Постановление Правительства РФ от N 1233 - Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федер

• Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности" (с изменениями и дополнениями)
• Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности
  • 1. Общие положения
  • 2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в наименование внесены изменения

Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233
"Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности"

20 июля 2012 г. 20 февраля, 18 марта 2016 г.

Правительство Российской Федерации постановляет:

Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в пункт 1 внесены изменения

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности.

2. Установить, что служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Председатель Правительства
Российской Федерации

3 ноября 1994 г.

Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в наименование внесены изменения

Положение
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности
(утв. постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233)

20 июля 2012 г. 20 февраля, 18 марта 2016 г.

1. Общие положения

Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в пункт 1.1 внесены изменения

1.1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях (далее - организациях).

Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну .

Постановлением Правительства РФ от 20 февраля 2016 г. N 123 в пункт 1.2 внесены изменения

Решением Верховного Суда РФ от 6 сентября 2010 г. N ГКПИ10-710, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 26 октября 2010 г. N КАС10-536, пункт 1.2 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству

Решением Верховного Суда РФ от 12 февраля 2007 г. N ГКПИ06-1417, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 17 мая 2007 г. N КАС07-164, пункт 1.2 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству

Решением Верховного Суда РФ от 22 декабря 2005 г. N ГКПИ05-1426, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 7 марта 2006 г. N КАС06-45, пункт 1.2 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству в оспариваемой части

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в пункт 1.5 внесены изменения

1.5. Руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности в пределах своей компетенции определяет:

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

См. Положение о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральном агентстве воздушного транспорта (Росавиации) и его территориальных органах, утвержденное приказом Росавиации от 18 декабря 2014 г. N 841

См. Порядок отнесения служебной информации к разряду ограниченного распространения и обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в системе Следственного комитета РФ, утвержденный приказом Следственного комитета РФ от 23 декабря 2014 г. N 109

См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Росавтодоре, утвержденную приказом Росавтодора от 17 марта 2014 г. N 78

См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России, утвержденную приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2010 г. N 2233

См. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Росавиации и организациях, подведомственных Росавиации, утвержденный приказом Росавиации от 11 августа 2010 г. N 299

См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ФМБА России, утвержденную приказом ФМБА от 21 января 2009 г. N 20

См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве природных ресурсов РФ, утвержденную приказом МПР РФ от 12 января 2004 г. N 8

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

Решением Верховного Суда РФ от 6 сентября 2010 г. N ГКПИ10-710, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 26 октября 2010 г. N КАС10-536, пункт 1.7 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству

Решением Верховного Суда РФ от 12 февраля 2007 г. оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 17 мая 2007 г. N КАС07-164, пункт 1.7 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству

Решением Верховного Суда РФ от 22 декабря 2005 г. N ГКПИ05-1426, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 7 марта 2006 г. N КАС06-45, пункт 1.7 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству в оспариваемой части

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в пункт 1.9 внесены изменения

1.9. В случае ликвидации федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности, организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Решением Верховного Суда РФ от 6 сентября 2010 г. N ГКПИ10-710, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 26 октября 2010 г. N КАС10-536, пункт 2.1 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

* Требования настоящего Положения распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.)

Утверждаемым Положением определяется общий порядок обращения с документами и другими носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в федеральных органах исполнительной власти, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях. К указанному виду информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Приводятся типы нормативных актов и сведений, не относящиеся к служебной информации ограниченного распространения. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности"

Текст постановления опубликован в Собрании законодательства Российской Федерации от 25 июля 2005 г. N 30 ст. 3165

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Постановление Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214

Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления

Постановление Правительства РФ от 20 февраля 2016 г. N 123

Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления

Постановление Правительства РФ от 20 июля 2012 г. N 740

Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления

Получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня!

Об утверждении Инструкции о порядке обращения с документированной служебной информацией (ДСП) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных

Главная / 2011 / Июль / 21 / Распоряжение администрации городского округа г. Рыбинск от 21.07.2011 N 201

Документ по состоянию на февраль 2014 г.

В целях совершенствования организации защиты информации для служебного пользования в администрации городского округа город Рыбинск и исполнения Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

1. Утвердить Инструкцию о порядке обращения с документированной служебной информацией (ДСП) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа город Рыбинск, обладающих правами юридического лица (прилагается).

2. Контроль исполнения данного распоряжения возложить на заместителя главы администрации по режиму, общественной безопасности и профилактике правонарушений Киселева А.А.

И.о. главы
администрации городского
округа г. Рыбинск
Л.Ч.МОЖЕЙКО

Приложение
к распоряжению
администрации городского
округа г. Рыбинск
от 21.07.2011 N 201

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями <*> информации (далее - документами), содержащими служебную информацию в структурных подразделениях администрации, отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правами юридического лица (в дальнейшем - подразделениях).

<*> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К документированной служебной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа "Для служебного пользования" (в дальнейшем - "ДСП") определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

1.3. Руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к разряду "ДСП", несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, а также за обеспечение защиты носителей информации "ДСП" и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.4. Документированная служебная информация без санкции главы городского округа или заместителей главы администрации, в подчинении которых находятся структурные подразделения или отраслевые (функциональные) органы администрации, обладающие правами юридического лица, владеющие этой информацией, не подлежит разглашению (распространению).

1.5. За разглашение документированной служебной информации, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, виновное лицо может быть привлечено к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.6. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" возлагается на комитет по мобилизационной работе и защите информации.

1.7. Сотрудники структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями "Для служебного пользования", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей Инструкцией.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.8. При работе с документами "Для служебного пользования", кроме настоящей Инструкции, следует также руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в администрации города Рыбинска.

2. ПОРЯДОК ПРИЕМА И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЙ

2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий "Для служебного пользования" в администрации городского округа осуществляется общим отделом, а в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правами юридического лица, - ответственными работниками, которым поручен учет несекретной документации.

2.2. Не допускается движение документов с грифом "Для служебного пользования" без предварительной регистрации. Вся поступающая в подразделения корреспонденция "Для служебного пользования" принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и издания "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.

2.3. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания "Для служебного пользования". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.

Документы с грифом "ДСП" учитываются отдельно от несекретной документации. Учет документов и изданий "Для служебного пользования" ведется в журналах (приложение 1).

Движение документов и изданий "Для служебного пользования" должно своевременно отражаться в журналах.

2.4. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям "Для служебного пользования" проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления. На всех приложениях ставится штамп "Приложение к вх. N ____" или делается соответствующая запись.

2.6. Тираж документа "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним номером.

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3. РАЗМНОЖЕНИЕ И РАССЫЛКА (ОТПРАВКА) ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЙ

3.1. Документы с грифом "ДСП":

- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, дата печатания, фамилия специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет;

- передаются специалистам структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, под расписку. Передача документов с грифом "ДСП" и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

- пересылаются сторонним организациям спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.

3.2. Отпечатанные и подписанные документы "Для служебного пользования" передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет.

3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию, гриф "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления документов с грифом "ДСП" нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

3.4. Размножение документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" осуществляется только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего документ. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания "Для служебного пользования", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания "Для служебного пользования" должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП", например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, N 378-ДСП, N 456-ДСП.

4. ГРУППИРОВКА ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА

4.1. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

4.2. Документы с грифом "Для служебного пользования" в зависимости от производственной необходимости группируются в отдельные дела. Для документов мобилизационного назначения в обязательном порядке заводится отдельное дело.

Допускается включать в дела с грифом "Для служебного пользования" несекретные документы, не имеющие аналогичного грифа, но соответствующие ему по содержанию.

В подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов "Для служебного пользования", может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а ставится надпись "до минования надобности", либо срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.

5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ. СНЯТИЕ С ДЕЛ ГРИФА "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"

5.1. К работе с делами "Для служебного пользования" допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица.

5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями "Для служебного пользования" с разрешения руководителей структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов, в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

5.4. Дела и издания "Для служебного пользования" выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в "Карточке учета выдачи документа (дела)" (приложение 2).

5.5. Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий "Для служебного пользования" производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего эти документы или издания.

5.6. Решение вопроса о снятии грифа "Для служебного пользования" возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители комитета по мобилизационной работе и защите информации, режимно-секретного подразделения (спецчасти) и руководители структурных подразделений администрации или отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается заместителем главы администрации по режиму, общественной безопасности и профилактике правонарушений. В акте перечисляются дела (или отдельные документы), с которых гриф "Для служебного пользования" снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив, второй экземпляр остается в подразделении.

5.7. На обложках дел гриф "Для служебного пользования" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

5.8. При снятии грифа "ДСП" на документах, изданиях, а также в журналах учета делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6. ОТБОР ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ И К УНИЧТОЖЕНИЮ

6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов.

6.2. Отобранные к уничтожению дела "Для служебного пользования", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе "Заголовки дел" после номеров этих дел проставляется отметка "ДСП". В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ. ПРОВЕРКА ИХ НАЛИЧИЯ

7.1. Документы, дела и издания "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

7.2. Выданные для работы дела "Для служебного пользования" с разрешения руководителя подразделения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

7.3. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "Для служебного пользования" из одного дела в другое без санкции лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в журналах учета.

Запрещается выносить документы, дела и издания "Для служебного пользования" из служебных помещений для работы с ними на дому.

7.5. При смене в подразделении специалиста, ответственного за учет документов с грифом "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.

7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом "ДСП" в структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правом юридического лица, проводится не реже одного раза в год (по итогам года) комиссиями, назначаемыми приказом руководителя структурного подразделения или отраслевого (функционального) органа, обладающего правом юридического лица. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов. Копия акта о проверке представляется в спецбюро администрации.

Комиссией по информационной безопасности проверка наличия документов с грифом "ДСП" в делах структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правом юридического лица, проводится не реже одного раза в три года.

Результаты всех проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом "ДСП" и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность заместитель главы администрации по режиму, общественной безопасности и профилактике правонарушений и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю главы администрации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом "ДСП", составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в журналах учета.

Председатель комитета
по мобилизационной работе
и защите информации
Ю.Ю.ВАВИЛОВ

Приложение 1
к Инструкции

о порядке обращения с документированной
служебной информацией (ДСП) в
структурных подразделениях, отраслевых
(функциональных) органах администрации
городского округа город Рыбинск,
обладающих правами юридического лица

Приложение 2
к Инструкции

о порядке обращения с документированной
служебной информацией (ДСП) в
структурных подразделениях, отраслевых
(функциональных) органах администрации
городского округа город Рыбинск,
обладающих правами юридического лица

Работа с документами ограниченного распространения

Работа с документами ограниченного распространения

1.Организация работы с документами ограниченного распространения

2.Документы по организации защиты коммерческой тайны

Список использованных источников

Смена общественно-экономической формации в стране, появление наряду с государственной частной формы собственности и ряд других факторов привели к необходимости пересмотра отдельных действовавших норм, созданию новых законов, других правовых актов, в том числе в той или иной мере связанных с вопросами защиты информации. Вопрос, что надо делать в области защиты документированной информации, относительно четко сформулирован, а как - по отдельным направлениям не решен и сегодня.

Отчасти состояние нормотворчества по ведению конфиденциального делопроизводства в организациях напоминает историю вопроса 20-40-х гг. прошлого столетия: сам себе норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы говорим так потому, что сегодня нет каких-либо государственных инструкций по ведению делопроизводства с документами, содержащими коммерческую или служебную тайну; методик составления перечней сведений, составляющих эти тайны; государственных органов, которые вели бы это направление. Также отсутствует четко сформулированный понятийный аппарат. Поэтому учреждения, предприятия, работающие с конфиденциальной информацией и организующие ее защиту, ориентируются на рекомендации, изложенные в учебной литературе.

В данной работе мы рассмотрим организацию работы с документами ограниченного распространения, а также документы по организации защиты коммерческой тайны.

1.Организация работы с документами ограниченного распространения

К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению. Белов А.Н. Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. - М. ЭКСМО, 2005.с. 177

К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

ѕ акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

ѕ сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

ѕ описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

ѕ порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

ѕ решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

ѕ документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д. принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности. Ларин М.В. Сокова А.Н. Оформление служебных документов. - М. 2006.с. 216

Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.).

Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.

Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях / Главгосэкспертиза России, Москва, 2000

Ошибочно поступившие документы и издания «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

В нерабочее время документы и издания «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.

Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М. ЮНИТИ, 2006.с. 314 При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».

Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».

Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках или в журналах. Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий».

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Документы с грифом «ДСП»:

ѕ печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;

ѕ печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

ѕ передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

ѕ пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

ѕ не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.

Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись». Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М. ЮНИТИ, 2006.с. 315

На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).

Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2. Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях / Главгосэкспертиза России, Москва, 2000

Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».

Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:

Индексы дел Заголовки дел

1-1 Приказы по основной

При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях / Главгосэкспертиза России, Москва, 2000

По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.

Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий».

Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.

Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М. ЮНИТИ, 2006.с. 316

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.

Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив.

На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов.

Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.

Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП». В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М. Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.с. 315

Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.

Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

2.Документы по организации защиты коммерческой тайны

Под коммерческой тайной предприятия понимаются не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятия, разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб его интересам. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М, 2000.с. 297 К сведениям, составляющим коммерческую тайну, относятся несекретные сведения, предусмотренные "Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия", утвержденным и введенным в действие приказом руководителя предприятия Коммерческая тайна предприятия является его собственностью. Если она представляет собой результат совместной деятельности с другими предприятиями, основанной на договорных началах, то коммерческая тайна может быть собственностью двух сторон, что должно найти отражение в договоре.

Защита коммерческой тайны предусматривает:

ѕ порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия;

ѕ систему допуска сотрудников предприятия, частных и командированных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия;

ѕ обязанности лиц, допущенных к таким сведениям;

ѕ порядок работы с документами, имеющими гриф "КТ";

ѕ обеспечение сохранности документов, дел и изданий с грифом "КТ";

ѕ принципы организации и проведения контроля за обеспечением установленного порядка при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну;

ѕ ответственность за разглашение сведений и утрату документов, содержащих коммерческую тайну.

Ответственность за организацию работы с материалами, имеющими гриф "КТ", разработку и осуществление необходимых мер по сохранности коммерческой тайны руководитель предприятия возлагает на ответственных руководителей направлений и структурных подразделений.

Контроль за осуществлением мер, обеспечивающих сохранность коммерческой тайны, возлагается на службу безопасности предприятия.

Документы, имеющие гриф "КТ", подлежат обязательной регистрации в подразделении делопроизводства службы безопасности или в общем делопроизводстве производственного подразделения уполномоченным службы безопасности. Эти документы должны иметь соответствующие реквизиты. На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф "Коммерческая тайна" ("КТ"), а на документах и изданиях, кроме того, - номера экземпляров. Гриф и номера экземпляров, проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, фамилия машинистки и срок действия коммерческой тайны (регистрационный номер проставляется на каждом листе документа). Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. - М. ОМЕГА-Л, 2005.с. 205

Права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию могут оговариваться дополнительно в тексте документа и его реквизитах.

Отсутствие грифа "КТ" и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и лицо, подписавшее или утвердившее документ, предусмотрели возможные последствия от свободной рассылки и несут за это ответственность.

Вся поступающая корреспонденция, имеющая гриф "КТ" ( или другие соответствующие этому понятию грифы, например, "секрет предприятия, "тайна предприятия" и др.) принимается и вскрывается сотрудниками предприятия, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При обнаружении отсутствия в конвертах (пакетах) указанных документов составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта направляется отправителю. Щегельский А.В. Сергеева Л.В. Понятийный аппарат и его слияние на технологию документирования конфиденциальной информации / Делопроизводство, 2008, №3.с. 5

Все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом "КТ" подлежат регистрации и учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.

Учет документов и изданий с грифом "КТ" ведется в журналах или карточках отдельно от учета другой служебной несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Документы, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета.

Движение документов и изданий с грифом "КТ" своевременно отражается в журналах или карточках.

На зарегистрированном документе с грифом "КТ" (или на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КТ") должен быть проставлен штамп с указанием наименования предприятия, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Издания с грифом "КТ" регистрируются в журнале учета и распределения изданий.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками передаются для регистрации сотруднику подразделения делопроизводства службы безопасности, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются исполнителем и этим сотрудником, что подтверждается росписью указанных лиц в журнале или на карточках учета. При этом проставляется дата и подпись.

Размножение документов и изданий с грифом "КТ" в типографиях и других множительных участках производится с разрешения и под контролем специально назначенных сотрудников службы безопасности по заказам, подписанным руководителем предприятия.

Размноженные документы "КТ" (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы поэкземплярно и, при необходимости, сброшюрованы (сшиты). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров, производится от последнего номера, ранее учтенных экземпляров этого документа.

Перед размножением на последнем листе оригинала ( подлинника) проставляется запись: "Регистрационный номер. Дополнительно размножено _ экз. на _ листах текста. Наряд N _ от ___. Подпись ( " исполнитель заказа)". Одновременно делается отметка об этом в соответствующих журналах и карточках учета. Шатина Н.В. Как работать с документами, составляющими коммерческую тайну // Предпринимательское право, 1997, № 9.с. 7

Рассылка документов и изданий с грифом "КТ" производиться на основании подписанных руководителем структурного подразделения разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Пересылка пакетов с грифом "КТ" может осуществляться через органы спецсвязи или фельдсвязи.

Документы с грифом "КТ" после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается специальной номенклатурой дел, в которую в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом "КТ".

Снятия рукописных, машинописных, микро - и фотокопий, электрографических и др. копий, а также производство выписок из документов и изданий с грифом "КТ" сотрудниками предприятия производится по разрешению руководителя предприятия и подразделений.

В заключение следует сказать, что для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с документами ограниченного распространения, документами, содержащими коммерческую тайну, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна» и «Для служебного пользования», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые не оправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать, в конце концов, на рынке.

Список использованных источников

1. Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях / Главгосэкспертиза России, Москва, 2000

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М. ЮНИТИ, 2006.

3. Белов А.Н. Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. - М. ЭКСМО, 2005.

4. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М, 2000.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М. Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

6. Ларин М.В. Сокова А.Н. Оформление служебных документов. - М. 2006.

7. Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. - М. ОМЕГА-Л, 2005.

8. Шатина Н.В. Как работать с документами, составляющими коммерческую тайну // Предпринимательское право, 1997, № 9.

9. Щегельский А.В. Сергеева Л.В. Понятийный аппарат и его слияние на технологию документирования конфиденциальной информации / Делопроизводство, 2008, №3.