В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудкнижку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.

Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудкнижки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).

Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.

Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.

Очень часто приходится вносить изменения в анкетные данные работника. Это и вступление в брак или развод с возвращением добрачной фамилии, желание просто сменить имя и многие другие. Прежние, не актуальные сведения аккуратно перечеркиваются одной ровной чертой (чтобы потом зачеркнутую запись можно было легко прочитать), а новые – записываются под или над перечеркнутой строкой.

На этом работа с приведением трудовой книжки в порядок не окончена. Чтобы внесенные изменения обрели юридическую силу, их следует дополнить необходимыми пояснениями на обложке документа с внутренней стороны. В пояснениях указывается наименование, номер, дата выдачи документа, в соответствии с которым кадровым работником были внесены изменения. Каждое пояснение заверяется официальной печатью организации, либо печатью для документов кадровой службы, а также подписью кадрового работника, вносившего изменения.

Запрещается внесение изменений в трудкнижку только со слов сотрудника. Изменение даты рождения (и прочих анкетных данных) возможно только при наличии веских оснований. В соответствии с имеющейся Инструкцией документальными основаниями для данной процедуры является паспорт сотрудника, свидетельство об изменении работником ФИО, свидетельство о рождении, о браке, либо о его расторжении и ряд других официальных документов.

Кроме ссылок на документы - основания для внесения изменений в анкетные данные работника, требуется делать ссылки на паспорт.

Еще одной очень частой причиной, из-за которой кадровики вносят дополнения, является получение работником образования, к примеру, освоение новой профессии, специальности. Данная ситуация обычно возникает в случаях приема на работу специалистов со средним или средним специальным образованием. Впоследствии такие сотрудники получают высшее образование (иногда даже второе, третье) и соответствующие данные приходится обновлять и дополнять в трудкнижке. При наличии существующих записей об образовании они не зачеркиваются, а дополняются новой информацией через запятую.

При обнаружении неверных, неточных записей в трудкнижке сотрудника, которые были внесены на предыдущих местах его работы, необходимо срочно исправить данные ошибки. В настоящее время изменения в трудкнижку сотрудника вправе вносить кадровики на новых местах его работы.

Основаниями для внесения изменений могут выступать только официальные документы, такие как копии приказов, выписки, справки из личной карточки и лицевого счета и пр. Данные документы обязаны представить работодатели, допустившие ошибку.

Неверные записи, внесенные кадровиками в такие разделы, как «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», должны признаваться недействительными в установленном порядке. Не допускается зачеркивание, замазывание корректорами или подделывание подобных записей.

Как исправляются неверные записи в трудовых книжках:

Образец исправления ошибочной записи, обнаруженной при увольнении работника

При ошибке в самом приказе (впоследствии отмененном), данные в 4-й графе дополняются записью с содержанием даты, номера приказа, отменившего ошибочный документ. Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.

По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).

Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи. В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи.

Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста. Однако нередко исправления неверных записей в данном документе сопровождаются неординарными случаями, например, это могут быть исправления в трудовых книжках, с неточностями или ошибками, которые «всплывают» через большой промежуток времени, либо сразу после увольнения сотрудника.

При обнаружении неправильной записи спустя несколько лет (в случае, если после нее были внесены другие записи или отметки), она исправляется стандартным способом.

В 1-й свободной графе указывается номер по порядку (к примеру- 7) и делается следующая запись о признании неправильной записи недействительной (указывается ее номер, например, 3, и ссылка на соответствующий документ).

При внесении исправления по копии документа другого работодателя, в обязательном порядке указывается, на чей конкретно документ делается ссылка. В подобных случаях датой изменения считается не дата, указанная под неверной записью (из-за нарушения хронологии), а дата внесения исправительной записи.

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее «Инструкция»).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее «Правила»).

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

Признание записи недействительной происходит следующим образом: после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна", после этого производится правильная запись и в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (п. 1.2. Инструкции).

Очень часто бывает, что специалист по кадрам внес в трудовую книжку неверную запись. Понятно, что это не очень приятный факт. Но что же сейчас делать? Как теперь эту ошибочную запись в трудовой книжке исправить?

Зачеркнуть? Замазать ошибочные данные? Ни в коем случае. Не нужно зачеркивать, перечеркивать, стриать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают. Есть только один единственный возможный вариант — это признать запись недействительной. И сделать об этом пометку в трудовой книжке И только после этого внести новую, верную запись.

1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.

2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной. То есть ту дату, когда вы вносите исправления.

3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».

4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.

5. Правильную запись внесите в графу 3.

6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

Бывает так, что при приеме на работу в трудовой книжке сотрудницы на внутренней стороне обложки трудовой книжки обнаруживается ошибка, допущенная предыдущим работодателем. К примеру, неверно указан номер свидетельства о браке, на основании которого у сотрудницы поменялась фамилия. Как поступить? Как сделать исправления в трудовой книжке, образец?

Порядок исправления таких ошибок законодательством не установлен. Но. Прямо предусмотрено п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. что зачеркивание неточных или неправильных записей в трудовой книжке не допускается только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки. Поскольку запрета на зачеркивание неточных или неправильных записей на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет, то при исправлении трудовых книжек неправильно указанный номер свидетельства о браке можно зачеркнуть и указать правильный, заверив подписью нынешнего работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)».

Как видим, сотрудницу не обязательно отправлять к своему прежнему работодателю – вы сами можете все исправить. Вот и всё! Успехов Вам в вашей нелегкой и ответственной работе!

Лучший способ выразить благодарность автору - поделиться с друзьями!

В трудовую книжку внесена запись об увольнении и тем же числом этот приказ отменен. Как исправить такую запись? И еще, каким образом грамотно поправить ошибку в трудовой книжке, если неточность допущена в названии организации?

При внесении в трудовую книжку исправлений нужно иметь в виду следующее. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании ­соответствующего документа.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Поэтому в случае когда работодатель сам признает незаконность увольнения, запись в трудовой книжке следует признать недействительной согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, в следующем порядке. В разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в этом разделе записи (это будет запись об увольнении) указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись такого содержания: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». В графе 4 следует указать дату и номер приказа (распоряжения) ­работодателя, ­отменяющего ранее изданный приказ об увольнении (см. Пример 1).

Следует учесть, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Наименование организации, в которую принят работник, указывается в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка. Наименование организации – это указание на место работы, которое является одним из существенных условий договора, поэтому правильное его написание имеет немаловажное значение. Оно должно совпадать с наименованием, указанным на оттиске печати организации, которой заверяются все записи в трудовой книжке, внесенные за время работы в данной организации. Изменение или исправление этой записи осуществляется с соблюдением общих требований, предусмотренных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. То есть наиболее универсальным способом исправления неверной записи в части названия организации является признание всей записи недействительной и внесение правильной записи. Однако, по мнению автора, допустимо при обнаружении ошибки в названии организации до внесения записи о приеме на работу указать: «Наименование организации указано неверно. Следует читать. » (см. Пример 2).

Трудовая книжка - важный документ, поскольку именно от достоверности содержащейся в ней информации зависит оценка пенсионных прав работника и размер начисленного ему пенсионного пособия. Даже одна неправильная запись в трудовой книжке может иметь далеко идущие последствия. Поэтому одной из важнейших задач каждого кадрового работника считается безупречное заполнение этого документа. Но как следует поступить кадровику, если ошибки избежать не удалось? Какие документы могут служить основанием для изменения записи в трудовой книжке? В данной статье мы рассмотрим эти и другие вопросы, связанные с процедурой изменения данных в основном персональном кадровом документе работника.

Действующее законодательство разъясняет, как исправить запись в трудовой книжке. Не следует путать такие понятия, как исправление документа (сюда относится любое изменение в трудовой книжке) и оформление его дубликата. Основаниями для внесения изменений в трудовую книжку считаются неточности или ошибки в записях о профессии, специальности или образовании работника, устаревшие анкетные данные и так далее, в то время как дубликат выдается взамен утраченного или испорченного документа (согласно постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. )

Не следует также путать внесение исправлений и изменений в трудовую книжку с аннуляцией испорченного бланка - процедурой, предусмотренной для ликвидации последствий неправильного первичного оформления документа. Даже внимательный и опытный кадровый работник может по неосторожности допустить ошибку при заполнении бланка трудовой книжки, например, неверно вписать фамилию, имя или отчество работника.

Чаще всего такими подводными камнями становятся похожие по звучанию, но пишущиеся по-разному слова (имена Марьяна и Марианна, Олеся и Алеся, Наталья и Наталия отчества Геннадиевна и Геннадьевна фамилии Арестова и Аристова и т.д.). Законом не предусмотрена возможность исправления ошибочных записей на титульном листе документа, поэтому изменение фамилии в трудовой книжке возможно только в случаях, когда имеет место фактическая смена фамилии работником (об этом мы ниже поговорим более обстоятельно).

Если же в паспортные данные на титульном листе трудкнижки вкралась досадная ошибка, испорченный бланк аннулируется (списывается и уничтожается вместе с вкладышами согласно законодательно утвержденному порядку, с составлением соответствующего акта), а вместо него заполняется новый. Оформляя акт уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей, не забывайте прилагать к нему подлинные номера уничтоженных документов (проще всего заранее вырезать номера из бланков и вклеить в акт). Такой документ является неопровержимым доказательством фактического уничтожения испорченных бланков.

Подробнее об образцах исправления в трудовой книжке можно прочитать в конце статьи.

Необходимость во внесении изменений в анкетно-биографические данные работника возникает довольно часто. Вступление в брак, желание сменить имя на более благозвучное, развод и возвращение добрачной фамилии - далеко не полный перечень причин, по которым записи в трудовых книжках приходится исправлять. Сведения о порядке, в котором делается запись в трудовой книжке об изменении фамилии, отчества, имени или даты рождения работника, содержатся в Инструкции по заполнению трудовых книжек (пункт 2.3). Прежние, утратившие актуальность данные следует аккуратно зачеркнуть одной ровной чертой (таким образом, чтобы зачеркнутая запись легко читалась), а новые - записать над или под перечеркнутой строкой.

Как сделать исправление в трудовой книжке, мы выяснили. Но на этом процесс работы с трудовой книжкой не заканчивается. Чтобы изменение в трудовой книжке обрело юридическую силу, его необходимо дополнить соответствующим пояснением на внутренней стороне обложки документа. В пояснении перечисляются наименования, номера и даты выдачи документов, на основании которых были внесены изменения. Пояснение заверяется печатью организации (или кадровой службы) и подписью кадрового работника, который вносил изменения в трудовую книжку.

Исключительно со слов работника изменения в трудовую книжку вносить нельзя. Изменение даты рождения в трудовой книжке (равно как и других анкетно-биографических данных) требует веских оснований. Документальными основаниями для такой процедуры, согласно Инструкции, могут служить: паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о рождении, а также свидетельство об изменении имени, отчества или фамилии и некоторые другие официальные документы.

Делая ссылки на документы, послужившие основанием для изменения анкетных данных работника, необходимо ссылаться не только на соответствующее свидетельство, но и на паспорт. Сам по себе паспорт не дает возможности проследить изменение таких данных, как имя, отчество, дата рождения или фамилия а одной лишь ссылки на свидетельство недостаточно, поскольку паспортные данные работника, на основании которых заполняется его трудовая книжка, также были изменены. Поэтому следует ссылаться на все официальные документы, имеющие отношение к делу.

Еще одна частая причина, по которой кадровикам приходится вносить дополнения в трудовую книжку, заключается в получении работником образования - например, освоении новой специальности или профессии. Как правило, такая ситуация возникает при приеме на работу выпускников школ, техникумов или профессионально-технических училищ. Впоследствии эти работники получают высшее образование (а иногда и не одно), поэтому соответствующие данные в трудовой книжке приходится дополнять и обновлять. Опытные кадровики знают, как внести запись в трудовую книжку об образовании правильно: согласно пункту 2.4 Инструкции. при наличии записей об образовании прежние данные не вычеркиваются, а дополняются новыми сведениями через запятую а при их отсутствии пустые строки просто заполняются без каких-либо особых отметок.

В соответствующей графе трудовой книжки работника Н. указывалось среднее профессиональное образование, а в графе Профессия, специальность стояла отметка строитель. После того, как Н. получил высшее образование по специальности инженер и предъявил в отдел кадров диплом технического университета, кадровик предприятия сделал запись в трудовой об изменении образования. На основании предъявленного диплома в графе Образование он указал через запятую высшее профессиональное, а запись в строке Профессия, специальность дополнил квалификацией инженер (также через запятую).

При этом нет необходимости делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании (хотя некоторые специалисты считают это целесообразным), поскольку законодательно такая ссылка не предусмотрена. Вдобавок следует учитывать скромные размеры самого бланка: если отражать все изменения профессии, специальности и образования со ссылками на соответствующие документы, обложка трудовой книжки может не вместить все записи.

Обнаружив в трудовой книжке сотрудника неверную или неточную запись, внесенную на предыдущем месте работы, следует как можно скорее внести исправление ошибки в трудовой книжке. Порядок действий, которые необходимо предпринять в данном случае, регламентируется пунктом 1.2 Инструкции и разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек .

До вступления в силу нового законодательства неверная запись в трудовой книжке могла быть исправлена только работодателем, допустившим ошибку, но теперь ситуация изменилась. Согласно п.27 Правил ведения и хранения трудовых книжек. изменения в трудовую книжку могут вноситься кадровиками по новому месту работы сотрудника. Основанием для внесения изменений могут служить официальные документы (копии приказов о приеме, увольнении или переводе работника, справки и выписки из личной карточки или лицевого счета и т.д.), предоставленные допустившим ошибку работодателем. Неверные записи, внесенные в разделы Сведения о награждениях и Сведения о работе, должны быть признаны недействительными в установленном законом порядке. Зачеркивать, замазывать корректирующими составами или подделывать подобные записи запрещено.

Если ошибка содержалась в самом приказе, который впоследствии был отменен, необходимо дополнить данные в четвертой графе записью, содержащей дату и номер приказа, отменившего ошибочное распоряжение. Таким образом, исправляются неточные или ошибочные записи в трудовых книжках: о приеме на работу, переводе или увольнении работника, сведения о награждении.

Записи о признанном впоследствии незаконным переводе или увольнении работника (достаточными для вынесения такого решения полномочиями располагают суд, КТС, Рострудинспекция и сам работодатель) также исправляются по данной схеме. Когда речь идет о признании недействительными приказов об увольнении или переводе, работник вправе требовать замены трудовой книжки дубликатом вместо исправления записи. Согласно п.33 Правил. в этом случае кадровик должен оформить дубликат документа, в котором неверная запись будет отсутствовать.

Стандартная процедура внесения изменений довольно проста, поэтому опытный кадровик наверняка знает, как внести исправления в трудовую книжку. Нередко исправление неправильной записи в трудовой книжке сопровождается неординарными случаями - это примеры исправлений в трудовой книжке, с ошибками или неточностями, обнаруженными спустя значительный промежуток времени или сразу же после увольнения работника. Чтобы точно знать, какие действия следует предпринимать в подобных ситуациях, рассмотрим их более детально.

Если неверная запись обнаруживается спустя несколько лет (и после нее вносились другие записи и отметки), исправление ошибочной записи в трудовой книжке остается стандартным. В первой свободной графе ставится порядковый номер (например, 12) и делается запись о признании неверной записи недействительной (с указанием ее номера, скажем, 8, и ссылкой на соответствующий приказ). Если исправления вносятся на основании копии документа, предоставленной другим работодателем, обязательно следует указать, на чей именно документ сделана ссылка. Датой изменения в подобных случаях считается не указанная под неправильной записью дата (поскольку нарушится хронология событий), а дата внесения записи об исправлении.

Если неверная запись обнаруживается сразу после формального завершения процедуры увольнения работника, для внесения исправлений необходимо создавать новый блок в документе (так как блок записей, сделанных за время пребывания работника в штате вашей организации, уже закрыт печатью и подписями, а созданная без указания организации запись будет анонимной). Поэтому кадровому работнику необходимо заново вписать наименование организации в виде заголовка, проставить порядковый номер записи и дату, и только после этого вносить требуемые изменения. Для закрытия блока следует, как и при оформлении записи об увольнении, проставить печать и две подписи - самого работника и сотрудника кадровой службы, занимающегося ведением трудовых книжек. Аналогичным образом следует поступить и в случае обращения бывшего работника вашей организации с требованием об исправлении неверной записи, если последней в его трудовой книжке значится запись об увольнении, проставленная другим работодателем.