Рейтинг: 5.0/5.0 (1845 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Урок № 1. Заводим трудовую книжку новому сотруднику
Светлана Никулина
эксперт журнала «Кадровое дело»
· В какой срок нужно оформить трудовую книжку лицу, впервые поступившему на работу
· Каким образом заполняется титульный лист трудовой книжки
· Как внести в трудовую книжку запись о приеме на работу
Если компания принимает на основную работу сотрудника, который ранее нигде не работал, нужно завести ему трудовую книжку. Вести трудовые на работников должны работодатели – организации и индивидуальные предприниматели 1. При этом важно правильно оформить титульный лист трудовой книжки, а также внести запись о приеме в раздел «Сведения о работе».
В каком порядке оформляется трудовая книжка
Работодатель должен оформить трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сделать это нужно в присутствии работника (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек ). Поскольку трудовые книжки нужно вести на сотрудников, проработавших свыше пяти дней, можно оформить ее новичку по истечении этого периода (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек ).
Работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только по договору с официальными распространителями (п. 3. 4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н ). Принимать бланк, принесенный самим работником, запрещено.
При этом работодатель может потребовать от сотрудника возместить стоимость бланка трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек ). Для этого попросите работника написать заявление о ее оформлении, так как иначе работодатель не сможет удержать денежные средства из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ ).
Если сотрудник принимается на дистанционную работу, то по соглашению сторон трудовую книжку можно ему не оформлять. В этом случае основным документом о работе и стаже сотрудника будет его экземпляр трудового договора (ч. шестая ст. 312.2 ТК РФ ).
Записи в трудовую книжку нужно вносить аккуратно, перьевой, шариковой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек ). Если вы допустили ошибку, оформляя первую трудовую книжку сотруднику, уничтожьте испорченный бланк и заполните новый (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек ).
Как заполнить титульный лист трудовой книжки
Титульный лист (образец ниже) заполните на основании документов, представленных работником при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ ). Вам понадобятся (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек ):
– паспорт сотрудника или другой документ, удостоверяющий личность;
– документ об образовании, квалификации (аттестат, диплом).
Фамилия, имя и отчество (1) работника указываются полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. К таким документам в данном случае относятся военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др. Не допускаются сокращения или замена имени и отчества инициалами (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).
Дата рождения (2) сотрудника записывается полностью (число, месяц, год), арабскими цифрами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).
Запись об образовании (3) вносится согласно документу об образовании или его нотариально заверенной копии. В трудовой книжке указывается уровень образования (таблица ниже). С 1 сентября 2013 года в России установлены новые уровни общего и профессионального образования (ч. 4. 5 ст. 10 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ, далее – Закон № 273-ФЗ ). Однако в Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцию по заполнению трудовых книжек изменения внесены не были. Заполняя титульный лист трудовой книжки, руководствуйтесь Законом № 273-ФЗ. Например, сотрудник представил диплом бакалавра. В этом случае могут возникнуть сомнения, сделать запись «высшее – бакалавр» или просто «высшее». В связи с отсутствием официальных разъяснений по данному вопросу рекомендуем указывать уровень образования – «высшее».
Уровни образования (ч. 4. 5 ст. 10 Закона № 273-ФЗ)
Документ, подтверждающий получение образования
Запись в трудовой книжке
Не вносите запись в строку «Образование», если сотрудник представил в качестве документа об обучении, например, удостоверение или свидетельство о повышении квалификации.
Раньше была возможность внести в строку «Образование» запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например, «неоконченное высшее»). Для этого сотрудник представлял заверенный документ из образовательного учреждения: диплом о неполном высшем образовании, студенческий билет, зачетную книжку, академическую справку и т. п. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).
Однако с 1 сентября 2013 года такой уровень образования, как неоконченное высшее, отсутствует. С этого момента в трудовую книжку можно вносить только записи о законченных уровнях образования (п. 4 ст. 1, ст. 10 Закона № 273-ФЗ). Если работник не имеет профессионального образования, внесите в трудовую книжку запись о среднем общем образовании, подтвержденном аттестатом.
Профессия или специальность работника (4) указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ). Так, если у работника диплом бакалавра или магистра, рекомендуем заполнять строку «Профессия, специальность» в точном соответствии с формулировкой диплома. На титульном листе укажите именно направление подготовки, например, «юриспруденция», «инженерное дело» и т. п. Слова «бакалавр» или «магистр» при этом указывать не следует.
Дата заполнения (5)– это день, когда сотруднику заведена трудовая книжка (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек ). Несмотря на то что даты в трудовой книжке, по общему правилу, указываются цифрами, эта дата оформляется словесно-цифровым способом. Бланк трудовой книжки подразумевает именно такой вариант. Число и год пишутся цифрами, а месяц – словом. Однако если вы указали месяц цифрами, это не ошибка, исправлять не нужно.
Дайте сотруднику проверить внесенные сведения. Если все правильно, пусть владелец книжки (работник) подтвердит это своей подписью. Кадровик как лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, также должен расписаться. Подпись кадрового работника должна быть указана разборчиво, поэтому рекомендуется написать фамилию полностью. Затем проставьте на титульном листе печать организации или кадровой службы (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).
Частые ошибки при заполнении титульного листа 1. Неправильно написаны фамилия, имя или отчество работника. Например, «Наталья» вместо «Наталия», «Геннадьевна» вместо «Геннадиевна» и т. п. 2. Образование указано на основании документа об обучении (удостоверения, свидетельства и т. д.). 3. Профессия не соответствует документу об образовании. Например, в титульный лист внесена должность, для работы по которой принимается сотрудник. 4. В строке «Профессия, специальность» указана квалификация, а не специальность, включены лишние слова («бакалавр», «магистр») и т. д. 5. На титульном листе отсутствуют подпись работника или кадровика, печать организации (кадровой службы).
Для граждан России трудовая книжка является одним из наиболее значимых личных документов. История данного документа насчитывает более восьмидесяти лет. Ранее трудовая книжка (ТК) имела более существенное значение, так как определяла начисление пенсий и удостоверяла такие факты как наличие трудового стажа и квалификации.
Ныне значение трудовой в сфере начисления пенсий стало меньшим, но данный документ до сих пор зачастую именуют вторым паспортом, ведь указанные там сведения все равно являются весьма значимыми.
В отличие от паспорта документ не содержит фотографий и данный факт обуславливает потребность в тщательном заполнении титульной страницы, где указываются основные сведения о владельце. Именно на заполнение титульной страницы следует обратить внимание, для примера прикреплен образец заполненной книжки.
На начальной странице указаны такие сведения, как:
Помимо этого там нужно предоставить подписи заполняющего книжку и владельца документа, сделать соответствующие печати. Хотя пунктов относительно немного, каждый из них требует детального рассмотрения.
Изменение фамилииНаиболее часто на титульной странице меняют фамилию работника, по причине вступления им в брак или каких-либо иных причин смены фамилии, к рассматриваемой теме относится и смена других пунктов из ФИО работника.
Для того чтобы поменять фамилию работника следует выполнить зачеркивание предыдущей одной чертой и написать новую сбоку, либо сверху.
Если таковая корректировка является очередной, то есть до этого менялась фамилия, то Инструкция тут не дает никаких советов, следует вписывать новые фамилии в свободное пространство.
Ссылка на изменение дается на второй странице обложки книжки, куда вносятся:
Если для новых ссылок требуется дополнительное пространство, используется третья страница обложки, то есть правая страница на самом итоговом развороте книжки.
С данным пунктом работать немного удобнее по сравнению с предыдущим. Тут не требуются зачеркивания и поясняющие ссылки. Новое образование или присвоенная квалификация вносятся в дополнение к имеющимся записям или при отсутствии таковых ранее в соответствующую графу титульной страницы.
Типичная ошибкаНаиболее распространенной неточностью при заполнении трудовой книжки является указание в части Профессия/Специальность не специальности из документов об образовании или иных документов, которые подтверждают квалификацию работника, а наименования названия той работы, на которую принимается сотрудник.
Тут может наблюдаться существенная разница, так как не всегда получаемая работа, соответствует в точности, той специальности, которая имеется у работника, например, в дипломе об образовании.
Смотреть нужно именно в диплом или подобный документ и в точности переносить написанное там в указанную графу трудовой, при этом не следует как-либо модифицировать название специальности, то есть, к примеру, если указана специальность психология, то и следует полностью скопировать данное название, а не писать психолог или нечто подобное.
При этом зачастую наименования специальностей являются достаточно длинными, а присвоенных квалификаций более короткими и их удобнее записывать на титульной странице, где согласно Инструкции не следует сокращать слова. В этом есть определенная нестыковка между требованиями Инструкции по заполнению и размерами бланка, но по возможности следует тщательно записывать именно наименование специальности работника.
Следует отметить такой параграф, где указывается подпись ответственного за ведение трудовых книжек. Тут есть некоторые разночтения, так как иногда подпись требуют написать разборчиво, но ведь, по сути, разборчиво написанная фамилия не является подписью как таковой.
Посему многие советуют использовать правила заполнения организационно-распорядительной документации, в которых под подписью понимается: наименование должности работника, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи.
Более полное отображение подписи является вполне приемлемым. Хотя в целом трудовые книжки не подпадают под сферу организационно-распорядительных документов и для них используется отдельная Инструкция, то есть возможно и использовать разборчивую подпись.
Печать работодателяСуществует иногда некоторое затруднение относительно печати работодателя, так как в отделах кадров есть собственная печать. Тем не менее на трудовой книжке на титульной странице следует использовать именно печать работодателя, которую ставят и на других страницах.
Если в организации используются разные печати, то их использование следует закрепить в локальных актах и применять при заполнении трудовой печатью, соответствующую этим предписаниям.
Исправление ошибокЕсли после заполнения данных выявились какие-то неточности, обнаруженные работником, то бланк не используют, а заполняют новую трудовую с верными сведениями.
Иногда, когда книжки содержат в себе малое количество сведений, то более целесообразным вариантом является заполнение новой книжки.
Существуют книжки, в которых немалое количество записей и тогда целесообразнее внести некоторые исправления.
Для этого работнику следует обратиться к работодателю, который внес неточные сведения за соответствующей справкой.
Если таковой отсутствует (реорганизация или нечто подобное) то нужно обратиться к правопреемнику либо исправления вносятся действующим работодателем со ссылкой на удостоверяющий точные данный документ.
К примеру, если есть неточность в указании имени, то вносится корректировка, подробности которой ранее описаны в пункте Изменение фамилии и на второй странице обложки дается поясняющая ссылка.
В этом примере пишется: «Имя исправлено на такое-то» и в скобках даются сведения о подтверждающем документе (справке от работодателя, паспорте или другом подтверждающем документе) заверяется исправление подписью и печатью.
Распространены варианты, когда как таковой специальности работник не имеет, но в означенную часть записывают, либо сведения из диплома, либо наименование должности. Рассмотрим эти примеры более подробно.
Если работник, поступающий на определенную работу, имеет диплом бакалавра, то такой работник не имеет полученной специальности или квалификации, так как степень бакалавра свидетельствует только о получении образования по направлению, но не по специальности.
В таком варианте графу специальность оставляют незаполненной. Равным образом поступают, и если работник не имеет никакой специальности, так как окончил только школу или продолжает обучение в ВУЗе.
В означенных ситуациях указывается только полученное оконченное образование, то есть бакалавриат или среднее. Графы со специальностью и профессию не заполняются, до присвоению работнику определенной квалификации или специальности.
Что следует понимать под «заверением» титульного листа подписью работника?Об этом пункте сказано ранее, но полезно дополнительно отметить некоторые аспекты заверением работника титульной страницы.
Сведения туда вносятся, как правило, сотрудником кадровой службы и могут наблюдаться определенные неточности.
После заполнения данных, работнику следует лично проверить внесенные сведения, такие как ФИО, дата рождения и остальные.
Следует обязательно предоставлять работнику возможность проверить эти сведения до подписания документа. Только после тог, как работник определил их точность и достоверность, титульная страница подписывается работником.
Полезные советыРезюмируя вышеизложенное, следует предоставить некоторые краткие советы, которые позволят лучше усвоить предложенный материал:
Использование предлагаемых советов поможет грамотно заполнять титульные страницы трудовых книжек и вносить требуемые исправления, на основе предписаний Инструкции по заполнению трудовых книжек и регулирующей данную область нормативной документации.
Если у Вас есть вопросы,Главная » Кадры » Правила заполнения трудовой книжки
Правила заполнения трудовой книжкиВсякой организации непременно нужно иметь трудовые книжки каждого, кто в ней работает на постоянной основе и дольше пяти дней. Кадровики отмечают здесь всю важную информацию о профессиональной деятельности его владельца — таково требование Трудового кодекса и образец и правила заполнения трудовой книжки, мы разберем в сегодняшней статье.
Делать отметки на страницах книжки разрешается ручкой синего (как вариант – фиолетового) или чёрного цвета, использование разного рода сокращений считается ошибкой.
Инструкция по заполнению титульного листаДанные на титульном листе:
Пример заполнения данных о приеме на работу
Внесение сведений о трудовой деятельности по совместительствуПорой бывает, что работник выполняет определённые обязанности, совмещая их со своей основной работой. Сведения о такой трудовой инициативе записываются только по желанию самого работника. Если желание у него имеется и он попросил сделать отметку в книжке, то порядок внесения данных будет аналогичным описанному ранее, только название организации второй раз писать не нужно.
Бывает такое, что сотрудник переводится для дальнейшей работы в другой отдел или меняет должность. Естественно, такие перемены в его карьерном пути необходимо зафиксировать в трудовой.
Увольнение сотрудника – повод для очередной записи в трудовую, причём сделать её надо вовремя, так как в заключительный рабочий день её требуется вернуть владельцу. Промедление в таком деле может грозить штрафом и выплатой компенсации сотруднику, прекратившему работать в данной организации.
Порой случаются ошибки при записывании разной информации в трудовую, к примеру, вместо «старший инженер» написано просто «инженер». Ошибку, конечно же, необходимо исправить, мы уже писали более подробную статью об исправлениях в трудовой книжке. Зачёркивать и замазывать что-либо запрещается, и для исправления есть только один способ – признание ошибочно указанных данных недействительными:
Поделитесь с коллегами:
СЗВ-М на единственного учредителя сдавать не нужно
Если компания не ведет хозяйственную деятельность, не имеет наемных работников, а с единственным учредителем, исполняющим обязанности руководителя, не заключен трудовой договор или ГПД, такая организация не обязана сдавать СЗВ-М.
Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился
На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций.
6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы
Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ. На некоторые из них налоговики уже отвечали ранее, но есть и несколько свежих разъяснений.
6-НДФЛ: как отразить выплату премий
Работодатель, выплачивающий своим работникам помимо зарплаты еще и премии, должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с премиальных сумм. Как правильно заполнить 6-НДФЛ по этим операциям, разъяснила Налоговая служба.
Больничный в 6-НДФЛ: новые разъяснения
Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде, а выплачено в другом, отражать такой переходящий больничный нужно в периоде выплаты.
Бухгалтер-кассир в отпуске: как передать его функции другому сотруднику
В случае, когда в компании временно отсутствует бухгалтер-кассир, его обязанности может исполнять другой работник бухгалтерии в порядке совмещения. Минтруд напомнил, как правильно это оформить.
Страховые взносы - 2017: новые формы отчетности уже разработаны
С 01.01.2017 года взносами на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование будет заниматься ФНС. В руках соцстраха останутся только взносы «на травматизм». В связи с этим налоговики и ФСС уже разработали новые формы расчетов.
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 17 ноября 2014 г.
Н.А. Мацепуро, юрист
Заполняем в трудовой книжке сведения об образовании и обученииСведения об образовании и профессии (специальности) работника отражаются на титульном листе его трудовой книжки. Кроме того, об обучении иногда нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе». Расскажем, как правильно вносить в трудовые книжки и дополнять эти «образовательные» записи.
Вносим запись в строку «Образование»При этом реквизиты самого документа об образовании в трудовой книжке не указываются. Запись может быть, например, такой.
Документ — основание для записи
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее «Инструкция»).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее «Правила»).
1. Предоставление работницей свидетельства о заключении брака и паспорта на новую фамилию.
Паспорт необходим, т.к. именно на основании этого документа заполняется титульный лист трудовой книжки, а свидетельство о заключении брака подтверждает изменение фамилии.
2. Подача заявления с просьбой о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии.
Заявление составляется в свободной форме. К заявлению подкалывается копия паспорта и копия свидетельства о заключении брака. Рекомендуется также снять копии для личного дела.
3. Издание приказа о внесении изменений в анкетно-биографические данные. Ознакомление работницы с приказом.
Унифицированной формы данного приказа законодательством не предусмотрено, поэтому составляется он в произвольной форме.
4. Внесение изменений в трудовую книжку и другие документы.
Если из-за неоднократной смены фамилии на титульном листе не осталось места для внесения новой записи, то в соответствии с пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, можно оформить вкладыш к трудовой книжке, в который и будут внесены новые сведения.
1. Предоставление работником документа об образовании.
2. Подача заявления с просьбой о внесении изменений или дополнении сведений об образовании в документы.
Заявление составляется в свободной форме. К заявлению подкалывается копия документа об образовании. Рекомендуется также снять копию для личного дела.
3. Издание приказа о внесении изменений или дополнении сведений об образовании. Ознакомление работника с приказом.
Унифицированной формы данного приказа законодательством не предусмотрено, поэтому составляется он в произвольной форме.
4. Внесение изменений в трудовую книжку и другие документы.
Не забудьте внести изменения / дополнения в личную карточку работника № Т-2.
HR-Life.ru - это не только подборка тематических статей, но и сводка новостей и предстоящих событий HR-мира. а также каталог кадровых агентств с удобным поиском, содержащий основную информацию по более чем семидесяти агентствам по подбору персонала. HR-Life.ru - все из жизни HR-менеджера.
Вносим изменения в трудовую книжкуЛюбой кадровик знает - трудовая книжка должна быть заполнена безупречно. Ведь достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Но, к сожалению, не всегда удается избежать ошибок. Давайте посмотрим, как можно внести изменения и исправления в этот документ.
Определимся с понятиями
Скажем сразу: внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.
Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена (Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.).
Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.
Теперь, когда мы разобрались с похожими процедурами и четко уяснили себе их различия, перейдем непосредственно к внесению изменений и исправлений в трудовую книжку.
Измененяем анкетно-биографические данные
Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника.
Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.
Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.
Обращаем ваше внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.
Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки. Приведем пример.
В строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».
Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. На наш взгляд, если законодательство этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки.
Исправляем неверную запись
Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись, сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись, нужно как можно скорее исправить положение. В этом нам поможет пункт 1.2 Инструкции и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек*.
По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).
В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.
Для этого нужно сделать следующее. В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Вот теперь можно воспроизвести эту запись в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией, КТС или самим работодателем незаконными. Следует также отметить, что, если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил). 
Особенности исправления записей Часто у кадровиков возникают вопросы, как поступить в той или иной неординарной ситуации, связанной с необходимостью внесения исправлений в трудовую книжку. Рассмотрим некоторые подобные случаи.
Неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени. Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другого работодателя, обязательно укажите, на чей именно приказ вы ссылаетесь
Неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение. Здесь вот какая трудность: увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке, сделанных в вашей организации, закрыт печатью и подписями. Если сейчас сделать запись без наименования организации, будет непонятно, кто ее автор. Поэтому для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок - вновь написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника, как при увольнении.
Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел к вам исправить неверную запись, сделанную в вашей организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации 
К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.
С 1 сентября изменяется порядок внесения сведений об образовании в трудовую книжку
Елена Ширимова, ведущий эксперт по кадровому учету и делопроизводству компании «Моё дело»
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Людмилы (г. Липецк)
Как правильно внести запись об изменении образования в трудовую книжку?
Изменения сведений об образовании, профессии, специальности работника в титульный лист трудовой книжки нужно вносить в следующем порядке.
Если запись об образовании (профессии, специальности) в трудовой книжке уже имелась, ее нужно дополнить, указав в той же строке (через запятую) новое образование (профессию, специальность), например, в строке Образование запись после дополнения может выглядеть так: основное общее, среднее профессиональное. При этом зачеркивать имеющуюся запись о ранее полученном образовании не следует. Если запись об образовании (профессии, специальности) в трудовую книжку не была внесена при ее первичном заполнении, соответствующую строку нужно просто заполнить данными, которые представил работник ( п. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. п. 2.4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
Сведения об образовании (профессии, специальности) вносятся на основании представленных работником документов (удостоверения, свидетельства, диплома и т.д.). Однако наименования и реквизиты данных документов в трудовой книжке при этом не указываются.
Следует иметь в виду, что с 1 сентября 2013 г. вступает в силу новый закон Об образовании в Российской Федерации № 273-ФЗ от 29 декабря 2012 г. который существенно изменяет наименование уровней образования. При заполнении трудовой книжки начиная с этой даты в ней нужно указывать следующие уровни образования:
Таким образом, упраздняются наименования высшее профессиональное образование и начальное профессиональное образование, которые приведены в Законе Об образовании № 3266-1 от 10 июля 1992 г. (утрачивает силу с 1 сентября 2013 г.).
Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.
Как правильно внести запись о получении образования в трудовую книжкуТрудовая книжка – это важнейший документ любого сотрудника, который официально устроен на работу. Информация, которая фиксируется в данной книжке, дает основание судить о рабочей «истории» гражданина. Поэтому достоверность записей не должна ставиться под сомнение. Каждая из них имеет свое место для фиксирования. Среди множества сомнений, касающихся заполнения трудовой. имеется вопрос, который требует полноценного и достоверного ответа, как правильно внести запись об образовании в трудовую книжку.
Записи в трудовой книжке
Каждая информация, которая пишется в книжке, влияет на многие факторы рабочих моментов гражданина. К ним относятся зарплата, премии, стаж, оформление или получение пенсии и так далее. Поэтому ведение данного документа очень ответственно.
Рабочая книжка человека имеет несколько определенных разделов:
На первой странице (титульник) фиксируется информация о личных данных гражданина.
Данные записи делаются тогда, когда человек заводит этот документ. На остальных страницах имеют место записи, которые фиксируются по ходу рабочей деятельности.
При этом любая информация должна быть утверждена подписью руководителя или доверенного работника и печатью компании.
Запись в трудовой книжке об образованииНа первой странице среди данных работника имеется специальная графа об образовании и профессии, специальности. Заполнение ее происходит тогда, когда идет оформление трудовой. Данная информация фиксируется только при предъявлении определенного документа, подтверждающего достоверность фактов:
Специальность требует документа о соответствии специалиста должности, на которую его принимают. Но этот вид подтверждения нужен только если человек устраивается на определенную специализацию, при которой работник обязан иметь специальные знания.
Заполнение трудовой книжки: сведения об образованииЗаполнение трудовой должен делать руководитель или уполномоченное им лицо. Все записи вносятся от руки. Для правильного написания информации об образовании на титульнике нужно, согласно документу об образовании, в определенной строке написать:
Специальность и профессия пишется именно та, по которой сотрудник работает или будет работать в организации. Вся информация на первой странице должна фиксироваться без ошибок, так как исправление их на титульном листе невозможно по правилам и закону. Когда все данные записаны, ниже в определенной строке нужно расписаться специалисту, руководителю. Закрепить записи необходимо печатью компании.
После записи на главном листе непременно нужно написать на обложке трудовой с оборота вид документа, порядковый номер, серию, дату выдачи. Затем ставится должность лица, которое заполняет документ, и его подпись. В завершение нужна печать для утверждения.
Запись в трудовой книжке об изменении образованияКогда фиксируются разнообразные изменения в рабочей книжке сотрудника, ответственному человеку нужно знать, на какие документы (НПА) стоит делать акцент:
При помощи этих документов можно с точностью и без ошибок вписать изменение личных данных.
Со временем работник может повысить свой уровень знаний и получить новое образование. Здесь возникает вопрос о том, как внести запись об образовании в трудовую книжку в этом случае? На главной странице, в строке «образование», после записи, сделанной ранее, можно поставить запятую и вписать данные о получении нового образования. К примеру, если была надпись «Среднее», то через запятую следует написать «Высшее».
Такая запись не будет иметь законной силы, если при ее написании не указать документ, который подтверждает получение данного образования. Так же, как и в первом случае, на обороте корочки нужно вписать наименование, номерной знак, серию документа, дату. Затем запись нужно подписать и заверить при помощи печати. Внимание: такая ссылка нужна лишь при изменении записи об образовании.
Если сотрудник, который пришел устраиваться в компанию, является студентом какого-либо высшего учебного заведения, то в строке «образование» нужно написать «неоконченное высшее». Запись эта не обязательна – она выполняется по просьбе сотрудника. Когда студент окончит институт и получит диплом, то лицо, ответственное за заполнение трудовых, должно внести изменившуюся информацию. Ставится запятая, после которой вписывается надпись о высшем образовании. Предъявленный документ вписывается в книжку по всем правилам.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке об образовании, как ее изменить и как исправить ошибки?Специальное дополнительное образование – приобретение определенной профессии или новой специальности. При внесении данной информации не следует зачеркивать предыдущую информацию, новая информация вписывается рядом.
Курсы повышения квалификации, которые проходит сотрудник, представляют собой получение дополнительных знаний в данной сфере. Но по правилам такая запись не вносится в трудовую. Регистрируется лишь информация, если впоследствии меняется категория, разряд и класс. Здесь имеет место составление определенного приказа руководителя. Затем, опираясь на составленный документ, можно внести изменения в нужной графе. Утверждается запись с помощью подписи и печати.
Сведения об изменении образования, специальности и профессии специалиста вписываются там, где сотрудник работал в последний раз. Эта информация является дополнительной по отношению к предыдущей. В Инструкции нет подробных указаний насчет ссылки на обороте обложки трудовой, где фиксируется документ, подтверждающий законность.
Ошибка в написании записи об образовании в трудовой книжкеНа титульнике допускать ошибки нельзя, так как достоверность информации личных данных – это одно из важнейших правил по ведению трудовой. Так как документ заполняется от руки, то возможность совершения ошибки или написание неточностей довольно существенны.
Поправки можно вносить в сведениях о работе и награждениях в предусмотренном порядке. При допущении ошибки в строке об образовании вся книжка будет считаться недействительной, так как исправить данную запись нельзя. Человек, который заполняет книжку, должен составить акт, где будет зафиксировано, что книжка работника не является действительной. Данный акт подшивается в специальное дело. Уничтожение незаконного документа происходит только на основании составленного акта. Руководитель компании покрывает все расходы на новый трудовой документ сотрудника.
Когда ошибка или неточность была замечена после долгих лет работы специалиста в организации, то руководителю приходится делать исключение из правил. При этом он зачеркивает слово (надпись) целиком (все это делается так, чтобы в будущем старую запись можно было прочитать, то есть одной чертой) и рядом с неверным вариантом пишет новую точную информацию. Чтобы подтвердить данные действия, на обратной стороне обложки указывается документ, при помощи которого были внесены новые данные. Затем нужно запись заверить подписью и печатью.
В любом случае нужно помнить, что зачеркивать отдельные знаки, цифры и буквы запрещено. Также не следует приписывать новую информацию сверху или снизу от старой записи.
Вместе с этим материалом часто читают:
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку (51617)Сотрудник сменил фамилию, получил дополнительное образование, новую профессию: в титульном листе трудовой необходимы изменения. И неверные записи частенько приходится исправлять. Как сделать это правильно, чтобы избежать недоразумений в дальнейшем? Подробные рекомендации - в статье опытного эксперта, канд. ист. наук, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия В. И. Андреевой.
В п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 (далее - Инструкция), указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин изменение, на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые действительно могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).
При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Ссылки на внесенные изменения и документы - основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:
Фамилия изменена на фамилию Егорова на основании&hellip
Фамилия Иванова изменена на фамилию Егорова на основании&hellip
Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй - когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак (пример 1).
В п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 (далее - Инструкция), указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин изменение. на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые действительно могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).
При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:
Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй - когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак (пример 1).
В титульном листе трудовой книжки образца 1973 г. для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб (примеры 2 и 3).
Изменение фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г.
