Руководства, Инструкции, Бланки

Инструкция О Порядке Ведения Индивидуального Персонифицированного Учета

Рейтинг: 4.9/5.0 (469 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Инструкция о порядке ведения индивидуального(персонифицированного) учета

УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Российской Федерации от " 15 " марта 1997 г. № 318

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения индивидуального (персонифицированного)
учета сведений о застрахованных лицах для целей
государственного пенсионного страхования

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования”. Она определяет порядок ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом лице, на которое распространяется государственное пенсионное страхование, в том числе:

порядок регистрации застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования;

порядок представления в Пенсионный фонд Российской Федерации сведений о застрахованных лицах, в том числе сведений о трудовом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах;

порядок использования этих сведений для контроля за правильным начислением страховых взносов на государственное пенсионное страхование.

2. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции, означают следующее:

"индивидуальный (персонифицированный) учет" (далее именуется - персонифицированный учет) - организация и ведение учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования;

"застрахованные лица, в том числе самостоятельно уплачивающие страховые взносы", - лица, на которых распространяется государственное пенсионное страхование. Застрахованными лицами являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства. К застрахованным лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, относятся индивидуальные предприниматели, в том числе иностранные граждане, а также частные детективы, занимающиеся частной практикой нотариусы, частные аудиторы, главы крестьянских (фермерских) хозяйств, родовых, семейных общин коренных малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования;

"работодатели" - юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения; международные организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации (в отношении граждан, имеющих право на государственное пенсионное обеспечение в соответствии с Законом РСФСР "О государственных пенсиях в Российской Федерации"); родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования; крестьянские (фермерские) хозяйства; граждане, в том числе иностранные, лица без гражданства, проживающие в Российской Федерации, и индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием на работу по трудовому договору (контракту), а также уплачивающие вознаграждение по договорам гражданско–правового характера, предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг, в том числе по договорам, заключенным с индивидуальными предпринимателями, и по авторским договорам;

"индивидуальный лицевой счет застрахованного лиц" (далее именуется - лицевой счет) - документ, хранящийся в виде электронной формы в органах Пенсионного фонда Российской Федерации, содержащий предусмотренные настоящей Инструкцией сведения о застрахованных лицах, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации;

"страховой номер" - постоянный персональный номер, присваиваемый Пенсионным фондом Российской Федерации лицевому счету застрахованного лица;

"регистрация застрахованного лица" (далее именуется - регистрация) - открытие лицевого счета на застрахованное лицо и выдача ему страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. При внедрении персонифицированного учета в субъекте Российской Федерации проводится начальная (массовая) регистрация застрахованных лиц;

"страховое свидетельство государственного пенсионного страхования" (далее именуется - страховое свидетельство) - документ, выдаваемый застрахованному лицу, подтверждающий регистрацию этого лица в системе государственного пенсионного страхования.

Организация персонифицированного учета

3. Органом, осуществляющим персонифицированный учет, является Пенсионный фонд Российской Федерации.

Организацию персонифицированного учета в субъектах Российской Федерации осуществляют территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации (далее именуются - территориальные органы).

Персонифицированный учет в субъекте Российской Федерации включает:

регистрацию застрахованных лиц;

сбор сведений о трудовом стаже, заработке (доходе) и начисленных страховых взносах застрахованных лиц за период работы после начальной регистрации;

поэтапное внесение в лицевые счета сведений о стаже застрахованных лиц за период, предшествующий начальной регистрации.

Регистрация застрахованных лиц

4. Каждое лицо, на которое распространяется государственное пенсионное страхование, должно быть зарегистрировано в системе государственного пенсионного страхования.

5. Каждое застрахованное лицо, не зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования, работающее по трудовому договору (контракту), по договору гражданско–правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или по авторскому договору, должно быть зарегистрировано работодателем в территориальном органе, в котором этот работодатель зарегистрирован как плательщик страховых взносов.

6. При проведении начальной регистрации сведения о застрахованных лицах, предусмотренные настоящей Инструкцией, представляются работодателями и лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, в сроки, определяемые органами Пенсионного фонда Российской Федерации.

7. При проведении начальной регистрации в сроки, определенные территориальным органом, работодатель представляет в этот орган на каждое застрахованное лицо, работающее у него по трудовому договору (контракту), по договору гражданско–правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или по авторскому договору, анкету застрахованного лица, форма которой утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.

Анкета застрахованного лица содержит следующие сведения о застрахованном лице:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

адрес регистрации по месту жительства и по месту пребывания;

серия, номер, дата и место выдачи паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

8. При приеме на работу по трудовому договору (контракту) застрахованного лица, не зарегистрированного в системе государственного пенсионного страхования, а также при заключении с таким лицом договора гражданско–правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторского договора работодатель представляет на это лицо анкету застрахованного лица в территориальный орган в течение двух недель с момента приема на работу или заключения договора.

9. Правильность указанных в анкете застрахованного лица сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.

Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить анкету застрахованного лица по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, работодатель указывает эту причину в анкете, которую заверяет.

Анкеты застрахованных лиц с содержащимися в них сведениями передаются работодателем в территориальный орган с заверенным сопроводительным документом.

10. На основании представленной анкеты застрахованного лица территориальный орган в течение трех недель принимает решение:

открыть лицевой счет и оформить соответствующее страховое свидетельство;

оформить запрос об уточнении сведений, необходимых для регистрации застрахованного лица (далее именуется - запрос об уточнении сведений), форма которого утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.

11. Территориальный орган выдает работодателю оформленные страховые свидетельства и в необходимых случаях запросы об уточнении сведений вместе с сопроводительной ведомостью, форма которой утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.

12. Работодатель в течение недели после получения от территориального органа страховых свидетельств выдает их работающим у него застрахованным лицам. Застрахованные лица расписываются в получении страховых свидетельств в сопроводительной ведомости.

Если в страховом свидетельстве неверно указаны фамилия, имя, отчество, дата, место рождения или пол застрахованного лица, застрахованное лицо указывает правильное значение соответствующего реквизита в листке исправлений, форма которого утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.

Если работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с увольнением застрахованного лица, длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, работодатель проверяет правильность содержащихся в этом документе сведений, а при наличии в нем ошибок указывает правильные значения реквизитов в листке исправлений.

13. Работодатель требует от застрахованного лица, которому территориальный орган оформил запрос об уточнении сведений, заполнить в нем необходимые реквизиты с представлением в необходимых случаях подтверждающих документов, а при отсутствии этого лица указывает причину отсутствия в запросе об уточнении сведений и заверяет его.

14. Работодатель в месячный срок после получения в территориальном органе страховых свидетельств и запросов об уточнении сведений возвращает в этот орган заполненную и заверенную сопроводительную ведомость и при необходимости листки исправлений и заполненные запросы об уточнении сведений, а также страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребования.

15. Территориальный орган отмечает в лицевых счетах факт выдачи страхового свидетельства, а в случае представления работодателем листков исправлений и заполненных запросов об уточнении сведений переоформляет в течение трех недель страховые свидетельства с учетом исправленных и уточненных сведений и передает их работодателю для выдачи застрахованным лицам в порядке, предусмотренном пунктами 11-14 настоящей Инструкции.

16. Не зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, проходит регистрацию в территориальном органе одновременно с регистрацией в качестве плательщика страховых взносов.

В период проведения начальной регистрации застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, регистрируется в территориальном органе, в который уплачивает страховые взносы.

17. Не работающие на момент проведения начальной регистрации застрахованные лица могут пройти регистрацию в территориальном органе по месту жительства.

18. Застрахованные лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, а также неработающие застрахованные лица представляют в территориальный орган анкету застрахованного лица и предъявляют паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

На основании анкеты застрахованного лица территориальный орган в трехнедельный срок открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство или запрос об уточнении сведений, которые выдаются застрахованному лицу.

Исправление и уточнение сведений, включенных в страховые свидетельства и запросы об уточнении сведений, осуществляются в порядке, предусмотренном пунктами 11-15 настоящей Инструкции.

19. Территориальный орган оформляет на каждое застрахованное лицо страховое свидетельство, содержащее страховой номер, фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения и пол застрахованного лица.

Форма страхового свидетельства (его дубликата) утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.

20. Страховое свидетельство хранится у застрахованного лица.

21. Страховое свидетельство действительно только при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

22. Работодатель требует от застрахованного лица предъявления страхового свидетельства, а застрахованное лицо в свою очередь предъявляет страховое свидетельство при приеме на работу по трудовому договору (контракту), при заключении договора гражданско–правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторского договора. Работодатель обязан проверить соответствие предъявленного страхового свидетельства документу, удостоверяющему личность застрахованного лица.

23. Работодатель указывает страховой номер, содержащийся в страховом свидетельстве зарегистрированного застрахованного лица, при представлении в территориальный орган сведений о его стаже и заработке.

24. Страховое свидетельство подлежит обмену в случаях:

изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица;

установления неточности или ошибочности содержащихся в нем сведений;

непригодности для использования.

25. Зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования застрахованное лицо, работающее по трудовому договору (контракту), в случаях, указанных в пункте 24 настоящей Инструкции, в месячный срок после их наступления передает работодателю заявление об обмене страхового свидетельства, которое вместе с сопроводительным документом передается в двухнедельный срок в территориальный орган.

26. Территориальный орган в течение трех недель после получения от работодателя заявления об обмене страхового свидетельства принимает решение об обмене этого свидетельства или отказе в его обмене.

Решение об отказе в обмене страхового свидетельства доводится до сведения работодателя и застрахованного лица с указанием причины отказа.

Выдача страховых свидетельств застрахованным лицам осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 11-15 настоящей Инструкции.

27. Зарегистрированные в системе государственного пенсионного страхования застрахованные лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, а также застрахованные лица, не работающие по трудовому договору (контракту), в случаях, указанных в пункте 24 настоящей Инструкции, в месячный срок после их наступления лично представляют в территориальный орган заявление об обмене страхового свидетельства.

28. В случае утраты страхового свидетельства зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования застрахованное лицо, работающее по трудовому договору (контракту), в течение месяца обращается к работодателю с заявлением о выдаче дубликата страхового свидетельства, которое вместе с сопроводительным документом и документом, подтверждающим страховой номер, передается в двухнедельный срок в территориальный орган.

Территориальный орган в месячный срок после получения заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства принимает решение о его оформлении либо об отказе в его оформлении. Для принятия решения территориальный орган вправе потребовать от застрахованного лица дополнительную информацию, подтверждающую его личность и сведения, содержащиеся в его лицевом счете.

Решение об отказе в выдаче дубликата страхового свидетельства доводится до сведения работодателя и застрахованного лица с указанием причины отказа.

Выдача дубликатов страховых свидетельств застрахованным лицам осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 11-15 настоящей Инструкции.

29. Зарегистрированные в системе государственного пенсионного страхования застрахованные лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, а также застрахованные лица, не работающие по трудовому договору (контракту), в течение месяца со дня утраты страхового свидетельства лично представляют в территориальный орган заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства.

30. Формы заявления об обмене страхового свидетельства и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства утверждаются Пенсионным фондом Российской Федерации.

Представление сведений о застрахованных лицах

31. Каждый работодатель, независимо от имеющихся у него льгот по уплате страховых взносов государственного пенсионного страхования, ежеквартально в течение месяца, следующего за отчетным кварталом, на каждое зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования застрахованное лицо, работавшее у него по трудовому договору (контракту), получившее вознаграждение по договору гражданско–правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или по авторскому договору, представляет в территориальный орган документ, содержащий относящиеся к отчетному кварталу индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении) и начисленных страховых взносах застрахованного лица (далее именуются - индивидуальные сведения). Форма этого документа утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.

Сведения о заработке (вознаграждении) и начисленных страховых взносах застрахованного лица представляются на основании данных бухгалтерского учета, а сведения о трудовом стаже представляются на основании приказов и других документов по учету кадров.

32. Копию сведений, представленных в территориальный орган для включения в лицевой счет застрахованного лица, работодатель передает этому лицу.

33. В случае обнаружения ошибок в представленных работодателем в территориальный орган индивидуальных сведениях работодатель в месячный срок представляет исправленные индивидуальные сведения.

При этом работодатель выдает застрахованному лицу копию уточненных индивидуальных сведений одновременно с представлением этих сведений в территориальный орган.

34. При увольнении застрахованного лица работодатель выдает ему в день увольнения копию его индивидуальных сведений, которые ранее не были представлены в территориальный орган. Эти индивидуальные сведения передаются в территориальный орган в общем порядке.

35. При оформлении пенсии застрахованное лицо обращается к работодателю с заявлением о представлении в территориальный орган индивидуальных сведений. Работодатель в десятидневный срок представляет в территориальный орган индивидуальные сведения об этом лице, которые ранее не были представлены в территориальный орган.

36. При ликвидации организации работодатель одновременно с другими документами по поводу снятия его с учета в качестве плательщика страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации представляет в территориальный орган индивидуальные сведения на застрахованных лиц, работающих по трудовому договору (контракту), по договору гражданско–правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или по авторскому договору, которые ранее не были представлены в территориальный орган.

37. Работодатель, являющийся юридическим лицом, заверяет индивидуальные сведения личной подписью руководителя и печатью организации.

Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет индивидуальные сведения личной подписью.

38. Сведения, содержащиеся в представленных работодателем документах, подготовленных с нарушением требований Пенсионного фонда Российской Федерации в части форм документов и правил их заполнения, в лицевые счета не вносятся.

Копии этих документов территориальный орган возвращает работодателю с указанием обнаруженных нарушений.

39. Территориальный орган сверяет указанные в индивидуальных сведениях данные о заработке работающих в организации застрахованных лиц с данными, указанными в расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд Российской Федерации (далее именуется - расчетная ведомость) этой организации, и при обнаружении несоответствия между этими данными уведомляет работодателя об имеющихся расхождениях.

40. Работодатель не позднее 15-го числа третьего месяца квартала, следующего за отчетным, устраняет имеющиеся расхождения между содержанием индивидуальных сведений и расчетной ведомостью и представляет в территориальный орган уточненные данные.

Если работодатель в установленный срок не устраняет имеющиеся расхождения, территориальный орган оформляет акт о расхождениях между содержанием индивидуальных сведений и расчетной ведомостью и принимает решение о необходимости перерасчета начисленных страховых взносов в соответствии с совокупностью представленных работодателем индивидуальных сведений за отчетный период.

41. Застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, в I квартале года, следующего за отчетным, а также при снятии с учета в качестве плательщика страховых взносов лично представляет в территориальный орган сведения о своем доходе в отчетном году.

Территориальный орган проверяет эти сведения в органах Государственной налоговой службы Российской Федерации.

Если указанные застрахованным лицом сведения о доходе совпадают со сведениями, которыми располагает Государственная налоговая служба Российской Федерации о доходах этого лица, и уплаченные этим лицом страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации соответствуют доходу этого лица, сведения о доходе, а также сведения о трудовом стаже включаются в лицевой счет этого лица.

42. Сведения о периодах трудовой и иной общественно полезной деятельности, периодах выплаты пособия по безработице, а также периодах военной службы и другой приравненной к ней службы, включаемых в общий трудовой стаж, в том числе о стаже застрахованных лиц за период, предшествующий начальной регистрации, представляются застрахованными лицами в территориальный орган по месту жительства в сроки, определяемые Пенсионным фондом Российской Федерации.

43. Территориальный орган вправе осуществлять контроль за правильным представлением индивидуальных сведений, в том числе путем проведения документальных проверок, а также путем запроса дополнительных сведений.

По требованию территориального органа работодатель представляет дополнительные сведения, в том числе подтверждающие трудовой стаж работающих у него застрахованных лиц, дающий право на пенсию в связи с особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера, пенсию за выслугу лет, и стаж, учитываемый в льготном исчислении.

На основании результатов проведенных проверок уточняется содержание лицевых счетов застрахованных лиц.

44. Копии сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении) и начисленных страховых взносах застрахованных лиц, представленных в территориальный орган работодателем, хранятся у работодателя по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

45. Копии сведений о доходе, представленных в территориальный орган застрахованными лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, хранятся у этих лиц.

46. Орган загса, зарегистрировавший смерть лица в возрасте старше 14 лет, в течение месяца с момента регистрации факта смерти представляет в территориальный орган, где этот орган загса зарегистрирован в качестве плательщика страховых взносов в составе территориальной администрации, следующие сведения об умершем лице:

фамилия, имя (имена), отчество;

дата и место рождения;

адрес регистрации по месту жительства и по месту пребывания;

серия, номер, дата и место выдачи паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Лицевой счет застрахованного лица

47. На каждое застрахованное лицо в системе государственного пенсионного страхования Пенсионный фонд Российской Федерации открывает лицевой счет с постоянным номером, содержащим контрольные разряды, которые позволяют выявлять ошибки, допущенные при использовании этого страхового номера в процессе персонифицированного учета.

48. Лицевой счет содержит:

фамилию, имя, отчество (фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении);

дату и место рождения;

адрес регистрации по месту жительства и по месту пребывания;

серию, номер и дату выдачи паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

периоды трудовой и иной общественно полезной деятельности, включаемые в общий стаж для назначения государственной трудовой пенсии, а также специальный стаж, связанный с особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, выслугой лет, работой на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению;

заработную плату (вознаграждение) или доход (за каждый месяц страхового стажа), на который начислены страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации;

сумму заработка (за каждый месяц страхового стажа), учитываемого при назначении трудовой пенсии;

сумму начисленных данному лицу страховых взносов (за каждый месяц страхового стажа), включая страховые взносы за счет работодателя и страховые взносы самого застрахованного лица;

периоды выплаты пособия по безработице;

периоды военной службы и другой приравненной к ней службы, включаемые в общий трудовой стаж;

сведения о назначении (перерасчете), об индексации и о начислении пенсии.

49. Лицевой счет хранится Пенсионным фондом Российской Федерации в течение всей жизни застрахованного лица.

После смерти застрахованного лица лицевой счет закрывается и хранится в течение срока, предусмотренного для хранения пенсионных дел.

50. Сведения, содержащиеся в лицевых счетах, относятся к категории конфиденциальной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Форма представления сведений

51. Все сведения о застрахованных лицах представляются работодателями и застрахованными лицами как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме в соответствии с настоящей Инструкцией и инструкцией о формах документов персонифицированного учета и правилах их заполнения, утверждаемой Пенсионным фондом Российской Федерации.

52. Сведения о застрахованных лицах, предусмотренные настоящей Инструкцией, могут представляться в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопрос о возможности представления информации в электронной форме решается Пенсионным фондом Российской Федерации совместно с конкретными работодателями и застрахованными лицами.

53. Документы, полученные как в письменной, так и в электронной форме от работодателей и застрахованных лиц, хранятся в территориальных органах в порядке, определяемом Пенсионным фондом Российской Федерации.

Права и обязанности застрахованного лица

54. Застрахованное лицо имеет право:

получать бесплатно один раз в год в территориальном органе по месту жительства или работы копию лицевого счета;

получать бесплатно у работодателя копию индивидуальных сведений, представленных работодателем в территориальный орган;

при несогласии со сведениями, внесенными в его лицевой счет, обратиться с заявлением об исправлении указанных сведений в органы Пенсионного фонда Российской Федерации либо в суд.

55. Застрахованное лицо получает копию лицевого счета в территориальном органе по месту жительства или работы по личному заявлению. При этом застрахованное лицо предъявляет страховое свидетельство и паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Территориальный орган в двухнедельный срок со дня подачи заявления представляет застрахованному лицу выписку из лицевого счета застрахованного лица, форма которой утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.

56. Застрахованное лицо обязано:

пройти регистрацию в территориальном органе;

получить страховое свидетельство, хранить его и предъявлять по требованию работодателя, работников органов Пенсионного фонда Российской Федерации и органов социальной защиты населения;

сообщать в территориальный орган в порядке, установленном настоящей Инструкцией, об изменении сведений, содержащихся в его индивидуальном счете, а также об утрате страхового свидетельства;

представлять по требованию территориальных органов документы, подтверждающие сведения, подлежащие включению в лицевой счет.

Права и обязанности работодателя

57. Работодатель имеет право:

потребовать от застрахованного лица при приеме на работу по трудовому договору (контракту), при заключении договора гражданско–правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или по авторскому договору предъявить страховое свидетельство, а в случае его отсутствия - заполнить анкету застрахованного лица;

дополнять и уточнять сведения о застрахованных лицах, представленные им в территориальный орган, в соответствии с настоящей Инструкцией.

58. Работодатель обязан:

представлять в территориальный орган сведения о застрахованных лицах в соответствии с настоящей Инструкцией;

получать в территориальном органе страховые свидетельства, их дубликаты и выдавать их под расписку работающим у него застрахованным лицам в соответствии с настоящей Инструкцией;

передавать бесплатно каждому застрахованному лицу копию индивидуальных сведений об этом лице, представленных в территориальный орган;

контролировать соответствие реквизитов предъявляемого застрахованным лицом страхового свидетельства реквизитам паспорта или иного документа, удостоверяющего личность этого лица.

Права и обязанности органов Пенсионного фонда Российской Федерации

59. Органы Пенсионного фонда Российской Федерации имеют право требовать от работодателей и застрахованных лиц своевременного и правильного представления сведений в соответствии с настоящей Инструкцией.

60. Органы Пенсионного фонда Российской Федерации обязаны:

своевременно регистрировать застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования;

своевременно вносить в лицевые счета сведения, представленные работодателями и застрахованными лицами, в соответствии с настоящей Инструкцией, а также надежно хранить лицевые счета и документы, на основании которых они сформированы;

осуществлять контроль за правильным представлением сведений в соответствии с настоящей Инструкцией;

бесплатно предоставлять один раз в год застрахованному лицу по его заявлению копию лицевого счета;

разъяснять гражданам и работодателям их права и обязанности, порядок ведения персонифицированного учета;

представлять органам, назначающим пенсии, по их заявкам сведения, содержащиеся в лицевых счетах застрахованных лиц, подавших заявления о назначении пенсии.

инструкция о порядке ведения индивидуального персонифицированного учета:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Персонифицированный учет

    Персонифицированный учет

    добавлено: 07-04-2009
    просмотров: 40532

    Индивидуальный (персонифицированный) учет

    Все страхователи должны до 1 марта представить в соответствующий орган Пенсионного фонда сведения о лицах, за которых они уплачивают страховые взносы (часть 2 пункта 1 статьи 8, пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее — Закон № 27-ФЗ).

    Индивидуальный (персонифицированный) учет — это организация и ведение учета сведений о каждом застрахованном лице для реализации пенсионных прав в соответствии с действующим законодательством (абзац 6 статьи 1 Закона № 27-ФЗ). Данная информация может представляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронном виде (на магнитных носителях либо по каналам связи). При этом вопрос о возможности передачи данных в электронной форме решается Пенсионным фондом совместно с конкретными страхователями (часть 2 пункта 2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ). Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования утверждена постановлением Правительства от 15.03.1997 г. № 318 (далее — Инструкция). В свою очередь формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования можно посмотреть в постановлении Правления ПФР от 31.07.2006 г. № 192п (далее — Постановление № 192п).

    Отметим, что для подготовки отчетности вы вправе воспользоваться любой программой, предназначенной для этого. Между тем протестировать файлы со сведениями о застрахованных лицах, подаваемых страхователями в электронном виде в формате 7.0, можно с помощью программы CheckXML 1. Указанная программа бесплатно предоставляется территориальными отделениями ПФР. Вместе с тем не забудьте обновить классификатор адресов России (КЛАДР) 2. Кроме того, желательно заранее пройти сверку платежей с Пенсионным фондом.

    Кстати, Пенсионный фонд в последние годы ввел в практику составление графиков сдачи отчетности по конкретным организациям. Сразу скажем, что вам совершенно не обязательно подчиняться таким уведомлениям чиновников. Главное — успеть сдать отчетность до 1 марта.

    Учтите, что на момент сдачи сведений все ваши сотрудники должны иметь страховые свидетельства. При этом лица, впервые поступившие на работу, получают указанное свидетельство через страхователя (пункт 2 статьи 7 Закона № 27-ФЗ). Работодатель должен в течение двух недель с момента заключения договора с таким работником подать на него соответствующие документы в Пенсионный фонд (пункт 6 Инструкции). После чего фонд в течение трех недель открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство либо принимает решение об отказе в регистрации (пункт 8 Инструкции). Отметим, что и при утрате страхового свидетельства сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением о выдаче его дубликата. В этом случае страхователь в 2-недельный срок передает документы в Пенсионный фонд (пункт 24 Инструкции). В свою очередь у территориального органа есть месяц на принятие решения (пункт 25 Инструкции). Аналогичный порядок действует и при обмене страхового свидетельства, в связи с изменением фамилии, установлением неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве.

    Представление индивидуальных сведений о застрахованных лицах

    Как правило, предоставляемые в Пенсионный фонд сведения персонифицированного учета включают следующие документы (см. Таблицу 1):

    Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование

    Также с вас могут спросить список застрахованных лиц. При этом некоторые территориальные отделения Пенсионного фонда требуют предоставить пояснительную записку (например, г. Москва 3 ).

    Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета утверждена постановлением № 192п (далее — Инструкция по заполнению форм).

    Итак, все документы заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого (пункт 4 Инструкции по заполнению форм).

    Отметим порядок формирования некоторых реквизитов, общих для всех форм персонифицированного учета:

    • расчетный период — 2008 год;
    • фамилию, имя, отчество застрахованного лица указывают в именительном падеже;
    • период временной нетрудоспособности — указывают суммарную продолжительность периодов неуплаты страховых взносов, засчитываемых в страховой стаж;
    • отпуск без сохранения заработной платы — указывают суммарную продолжительность периодов, за которые работнику не начислялась заработная плата;
    • код основного тарифа — это код категории застрахованного лица (см. Таблицу 2);
    • код дополнительного тарифа заполняют организации, уплачивающие взносы по дополнительному тарифу АВИА;
    • территориальные условия заполняют для работников Крайнего Севера и работающих в зонах отселения и отчуждения (можно посмотреть в Приложении № 1 к Инструкции по заполнению форм).

    Таблица 2. Коды категорий застрахованных лиц

    Принципы формирования пачек документов

    Все документы группируют в пачки. Каждая пачка может содержать не более 200 документов. В свою очередь для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, число застрахованных лиц не должно превышать 200 человек (пункт 6 Инструкции по заполнению форм). При этом в состав пачки могут входить документы только одного наименования (пункт 10 Инструкции по заполнению форм).

    Учтите, что СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 формируются отдельной пачкой при подаче следующих данных (пункт 11 Инструкции по заполнению форм):

    • о тех застрахованных лицах, которые выходят на пенсию;
    • на различные категории застрахованных лиц;
    • содержащих корректирующие сведения;
    • содержащих отменяющие сведения;
    • о застрахованных лицах, работающих в различных территориальных условиях.

    По согласованию с территориальным органом Пенсионного фонда допускается следующий порядок оформления пачки документов, содержащей формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 (пункт 12 Инструкции по заполнению форм):

    • пачка прошивается и пронумеровывается;
    • концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать организации и делается надпись: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов»;
    • к пачке прикладывается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения; указанный список составляется в произвольной форме и брошюруется в пачке после описи;
    • все документы, входящие в пачку, заверяются печатью организации и подписью руководителя, проставляемыми на описи, которая дополняется словами: «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно».
    Индивидуальные сведения

    При представлении индивидуальных сведений страхователем заполняется (пункт 43 Инструкции по заполнению форм) (см. Пример 1):

    • форма СЗВ-4-1 — при представлении сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые отражаются в таблице «Стаж работы за отчетный период», либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.;
    • форма СЗВ-4-2 (списочная форма) — при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите «Территориальные условия» формы АДВ-6-1.

    При заполнении индивидуальных сведений нужно учитывать следующие моменты (пункт 11 и пункт 43 Инструкции по заполнению форм):

    • при указании периода работы даты должны находиться в пределах расчетного периода;
    • сумму начисленных страховых взносов указывают в рублях с копейками;
    • в формах СЗВ-4-2, сформированных в пачку, реквизит «№ п/п» (порядковый номер) заполняется сквозным методом в пределах пачки.

    До отправки отчета в Пенсионный фонд обязательно проведите сверку введенной информации с данными, указанными в страховых свидетельствах сотрудников. Это необходимо для того, чтобы при приеме отчета в Пенсионный фонд не выявились «невидимые» на первый взгляд ошибки. Например, неправильно введенные имена («Наталья» и «Наталия» и т.д.).

    Каждая пачка сопровождается описью документов, выполненной по форме АДВ-6-1 (пункт 7 Инструкции по заполнению форм) (см. Пример 2).

    При формировании описи нужно учитывать следующие моменты (пункт 32 Инструкции по заполнению форм):

    • иные входящие документы — указывают наименование входящего документа, не вошедшего в предлагаемый на форме перечень;
    • число застрахованных лиц — указывают количество форм СЗВ-4-2;
    • символом «Х» отмечают соответствующий тип сведений (исходные или назначение пенсии) и вид корректировки (корректирующие или отменяющие);
    • сумма начисленных страховых взносов — указываются суммарные значения в рублях по всей пачке документов. Отметим, что некоторые территориальные отделения Пенсионного фонда требуют указывать суммы с копейками.

    Список застрахованных лиц

    Список застрахованных лиц оформляется в произвольном виде (пункт 34 Инструкции по заполнению форм).

    Ведомость уплаты страховых взносов

    При формировании ведомости уплаты страховых взносов (форма АДВ-11) нужно учитывать следующие моменты (пункт 48 Инструкции по заполнению форм) (см. Пример 4):

    • ведомость составляется на 31 декабря 2008 г.;
    • число застрахованных лиц — указывают лица, информация о которых представляется по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 с типом сведений «исходные» и «назначение пенсии»;
    • суммы начисленных страховых взносов указываются в рублях;
    • признак тарифа — «Р»;
    • задолженность по уплате страховых взносов и уплачено страховых взносов — указываются для каждого года в отдельных строках;
    • сумму переплаты указывают со знаком «—» годом, следующим за годом, в котором образовалась переплата.
    Если обнаружили ошибку

    В случае обнаружения ошибок в предоставленных в Пенсионный фонд формах документов персонифицированного учета страхователь в двухнедельный срок должен предоставить исправленные формы (пункт 29 Инструкции).

    Отметим, что сведения, содержащиеся в представленных страхователем документах, подготовленных с нарушением требований Пенсионного фонда, в лицевые счета не вносятся. Эти документы или их копии территориальный орган возвращает страхователю с указанием обнаруженных ошибок (пункт 34 Инструкции). Затем страхователь в двухнедельный срок после уведомления территориального органа об имеющихся расхождениях устраняет их и представляет в Пенсионный фонд уточненные данные. Если же в установленный срок не были устранены все имеющиеся расхождения, то территориальный орган самостоятельно принимает решение о корректировке сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц. Далее решение сообщается страхователю и застрахованным лицам (пункт 36 Инструкции). При этом корректировка осуществляется в порядке, утвержденном постановлением Правления Пенсионного фонда от 14.12.2005 г. № 246п.

    К лицам, не предоставившим в установленные сроки сведения, необходимые для осуществления индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо предоставившим неполную или недостоверную информацию, применяют финансовые санкции. Речь здесь идет о штрафе в сумме 10 процентов, причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный фонд (часть 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ).

    Причем сумму взыскания исчисляют не от всех причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный в фонд, а лишь от взносов тех застрахованных лиц, в отношении которых сведения, необходимые для ведения персонифицированного учета, не были представлены (пункт 16 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 г. № 79, определение ВАС РФ от 24.07.2008 г. № 9340/08). Кстати, данную точку зрения подтверждают и работники Пенсионного фонда в своем письме от 28.06.2006 г. № КА-09-26/6784.

    Отметим, что само взыскание указанной суммы производится органами Пенсионного фонда исключительно в судебном порядке (часть 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ). Причем здесь невозможно применить так любимый чиновниками внесудебный порядок взыскания, определенный пунктом 4 статьи 25 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». В данном пункте сказано, что в случае если размер причитающейся к уплате суммы не превышает в отношении индивидуальных предпринимателей 5 000 руб. а в отношении юридических лиц 50 000 руб. то взыскание штрафов осуществляется территориальными органами Пенсионного фонда. Тем не менее в нашей ситуации следует исходить из прямого указания, содержащегося в части 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ, где говорится, что взыскание этих сумм производится исключительно в судебном порядке (пункт 7 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 20.02.2006 г. № 105).

    Кстати, арбитры уже не раз говорили, что данное исковое заявление в соответствии с пунктом 1 статьи 115 Налогового кодекса может быть подано Пенсионным фондом только в течение шести месяцев после истечения срока исполнения требования об уплате штрафа.

    Суд указал на пропуск Пенсионным фондом шестимесячного срока для обращения в суд с заявлением о взыскании штрафных санкций, предусмотренных статьей 115 Налогового кодекса (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.07.2008 г. № 69-861/08-4-Ф02-3368/08).

    Кстати, чиновники любят штрафовать и за неверное отражение в ведомости (форма АДВ-11) данных об имеющейся задолженности по уплате страховых взносов. Между тем указанная информация не относится к сведениям, обязанность представлять которые установлена статьей 11 Закона № 27-ФЗ. Тем не менее не факт, что суд поддержит вашу позицию.

    Арбитры решили, что данные об имеющейся задолженности по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода предоставляются страхователем в Пенсионный фонд помимо индивидуальных сведений и не являются той информацией о застрахованных лицах, обязанность представлять которую установлена статьей 11 Закона № 27-ФЗ. Поэтому никакой речи о наложении штрафа в соответствии со статьей 17 Закона № 27-ФЗ идти не может (постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.06.2008 г. № А56-33073/2007 и определение ВАС РФ от 16.09.2008 г. № 11443/08).

    Отметим, что Пенсионный фонд посчитал возможным не применять финансовые санкции в следующих случаях (письмо ПФР от 14.12.2004 г. № КА-09-25/13379):

    • если страхователь самостоятельно выявил ошибку и представил достоверные сведения по персонифицированному учету;
    • если страхователь в 2-недельный срок исправил обнаруженные территориальным органом ПФР ошибки.

    Правда, инспекторы на местах могут и не согласиться с такой точкой зрения.

    Суд на основании позиции Пенсионного фонда, отраженной в письме от 14.12.2004 г. № КА-09-25/13379, сделал вывод об отсутствии вины организации в следующих случаях:
    • общество исправило ошибки, выявленные в сведениях, необходимых для осуществления персонифицированного учета, до истечения предусмотренного законодательством двухнедельного срока (постановление ФАС Уральского округа от 14.02.2008 г. № Ф09-11095/07-С1);
    • общество самостоятельно выявило ошибку в представленных сведениях по персонифицированному учету и в двухнедельный срок представило исправленные формы (постановление ФАС Поволжского округа от 18.01.2007 г. № А65-18213/2006-СА1-23).
    Особенности представления сведений физическими лицами

    Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, лично представляют сведения о себе в качестве страхователей в органы Пенсионного фонда по месту своей регистрации (часть 3 пункта 1 статьи 8 Закона № 27-ФЗ). При этом указанная информация передается вместе с копией платежного документа (пункт 6 статьи 11 Закона № 27-ФЗ). Далее территориальный орган сверяет представленные сведения с данными о страховых взносах, поступивших в Пенсионный фонд. Сведения об уплаченных страховых взносах за расчетный период, подтвержденные органами федерального казначейства, включают в лицевой счет застрахованного лица (пункт 38 Инструкции). Кстати, для физических лиц, уплачивающих взносы за себя, не установлена обязательная форма подачи документов.

    Теперь разберемся с датой представления информации. Итак, застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, представляет вышеуказанные сведения ежегодно, до 1 марта (пункт 38 Инструкции). Однако здесь существует определенное противоречие. Ведь в отличие от обычных страхователей для индивидуальных предпринимателей срок представления данных в Пенсионный фонд определен только Инструкцией и в Законе № 27-ФЗ не прописан. Соответственно, возникает резонный вопрос: правомерно ли привлечение предпринимателей к ответственности за несвоевременное представление информации по персонифицированному учету в соответствии с частью 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ?

    В связи с тем, что Пенсионный фонд никаких разъяснений по этой ситуации не давал, обратимся к решениям арбитров. И вот здесь выясняется, что у судей нет единой точки зрения по этому вопросу. То они становятся на сторону налогоплательщиков:

    Арбитры установили, что у индивидуального предпринимателя отсутствуют наемные работники. Следовательно, он не может быть как страхователь привлечен к ответственности, предусмотренной абзацем 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.07.2008 г. № А69-862/08-4-Ф02-3369/08).

    То принимают решения, поддерживающие работников Пенсионного фонда:

    Арбитры решили, что субъектами ответственности за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, являются и страхователи, и физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11.10.2007 г. № Ф04-7113/2007(39140-А46-3), Северо-Западного округа от 19.09.2008 г. № А56-48966/2007, Волго-Вятского округа от 05.02.2008 г. № А11-4623/2007-К2-21/296).

    1 Программу CheckXML можно скачать с сайта http://checkpsn.narod.ru.

    2 Классификатор адресов России (КЛАДР) можно скачать с сайта ГНИВЦ ФНС России http://www.gnivc.ru.

    3 Бланк пояснительной записки для г. Москвы можно скачать с сайта отделения ПФР по Москве и Московской области http://www.pfrmsk.ru/.

    Популярные статьи по теме: