Рейтинг: 4.2/5.0 (1905 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Главное назначение авансового отчета – подтверждение расхода сумм, выданных подотчетному лицу. Это первичный документ бухгалтерского учета.
Подотчетные средства выдаются внутри организации на следующие цели:
• оплата командировочных расходов;
• хозяйственно-операционные расходы;
• возмещение ранее произведенных подотчетным лицом расходов.
Бланк документа имеет унифицированную и утвержденную форму АО-1. Заполнение документа производится в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока выданного аванса или с даты возвращения из командировки. К авансовому отчету подотчетное лицо обязано приложить все необходимые документы, подтверждающие расход выданных средств.
Форма АО-1 двухсторонняя. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать название организации, дату составления документа, свои ФИО и должность, а также целевое назначение выданных средств.
В небольшой таблице на лицевой части также необходимо заполнить данные о ранее выданном авансе, полученных денежных средствах в текущий момент, о расходе и конечном сальдо – перерасходе или остатке, в зависимости от конкретной ситуации.
В таблице на оборотной стороне формы подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (чеки, квитанции, накладные, акты и прочие).
Все дальнейшее заполнение производится бухгалтером. Сотрудником бухгалтерии также осуществляется проверка правильности составления авансового отчета и оформления оправдательной документации. После этого документ утверждается и подписывается как проверяющим бухгалтером, так и руководителем бухгалтерии. Далее авансовый отчет утверждает директор организации.
Посмотреть форму АО-1 и образец ее заполнения вы сможете на нашем сайте!
При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах. с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения. утвержденного руководителем.
Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.
1) Подотчетным лицом.
Образец заполнения
лицевой стороны
авансового отчета
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).
Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.
В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.
В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.
В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).
Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.
Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.
Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.
Образец заполнения оборотной
стороны авансового отчета
Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.
Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.
После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.
Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру .
Авансовый отчет — это первичный документ, который позволяет списать расходы подотчетных лиц (на командировку, хоз.нужды, представительские и иные виды расходов). Заполняет данный бланк подотчетное лицо не позднее 3-х дней с моменты возврата из командировки, либо не позднее 3-х дней с момента расходования полученных под отчет денежных средств.
Данная статья предлагает скачать бесплатно бланк авансового отчета (word). Также для примера мы заполнили данный бланк, скачать образец заполнения авансового отчета при командировке предлагаем внизу статьи.
Авансовый отчет имеет типовую форму АО-1. Данный бланк заполняется как работником бухгалтерии, так и самим подотчетным лицом. При выдаче наличных денег под отчет следует убедиться, что работник, получающий деньги включен в список подотчетных лиц, который утвержден приказом руководителя (скачать образец приказа о подотчетных лицах). а также по всем ранее выданным суммам он уже отчитался. Только в этом случае допускается выдать ему денежную сумму. Выдача денег в подотчет выполняется на основании письменного заявления работника, образец которого можно скачать здесь .
При выдаче денег работнику выдается авансовый отчет, который работник впоследствии обязан заполнить и сдать в бухгалтерию.
Образец заполнения авансового отчета форма АО-1Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета при выдаче денег работнику на хозяйственные нужды.
В бланке АО-1 нужно указать название организации, ФИО подотчетного лица, его табельный номер, название подразделения, его должность, а также назначение аванса (на хозяйственные нужды).
Далее авансовый отчет выдается работнику для заполнения. Когда подотчетным лицом будет израсходована сумма аванса по назначению, необходимо заполнить оборотную сторону бланка АО-1. Для заполнения потребуются оправдательные документы, которые необходимо собирать для подтверждения расходов.
На оборотной стороне бланка авансового отчета следует указать:
После этого форма АО-1 передается в бухгалтерию, ответственный работник которой проверяет заполнение и вносит следующие сведения на лицевой стороне:
Внизу бухгалтер прописывает сумму, которая израсходована подотчетным лицом прописью и цифрами. Ставятся подписи главного бухгалтера и бухгалтера, проверившего авансовый отчет.
Если у подотчетного лица остались деньги, они вносятся на основании приходного кассового ордера, если ему не хватило денег, то сумма перерасхода выдается ему на основании расходного кассового ордера. Об этом делается запись внизу лицевой стороны бланка авансового отчета.
Также следует заполнить расписку к авансовому отчету, заполняет ее бухгалтер, принявший отчет у работника. Расписка отрезается по линии и передается работнику, для него она будет служить доказательством того, что он отчитался перед организаций о полученном авансе.
Авансовый отчет бланк скачать бесплатно word — ссылка .
Авансовый отчет образец заполнения АО-1 — скачать бесплатно .
Поддержите нас, мы старались!
Авансовый отчет (форма 0504505) применяется для ведения учета с подотчетными лицами. Форма используется для бюджетных учреждений. Отчет утверждается руководителем. Хозрасчетные организации используют форму АО-1 .
Подотчетное лицо на лицевой стороне формы вносит информацию о себе, а на обратной стороне заполняет 1-6 графы, в которых указывается фактически израсходованные средства и информация о подтверждающих документах, которые должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы.
Оформляет бланк отчета лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При заполнении формы вносятся сведения об учреждении, подотчетном лице и назначении аванса.
В таблице отражаются данные о полученной сумме аванса, израсходованных средствах, остатке или перерасходе. Суммы, которые были выплачены в иностранной валюте, указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Все суммы отражаются с указанием даты их получения. Целесообразность расходов подтверждает руководитель подразделения
Работник бухгалтерии вносит данные о счетах учета и сумме. Далее заполняются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода (со ссылкой на кассовый ордер). Заполняется расписка, которую подписывает бухгалтер.
На обратной стороне отчета подотчетное лицо заполняет следующие сведения:
Бухгалтер вносит данные о:
В конце таблицы подводится итог общей израсходованной суммы, остатка и перерасхода. Ответственность за ведение и хранение данной формы документа возлагается на бухгалтерскую службу организации.
Авансовый отчет — документ первичных учетов, который подтверждает расходование подотчетных сумм, выданных авансом, с приложением всех документов оправдательного характера. Первоначально отчет должен заполняться подотчетным лицом и предоставляться им в бухгалтерию для осуществления последующей проверки, а также для осуществления утверждения руководителем организации и для списывания производственных расходов.
Образец заполнения отчета формы АО-1
Наличные деньги выдаются под отчет через кассу предприятия по кассовому расходному ордеру, в котором отмечается целевое предназначение данной суммы. В бухгалтерском отделе предприятия должен быть в наличии приказ о подотчетных лицах. содержащий определенный перечень лиц, имеющих право на получение под отчет денежных средств на хозяйственные расходы.
Соответствующим приказом утверждаются сроки, на которые производится выдача таких авансов. Приказ руководителя предприятия о направлении в служебную командировку работника, либо специальное командировочное удостоверение (бланк скачать тут ), служат основанием для предоставления средств на расходы командировочного характера.
В момент возвращения из служебной командировки или после истечения срока (в течение трех дней), на который был выдан аванс, подотчетное лицо должно в обязательном порядке отправить в бухгалтерский отдел отчет, к которому прилагаются необходимые документы, подтверждающие данные расходы, и совершить окончательный расчет.
Как правильно заполнитьАвансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 в единственном экземпляре. Бланк отчета двухсторонний. Подотчетное лицо с лицевой стороны должно указывать:
Слева, в нижней части формы отчета заполняется таблица подотчетным лицом, с указанием сведений о предыдущих авансах, о полученных денежных средствах в настоящий момент, их перерасходе, расходе или остатке.
С обратной стороны данной формы подотчетное лицо вносит перечень документов, что подтверждают произведенные расходы (квитанции, чеки ККМ, командировочное удостоверение, транспортные документы, товарные чеки и иные документы), и по ним (в графах 1-6) размер суммы затрат. Все документы, которые были приложены к отчету, должны нумероваться в отчете в порядке выполнения их записи. Строка лицевой стороны 1а, графы 6 и 8 и формы оборотной стороны отчета заполняются на тот случай, если в иностранной валюте аванс выдается.
Последующее оформление отчета производится бухгалтером. Осуществив проверку правильности заполнения данного отчета, всех оправдательных документов и расходования денежных средств, ставит бухгалтер отметку, которая характеризует, что отчет утвержден согласно соответствующей суммы (прописью и цифрами), на лицевой стороне заполняет расписку и подотчетному лицу ее передает.
Подписывается проверенный отчет руководителем предприятия. Данный документ после проверки и утверждения руководителем будет принят к учету для списывания необходимых денежных средств. Выдача средств не допускается подотчетному лицу, которые имеет задолженность по предыдущим авансам, и передача наличных, выданных другому лицу под отчет.
Поделитесь с коллегами:
Авансовый отчет по командировке— обязательный документ. О том, кто, как и когда его составляет, мы расскажем в данной статье. И конечно, предложим вам образец заполнения этого документа.
Авансовый отчет по командировке — правила составления в 2015 годуЕсли ваш персонал часто ездит в командировки, количество авансовых отчетов может быть существенным. А поскольку в составлении отчета непосредственное участие принимают работники, зачастую далекие от документооборота, ошибок не избежать. Чтобы сократить их количество, а также предупредить поток вопросов о том, как и что заполнять, сделайте мини-инструкцию и доведите ее до сотрудников.
Обратить внимание разъездного персонала необходимо на следующие моменты:
Известите работника, что в случае задержки отчета могут быть негативные последствия. Например, с подотчетных сумм вам придется заплатить страховые взносы.
Воздействовать на работников вы можете материально.
Заполненный образец авансового отчета по командировке вы можете посмотреть и скачать здесь:
Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.
Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.
Об особенностях пересчета валюты в рубли читайте в материалах:
Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см. например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.
Авансовый отчет - это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.
Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчетаЮридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим. для бюджетных учреждений применяется форма № 0504505).
Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.
При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции, билеты, товарные накладные и т.п.), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.
Остальные графы формы заполняются бухгалтерией:Заполненный и проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается подписью руководителя организации на лицевой стороне бланка.
Скачать авансовый отчетОтчет по командировке образец написания
Служебное задание и отчет по командировке (Т-10а) Скачать бланки:Служебное задание на командировку необходимо составлять сотруднику при наличии определенной информации из плана командировок. Если сотрудник направлен в командировку не по плану, то основанием для оформления такой командировки будет решение руководителя предприятия (или уполномоченного лица), сформулированного, к примеру, при помощи подписи на служебной записке. Как правило, организации пользуются типовой формой Т-10а.
Назначение служебного заданияТак же, служебное задание является основанием для издания распоряжения или приказа руководителем организации (уполномоченным лицом), о направлении работника в командировку. Однако нужно отметить, что бывают варианты, когда работник соглашается в письменном виде с направлением его в командировку.
Отчет о командировке должен быть оформлен работником после возвращения (графа 11 формы бланка Т-10а). Кроме отчета о выполнении служебного задания работник организации должен составить авансовый отчет.
Служебное задание и отчет по командировке (Т-10а)Служебное задание (на командировку) составляется при наличии определенных сведений из плана командировок сотруднику. Если работник направляется в командировку внепланово, основанием для оформления командировки служит решение руководителя организации (или уполномоченного на это лица), сформулированного, например, с помощью визы на служебной записке. Чаще всего организации используют унифицированную форму Т-10а.
Отчет о командировке оформляется сотрудником после приезда (графа 11 бланка Т-10а). Помимо отчета о выполнении служебного задания сотрудник организации составляет авансовый отчет.
Авансовый отчет по командировочным расходам в 1С:Бухгалтерии 8.Евгений 31.03.2010 Комментарии отключены
Как правило, при направлении в командировку работнику выдается аванс на оплату командировочных расходов (проезд, стоимость проживания и прочие расходы). Как выдать деньги под отчет было рассмотрено в предыдущей статье .
По возвращении из командировки работник представляет отчет о выполненной работе и авансовый отчет об израсходованных в командировке денежных средствах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилья, документы о понесенных расходах на проезд и прочих расходах, связанных с командировкой.
Если работник израсходовал не весь аванс, то остаток денег он должен вернуть в кассу предприятия. А если он израсходовал больше, чем ему выдали, то из кассы ему выдается перерасход. В авансовом отчете делается запись о внесенном остатке или выданном перерасходе.
В программе 1С:Бухгалтерия 8 отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет .
В меню Касса выбираем пункт Авансовый отчет :
На панели инструментов открывшегося журнала Авансовые отчеты нажимаем кнопку Добавить .
Откроется диалоговая форма авансового отчета:
В шапке документа в поле Физ. лицо указываем работника, который отчитывается по командировке, а в поле Назначение указываем командировочные расходы .
Переходим к заполнению табличной части авансового отчета. На закладке Авансы указываем расходный кассовый ордер, по которому работнику ранее был выдан аванс на командировочные расходы:
Переходим на закладку Прочее и вводим данные о произведенных командировочных расходах.
В нижней части диалогового окна в поле Приложение вводим количество документов, приложенных к авансовому отчету и количество листов в этих документах.
Должно получиться примерно следующее:
Проводим документ. При проведении документа формируются проводки бухгалтерского учета:
Отчет о командировке2. Отдел _________________________________________________________________
3. Место командировки _________________________________________________________________
4. Сроки командировки с «___» _____________ 200 __ г. по «___» ______________ 200 __ г.
5. Цель командировки _______________________________________________________________________________
Отчёт о командировочных расходахСальдо: Положительное (+______ руб.)
отрицательное (- ______ руб.) Дополнительная информация (* допускается оформление в виде прилагаемой Служебной записки)Причины недостижения целей (если таковые имеют место):
Подготовил ________________ /________________/ «___» ___________ 200__ г.
Задание на командировку и отчет о выполненной работе: оформляем правильно
Командировка — это новые впечатления, эмоции, калейдоскоп лиц и информации. Но наряду с положительными моментами сложностей также немало — здесь и стресс, и нелегкие переезды, да и банальное непонимание поставленных задач. Четкое, ясное и документально подкрепленное служебное задание — вот лучший помощник. О том, как правильно его оформить, дабы потом требовать отчет о выполненной работе — сегодняшняя беседа.
По привычке многие, отправляя работника в командировку, ограничиваются приказом. Более "продвинутые" бухгалтеры оформляют еще и смету расходов 1 (или справку-расчет) на служебную поездку. Кстати, о правилах их составления читайте в газете "Все о бухгалтерском учете" № 112 за 2011 год на стр. 53, 54.
Вроде бы этого и достаточно. "А что же такое Задание на командировку и Отчет о выполненной в поездке работе?" — поинтересуетесь вы. Действующее законодательство относительно служебных командировок работников хозрасчетных 2 предприятий на необходимость их оформления даже не намекает. Но наш совет: чтобы избежать вопроса: "Почему часть поручений, данных перед поездкой, осталась без внимания?", а также облегчить работу коллегам (особенно если им предстоит посетить несколько организаций, решить различные проблемы) и т. п. лучше заранее составить для сотрудника Задание на командировку. Тогда, как говорят, и волки будут сыты, и овцы целы.
НА ЗАМЕТКУ О том, что руководитель определяет задание, которое надлежит выполнить работнику во время командировки, и вправе требовать от него предоставления соответствующего отчета о выполненной в командировке работе, в свое время упоминал Минфин Украины в письме от 05.05.11 г. № 3107230-16-21/11582 (его текст вместе с редакционным комментарием читайте в газете "Все о бухгалтерском учете" №71 за 2011 год на стр. 49).
Задание на поездку
В нем следует оговорить, кого и куда командируют (пункт назначения, название предприятия и т. п. ). Далее, полагаем, указывают цель поездки, ее срок и другие задания, которые надо выполнить. Не лишним будет вписать маршрут перемещения и правила отчетности.
Другой важный вопрос — кому поручить составление задания? Как нам кажется, инициатору поездки (непосредственному руководителю командированного лица). То есть если в поездку направляют менеджера по сбыту, то задание напишет начальник отдела сбыта. Когда же фирма небольшая и начальники отдела не существуют в природе, то этим займется тот, на кого укажет руководитель (например, экономист или бухгалтер на основании приказа директора).
Пора перейти к наглядному примеру, который, безусловно, вы можете перекроить под себя (см. образец 1).
Отчет о служебной командировке
По завершении поездки "турист" напишет Отчет о выполненной работе (далее — Отчет). Его форма еще произвольнее, нежели у вышеупомянутого Задания.
Так, задача-максимум — отразить степень выполнения поставленной задачи, ход проведенных переговоров, результат деловых встреч (какие соглашения заключены, какие еще можно подписать, сделанные предложения и т. п. ), а также экономическую, ценовую (прайсы) и другую (образцы) информацию, которая может быть полезной для родной фирмы.
Срок предоставления Отчета, как правило, устанавливают на одном уровне с авансовым 3. Однако, в отличие от последнего, за просрочку предприятие не накажут. Сам же Отчет, заверенный автографом начальника подразделения, подкалывают к авансовому отчету.
Пришло время перейти к примеру (см. образец 2). Корректируйте его на здоровье — главное, чтобы вам было удобно.
1 Для бюджетников и иже с ними составить смету и ознакомить с ней работника — дело нести (п. 7 р. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж в редакции приказа Минфина Украины от 17. 03. 11 г. №362, далее — Инструкция о командировках). Хозрасчетники используют ее по желанию.
2 Опять же бюджетники при загранкомандировке обязательно составляют еще и техническое задание — п. 1 р. III Инструкции о командировках.
3 О сроках предоставления авансового отчета и санкциях за несвоевременную отчетность по выданным под отчет средствам читайте на стр. 34 текущего номера.
Надеемся, что воспользовавшись нашей консультацией, вы легко составите Задание на командировку, да еще и посоветуете коллеге, как без проблем оформить Отчет о его выполнении.
И помните! Командировки могут утомлять, волновать, добавлять новых впечатлений, но главное их свойство — они скоротечны. И начинается обычная жизнь. Итак, желаем всем командированным относиться к служебным поездкам со всей серьезностью и не забывать получать от них максимум удовлетворения как от смены окружения, так и от повышения профессионального уровня!
Татьяна ВАЛЕНТИНОВА, консультант газеты "Все о бухгалтерском учете "
(1).jpg)
