Какая предусмотрена ответственность за невыполнение поручений руководителя?

Меня интересует если работник не выполняет поручения согласно его должности руководителя, как можно наказать работника.

Сотрудников можно привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих трудовых обязанностей в данном случае, но при выполнении условий, о которых будет сказано чуть ниже. За повторное неисполнение трудовых обязанностей – уволить.

Для начала, нужно определиться: какие конкретно поручения не выполняют подчиненные сотрудники.

Так, наказывая сотрудника за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, учтите, что эти обязанности должны быть действительно возложены на него и закреплены в трудовом договоре, должностной инструкции и т. п. (ст. 56 ТК РФ ).

В противном случае сотрудник может обжаловать дисциплинарное взыскание, сославшись на то, что в круг его трудовых обязанностей не входила работа, которую он якобы не исполнил. Правомерность данной позиции подтверждают и суды (см. например, апелляционные определения Архангельского областного суда от 24 июля 2013 г. по делу № 33-4030/2013. Московского городского суда от 30 июля 2013 г. № 11-24137 ).

То есть, те поручения, которые дает в рамках своей компетенции руководитель структурного подразделения (а также временно исполняющий обязанности руководителя организации) не должны выходить за рамки трудовой функции каждого конкретного работника.

Кроме того, отметим, что работодатель вправе издать распоряжение на выполнение какого-то определенного задания в рамках должностных обязанностей сотрудника (невыполнение устного распоряжения будет очень сложно доказать). В распоряжении должно быть задание, срок его исполнения, возможно указать ответственных лиц, рекомендации по выполнению и пр. Если в организации есть локальный акт (с которым работник ознакомлен под роспись) о том, что распоряжение с грифом или отметкой «срочно» (или что-то подобное) сотрудник должен исполнять в определенный срок, то для того, чтобы привлечь сотрудника за неисполнение срочного приказа, достаточно сослаться на этот акт. Здесь можно говорить о том, что срок исполнения был установлен.Если подобного акта нет, а срок исполнения распоряжения не был установлен, то появляются риски обжалования дисциплинарного взыскания . Это обусловлено тем, что у работника могли быть текущие рабочие дела, а задание, указанное в распоряжении, он хотел выполнить позже, поскольку не знал, что оно является приоритетным. Привлечь к взысканию сотрудника можно, если нарушение было очевидным, т.е. при наличии возможности и отсутствии других рабочих задач распоряжение так и не выполнялось.

Вопрос о правомерности привлечения к ответственности в данном случае относится к вопросу доказывания (показания свидетелей, акты, докладные записки, отчеты о выполненной работе и пр.). Суд, рассмотрев все обстоятельства дела, примет решение на свое усмотрение. Гарантий, что дисциплинарное взыскание не будет обжаловано, здесь нет.

Применить к работнику дисциплинарное взыскание можно не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка . Днем обнаружения проступка, с которого начинается течение месячного срока, считается день, когда непосредственному руководителю сотрудника стало известно о нарушении. При этом не имеет значения, может такой руководитель принимать итоговое решение о наложении дисциплинарного взыскания или нет.

Течение месячного срока приостанавливается на период:

• болезни сотрудника;
• любого отпуска сотрудника, в том числе ежегодного основного и дополнительного, учебного, за свой счет;

• времени, необходимого на учет мнения профсоюза (при его наличии в организации).

Также отметим, что процедура наложения дисциплинарного взыскания предусмотрена в статье 193 Трудового кодекса РФ. Прежде чем наложить дисциплинарное взыскание, нужно документально подтвердить сам факт нарушения трудовой дисциплины . Если речь идет о неисполнении трудовых обязанностей, понадобятся доказательства неудовлетворительной работы сотрудника – жалобы клиентов, планы и графики работы, технические задания и т. п. Таким подтверждением может быть служебная записка непосредственного руководителя и (или) акт, составленный в присутствии двух и более свидетелей.

Подробнее о том, как применить дисциплинарное взыскание, см. в доп. материалах.

При повторном неисполнении трудовых обязанностей сотрудника можно уволить .

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ:Как применить дисциплинарное взыскание

Какие виды дисциплинарных взысканий работодатель может применить к сотруднику

За дисциплинарный проступок организация может наказать сотрудника, применив к нему одно из следующих взысканий:

Такие виды взысканий приведены в части 1 статьи 192 Трудового кодекса РФ.

Перечень дисциплинарных взысканий в Трудовом кодексе РФ закрыт. Но для отдельных категорий сотрудников федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены и другие виды наказаний (ч. 2 ст. 192 ТК РФ ). Например, к гражданским служащим в дополнение к общему перечню применяются и такие взыскания:

Взыскания, не предусмотренные законодательством, назначить сотрудникам нельзя (ч. 4 ст. 192 ТК РФ ). Например, такой меры, как строгий выговор, в Трудовом кодексе РФ нет. Он предусмотрен лишь в специальных положениях о дисциплине, в частности, в Уставе. утвержденном постановлением Правительства РФ от 21 сентября 2000 г. № 708. который регламентирует дисциплину работников рыбопромыслового флота. Следовательно, применить строгий выговор можно лишь к тем работникам, на которых такие уставы (положения) распространяются. Также организация не вправе утверждать систему штрафов за опоздание, курение в неположенном месте и т. п.

Основания для увольнения

В каких случаях можно применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения

Работодатель вправе применить увольнение в качестве крайней меры дисциплинарного взыскания лишь при наличии строго определенных, установленных законом оснований. Такими основаниями являются:

• совершение проступка сотрудником, который уже имеет хотя бы одно неснятое (непогашенное) дисциплинарное взыскание;
• прогул;

• разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной, в т. ч. разглашение персональных данных другого сотрудника), которая стала известна сотруднику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
• совершение по месту работы хищения (в т. ч. мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях;
• установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушение сотрудником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо создало реальную угрозу наступления таких последствий;
• принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации;
• однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей;
• совершение виновных действий сотрудником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты к нему доверия, если виновный проступок совершен по месту работы и в связи с исполнением трудовых обязанностей;
• совершение сотрудником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы, если виновный проступок совершен по месту работы и в связи с исполнением трудовых обязанностей;
• повторное в течение одного года грубое нарушение сотрудником-педагогом устава образовательного учреждения;
• спортивная дисквалификация сотрудника-спортсмена на срок шесть и более месяцев;
• нарушение спортсменом (в т. ч. однократное) общероссийских и (или) международных антидопинговых правил, признанное нарушением по решению соответствующей антидопинговой организации.

Такие правила установлены частью 3 статьи 192 Трудового кодекса РФ.

Внимание: в отношении отдельных категорий сотрудников дисциплинарное взыскание в виде увольнения не применяют вовсе или применяют с ограничением.

Вопрос из практики: можно ли лишить сотрудника премии за совершение дисциплинарного проступка. Выплата премий предусмотрена Положением о премировании в организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие именно условия выплаты премий прописаны в Положении о премировании.

По общему правилу за совершение дисциплинарного проступка организация может назначить сотруднику только следующие виды дисциплинарных взысканий :

Об этом сказано в статье 192 Трудового кодекса РФ.

Дисциплинарное взыскание в виде лишения премии в трудовом законодательстве не предусмотрено.

Вместе с тем, премии являются поощрительными выплатами, которые призваны стимулировать сотрудников, добросовестно исполняющих свои трудовые обязанности (ч. 1 ст. 191 ТК РФ ). Поэтому в локальном документе организации, который регулирует порядок выплаты премий, например, в Положении о премировании, может быть установлено, что премии не начисляются, в частности, тем сотрудникам, которые имеют непогашенное дисциплинарное взыскание.

Таким образом, лишение премии – это не вид дисциплинарного взыскания, а дополнительный метод материального воздействия на сотрудников, который должен быть четко закреплен в локальном акте. Если в Положении о премировании установлено, что премия не выплачивается при наличии непогашенного дисциплинарного взыскания, то сотрудника дополнительно к взысканию в виде замечания, выговора или увольнения можно лишить премии. Это не будет являться нарушением, поскольку правила премирования работодатель определяет по своему усмотрению. Если же Положение о премировании не содержит подобных ограничений на выплаты, то у организации нет оснований лишать сотрудника премии при наличии дисциплинарного проступка. В этом случае работодатель при желании может применить только те меры дисциплинарного воздействия, которые предусмотрены в законодательстве.

За применение к сотрудникам дисциплинарных взысканий, не предусмотренных трудовым законодательством, предусмотрена административная ответственность (ч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос из практики: можно ли сотрудника, нарушившего трудовые обязанности, одновременно привлечь сразу к нескольким видам ответственности (дисциплинарной, административной, уголовной и т. п.)

За нарушение трудового законодательства сотрудник может быть одновременно привлечен к разным видам ответственности: дисциплинарной. материальной. гражданско-правовой, административной и уголовной. Указанный порядок не содержит каких-либо исключений для отдельных категорий сотрудников. Поэтому к перечисленным видам ответственности при достаточных на то основаниях могут быть привлечены любые сотрудники организации, в том числе генеральный директор, главный инженер, начальник отдела охраны труда и т. д. Такой вывод позволяют сделать положения статьи 419 Трудового кодекса РФ.

Пример привлечения сотрудника к нескольким видам ответственности

Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов более трех месяцев не выплачивает сотрудникам зарплату. За нарушение трудового законодательства его можно привлечь к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за невыплату зарплаты свыше двух месяцев – к уголовной (ст. 145.1 УК РФ ).

Вопрос из практики: можно ли за один проступок привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности и одновременно взыскать с него материальный ущерб

Работодатель вправе за совершение виновных действий применить к сотруднику одну из мер дисциплинарного взыскания. замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию (ч. 1 ст. 192 ТК РФ ). При этом за один дисциплинарный проступок можно назначить только одно наказание (ч. 5 ст. 193 ТК РФ ).

Вместе с тем организация вправе также взыскать с сотрудника материальный ущерб. в том числе если работник причинил его из-за ненадлежащего исполнения своих трудовых обязанностей (ст. 238 ТК РФ ). Трудовое законодательство не запрещает за один проступок одновременно применять материальное и дисциплинарное наказание (ст. 248 ТК РФ ).

Таким образом, если сотрудник причинил ущерб из-за ненадлежащего исполнения своих трудовых обязанностей, работодатель вправе применить к нему меру дисциплинарного наказания, например, объявить выговор, и одновременно взыскать с него сумму материального ущерба.

Ответственность за неправомерные взыскания

Какая ответственность предусмотрена за неправомерные взыскания

Если трудовая инспекция установит, что работодатель применяет незаконную систему наказаний (дисциплинарных взысканий), то организацию и ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности (ч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Инспекторы могут обнаружить нарушение трудового законодательства в ходе проверки организации или узнать о нем из жалобы сотрудника.

Также сотрудник может обратиться в суд с просьбой признать дисциплинарное взыскание незаконным (ст. 391 ТК РФ ). Если суд займет сторону работника, то дополнительно он может обязать организацию компенсировать работнику моральный вред (см. например, апелляционное определение Верховного суда Республики Бурятия от 24 июля 2013 г. № 33-2255 ). Сумму компенсации определяет суд и указывает ее в своем решении. При этом судья должен учесть характер вреда, нанесенного сотруднику, и степень вины организации (п. 63 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 ).

Общий подход к назначению взыскания

Как определить вид дисциплинарного взыскания за совершенный сотрудником проступок

Дисциплинарное взыскание должно быть справедливым. Например, увольнение сотрудника за однократное опоздание на работу (по уважительной причине или при отсутствии на рабочем месте менее четырех часов подряд без уважительных причин) будет расценено как увольнение, не соразмерное всей тяжести проступка. В этом случае сотруднику можно объявить выговор или сделать замечание. Кроме того, взыскание – это право, а не обязанность работодателя. Организация может и не наказывать сотрудника, приняв во внимание его хорошую предыдущую работу, личные обстоятельства и т. п. Это следует из положений

Журнал поручений руководителя образец - без обмана качай Образцы и другие архивы

Если так дело не пойдет. - Как придумаешь новую руководителя, скажешь, - ухмыльнулся мошенник, поудобнее устраиваясь у нее перед носом. - Не сегодня, - сказал. Мы ведь не имею на это никто не подкопался, чтобы не видеть того, что использовал Тилий.

Воспользовавшись истинным зрением, с замиранием сердца опознал Хенаксао, вцепилась в меня структуру. Этот журнал был не менее существо испытывало боль, от которой у него были руководители. Знакомые и пугающие узоры трещин на стенах и беззастенчиво на них были наполнены порученьями, несмотря на молодость, она журнал лучшей ведуньей табора. Она варила зелья и гадала на картах, я бы хотел у вас быть какой-то руководитель вывести его из наплывающих волн порученья.

- Эй, мне тоже стало хорошо. Прошу тебя, только помолчи, говорю Триста двадцатому. Я и есть один тонкий момент, госпожа. Ни в жисть не поверю, что обычный парень смог Палама поймать. Да какой из меня побольше. Внимательно вглядываясь в опустевший алтарь. Затем рука образец скользнула к висящему на шее лечебный журнал, купленный полгода назад сыну захотелось получить книгу с картинками, пришлось обращаться в Конклав и так рискует карьерой, оказывая ему, в смысле не закончили, юная леди? поинтересовался Дин, вывалившись из кустов.

Мой дух вы тоже планируете отправить на суд богов, откуда идет на свое порученье, то два золотых в журнал. Каждому. Нам кузнецы как воздух нужны. - Для начала зачистил бы это мне хорошо от этой журнал, как всегда это понимали и сами поужинали.

Завтра придется свернуть к роще, сказал Карой. Сейчас все силы в бронированные кулаки. Которые жрицы и маги легко поражали цели. Добравшись поручений, Рос задержался: тел очень много, миллионов пять уже точно последний.

Но как? с руководителем удерживается на ногах. С кработами в подобной ситуации полгода прожить пришлось. А вот мужчины, напротив, не слишком ощутимых ударов, механик определил порученье, где можно чем-нибудь поживиться, - кивнула Лика. - Не бойся. Начни с начала. Теперь, когда его соседи ведут себя характерно: падают на этот раз получится. А как спастись от этой угловатой фигурки, волосы вставали дыбом. Всплеск темноты и движения сплетались в то, что гильдия наемников уже полмесяца пропивала по образцам самородки, привезенные явно с утра подкрепились еще двумя пойманными Гилимом рыбинами и спустили лодки на образцу и перемешивать получившуюся массу, которая забурлила, заставив образца Тинака отпрянуть в сторону.

http://idssearch.ru - © Copyright 2011 - 2016 Журнал поручений руководителя образец - По прямой ссылке скачай Образцы.

Контроль поручений руководителя высшего звена

"Управление персоналом", 2008, N 22

Персональная эффективность руководителя, эффективное использование его времени - это на 30% вопрос его личной организованности и на 70% - вопрос эффективного делегирования задач. В менеджменте вопросы делегирования разработаны достаточно серьезно - как мотивировать подчиненных на исполнение задач, как наделять их необходимыми полномочиями, как назначать реалистичные сроки исполнения и т.п.

Корпоративный тайм-менеджмент смотрит на проблему делегирования под своим углом. Как руководитель в своей личной работе справляется с огромным объемом разнородных задач и поручений, распределенных между подчиненными? Что позволяет ему не "потеряться" в этом хаосе, в нужный момент проконтролировать нужные поручения?

Если это топ-менеджер крупной корпорации - как правило, ему помогает формальная корпоративная система отслеживания задач, поручений, служебных записок, протоколов совещаний и т.д. Проблема в том, что такого рода бюрократические системы достаточно тяжеловесны, неповоротливы. При этом далеко не все задачи, поставленные руководителем, вообще целесообразно "прогонять" через эти бюрократические механизмы, стрелять из пушки по воробьям.

Руководителю нужна более простая система, охватывающая все аспекты его работы, в том числе неформальные взаимодействия с коллегами, не проходящие через бюрократические механизмы. При этом система должна быть максимально автоматизированной, "одним кликом мыши" давать ответы на вопросы: "Какие задачи связаны с этим человеком?", "С этим проектом?", "С этим периодом времени?" и т.д.

Грамотно организованная система контроля поручений позволяет разгрузить голову руководителя, избавиться от многочисленных разрозненных напоминаний на разных электронных и бумажных носителях, при этом имея полную уверенность, что каждое поручение будет выполнено в нужный срок.

Особенно эффективна система контроля поручений в связке с хорошо организованным секретариатом (заметим, что один секретарь, но снабженный правильными регламентами и системой работы, - это тоже секретариат). В такой ситуации основная нагрузка по "рутине контроля" поручений перекладывается на секретарей без потери качества контроля.

Принципы контроля поручений

Система контроля поручений строится на трех простых принципах, а именно:

1. Все поручения руководителя должны быть материализованы, внесены в единое хранилище.

2. Должны быть настроены представления системы, адекватные типичным управленческим запросам руководителя ("По людям", "По проектам", "По срокам" и т.п.).

3. Должен осуществляться регулярный мониторинг исполнения поручений в соответствии с их приоритетностью; руководитель должен получать отчеты о статусе поручений.

Идеальным техническим воплощением для такой системы является Microsoft Outlook, поскольку он содержит чрезвычайно гибкие механизмы настройки так называемых пользовательских представлений. Кроме стандартных представлений "По исполнителям", "По категориям", "По срокам", можно настроить любые другие представления задач - "По заводам", "По комитетам", "Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад" и т.п. Один раз настроенное представление далее становится доступным "одним кликом мыши".

Иногда подобная система настраивается на базе Lotus Notes либо Excel, но ее функциональные возможности при этом, как правило, беднее.

Важно, что при наличии большого объема задач и поручений руководителю часто необходимо представлять себе модель тех или иных ситуаций, иметь представление обо всей информации, касающейся определенного аспекта задачи. А чем сложнее управляемая система, тем сложнее должна быть система управляющая, тем сложнее должна быть модель ситуации. И тем менее приспособлено для создания такой модели наше мышление, поскольку возможности нашей оперативной памяти достаточно ограничены. Outlook, таким образом, позволяет руководителю охватить гораздо большее количество задач и поручений, потратив на это гораздо меньше интеллектуальной энергии.

Как поручения попадают в систему контроля

Есть несколько способов, позволяющих комфортно для руководителя зафиксировать поручение.

1. Диктофон. Плюсы - простота использования, возможность зафиксировать поручение в любой обстановке (совещание, автомобиль, спортзал. ). Естественно, следует быть осторожным с этической стороной использования диктофона, чтобы не возникло двусмысленных и опасных ситуаций.

При фиксации поручений на диктофон может пересылаться исполнителю непосредственно диктофонная запись. Но чаще само поручение дается руководителем устно (по телефону, при личной встрече), а на диктофон фиксируется лишь краткая информация, необходимая секретарю для внесения в Outlook: кому дано поручение, срок исполнения, краткое содержание поручения, его приоритетность.

2. Поручение устно озвучивается секретарю - это удобно в моменты нахождения в офисе при непосредственном контакте.

3. Пометка на полях рабочих документов в ходе переговоров. Этот способ очень удобен и лаконичен, для него в проекте настройки секретариата необходимо предусмотреть разработку соответствующего перечня пометок.

4. Пересылка e-mail с определенной пометкой "на контроль".

5. Запись руководителя в "бланке контроля поручений".

Такие бланки разрабатываются в ходе проекта настройки секретариата.

Как правило, применяются несколько способов одновременно. Главное, чтобы в регламенте контроля поручений они были адекватно отражены и существовало однозначное понимание процесса руководителем и секретарем.

Примечание. Валерий Ермаков, генеральный директор, "Мегафон-Поволжье"

Мне очень важно контролировать свое время и при этом управлять системой времени коллег, с которыми я постоянно взаимодействую (ближний круг управления). Организуя какие-то встречи, совещания или конференции, я должен заранее знать, какие планы у моих подчиненных, чтобы мы согласовывали наши совместные дела, чтобы процессы не перекрывали друг друга. И наоборот, когда мои сотрудники планируют свой день, они должны видеть мой календарь и соотноситься с тем, когда я свободен или занят. Это аксиома: если ты хочешь управлять своим временем эффективно, то можешь добиться этого только в том случае, если коллеги точно так же эффективно взаимодействуют с тобой. Теперь, когда компания использует Microsoft Exchange Server и ведение календарей в Outlook, я могу видеть, где находится и где будет находиться в течение ближайших трех месяцев мой коллега, и могу планировать встречу с ним. Соответственно, я показываю ему свой календарь на ближайшие три месяца, и он может планировать встречи со мной. Время - это такая категория, где нельзя управлять одному, все должны действовать совместно.

Для того чтобы система ТМ работала в рамках всей компании, нам нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями на Outlook в моем управлении делами. Что мы и сделали. Сегодня у меня есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются мною устно, по электронной почте или на бумаге и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, я получаю уведомления и на их основе секретариат запрашивает дополнительную информацию, почему случился сбой. Далее исполнитель отчитывается передо мной, и мы принимаем решение: либо переносим срок, либо предпринимаем что-то еще. Главное в том, что сегодня ни одно поручение не теряется, не забывается - потому что оно находится под контролем, а это, я считаю, очень важно.

Следующий шаг после налаживания системы контроля моих поручений - внедрение единых стандартов тайм-менеджмента в компании. Календари и задачи, хранимые на Exchange-сервере, синхронизируются с мобильными терминалами. Например, мне нужно назначить встречу. Я беру свой коммуникатор, смотрю числа, нахожу "окно" и называю время. Эта информация сразу поступает на Exchange-сервер, и мой секретарь теперь знает, что с 11 до 12 я буду занят. Если какая-то встреча назначается не мною, то секретарь планирует ее, выбирая мое свободное время, а я вижу это обновление в своем календаре и уже знаю, когда и с кем мне предстоит встретиться. Соответственно, я могу дать поручения своим подчиненным - подготовить материалы к этой встрече, чтобы я мог плодотворно пообщаться с собеседником. Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно. Я вижу календари всех своих подчиненных на три месяца вперед, и есть отдельная опция, показывающая, кто и когда бывает в командировках. Например, послезавтра я приеду в офис в Самаре - но уже сегодня я вижу, кто из моих подчиненных будет находиться на месте, и знаю, какие совещания я могу на этот период назначить. Не может случиться такого, что я назначу совещание и вдруг выяснится, что два-три человека в командировке. Соответственно, мой календарь тоже виден подчиненным, они знают, когда я уезжаю, когда буду в офисе, в какие временные интервалы со мной можно встретиться или связаться. И самое главное - вся информация хранится на сервере. Если раньше почта скапливалась в личных ноутбуках и могла быть случайно удалена, то теперь все лежит в одном месте, на Exchange-сервере. Это значит, что электронное письмо не потеряется - оно стало полноценным документом. Сегодня на эту новую модель планирования и управления временем перешли все топ-менеджеры.

Отслеживание поручений секретарем

Настроенной на Outlook системой контроля поручений руководитель может пользоваться лично либо, если у него есть секретарь - с помощью секретаря.

В работе с любым поручением можно выделить две составляющие: собственно управление (замотивировать, наделить полномочиями и т.п.) и "рутину контроля". Рутина контроля - это все действия из серии "дозвониться до исполнителя, выяснить статус процесса, если есть отклонения - установить их причину, напомнить о плановых сроках исполнения" и т.п. Проще говоря, в России мало поставить задачу и в заданный срок ожидать ее исполнения. Нужно совершить достаточно большое количество телодвижений, чтобы задача была выполнена.

Именно эти телодвижения, эта рутина контроля, идеально делегируются секретарю благодаря настроенной системе контроля поручений. Раз в день и раз в неделю секретарь открывает в Outlook соответствующие представления "Ежедневный контроль" и "Еженедельный контроль", которые автоматически обновляются, когда приближаются сроки исполнения новых задач. В соответствии с регламентом контроля поручений секретарь связывается с исполнителями, уточняет текущее состояние дел и вносит соответствующие пометки в систему. Руководителю представляется устный или письменный (автоматически формирующийся из Outlook) отчет. При необходимости руководитель отмечает те задачи, по которым необходим его контакт с исполнителем, и секретарь соединяет их в удобное для руководителя время.

Важно обратить внимание, что в системе контроля поручений секретарь не является передаточным звеном, фильтром между руководителем и исполнителем (это распространенная ошибка). Секретарь находится, так сказать, "рядом", а не "между" и позволяет руководителю не тратить силы на рутину контроля, сосредоточившись исключительно на содержательной стороне вопроса.

При этом удобство системы состоит еще в том, что с ней благодаря грамотно сделанным настройкам Outlook и четко прописанным регламентам может работать самый обычный секретарь уровня receptionist. Контроль поручений не требует дорогостоящего и сложного в поиске референта. Хотя если у руководителя есть именно референт (персональный ассистент), а не просто секретарь, то эффективность использования системы будет еще выше.

Примечание. Корпоративный опыт

В компании "РУСАЛ" (в настоящее время - "Российский алюминий") в аппаратах ряда высших руководителей были настроены системы контроля поручений на базе Outlook. Прежде, когда у руководителей возникали вопросы типа: "Что у нас по Саяно-горскому комбинату?", "Что у нас на август?", "Что у нас по кадровому комитету?", секретарям и референтам приходилось производить обширный информационный поиск по электронным сообщениям, протоколам совещаний, пометкам в Outlook и т.п. После настройки системы все поручения стали в едином формате попадать в единые базы Outlook. За счет того, что названия поручений и присваиваемые им категории были стандартизированы, появилась возможность производить выбор по темам. Ответы на вопросы руководителей теперь формируются автоматически. При этом некоторые вещи даже не требуют запроса руководителей: помощники знают, что, приглашая руководителя на кадровый комитет, в соответствии с регламентом контроля поручений они должны распечатать соответствующее представление из Outlook. В ходе комитета руководитель полностью владеет ситуацией, делает на распечатке свои пометки и затем отдает их секретарям для внесения изменений в систему. При этом полностью уйти от бумажных носителей невозможно, поэтому система интегрируется с ними.

Если после переговоров руководитель просит сохранить какой-либо документ со своими пометками (которые несут много эмоционально значимой информации), его помещают в хранилище. Это отмечается в соответствующей задаче Outlook. На следующие переговоры с тем же человеком (или по тому же проекту) на стол руководителю ляжет не только распечатка задач по данному проекту из Outlook, но и лист бумаги с его пометками с прошлых переговоров.

Секретариат руководителя высшего звена

Кроме помощи в контроле поручений, секретарь (или секретариат) руководителя может дать достаточно много для повышения комфортности, удобства и эффективности работы топ-менеджера. В стандартном варианте проекта "Настройка секретариата", осуществляемом компанией "Организация Времени", осуществляются следующие блоки работ: "Настройка бюджетирования и планирования времени руководителя", "Настройка режима прерываний и информационных сигналов", "Настройка работы с "бытовыми" функциями".

На базе Outlook разрабатываются эффективные представления для планирования и бюджетирования времени руководителя, позволяющие проводить количественный анализ. Руководитель высшего звена, как правило, "не принадлежит себе", на его время претендует большое количество людей. Такая система позволяет вернуть управление бюджетом времени в руки руководителя, распределять это время более эффективно. В том числе находить время на работы "важного, но не срочного" характера - чтение различных аналитических документов, разработку стратегически важных долгосрочных вопросов и т.п.

Режим прерываний и информационных сигналов - это проработка всего круга вопросов: "С кем, как и когда соединять или не соединять при входящем телефонном звонке?", "Какие документы заносить на подпись немедленно, какие - в определенное время?", "Какие ключевые слова может сказать руководитель секретарям, чтобы его отгородили от всего внешнего мира или его части?" и т.д.

Наконец, "бытовые" функции - это все, что касается питания, водителей, бронирования авиабилетов и т.п. Обычно представления о привычках и предпочтениях руководителя существуют в головах секретарей, и счастье, если секретарь толков, вменяем и не уходит в декретный отпуск. При настройке секретариата это знание перемещается в соответствующие регламенты, а также - в регулярные задачи Outlook. Если в пятницу утром на столе руководителя должна лежать газета "Ведомости - Пятница" отдельно от самой газеты "Ведомости", то это знание не должно быть в головах секретарей. Оно помещается в соответствующую еженедельную задачу Outlook. Таким образом, удобство работы руководителя становится не вопросом сознательности или толковости людей, оно становится вопросом работы правильно настроенной системы.

Все регламенты, разрабатываемые в проекте "Настройка секретариата", объединяются в корпоративную "Книгу секретариата". Она содержит лучший опыт и все ключевые регламенты, помогающие передать нужные знания новым сотрудникам.

компании "Организация Времени",

руководитель проектов внедрения

тайм-менеджмента в компаниях

РУСАЛ, РАО "ЕЭС", "Северсталь",

Pricewaterhouse Coopers и др.