Передаем трудовую книжку уволенному работнику

Экспертиза статьи: Виктория Комарова, служба Правового консалтинга ГАРАНТ

Ирина Щербинина, начальник отдела правового сопровождения деятельности дочерних и зависимых обществ юридического управления компании «Газпром нефтехим Салават»

Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку, кадровику нужно составить акт о невозможности ее вручить и направить работнику уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте».

Возможна ситуация, когда уволенный работник не хочет или не может получить трудовую книжку (например, он не согласен с увольнением, уехал, заболел и поэтому не является на работу). Если кадровик вовремя не вручит работнику трудовую книжку, фирме не избежать не только административного наказания, но и обязанности оплатить работнику время за задержку выдачи трудовой книжки. Однако выход из ситуации, как и каким способом передать данный документ, все же есть.

Трудовые отношения с работником заканчиваются расторжением трудового договора. Как же это сделать, если до работника невозможно довести сведения об увольнении?

Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключением являются случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с трудовым законодательством, сохранялось место работы (должность) (например период временной нетрудоспособности). Прекращение трудового договора оформляют приказом (распоряжением) (форма Т-8), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения. Если приказ невозможно довести до сведения сотрудника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, в этом документе нужно сделать соответствующую запись. Факт ее отсутствия может быть расценен проверяющими как нарушение законодательства о труде. По нашему мнению, в документе следует максимально детально зафиксировать обстоятельства, препятствующие фирме выполнить требования законодательства об ознакомлении работника с приказом об увольнении (см. образец ниже).

Нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Акт об отказе от ознакомления с приказом об увольнении должен содержать как минимум сведения, характерные для первичных документов, и как максимум больше подробностей о фактах, которые этот документ фиксирует (о месте, дате, времени, обстоятельствах его составления и прочее). Такие требования сформированы практикой рассмотрения судебных дел. В ходе процессов судьи подвергают акты критичной, детальной оценке и нередко не принимают их в качестве надлежащего доказательства обстоятельств, фиксацию которых изначально преследовал работодатель при их составлении. Чтобы избежать неблагоприятных выводов судей, предлагаем следующий вариант составления акта (см. образец на с. 122).

По общему правилу, в день прекращения трудового договора фирма обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении, а также произвести с ним окончательный расчет. Действующее законодательство не только не дает компании права удерживать трудовую книжку в качестве залога с целью оказания на сотрудника определенного воздействия (например принудить его как бывшее материально-ответственное лицо передать в установленном порядке все полученные ранее ценности), но и возлагает ответственность за такие действия. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может быть квалифицирована как административное правонарушение. Кроме того, задержка является основанием для привлечения фирмы к материальной ответственности, и компания будет обязана возместить работнику не полученный им заработок за период незаконного лишения возможности трудиться. Чтобы в последующем обезопасить себя от возможных мер административного воздействия со стороны органов государственного контроля (надзора) или от каких-либо материальных притязаний работников, фирма должна позаботиться о надлежащей фиксации факта своевременного вручения трудовой книжки.

Когда сотрудник в последний день работы находится на своем рабочем месте, ничто объективно не препятствует выдать ему трудовую книжку. Факт ее получения в связи с увольнением подтверждается подписью работника в личной карточке, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Но как поступить, если в день прекращения договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием сотрудника на рабочем месте (например, когда он подал заявление об увольнении по собственному желанию, а в последний день не вышел на работу и не отозвал ранее поданное заявление) или отказом от ее получения? Во-первых, следует зафиксировать такую ситуацию следующим актом (см. образец на с. 124).

Во-вторых, нужно направить работнику письменное уведомление «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте». Только со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Отметим, что уведомление должно быть направлено исключительно в письменной форме и способом, который позволяет однозначно подтвердить в дальнейшем направление уведомления определенного содержания (с описью вложения и с уведомлением о вручении). Соблюдение этих условий поможет фирме избежать ответственности за задержку трудовой книжки. Следует отметить, что суды не принимают в качестве надлежащего доказательства устные пояснения работодателя, а также уведомление путем направления телефонограмм.

Законодательством не установлены правила, по какому адресу должно быть направлено уведомление. Судебная практика в данной ситуации также противоречива. В одних случаях судьи соглашаются с направлением уведомления по адресу, указанному в личной карточке работника, заполненной при оформлении приема на работу. В других, при наличии у работодателя сведений о фактическом проживании сотрудника, признают несоблюдение компанией процедуры направления уведомления при его отправке по адресу регистрации. По нашему мнению, направлять уведомление нужно на все имеющиеся у фирмы адреса проживания (регистрации) работника. Такая процедура будет свидетельствовать о максимальной осмотрительности в действиях работодателя и принятии им всех необходимых мер к своевременной выдаче трудовой книжки, даже в случае, если эти уведомления будут фактически не доставлены работнику (например, возвращены отправителю с почтовой отметкой «отсутствие адресата»). Поэтому рекомендуем фирмам действовать осмотрительно и не ограничиваться сведениями, указанными сотрудником только при приеме на работу.

Фирма должна действовать осмотрительно и не ограничиваться сведениями, указанными сотрудником только при приеме на работу.

Содержание уведомления «о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте» должно быть примерно следующим (см. образец на с. 125).

Не следует забывать, что направление работнику трудовой книжки по почте, не получив от него предварительного на это согласия, также является нарушением трудового законодательства.

Если после уведомления компания не дождалась от работника письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить до момента выдачи работнику в течение 75 лет.

Таким образом, во избежание спорных ситуаций, рекомендуем фирмам соблюдать установленный законом порядок выдачи трудовых книжек, отправлять их работникам по почте только при наличии их письменного согласия. Также нужно максимально детально фиксировать все обстоятельства и причины при объективной невозможности соблюдения обязанностей компании перед сотрудником. Следование описанным выше рекомендациям, при возникновении спорных ситуаций, позволит работодателю доказать законность и обоснованность своих действий при проверке их должностными лицами органов государственного контроля (надзора) и в суде.

24 Августа 2016

Плательщикам единого сельскохозяйственного налога могут дать право добровольной уплаты НДС. С такой законодательной инициативой выступил минсельхоз. По мнению авторов законопроекта, от этого выиграет не только бюджет, но и сами фермеры.

Эксперты рассмотрели вопрос о том, сгорают ли ежегодные оплачиваемые отпуска и чем грозит компании непредоставление работнику отпуска в течение больше, чем двух лет подряд.

Организация арендовала объект торговли. Поскольку на арендованных площадях отсутствовали складские и подсобные помещения, организация, установив временные перегородки, обустроила их самостоятельно (в договоре аренды указанное оговорено). При расчете ЕНВД она использовала физический показатель «площадь торгового зала» исходя из фактически используемой площади. Однако налоговики посчитали это неправомерным и доначислили налог. АС УО в Постановлении от 20.05.2016 по делу № А71-9313/2015 принял сторону фискалов. Подробнее об этом деле – в данной статье.

ВС РФ встал на сторону налоговой инспекции в споре по поводу отмены возмещения НДС в отсутствие доказательств реальности экспортных поставок (Определение ВС РФ от 20 июля 2016 г. №305-КГ 16-4155).

22 Августа 2016

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности, причитающегося работнику, следует определить его трудовой стаж, расчетный период, суммы, включаемые в расчет больничного, а также посчитать средний дневной заработок. Кроме того, нужно знать некоторые нюансы законодательства. Условия, размеры и порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности установлены Законом № 255-ФЗ (Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее - Закон № 255-ФЗ)). В статье мы рассмотрим, как правильно производятся оплата больничного и расчет больничного.

Для чего нужно заявление на отправление трудовой книжки по почте?

Действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения, возникающие между работодателем и его сотрудниками, установлено, что трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. В случае его отсутствия или невозможности получения основного документа о трудовой деятельности самостоятельно, увольняемый должен написать заявление на отправку трудовой книжки по почте.

Существуют случаи, когда работник, а в предусмотренных законом случаях – его родственники или доверенное лицо, могут получить основной документ о трудовой деятельности, не посещая место нахождения организации-работодателя. Это происходит в следующих случаях:

1. уволенный сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте>
2. работник не находится в месте, где расположена организация-работодатель, и не может забрать трудовую книжку лично>
3. болезнь работника не позволяет ему прийти и получить трудовую самостоятельно>
4. конфликт между сотрудником организации и работодателем>
5. доверенное лицо не имеет возможности прийти в организацию>
6. у родственников умершего работника нет моральных и материальных сил получить трудовой документ.

В этой связи возникает закономерный вопрос, как получить трудовую книжку по почте. Ответ прост – дать свое письменное согласие на совершение данного действия работодателем и направить его на фактический адрес работодателя.

Заявление, свидетельствующее о согласии уволенного работника на получение своей трудовой по почте, должно быть составлено в письменной форме. Однако законодательство не прописывает его содержание. Поэтому оно может быть составлено произвольно.

Самый простой вариант заявления выглядит следующим образом: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте», дата и подпись уволенного работника.

Вместе с тем, в него целесообразно включить следующие сведения:

• дату увольнения>
• причину, по которой не удалось самостоятельно получить трудовую книжку>
• просьба или согласие на получение трудового документа по почте>
• адрес, на который следует выслать трудовую книжку>
• дата составления>
• подпись уволенного работника и ее расшифровка.

Одновременно с этим заявлением целесообразно направить работодателю письменное заявление об окончательном расчете с указанием банковских реквизитов.

1. Получить уведомление от работодателя, в котором он просит забрать трудовую книжку лично или предлагает получить ее по почте.
2. Составить ответное письмо и направить его на фактический адрес организации-работодателя.
3. Дождаться заказное письмо с объявленной ценностью, в котором будет находиться трудовая книжка.

Направление уведомления работнику – это непосредственная обязанность предприятия-работодателя. Однако в целях ускорения получения трудового документа можно проявить инициативу и, не дожидаясь такого письма, направить соответствующее заявление.

Если же работодатель в течение длительного периода времени не присылает такое письмо, а у ответственного лица за выдачу трудового документа на руках нет квитанции об оплате почтовых услуг и описи ценности, уволенный сотрудник получает право предъявить работодателю иск о возмещении материального вреда за задержку в выдаче трудового документа.

По общему правилу, получая трудовую книжку самостоятельно непосредственно в месте нахождения организации, работник обязан расписаться в трудовой книжке под подписью сотрудника отдела кадров и печатью работодателя. Кроме того, его подпись должна стоять в личной карте и в книге учета движения документов о трудовой деятельности. А поскольку трудовая книжка была направлена работнику по почте, сотрудник кадровой службы вместо росписи указывает дату отправления письма с объявленной ценностью и дату его получения адресатом. При этом квитанции об оплате почтовых услуг и уведомление о доставлении трудовой книжки адресату должны быть приложены к личной карточке работника и храниться у работодателя.

Кадровому работнику следует помнить, что в случае, если ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники умершего не обратились к работодателю с просьбой выдать им трудовую книжку, она подшивается к личной карточке уволенного и хранится в архиве до востребования, но не менее 50 лет.

Трудовая книжка - продажа бланков пр-ва Гознак

По общему правилу, установленному ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора.
При этом днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).
Действия работодателя по выдаче трудовой книжки при увольнении регламентированы, помимо ТК РФ, также Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).
Согласно п. 36 Правил в том случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом в получении документа на руки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, при этом со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Таким образом, из содержания нормативных актов следует, что направление трудовой книжки по почте связывается не с желанием (волеизъявлением) сторон трудового договора, а прежде всего с невозможностью выдачи документа непосредственно работнику в день увольнения (вследствие его отсутствия в этот день на рабочем месте или отказа от получения). Соответственно, при формальном подходе работодатель вправе выслать работнику трудовую книжку по почте (минуя при этом "стадию уведомления", так как имеется заявление работника) только в том случае, если данное заявление содержит указание на подобные обстоятельства (отсутствие в день увольнения или отказ от получения документа на руки).
С другой стороны, направление трудовой книжки по почте при наличии прямой просьбы со стороны работника в любом случае прав работника не нарушает, и возможность предъявления каких-либо претензий к работодателю в данном случае минимальна.
Трудовую книжку работнику следует направлять заказным письмом с описью вложения, чтобы в дальнейшем имелась возможность подтвердить факт направления работнику именно трудовой книжки, а не какого-либо иного документа.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

3 декабря 2009 г.

Шаблоны документов

пишете заказное письмо: согласно ст. 84.1 ТК РФ, прошу выслать мою трудовую книжку в мой адрес ценным письмом с описью вложения. дата подпись

А еще лучше- обратитесь заказным письмом с уведомлением в трудовую инспекцию и прокуратуру- пусть работодатель потом объясняет почему не выдана трудовая.

@@@ Знаток (497) 4 года назад

Работодатель не имеет право не выдавать трудовую пр увольнении (максимум три дня).

Пишете заявление на выдачу трудовой в двух экземплярах, приходите к работодателю один отдаете ему, другой с печатью и подписью оставляете себе. Если в срок он отказываеться отдавать трудовую, идите в трудовую инспекцию с этим заявлением. )

ИНФ Мыслитель (5239) 4 года назад

действительно: Работодатель несет ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Если работодатель по своей вине не выдал трудовую книжку в день прекращения трудового договора, то у него возникает обязанность возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если уволенный работник не хочет или не может забрать трудовую книжку, кадровику нужно составить акт о невозможности ее вручить и направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.

Возможна ситуация, когда уволенный работник не хочет или не может получить трудовую книжку (например, он не согласен с увольнением, уехал, заболел и поэтому не является на работу). Если кадровик вовремя не вручит работнику трудовую книжку, фирме не избежать не только административного наказания, но и обязанности оплатить работнику время за задержку выдачи трудовой книжки. Однако выход из ситуации, как и каким способом передать данный документ. все же есть.

Прекращаем трудовой договор

helen4191 | 11.02.2014 21:45

Добрый день, коллеги.

У меня такой вопрос: наш центральный офис находится в Москве, там же находятся трудовые книжки всех сотрудников. На данный момент ( на 12.02.14) увольняется сотрудник, работающий в Санкт-Петербурге. Дата с которой он хочет уволится 19.02.14.

Подскажите как правильно оформить увольнение:

1. Каким образом сотрудник поставит подпись в получении ТК, ведь журнал учета трудовых находится в Москве? Просить рассписку?

2. Что делать, если с момента написания заявления до увольнения всего семь дней и мы можем не успеть доставить Трудовую книжку сотруднику по почте ?

3. Как правильно составить документ разрешающий отправку Трудовой книжки по почте? Может у кого-нибудь есть образец?

Я - новичек, практики ведения КДП нет( Очень прошу - помогите мне более опытные коллеги!

Действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения, возникающие между работодателем и его сотрудниками, установлено, что трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. В случае его отсутствия или невозможности получения основного документа о трудовой деятельности самостоятельно, увольняемый должен написать заявление на отправку трудовой книжки по почте.

Существуют случаи, когда работник, а в предусмотренных законом случаях – его родственники или доверенное лицо, могут получить основной документ о трудовой деятельности, не посещая место нахождения организации-работодателя. Это происходит в следующих случаях:

1. уволенный сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте
2. работник не находится в месте, где расположена организация-работодатель, и не может забрать трудовую книжку лично
3. болезнь работника не позволяет ему прийти и получить трудовую самостоятельно
4. конфликт между сотрудником организации и работодателем
5. доверенное лицо не имеет возможности прийти в организацию
6. у родственников умершего работника нет моральных и материальных сил получить трудовой документ.

В этой связи возникает закономерный вопрос, как получить трудовую книжку по почте. Ответ прост – дать свое письменное согласие на совершение данного действия работодателем и направить его на фактический адрес работодателя.

Заявление, свидетельствующее о согласии уволенного работника на получение своей трудовой по почте, должно быть составлено в письменной форме. Однако законодательство не прописывает его содержание. Поэтому оно может быть составлено произвольно.

Самый простой вариант заявления выглядит следующим образом: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте», дата и подпись уволенного работника.

Вместе с тем, в него целесообразно включить следующие сведения: