом после его принятия-подписания сторонами.

Пример: заявление на административный отпуск.
1. подписывается заявитель текста.
2. визирует непосредственный руководитель, потому что он должен знать имеется ли производственная возможность обойтись без сотрудника в указанный период, он должен организовать работу. Может визировать - принять к сведению, а может возразить и указать обоснование возражения.
3.визирует обычно руководитель предприятия или учреждения, если возражения признаны уважительными и или подписывает-утверждает-издает соот.пр.

Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, т. е. теми, кого затрагивает содержание документа. В обязательном порядке документы визируются: - ответственным работником – исполнителем; - начальниками отделов или подразделений, которые представили документ и (или) которым в документе предусматриваются задания и поручения; - юрисконсультом (в предусмотренных случаях).

Азат Мустаев Профи (739) 5 лет назад

Подписывает руководитель, визируют начальник отдела от которого исходит данный документ, юрист и начальник отдела иных структурных подразделений, которых затрагивает данный документ ( обычно главный бухгалтер или допустим главный инженер). Можно прямо на документе ставить визу, можно на отдельном листе согласования. Затем уже документ попадает на подпись начальнику.

Визы на заявлении

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

50. Визы (реквизит 26) - это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.
Реквизит "Визы" включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово "Виза" не входит в состав реквизита.
Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирнов
25.06.2005

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания.
Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.
При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".
Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирнов
25.06.2005
С проектом не согласен
Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.
Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись Н.Б.Скворцова
20.06.2005

Зав. отделом документоведения
Подпись А.В.Сидорцова
20.06.2005

Зав. отделом архивоведения
Подпись Т.И.Боброва
21.06.2005

Юрисконсульт
Подпись Н.С.Швец
22.06.2005

Главный бухгалтер
Подпись Л.М.Левентова
23.06.2005

Реквизит "Визы" используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления начинается словами: "С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен". Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
Пример:
С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров
10.07.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.
Пример:
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Подпись В.И.Гришина
20.07.2005
Экономист планового отдела Подпись А.С.Маслова
21.07.2005
Менеджер отдела рекламы Подпись С.Н.Рязанов
22.07.2005

Визы располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе.

(гл. 3, Методические указания Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 N 41 "По практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Виза на документе - это

ВИЗА — (франц. visa, от лат. visum виденное). 1) отметка на заграничном паспорте, удостоверяющая, что он был предъявлен в надлежащих местах. 2) послание, которым свидетельствуется, что лицо, получающее бенефицию, действительно достойно того. 3) то же,… … Словарь иностранных слов русского языка

Виза — (лат. visa, от visus увиденный, рассмотренный; англ. фр. visa) 1) надпись должностного лица на документе или акте, сделанная по установленной форме, удостоверяющая его подлинность, подтверждающая его согласование или придающая документу (акту)… … Энциклопедия права

ВИЗА — (от латинского visus увиденный, просмотренный), 1) подпись соответствующего лица на документе, удостоверяющая его подлинность или придающая ему силу. 2) Официальная отметка ведомства иностранных дел или внутренних дел в паспорте (заграничном… … Современная энциклопедия

ВИЗА — ВИЗА, ы, жен. 1. Пометка должностного лица на документе. Поставить свою визу. 2. Разрешение на въезд в страну, выезд или проезд через неё, а также пометка в паспорте в знак такого разрешения. | прил. визовый, ая, ое. В. режим. Толковый словарь… … Толковый словарь Ожегова

Виза — (от латинского visus увиденный, просмотренный), 1) подпись соответствующего лица на документе, удостоверяющая его подлинность или придающая ему силу. 2) Официальная отметка ведомства иностранных дел или внутренних дел в паспорте (заграничном… … Иллюстрированный энциклопедический словарь

виза — ы; ж. [от лат. visa виденное]. 1. Разрешение на въезд кого л. в страну, на выезд или проезд через неё; пометка в паспорте, удостоверяющая такое разрешение. Въездная, выездная, транзитная в. Получить визу. Отдел виз и регистрации. 2. Офиц. Пометка … Энциклопедический словарь

виза — сущ. ж. употр. сравн. часто Морфология: (нет) чего? визы, чему? визе, (вижу) что? визу, чем? визой, о чём? о визе; мн. что? визы, (нет) чего? виз, чему? визам, (вижу) что? визы, чем? визами, о чём? о визах 1. Виза это официальное (в виде… … Толковый словарь Дмитриева

виза — (от лат. visus увиденный, просмотренный) 1) отметка в паспорте, означающая специальное разрешение государства на въезд, выезд, проживание или проезд иностранца через его территорию. Выдается на определенный срок; 2) надпись соответствующего… … Большой юридический словарь

Виза — 1) надпись соответствующего должностного лица на документе или акте, удостоверяющая его подлинность или придающая ему юридическую силу; 2) разрешение на въезд на территорию соответствующего государства, на выезд с этой территории или на проезд… … Теория государства и права в схемах и определениях

виза — ы; ж. (от лат. visa виденное) см. тж. визовый 1) Разрешение на въезд кого л. в страну, на выезд или проезд через неё; пометка в паспорте, удостоверяющая такое разрешение. Въездная, выездная, транзитная ви/за. Получить визу. Отдел виз и… … Словарь многих выражений

ВИЗА — 1) Официальная надпись на документе, означающая его утверждение, регистрацию или проверку. 2) Отметка на заграничном паспорте, означающая разрешение на выезд из государства или въезд в него … Словарь политических терминов

Обязательна ли виза руководителя ООО на заявлении работника об увольнении по собственному желанию?

Обязательна ли виза руководителя ооо на заявлении работника об увольнении по собственному желанию? Как эта виза должна звучать? Как правильно писать в заявлении " уволить по собственному желанию" или " уволить по собственной инициативе"?

Рассмотрим ваши вопросы:

Нет, не обязательна.

Законодательство не содержит обязанности визировать заявление на увольнение у руководителя организации.

При этом виза руководителя на заявлении, как правило, необходима сотруднику для подтверждения приема заявления.

Вместе с тем, таким подтверждением может стать и другой документ, в частности:

Кроме того, работодатель может указать реквизиты приема заявления на копии заявления об увольнении, поданной одновременно с самим заявлением.

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном листе согласования.

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения.

Таким образом, можно сделать вывод, что при визировании работнику заявления об увольнении, можно проставить как просто подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, так и внести дополнение.

Например, если заявление оформлено надлежащим образом. то виза может быть следующей:

"Отделу кадров оформить увольнение"

Директор А.А. Львов

Если же в заявлении указана дата увольнения до истечения срока предупреждения. а работодатель не согласен на данное увольнение. то он должен отразить это на заявлении и виза будет следующая:

"С увольнением 02.02.2015 не согласен. Отделу кадров проинформировать работника"

Директор А.А. Львов

Кроме того, желательно в письменной форме сообщить работнику о таком отказе.

Уважаемый Иван Иванович!

Ваше заявление от 29.01.2015 года об увольнении по собственному желанию 07 .08.2014 рассмотрено. Ваша просьба об увольнении 02.02.2015 удовлетворена быть не может, т.к. Вами не соблюден срок предупреждения, установленный ст. 80 ТК РФ, а причин, препятствующих продолжению работы у Вас нет.

В связи с чем, рекомендуем Вам подать новое заявление об увольнении по п. 3 части 1 ст. 77 Трудового Кодекса с соблюдением установленного ст. 80 Трудового Кодекса РФ срока предупреждения.

Директор А.А. Львов»

1. Обязательна ли виза руководителя ООО на заявлении работника об увольнении по собственному желанию?
   • копия заявления с визой специалиста отдела кадров о приеме;
   • отдельный документ (например, справка) с указанием даты приема (регистрации) заявления;
   • копия или выписка из журнала регистрации входящей корреспонденции.
2. Как эта виза должна звучать?
3. Как правильно писать в заявлении " уволить по собственному желанию" или " уволить по собственной инициативе"?

Статья 80 ТК РФ, предусматривает расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию). Следовательно, исходя из четкой формулировки, в заявлении можно указывать как "уволить по собственному желанию " так и "уволить по собственной инициативе ".

Подробности в материалах Системы:

Предупреждение об увольнении

Если сотрудник решил расторгнуть трудовой договор по своей инициативе (по собственному желанию), он обязан предупредить работодателя об увольнении не позднее чем за две недели. Такой порядок предусмотрен в части 1 статьи 80 Трудового кодекса РФ. Из этого правила есть исключения. Например, спортсмен, тренер при расторжении по собственному желанию трудового договора, заключенного на четыре месяца и более, должен письменно уведомить администрацию не менее чем за месяц (ч. 1 ст. 348.12 ТК РФ ). Подробнее о сроках уведомления об увольнении по собственному желанию см. в таблице .

Форма уведомления – произвольная. Главное, чтобы оно было письменным (не устным) и содержало подпись сотрудника. На практике, для уведомления о предстоящем увольнении сотрудники оформляют заявление об увольнении на имя руководителя организации. Поскольку никаких иных ограничений к оформлению уведомления законодательством не предусмотрено, сотрудник может написать заявление от руки, напечатать его на компьютере или заполнить с использованием трафаретного бланка (ч. 1 ст. 80 ТК РФ. определение Конституционного суда РФ от 22 марта 2011 г. № 394-О-О ).

Подготовленное заявление сотрудник вправе подать лично, направить заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1551-6 ).

Увольнять работника по собственному желанию без его письменного заявления, переданного непосредственно работодателю, неправомерно. Аналогичную позицию занимают и суды, см. например, апелляционные определения Свердловского областного суда от 21 февраля 2014 г. № 33-2187/2014. Белгородского областного суда от 20 августа 2013 г. № 33-2622 .

Ситуация. Обязательно ли регистрировать заявления на увольнение

Нет, не обязательно, но желательно.

Действующее законодательство не обязывает работодателя регистрировать заявления сотрудников на увольнение. Однако такая регистрация выгодна прежде всего самому работодателю. Она позволяет точно определить предполагаемую дату увольнения, поможет в случае отзыва сотрудником такого заявления и отстаивания своей позиции в контролирующих органах или суде, если впоследствии возникнет трудовой спор с сотрудником о правомерности его увольнения в тот или иной день.

При этом работодателю не следует отказывать в приеме или регистрации заявлений на увольнение, поскольку сотрудники могут известить его и иным способом, например, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или телеграммой (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221. п. 108–116 Требований, утвержденных приказом Мининформсвязи России от 11 сентября 2007 г. № 108 ).

С учетом изложенного работодателю можно рекомендовать регистрировать поступающие заявления сотрудников, в том числе и заявления на увольнение. Сделать это можно в специальных журналах учета, например, в журнале входящей корреспонденции .

Ситуация:Обязан ли работодатель представлять сотруднику копию его заявления на увольнение, завизированного руководителем

В общем случае работодатель обязан по просьбе сотрудника предоставить ему подтверждение того, что заявление на увольнение принято. При этом таким подтверждением может быть как копия заявления с визой руководителя, так и другой документ.

Если организация применяет классический документооборот с наложением руководителем резолюций от руки на заявлениях, то сотрудник вправе требовать представить ему копию собственного заявления с визой руководителя. Такой документ касается работы сотрудника и может быть получен им в порядке требований статьи 62 Трудового кодекса РФ.

При этом виза руководителя на заявлении, как правило, необходима сотруднику для подтверждения приема заявления. Таким подтверждением может стать и другой документ, в частности:

Кроме того, работодатель может указать реквизиты приема заявления на копии заявления об увольнении, поданной одновременно с самим заявлением.

Такие выводы следуют из положений статей 21. 62 Трудового кодекса РФ.

Иван Шкловец ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа (например, договоры, протоколы). Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном листе согласования .

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом (в произвольной форме) назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.

Нина Ковязина ,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Ответ:Как оформить увольнение по собственному желанию
   • копия заявления с визой специалиста отдела кадров о приеме;
   • отдельный документ (например, справка) с указанием даты приема (регистрации) заявления;
   • копия или выписка из журнала регистрации входящей корреспонденции.
2. Ситуация:Как визировать кадровые документы
   • руководитель подразделения, подготовившего документ;
   • исполнитель, подготовивший документ;
   • руководители заинтересованных подразделений;
   • руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
   • заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
   • руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
   • руководитель юридической службы или юрист.
3. Нормативно-правовая база. Трудовой кодекс РФ

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

В случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры