Руководства, Инструкции, Бланки

Сопроводительный Акт Образец

Рейтинг: 4.8/5.0 (183 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Как написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам

Отправка документов, как правило, сопровождается приложением к ним пояснительного письма, в котором дается адресату краткая информация о том, что за документы к нему направлены, от кого и что с ними делать. Данное письмо именуется сопроводительным и скачать образец его оформления можно внизу статьи.

Порядок написания сопроводительного письма можно найти здесь .

Оно может быть приложено к резюме, коммерческому предложению, договорам, различным бумагам.

В данной статье остановимся подробнее на том, как написать сопроводительное письмо к документам.

Скачать образцы других сопроводительных писем:

Как пишется?

Текст составляется в свободной форме, в него включают информацию вида:

  • Перечень отправляемых документов с указанием номера, даты, количества листов, количество экземпляров. Данная информация пригодится получателю для того, чтобы удостовериться, что все перечисленных в сопроводительном писем документы им получены в нужном количестве, никакие листы не потеряны;
  • Инструкция для адресата по дальнейшим действиям с документами: подписать, скрепить печатью, направить на указанный адрес, рассмотреть и пр.

Вверху на бланке пишутся реквизиты получателя – ФИО физического лица, название организации.

Ставится дата написания, указываются реквизиты отправителя, если документы нужно будет направить назад отправителю, то нужно указать четкий почтовый адрес.

Подписывается сопроводительное письмо руководитель организации или другое ответственное лицо, представляющее интересы компании.

Сопроводительное письмо к документам образец – скачать .

сопроводительный акт образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо к документам

    Образец сопроводительного письма к документам

    Сопроводительное письмо к документам - это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

    Сопроводительное письмо удобно тем, что:
    • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
    • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма .

    В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

    Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

    Ниже следует обращение к получателю.

    Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:
    • Направляем Вам…
    • Высылаем Вам…
    • Представляем Вам…

    Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

    Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:
    • Просим подтвердить получение…
    • Просим передать…
    • Просим информировать…
    • Просим возвратить…
    • Просим руководствоваться… и т.п.

    Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

    Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

    Образец сопроводительного письма к документам

    Директору
    ООО «Стандарт»
    Е.С. Кузьмину

    Уважаемый Евгений Станиславович!

    Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

    Приложения:
    1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
    2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

    Сопроводительный акт образец - В дополнение к договорам - Сборник документов - Бланки для юриста

    Новости от партнеров Образец сопроводительного письма

    Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору N ____ от _________________ на поставку __________________________.

    Дополнительное соглашение просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение ______________________.

    Сопроводительные письма составляют обычно при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма, как правило, содержат некоторую дополнительную информацию по прилагаемым документам.

    Подтверждая факт отправки, сопроводительное письмо является в то же время надежным средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

    Сопроводительное письмо к документам делопроизводство

    Например, приходит к нам исполнительный лист из суда вместе с сопроводительным письмом, его мы направляем приставам, сопроводительное остается. Служба финансов настаивает на отметке о приеме в журнале учета вх. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы.

    Мониторинг правоприменения ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов ульяновской области образцы документов и методические рекомендации в целях ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов ульяновской области направляем вам на бумажных и машиночитаемых носителях копии нормативных правовых актов муниципального образования (указывается наименование муниципального образования) подлежащих включению в регистр, согласно приложению. Письма включаются в переписку по направлениям деятельности, соответственно дела с перепиской могут иметь разные сроки хранения. Надоело использовать только 10 возможностей популярных офисных программ? Пришло время для - можно все самостоятельно изучить.

    Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок. Здравствуйте! Порядок расположения документов сопроводительное письмо, отчет, листы согласования. Отчет такой-то был представлен позже отчетной даты такой-то по причине смены руководства фирмы и возбуждения процедуры банкротства в отношении ооо название.

    Подскажите, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться при доказательстве руководству того факта, что на указанных в сопроводительном письме документах (договорах и пр. Заранее благодарна! Здравствуйте! Оформляется сопроводительное письмо как любое деловое письмо (образцы на сайте). Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения. Здравствуйте! Я работаю в госучреждении рк, скоро мое первое судопроизводство, мне надо оформить сопроводительное письмо в суд. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам образец это иллюстрирует. Квитанции об отправке отчета и служебная записка в дело постоянного хранения не подшиваются.

    Сопроводительный документ образец - добавлено по просьбе Лена Лафазан .

    Помещено в тему: Образцы писем. Cопроводительное письмо к документам. Образец документа: Сопроводительное письмо. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один. Сохрани ссылку в одной из сетей: Информация о документе. Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Образец. Сопроводительное письмо к документам. Cкачать образец документа «Образец. Образцы и примеры сопроводительного письма. Сопроводите льное письмо необходимо для пояснения цели отправки тех или иных документов или бандеролей. Книги с доставкой в OZON.ru. Форма № 16 », а также задать вопросы, связанные с ним.

    Оставить комментарий к документу

    Здесь вы можете оставить комментарий к документу Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16. а также задать вопросы. связанные с ним.

    Если вы хотите оставить комментарий с оценкой. то вам необходимо оценить документ вверху страницы

    Комментарии к документу Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16 Не смогли найти документ?

    После добавления заявки наш юрист-менеджер проверит наличие этого образца договора в нашей базе. И в случае его отсутствия обязательно добавит его и известит вас об этом по электронной почте.

    Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

    Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

    Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.

    Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

    Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов. Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.

    Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

    Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения. В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя. Если письмо безадресное, обращение можно пропустить.

    Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:

    • в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
    • в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
    • в стороннюю организацию – «высылаем Вам».

    Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.

    В сопроводительном письме под грифом «Приложение» следует указать исчерпывающий перечень направляемых документов по следующим позициям:

    • название и номер документа;
    • дата его составления;
    • количество экземпляров;
    • количество листов в документе;
    • отметка о прошивке и нумерации, если таковые присутствуют.

    В конце письма делается отметка об общем количестве листов отправляемых документов и их упаковке.

    Важно: при направлении одноименной документации (например счетов-фактур, договоров и пр.) допускается указание общего наименования и количества листов.

    Сопроводительный акт образец

    Новости от партнеров Образец сопроводительного письма

    Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору N ____ от _________________ на поставку __________________________.

    Дополнительное соглашение просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение ______________________.

    Сопроводительные письма составляют обычно при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма, как правило, содержат некоторую дополнительную информацию по прилагаемым документам.

    Подтверждая факт отправки, сопроводительное письмо является в то же время надежным средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

    Когда без сопроводительного письма не обойтись?

    Е.Г. Юсипова, зам. начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

    Бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма. Я, заведующая канцелярией, регистрирую эти документы в журнале исходящих документов, но не ставлю на них номера, т.к. на бланках документов этого не предусмотрено. Затем я отправляю документы по почте в сторонние организации. Раньше никаких проблем не возникало, пока в августе я не отправила бухгалтерские документы в одну из сторонних организаций заказным письмом с уведомлением и почтовым реестром. Уведомление к нам не вернулось, письмо в организацию не дошло. Мы пытаемся понять, кто виноват в этом. Бухгалтерия обвиняет меня, т.к. я не поставила регистрационный номер на документах, поэтому в суде (дело дошло до этого) мы не сможем доказать, что письмо действительно было отправлено.

    Кто в организации должен вести учет и регистрацию поступающих и исходящих документов: бухгалтерия или канцелярия?

    Как можно обязать бухгалтерию передавать документы в канцелярию с сопроводительным письмом?

    Есть ли нормативные акты, в которых оговорены правила отправки бухгалтерских документов по почте в сторонние организации?

    Счет-фактура является налоговым регистром

    В соответствии с п. 3.2.1.3 ГСДОУ* регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные финансовые, бухгалтерские и др. Регистрация производится децентрализованно по группам документов.

    Счет-фактура – документ, служащий основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в установленном порядке (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации). Счет-фактура, по сути, является налоговым регистром, при ее заполнении необходимо руководствоваться налоговым законодательством, а это значит, что счет-фактура для целей исчисления налога на прибыль не рассматривается в качестве первичного учетного документа. По поводу регистрации счетов-фактур можно отметить следующее. В соответствии с п. 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (в ред. от 26.05.2009), покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы – журнал учета выставленных покупателями счетов-фактур, в котором хранятся их вторые экземпляры. Во всех организациях ведение вышеуказанных журналов для регистрации счетов-фактур осуществляется только в бухгалтерии. Поэтому проставление номера на счетах-фактурах, документах, используемых для налогового учета, также необоснованно.

    В отличие от счета-фактуры товарная накладная, как и акты выполненных работ/оказания услуг, является первичным учетным документом. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, которым не предусмотрено проставление входящих/исходящих номеров на таких документах.

    Обратите внимание. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ред. от 29.08.2010).

    Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации (п. 3 ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

    Движение первичных документов (в т.ч. товарных накладных) в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым в каждой организации (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

    На практике во многих компаниях товарные накладные, счета-фактуры не регистрируются, а если и регистрируются, то на них не проставляются входящие/исходящие номера. Ведь очень часто сами ответственные исполнители передают указанные документы контрагентам, с которыми осуществляется сотрудничество, или, наоборот, получив их от контрагента лично или через курьера, передают их в бухгалтерию.

    По-другому обстоит дело, если вам надо направить акты, счета-фактуры и товарные накладные централизованно через канцелярию предприятия, да возможно, еще и в другой город. Тут уж без сопроводительного письма не обойтись. И если правила ведения делопроизводства на вашем предприятии это не предусматривают, то следует внести изменения в них: добавить положение о том, что вся документация, которая не имеет адресной части, должна отправляться только с сопроводительным письмом. При этом ответственность за подготовку сопроводительного письма целиком ляжет на ответственного исполнителя, а на канцелярию будет возложена ответственность за регистрацию сопроводительного письма и, соответственно, проверку наличия всех приложений, организацию пересылки указанных документов по почте, и, что особенно важно, отслеживание своевременной доставки документации адресатам, а в случае несвоевременной доставки или недоставки вообще – по подготовке претензии в почтовое отделение связи (возможно, с помощью юристов).

    Сопроводительное письмо упрощает процесс регистрации

    Направление документов с сопроводительным письмом сегодня уже является нормой делового общения. Сопроводительное письмо используется для отправки документов, не имеющих адресной части, при этом их обязательным реквизитом является отметка о наличии приложения (Пример 1). В этом случае задача регистрации упрощается, т.к. регистрируется только сопроводительное письмо и, соответственно, входящий/исходящий номер ставится только на самом письме. При этом сопроводительное письмо помогает определить, какие документы и в каком количестве экземпляров были направлены контрагенту. Сопроводительные письма регистрируются в журнале регистрации входящей/исходящей корреспонденции. Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку:

    5.1 Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.

    5.2. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме.

    Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг (выполненных работ), ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг (выполненных работ), а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, т.к. в противном случае в соответствии с условиями договора работы (услуги) будут считаться выполненными (оказанными). Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии. И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.

    #1 Кузьма1

    Отправлено 13 Август 2009 - 14:11

    Работа, предусмотренная договором выполения проектных работ, была выполнена, копия разрешения отданы Заказчику «13» марта 2009 года, вместе актом выполненных работ, счет-фактурой, и счетом на оплату данных работ.

    #4 Кузьма1

    Отправлено 13 Август 2009 - 14:22

    что вы под этим имели ввиду? копию соласованного проекта?

    Акт. сч.-фак, сч. просто так передели, без сопроводительного?

    Что в договоре написано про сдачу-приемку работ?

    Это и было сопроводительное письмо. вот его текст:

    На основании договора №110/68 от 17.04.2006 г. с ООО _________», ЗАО «_________» выполнила работу, предусмотренную данным договором, а именно, разработку нормативов ПДВ, включение Заказчика (комплекс автосервиса в г. ______) в «Сводный расчёт загрязнения атмосферного воздуха выбросами промышленных предприятий и автотранспорта города Таштагола с целью нормирования выбросов». Были получены разрешение на выброс загрязняющих веществ в атмосферу стационарными источниками загрязнения № 30/атмТашД от 11.03.2009 г. (копия прилагается). Подлинник разрешения, будет Вам выдан после полной оплаты работы по вышеуказанному договору.

    Направляем Вам Акт выполненных работ, счет-фактуру и счет на оплату данных работ, на подпись. Один экземпляр Акта выполненных работ вернуть в наш адрес.

    В соответствии с п.п. 3.1. и 3.2. договора Заказчик обязан в течение 10-ти календарных дней со дня получения подписанного Исполнителем «Акта выполненных работ» и материалов по выполненной Работе обязан вернуть Исполнителю подписанные Заказчиком экземпляр акта и материалы или мотивированный отказ от приемки Работы. В случае непредставления Заказчиком в указанный срок подписанного акта приемки-сдачи Работы или мотивированного отказа, Работа считается принятой и подлежащей оплате.

    1) Акт выполненных работ №000031 от 25 февраля 2008 года. (2 экз.)

    2) Счет-фактура № 00031 от 25 февраля 2008 года.

    3) Счет №44 от 25 февраля 2008 года.

    4) Копия разрешения на выброс загрязняющих веществ в атмосферу стационарными источниками загрязнения № 30/атмТашД от 11.03.2009 г.

    Добавлено немного позже:

    1.4.2. ФОРМА СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ

    2. Мы согласны поставить товары, оказать услуги, выполнить работы, являющиеся предметом настоящего конкурса, в полном соответствии с Техническим заданием, по предложенной в конкурсной документации цене государственного контракта, не превышающей начальную (максимальную) цену контракта, указанную в извещении о проведении открытого конкурса и конкурсной документации.

    3. Мы ознакомлены с материалами конкурсной документации, влияющими на стоимость поставляемого товара, выполняемых работ, оказываемых услуг.

    4. Если наши предложения, изложенные выше, будут приняты, мы берем на себя обязательство поставить товар, оказать услуги, выполнить работы в соответствии с требованиями конкурсной документации, утвержденным Техническим заданием и согласно нашим предложениям, которые мы просим включить в государственный контракт.

    5. Настоящей заявкой гарантируем достоверность представленной нами в заявке на участие в конкурсе информации и подтверждаем право государственного заказчика, не противоречащее требованию формирования равных для всех участников размещения заказа условий, запрашивать в уполномоченных органах власти и у упомянутых в нашей заявке юридических и физических лиц информацию, уточняющую представленные нами в ней сведения.

    1) не проведена ликвидация (для юридических лиц) или не принято арбитражным судом решения о признании нас (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) банкротами и об открытии конкурсного производства

    2) не проведено приостановление нашей деятельности в порядке, предусмотренном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях

    3) не имеется решения суда о наложении ареста на имущество или на момент истечения срока заключения контракта балансовая стоимость арестованного имущества превышает двадцать пять процентов балансовой стоимости активов по данным бухгалтерской отчетности за последний завершенный отчетный период

    4) не имеется задолженности по начисленным налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджеты любого уровня или государственные внебюджетные фонды за прошедший календарный год, размер которой превышает двадцать пять процентов балансовой стоимости активов по данным бухгалтерской отчетности за последний отчетный период.

    7. В случае, если мы будем признаны победителями конкурса, то берем на себя обязательства подписать государственный контракт с заказчиком на поставку товара, выполнение работ, оказание услуг в соответствии с требованиями конкурсной документации и условиями наших предложений в срок не ранее 10 дней и не позднее 20 дней со дня размещения на официальном сайте протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе.

    8. В случае, если нам присвоят второй номер после предложения победителя конкурса, а победитель конкурса будет признан уклонившимся от заключения государственного контракта, мы обязуемся подписать данный государственный контракт в соответствии с требованиями конкурсной документации и условиями нашего предложения по цене.

    Все сведения о проведении конкурса просим сообщать уполномоченному лицу.

    11. В случае присуждения нам права заключить государственный контракт в период с даты получения протокола конкурса и до подписания официального государственного контракта настоящая заявка будет носить характер предварительного заключенного нами и государственным заказчиком договора о заключении государственного контракта на условиях наших предложений.

    12. Настоящая заявка действует до завершения процедуры проведения конкурса.

    13. Наши юридический и фактический адреса: ___________________, телефон: _____________, факс: ____________, e-mail: ______________, банковские реквизиты ________________________________________________.

    14. Корреспонденцию в наш адрес просим направлять по адресу: _________________, факс: _______________, e-mail: _____________.

    15. К настоящей заявке прилагаются документы согласно описи на ____ листах.

    Образцы сопроводительных писем Сопроводительное письмо

    Г-же Вишневской Н.Н.

    Директору школы №34 г. Калининград, ул. Суворова, 139-а

    Уважаемая Нина Николаевна!

    Я завершаю учебу в Калининградском государственном университете по специальности «педагогика и методика начального обучения» в июне 1999 года.

    Я хотела бы начать работу в Вашей школе, которая известна всему городу своей эстетической и экологической направленностью, что особенно актуально в данное время.

    Анализ резюме, которое я прилагаю к этому письму, возможно, даст Вам основание считать меня подходящей кандидатурой для дальнейшей реализации Ваших планов, так как я окончила специальный курс «Экология» и готова работать по программе А.А. Плешакова «Мир вокруг нас» (1 класс) и «Природа» (2 - 4 классы).

    Буду Вам признательна, если Вы найдете возможность обсудить мое предложение во время встречи с Вами.

    Заранее благодарю за рассмотрение моей просьбы.

    С уважением Л. Анна Сергеевна

    Как составить сопроводительное письмо к документам

    Как составить сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо — универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная «сопроводиловка» избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?

    Когда это обязательно?

    Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

    Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

    • разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
    • возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
    • подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
    • сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
    • выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

    Вот такой полезной может стать обычная «сопроводиловка» при правильном подходе!

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

    Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.

    Составление «сопроводиловки» следует начать с вводной фразы: сослаться на номер входящего запроса или изложить суть вопроса, по которому идёт переписка. В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое.

    Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.

    Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам

    Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.

    • «Шапка» документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
    • Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
    • Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение «уважаемый».
    • Подробный перечень прилагаемых документов. ведь из самого названия следует, что письмо «сопровождает» некое основное отправление.
    • Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает «сопроводиловку» сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение «с уважением».
    • Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.

    Таковы основные требования к форме письма.

    Образец сопроводительного письма к документам

    Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.

    Начальнику Голосеевской налоговой инспекции

    ул. Васильевская, 3,

    г. Кукино — 31005

    № 562 от 05.04.2015

    Уважаемый Иван Васильевич!

    На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.

    Часть документов по договорным правоотношениям с ЧП фирмой «Гедеон» была изъята на основании протокола выемки от 02.03.2015 (копию прилагаем) Имеющиеся в распоряжении предприятия документы направляем Вам в виде надлежаще заверенных копий согласно приложению.

    Приложение (всего на 6 л.):

    1. Копия платежного поручения с отметкой банка №3 от 15.01.15 — на 1 л.
    2. Копия платежного поручения с отметкой банка №6 от 14.02.15 — на 1 л.
    3. Копия акта сверки по договору поставки №56/П от 15.12.14 — на 1 л.
    4. Копия протокола выемки от 02.03.15 — на 3 л.

    Директор ГП «Голосеевский мясокомбинат»

    Голохвастов Ф. Е.

    Исполнитель: Пупко А. В.

    Такая «сопроводиловка» подойдёт для многих исходящих материалов по запросам государственных, контролирующих и правоохранительных органов, стоит только немного подкорректировать её под свои нужды.

    Сопроводительное письмо к документам по договорам

    При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.

    В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей. При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения.

    Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.

    «Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый».

    Сопроводительное письмо к претензиям — нужно ли оно?

    Порой возникает ситуация, когда необходимо направить претензию стороне по договору, не исполняющей свои обязательства. Обычно все требования, обоснования и приложения указываются непосредственно в претензии. Казалось бы, для чего может понадобиться сопроводительное письмо?

    Дело в том, что претензия может стать не только официальным доказательством в суде, но и в некоторых случаях исполнительным документом. В ней следует указывать юридически корректные и значимые вещи, а коммуникативной функции она не несёт.

    Если же контрагенту нужно не только предъявить претензию, но и направить несколько неофициальных слов приветствия или разъяснений, лучше сопроводительного письма эту роль не выполнит ни один документ.

    Сопроводительное письмо — хороший способ познакомиться

    Нередко компания проводит интересную акцию или же просто хочет сделать коммерческое предложение неограниченному кругу лиц. Для этого хорошо подойдут типовые сопроводительные письма, увлекательно и лаконично составленные.

    К такой «визитке» можно приложить рекламную продукцию, каталоги, прейскуранты, прайсы и любые материалы, способные заинтересовать потенциального клиента или партнёра.

    Даже если писем целая кипа, руководителю или ведущему менеджеру не нужно тратить много времени на них: достаточно подписать готовые клише и можно рассылать по назначению!

    Кто подписывает «сопроводиловку»?

    И напоследок проясним важный вопрос. Кто подписывает сопроводительный документ? Для этого используется правило иерархии: обращаться к президенту компании лучше директору предприятия; документацию в банк может передать главный бухгалтер; «сопроводиловку» к информации в центр занятости может подписать и заместитель директора по управлению персоналом.

    Сопроводительное письмо может стать незаменимой визиткой, если оформить его правильно!

    Поделиться в соц. сетях

    Сопроводительное письмо образец

    Сопроводительное письмо образец

    Разместил Kate. 14 Окт.2015 / Комментарии к записи Сопроводительное письмо образец отключены

    При отправке документов адресату следует составить сопроводительное письмо и указать в нем перечень отправляемых документов и их назначение.

    В тексте сопроводительного письма нужно указать информацию о назначении документов, какие действия необходимо предпринять адресату. Как правило, рассмотреть какие-либо вопросы, подписать документы и т. д.

    Адресату нужно проверить соответствие представленных документов с теми, которые заявлены в сопроводительном письме:

    • перечень направляемых документов;
    • их наименование;
    • количество экземпляров;
    • количество листов.

    Таким образом, адресат удостоверится, что получил все документы, которые были отправлены.

    В правом верхнем углу сопроводительного письма к документам прописываются реквизиты адресата:

    • ФИО физического лица;
    • его должность;
    • наименование компании, в которой он работает.

    Информационное письмо нужно зарегистрировать и проставить исходящий номер на бланке и дату получения сопроводительного письма к документам.

    По центру располагается обращение к адресату.

    В тексте сопроводительного письма адресата оповещают о том, что ему направлены документы. В документах излагается просьба рассмотреть и подписать документы, представленные в бланке письма, о рассмотрении, подписании документов.

    Перечень документов следует включить в приложение.

    Бланк сопроводительного письма к документам подписывает лицо, которое составило данный документ, и указывает инициалы.

    Похожие статьи:

    Сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.

    Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».

    Как написать сопроводительное письмо

    1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.

    2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.

    3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.

    Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».

    Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».

    Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».

    4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.

    При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.

    Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.