Справочник адвоката

канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права

Российской академии правосудия

Порядок списания устаревших бланков

Организация работы по ведению трудовых книжек

Учет бланков документов и движения трудовых книжек

Трудовая книжка продолжает оставаться одним из важнейших лич­ных документов гражданина нашей страны, несмотря на то, что с 1 янва­ря 2002 г. с момента вступления в силу Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", постепенно начинают складываться условия для отмены этого документа.

С 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца. При этом трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхоз­ников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.

Образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г. после чего началось их изготовление Объединени­ем государственных предприятий и организаций по производству госу­дарственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкла­дышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять документы ста­рого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб органи­зации оказались в начале года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 Января 2004 г. уже нельзя.

Порядок списания устаревших бланков трудовых книжек

Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г. "успели" уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную трудовую книжку старого образца. Для выхода из этой ситуации можно посоветовать таким ра­ботникам запастись копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы для внесения (в виде исключения) информации об их стаже по первому месту работы в трудовую книжку образца 2003 г. оформленную на новом месте работы. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудо­вой книжки можно обратиться в организацию, выдавшую такую книж­ку, за справкой об отсутствии бланков нового образца в соответствую­щий период.

Организация работы по ведению трудовых книжек

В действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изго­товления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее -Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. поста­новлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция), сделана попытка разделить вопросы заполнения и ведения книжек, т. е. отдельно рассмотреть организацию работы с этим документом и порядок внесения в него соответствующих записей. В целом такой под­ход представляется целесообразным, хотя четкого разграничения на­званных вопросов не получилось, и работники кадровых служб, запол­няющие, например, раздел трудовой книжки "Сведения о работе", должны пользоваться как Правилами, так и Инструкцией.

В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию ра­боты по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вклады­шей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномо­ченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Всегда ли обязательно издание специального приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками?

В сложившейся практике такой приказ обычно издается в неболь­шой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секре­тари, менеджеры и другие, совмещая эту работу с основной деятельно­стью по трудовому договору.

В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые служ­бы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую инфор­мацию в должностные инструкции работников этой службы. Такую прак­тику можно признать оправданной, т. к. прием на работу специалиста кадровой службы, должность которого предусматривает ведение тру­довых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного при­каза о назначении такого работника ответственным за ведение трудо­вых книжек представляется излишним.

Приводим пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками (применяется в небольших организациях).

Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их веде­ние, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: "Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое коли­чество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее".

Учет бланков документов и движения трудовых книжек

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходова­нием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вклады­ша в нее. Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф вместо ранее предусмотренных 13.

Нередко приходится слышать от работников кадровых служб, что спе­циалисты бухгалтерии, перегруженные своей работой, отказываются от учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них, считая это функцией кадровиков. Следует подчеркнуть, что в п. 41 Правил прямо сказано, что приходно-расходную книгу по учету бланков ведет бухгалтерия организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.

Следует обратить внимание на установленный Правилами (п. 42) порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение. Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.

По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представлять­ся отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них. с приложением приходного ордера кассы организации.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее рабо­тодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформ­ленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрез­вычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного за­полнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48).

Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы?

Несмотря на то что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации.

Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудо­вых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Согласно п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкла­дышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков тру­довой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошну­рованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомне­ний, однако применение сургучной печати или пломб вызывает опре­деленные трудности и неудобства при ведении названных книг. Прак­тика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск печа­ти организации, что представляется вполне оправданным.

Поскольку обязанность по учету и хранению трудовых книжек возлагается на работодателя (п. 45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках»), новый работник, ответственный за ведение, должен получить трудовые книжки и их бланки в соответствии с соответствующим документом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации трудовых книжек. включая невостребованные уволенными работниками. Составление акта очень важно, это позволит провести учет имеющихся, выявить отсутствующие и снять с нового сотрудника ответственность за отсутствующие ранее трудовые книжки.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним должен содержать полный перечень документов с указанием следующих сведений:

Акт об утере книги (журнала) учета трудовых книжек

Согласно трудовому законодательству, все работодатели обязаны заводить для своих работников трудовые книжки. Это необходимо, если у работника ее не было ранее или в случае утраты имевшейся ранее. Выдача бланка фиксируется выдавшей организацией в журнале учета движения. Но бывают случаи утраты самого журнала учета, а также когда документация вообще не велась должным образом. Для решения этой проблемы следует составить акт об утере книги учета трудовых книжек.

Не существует нормативного решения проблемы с утратой книги учета трудовых. Значимые источники информации рекомендуют поступить аналогично, как при массовой утрате книжек работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

Как и в случае утери книжек, следует создать комиссию, для чего руководитель организации издает приказ. Результатом ее работы должен стать акт об утере учетного документа, в данном случае, книги учета трудовых книжек.

В состав комиссии должны входить руководящие лица организации, лицо, уполномоченное вести работу с трудовыми книжками и ответственное за надлежащее хранение кадровых документов. Необходимо также пригласить ответственных или заинтересованных лиц, чтобы численно комиссия насчитывала пять человек – это является общепринятым стандартом, хотя нигде не прописано нормативно.

В случае необходимости это могут быть и работники органов правопорядка, охраны или пожарного надзора. Результатом совместной работы членов комиссии будет являться акт об утере книги учета движения трудовых книжек.

Представленная комиссия должна провести расследование по факту утери журнала движения трудовых книжек на данном предприятии. В том числе, получить от сотрудника, ответственного за работу с ними в организации, объяснительную записку с указанием причин происшедшего.

Строгой формы для составления акта нет. Пишется он примерно таким образом: «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются фамилии), составили данный акт о том, что в связи с (указать причину) была утеряна книга учета движения трудовых книжек в организации (указать название)».

Результат проделанной комиссией работы оформляется в акт об утере книги движения трудовых книжек. На основании данного акта руководство организации издает приказ о создании нового журнала (книги) учета движения бланков взамен утраченного.

Действия по аналогии с массовой утратой трудовых книжек подразумевают и аналогичный результат – заведенный, взамен потерянного, новый журнал учета должен являться дубликатом предыдущего, о чем в правом верхнем углу должна свидетельствовать соответствующая надпись. Ведь совершенно очевидно, что в одной организации не может быть двух журналов учета движения трудовых – один из них должен быть дубликатом. Тем не менее, консультанты по кадровым вопросам считают надпись «Дубликат» необязательной и в ее отсутствии не усматривают нарушений.

Полную ответственность за работу, связанную с ведением и хранением трудовых книжек в организации, несет лицо, назначенное на эту работу прямым приказом руководителя организации.

Соответственно, за нарушения, допущенные при работе с ними и сопутствующими документами, должностное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством. Человек может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности. Вместе с тем, в зависимости от обстоятельств, виновный может быть привлечен к гражданской, административной и даже уголовной ответственности.

Если с восстановлением информации утраченной трудовой книжки не возникает никаких вопросов – информация должна быть восстановлена в полном объеме, опираясь на справки и выписки с предыдущих мест работы, архивов и других мест, способных данную информацию предоставить, – то с новым журналом учета не все так однозначно.

Нормативные документы не оговаривают, необходимо ли восстановить информацию журнала полностью или ограничиться только сведениями текущего дня по сотрудникам, работающим в организации в данный момент. Действительно, в реальности невозможно восстановить журнал учета, который велся на протяжении десятилетий.

Но если журнал был заведен не очень давно и существует возможность его восстановить, имеет смысл приложить силы и время для этого. Ведь нормативно прописанные сроки хранения журнала учета трудовых составляют 75 лет.

С целью обезопасить учетный документ от несанкционированных изъятий или вложений, следует расчертить и пронумеровать сразу все страницы книги учета. После их нужно прошить и на концы завязанного шнурка поставить пломбу. Рядом с ней сделать надпись «Прошнуровано и опломбировано (столько-то) листов». Далее ставится подпись руководителя организации, так как только он имеет право заверить книгу учета, и печать отдела кадров или организации. Книга готова к работе.

Нормативные документы не предъявляют каких-либо специальных требований к ведению журналов учета движения бланков трудовых книжек, но сложились определенные стандарты, придерживаться которых не обязательно, но желательно.

К ним относятся:

• вести записи чернилами рекомендованного цвета>
• не допускать в журнале пропущенных строк>
• не использовать замазку-корректор>
• не делать зачеркиваний>
• исправления вносить так же, как и в трудовую книжку – путем признания записи недействительной и внесения новой записи с правильной информацией.

Когда журнал будет заполнен, на его обложке пишут дату завершения журнала и отправляют на хранение в архив.

В связи с тем, что журнал учета содержит конфиденциальную информацию, работать с ним может весьма ограниченный круг лиц. К нему относятся лицо, назначенное приказом ответственным за работу с трудовыми книжками и сопутствующей документации (обычно именно этот сотрудник и ведет журнал учета), главный бухгалтер и руководитель организации.

Вносить записи в журнал имеет право только ответственное за его ведение лицо, а в случае, если необходима подпись сотрудника, он может расписаться в журнале учета только в присутствии ответственного сотрудника.

Порядок действий при утере трудовых книжек кадровыми работниками

Прошу Вас разъяснить алгоритм действий кадрового работника при такой ситуации: при частой смене ответственных за хранение трудовых книжек (выход в отпуск по уходу за ребенком, увольнение работника) при невыясненных причинах и времени наступления события была утеряна трудовая книжка. Утеря выяснилась при необходимости выдачи копии трудовой книжки. Сотрудник требует полного восстановления книжки, но начало трудовой деятельности проходится на время существования СССР на территории нынешнего Казахстана и в уже существующем Казахстане. Собирать справки работник категорически отказывается (высокая стоимость связи, отсутствие возможности выехать за документами), мотивируя это тем, что не он утерял документ, а ответственное за хранение бланков лицо. Как законно и в полном объеме оформить документально всю процедуру восстановления утерянного документа, надо ли от работника принять какое-либо заявление, взимать ли с него оплату за бланк дубликата трудовой книжки, за чей счет производить сбор данных для восстановления записей (предполагаемая виновная сотрудница давно уволилась)? При поиске готового решения в вашей системе ничего не найдено, как и в интернете.

К сожалению, порядок действий работодателя, в случае утери им одной трудовой книжки работника, подробно в действующем законодательстве не определён. В настоящее время установлен только порядок действий в случае утери трудовой книжки работником, а также в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций. Данные правила определены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Вам будет полезно узнать об утрате трудовой книжки в материале по ссылке.

В первом случае работником подаётся заявление о выдаче ему дубликата. Работодатель на основании данного заявления, а также документов подтверждающих трудовой стаж работника, оформляет дубликат его трудовой книжки.

Во втором случае, в случае массовой утере трудовых книжек, создаётся специальная комиссия. Данная комиссия создаётся органами региональной исполнительной власти. Данный орган осуществляет помощь работнику в сборе необходимых документов подтверждающих стаж работника.

При этом по общим правилам, в случае утере трудовой книжке сотрудником, дубликат оформляется за счёт сотрудника, а в случае вины работодателя, за счёт средств работодателя.

Основываясь на данных фактах, можно сделать вывод о наиболее оптимальной процедуре в описанном Вами случае, которая позволит минимизировать возможные риски.

Учитывая, что массовой утере трудовых книжек не произошло, специальная комиссия быть создана не может. В этом случае работодателю следует самостоятельно заняться оформлением дубликата.

Предложите работнику написать соответствующее заявление об оформлении дубликата его трудовой книжки. При этом обращаем внимание, что если работник откажется писать подобное заявление, следует продолжить оформление дубликата и без такого заявления. Так как, в такой ситуации, наибольшие риски несёт работодатель, в связи с отсутствием соответствующей трудовой книжки.

Работодатель не сможет собрать сведения о работе работника – это его персональные данные. и во многих случаях такая информация предоставляется либо лично работнику. либо по его заявлению.

Кроме того, окажите содействие работнику в получение необходимой информации о трудовом стаже. В оказание содействие может входить оплата работнику телефонных переговоров, проезда в Казахстан. Для этих целей допустимо, с согласия работника, оформить ему оплаченный отпуск в счёт ежегодного. Если работник откажется, целесообразнее будет направить его или иного работника в командировку для выполнения соответствующей цели.

Если организация, в которой работник был трудоустроен, уже прекратила своё существование, то следует обратиться в архив. Если обнаружить соответствующие документы не удалось, факт трудового стажа работника устанавливается судом, при этом могут быть использованы свидетельские показания.

Обращаю Ваше внимание, что если Вы не будете содействовать работнику в оформлении дубликата его трудовой книжке, то при обращении работника в суд, велика вероятность, что помимо привлечения работодателя к административной ответственности, суд обяжет работодателя содействовать работнику в получение соответствующих документов.

Следует отметить, что расходы понесённые организацией на оформления дубликата трудовой книжки работника, могут быть взысканы в судебном порядке, с уволенной работницы, ответственной за утерю трудовой книжки работника.

Подробную процедуру оформления работнику дубликата трудовой книжки, Вы сможете найти в приложении (Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки).

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки.

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

его трудовая книжка утеряна;

его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной ( п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

сведения об отдельных периодах работы у каждого работодателя и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Пример оформления дубликата трудовой книжки

Бывшая сотрудница организации Е.В. Иванова потеряла трудовую книжку. На новую работу она еще не устроилась, поэтому за оформлением дубликата обратилась к прежнему работодателю ( заявление ).

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, оформил дубликат трудовой книжки .

Оформление дубликата при массовой утере трудовых книжек работодателем

При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия) трудовой стаж сотрудников устанавливается комиссией. Комиссия по установлению стажа создается органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций. Факт работы, сведения о профессии (должности), периоды работы комиссия определяет на основании документов, имеющихся у сотрудников (например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. п.). При этом комиссия должна оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его работы у других работодателей. При отсутствии документов сведения о трудовом стаже могут устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором указывает периоды работы, должность, продолжительность трудового стажа сотрудника. На основании акта работодатель выдает сотруднику дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки оформите по общим правилам .

Такой порядок установлен пунктом 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Аналогичные разъяснения в отношении восстановления трудовых книжек, утраченных в результате пожаров в июле–августе 2010 года, приведены в письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 .

Что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения ( п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Какими документами помимо трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии. В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка ( ст. 66 ТК РФ ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

письменные экземпляры трудовых договоров;

трудовые книжки колхозников;

справки, выдаваемые работодателями;

выписки из приказов;

ведомости на выдачу зарплаты.

Можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии книжки, оформленной по последнему месту работы

Для оформления дубликата трудовой книжки необходимы документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. К числу подобных документов относятся письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Такой порядок установлен пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 .

Таким образом, ксерокопия трудовой книжки к документам, подтверждающим страховой стаж сотрудника, не относится. Оформлять дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии неправомерно.

Может ли новый работодатель оформить дубликат трудовой книжки, если организация по последнему месту работы сотрудника ликвидирована

По общему правилу в случае потери или порчи трудовой книжки сотрудник должен обратиться по последнему месту работы для оформления дубликата. Если же сотрудник, у которого потеряна трудовая книжка, устраивается к новому работодателю, то по новому месту работы ему оформляют новую трудовую книжку ( ст. 65 ТК РФ ). При этом в книжку по требованию сотрудника могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате.

В частности, для оформления новой трудовой книжки работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды его трудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя. Для получения документов по ликвидированной организации сотрудник может обратиться в архив. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 .

Может ли работодатель оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку

Дубликат вкладыша в трудовую книжку работодатель должен оформить сотруднику, если:

вкладыш в трудовую книжку утерян;

вкладыш в трудовую книжку пришел в негодность (обгорел, порван, испачкан и т. п.);

во вкладыш в трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

Дубликат вкладыша в трудовую книжку нужно оформить в том же порядке, что и дубликат трудовой книжки .

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости