Составила должностную инструкцию

1.Должностная инструкция является частью трудового договора, посему как трудовой договор один экз.работодателю, один - работнику.
2. Совсем необязательно ссылаться, на основании какого приказа разработана ДИ, поскольку она разрабатывается не под чела, а под должность, а должность утверждается в штатном рсписании.
Так что если есть приказ о вводе ШР, на него и ссылайтесь, а если нет - не обя.зательно.
3. Достаточно грифа "Утверждаю" на самой ДИ.
В юконце ставится подпись разработчика (как правило - руководитель работника) и визы согласования, если сочтете нужным.
4. В самом конце пишется "С инструкцие ознакомлен и согласен" ______________ /_____________/ и дата.
Выдать на руки обязательно второй экземпляр, на том, который останется у Вас работник от руки пишет: Второй экземпляр получил и подпись и дату. С этой даты то, что написано в ДИ является существенными условиями договора с Работником.

И еще: ДИ пишутся специалистам и руководителям, а рабочим можно "Инструкция по профессии".

Хранить ДИ удобно в личном деле работника, если такое ведете, но система хранения ничем не регламентирована. Если у Вас жесткая привязка к производственному процессу и постоянно нужно мониторить ответственность и обязанности работника - можно хранить как-то по другому.

Хранить ДИ удобно в личном деле работника, если такое ведете, но система хранения ничем не регламентирована. Если у Вас жесткая привязка к производственному процессу и постоянно нужно мониторить ответственность и обязанности работника - можно хранить как-то по другому.
Спасибо за ответ:)

Должностная инструкция, как было сказано выше, не является обязательным документом (в отличие от Трудового договора с работником) и обязательных нормативных требований по ее составу, структуре, хранению нет.

ПИСЬМО Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0
Отсутствие должностных инструкций нарушением трудового законодательства не считается.

Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции. Однако должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений, поскольку она определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

Должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании.

Должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника.

Отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и утверждаться работодателем как отдельный документ.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием.

Документ включен в СПС «КонсультантПлюс»

В конце самой должностной инструкции пишется "С настоящей должностной инструкцией ознакомлен". И ставится подпись работника. Работнику можно отдать ксерокопию должностной инструкции, или же просто сделать их в 2-х экземплярах. Никаких журналов не нужно
согласна. У меня сотрудники в самой должностной инструкции расписываются, и инструкции хранятся в отдельной папочке у меня

А у кого нибудь есть шаблон Должностной инструкции директора филиала, директора по производству и бухгалтера.

Сколько экземпляров должностной инструкции должно быть - последние обновления

Ознакомление работника с должностной инструкцией производится после процедуры ее утверждения. В перечне нормативных правовых актов, которыми руководствуется работник при исполнении должностных, указываются: Устав ООО «Парус», правила внутреннего трудового распорядка, положение об отделе, правила охраны труда и техники безопасности, должностная инструкция, иные нормативно-правовые акты. А вот саму ДИ почему-то предлагают в 1 экземпляре. В личном деле оригинал или копия находится или все же в отдельной папке на всех работников. В данном конкретном случае, мне кажется: копий вполне достаточно. Так, при необходимости можно распределить обязанности, содержащиеся в одной квалификационной характеристике, между несколькими работниками исполнителями или дополнить обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям. N 4412-6 "О ПОРЯДКЕ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ"; "Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Если в ТД трудовая функция описана конкретно и развернуто, то ДИ может вообще не быть. Дополнить статью статья либо содержит лишь. В конце должностной инструкции работник пишет "ознакомлен", ставит подпись, расшифровку и дату. Должностная инструкция формально не является обязательным кадровым документом, в связи с тем, что ТК РФ не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Составлять должностные инструкции можно в отношении всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, в том числе и вакантных. Для сохранения единства управления, или единоначалия, которое обеспечивается подчинением исполнителей только одному линейному руководителю, содержание и объем функциональных полномочий строго регламентируются. Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о различных видах юридической ответственности. Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров: Оценок нет Подскажите, пожалуйста, сколько экземпляров должностной инструкции на одного работника должен подготовить руководитель. Так для чего нужны должностные инструкции и в чем их суть? Должностные инструкции на. находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель. Определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении если такое положение разработано и утверждено работодателем. другими локальными нормативными актами работодателя например, может быть предусмотрено, что работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению определенного должностного лица ; 2 требования к квалификации работника. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ. У нас они вообще в 1 экз были в кадрах, а в подразделении и у сотрудника - эл.

Остальным при необходимости копии. Мы так же делаем. N 4412-6 "О ПОРЯДКЕ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ"; "Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Сколько экземпляров должностных инструкций должно быть - Доступная информация

Статья по управлению персоналом: Разработка должностной инструкции. Обязательно ли составлять должностные инструкции? Каков порядок их составления и внесения изменений, как оформить ДИ? На эти и другие вопросы ответим в настоящей статье, а в качестве примера приведем образец должностной инструкции работника отдела кадров. Все это в статье Разработка должностной инструкции Должностная инструкция - документ, который часто применяется на практике. Однако ТК РФ не содержит даже упоминания о. В связи с этим у работников кадровых служб возникают вопросы об обязательности ее применения, порядке составления и внесения изменений, а также о ее оформлении. На эти и другие вопросы ответим в настоящей статье, а в качестве примера приведем образец должностной инструкции работника отдела кадров. Обязательна ли должностная инструкция? Законодательством не предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать и применять должностные инструкции. Более того, на федеральном уровне нет единого правового акта, устанавливающего порядок ее составления. Есть лишь отдельные ведомственные приказы, регламентирующие процесс подготовки должностной инструкции работника соответствующего ведомства. Что такое должностная инструкция и для чего она нужна? Роструд в Письме от 31. Разберем содержание данного определения подробнее. Трудовая функция согласно ст. Длительное время трудовую функцию работника определяли лишь через указание в трудовом договоре наименования должности, профессии, специальности. Перечень обязанностей работника по конкретной должности устанавливался в квалификационных справочниках, которые создавались по отраслям производства с целью унификации известных тогда профессий и должностей, описания работ, их распределения и закрепления за конкретными профессиями рабочих и должностями служащих. Следует учесть, что при создании первых таких документов существовала централизованная власть, решения которой безоговорочно исполнялись на местах, а к претендентам на одинаковые должности предъявлялись единые требования - так устранялся субъективизм при назначении на должности. Одним из действующих в настоящее время является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих далее - Справочникутвержденный Постановлением Минтруда России от 21. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом РФ "Об образовании". Требования к квалификации работников определяются их должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливают наименования должностей п. Сведения Справочника можно брать за основу при составлении должностной инструкции по определенной должности. Раздел "Должностные обязанности" имеет первостепенное значение как для работника, так и для работодателя. Нормативное закрепление обязанностей работника позволит работодателю требовать их исполнения и при отказе работника от этого применить дисциплинарное взыскание, в том числе в виде увольнения. Работник, в свою очередь, может защитить свои права в случае понуждения его работодателем к выполнению работ, не предусмотренных в должностной инструкции. Отметим, разделы "Должен знать" и "Требования к квалификации" имеют большое значение при решении вопроса о приеме работника на работу и переводе его на другую должность. Кроме указанного, можно выделить следующие преимущества наличия должностной инструкции: - возможность грамотно провести аттестацию работников, то есть проверить их на соответствие занимаемой должности или выполняемой работе; - возможность доказать при обращении работника в трудовую инспекцию или суд законность наложения дисциплинарного взыскания; - возможность избежать дублирования функций внутри организации и отдельных специалистов; - работник знает круг своих обязанностей и может более грамотно спланировать свою работу. Строго обязательного перечня обязанностей, требований к специальным знаниям и уровню профессиональной подготовки по конкретным должностям не установлено. Указанный Справочник, как сказано в его преамбуле, рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки использования кадров. Поэтому руководители соответствующих учреждений вправе самостоятельно устанавливать содержание названных разделов по каждой должности, основываясь на представленных в Справочнике. Вместе с тем в учреждениях, финансируемых из бюджета, необходимо более строго подходить к определению содержания названных разделов и учитывать отдельные ведомственные приказы, которые рассмотрим ниже. Из вышесказанного можно сделать вывод, что должностные инструкции желательно составлять по каждой должности, предусмотренной в штате организации, тем более что отдельными ведомственными приказами это прямо указано. Содержание должностной инструкции Единого правового акта, устанавливающего порядок составления и оформления должностной инструкции. За основу при рассмотрении данного вопроса возьмем методический материал, рекомендованный Управлением общеобразовательных учреждений инспектирования Минобразования для использования при разработке локальных актов образовательного учреждения. При составлении должностных инструкций работников необходимо учитывать уставные документы учреждения, в которых закреплены его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы. При распределении между работниками обязанностей необходимо следить, чтобы не было их дублирования и сохранялась последовательность выполнения операций, причем сложные операции закрепляются за работниками более высокой квалификации. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. Как правило, должностная инструкция руководителя или работника содержит пять разделов: 1. В разделе "Общие положения" необходимо указать: - точное наименование должности работника с целью определения роли должности в конкретных условиях деятельности учреждения, уровня оплаты труда работника, замещающего должность, условий премирования, а также для правильного решения вопросов социального обеспечения; - подчиненность работника. В соответствии с принципами управления у работника должен быть только один непосредственный руководитель. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности и подчиненного, и руководителей; - должностное лицо, которое назначает работника на должность и освобождает его от нее; - наличие у работника подчиненных. При этом в разделе "Ответственность" необходимо оговорить ответственность данного работника не только за его собственные действия, но и за действия его подчиненных; - порядок замещения работника в случае его временного отсутствия отпуск, длительная командировка, болезнь и т. Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, поскольку отсутствие четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу учреждения; - перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности например, законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации. Раздел "Основные задачи и обязанности" раскрывает основные задачи работника, вытекающие из задач и функций данного учреждения: - определяется содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника; - записываются конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач. Раздел "Права" содержит перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности работника с учетом специфики его работы. Четкое определение прав способствует разрешению спорных вопросов во взаимоотношениях между работниками в учреждении. Работник в необходимых случаях может отстаивать свои права на основании юридического документа, каким является должностная инструкция. Предоставление работнику прав способствует полному исполнению возложенных на него обязанностей. Вот почему в следующем разделе должностной инструкции - в разделе "Ответственность" - предусматривается одинаковая ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за неиспользование предоставленных работнику прав. В нем можно указать фразу: "Работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией". Содержанием раздела "Требования к работнику" определяются требования к уровню образования и стажу работника, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности. Сведения данного раздела могут быть включены включены в раздел "Общие положения". Отметим, чего следует избегать при разработке локальных нормативных актов: - расплывчатости - чересчур общие формулировки задач и функций, не позволяющие их конкретизировать и понять; - дублирования - возложение одних и тех же задач, функций на разных работников; - вакуума - функции, которые необходимо выполнять, не закреплены ни за каким подразделением, работником; - неувязок - не предусмотрена координация деятельности подразделений, работников. Задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласованы друг с другом; - перегрузок или недозагруженности - количество функций, которые необходимо выполнять, определено нерационально, без учета реального объема работ, предусмотренных этими функциями, и нормативов времени на их выполнение; - дисбаланса - несбалансированные функции обязанностиправа и ответственность то есть множество обязанностей и минимум прав работника, что приводит к конфликтам в коллективах. Невнимательное отношение к разработке должностных инструкций приводит к их несоответствию действительности, что, в свою очередь, вынуждает руководителей много времени уделять организации работы в отделах. В учреждениях, где положения и должностные инструкции рассматриваются не как документы "для полок", а как эффективные организационные методы, необходимо уделять внимание их периодическому уточнению, обновлению. Порядок составления и оформления должностной инструкции В качестве примера при определении порядка составления и оформления должностной инструкции рассмотрим Приказ ФТС России от 03. В Приложении 3 к рассматриваемому Положению установлен Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции, то есть указано, какие должностные лица ответственны за каждый этап создания должностной инструкции. Например, должностную инструкцию помощника первого заместителя руководителя ФТС разрабатывает начальник главного управления, управления, в штате которого находится должность, далее инструкция согласовывается в Правовом управлении и утверждается первым заместителем, заместителем руководителя ФТС. Если говорить в целом о различных учреждениях, разработка содержания должностных инструкций является обязанностью руководителей подразделений, в штат которых входит соответствующая должность, далее ее содержание проверяют сотрудники отдела кадров либо юристы, а утверждает должностную инструкцию руководитель организации или уполномоченное им на то лицо. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в установленном порядке. Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, замещающего соответствующую должность, с момента его ознакомления с инструкцией под подпись и до перемещения на другую должность или увольнения. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который в таможенных органах ведется по форме, установленной Приложением 2 к рассматриваемому Положению. В других учреждениях лист ознакомления может быть аналогичным. Запись подписывает начальник таможенного органа лицо, им уполномоченное с указанием даты п. Хранятся должностные инструкции, как правило, в отделе кадров. Для текущей работы используется заверенная копия должностной инструкции, которая выдается должностному лицу, проходящему службу в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения таможенного органа п. Схожие положения содержатся и в других ведомственных актах. Кроме того, отдельными ведомственными приказами утверждены типовые должностные инструкции, которые можно использовать при подготовке должностных инструкций на местах. В качестве примера приведем следующие правовые акты: - Приказ ФСИН России от 05. Должностной регламент государственного служащего Статьей 47 Федерального закона от 27. Фактически должностной регламент ничем не отличается от должностной инструкции. Это видно из перечня пунктов, обязательных для включения в регламент: 1. Квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы государственной службы иных видов или стажу опыту работы по специальности. Должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение ненадлежащее исполнение должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие иные решения. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов или проектов управленческих иных решений. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих иных решений, порядок согласования и принятия данных решений. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. Результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего. Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. Как было сказано выше, в настоящее время приняты и действуют отдельные ведомственные Приказы, устанавливающие порядок подготовки должностных регламентов. В качестве примеров можно назвать: - Приказ ФСК России от 20. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию В рассмотренном выше порядке принимаются должностные инструкции в виде отдельного документа. Возможен также вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору, однако он более приемлем для коммерческих организаций с небольшим количеством одинаковых должностей и возможностью установить должностные обязанности под конкретного работника. В бюджетных организациях рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного документа. На практике у кадровой службы возникает вопрос о порядке изменения должностной инструкции - нужно ли уведомлять сотрудника или возможно произвести ее изменение в одностороннем порядке? Ответ на этот вопрос был дан в Письме N 4412-6. В частности, указано, что, если внесение изменений в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора ст. Тогда изменения в должностную инструкцию вносятся лишь после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений. Если же внесение в нее изменений не влечет за собой изменение обязательных условий трудового договора, можно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Если инструкция является приложением к трудовому договору, необходимо подготовить дополнительное соглашение и внести одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию. В указанном Письме Роструд рекомендует при подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений учитывать требования ГОСТа Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03. Этот государственный стандарт в разд. Требования к их оформлению приведены в разд. В частности, в п. Оригиналы должностных инструкций должны храниться в отделе кадров, а на рабочих местах находятся их заверенные копии. Требования к бланкам документов указаны в разд. В Приложениях приведены Схемы расположения реквизитов документов и Образцы различных бланков.

Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов: 1.

Утвержденную инструкцию вместе с листом ознакомления, если он есть нумеруют, подшивают и заверяют печатью организации или индивидуального предпринимателя. Microsoft Microsoft, разработчик Internet Explorer 6, прекратила его поддержку и рекомендует устанавливать новые версии своего браузера.

Сколько экземпляров должностных инструкций должно быть на предприятии?

Администрация наводит порядок в должностных инструкциях. Подскажите, во-первых - сколько экземпляров должностных инструкций должно быть на предприятии вообще, во-вторых, у меня в отделе кадров должен быть оригинал инструкции или копия, и в-третьих, как ознакамливать сотрудников с должностной инструкцией. Заранее спасибо.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов. Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя ( письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 ).

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ.

Следовательно, рассмотрим Ваши вопросы:

во-первых - сколько экземпляров должностных инструкций должно быть на предприятии вообще

Как правило, должностная инструкция составляется в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.

Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.

Кроме того, во избежание разногласий с сотрудниками прошейте и пронумеруйте инструкцию. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».

во-вторых, у меня в отделе кадров должен быть оригинал инструкции или копия,

В связи с тем, что каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа, при этом отметим, что кадровая служба несет еще и ответственность за хранение кадровой документации, то непосредственно в отделе кадров рекомендуется хранить именно оригинал должностной инструкции работника.

в-третьих, как ознакамливать сотрудников с должностной инструкцией??

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией.

Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями.

Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления.

И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов ( ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя ( письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 ).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

равномерно распределить обязанности между похожими должностями;

доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;

корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 .

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

название должности в строгом соответствии со штатным расписанием ;

требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;

непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);

порядок назначения и освобождения от должности;

наличие и состав подчиненных;

порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);

перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93. утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298. и Квалификационный справочник. утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись ( ч. 3 ст. 68. ст. 57 ТК РФ).

Совет редактора: составьте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.

Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.

Кроме того, во избежание разногласий с сотрудниками прошейте и пронумеруйте инструкцию. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».

Ситуация: В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

Составляем должностную инструкцию

"Отдел кадров", 2009, N 1

Составляем должностную инструкцию

Есть еще руководители, которые формально относятся к должностной инструкции или вообще пренебрегают ею, ограничиваясь тем, что в устной форме излагают работнику круг его обязанностей и рабочих установок. Частое оправдание - организация пытается избежать бюрократических проволочек. Однако они забывают, что должностная инструкция - один из важнейших рабочих документов, который может уберечь от многих неприятностей. Рассмотрим, что представляет собой данный документ, какое значение имеет должностная инструкция для работодателя, и предложим неформальный подход к ее составлению.

Что представляет собой должностная инструкция

Прежде чем приступить к разработке должностной инструкции, необходимо четко представлять, что это за документ. В Трудовом кодексе данное понятие не раскрывается, поэтому обратимся к экономическим словарям.

Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. Как видно из данного определения, основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на конкретную должностную единицу.

В Письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 сказано, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

В должностной инструкции определены обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего конкретную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Что касается руководителя, директора организации и их заместителей, то их круг прав и обязанностей определен в уставе, а руководителей подразделений - специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективнее распределить обязанности между работниками.

Можно выделить две основные функции рассматриваемого документа. Он является своеобразным инструментом: а) структурирования производственных процедур; б) регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу.

Если права, обязанности и границы ответственности работника четко и в полном объеме не зафиксированы документально, возможны конфликтные ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю.

Значение должностной инструкции

Как мы уже говорили, должностная инструкция - это один из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она призвана регламентировать организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения.

Должностная инструкция находится в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. С помощью этого документа руководитель может донести до работника свои ожидания и критерии оценки его деятельности. Отметим, что традиционно должностная инструкция составляется для конкретной должности, то есть речь идет об описании не трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а функционала определенной должности.

Рассмотрим задачи, которые поможет решить должностная инструкция в рамках трудовых отношений:

- четко сформулировать трудовую функцию работника;

- скоординировать действия работников, избегая дублирования;

- равномерно распределить нагрузку на работников;

- определить необходимую квалификацию персонала;

- обоснованно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей;

- эффективно проводить аттестацию рабочих мест и персонала;

- при необходимости - обосновать затраты организации на привлечение сторонних специалистов.

Пример. ООО "Кристалл" воспользовалось услугами стороннего бухгалтера, имея при этом в штате своего. Затраты на оплату данных услуг ООО "Кристалл" учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы, не разделяя такую позицию, обратились в суд, ссылаясь на то, что вышеуказанные расходы экономически не обоснованны.

Доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного бухгалтера. Тогда будет ясно, что сторонняя организация выполняла задания, не входящие в компетенцию штатного сотрудника.

Чтобы не быть голословными, приведем примеры из арбитражной практики, где можно найти немало судебных процессов, выигранных фирмами благодаря должностным инструкциям. Так, в Постановлении ФАС ВСО от 11.03.2008 N А33-10018/07-Ф02-747/08 суд удовлетворил заявление о признании недействительным решения налогового органа о доначислении налога на прибыль, пени и налоговых санкций. Доказать обоснованность расходов по гражданско-правовым договорам помогла должностная инструкция главного механика общества. Аналогичная позиция выражена в Постановлении ФАС УО от 18.06.2008 N Ф09-4346/08-С3.

Содержание и структура должностной инструкции

Основные требования к содержанию и оформлению должностной инструкции содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <1>. В этом же документе приводится ее типовая структура. Но в условиях рыночной экономики постоянно расширяются сферы деятельности организаций, вводятся все новые должности, поэтому при составлении должностной инструкции кадровая служба должна учитывать не только существующие стандарты, но и специфику задач и функций организации или предприятия. Структура и содержание данного документа могут иметь свои особенности.

<1> Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65 "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации".

Также требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <2> и Методических рекомендациях "Унификация текстов управленческих документов" (в соответствии с ОКУД ОК 011-93 <3>). Должностная инструкция должна быть изложена лаконичным языком, состоять из предложений с минимальным количеством слов и максимальной смысловой нагрузкой.

<2> Утверждена Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

<3> Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

Квалификационный справочник должностей служащих <4> используется в качестве основы для подготовки должностной инструкции, поскольку в нем содержатся основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей. В данном справочнике говорится, что с его помощью можно разрабатывать внутренние организационно-распорядительные документы - должностные инструкции, содержащие конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. Далее создаваемый документ адаптируется к конкретным условиям деятельности предприятия или организации.

<4> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Если взять для рассмотрения любую типовую должностную инструкцию, то можно выделить следующие разделы.

1. Общие положения. Они включают в себя:

- основания для разработки документа;

- функциональное назначение документа;

- область применения документа;

- порядок замещения должности (кем назначается на должность и освобождается от должности работник);

- область компетенции работника (за что отвечает работник);

- квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);

- чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности;

- документы, знание которых для работника является обязательным (что он должен знать).

2. Должностные обязанности (описание конкретных трудовых процедур). Обязанности могут быть ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, а также те, которые необходимо выполнять при наступлении определенных событий.

3. Права и связи по должности (функциональное и линейное подчинение сотрудника, функциональное и линейное руководство, осуществляемое сотрудником, какие должности может замещать, кто замещает данную должность при временном отсутствии сотрудника. Часто раздел включает и перечень обязательных документов, образуемых при осуществлении должностных обязанностей). Права и обязанности работника принято излагать от наиболее важных и повседневных до эпизодических.

4. Ответственность. Определяет порядок привлечения работника к ответственности, ее виды и меры, критерии оценки результатов труда работника, а также полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности, оценке результатов его труда.

5. Заключительные положения. Этот раздел может содержать следующие сведения:

- порядок вступления документа в действие;

- порядок и периодичность внесения изменений в должностную инструкцию;

- указание на документы, которые утратили свою силу с введением в действие новой инструкции.

Разработка должностной инструкции

Рассмотрев раздел о структуре и содержании должностной инструкции, мы невольно начали разговор о ее разработке. Определив для себя, что должен содержать данный документ, перейдем непосредственно к процедуре его составления.

Должностная инструкция обычно разрабатывается руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений, однако она может быть разработана и сотрудником кадровой службы при содействии руководителя того структурного подразделения, для нужд которого составляется должностная инструкция. При этом используют следующие нормативные акты:

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

- Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих <5>;

- Рекомендации по разработке должностной инструкции <6>, в которых приведены правила использования квалификационных характеристик и рекомендации по структуре должностных инструкций;

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

<5> Утвержден Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9.

<6> Утверждены Приказом Госкомэкологии России от 10.12.1997 N 552 "Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды".

Разделим порядок подготовки должностной инструкции на основные этапы.

1. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции.

2. Редактирование предварительного варианта.

3. Корректирование предварительного варианта.

4. Согласование уточненного варианта.

5. Оформление окончательного варианта.

6. Представление проекта на рассмотрение руководителю организации, его утверждение.

7. Регистрация утвержденной должностной инструкции.

8. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров.

9. Передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции по структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности.

10. Помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.

Обратите внимание, прежде чем приступить к первому этапу, исполнитель должен представить на рассмотрение руководителя организации служебную записку. Получив визу руководителя, можно приступать к разработке должностной инструкции.

Рассмотрим два случая.

В первом случае должность вводится на вновь создаваемом структурном подразделении, возникшем в связи с расширением видов деятельности (например, в вузе принято решение открыть отдел по связям с общественностью). На этапе подготовки необходимо определить цели, задачи и виды работ, структурные связи, в которых будет задействован новый персонал. Затем - оценить их общую трудоемкость и определить численность персонала. Определяются предполагаемые размеры заработной платы будущих сотрудников и общие затраты на персонал. В конце этого этапа составляется штатное расписание.

Далее определяется уровень квалификации работников, необходимый для осуществления конкретных действий и связей по должности. Требования должны быть разумны и адекватны, поскольку их завышение приведет к дефициту сотрудников на данную должность, а занижение может повлиять не лучшим образом на качество работы.

Иначе дело обстоит, когда новая должность "выделяется" на основе уже существующих должностных обязанностей или вводится в связи с возникновением новых в подразделении. В отличие от предыдущей ситуации в начале работы по введению новой должности следует определить, от каких обязанностей она должна освободить уже существующие должности и какие обязанности предполагается возложить на нее дополнительно. Также производится оценка предполагаемой эффективности введения данной должности (как это повлияет на увеличение качества работы и другие показатели). Параллельно оцениваются материальные затраты на привлечение нового сотрудника. Путем сопоставления этих значений определяется возможность введения новой должности.

Несколько слов скажем о согласовании должностной инструкции. Оно производится в два этапа.

Первый - техническое согласование. Должностную инструкцию необходимо согласовать с юридической службой организации, чтобы проверить ее на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, основным положениям трудового договора сотрудников. Юрист визирует инструкцию. Если в организации нет юриста, то эту функцию выполняет сотрудник кадровой службы и ставит свою подпись на инструкции. Часто производится согласование с финансовым подразделением компании для определения уровня затрат.

Второй - согласование со структурными подразделениями организации. Этот этап согласования помогает исключить дублирование должностных обязанностей и информировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Также он помогает определить, какие должностные инструкции других сотрудников подлежат корректировке в связи с введением новой должности.

Далее согласованная инструкция утверждается. Руководитель издает приказ об ее утверждении и на самой инструкции ставит в графе "Утверждаю" свою подпись, дату утверждения. Наличие печати на этом документе необязательно.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют и заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий (обычно копия, заверенная надлежащим образом) - у работника. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

В заключение работника знакомят с должностной инструкцией. Факт ознакомления фиксируется подписью работника с указанием даты в листе ознакомления, который может являться частью должностной инструкции, приложением к ней или отдельным документом. Поскольку работодатель должен ознакомить работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора, на практике ознакомление с этим документом фиксируется в трудовом договоре (например: "С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен"). Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.

Изменение должностной инструкции

Должностная инструкция - это документ, призванный чутко реагировать на изменения в трудовой деятельности. А как внести изменения в нее саму?

С инициативой изменения должностной инструкции может выступить как руководитель структурного подразделения, в котором находится соответствующая должность, руководитель структурного подразделения, с которым осуществляется взаимодействие, так и сам работник. Предложения по внесению изменений в должностную инструкцию готовятся в письменном виде и направляются для ознакомления руководителю кадрового подразделения, чтобы он оценил целесообразность этих изменений и согласовал их с лицами, чьи интересы будут затронуты.

Среди тех, чьи интересы непосредственно могут быть затронуты изменениями, находится, конечно же, работник. И здесь важно не перейти грань, когда изменения должностной инструкции касаются не только организации труда, но и меняют трудовую функцию работника. А это согласно ст. 72.1 ТК РФ является ни много ни мало переводом на другую работу и допускается только с письменного согласия работника. Например, официант в ресторане обслуживает один зал, ввиду расширения площади ресторана открыли еще зал, посетителей которого также обязан обслуживать официант. В данном случае в должностную инструкцию официанта будут внесены изменения, они касаются именно организации труда, и предварительного согласия работника не требуется. А если в магазине продавцу будут вменены обязанности кассира, это уже будет изменением трудовой функции, что потребует предварительного согласия работника. Такой точки зрения придерживается служба занятости, выпустившая Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников". В данном документе рассматриваются два возможных варианта изменения должностной инструкции. Если она является приложением к трудовому договору, изменения одновременно вносятся в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Когда же должностная инструкция утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не повлекло за собой необходимости изменения обязательных условий трудового договора, проще утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Как связаны между собой заработная плата

и должностная инструкция?

Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к ст. 21 ТК РФ, согласно которой работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в зависимости от своей квалификации, сложности труда, количества и качества выполненной работы.

В соответствии со ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. При этом запрещается какая-либо дискриминация при установлении и изменении размеров заработной платы и других условий оплаты труда.

Если в одной организации трудятся несколько кадровых единиц с одинаковым названием должности, то и оклады им должны быть установлены одинаковые. Но вместе с тем не все выполняют одинаковые функции, несут одинаковую нагрузку. Для работодателя есть выход из данной ситуации - должностная инструкция. Можно установить категории для должностей работников и прописать в должностных инструкциях их обязанности. Обязанности специалиста 1-й категории должны отличаться от обязанностей специалиста 2-й и т.д. У них также должны быть разные требования к образованию, опыту работы. Законным выходом из ситуации может быть и введение в название должностей слов "старший", "младший", "ведущий", "главный", здесь также необходимы разные должностные инструкции.

Очевидно, что показатели, отражающие качество труда и влияющие на заработную плату работника, должны характеризовать степень выполнения им различных требований относительно выполняемых работ. Должностная инструкция как раз и устанавливает такие показатели. Во избежание налоговых и административных споров рекомендуем работодателю разработать должностные инструкции для каждой должности, чтобы обосновать размер заработной платы, выплачиваемой сотрудникам.

Процесс составления должностной инструкции достаточно трудоемок. Но если не ограничиваться типовыми инструкциями, взятыми из правовой базы или Интернета, а подойти к этому делу творчески, вполне возможно повысить эффективность и производительность труда, а значит, финансовое благополучие организации.

Подписано в печать