Личная карточка работника

Личная карточка работника (форма Т-2) - основной документ для учета личного состава. Она оформляется на всех работников, независимо от условий работы (временная, постоянная, сезонная и пр.). На основании их формируется картотека персонала. Карточки хранятся на предприятии в течение 75 лет, отдельно от личных дел работников. Обязанности по оформлению карточек возлагаются на работника кадрового или юридического отдела. Форма содержит все сведения о трудовой деятельности работника. Бланк состоит из 4-х страниц. Две первые записываются при приеме работника, остальные оформляются в процессе работы. Форма состоит из 11 разделов.

Записи в личные карточки вносятся на основании:

• трудовой книжки;
• паспорта;
• приказа о приеме работника;
• военного билета;
• документа об образовании;
• страхового свидетельства ПФ;
• автобиографии.

В форму вносятся общие сведения о работнике.

Стаж работы рассчитывается кадровым работником на основании записей трудовой книжки или прочих подтверждающих документов.

Основанием для заполнения 3 раздела служит приказ о приеме либо переводе на другую работу, эта запись заверяется подписью сотрудника. В 10 разделе (дополнительные сведения) вносится более полная информация о работнике. Здесь можно указать наличие водительских прав, сведения об инвалидности, сведения о прохождении обучения сотрудником. Также для заполнения личной карточки используются сведения о работнике, изложенные в устной форме. Личная карточка - это бланк строгой отчетности, ответственность за правильное и достоверное оформление возлагается на сотрудника, заполнявшего ее.

Личная карточка работника

Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве. Она необходима для ведения учета труда персонала в организации. Личная карточка включается в состав личного дела и заполняется сотрудником отдела кадров на основании приказа о приеме на работу. паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страховании, документов воинского учета и других документов, предусмотренных законодательством страны, а также сведений, сообщенных работником.

• наименование организации, код ОКПО;
• дата составления, табельный номер сотрудника, его ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, первая буква фамилии сотрудника, характер и вид работы, пол;
• номер и дату трудового договора;
• общие сведения о сотруднике (ФИО, дата и место рождения, гражданство, уровень знания иностранных языков, сведения об образовании, профессии, стаже работы, семейном положении, составе семьи, данные паспорта, адрес проживания, контактный телефон);
• сведения о воинском учете;
• информация о трудовой деятельности (заполняется на основании записей в трудовой книжке);
• результаты аттестаций персонала в организации (дата аттестации, дата и номер протокола, решение и рекомендации аттестационной комиссии);
• данные о повышении квалификации (при обучении в учреждении повышения квалификации);
• сведения о профессиональной переподготовке (заполняется при освоении новой профессии);
• данные о наградах, поощрениях (благодарность, премия, грамота);
• информация обо всех предоставляемых отпусках;
• право работника на социальные льготы (если таковое имеется);
• дополнительные сведения (к примеру, группа инвалидности, наличие водительского удостоверения и пр.);
• основание расторжения трудового договора (заполняется в случае увольнения, проставляется дата увольнения, номер и дата соответствующего приказа об увольнении );
• подписи ответственного сотрудника отдела кадров и работника, на которого заводится личная карточка т-2.

В случае изменения данных сотрудник кадровой службы может вписывать изменения в карточку путем зачеркивания неактуальной информации и внесения новой записи с указанием «исправлено» и датой исправления. Личная карточка работника заполняется от руки либо на компьютере в одном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.

Бланк личной карточки проверен на актуальность 14.01.2013 г.

Методическая разработка по теме: Порядок ведения личных дел педагогических работников в учреждении

Кадровое делопроизводство в ОУ зачастую ведет секретарь или лицо, назначенное приказом директора ОУ. В действительности ведение этого направления деятельности учреждения поручается одному их заместителей директора по УВР. Как правильно и эффективно организовать свою работу? Единственный правильный путь - это разработка документов, помогающих соблюдать нормы трудового права. Предлагаю один из таких документов - "Порядок ведения личного дела сотрудников МБОУгимназии № 2"

Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников

МБОУ гимназии № 2

1.1. Порядок определяет ведение личных дел педагогов и сотрудников учреждения.

1.2. Порядок разработан в соответствии с:

• Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
• Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• Трудовым кодексом РФ;
• Коллективным договором ОУ;
• Уставом гимназии.

1.3. Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.

2. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников гимназии производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников гимназии вкладываются следующие документы:

• Заявление о приеме на работу;
• Автобиография;
• Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• Копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• Копия идентификационного номера налогоплательщика;
• Копии документов об образовании;
• Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
• Копия трудовой книжки;
• Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
• Копия свидетельства о заключении (расторжении) брака;
• Копии свидетельств о рождении детей;
• Копии документов о награждениях;
• Копии аттестационных листов;
• Копии удостоверений о прохождении курсов, экспертные заключения.

2.3. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

3.1. Личное дело педагогов и сотрудников учреждения ведется в течение всего периода работы сотрудника.

3.2. Ведение личного дела предусматривает:

• Размещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:

- Личный листок по учету кадров (обновляется каждые 10 лет работы);

- Дополнение к личному листку по учету кадров (обновляется при существенных изменениях персональных данных);

- Автобиография (обновляется каждые 10 лет работы);

- Копии документов об образовании;

- Копия приказа о приеме на работу;

- Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;

- Копии документов о награждении, поощрении;

- паспорта (страницы с персональными данными, местом регистрации);

- военный билет (для военнообязанных лиц);

- свидетельство о браке, расторжении брака (если такое имеется);

- свидетельства о рождении детей;

- страхового свидетельства пенсионного фонда;

• Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников учреждения на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
• Листы документов, подшитых в личное дело, подлежащему архивации, нумеруются.
• Личное дело регистрируется в журнале « Учет личных дел»
• Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
• Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

• Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
• Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

• Личные дела сотрудников хранятся в сейфе.
• Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ОУ имеют только лица, определенные приказом директора.
• Систематизация личных дел педагогов и сотрудников производится в алфавитном порядке.
• Личные дела педагогов и сотрудников школы хранятся 75 лет с года увольнения работника.

5.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора ОУ. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за ведение и учет личных дел обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

6.1. Педагоги и сотрудники ОУ обязаны своевременно представлять сведения об изменении персональных данных, включенных в состав личного дела.

6.2. Работодатель обеспечивает:

• сохранность личных дел педагогов и сотрудников ОУ;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ.

7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ,

педагоги и сотрудники ОУ имеют право:

• Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• Получить доступ к своим персональным данным;
• Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
• Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных

работодатель имеет право:

• Обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ОУ, в том числе и на электронных носителях;
• Запросить от педагогов и сотрудников ОУ всю необходимую информацию.

Аттестация педагогических работников в педагогических учреждениях

Это разработка семинара заместителей директоров.

Форма экспертного заключения об уровне профессиональной деятельности профессиональной деятельности учителя, преподавателя, мастера производственного обучения, методиста, воспитателя (кроме ДОУ, УДОД).

Экспертное заключение об уровне профессиональной деятельности педагогического работника образовательного учреждения

В таблице представлены критерии, показатели и баллы, начисляемые при аттестации.Материал предоставлен Санкт-Петербургской Академией постдипломного педагогического образования. Сайт:http://spbappo.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.Как правило, в.

Экспертиза педагогической деятельности при аттестации педагогических работников общеобразовательных учреждений

В данном методическом пособии представлено описание структуры и содержания экспертного заключения на примере экспертного заключения на педагогического работника общеобразовательного учреждения по долж.

Положение о ведении личных дел учащихся

положение о ведении личных дел учащихся.

Мастер-класс по созданию личного сайта педагогического работника

Цель мастер-класса:Создание личного сайта в сети Интернет.

Правила формирования личного дела сотрудника

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Важно! Прежде чем собирать личную информация работника следует предварительно подписать с ним заявление на то, что она дает свое согласие на обработку персональных данных .

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу. личная карточка по форме Т-2. приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником. а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков. служебные записки. докладные. объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении .

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек .

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

Скачать пример заполнения обложки.

Скачать образец заполнения внутренней описи.

Личное дело работника

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

• заявление о приеме на работу;
• трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
• личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
• анкета (автобиография );
• документы об образовании (копии);
• документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
• рекомендательные письма или характеристики ;
• должностные инструкции (регламенты);
• аттестационные листы, отзывы, представления;
• паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
• заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
• документы о награждении, наложении взысканий (копии);
• сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
• невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
• заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
• иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела ), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

• заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

• в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

• в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»

• согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

• в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

• срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

• важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Личное дело

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 7

Представлены общие требования к оформлению личного дела сотрудника организации и примеры, наглядно демонстрирующие фрагменты личных дел.

Как известно, личное дело работника организации представляет собой совокупность документов, содержащих персональные данные работника, сведения о его служебной, трудовой деятельности. Персональные данные, внесенные в личное дело работника, иные сведения, содержащиеся в личном деле работника, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключение сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

Словарь кадрового делопроизводства. Персональные данные работника - это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле либо подлежащие включению в его личное дело.

Автобиография - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Личное дело работника оформляется после издания распоряжения о назначении на должность, приеме на работу (рис. 1).

Образец обложки личного дела сотрудника

Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства о жилищных условиях, черновики документов). Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (рис. 2).

Образец внутренней описи документов личного дела

При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней (рис. 3).

Образец оформления листа-заверителя личного дела

При оформлении личного дела сотрудника организации следует иметь в виду, что заполнение некоторых документов, хранящихся в личном деле, должно быть произведено сотрудником собственноручно. Так, например, собственноручно работником должна быть заполнена анкета (рис. 4).

Образец оформления анкеты сотрудника

При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат), другие документы. На все вопросы анкеты даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в личных документах.

Также работником собственноручно (при назначении на должность и приеме на работу), в произвольной форме, без исправлений и помарок составляется автобиография.

В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления автобиографии и подпись работника.

В личное дело вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Работник обязан в течение 7 дней информировать службу, ведущую кадровое делопроизводство в организации и непосредственно личные дела сотрудников, об изменениях в своих анкетных данных. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и др.

Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.

После увольнения, освобождения от должности работника его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером папку помещается личное дело вновь принятого, назначенного на должность работника.

Примерная форма личного дела работника предприятия
(из числа руководящего состава и материально
ответственных лиц)

-------------------------------------T------------------------------------¬
¦ Лицевая обложка ¦ Внутренний оборот лицевой обложки ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ Гриф¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ООО "Альбатрос" ¦ ¦
¦ (Наименование предприятия) ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ Личное дело N ___ ¦ Вкладыш для фотографии ¦
¦ ¦ сотрудника ¦
¦ Шенгауф ¦ ¦
¦ Роберт ¦ ¦
¦ Альбертович ¦ ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ 1-й лист ¦ 2-й лист ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ Гриф¦Раздел 1. Основные биографические ¦
¦ ООО "Альбатрос" ¦данные ¦
¦ (Наименование предприятия) ¦ ¦
¦ ¦1.1. Дата рождения: 11 июня 1963 г. ¦
¦ Шенгауф ¦1.2. Место рождения: г. Иваново. ¦
¦ Роберт Альбертович ¦1.3. Национальность: немец. ¦
¦ ¦1.4. Соц. происхождение: из рабочих.¦
¦ Табельный номер 1001 ¦ ¦
¦ ¦Раздел 2. Сведения об образовании ¦
¦ Сведения о работе на ¦ ¦
¦предприятии: ¦ 2.1. Общее (среднее): ¦
¦Принят на работу 01.01.1990 на ¦окончил школу N 8 г. Иваново в ¦
¦должность инженера-электроника в ¦1980 г. ¦
¦лабораторию вычислительного центра. ¦ 2.2. Специальное (высшее): ¦
¦Основание: приказ директора ¦окончил Ивановский технический ¦
¦предприятия от 30.12.1989 N 364 ¦институт (факультет автоматизации ¦
¦ ¦и вычислительной техники) с ¦
¦ Начальник службы управления ¦присвоением квалификации по диплому ¦
¦персоналом ¦в 1985 г. ¦
¦ ¦ 2.3. Дополнительное образование:¦
¦00.00.0000 Подпись Петрова Л.П.¦курсы программистов при МГТУ им. ¦
¦ (дата) (подпись) (расшифровка¦Баумана (г. Москва) в 1989 г. ¦
¦ подписи) ¦ 2.4. Другое образование, ¦
¦ ¦полученное работником: ¦
¦ М.П. ¦нет. ¦
¦ ¦ ¦
¦Образец подписи работника: Подпись ¦ ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ 3-й лист ¦ 4-й лист ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦3. Специальные знания и навыки: ¦4. Личные профессиональные ¦
¦ ¦достижения работника: ¦
¦ 3.1. Владение иностранными ¦ ¦
¦языками: ¦ 4.1. Имеет ли ученую степень ¦
¦английским (говорит свободно). ¦(звание): ¦
¦ 3.2. Владение электронно- ¦нет. ¦
¦вычислительной техникой: ¦ 4.2. Имеет ли опыт научно- ¦
¦продвинутый пользователь ПК. ¦исследовательской (иной аналогичной)¦
¦ 3.3. Владение программными ¦работы: ¦
¦средствами: ¦участвовал в разработке ¦
¦MS Office, Windows XP, Internet ¦корпоративной системы автоматизации ¦
¦Explorer, Photoshop. ¦управления делопроизводством ¦
¦ 3.4. Управление транспортными ¦в качестве специалиста по защите ¦
¦средствами: ¦информации. ¦
¦водительских прав не имеет. ¦ 4.3. Имеет ли опыт опубликования¦
¦ 3.5. Дополнительные сведения: ¦статей, книг и т.п. ¦
¦ ¦нет. ¦
¦ ¦ 4.4. Дополнительные сведения: ¦
¦ ¦имеет склонность к работе с новой ¦
¦ ¦техникой и программными средствами ¦
¦ ¦защиты информации. ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ 5-й лист ¦ 6-й лист ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦5. Трудовая деятельность до работы ¦7. Вид и срок действия трудового ¦
¦на предприятии: ¦контракта: ¦
¦ (по форме - номер по порядку, ¦ срочный (бессрочный), срок ¦
¦дата поступления, по такое-то число ¦действия с такого-то по такое-то ¦
¦месяца года, наименование ¦число месяца года). ¦
¦предприятия, должность ¦ ¦
¦(специальность), дата увольнения, ¦8. Послужной список работника ¦
¦основание для увольнения). ¦(на данном предприятии) ¦
¦ ¦ (по форме - номер по порядку, ¦
¦6. Сведения о присвоении тарифных ¦дата, должность или специальность, ¦
¦разрядов, специальных званий ¦основание, примечание). ¦
¦ (по форме - номер по порядку, ¦ ¦
¦дата присвоения, наименование ¦9. Особые отличия работника ¦
¦присвоенного разряда (звания), ¦ (сведения о награждении, ¦
¦основание для присвоения). ¦поощрении). ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦10. Сведения о взысканиях работника ¦
¦ ¦за время работы на предприятии ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦ 7-й лист ¦ Внутренняя сторона задней обложки ¦
+------------------------------------+------------------------------------+
¦11. Семейное положение: женат. ¦ ¦
¦ Краткие сведения о ближайших ¦ ¦
¦родственниках работника: ¦ ¦
¦Жена - Шенгауф (Сергеева) Наталья ¦ ¦
¦Николаевна, 1967, Москва, ¦ Отметки о внесении изменений ¦
¦Проспект Мира, д. 112, кв. 235. ¦ в сведения (материалы) личного дела¦
¦Дочь - Шенгауф Анастасия Робертовна,¦ (по форме - номер по порядку, дата,¦
¦1993, Москва, Проспект Мира, д. 112,¦ содержание изменений и дополнений, ¦
¦кв. 235. ¦ основание, подпись лица, вносившего¦
¦Мать - Шенгауф Генриэтта Генриховна,¦ изменения). ¦
¦1929, Московская обл. Шатурский ¦ ¦
¦р-н, д. Велихово, д. 16. ¦ ¦
¦Отец - Шлеберг Альберт Оттович, ¦ ¦
¦1920, Московская обл. Шатурский ¦ ¦
¦р-н, д. Велихово, д. 16. ¦ Вкладыш для материалов, временно ¦
¦ ¦ приобщенных к личному делу ¦
¦12. Адрес места постоянного ¦ работника, не подлежащих подшивке ¦
¦жительства работника: ¦ для постоянного хранения. ¦
¦Москва, Проспект Мира, д. 112, кв. ¦ ¦
¦235. ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦13. Паспортные данные (серия, номер,¦ ¦
¦когда и кем выдан): ¦ Опись документов и материалов, ¦
¦серия 46 02 N 341000 выдан ¦ хранящихся в личном деле постоянно ¦
¦02.02.2002, 2 ОВД г. Иваново ¦ (уточняется после каждого изменения¦
¦Московской обл. ¦ и дополнения по форме - номер ¦
¦ ¦ по порядку, дата, наименование ¦
¦14. Данные о пенсионном страховании ¦ документа, количество листов, ¦
¦(серия, номер, когда и кем выдан). ¦отметка об изъятии, дата, основание,¦
¦ ¦подпись сотрудника службы управления¦
¦15. Данные о медицинском страховании¦ персоналом). ¦
¦(серия, номер, когда и кем выдан). ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦16. ИНН (серия, номер, когда и кем ¦ ¦
¦выдан). ¦ ¦
¦ ¦ Сведения (отметки) для ¦
¦ ¦ автоматизированного учета сведений ¦
¦ 00.00.0000 Подпись Петрова Л.П.¦ личного дела. ¦
¦ ¦ ¦
¦ дата подпись инициалы, ¦ ¦
¦составления сотрудника фамилия ¦ ¦
¦ личного службы сотрудника ¦ ¦
¦ дела управления службы ¦ ¦
¦ персоналом управления ¦ ¦
¦ персоналом ¦ ¦
L------------------------------------+-------------------------------------

1. Рогожкин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. Учебно-практическое пособие. - 2-е изд. дополн. и перераб. - М. ТК "Велби", Изд-во "ПРОГРЕСС", 2008.

2. Якупов Р.С. Кадровое делопроизводство. - Ростов н/Д: Феникс, 2008 (консультирует юрист).

3. Иллюстрации, использованные в статье, и другие иллюстрации страниц личного дела сотрудника размещены на www.vprikaz.com.

Подписано в печать
25.06.2008

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!