Табель учета рабочего времени в 2016 году

Учет продолжительности смены и количества рабочих дней в неделе или месяце – обязанность работодателей, использующих наёмный труд. Для этих целей используют табель учета отработанного времени, который заполняют как вручную, так и автоматически через контрольно-пропускную систему турникетов. Графы этого документа утверждены подзаконными актами в сфере трудового права и содержат все необходимые сведения о сотрудниках и их рабочем времени. Типовая форма зависит от способа заполнения табеля: если вручную, то Т12, если автоматически, то Т13.

Табель учета отработанного времени содержит достоверную информацию как о количестве отработанных сотрудником дней, так и о продолжительности его рабочей смены в пределах одного дня. Все переработки, недоработки, выходы в выходные и праздничные дни отражаются здесь же. Он становится основным документом при начислении заработной платы и сдаче отчётов контролирующим организациям. Этим и объясняется необходимость ведения табеля учета отработанного времени в точном соответствии с правилами, установленными для этого типа документов.

При стандартной организации рабочего процесса – с понедельника по пятницу с восьми до пяти – особых проблем с заполнением граф и ячеек табеля не возникает. Другое дело – сменный режим работы, при котором следует понимать, что любое изменение в составе смен и их продолжительности обязательно должно быть отражено в табеле учета. При этом переработка не может быть компенсирована отгулом в другой день или более короткой следующей сменой. Если происходит нарушение графика сменности, то ориентируются на общее количество часов, которое должно быть отработано сотрудником в календарном месяце согласно установленным нормам.

Табель учета рабочего времени составляется на месяц в единственном экземпляре, который визируется руководителем подразделения, инспектором отдела кадров и сотрудником бухгалтерии, ответственным за начисление заработной платы. Срок сдачи его для обсчёта определяется внутренним приказом по организации и может быть разным для разных компаний.

Ежегодно на правительственном уровне принимается Постановление об общей продолжительности отработанных часов в год с указанием выходных и праздничных дней. С учётом этого документа на предприятии разрабатывают графики сменности и заполняют табель в течение всего 2016 года. Отсутствие табеля учета рабочего времени, равно как и его некорректное заполнение приравниваются к нарушениям порядка начисления оплаты труда, влекут за собой неверное формирование итоговых сумм по налогам и сборам, подлежащим оплате в бюджет и внебюджетные фонды. Грамотно организованный табельный учет отработанного времени поможет избежать пристального внимания со стороны контролирующих организаций, которые уполномочены выписывать многозначные суммы штрафов.

(нет голосов, будьте первым)

Табель учета рабочего времени: образец документа, порядок и особенности его заполнения

Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.

Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул (ТК РФ ст. 81, п.6 а), и используется как доказательство при трудовых спорах, в том числе и в суде.

Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:

1. Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
2. В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
3. В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
4. Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
5. Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.

Для ведения учёта труда и его оплаты существуют унифицированные формы, утверждённые Росстатом в Постановлении №1 от 05.01.2004 г. На предприятиях используют бланки табеля учёта рабочего времени Т-13 и Т-12.

Форма №Т-12 для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы предназначена для ведения в ручном режиме. Форма № Т-13 под названием «Табель учёта использования рабочего времени» применяется в основном в организациях, имеющих автоматизированную систему обработки данных.

Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год.

При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:

• название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
• номер табеля;
• дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
• период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).

Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:

• номер п/п (графа 1);
• ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
• табельный номер – графа 3;
• графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
• графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
• графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
• 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
• 17 – общее число нерабочих дней за месяц.

Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.

Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.

Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).

Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице:

Образец заполнения табеля учета рабочего времени можно посмотреть здесь.

Отметки о любых отклонениях от нормального режима работы, принятого на предприятии, должны проставляться табельщиком только на основании соответствующих, корректно оформленных, документов (приказа о работе в праздничный день, листка временной нетрудоспособности и т.д.).

Неявка сотрудника на рабочее место при отсутствии подтверждающих документов до момента их предъявления помечается как НН (неявка по невыясненной причине). Непредоставление оправдательной справки является поводом для фиксации прогула.

Зачастую затруднения у табельщиков возникают при учёте командировок, отпускных периодов и других причин отсутствия работника на рабочем месте. Здесь применяются следующие правила:

1. Сотруднику, находящемуся в командировке в выходные и праздничные дни, эти часы оплачиваются в двойном размере, поэтому в табеле проставляется значение КМ вместо В.
2. По отпускникам – в ячейках, соответствующих выходным, указывается пометка ОТ, поскольку эти дни включаются в календарную продолжительность отпуска. Нерабочие праздничные дни из отпуска исключаются и фиксируются в табеле значением В.
3. По новым работникам табель ведётся с даты приёма, ячейки до этого дня заполняются знаками «ХХ». Аналогично следует помечать невыходы сотрудника в связи с увольнением, начиная с даты увольнения (включительно) и до тех пор, пока он не будет исключён из табеля.

Елена Пахмутова 2014-12-04 20:21:06
Если работник работает на предприятии на двух должностях, одна из которых основная, вторая - по совместительству, то и табеля нужно вести два. Либо в одном табеле: на каждую должность - отдельную строку. Табельных номеров соответственно также должно быть два.

Лидия Роза 2014-11-14 12:38:59
Я недавно работаю бухгалтером по заработной плате в бюджетном медицинском учреждении. У меня вопрос- если работает внешний совместитель, то в табеле он указывается отдельной строкой и ему присваивается отдельный номер. А если основной работник работает в своем учреждении по совместительству, как его правильно табелировать: двумя строками и присваивать два номера? Ведь согласно законодательства работа по основной работе и по совместительству оформляется как две разные работы.

Антонина 2014-10-30 22:55:58
В статье упоминается о резервировании табельных номеров после увольнения, но не описана ситуация перевода сотрудника из одной организации в другую. Если это группа компаний, объединенная одним управляющим советом, допустимо ли оставлять сотруднику при переводе старый табельный номер?

© 2014 «Дежур». Интернет-журнал для молодых предпринимателей. Использование материалов «Дежура» разрешено только с предварительного согласия администрации. Все права на тексты принадлежат администрации сайта dezhur.com. Сайт может содержать контент, не предназначенный для лиц младше 18 лет.

• 
• 
• 
• 
• 

© 2014 «Дежур». Интернет-журнал для молодых предпринимателей. Использование материалов «Дежура» разрешено только с предварительного согласия администрации.

Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

• ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
• получать данные об отработанном времени;
• рассчитывать зарплату;
• составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы - Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Раньше во многих организациях была специальная должность - табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы - Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется "учет использования рабочего времени". Образец заполнения табеля приведен на стр.

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение - явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим "Я" и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить "К". А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится "в", а в нижней - нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам ("НН").

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок - в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска - 09, а неявки по невыясненным причинам - 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Как составить график учета рабочего времени

Майские праздники: как работаем, как отдыхаем и как выгоднее взять отпуск в этот период

Давайте посмотрим, какие перспективы для работы и отдыха открывают для нас майские праздники в текущем.

Табель учета рабочего времени (образец заполнения)

19 ноября 2012, просмотров: 106265, Раздел: Бизнес-статьи

В табеле учета рабочего времени, как правило, отображают количество часов, которые были отработаны сотрудником, а также в табеле фиксируются явки и неявки работника на работу.

Для того чтобы правильно вести учет рабочего времени. необходимо знать как заполняется табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени должны вести все предприятия. Это нужно для того чтобы:

1. Учитывать ежедневное исполнение работником его основных обязанностей, а также следить за исполнением им трудового режима.
2. Знать отработанное время работником.
3. Правильно рассчитать заработную плату.
4. Вести статистическую отчетность по труду, которая необходима для органов статистике.

Госкомстатом РФ утвержден единый табель учета времени работника. Он может быть двух форм: Т- тринадцать и Т – двенадцать. Т – 12 считается универсальным вариантом. а вторая форма может применяться только в том случае, если на предприятие имеется автоматическая система контроля за неявками и явками работника. Такие данные заносятся в компьютер автоматически. Но чаще всего применяется форма Т – 12, так как компьютеризованная форма имеется не во всех предприятиях.

Табель учета рабочего времени: образец заполнения

Документ такого рода составляется только в одном экземпляре. Заполненный табель учета рабочего времени в конце месяца должен быть подписан руководителем структурного подразделения и работником кадров. Затем документ переходит в бухгалтерию, для того чтобы произвести расчет заработной платы.

Ведет такой документ сам руководитель или же бухгалтер или кадровик. Табель необходимо вести в течение всего месяца, а по его окончании подводятся итоги по общему количеству часов, которые отработали все сотрудники. Ведется также учет промежуточного результата за первую и вторую половину данного месяца. Все явки и неявки на работу фиксируются при помощи метода сплошной регистрации. Это значит, что в каждую соответствующую ячейку вносится обозначение явки или неявки сотрудника. Но можно и не вписывать явки, а фиксировать только отклонения от основного графика работ.

Теперь давайте по конкретнее рассмотрим образец заполнения табеля.

В форме Т - двенадцать в графах четвертой и шестой имеется две строчки. В верхней строке проставляется обозначение видов затрат в буквенной форме по каждому дню данного месяца. То есть отпуск, явка, больничный, командировка и так далее. А в нижней указывается общее количество часов по ним. Так, например, если сотрудник тринадцатого июня явился на работу и находился на ней весь день, то в табель за данный месяц в ячейке с числом тринадцать напротив фамилии работника нужно поставить букву «Я» и число восемь. Если в этот день работник был командирован, то ставится буква «К», а так как в этот день он не был на работе, то в нижней строке ставится число ноль. Выходные и праздничные дни также имеют свое обозначение. В этом случае в верхней строке ставится буква «В», а в нижней указывается число ноль.

Но не забудьте, что для того чтобы поставить какой-то код в верхней строке, вы должны иметь веские основания. Так для того чтобы указать в табеле больничный у вас должен быть соответствующий документ. Если у вас нет документов, которые могут подтвердить отсутствие работника, то в табеле ставиться «НН», то есть неявка по невыясненным причинам.

В конце каждого месяца обязательно производится подсчет общего числа отработанных часов и дней. При этом в общий итог не входят такие дни как: праздничные, неявки по не уточненным причинам, прогулы, больничные и командировки, то есть все те дни, когда рабочего не было на рабочем месте. Для подсчета общего количества отработанных часов, нужно сложить все цифры, которые указаны во второй строке граф четыре и шесть. А результат этого сложения должен быть занесен в графу пять (первая половина месяца), в графу семь (за вторую часть месяца) и графы восемь – тринадцать (за весь месяц).

Общее количества неявок указывается в графах четырнадцать – шестнадцать. В пятнадцатой графе указывается цифровой код причин неявок. Например, код 09 означает очередной отпуск работника, а 30 – неявка, причины которой невыяснены. В графу семнадцать общее число выходных дней работника за месяц. В семнадцатую графу вносится общее число выходных за месяц.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Заполнение табеля учета рабочего времени при сменном графике

К ак правильно поступить при заполнении табеля по сторожам: в организации три сторожа, работают через три дня по 12 часов с 19.00 до 07.00 Но в субботу, в воскресенье, праздничные дни - по 24 часа. правильно ли ставить в табеле 24 часа или нужно менять график работы сторожей. допустим в понедельник сторож заступил на смену в 19.00, во вторник в 07.00 сдал смену. в табеле ставим 12 часов понедельника, или нужно ставить 5 часов в понедельник и 7 часов вторник?

При составлении графиков сменности необходимо учесть особенности сменного режима работы, поименованные в Рекомендации.

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику в табеле учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени необходимо заполнять путем регистрации всех явок сотрудников на работу (буквенный код «Я»), включая работу в ночное время (буквенный код «Н»). При этом следует учитывать работа в течение двух смен подряд запрещается, еженедельный непрерывный отдых не должен быть менее 42 часов.

Если согласно графику сменности сотрудник заступает на смену 19.00 в понедельник, а сдает смену 07.00 во вторник наиболее правильно отражать фактически отработанное время за каждый день. Так же в этом случае в табеле учета рабочего времени целесообразно увеличить количество граф для проставления дополнительных сведений, например, времени начала и окончания работы. Изменения, а также особенности его заполнения табеля следует оформить отдельным приказом по учреждению или отразить в учетной политике организации.

В понедельник ставить буквенный код «Я» - 5 часов из них 2 часа «Н».

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как организовать сменный режим работы

При сменной работе сотрудники трудятся в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. Составляя его, необходимо учесть мнение профсоюза (иного представительного органа сотрудников) (при его наличии). Об этом говорится в частях 2 и 3 статьи 103 Трудового кодекса РФ.

При составлении графиков сменности необходимо учесть следующие особенности сменного режима работы:

• продолжительность рабочего времени не должна превышать установленной нормы (ч. 2 ст. 91 ТК РФ ). При этом если в организации введен суммированный учет рабочего времени, при определении нормального количества рабочих часов нужно учесть особенности, установленные статьей 104 Трудового кодекса РФ;
• для отдельных категорий сотрудников продолжительность рабочей смены не должна превышать установленный предел (ст. 94 ТК РФ );
• рабочая смена, непосредственно предшествующая нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ );
• смена в ночное время сокращается на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ );
• работа в течение двух смен подряд запрещается (ч. 5 ст. 103 ТК РФ );
• еженедельный непрерывный отдых не должен быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ ).*

Типовой формы графика сменности не установлено. Поэтому организация вправе составить документ в произвольной форме. График сменности можно оформить как приложение к локальному нормативному акту, устанавливающему сменный характер работы (коллективный договор, Правила трудового распорядка и т. д.), либо утвердить как отдельный документ приказом руководителя организации.

Главбух советует: для удобства составления графика сменности организации могут воспользоваться унифицированной формой, предусмотренной для табеля учета рабочего времени (форма № Т-13 ). С этой целью в данной форме можно использовать графы 1–6.

Утвержденный график сменности работодатель обязан довести до каждого сотрудника не позднее чем за один месяц до его введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ ).

График сменности является обязательным документом для сторон трудового договора, поэтому организация не вправе привлекать сотрудника для работы вне графика, за исключением некоторых случаев привлечения к сверхурочным работам (ст. 99. 103 ТК РФ).

Внимание: график сменности составьте так, чтобы рабочее время сотрудника не превышало нормальное количество часов для данной категории лиц за учетный период. Поэтому сверхурочная работа не может включаться в график сменности. Часы, отработанные сотрудником сверхурочно, определите на основании табеля учета рабочего времени. При этом следует учитывать, что сверхурочная работа не должна превышать для каждого сотрудника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 1. 6 ст. 99 ТК РФ).

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация:Как вести учет рабочего времени

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику*.

Для этого используйте типовые формы:

• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме № 0504421 ;
• табель учета рабочего времени по форме № 0301008. Этот бланк применяется при автоматизированной обработке данных.

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья:Все о штатном расписании и табеле учета рабочего времени

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

КАК УЧИТЫВАТЬ СКОЛЬЗЯЩИЙ ГРАФИК РАБОТЫ?

Сколько часов необходимо проставлять в табеле рабочего времени сотрудникам, работающим по скользящему графику сутки через трое? [verakorn]

При работе по графику сутки через трое нужно применять суммированный учет рабочего времени.

Таким образом, табель учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13**) необходимо заполнять путем регистрации всех явок сотрудников на работу (буквенный код «Я»), включая работу в ночное время (буквенный код «Н»).* При заполнении табеля учета рабочего времени не забывайте о том, что работникам положен непрерывный еженедельный отдых не менее 42 часов в неделю.

ЖУРНАЛ «КАДРОВОЕ ДЕЛО», № 3, МАРТ 2011

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Наталия Зорина эксперт БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден:
Ольгой Холиной ведущим экспертом БСС «Система Главбух»

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое