Приказ о назначении главного бухгалтера

При смене бухгалтера новый бухгалтер начинает принимать дела на основании приказа руководителя о приеме на работу. В этом документе должен быть указан срок приема-сдачи дел бухгалтерии. Если для передачи дел формируется комиссия, то в приказе отражается ее состав.

Для начала новый бухгалтер должен определить, за какой период времени он будет принимать дела. В соответствии со статьей 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» фирмы обязаны хранить бухгалтерские документы не менее пяти лет. Но чаще всего принять и проверить всю отчетность за этот период времени нет. Поэтому лучше всего посмотреть те документы, которые будут необходимы для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в будущем. Например, если бухгалтер устраивается на работу в августе, ему нужно принять документы, которые подтверждают остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета за полугодие. Также необходимо проверить отчетность за июль.

В аналогичном порядке принимаются и документы налоговой отчетности. Только надо учитывать, что у разных налогов разный налоговый период. Так, по НДС – это либо месяц, либо квартал. А по налогу на прибыль это могут быть квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Не забудьте проверить на этих отчетах наличие отметки налоговиков.

К моменту передачи дел прежний главбух должен «закрыть» учет за истекший период. В частности, должны быть выполнены все бухгалтерские записи, укомплектованы первичные документы и составлен оборотный баланс (или иной аналогичный регистр). Если дела передаются по окончании отчетного периода, то также должны быть сформированы бухгалтерская и налоговая отчетность.

Вот перечень основных документов, которые следует тщательно посмотреть бухгалтеру:

• все первичные документы (платежные поручения, расчетные ведомости, приходные и расходные ордера и т. д.);
• журнал регистрации доверенностей;
• журнал регистрации ценных бумаг (векселей, путевок, билетов и т. д.);
• кассовую книгу;
• регистры по учету работы с контрольно-кассовыми машинами;
• журнал учета счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж;
• книгу регистрации банковских чековых книжек;
• другие книги и журналы.

Согласно нынешнему законодательству, главный бухгалтер не является материально ответственным лицом в обязательном порядке. Но если в трудовом договоре с ним есть пункт о материальной ответственности, то перед тем, как его уволить, руководитель фирмы обязан произвести инвентаризацию имущества и обязательств. Это требование статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Результаты инвентаризации следует приложить к акту приема-передачи.

Специального бланка акта приема-передачи дел нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме. Акт подписывают руководитель, передающий дела главбух, тот, кто принимает дела (новый главбух либо лицо, временно исполняющее его обязанности), а также члены комиссии. Документ составляется в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии фирмы, второй – у передающего дела.

По сути, акт – это опись принятых документов и обнаруженных нарушений. Следует иметь в виду, что он должен отражать состояние дел на момент их передачи. Как правило, акт состоит из двух частей – общей и основной.

В первой части акта указывается общая характеристика бухгалтерского учета. В ней можно отразить следующую информацию:

• данные о проверке кассы;
• суммы дебиторской и кредиторской задолженностей. Здесь же можно указать задолженность перед бюджетом;
• об учете имущества. Данные последней инвентаризации, сведения о материально ответственных лицах;
• о наличии и правильности оформления документов;
• о штатном расписании, фонде заработной платы, наличии налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

Во второй части акта приводятся перечень передаваемых документов и данные об остатках на счетах. В ней не обязательно указывать остатки по всем счетам. Можно отразить только те суммы, которые были проверены сотрудником, принимающим дела.

Кроме того, в акте нужно указать расхождение между данными бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности

Акт, который понадобится при смене главбуха

Почему этот документ важен: Он поможет разграничить ответственность между прежним главбухом и новым специалистом. Если впоследствии в учете будут обнаружены ошибки, то дата подписания акта укажет, на чей период работы они приходятся.
В чем часто ошибаются: Передавать документы можно только тому человеку, с которым у компании заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Поэтому перед тем, как составить акт приема-передачи, с новым сотрудником нужно подписать контракт.

Новый главный бухгалтер, придя в компанию, заинтересован принять дела от прежнего специалиста, что называется, «под роспись». Ведь в этом случае ему не придется отвечать за чужие ошибки. Однако процедура передачи бухгалтерской и налоговой документации в действующем законодательстве не прописана.

Единственный нормативный документ, в котором есть упоминание об акте приема-передачи дел, — это постановление Совмина СССР от 24 января 1980 г. № 59, которое действует по сей день. Но форма акта в нем не определена, поэтому ее можно разработать самостоятельно.

Если ваша компания на «упрощенке»

Все рекомендации, данные в этой статье, применимы к компаниям как на общей, так и на упрощенной системе налогообло-жения.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Перед тем как передать дела новому главбуху, руководитель компании, как правило, подписывает специальный приказ, в котором указаны:

• — люди, ответственные за прием и передачу дел;
• — срок, в течение которого будут переданы все документы и ценности;
• — разграничения обязанностей и полномочий между прежним и новым главным бухгалтером (если какой-то период времени они будут работать вместе);
• — дата, на которую должны быть завершены все бухгалтерские и налоговые операции прежним бухгалтером;
• — сроки и порядок проведения инвентаризации (если требуется);
• — порядок документального оформления самой процедуры передачи дел.

Образец приказа приведен выше.

Инвентаризация обязательна только при смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ ). Поэтому ее необходимо проводить, если условие о полной материальной ответственности есть в трудовом договоре с главбухом (абз. 10 ст. 243 Трудового кодекса РФ). Это возможно, когда главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира. В такой ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Результаты инвентаризации «налички» следует оформить актом по форме № ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности составляют инвентаризационную опись по форме № ИНВ-16.

Инвентаризацию обязательно проводить только в случае, если бухгалтер — материально ответственное лицо и это условие закреплено в трудовом договоре с ним.

Кроме того, в процессе передачи дел не лишним будет провести сверку по налогам и взносам с бюджетом и внебюджетными фондами, а подписанный акт сверки приложить ко всем передаваемым документам.

В каком виде составить акт и что в нем указать

В акте нужно указать всех людей, принимающих участие в передаче документации. Ведь помимо главного бухгалтера к этому можно привлечь других сотрудников бухгалтерии или пригласить внешних аудиторов. Состав участников должен быть утвержден руководителем.

Передавать нужно только ту документацию, за которую нес ответственность уходящий главбух. Так, если в компании учет заработной платы ведет отдельный сотрудник, то эти документы передавать и указывать в акте не нужно.

Новый главбух должен удостовериться в том, что ему переданы бухгалтерские документы за последние пять лет. Дело в том, что именно такой срок хранения предусмотрен статьей 17 Федерального закона № 129-ФЗ для «первички», бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности.

Новый главбух должен удостовериться в том, что ему переданы бухгалтерские документы за последние пять лет.

Сроки хранения конкретных видов документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом6 октября 2000 года. Здесь же определены сроки хранения статистической отчетности.

Налоговики могут проверить компанию за последние три года. Это правило прописано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру нужно очень тщательно проверить наличие документов, относящихся именно к этому периоду.

Особое внимание следует уделить следующим документам:

• — книгам покупок и книгам продаж;
• — журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• — журналам регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
• — кассовым книгам (форма № КО-4);
• — журналам кассира-операциониста (форма № КМ-4);
• — книгам выдачи доверенностей;
• — журналам регистрации путевых листов.

Если обязанности кассира в компании выполняет главный бухгалтер, прежний главбух обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.

Акт приема-передачи можно составить в краткой форме, а к нему приложить опись всех передаваемых документов. Образец такого акта приведен на странице 90. Если перечень имеющихся документов небольшой, то их все можно указать в акте. Тогда отдельную опись делать не придется.

Кто подписывает документ

Акт приема-передачи подписывают прежний главбух и новый. Но если замену уходящему найти не успели, то документы временно можно передать кому-то из сотрудников бухгалтерии. Если таковых нет, то документы может принять и сам директор.

Рассмотрим ситуацию, когда новый сотрудник найден и уже вышел на работу. Как правило, некоторое время два главбуха трудятся вместе, ведь передача документов — дело не быстрое. При этом нового специалиста оформляют в штат не сразу, а только после официального увольнения предыдущего. Это неверно. С новым сотрудником нужно заранее заключить трудовой договор: передавать печати, документы, ключи от сейфа и другие ценности постороннему человеку компания не может. А так как двух главбухов в компании быть не может, то его временно оформляют на другую должность. Например, как заместителя главного бухгалтера.

Возможна другая ситуация. Компания решила передать ведение учета в аутсорсинговую компанию. Тогда принимать дела под роспись будет сотрудник этой специализированной бухгалтерии. В этом случае основанием для передачи документов будет заключенный между компаниями договор об оказании услуг по ведению учета.

Если увольняющийся бухгалтер отказывается подписывать акт приема-передачи, то это нужно зафиксировать документально в присутствии двух свидетелей в форме акта. Кроме того, директор должен приказом назначить комиссию, которая зафиксирует общее состояние бухгалтерского учета в компании и составит опись документов. Если каких-то документов будет впоследствии не хватать, то подобный акт и опись снимут с нового главбуха ответственность.

Компания может пригласить аудитора и передать дела в его присутствии. Наличие независимой стороны поможет исключить ошибки в процессе передачи.

ИНН 7715145256, КПП 771501001

Адрес: г. Москва, ул. Свердлова, д. 46

г. Москва 22 марта 2010 г.

В связи с увольнением главного бухгалтера Лариной К.С.

1. Провести сверку расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами в срок до 7 апреля 2010 года.

2. Свериться с поставщиками и подрядчиками по состоянию на 1 апреля 2010 года.

3. Для передачи дел пригласить независимого аудитора.

4. Лариной К.С. составить описи передаваемых документов и ценностей.

5. Лариной К.С. передать Синицыной А.П. в присутствии независимого аудитора в срок до 7 апреля 2010 года документы и ценности по описям. Передачу оформить актом.

6. Главному бухгалтеру Лариной К.С. завершить все учетные операции за март 2010 года до 7 апреля 2010 года включительно.

7.Ответственными за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Ларину К.С. заместителя главного бухгалтера Синицыну А.П.

Генеральный директор Казимиров К.Л. Казимиров

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Ларина К.С. Ларина

Не забудьте определить дату, после которой производить учетные записи будет уже новый главбух. Так вы избежите двойного учета одной операции.

Заместитель главного бухгалтера Синицына А.П. Синицына

Казимиров /К.Л. Казимиров/

8 апреля 2010 г.

г. Москва 7 апреля 2010 г.

Компания может пригласить аудитора и передать дела в его присутствии. Наличие независимой стороны поможет исключить ошибки в процессе передачи.

На основании приказа генерального директора от 22 марта 2010 года № 15 в период с 5 по 7 апреля 2010 года Ларина Клара Степановна, главный бухгалтер, передала, а Синицына Аделаида Петровна, заместитель главного бухгалтера, в присутствии независимого аудитора Кожевниковой Маргариты Александровны приняла следующие материальные ценности и документы.

1. Круглая печать ООО «Караван».

2. Угловой штамп.

3. Электронный ключ системы «Клиент-банк».

4. Банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с № 018123 по № 018137).

5. Должностные инструкции работников бухгалтерии — 1 папка.

6. Приказы об учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения с 2006 по 2010 год — 1 папка.

7. Налоговые декларации по описи № 1.

8. Бухгалтерская отчетность по описи № 2.

9. Учетные регистры по описи № 3.

10. Первичная учетная документация по описи № 4.

11. Журналы и книги регистрации по описи № 5.

12. Акт сверки с ИФНС по налогам.

Документы сдала Ларина К.С. Ларина

Документы приняла Синицына А.П. Синицына

Аудитор Кожевникова М.А. Кожевниковабизнес-услуги

Приказ при смене главного бухгалтера образец

Общество с ограниченной ответственностью _________________

«____» __________ 20_____ года

Акт приема-передачи дел

Директор ООО _______________

Главный бухгалтер (который увольняется)

Главный бухгалтер (который назначается)

Подписали настоящий акт о том, что при увольнении Главного бухгалтера ООО ____________. и назначении Главным бухгалтером ООО ________________________ при передаче дел выявлено следующее:

Первичные документы, согласно которым велся учет хозяйственных операций, находятся на предприятии, сгруппированы по видам хозяйственных операций и хранятся в отведенных местах.

Перечень первичных и учетных бухгалтерских документов, которые передаются,составлен в виде реестров и прилагается к настоящему акту.

Инвентаризация первичных документов на предмет выявления их наличия в полном объеме не проводилась. С целью контроля наличия первичных документов была проведена выборочная инвентаризация.

При выборочной проверке наличия первичных документов выявлено отсутствие ряда первичных документов, перечень которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.

Бухгалтерская документация (регистры учета) находится на электронных носителях и на момент передачи дел доступна для ознакомления. Перечень бухгалтерских документов (регистров учета) составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.

Проведенная выборочная проверка бухгалтерской отчетности показала, что бухгалтерский учет велся в соответствии с действующим законодательством Украины, однако имеет ряд недостатков, которые перечислены в виде реестра замечаний, который прилагается к настоящему акту.

Последняя проверка контролирующими органами проводилась в ______________ 200____ года. Результаты проверки оформлены в акте « Про результати комплексної планової виїздної документальної перевірки дотримання вимог податкового та валютного законодавства України ТОВ _______________ за період з ______ по ________ р.» №.__________ от __________________ г. на ____________ страницах. Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.

Деятельность предприятия за период с _______________________ года на момент передачи дел контролирующими органами не проверялась.

Лица, подписавшие настоящий акт передачи дел свидетельствуют, что на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов, которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности предприятия, чем те, которые указаны в бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.

_________ Директор ООО ______________

_________ Главный бухгалтер (который увольняется) ООО _________

_________ Главный бухгалтер (который назначается) ООО _________

Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:

Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", наличность в сумме 5000 руб.

Выявленные ошибки в учете и отчетности:

- не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.

- неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.

1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.

2. Копия аудиторского заключения за 2011 г.

3. Копия акта сверки расчетов с налоговой инспекцией по состоянию на 18 апреля 2012 г.

4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

Процедура приема и передачи дел главного бухгалтера нормативными документами не регулируется, поэтому рекомендуем использовать пошаговую инструкцию, учитывающую большинство факторов. Вы можете воспользоваться приемлемыми для вас рекомендациями.

Каждая компания может самостоятельно устанавливать правила приема-передачи дел, закрепив порядок приказом, в котором следует указать: