Рейтинг: 4.7/5.0 (1869 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Исправления в таком документе как трудовая книжка оформляются особым образом. При этом ошибки на титульном листе книжки не допускаются (бланк подлежит замене), в то время как исправления фамилии или даты рождения могут иметь место. Что касается содержательной части документа, то в ней исправления вносятся путем оформления новой записи. Как правильно вносить исправления в трудовую книжку?
Внесение исправлений в трудовую книжкуСмена имени, фамилии, отчества или даты рождения осуществляется путем зачеркивания старой записи и указания новой. Новая профессия (специальность) дописывается рядом через запятую. Любые исправления, производимые на титульном листе, должны иметь ссылку на документ, подтверждающий новые сведения. Его название и номер указываются на внутренней стороне обложки.
Исправление каких-либо данных в содержательной части оформляется новой записью с текстом: «Запись за №… недействительна».
Рассмотрим наглядные примеры исправления в трудовой книжке:
Часто задаваемые вопросы:
Как поступить при обнаружении ошибок, допущенных предыдущим работодателем?
Необходимо отправить работника к предыдущему работодателю, чтобы тот исправил запись в соответствии с инструкцией и поставил свою печать.
Что делать при наличии ошибок, делающих книжку недействительной?
В данном случае данный бланк документа уничтожается, а вместо него выдается новый. При этом составляется акт списания испорченного документа следующего содержания:
Что делать при допущенной ошибке в нумерации записей (например, после «№ 5» поставлен «№7»)?
В данном случае делаем запись №6, в которой пишем: «Запись за номером 7 недействительна». Далее продолжаем текущую нумерацию.
Как осуществить изменение фамилии в трудовой книжке, как исправлять в ней неверные записи? Используйте предложенные алгоритмы.
Из этой статьи вы узнаете:Трудовая книжка – важный документ, поскольку именно от достоверности содержащейся в ней информации зависит оценка пенсионных прав работника и размер начисленного ему пенсионного пособия. Даже одна неправильная запись в трудовой книжке может иметь далеко идущие последствия. Поэтому одной из важнейших задач каждого кадрового работника считается безупречное заполнение этого документа. Но как следует поступить кадровику, если ошибки избежать не удалось? Какие документы могут служить основанием для изменения записи в трудовой книжке? В данной статье мы рассмотрим эти и другие вопросы, связанные с процедурой изменения данных в основном персональном кадровом документе работника.
Зарегистрируйтесь. чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов
Действующее законодательство разъясняет, как исправить запись в трудовой книжке. Не следует путать такие понятия, как исправление документа (сюда относится любое изменение в трудовой книжке) и оформление его дубликата. Основаниями для внесения изменений в трудовую книжку считаются неточности или ошибки в записях о профессии, специальности или образовании работника, устаревшие анкетные данные и так далее, в то время как дубликат выдается взамен утраченного или испорченного документа (согласно постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. )
Не следует также путать внесение исправлений и изменений в трудовую книжку с аннуляцией испорченного бланка – процедурой, предусмотренной для ликвидации последствий неправильного первичного оформления документа. Даже внимательный и опытный кадровый работник может по неосторожности допустить ошибку при заполнении бланка трудовой книжки, например, неверно вписать фамилию, имя или отчество работника.
Чаще всего такими «подводными камнями» становятся похожие по звучанию, но пишущиеся по-разному слова (имена Марьяна и Марианна, Олеся и Алеся, Наталья и Наталия; отчества Геннадиевна и Геннадьевна; фамилии Арестова и Аристова и т.д.). Законом не предусмотрена возможность исправления ошибочных записей на титульном листе документа, поэтому изменение фамилии в трудовой книжке возможно только в случаях, когда имеет место фактическая смена фамилии работником (об этом мы ниже поговорим более обстоятельно).
Если же в паспортные данные на титульном листе трудкнижки вкралась досадная ошибка, испорченный бланк аннулируется (списывается и уничтожается вместе с вкладышами согласно законодательно утвержденному порядку, с составлением соответствующего акта), а вместо него заполняется новый. Оформляя акт уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей, не забывайте прилагать к нему подлинные номера уничтоженных документов (проще всего заранее вырезать номера из бланков и вклеить в акт). Такой документ является неопровержимым доказательством фактического уничтожения испорченных бланков.
Подробнее об образцах исправления в трудовой книжке можно прочитать в конце статьи.
Образец исправления в трудовой книжке: изменение анкетных данныхНеобходимость во внесении изменений в анкетно-биографические данные работника возникает довольно часто. Вступление в брак, желание сменить имя на более благозвучное, развод и возвращение добрачной фамилии – далеко не полный перечень причин, по которым записи в трудовых книжках приходится исправлять. Сведения о порядке, в котором делается запись в трудовой книжке об изменении фамилии, отчества, имени или даты рождения работника, содержатся в Инструкции по заполнению трудовых книжек (пункт 2.3). Прежние, утратившие актуальность данные следует аккуратно зачеркнуть одной ровной чертой (таким образом, чтобы зачеркнутая запись легко читалась), а новые – записать над или под перечеркнутой строкой.
Как сделать исправление в трудовой книжке, мы выяснили. Но на этом процесс работы с трудовой книжкой не заканчивается. Чтобы изменение в трудовой книжке обрело юридическую силу, его необходимо дополнить соответствующим пояснением на внутренней стороне обложки документа. В пояснении перечисляются наименования, номера и даты выдачи документов, на основании которых были внесены изменения. Пояснение заверяется печатью организации (или кадровой службы) и подписью кадрового работника, который вносил изменения в трудовую книжку.
Исключительно со слов работника изменения в трудовую книжку вносить нельзя. Изменение даты рождения в трудовой книжке (равно как и других анкетно-биографических данных) требует веских оснований. Документальными основаниями для такой процедуры, согласно Инструкции, могут служить: паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о рождении, а также свидетельство об изменении имени, отчества или фамилии и некоторые другие официальные документы.
Делая ссылки на документы, послужившие основанием для изменения анкетных данных работника, необходимо ссылаться не только на соответствующее свидетельство, но и на паспорт. Сам по себе паспорт не дает возможности проследить изменение таких данных, как имя, отчество, дата рождения или фамилия; а одной лишь ссылки на свидетельство недостаточно, поскольку паспортные данные работника, на основании которых заполняется его трудовая книжка, также были изменены. Поэтому следует ссылаться на все официальные документы, имеющие отношение к делу.
Еще одна частая причина, по которой кадровикам приходится вносить дополнения в трудовую книжку, заключается в получении работником образования – например, освоении новой специальности или профессии. Как правило, такая ситуация возникает при приеме на работу выпускников школ, техникумов или профессионально-технических училищ. Впоследствии эти работники получают высшее образование (а иногда и не одно), поэтому соответствующие данные в трудовой книжке приходится дополнять и обновлять. Опытные кадровики знают, как внести запись в трудовую книжку об образовании правильно: согласно пункту 2.4 Инструкции. при наличии записей об образовании прежние данные не вычеркиваются, а дополняются новыми сведениями через запятую; а при их отсутствии пустые строки просто заполняются без каких-либо особых отметок.
В соответствующей графе трудовой книжки работника Н. указывалось среднее профессиональное образование, а в графе «Профессия, специальность» стояла отметка «строитель». После того, как Н. получил высшее образование по специальности «инженер» и предъявил в отдел кадров диплом технического университета, кадровик предприятия сделал запись в трудовой об изменении образования. На основании предъявленного диплома в графе «Образование» он указал через запятую «высшее профессиональное», а запись в строке «Профессия, специальность» дополнил квалификацией «инженер» (также через запятую).
При этом нет необходимости делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании (хотя некоторые специалисты считают это целесообразным), поскольку законодательно такая ссылка не предусмотрена. Вдобавок следует учитывать скромные размеры самого бланка: если отражать все изменения профессии, специальности и образования со ссылками на соответствующие документы, обложка трудовой книжки может не вместить все записи.
Исправление ошибки в трудовой книжкеОбнаружив в трудовой книжке сотрудника неверную или неточную запись, внесенную на предыдущем месте работы, следует как можно скорее внести исправление ошибки в трудовой книжке. Порядок действий, которые необходимо предпринять в данном случае, регламентируется пунктом 1.2 Инструкции и разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек .
До вступления в силу нового законодательства неверная запись в трудовой книжке могла быть исправлена только работодателем, допустившим ошибку, но теперь ситуация изменилась. Согласно п.27 Правил ведения и хранения трудовых книжек. изменения в трудовую книжку могут вноситься кадровиками по новому месту работы сотрудника. Основанием для внесения изменений могут служить официальные документы (копии приказов о приеме, увольнении или переводе работника, справки и выписки из личной карточки или лицевого счета и т.д.), предоставленные допустившим ошибку работодателем. Неверные записи, внесенные в разделы «Сведения о награждениях» и «Сведения о работе», должны быть признаны недействительными в установленном законом порядке. Зачеркивать, замазывать корректирующими составами или подделывать подобные записи запрещено.
Как исправить запись в трудовой книжке?Если ошибка содержалась в самом приказе, который впоследствии был отменен, необходимо дополнить данные в четвертой графе записью, содержащей дату и номер приказа, отменившего ошибочное распоряжение. Таким образом, исправляются неточные или ошибочные записи в трудовых книжках: о приеме на работу, переводе или увольнении работника, сведения о награждении.
Записи о признанном впоследствии незаконным переводе или увольнении работника (достаточными для вынесения такого решения полномочиями располагают суд, КТС, Рострудинспекция и сам работодатель) также исправляются по данной схеме. Когда речь идет о признании недействительными приказов об увольнении или переводе, работник вправе требовать замены трудовой книжки дубликатом вместо исправления записи. Согласно п.33 Правил. в этом случае кадровик должен оформить дубликат документа, в котором неверная запись будет отсутствовать.
Как внести исправление в трудовую книжку: образец заполненияСтандартная процедура внесения изменений довольно проста, поэтому опытный кадровик наверняка знает, как внести исправления в трудовую книжку. Нередко исправление неправильной записи в трудовой книжке сопровождается неординарными случаями – это примеры исправлений в трудовой книжке, с ошибками или неточностями, обнаруженными спустя значительный промежуток времени или сразу же после увольнения работника. Чтобы точно знать, какие действия следует предпринимать в подобных ситуациях, рассмотрим их более детально.
Если неверная запись обнаруживается спустя несколько лет (и после нее вносились другие записи и отметки), исправление ошибочной записи в трудовой книжке остается стандартным. В первой свободной графе ставится порядковый номер (например, 12) и делается запись о признании неверной записи недействительной (с указанием ее номера, скажем, 8, и ссылкой на соответствующий приказ). Если исправления вносятся на основании копии документа, предоставленной другим работодателем, обязательно следует указать, на чей именно документ сделана ссылка. Датой изменения в подобных случаях считается не указанная под неправильной записью дата (поскольку нарушится хронология событий), а дата внесения записи об исправлении.
Если неверная запись обнаруживается сразу после формального завершения процедуры увольнения работника, для внесения исправлений необходимо создавать новый блок в документе (так как блок записей, сделанных за время пребывания работника в штате вашей организации, уже закрыт печатью и подписями, а созданная без указания организации запись будет «анонимной»). Поэтому кадровому работнику необходимо заново вписать наименование организации в виде заголовка, проставить порядковый номер записи и дату, и только после этого вносить требуемые изменения. Для закрытия блока следует, как и при оформлении записи об увольнении, проставить печать и две подписи – самого работника и сотрудника кадровой службы, занимающегося ведением трудовых книжек. Аналогичным образом следует поступить и в случае обращения бывшего работника вашей организации с требованием об исправлении неверной записи, если последней в его трудовой книжке значится запись об увольнении, проставленная другим работодателем.
Вам также будут полезны следующие материалы:7 октября 2012, просмотров: 39369, Раздел: Бизнес-статьи
Когда трудовая книжка оформляется впервые необходимо, что бы в титульном листе было правильно внесены данные ими, фамилия, отчества и даты рождения, того человека, который поступает на работу. Именно эти сведения будут важны, так как в трудовой книжке не предусмотрена фотография. По этим сведениям определяется, какому именно работнику она принадлежит.
Официального нигде не указаны принципы исправления в трудовой книжке. Но некоторые пункты правила ведения документация свидетельствуют о том, что неверные записи не подлежат исправлению. В этом случаи записи в трудовой книжке считается недействительными, и она подлежит срочной замене. Но исключением на исправления, является изменения в паспортных данных работника. В это случаи нужно будет указать ссылку, которая свидетельствует данному факту.
В заполнении трудовой книжки предусматривается наличие печати предприятия. Немало разногласий связано с внесением записи трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». Как правило, многие начинающие кадровики часто делают ошибки при заполнении трудовой книжки. Многие из них указывают, что работник ранее нигде не работал и у него отсутствует стаж работы. Это не правильно. Первая запись должна содержать сведения о приеме на работу. Это связано с тем, что многие не знают, что сведения в трудовой книжке должны соответствовать приказу руководителя. То есть она должна содержать запись о приеме на работу, подразделение, профессию и должность. Сведения о сроках договора, сроке испытания, режиме работы, замечаниях, условиях оплаты труда, характере работ и тому подобное, не записываются в трудовую книжку. Исключением из этого правила считается порядок внесения записи в трудовую книжку, связанную с переводом работника на другую должность или к другому работодателю. Только в этом случаи слова о приеме на рабоду, должны быть дополнены указанием «в порядке перевода».
Запись в трудовой книжке о работе по совмещению.
Эти данные прописываются по желанию сотрудника по месту основной работы. Но бывают такие случаи, что работник уже закончил работу по совместительству, но желает, чтобы сведения о ней были указаны в трудовой книжке. В этом случаи сведения о работе по совместительству следует указать после сведений об основной работе, даже если эти данные имеют долее ранний срок записи.
Пример правильного внесения записи о работе по совместительству
Пример неверного внесения записи о работе по совместительству. Перевод на другую работу.
Запись о временных переводах не указываются в трудовой книжке. Только после того как временный перевод перешел в постоянную работу сведения об этом вносятся в трудовую книжку. В этом случаи нужно указать дату и временного и постоянного перевода на другую работу.
Пример заполнения трудовой книжки о факте перевода на другую работу
Исправления в трудовой книжке касательно содержательной части
Неверную запись в трудовой книжке следует не просто переписать, а обязательно пояснить, почему это было сделано. Ни каких зачеркиваний, подчисток и фраз «Исправленному верить».
Пример внесения исправления в запись сведений о работе
А если при внесении записи о приеме на работу была неправильно указана дата приема. По принцип заполнения трудовой книжке показан в нижеуказанном примере.
Пример исправления записи даты приема на работу
Если запись была пропущена
В том случаи, когда в трудовой книжке по каким-то причинам была пропущена запись. То правильность ее внесения показана в ниже приведенном примере.
Пример внесения пропущенной записи
Если трудовая книжка подлежит уничтожению, то в этом случаи должен составляется акт, который будет свидетельствовать этому факту.
Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки
Трудовая книжка – не менее ценный документ, чем паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке или другой необходимый в жизни каждого человека документ. Однако встречаются такие случаи, когда по ошибке в отчестве в трудовой книжке пропущена или записана неправильная буква. На данный момент существуют правила и инструкции, регламентирующие заполнение и сохранность каждого учетного регистра трудовой деятельности человека. Они и регулируют заполнение и внесение исправлений в трудовые книжки.
Стандарты заполнения трудовых книжекПеред тем, как исправить ошибку в отчестве в трудовой книжке, нужно обязательно знать правила грамотного и корректного заполнения этого документа:
трудовые книжки сотрудников заполняются согласно четко определенным правилам, установленным нормативно-правовыми актами трудового законодательства Российской Федерации>Таким образом, к заполнению трудовой книжки сотрудника ответственный работник отдела кадров должен подходить со знанием хотя бы вышеперечисленных пунктов.
Ошибка в отчестве в трудовой книжкеПри первом устройстве на работу сотруднику выдается чистая трудовая книжка. Она заполняется согласно документам, предоставленным соискателем. К ним относят:
Ошибки во время первичного заполнения трудовой книжки могут возникнуть при заполнении:
Фамилия, имя и отчество работника располагаются на первой странице в трудовой книге. Если обнаружится, что в ней записано неправильно отчество работника, то это может привести к большим трудностям в будущем с оформлением пенсионных выплат, так как даже одна буква может сделать владельца трудовой книжки непричастным к данному документу.
Как исправить ошибку отчества в трудовой книжке, которая заполняется впервыеЕсли во время первичного заполнения бланка трудовой книжки после внесения в нее основных сведений сотрудник обнаружил ошибку в записанном отчестве, то он немедленно должен сообщить об этом работнику, который вносил информацию. Этот работник обязан сразу же выбрать один из путей решения этого вопроса:
Специалисты в такой ситуации более склонны к первому варианту.
Как исправить отчество в трудовой книжке, если оно было внесено с ошибкой, которая была допущена на предыдущем месте работыВ таком случае сотруднику необходимо обратиться с письменным запросом на предыдущее место работы. Руководство этого предприятия должно издать приказ, который послужит основанием для исправления ошибки отдела кадров. Если по каким-либо причинам предыдущего предприятия уже не существует, то, согласно ТК РФ, сотрудник имеет право требовать исправление ошибки и на текущем рабочем месте.
Сотрудник отдела кадров для устранения ошибки действует следующим образом:
Всегда внимательно проверяйте каждую запись, сделанную в трудовом документе. Эти элементарные мероприятия смогут предотвратить негативные последствия для обеих сторон трудовых отношений в будущем. Особенно это касается самих работников, в документах которых были допущены ошибки.
Нигде и никем не регламентировано исправление ошибки на титульном листе. Я слышала про такой вариант исправления: зачеркивается неверное, рядом пишется правильное и на корочке делается ссылка на паспорт. Но! Я бы лучше оформила дубликат. Так как, повторяю, ни в Правилах ведения. ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет варианта, как внести исправления по ФИО. Впоследствии, у работника могут быть проблемы в ПФ. Его скорее всего отправят доказывать, что это его трудовая, в суд.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
А если у работника уже стажа там лет на 25-30 и что? Всю переделывать. Если будет ссылка на документ+печать и подпись кадровика ничего страшного не будет. Мы же фамилию исправляем женщинам при смене фамилии со ссылкой на документ.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Никогда не при напролом - главное обмани врага!
Боже, дай мне силы, терпения, и на всякий случай 42 миллиона долларов!
Ксюша
ksu83@inbox.ru
Российская Федерация, Малая Черноголовка
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Исправление фамилии при заключении браке - это не тоже самое, что исправление ошибки!
Ксюша, там какой стаж?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Никогда не при напролом - главное обмани врага!
Боже, дай мне силы, терпения, и на всякий случай 42 миллиона долларов!
Статья эксперта - не нормативный акт. Сколько людей - столько и мнений. Ксюша, Вам самой нужно выбирать: либо делать дубликат, либо вносить исправления.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Я в таких случая делаю проще - звоню в пенсионный и консультируюсь. В моем пенсионном мне давали "зеленый свет" при внесении изменений на основании паспорта. Ошибка была в имени.
Позвоните в свой пенсионный.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Никогда не при напролом - главное обмани врага!
Боже, дай мне силы, терпения, и на всякий случай 42 миллиона долларов!
А я бы на ответ по телефону не рассчитывала. Сегодня один человек работает, а завтра другой.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Татьяна Ерашкова писал(а):
Я в таких случая делаю проще - звоню в пенсионный и консультируюсь. В моем пенсионном мне давали "зеленый свет" при внесении изменений на основании паспорта. Ошибка была в имени.
Позвоните в свой пенсионный. У нас ПФ тоже "за". Изменения вношу на основании паспорта.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Свиток: Исправляем ошибку на титульном листе трудовой книжки
Исправляем ошибку на титульном листе трудовой книжки
В организации работает сотрудник, в трудовой книжке которого на титульном листе указана фамилия с ошибкой. Трудовая книжка была оформлена в 2003 году другой организацией. В трудовую книжку работника уже вносились сведения о работе у нынешнего работодателя. Что делать в указанной ситуации (получается, что трудовая книжка принадлежит другому человеку)?
Согласно пп. "а" п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек), в трудовую книжку при ее оформлении на титульном листе вносятся сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения (число, месяц, год) работника на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
В литературе высказывается две точки зрения о возможности исправления ошибок, допущенных при заполнении титульного листа трудовой книжки.
Ряд специалистов полагают, что исправление таких ошибок невозможно, поскольку нормативные акты о ведении трудовых книжек такой возможности не предусматривают. Существует мнение, что работнику в такой ситуации должен быть заведен дубликат трудовой книжки (смотрите, например: Дудко М. Трудовая для ленивых: выйди из подполья, "Московский бухгалтер", N 16, август 2008 г.; Колобова С.В. Трудовое право России: Учебное пособие для вузов. - ЗАО Юстицинформ, 2005 г.).
Другие же считают, что в этом случае могут быть внесены исправления в общем порядке, предусмотренном нормативными актами о ведении трудовых книжек (смотрите, например: Сальникова Л.В. Шитова М.А. Трудовые отношения. Типичные ошибки. - Система ГАРАНТ, 2009).
В соответствии с п. 27 Правил ведения трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Как мы видим, эта норма не указывает на части, разделы трудовой книжки, в которых нельзя было бы исправлять неправильные или неточные записи, а также не устанавливает какие-либо конкретные части, разделы трудовой книжки, в которых, наоборот, можно было бы исправлять неправильные или неточные записи.
Иных норм, прямо запрещающих исправлять неправильные или неточные записи на титульном листе трудовой книжки либо прямо разрешающих исправлять неправильные или неточные записи только в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении", правовые акты не содержат.
Пунктом 26 Правил ведения трудовых книжек предусмотрено, что изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
В связи с этим мы полагаем, что предусмотренный Правилами ведения трудовых книжек механизм исправления неправильной или неточной записи в полной мере может быть применен и к ситуации, когда допущена ошибка в сведениях, содержащихся на титульном листе трудовой книжки.
В приведенной ситуации единственным лицом, достоверно знающим, что соответствующая трудовая книжка выдавалась именно этому гражданину (т.е. лицу с той фамилией, которая указана в паспорте), является работодатель, который впервые принимал этого гражданина на работу, оформлял ему трудовую книжку и допустил в ней ошибку. Поэтому этот работодатель должен внести соответствующее исправление в трудовую книжку работника либо же соответствующее изменение может быть внесено организацией на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Этот документ должен подтверждать, что данная трудовая книжка была оформлена и принадлежит принятому в организацию гражданину.
Изменения в фамилию вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается ранее указанная фамилия (неверная) и записывается верная фамилия в соответствии с паспортом работника. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69).
Если работодатель, который завел трудовую книжку, ликвидирован, отказывается внести в трудовую книжку необходимое исправление либо отказывается выдать официальный документ, подтверждающий принадлежность трудовой книжки указанному работнику, то данный гражданин вправе обратиться в суд в порядке особого производства для установления принадлежности ему этой трудовой книжки (глава 28 ГПК РФ).
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Трудовая книжка – важный документ любого трудоспособного гражданина, определяющий его будущие пенсионные права. Поэтому все записи должны быть занесены правильно и быть достоверными. Несмотря на то, что уже давно ходят слухи об их отмене, сейчас без трудовой сложно устроиться на работу или получить заслуженную пенсию. А что же делать, если какая-то важная информация была записана неверно? Есть ли возможность исправить ошибку без последствий, и кто обязан этим заниматься?
Для того чтобы исправить в этом документе неверную информацию, необязательно создавать дубликат. Его выписывают только при утере книжки или когда внести в нее нужно очень много изменений. Правки в документ могут вноситься, если изменились данные работника о его образовании, ФИО или просто кадровым работником была допущена ошибочная запись при заполнении. Главное, чтобы внесение исправлений было сделано в соответствии с законодательством, иначе такая трудовая может быть признана недействительной работниками Пенсионного фонда.
На какие правовые акты следует опираться
Все, что касается заполнения и ведения трудовых, регулирует Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10 октября 2003 г. № 69 и Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16 апреля 2003 г. № 225.
Кроме этого, регламентирует это процесс и Трудовой кодекс РФ.
В каких же случаях это необходимо делатьВся информация в документе должна быть достоверной, поэтому при выявлении неправильной записи данные необходимо срочно исправить. Помимо этого, изменения вносятся:
Следует различать исправление данных и их изменение. Если запись, сделанная раньше, не имеет ошибок, то при получении новой информации она просто меняется. Исправляются только неверные записи, сделанные по ошибке. Часто неверно записываются сложные фамилии, неправильно указываются даты или сведения о работодателе.
Кто должен этим заниматьсяВсе записи в трудовую вносит исключительно кадровый работник. Также именно он совершает все исправления. При этом он обязан предоставить оригиналы всех необходимых документов. В редких случаях закон разрешает использовать нотариально заверенные копии. Все первоначальные записи делаются в течение недели после приказа о приеме на работу .
Трудовая книжка должна храниться у кадровика и выдаваться на руки сотруднику только в случае его увольнения или выхода на пенсию.
Чаще всего все изменения в документе делаются у того работодателя, который их и внес. В ситуации, когда организация прекратила свое существование, исправить данные может новый работодатель. В редких случаях решение об этом принимается в судебном порядке.
Если вас интересует, как заполнить дубликат трудовой книжки, прочтите эту статью .
Порядок исправлений с примерамиЗаконодательством разрешено вносить изменения в трудовую на основании предоставленных сотрудником документов. Чаще всего это свидетельство о браке, копии приказов о приеме на работу, паспорт, диплом о получении образования и т. д. Без этих документов делать какие-либо записи запрещено.
Фамилия, имя, отчество, дата рождения
Чаще всего это требуется, если сотрудница выходит замуж и меняет фамилию. Иногда внесение изменения фамилии требуется и мужчинам, которые берут фамилии жен. В любом случае, сделать это можно в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Для этого кадровик обязан зачеркнуть старую запись одной чертой, а рядом (там, где есть свободное место) вносится новая информация. При этом внутри на обложке обязательно должна быть сделана запись с ссылками на те документы, на основании которых были произведены эти изменения.
Например, если меняется фамилия, то документом, на который опирается специалист, должно быть свидетельство о браке. Кроме этого, необходимо также указать данные нового паспорта работника. Неправильным считается указание только одного из этих документов.
Записи об образовании, специальности
Образование и профессия работника также могут меняться. В этом случае, согласно пункту 2.4 Инструкции новые данные обязательно должны быть внесены в трудовую. При этом важно знать, что старую запись зачеркивать ни в коем случае нельзя. Все новые сведения дописываются через запятую.
Если сотрудник заканчивает институт, получая диплом о высшем образовании и определенной профессии, в строку «Образование» вносится запись о высшем образовании, а в строке «Профессия» обязательно следует написать полученную сотрудником профессию.
Например, строитель Федоров В. К. работавший в организации строителем и имевший среднее специальное образование, приносит работодателю диплом о высшем образовании. Кадровик обязан дописать в трудовой информацию о его высшем профессиональном образовании, а в графе «Профессия» указать новую специальность – инженер. Все эти данные записываются на основании диплома, но делать ссылки на этот документ не обязательно. Законодательство оставляет это на рассмотрение кадровых работников.
Записи о работе
Чаще всего такие записи исправляются, если были записаны неверно. При этом не обязательно обращаться к старому работодателю. Это может сделать и новый работодатель. Единственное, для этого понадобятся документы со старого места работы сотрудника, например, копии приказов о приеме на работу, увольнении и т. д. Бывший работодатель обязан предоставить все необходимые справки и приказы.
Следует знать, что в этом случае неправильные записи нельзя зачеркивать. Сделать необходимо следующее: в первой графе кадровый работник вписывает порядковый номер, во второй необходимо указать дату внесения неправильных данных, а в третьей внести специальную запись. Чаще всего пишут, что запись за №… недействительна. В четвертой графе специалист обязан указать данные того приказа, на основании которого эта неверная запись была внесена.
Титульный лист
Так как всю информацию в трудовую заносят люди, ошибки случаются довольно часто. Часто ошибочные записи встречаются и на титульных листах. Что же необходимо делать в таком случае? Интересно, что в нормативных актах прямого ответа на этот вопрос нет. В связи с этим, вся эта информация редко исправляется. Бланк, на котором была сделана запись, скорее всего должен быть уничтожен.
Эту процедуру проводит специалист, допустивший внесение ошибочных данных. При этом составляется специальный акт, к которому обязательно следует приложить номер уничтоженного документа (он вырезается непосредственно перед этой процедурой). Если же все-таки принято решение внести изменения, то специалисты советуют делать это так же, как и при исправлении личных данных о ФИО или образовании.
Смена названия организацииЭто происходит не часто, но столкнувшись с такой ситуацией, многие кадровые работники не знают, как правильно сделать подобные изменения. На самом деле все очень просто – такая запись вносится тем же способом, что и личные данные сотрудника.
Сделать это необходимо, иначе у работника в дальнейшем могут возникнуть различные сложности.
Более подробно о процедуре изменений вы можете узнать из следующего видео:
Особенности исправленияИногда даже у опытных кадровых работников возникают различные вопросы о внесении исправлений в книжку. Часто бывают ситуации, когда ошибочные записи внесены несколько лет назад. С этими неясностями необходимо разобраться.
Что делать, если с момента неправильной записи прошло много времени? Никаких особенностей при изменении данных в этом случае законодательство не предусматривает. Все делается в обычном порядке.
Существует только одно отличие – во второй графе записывается дата внесения исправления (чтобы не нарушить хронологию).
Неправильная запись была обнаружена уже после того, как сотрудник уволился. В этом случае у работника возникает масса проблем, ведь все данные этой организации уже закрыты печатью и подписями. Для того чтобы внести новые записи, необходимо заново открывать блок, то есть на новой странице снова написать все данные организации и уже тогда писать правильные данные. Блок закрывается как обычно – с помощью печати, подписей кадровика и сотрудника.
Могут ли вноситься в трудовую изменения на основе показаний свидетелей? Закон разрешает это только в случаях, когда записи исправляются в связи с судебным решением. Также свидетели учитываются, если книжка была потеряна или уничтожена в случае чрезвычайных обстоятельств. Например, работодатель утратил документы сотрудников во время стихийного бедствия и т. д.
Если штамп организации поставлен в трудовой в перевернутом виде, это считается исключительно халатным отношением сотрудника к своей работе. Поэтому никакие дополнительные штампы ставить не обязательно .
Самые частые ошибкиКадровые работники часто допускают неточности при заполнении этого документа. Особенно часто такая ситуация встречается в небольших организациях, где нет специально обученного человека, а все записи делает непосредственно сам работодатель. Конечно, такие ошибки возможны даже у опытного сотрудника, поэтому закон допускает внесение в документ различных изменений.
Чтобы избежать случайных ошибок при заполнении, важно знать определенные правила. Иначе придется исправлять информацию, что несет за собой массу проблем.
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно !
