Реквизиты этих документов-оснований обязательно должны быть внесены при смене фамилии в трудовую книжку.

Внесение изменений в запись о фамилии должно производиться у работодателя, во время работы у которого произошла смена данных.

Важно: если по каким-то причинам произошла смена фамилии и данные в трудовой книжке не были исправлены, а сотрудник уволился и поступил на работу к другому нанимателю, изменение фамилии в трудовой книжке может произвести новый наниматель (на последнем месте работы гражданина).

Отметка о перемене фамилии пишется на первом развороте в трудовой книжке: прежняя фамилия вычеркивается, а следом дописывается новая.

Указание реквизитов документа, подтверждающего законность изменений, должно производиться на обложке трудовой книжки с внутренней стороны в любом свободном месте. Однако не стоит забывать, что жизненные ситуации бывают разные и, возможно, придется вносить много изменений. Потому рекомендуется экономить место при внесении подобных исправлений.

Под записью о документе - основании изменений ответственный сотрудник нанимателя ставит свою подпись, расшифровку, а также печать организации (индивидуального предпринимателя). Печать должна быть поставлена так, чтобы сохранить читаемость записей и не покрывать их полностью.

Фамилия Заводчикова изменена на Сидоркина на основании свидетельства о заключении брака серии АА №765432, выданного 20.01.2015 г. отделом ЗАГС Полевского района г. Закамска. Специалист по кадрам подпись (Олейникова М. Т.) печать организации.

Дата рождения 01.05.1986 г. изменена на 01.06.1986 г. на основании паспорта гражданина РФ серия 3456 № 235698, выданного 15.07.2000 г. ОУФМС по Ленинскому району г. Железнодорожный. Индивидуальный предприниматель подпись (Егоров Л. Ю.) печать ИП.

В статье рассмотрены основы внесения изменений в личные данные сотрудника в трудовой книжке. Вопреки распространенному мнению, что данная процедура требуется только по причине смены фамилии при заключении брака, поводов для изменения записей огромное количество - начиная от изменения даты рождения, профессии и заканчивая полной сменой ФИО гражданина.

Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

Любой кадровик знает - трудовая книжка должна быть заполнена безупречно. Ведь достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Но, к сожалению, не всегда удается избежать ошибок. Давайте посмотрим, как можно внести изменения и исправления в этот документ.

Скажем сразу: внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.

Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена (Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.).

Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

Теперь, когда мы разобрались с похожими процедурами и четко уяснили себе их различия, перейдем непосредственно к внесению изменений и исправлений в трудовую книжку.

Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника.

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Обращаем ваше внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.

Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки. Приведем пример.

В строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».

Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. На наш взгляд, если законодательство этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки.

Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись, сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись, нужно как можно скорее исправить положение. В этом нам поможет пункт 1.2 Инструкции и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек*.

По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Для этого нужно сделать следующее. В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Вот теперь можно воспроизвести эту запись в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.

По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией, КТС или самим работодателем незаконными. Следует также отметить, что, если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п. 33 Правил).

Часто у кадровиков возникают вопросы, как поступить в той или иной неординарной ситуации, связанной с необходимостью внесения исправлений в трудовую книжку. Рассмотрим некоторые подобные случаи.

Неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени. Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другого работодателя, обязательно укажите, на чей именно приказ вы ссылаетесь

Неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение. Здесь вот какая трудность: увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке, сделанных в вашей организации, закрыт печатью и подписями. Если сейчас сделать запись без наименования организации, будет непонятно, кто ее автор. Поэтому для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок - вновь написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника, как при увольнении.

Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел к вам исправить неверную запись, сделанную в вашей организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации

К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

При изменении фамилии в коррекции нуждаются все документы гражданина. Касается это и трудовой книжки. Но есть документы, требующие переоформления, а есть и те, в которых следует лишь изменить данные. За основу при этом берут правила заполнения трудовой книжки при смене фамилии.

Не следует пренебрегать и оповещением руководителя о том, что фамилия изменена. Иначе все документы, подтверждающие факт трудоустройства, будут просто недействительными.

Именно работодатель будет нести ответственность за внесение определенной информации. Ведь кто, как не профессиональный руководитель, знает все о том, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии, а также в иных кадровых документах? Только такой же грамотный работник.

Существует порядок действий, определенный Правительством Российской Федерации, согласно которому происходит работа с данными всех кадров.

Как работнику, так и работодателю необходимо запомнить, что смена фамилии, имени и отчества приравнивается к изменению данных сотрудника. Ведь, исходя из содержания Гражданского кодекса РФ, гражданин, достигший 14-летнего возраста, имеет полное право на смену и фамилии, и имени, и отчества. Следовательно, подобное явление никак не может сказаться на пересмотре прав и обязанностей, которыми человек обладал прежде. Это касается и рабочего места.

Перед тем как заняться переоформлением и изменением документов, сотрудник заранее должен быть ознакомлен со всеми бумагами, содержащими информацию о порядке использования и ведения данных работников, а также о своих правах и обязанностях, после чего можно ставить подпись.

Работодатель обязательно должен оповещать рабочего на предмет всех своих действий и пояснять, как правильно выполнить оформление трудовой книжки при смене фамилии.

Личными данными, либо персональными, принято называть сведения о работнике, которые необходимы руководителю. Как правило, они хранятся в кадровых и бухгалтерских документах. Поэтому при малейших изменениях этих данных определенное лицо должно внести соответствующие записи как в личные документы сотрудника, так и в документы, относящиеся к организации. Чаще всего это:

Далее разберемся в том, как внести изменения в трудовую книжку при смене фамилии:

1. паспорт гражданина РФ
2. свидетельство о заключении брака либо о разводе
3. свидетельство о смене фамилии, имени либо отчества и прочие.

Полный перечень всех необходимых документов, которые работник обязан предоставить, нигде не прописан. Но грамотнее будет поступить именно так, как написано в этом пункте.

Кроме того, запись в трудовой книжке о смене фамилии вносится на ее внутренней стороне, преимущественно на обложке, путем указания соответствующих ссылок на иные документы и обязательно с последующим указанием их реквизитов. Все это в итоге предоставляется руководителю или иному доверенному им лицу под подпись и печать.

Личная карта сотрудника подвергается внесению изменений аналогичным способом. После можно заняться иными документами, к которым относятся:

Очень часто работника и работодателя волнует вопрос, связанный с тем, стоит ли вносить все необходимые изменения в трудовой договор и как это сделать? На самом деле однозначного ответа вам нет. Поэтому существует несколько вариантов решения проблемы:

1. Одни специалисты в этой области утверждают, что подобные сведения не настолько важны, чтобы включать их в условия трудового договора.
2. Другие полагают, что действовать необходимо в соответствии со ст.57 Трудового кодекса РФ. В ней говорится, что в трудовой договор должны быть занесены только сведения, которые требуются на момент заключения. При каких-либо изменениях необходимо заключение дополнительного к договору соглашения.

Но как вы помните, некоторые документы все-таки придется переоформлять, здесь уже одна запись в трудовой книжке о смене фамилии не будет достаточной. К таким документам относится свидетельство обязательного пенсионного страхования. В этом случае работодатель оповещает о смене фамилии территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.

автор: служба Правового консалтинга ГАРАНТ

Прежний работодатель не сделал запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки об изменении фамилии, а просто перечеркнул фамилию и записал новую. На данный момент в связи с расторжением брака сотрудница снова меняет фамилию.

Как быть: нужно ли направлять работника на предыдущее место работы? Если нет, то какие записи и на основании каких документов нужно сделать?

Согласно п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 далее Инструкция. изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице титульном листе трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы .

В соответствии с п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 далее Правила. изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Внесение записи в трудовую книжку работника прежним работодателем путем ее исправления возможно в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке п. 27, 28 Правил. В рассматриваемой ситуации, на наш взгляд, речь идет не об исправлении записи в трудовой книжке, а о внесении недостающих сведений. Учитывая, что достоверные сведения на основании свидетельства о браке могут быть внесены работодателем, у которого сотрудница трудится в данный момент, полагаем обращаться к прежнему работодателю не нужно.

Работодателю в таком случае необходимо сначала на внутренней стороне обложки трудовой книжки в любом свободном месте сделать запись: Фамилия ___________ изменена на фамилию ________ на основании свидетельства о заключении брака серия ____ N _______, выданного __ ____________ 20__ г. отделом ЗАГС ________________. Ниже ставятся подпись работодателя или специально уполномоченного им лица например кадрового работника. а также печать организации или кадровой службы. А затем, зачеркнув на первой странице книжки прежнюю фамилию и записав новую, в аналогичном порядке следует внести на внутренней стороне обложки трудовой книжки новую запись со ссылкой на свидетельство о расторжении брака.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

О том, как правильно внести новую фамилию в трудовую книгу, поясняет эксперт «Бератора».

Наша сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно сделать запись в трудовую книжку о смене фамилии?

Светлана Колесова, г. Рязань

Все изменения трудовой книжке, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, образования, профессии и специальности, вносит работник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально со ссылкой на дату и номер этих документов.

Например, документом, подтверждающим смену фамилии, имени или отчества могут являться паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака.

Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, на титульном листе, одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и запишите новую. Ссылку на подтверждающий документ дайте на внутренней стороне обложки. Заверить эту запись нужно подписью работника, который ответственен за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров.

Вот образец оформления изменения фамилии в трудовой книжке:

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой Работа с кадрами на предприятии у вас будет в полном порядке вся документация.