Кадровый портал КАДРОВИК

Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

Сообщение об ошибке 404:
Страница не найдена по адресу http://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "

• Url заканчивается на .htm - все страницы на сайте "кадровый портал КАДРОВИК.РУ" заканчиваются на .php
• Вы использовали СИМВОЛЫ ВЕРХНЕГО РЕГИСТРА - все имена на сайте используют нижний регистр

10 наиболее читаемых статей

Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда.

© ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2016
Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
129164, Москва, а/я 23
e-mail: nsk@kadrovik.ru
При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.

веб-дизайн | оптимизация | продвижение

Время формирования страницы: 1472175931.5426 сек.

Нужен образец - Инструкции по ведению кадрового делопроизводства

Уважаемый эксперт, убедительная просьба прислать "Инструкцию по ведению кадрового делопроизводства" в компании с образцами документов. Спасибо большое С уважением Алефтина Павловна

Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. При этом, Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует деятельность сотрудников кадровой службы.

Типовой Инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому организация может составить ее в произвольной форме.

Как правило, Инструкция состоит из:

• преамбулы;
• тематических разделов;
• приложения.

Наименования и количество тематических разделов Инструкции зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Как правило, каждый из разделов посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством.

Более подробно как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству, а также образец см. ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству

Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. Однако на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности. Например:

Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует деятельность сотрудников кадровой службы. Наличие такой инструкции позволяет:

• соблюдать единый порядок оформления кадровых документов организации;
• учитывать специфику организации при ведении кадрового делопроизводства;
• быстрее адаптироваться новым сотрудникам отдела кадров к условиям работы в кадровой службе организации и т. д.

Типовой Инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому организация может составить ее в произвольной форме ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ ). При составлении документа за основу можно взять инструкции. действующие в вышеуказанных ведомствах и организациях.

Как правило, Инструкция состоит из:

В преамбуле указывают общие сведения: цель составления Инструкции; ее назначение; лиц, ответственных за сохранность кадровых документов.

Наименования и количество тематических разделов Инструкции зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Как правило, каждый из разделов посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством. Так, например, Инструкция по кадровому делопроизводству может состоять из следующих разделов:

Раздел «Прием новых сотрудников»

В разделе «Прием новых сотрудников» пропишите порядок оформления трудовых отношений с новыми сотрудниками. Особое внимание уделите документальной стороне вопроса. Подробно опишите, какие документы при приеме на работу должен представить сотрудник, какие документы должен оформить сотрудник кадровой службы. При этом просто перечислить документы будет недостаточно, необходимо также указать порядок и сроки их заполнения (ст. 66. 68 ТК РФ).

Раздел «Перевод сотрудников внутри организации»

В разделе «Перевод сотрудников внутри организации» опишите порядок оформления внутренних переводов сотрудников. Укажите, по чьей инициативе может быть осуществлен перевод и какие документы при этом нужно оформить (ст. 72.1. 72.2 ТК РФ).

Раздел «Увольнение сотрудников»

Раздел «Предоставление отпусков сотрудникам»

Раздел «Предоставление отпусков сотрудникам» можно разбить на несколько частей в зависимости от вида отпуска. Так, например, в первой части опишите порядок документального оформления ежегодного оплачиваемого отпуска, во второй – отпуска без сохранения заработной платы, в третьей – учебного отпуска и т. д. В каждой из частей укажите, кому положен отпуск, на какие сроки он предоставляется, какими документами оформляется. В части, посвященной ежегодному оплачиваемому отпуску, включите положения о графике отпусков и порядке его составления ( гл. 19 ТК РФ ).

Раздел «Организация работы с трудовыми книжками»

В разделе «Организация работы с трудовыми книжками» пропишите порядок работы с трудовыми книжками. В частности, укажите: порядок заполнения трудовых книжек. порядок их учета и хранения. Кроме того, приведите нормативные документы, в соответствии с которыми нужно вести трудовые книжки ( ст. 66 ТК РФ ).

Раздел «Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий»

В разделе «Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий» укажите порядок оформления поощрений и наложения дисциплинарных взысканий. применяемых к сотрудникам организации (ст. 191. 192 ТК РФ).

Раздел «Порядок выдачи справок и копий документов сотрудникам»

В разделе «Порядок выдачи справок и копий документов сотрудникам» пропишите, какие справки и копии документов оформляет кадровая служба организации по запросу сотрудников. Укажите сроки и порядок выдачи указанных документов ( ст. 62 ТК РФ ).

Раздел «Использование и хранение персональных данных сотрудников»

В разделе «Использование и хранение персональных данных сотрудников» опишите порядок обработки персональных данных сотрудников. Если в организации есть локальный документ, описывающий данный порядок, например Положение о работе с персональными данными сотрудников. то в Инструкции достаточно дать ссылку на этот документ ( гл. 14 ТК РФ ).

Раздел «Порядок передачи документов на архивное хранение»

В разделе «Порядок передачи документов на архивное хранение» укажите, как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации ( Основные правила. одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

Приложения к Инструкции

В качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству приведите необходимый дополнительный материал, например:

– форму анкеты;

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Формы: Инструкция по кадровому делопроизводству

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Альфа»
А.В. Львов
18.10.2011

ИНСТРУКЦИЯ
по кадровому делопроизводству

г. Москва 18.10.2011

Инструкция по кадровому делопроизводству в ЗАО «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового делопроизводства в ЗАО «Альфа» (далее – Организация).

Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.

1. Прием новых работников

1.1. При приеме на работу гражданин должен предъявить, а сотрудник отдела кадров обязан затребовать от него следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);
– документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
– документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
– медицинскую справку (для несовершеннолетних).
Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

1.2. Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку.

1.3. Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:
– проверить наличие всех необходимых документов для заключения трудового договора;
– предоставить кандидату анкету по форме для заполнения (приложение 1);
– проверить соответствие анкетных данных и других сведений, сообщенных о себе кандидатом, представленным им документам;
– ознакомить кандидата под подпись с действующими в Организации локальными нормативными актами до подписания трудового договора, в том числе с должностной инструкцией;
– подготовить проект трудового договора с работником в двух экземплярах по утвержденному в Организации шаблону;
– подготовить проект приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а);
– передать трудовой договор и приказ о приеме на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу.

1.4. После того как документы будут оформлены со стороны Организации, сотрудник отдела кадров обязан:
– подписать трудовой договор у лица, принимаемого на работу;
– выдать работнику один экземпляр трудового договора. Работник подтверждает получение экземпляра трудового договора, поставив подпись на экземпляре договора Организации;
– ознакомить работника под подпись с приказом о приеме на работу (в трехдневный срок со дня фактического начала работы);
– заполнить личную карточку работника по унифицированной форме № Т-2 и ознакомить со всеми записями работника под подпись;
– заполнить трудовую книжку работника, проработавшего в Организации свыше пяти дней;
– зарегистрировать трудовую книжку работника в книге учета хранения трудовых книжек и вкладышей в них.

1.5. Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.

2. Перевод работников внутри Организации

2.1. Переводы работников в Организациидопускаются только с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2.2. При переводе работника сотрудник отдела кадров обязан:
– получить согласие работника о переводе, оформив уведомление о переводе (при переводе по инициативе работодателя);
– принять у работника заявление о переводе, подписанное руководителем структурного подразделения, откуда переводится, руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, и генеральным директором или уполномоченным им лицом (при переводе по инициативе работника);
– составить проект дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах;
– составить проект приказа о переводе по унифицированной форме № Т-5 (Т-5а);
– передать на подпись проекты дополнительного соглашения и приказа генеральному директору или уполномоченному им лицу;
–подписать дополнительное соглашение у работника и отдать ему один экземпляр соглашения. Проверить, чтобы работник при получении экземпляра дополнительного соглашения поставил свою подпись на экземпляре соглашения Организации;
– ознакомить работника с приказом о переводе под подпись.

2.3. Если перевод является постоянным, то сотрудник отдела кадров обязан:
– внести запись о переводе в трудовую книжку работника и в личную карточку (форма № Т-2) (не позднее недельного срока);
– ознакомить с этой записью работника под подпись в личной карточке.

3. Увольнение работников

3.1. Увольнение производится по основаниям, предусмотренным Трудовым законодательством с соблюдением установленных сроков письменного предупреждения о предстоящем увольнении. Течение срока предупреждения об увольнении начинается на следующий день после уведомления.

3.2. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

3.3. При получении заявления об увольнении работника сотрудник отдела кадров обязан проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.

3.4. Увольнение работника (прекращение трудового договора) документируют унифицированной формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

3.5. В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

3.6. При увольнении работника по любому из оснований увольнения сотрудник отдела кадров обязан:
– составить проект приказа об увольнении по форме № Т-8;
– передать проект приказа на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу;
– ознакомить работника с приказом под подпись;
– по заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с его работой.
В последний рабочий день работника:
– внести запись об увольнении в трудовую книжку работника и личную карточку по форме № Т-2 и ознакомить с ними сотрудника под подпись;
– выдать работнику его трудовую книжку. Работник подтверждает получение трудовой книжки, поставив подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

3.7. В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого работника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления представитель нанимателя (работодатель) освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

4. Предоставление отпусков работникам

4.1. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется согласно графику отпусков, утвержденному в Организации. График отпусков на следующий год составляется отделом кадров в первую неделю декабря текущего года с учетом мнения работников поунифицированной форме № Т-7 и утверждается не позднее чем за 14 календарных дней до начала нового года. Сотрудник отдела кадров обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков под подпись.

4.2. Сотрудник отдела кадров не позднее чем за две недели до наступления отпуска уведомляет работника под подпись о предстоящем отпуске.

4.3. По согласованию с работодателем работник может перенести даты отпуска. Для этого он пишет заявление. Заявление подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор или уполномоченное им лицо. При предоставлении такого заявления в отдел кадров сотрудник отдела кадров обязан проверить заявление на наличие информации для составления приказа.

4.4. Работник по согласованию с руководством может оформить отпуск без сохранения заработной платы.

4.5. Для оформления отпуска без сохранения заработной платы работник пишет заявление.
Заявление подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор или уполномоченное им лицо.

4.6. При предоставлении отпуска работнику сотрудник отдела кадров обязан:
– оформить приказ о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-6 (Т-6а);
– ознакомить с приказом об отпуске работника под подпись;
– внести сведения об отпуске в личную карточку (форма № Т-2) работника.

5. Организация работы с трудовыми книжками

5.1. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

5.2. Ответственный за хранение, ведение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним назначается приказом руководителя Организациии обязан:
– вносить в трудовые книжки записи в установленные законодательством сроки;
– вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
– регистрировать (с указанием серии и номера) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них все трудовые книжки работников Организации, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, оформленные на работников, поступивших на работу впервые;
– следить за тем, чтобы при увольнении работник ставил дату и подпись при получении трудовой книжки на руки.

5.3. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

6. Поощрения и дисциплинарные взыскания

6.1. Поощрения за успехи в работе и ответственность за дисциплинарные проступки определены Правилами трудового распорядка.

6.2.Приказ (распоряжение) о поощрении работника Организации оформляется унифицированной формой № Т-11. Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой и др.). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Организации могут быть представлены к государственным наградам.

6.3. Основанием для издания подобных приказов служит докладная записка. Работник отдела кадров на основании записки и резолюции генерального директора готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

6.4. Подлинник приказа о поощрении остается на хранении в отделе кадров. На его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку по форме № Т-2 работника.

6.5. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.

6.6. До применения взыскания от работника должно быть затребовано объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

6.7. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Организации на основании объяснительной записки работника. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору или уполномоченному им лицу для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

6.8. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.

6.9. За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

6.10. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется:
– на бланке приказа по личному составу (приложение 2), если взысканием является замечание или выговор;
– на бланке приказа по форме № Т-8, если взысканием является увольнение по соответствующим основаниям.
Приказ оформляется на основании докладной записки, объяснительной работника и резолюции генерального директора или уполномоченного им лица.

6.11. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

6.12. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

7. Выдача справок и копий документов работникам

7.1. Сотрудник отдела кадров, ответственный за кадровый учет, в течение трех дней после подачи заявления работником о выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью, должен предоставить работнику:
– справку с места работы (по просьбе работника в справке указываются сведения о заработной плате и другие необходимые сведения);
– заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее;
– заверенную копию приказов, касающихся трудовой деятельности работника (о приеме, переводе, увольнении, отпуске);
– выписку из приказа и т. д.

7.2. Справка оформляется на бланке (приложение 3).

7.3. Выписка из приказа оформляется на бланке (приложение 4).

7.4. Копии документов заверяются путем проставления на каждом листе надписи «Верно» и следующих реквизитов:
– должность лица, заверившего копию;
– личная подпись;
– расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
– дата заверения;
– печать отдела кадров.

7.5. Копия трудовой книжки заверяется сотрудником отдела кадров. Чтобы подтвердить факт работы работника в Организации, на копии трудовой книжки после конечной записи сотрудник отдела кадров указывает: «Работает по настоящее время». После этой записи копия трудовой книжки заверяется в общем порядке согласно п. 7.4 Инструкции.

8. Использование и хранение персональных данных работников

8.1. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

8.2. При обработке персональных данных работника Организации, то есть получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных работника, сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать требования, установленные трудовым законодательством и Положением о работе с персональными данными сотрудников.

8.3. Личные карточки работников, приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, анкеты работников, другие документы, содержащие персональные данные работников и информацию, касающуюся непосредственно работника, хранятся в специально отведенных запираемых шкафах.

8.4. Трудовые книжки работников хранятся в несгораемых сейфах.

9. Порядок передачи документов на архивное хранение

9.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется Инструкцией по делопроизводству Организации.

9.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранениелибо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов.

9.3. Работу по Организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия Организации

Ведение кадрового делопроизводства: что это такое, обязанности делопроизводителя, как ведется, типовые ошибки, электронный документооборот

Основная ценность любого предприятия — это его кадры. Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится.

Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в документах кадрового делопроизводства. А это, естественно, приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.

Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками .

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ .

Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну — кадрового делопроизводителя.

Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

• формирование личных дел сотрудников предприятия;
• оформление справок, больничных листок и заявлений;
• подготовка кадровых приказов;
• разработка табеля и учёт рабочего времени ;
• сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
• начисление и расчёт заработной платы и другое.

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

• рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
• мониторинг рынка по заработной плате;
• работа со списком вакансий предприятия;
• оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

• оформление оценочных бланков и положений;
• составление аттестационной характеристики сотрудников.

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

• Первый, своими силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.
• Второй, прибегнув к помощи организаций, специализирующихся, на аутсорсинге кадрового делопроизводства .

Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.

Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.

Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.

Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.

Для крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать программный продукт для учета ГСМ «АвтоПарк». Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием.

Путевой лист является для бухгалтерии главным документом, удостоверяющим правомерность расходов водителя. О том, как ведется учет путевых листов, читайте тут .

В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:

• Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
• Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
• Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
• Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.

Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Подробнее о допускаемых ошибках

1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.

Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.

«Важно! Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.

Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.

Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного документооборота. Преимущества такой системы в работе бесспорны.

Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.

Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера. О выборе услуг кадрового делопроизводства читайте здесь .

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.

С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде. Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.

Уменьшение ошибок. Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Это неполный перечень всех преимуществ этой системы, но, ознакомившись с ними, уже можно сделать определённые выводы.

Подытожив вышесказанное, хочется отметить важность правильного ведения кадрового делопроизводства. Правильно подобранный коллектив отдела кадров будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и сведения к нулю ошибок при проведении различных государственных проверок.