Рейтинг: 4.9/5.0 (1826 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Необходимость заполнять документ, о котором идет речь, законодательно установлена в отношении работников организаций, которые получили финансовые средства с определенной целью под отчет. Данная обязанность предусмотрена положениями:
Работник фирмы должен составить отчет по форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.
Срок составления данного документа — 3 дня с момента:
Получив от сотрудника соответствующий документ, бухгалтер должен выдать ему расписку, которая является отрезным элементом формы авансового отчета АО-1.
В государственных и муниципальных организациях применяется другая форма документа — 0504505, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.
Бланк АО-1 (авансовый отчет), Ф-0504505 (форма авансового отчета) — скачать в формате Word или составить самомуБланк АО-1, а также предназначенную для государственных и бюджетных учреждений форму Ф-0504505 можно составить самостоятельно на основе положений вышеуказанных постановления № 55, а также приказа № 52н. Но гораздо проще воспользоваться готовыми бланками, которые сформированы опытными экспертами нашего портала. Эти документы полностью соответствуют актуальным законодательным критериям.
Где бесплатно скачать бланк авансового отчета по форме 0504505На нашем сайте для вас представлены документы в формате Word, полностью совместимые с современными версиями данного редактора и иными программами, способными распознавать файлы в формате.DOC.
Скачайте бланк авансового отчета по форме 0504505.
Скачайте бланк, соответствующий форме № АО-1.
Почти на всех предприятиях практикуется выдача наличных денежных средств сотрудникам для покупки тех или иных предметов, оборудования, различных материальных ценностей. Подобные моменты требуют финансовой отчетности перед руководством компании. Авансовый отчет жизненно необходим организации. Бумага контролирует остатки денег у работника, перерасход и его возмещение. Список лиц, получаемых авансовые деньги, может быть ограничен отдельным приказом директора. Лица, небрежно относящиеся к обязанностям не допускаются к авансовому отчету.
Бланк авансового отчета можно получить бесплатно по прямой ссылке на странице. Удобный формат позволит заполнить недостающие пункты и создать документ собственными силами. Нормативное регулирование закрепляет определенные сроки пользования авансовыми деньгами, после чего необходимо произвести расчеты с бухгалтерией организации. Заполняя графы и абзацы акта, следует внимательно проверять каждую написанную букву и слово. Исправления и ошибки в правовых актах недопустимы. Ответственное составление позволит исключить возможные цифровые опечатки.
Обязательные пункты авансового отчетаДругие новости по теме:
Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
[1] Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет""
Авансовый отчет предназначен для подтверждения расходования денежных сумм, выданных в подотчет. До 2014 года единой для всех предприятий (за исключением бюджетной сферы) была унифицированная форма бланка авансового отчета (АО-1). С 2014 года у компаний появилась возможность разрабатывать и утверждать свой бланк, соблюдая установленные законом требования к его оформлению.
Обязательной частью авансового отчета являются документы, подтверждающие совершенные расходы: оригиналы чеков, билетов, счетов, квитанций. Только они служат основанием внесения потраченных сумм в авансовый отчет. Документы раскладываются в хронологическом порядке либо наклеиваются на лист бумаги. Бухгалтер проверяет правильность каждого документа, а также целесообразность произведенных трат.
Бланк авансового отчета может заполняться как в бумажном, так и в электронном виде. На подготовку авансового отчета дается три рабочих дня с момента окончания командировки либо срока, на который выдана денежная сумма.
Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета на примере типового бланка ОА-1.
В качестве примера предлагаем скачать заполненный образец авансового отчета по ссылке в конце статьи.
Как правильно заполнить бланк авансового отчета?Бланк авансового отчета АО-1 состоит из двух страниц.
На первой, титульной стороне бланка заполняется номер и дата отчета, название компании, ФИО подотчетного лица, его должность и отдел.
В строке «Назначение аванса» указывается статья расходов: командировочные, почтовые или хозяйственные расходы либо закуп товарно-материальных ценностей.
В левой части таблицы ставится сумма, выданная под отчет, общая сумма фактически понесенных расходов согласно прилагаемым документам, а также рассчитывается сумма остатка либо перерасхода.
Вторая, оборотная, сторона бланка авансового отчета АО-1 предназначена для перечисления оправдательных документов.
В таблице формы АО-1 указывается номер по порядку, наименование документа, например, железнодорожный билет Екатеринбург-Москва, номер, дата, сумма расхода. Колонку «Дебет счета, субсчета» заполняет бухгалтер. Под таблицей ставится подпись сотрудника.
Таблица в правой части бланка АО-1 титульной стороны авансового отчета отведена для бухгалтерской записи. Здесь бухгалтер ставит проводки, указывает номера счетов и субсчетов, где учитываются потраченные суммы.
Кроме этого, бухгалтер проставляет количество документов, прилагаемых к авансовому отчету, а также количество листов.
Ниже прописывается итоговая сумма израсходованных денег. Ставятся подписи главного бухгалтера и бухгалтера, вносится запись о выдаче перерасхода либо возврате остатка денежных средств (номер расходного или приходного кассового ордера, сумма, дата и подпись бухгалтера).
В конце лицевой стороны формы АО-1 предусмотрена расписка. Ее заполняет бухгалтер. В расписке указывается номер и дата принимаемого к проверке авансового отчета, ФИО подотчетного лица, общая сумма расхода, а также количество документов и листов. Сама расписка отдается сотруднику.
Авансовый отчет оформляется в единственном экземпляре, подписывается у руководителя организации и хранится в бухгалтерии.
Подборка наиболее важных документов по запросу Бланк авансового отчета (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Нормативные акты. Бланк авансового отчетаСправочная информация: "Формы бюджетной отчетности казенных учреждений и органов власти, формы бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений, формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета учреждений"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) Авансовый отчет (ОКУД 0504505)
Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н
"Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"
(Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37519) Утверждаю
Типовая ситуация: Когда и как подотчетник должен оформить авансовый отчет? (для бюджетной организации)
(Издательство "Главная книга", 2016)
Типовая ситуация: Как удержать подотчетные суммы в случае невозврата? (для бюджетной организации)
(Издательство "Главная книга", 2016)
Форма: Авансовый отчет (ф. 0504505) (для казенного учреждения) (образец заполнения)
(Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2016)
Форма: Авансовый отчет (ф. 0504505) (для бюджетного учреждения) (образец заполнения)
(Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2016)
подразделение (в котором числится данный сотрудник);
свои данные (ФИО, занимаемую должность, табельный номер);
цель получения денежных средств - конкретно на что планируется их потратить (проживание, продукты и т.д.)
С другой стороны бланка сотрудник должен заполнить таблицу, в которой подробно указываются фактические расходы, дата расходов, номера документов, подтверждающих те или иные расходы. На против каждого из пунктов указывается сумма, потраченная на последний. В конце бланк подкрепляется подписью сотрудника. По возвращении из командировки, бланк необходимо сдать в отдел бухгалтерии с прилагаемыми к нему документами, подтверждающими расходы.
Бухгалтер организации, получивший бланк, должен проверить его на отсутствие ошибок, сверить указанные и приложенные документы, подтверждающие расходы. Каждому бланку присваивается уникальный номер.
В пункте «расписка», указывается от кого был принят данный бланк, указывается сумма, которая была потрачена, тот самый уникальный номер, дата произведения расходов и принятия бланка, количество документов, подтверждающих расходы. Закрепляется данный бланк подписью бухгалтера. Расписка отрывается в качестве подтверждения его принятия, после чего отдаётся сотруднику, который отдал бланк.
Бухгалтер в пунктах 7 и 8 указывает сумму, которая была принята к учёту, в пункте 9 требуется указать дебет счета (в котором будут списаны расходы).
Следующим пунктом для выполнения бухгалтером является заполнение таблицы, в которой будет указываться выданная сумма по авансу, и сумма, потраченная фактически. В зависимости от того, есть ли перерасход или остаток, бухгалтер должен будет заполнить соответствующий пункт. В случае наличия остатка, бухгалтер возвращает остаточную сумму согласно приходному кассовому ордеру. Если же получился перерасход, сумма которую требуется возместить сотруднику, выдаётся в соответствии с расходного кассового ордера. Далее заполняется пункт «остаток внесён/остаток выдан в сумме».
Вторая часть является исключительно дополнением первой таблицы, в нём бухгалтер указывает лишь счета.
Сам бланк должен заверить руководитель предприятия.
Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов
Подключиться бесплатно к Класс365
Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник, получивший ту или иную денежную сумму на командировочные расходы, приобретение каких-либо товаров или на иные нужды, об истраченных им суммах обязан отчитаться перед бухгалтерией предприятия, на котором он трудится. Для этого ему нужно заполнить так называемый авансовый отчёт по форме № АО-1 и приложить к нему все подтверждающие произведённые расходы чеки и документы. Унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.
Заполнить и скачать бланк авансового отчета АО-1 (Excel)
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)
Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденноподробнее>>
Специальная программа для малого бизнеса
Класс365 - онлайн программа для всех:
Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию
Заполнение формы начинается с лицевой стороны. В верхней строке необходимо вписать название организации. Также сотруднику нужно указать свою фамилию с инициалами, дату заполнения, структурное подразделение, к которому он относится, и занимаемую им должность. Нужно также вписать целевое предназначение аванса, к примеру «хозяйственные нужды», «командировочные расходы» и пр.
В левой колонке нужно указать сумму остатка (неизрасходованные средства) или сумму перерасхода (если остаток или перерасход имели место). Затем нужно заполнить бланк с обратной стороны, перечислив все подтверждающие произведенные расходы документы (название каждого документа нужно вписывать в отдельной колонке). Все указанные в документах суммы нужно сложить и написать результат в строке «Итого». Ниже нужно поставить подпись и её расшифровку.
Заполнив обратную сторону авансового отчёта по вышеописанной рекомендации, нужно вернуться к лицевой, вписав в строку «израсходовано» ту сумму, которая отображена в строке «Итого» на обратной стороне бланка. Ниже нужно указать количество приложенных к отчёту документов и количество листов каждого из них. Остальные строки должен заполнить бухгалтер.
Когда сотрудник сдаст отчёт в бухгалтерию, взамен него бухгалтер обязан выдать расписку.
Неправильно составленные отчёты являются хлебом многих налоговых инспекторов. Они найдут к чему придраться – то НДС не выделен, то какого-то чека не хватает, то часть указанных расходов непроизводственные. Поэтому руководителю любого предприятия стоит обучить своих сотрудников всем тонкостям оформления данного документа.
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручнуюАвтоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.
Авансовый отчет унифицированной формы № АО-1 использовать не обязательно. Гораздо удобнее разработать собственный бланк. Главное условие: авансовый отчет должен содержать все обязательные реквизиты
Как разработать собственный бланк авансового отчета, рассмотрим на конкретном примере. Ниже вы найдете образец, который удобно и легко применять в работе.
Восклицательными знаками обозначены поля, которые обязательно должны быть в бланке. А цифрами обозначены графы, которые мы рекомендуем сохранить или добавить. Подробное их описание вы найдете ниже.
Какие поля в авансовом отчете можно сократитьЧтобы уменьшить объем документа, можно убрать из унифицированный формы авансового отчета лишние данные. Например, таблицу, в которой обычно отражали бухгалтерские записи. Вряд ли она будет полезна. Проводки вы увидите и в регистрах бухучета. Если авансовый отчет их дублирует — это лишняя работа.
По той же причине можете сократить таблицу и на оборотной стороне отчета. А именно удалить столбец, в котором вы приводили корреспондирующие счета.
Еще один элемент старой типовой формы, который на практике уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть, — это расписка. То есть та часть, которая находилась под линией отреза. Авансовый отчет может обойтись и без этой части.
Какие данные в авансовом отчете нужно оставитьДанные о предыдущем авансе — остаток или перерасход ( 1 ) лучше сохранить. Это поможет сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что нельзя выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным средствам (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У ).
Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах ( 2 ), также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть авансового отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы.
Какие дополнительные строки в авансовом отчете облегчат работуЕсли компания выдает под отчет не наличные деньги, а корпоративные банковские карты, то это можно также отразить в отчете. Это пригодится на тот случай, когда работник расплачивается везде картой и потом возвращает ее обратно.
В таком случае добавьте в авансовый отчет строки, где будете отражать номера корпоративного «пластика» ( 3 ). Так вам будет легче отслеживать, по какой из карт прошло то или иное списание средств. Конечно, если в компании таких карт несколько.
На практике возможен и такой вариант. Сотрудники берут деньги под отчет наличными, а затем перерасход вы перечисляете на их пластиковые карты. Тогда добавьте в бланк отчета место для реквизитов платежки, которой вы возместите перерасход. Или же замените слова «по кассовому ордеру» на «платежным поручением» ( 4 ).
Также советуем дополнить авансовый отчет графами, в которых покажете разницу между суммами расходов в налоговом и бухгалтерском учете. Так, в в бухучете вы признаете все расходы, которые возмещаете работнику, в полной сумме. Чего не скажешь о правилах налогового учета. Яркий пример тому — представительские расходы. При исчислении налога на прибыль их приходится нормировать. Учесть получится не больше 4 процентов от фонда оплаты труда за отчетный период. Такое ограничение закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Чтобы сразу видеть разницы между суммами, которые удастся признать в налоговом и бухгалтерском учете, в документе выделите отдельные графы для их отражения ( 5 ). Тогда вам не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.
И еще совет на тот случай, если вам нередко приходится выдавать авансы в иностранной валюте, к примеру, для загранкомандировок сотрудников. Авансовый отчет должен содержать графы, где вы будете отмечать курс, по которому вы пересчитываете иностранную валюту в рубли. Ведь пересчитывать командировочные расходы требуется при каждой обменной операции. Причем курс надо взять тот, что указан в справке банка. И только если сотрудник не привез вам такую первичку, пересчитать расходы нужно один раз по курсу Банка России на день, когда аванс выдавался (п. 10 ст. 272 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836 ).
Авансовый отчет (образец)
