Путевой лист легкового автомобиля: пример заполнения и бланк

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) необходим при планировании, организации, учете и управлении перевозками. Оформление документа осуществляется в соответствии с инструкцией, регламентирующей порядок расчетов транспортировки. К прочим первичным бумагам относят также журнал, в котором осуществляется учет движения путевых листов, а также товарную накладную.

Во время работы на легковом автомобиле водителю, состоящему в штате организации, необходимо иметь:

• Удостоверение на право управления средством с соответствующей категорией либо временное разрешение.
• Регистрационные бумаги на транспорт и на прицеп (при его наличии).
• Путевой лист легкового автомобиля.
• Товарную накладную на груз.
• Специальное разрешение на транспортировку опасного или крупногабаритного товара.

Ответственность за правильное оформление документа лежит на руководителе организации, а также лицах, участвующих в процессе внесения данных в бумагу и отвечающих за эксплуатацию транспорта. Водитель не заполняет путевой лист легкового автомобиля. При приеме (перед выездом) и сдаче (после возвращения) он ставит свою подпись. До передачи бумаги водителю уполномоченное лицо либо диспетчер вносит необходимые сведения в путевой лист легкового автомобиля. Бланк содержит строки, в которых указывается:

• дата (год, месяц, число), соответствующая той, которая стоит в журнале учета;
• режим работы (командировка, будни, ежедневный или суммированный график, праздничный либо выходной, сверхурочный и проч.);
• марка и тип средства, его государственный и гаражный номер.

При наличии полуприцепа либо прицепа сведения о нем вносятся в соответствующий раздел. В строке «Сопровождение» указывается информация о лицах, участвующих в транспортировке. Раздел «Работа автомобиля и водителя» содержит сведения о времени (часах и минутах) отправления и возвращения транспортного средства. В разделе «Задание» в графе «В чье распоряжение» в соответствии с заявкой вписывается наименование заказчика. В строке «Время прибытия» отражается время (часы и минуты), в которое транспорт прибыл в пункт назначения.

Путевой лист легкового автомобиля содержит также сведения о горючем. Эта информация указывается на лицевой стороне документа. Здесь прописью уполномоченное лицо вносит сведения о количестве топлива, необходимого для выполнения задания по договору. При этом учитывается остаток горючего с предыдущего рабочего дня. В случае если путевой лист легкового автомобиля составлен правильно, уполномоченное лицо ставит свою подпись в соответствующей строке. Так диспетчер подтверждает правильность оформления документа.

Непосредственно перед отправкой транспорта путевой лист легкового автомобиля в соответствующих графах заполняется механиком (техником по ГСМ). Это уполномоченное лицо вносит информацию в строки раздела «Движение горючего». Здесь он вписывает информацию о количестве топлива, которое было выдано, номера и серии талонов. Соответствие сведений действительности заверяется механиком собственной подписью.

Путевой лист легкового автомобиля содержит сведения о состоянии здоровья водителя. Их в документ вносит медработник организации. На основании предрейсового осмотра делается заключение о допуске водителя к управлению транспортом и выполнению задания. В случае неудовлетворительного состояния здоровья выезд автомобиля отменяется.

Непосредственно перед выездом с территории организации механик пропускного пункта вносит в путевой лист легкового автомобиля показания спидометра. Они указываются в графе 4 раздела «Работа транспортного средства и водителя». Эту информацию может внести и механик ОТК.

Кроме показаний спидометра, уполномоченное лицо записывает в путевой лист легкового автомобиля фактическое время, в которое средство выехало с территории. В раздел «Движение горючего», в графу «Остаток на момент отправки», вносится информация о количестве топлива в баке.

Передача транспорта водителю в исправном состоянии, а также соответствие информации действительности удостоверяются подписью механика. Водитель, соответственно, также расписывается под всеми заполненными строками. Так он подтверждает приемку автомобиля в исправном состоянии, а также получение рабочего задания.

Внесение данной информации осуществляется в определенной последовательности. Строка «Время прибытия» отражает часы и минуты, в которые водитель передал путевой лист заказчику. Последний расписывается в документе, удостоверяя прибытие транспорта. Графы «При убытии» и «При прибытии» содержат показания спидометра на момент въезда водителя на территорию заказчика и выезда с нее. В графу «Особые отметки» вносятся сведения, которые не предусмотрены формой документа. К ним, в частности, относят пометки заказчика при отказе, сотрудников дорожной службы и проч.

После выполнения задания оформление путевого листа осуществляется в обратной выезду последовательности. Первая отметка делается на КПП. Механик либо иное уполномоченное лицо в графу «Работа автомобиля и водителя» вносит сведения о фактическом времени возвращения средства на территорию организации.

Вместе с этим заполняется строка, содержащая показания спидометра и данные об остатке топлива. Техник по горючему заполняет строку «Сдано», вписывая туда остаток в баке по факту. Правильность сведений подтверждается подписью уполномоченного лица.

Механик КПП принимает у водителя автомобиль. В строке «Принял» уполномоченное лицо ставит подпись о принятии средства в исправном (либо неисправном) состоянии. В графе «Сдал» расписывается водитель, подтверждая возврат транспорта. Путевой лист легкового автомобиля сдается диспетчеру. Он, в свою очередь, ставит подпись в соответствующей строке документа и осуществляет его регистрацию в журнале учета.

Как правило, путевой лист выдается водителю на 1 рабочий день. При этом должен быть сдан документ за предыдущие сутки. В случае выполнения междугородних перевозок оформление осуществляется на более длительный срок. В ряде случаев организация может использовать путевой лист легкового автомобиля на месяц. Такой документ должен быть утвержден в соответствии с учетной политикой компании.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

В данной статье подробно рассмотрим как необходимо заполнять Путевой лист легкового автомобиля (форма №3).

Вступление
До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78). Правда, распространяется это постановление только на юридические лица.

Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.
По учету работы строительных машин и механизмов:
- путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2).

По учету работ в автомобильном транспорте:
- путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
- путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
- путевой лист легкового такси (форма №4);
- путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
- путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
- путевой лист автобуса (форма №6);
- путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68, действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц.

Для индивидуальных предпринимателей были утверждены следующие формы путевых листов:
- путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
- путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
- путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).

Однако этот документ утратил силу согласно п.2 Приказа Минтранса России №152.
Приказ Минтранса России №152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей.
Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать следующие реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России №152:
- наименование и номер;
- срок действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.

Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68. Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Заполнение лицевой стороны
Для наглядности, заполнять путевой лист будем следующими данными:

Данные для заполнения
Организация: ООО «Автолидер»
Автомобиль: ГАЗ 3110
Гос. номер: у082ее01
Водитель: Иванов Александр Романович
Механик: Васильев Сергей Николаевич
Диспетчер: Солдатов Андрей Васильевич
Остаток топлива перед выездом: 10 л.
Пробег за время действия путевого листа: 163 км.
Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.

Поля лицевой стороны:
Номер документа – это один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 0000026, или ПЛ00037)и не должна повторяться.
Серия – указывается в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Дата – это тоже один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца. Если путевой лист выписывается на несколько дней, тогда необходимо вписать период (например: 17-24.10.2011).
Организация – заполняется наименование, адрес, телефоны организации в чьем распоряжении находится автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»).
Код ОКПО – заполняется код (Общероссийского классификатора предприятий и организаций) присвоенный организации .
Марка автомобиля – заполняется марка автомобиля (в нашем примере ГАЗ 3110). Если автомобиль находится в аренде, тогда желательно указать договор аренды (номер, дата и собственника автомобиля), (например: по договору аренды № 256-А от 15.03.2009г с ООО «Автолидер»).
Государственный номерной знак – гос. номер автомобиля (в нашем примере у082ее01).
Гаражный номер – заполняется в том случае если в организации на балансе несколько машин. При этом вместо гаражного номера можно записать инвентарный номер автомобиля как основного средства.
Водитель – ФИО водителя (в нашем примере Иванов А. Р.).
Табельный номер – табельный номер сотрудника, присвоенный ему в организации.
Удостоверение № - номер водительского удостоверения водителя.
Класс – класс водителя.
Лицензионная карточка, вид, серия – в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более 8 человек. Поэтому в Путевом листе легкового автомобиля (форма №3) эти поля не заполняются.
В распоряжение – в чье распоряжение представляется автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»). Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица. Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации ( в нашем примере ООО «Автолидер» ), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем».
Адрес подачи – адрес, куда должен прибыть автомобиль для дальнейшей работы.
Время выезда из гаража – заполняется время выезда из гаража. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера выдающего задание водителю (в нашем примере Солдатов А. В.).
Механик – подпись и ФИО механика выпускающего автомобиль на линию(в нашем примере Васильев С. Н.). Перед выходом на линию автомобиль должен пройти проверку основных агрегатов на работоспособность. Данную проверку должен проводить механик. Если все агрегаты работают нормально, он подписывает путевой лист.
В свою очередь водитель расписывается в том, что принял автомобиль в исправном состоянии.
Время возвращения в гараж - заполняется время возвращения в гараж. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера подтверждающего своей подписью время прибытия в гараж. Так же диспетчер делает необходимые отметки (опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочее), (в нашем примере Солдатов А. В.).
Автомобиль сдал водитель – подпись и ФИО водителя в том, что он автомобиль сдал.

В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:

Марка горючего – заполняется марка топлива которым заправляется автомобиль.
Выдано по заправочному листу – должно указываться количество горючего, выданного в самой организации (если у нее есть запасы топлива или своя заправочная станция). Но на практике, как правило, заносят данные о заправке на сторонних АЗС.
Остаток горючего при выезде – количество горючего находящееся в баке автомобиля перед выходом на линию.
Остаток горючего при возвращении – количество горючего находящееся в баке автомобиля после возвращения в гараж.
Расход по норме – количество топлива расходуемое данным транспортным средством на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации). Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.).
Расход по норме рассчитывается по следующей формуле:
Расход по норме = Пробег х Норма расхода топлива / 100 .
Расход по факту – количество топлива потраченного за время работы по путевому листу и рассчитывается следующим образом:
Расход по факту = количество горючего перед выездом + количество заправленного горючего - количество горючего при возвращении .
Показание спидометра при возвращении в гараж – показание спидометра при возвращении.
Механик фиксирует и подтверждает подписью время возвращения, показания спидометра и движение горючего.
Экономия - Если расход топлива по факту меньше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Перерасход - Если расход топлива по факту больше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Мед. сестра – подпись и ФИО медицинского работника допускающего водителя в рейс.
Под подписью медицинского работника ставится печать организации.

Заполнение оборотной стороны
Следует отметить, что как в унифицированной форме, так и в самостоятельно разработанной форме путевого листа информация о конкретном месте следования автомобиля является обязательной. В противном случае, путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не является подтверждением произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение ГСМ.

Поля оборотной стороны:
Номер по порядку – Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером.
Код заказчика – Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов в этом графе отражается их код.
Однако, если путевой лист выписан на несколько рабочих дней, в данной графе целесообразно заносить даты поездок.
Место отправления – Адрес места откуда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию из которой данная машина отправлялась.
Место назначения – Адрес места куда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию в которую данная машина отправлялась.
Время выезда - Время выезда из места отправления. Если путевой лист выписывается на один день, тогда можно указывать только время выезда из гаража (стоянки). Если же он выписан более чем на одни сутки, тогда желательно указывать время каждой поездки.
Время возвращения - Время приезда к месту назначения. Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки, то желательно указывать время каждой поездки.
Пройдено - Вводятся данные о пройденном расстоянии (причем, целесообразно указывать по каждой поездке).
Подпись лица пользовавшегося автомобилем - В этой графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля - скачать бланк

Важным сопроводительным документом, который каждый день вручается шоферам транспортных средств, является путевой лист. В нем фиксируется учет рабочего времени шофера, пробег автомобиля и его маршрут.

На данный момент действует несколько образцов рассматриваемого документа. Водитель во время поездки, в случаях, которые отмечены в нормативных положениях, обязан иметь путевку при себе и предъявлять ее по требованию сотрудникам полиции.

Лист должен быть оформлен надлежащим образом. Правила составления регламентируются действующим законодательством и нормативной инструкцией «О порядке расчетов за перевозки автотранспортом». За правильное заполнение путевки для легкового авто отвечает руководитель предприятия, равно как и лицо, ответственное за эксплуатацию транспортного средства.

Путевой лист служит для отчета перед налоговой. страховой службой и прочими контрольными органами за использование материалов топливного предназначения, горючего, амортизацию автомобиля и соответствие заданному маршруту. Этот документ входит в список, который должен присутствовать у штатного водителя в любой поездке. Причем он обязан присутствовать как у управляющего легковым автотранспортом, так и шофера грузового авто.

На сегодняшний день существует 8 основных видов рассматриваемого документа.

1. Форма № ЭСМ-2 (для строительной техники). Этот документ используется всеми организациями, в распоряжении которых имеются бульдозеры, тракторы, экскаваторы, автокраны, грейдеры и приравненная к ним техника. Обязанности по составлению данного типа путевки, которая определяет нормы начисления зарплаты водителю спецтехники, возлагаются на ответственное лицо компании (диспетчер, главный механик).
2. Форма № 3. Путевой лист для легкового автомобиля, выписывается в организациях любой формы собственности, которые используют автомобильный транспорт. Заполнение бланка осуществляется уполномоченной особой в единственном экземпляре. При участии в длительной командировке, возможно оформление документа сроком до 30 календарных дней.
3. № 3-спец – аналог предыдущего документа, который выписывается в случае использования легкового спецтранспорта (санитарные, ритуальные и прочие авто).
4. № 4. Эта форма выдается в такси. Деятельность по перевозкам без соответствующе оформленного путевого листа воспрещается. Он служит основанием для начисления водителю трудового дохода и составляется ответственным лицом в 1 образце. По завершении работы, путевка возвращается особе, которая ее выдала. Руководители служб такси имеют право вносить дополнительные пункты в стандартный образец документа для более полной регулировки функционирования таксопарка.
5. Форма № 4- С. Путевой лист представленного образца служит в качестве обоснования для составления размера заработной платы водителя и выписки счетов за грузоперевозки. Этот вид документа предназначен для транспортировки грузов по сдельной тарификации.
6. № 4- П – используется в случае перевозки товаров по повременным расценкам.
7. Форма № 6. Путевка, которая предназначена для автобусов, работающих на городском, пригородном направлении и междугородних маршрутах.
8. № 6 -спец. Документ, не предназначенный для общественного транспорта. Оформляется в случае заказа автобуса компанией или организацией.

Представленные бланки выписываются на транспорт, имеющий более 8 сидячих мест.

Любые перевозки без оформления путевки не допускаются. Лист заполняется с внесением определенных реквизитов с возможностью дополнений, на усмотрение руководителя. Выдается документ на одну смену ответственной персоной организации и является подоплекой для начисления заработка водителю.

Составление документа для легковых автомобилей может производиться ответственным лицом либо в бухгалтерии без участия водителя. Все бланки должны заверяться печатями или стандартными штампами фирмы. Лист имеет две рабочие стороны, все графы которых непременно заполняются соответствующим образом.

Обязательными для отметки в путевке являются следующие реквизиты:

• Серия, № документа, дата оформления, информация о компании (юридический адрес, телефон, код ОКПО). Каждый год нумерация путевок обновляется;
• Реквизиты транспортного средства (марка, номерной знак) и водителе (№ прав и категория удостоверения);
• ФИО ответственного лица. Информация об исправности авто и сведения о том, в чье пользование он поступает;
• Время и данные спидометра при выезде и возврате;
• Объем и сорт выданного горючего, его остаток на время выезда и заезда;
• Сведения о маршруте с пометкой времени и километража при выезде и заезде.

На фронтальной стороне в самой верхней части указываются:

• Номер, серия документа, дата его выдачи;
• Название организации, кодовые значения по ОКПО, ОКУД;
• Марка авто, номерной шифр;
• ФИО водителя, номер и серия удостоверения водителя.

Затем размещен пункт «Задание водителю». В нем фиксируется адрес фирмы и точка назначения. В случае если автомобиль используется по различным заданиям на продолжении рабочей смены, в этой графе указываются населенные пункты или области, по которым предстоит передвижение.

Графы, особо важные для водителя транспортного средства:

• «Автомобиль исправен технически». Данный пункт требует подписи после убеждения в том, что авто действительно в порядке;
• Показания спидометра и внесенный километраж должны соответствовать;
• «Движение топлива». Отмечается количество горючего на период выезда, дозаправки в пути и остаток при возвращении;
• «Отметки» — простой и его причина во время работы (например, стоянка в заторе с 11.00 до 11.30).
• Прием средства механиком по окончаним рабочего дня. Его подпись свидетельствует о надлежащем техническом стоянии авто или вносятся пометки о характере поломки и требуемых ремонтных работах.

Все указанные сведения сверяются подписями, квитанциями и чеками.

Задняя часть путевого листа оформлена в идее таблицы. Сюда вносится каждый конкретный пункт посещения, время прибытия и уезда, фактический километраж на момент приезда в назначенную точку. В случае доставки легковым авто каких-либо грузов, получающая сторона должна подтвердить правильность информации письменно с печатным штампом.

Нижняя часть оборотной стороны документа содержит графы, в которых отмечается общее время, проведенное работником за рулем, общий пройденный километраж. Там же, осуществляется расчет заработной платы, в зависимости от способа ее начисления (по километражу или почасовая оплата), проставляется размер суммы.

Корректно заполненный путевой лист с соблюдением всех правил является ценным документом для водителя, так как от этого фактора зависит его трудовой доход.

Путевой документ для легкового авто выдается на 1 рабочую смену. При оформлении командировки более чем на одни сутки, лист может быть оформлен на период в 30 календарных дней. Допускается выдача путевого листа сроком действия на длительность командировки, если она носит затяжной характер с поездкой в другие регионы.

За отсутствие рассматриваемого документа на водителя накладываются штрафные санкции от 500 рублей и выше. В определенных случаях, штрафы могут применяться к ответственному лицу, если в нарушении по выдаче документа явно просматривается его вина. Сумму штрафа определяет суд.

Кроме путевки, водитель легкового транспортного средства обязан иметь:

• Водительское удостоверение;
• Свидетельство о регистрации машины;
• Разрешение на осуществление грузоперевозок и транспортную накладную.

Необязательным наличием путевого листа формы № 3 для водителей, работающих на предпринимателей (функционирующих по упрощенной налоговой схеме). Также, это не принципиально для тех юридических лиц, износ авто и расход горючего, для которых малозначимы.

Учет документации ведется в регистрации путевых листов, которые хранятся на протяжении 5 лет.

Любая поездка транспортного средства должна отмечаться отдельным номером. В обязательном порядке указываются точка отправления и место назначения. Каждый водитель, пользующийся автомобилем, должен поставить собственную подпись напротив соответствующей записи.

Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля в формате MS Word.

Стандартный образец листа путевого содержит поля обязанные для заполнения. Кроме того, на усмотрение руководства, в документе могут быть произведены определенные корректировки. В случае использования транспорта посменно разными водителями, запись в журнале фиксируется по бланку первого водителя, который выехал (показания спидометра, времени и даты убытия).

Аналогичные параметры фиксируются в бланке водителя, который последним заехал в ангар или гараж.

Путевой лист является важнейшим документом. Его наличие и правильное оформление позволяют регулировать отношения между организацией с налоговыми и прочими контролирующими органами.

Кроме того, документ позволяет фиксировать внутри компании расход ГСМ, амортизацию машины, прочие нюансы.

Пример заполнения путевого листа

Пожалуй, самый значимый вид затрат на содержание служебного транспорта – это расходы на горюче-смазочные материалы. Тем более что без них обойтись никак не получится, если организация использует в своей деятельности автомобиль. Расходы на ГСМ – объект пристального внимания со стороны налоговых органов, один из участков повышенной «опасности». Уж слишком много должно соблюдаться правил учета и тонкостей в документации.

Для учета затрат на ГСМ организациям и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, нужен путевой лист. Это основной первичный документ, который оформляется при эксплуатации автомобиля. Пришло время разобрать по косточкам пример заполнения путевого листа.

Унифицированная форма путевого листа введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г. Однако обязанность пользоваться именно этим бланком возложена только на автотранспортные предприятия.

Для всех остальных Министерством транспорта РФ приказом №152 от 18.09.2008 г. утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. Т.е. использоваться могут неунифицированные формы, но только если они содержат все нужные реквизиты. Если при проверке обнаружится, что утвержденных реквизитов в полном объеме в путевом листе нет, то расходы на ГСМ по таким документам не будут признаны. Напомним, что самостоятельно разработанную форму путевого листа нужно утвердить в учетной политике.

- наименование и номер: например, путевой лист грузового автомобиля, номер по вашей системе нумерации, штамп организации;

- сведения о сроке действия путевого листа: указывается дата или период (дата начала и окончания), продолжительность может быть от одного дня до месяца;

- сведения о собственнике: организационно-правовая форма, название для организации, ФИО индивидуального предпринимателя, местонахождение, номер телефона;

- сведения о транспортном средстве:

- тип транспорта: грузовой, легковой, модель самого транспортного средства и модель прицепа, если таковой имеется;

- государственный регистрационный знак;

- показания счетчика километража при отправке машины и при ее возвращении;

- дата и время в часах и минутах отправки и возвращения на место постоянной стоянки.

При отсутствии должности штатного механика исправность автомобиля может подтвердить водитель. Также при отсутствии диспетчера водитель также проставляет время прибытия и убытия, километраж.

- сведения о водителе: ФИО водителя, отметка медработника о предрейсовом и послерейсовом осмотре.

В путевом листе должны быть указаны данные о количестве горючего на момент отправки машины и возвращения ее в гараж. Делаются отметки о выданном количестве бензина или указывается номер чека, полученного на заправке. Определяется расход бензина фактический и по норме.

Путевой лист заполняется отдельно на каждое транспортное средство. Также путевые листы можно заполнять на каждого водителя отдельно. Обычно при разработке формы путевого листа за основу берется унифицированная форма, в которую вносятся нужные поправки.

Такой реквизит как маршрут следования автомобиля не включен в перечень обязательных реквизитов. Однако расходы на ГСМ налоговики могут оспорить, если конкретный маршрут не указан. Поэтому нужно записывать пункт назначения, время выезда, приезда, километраж.

Маршрут указывают на обратной стороне путевого листа, причем делать это нужно максимально конкретно. Например, место отправления – ул. Советская д.50, офис, место назначения – ул. Ленина д.110, ООО «Самоцветы». Каждый раз расписывать такой маршрут довольно трудоемко. Но если какие-то маршруты постоянно повторяются, то есть смысл присвоить им номера и утвердить приказом руководителя. После чего в путевом листе можно будет писать: маршрут №1, маршрут №2 и т.д.

Если работа водителя оплачивается по сдельной системе, то здесь же бухгалтер может провести расчет заработной платы водителя.

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля приведен на рисунке.

Путевой лист - документ, который подтверждает расходы на ГСМ, поэтому налоговые инспекторы уделяют ему немало внимания. Претензии (в том числе необоснованные) со стороны налоговых органов могут возникнуть в следующих случаях:

- путевой лист составлен более, чем на один день. Однако суды поддерживают налогоплательщиков (постановления ФАС Московского от 13.04.11 № КА-А40/2962-11),

- путевой лист не оформлен при использовании сотрудником личного автомобиля в служебных целях. Суды придерживаются противоположной точки зрения (постановления ФАС Московского от 24.06.09 № КА-А40/4219-09). Однако, если сумма компенсации за использование личного транспорта велика, безопаснее все же выписывать путевые листы,

- путевой лист противоречит прочим документам. Например, не совпадаю сведения в транспортных накладных, чеках на ГСМ.

- данные спидометра в путевом листе на конец одного дня и на начало другого дня не совпадают (это относится только к служебному транспорту).

О расходах на автомобиль при УСН вели речь здесь. Скачивайте путевой лист здесь для легкового автомобиля, а тут – для грузового. О нормировании расходов на ГСМ читайте здесь. Познакомиться с современными средствами расчетов по ГСМ - топливными картами можно тут .

А вы используете типовую форму путевого листа? Удобно ли пользоваться вашей формой путевого листа? Что думаете об обязательном медосмотре водителя, если фирма совсем мала? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Правила заполнения форм путевых листов

Ещё осенью 2008 года Минтранс России утвердил перечень обязательных реквизитов и правила заполнения путевых листов. Проанализируем, как с учетом данного документа организации, имеющие и использующие автотранспорт, должны оформлять путевые листы.

Составлять путевые листы необходимо по нескольким причинам. Во-первых, путевые листы нужны для гражданско-правовых и хозяйственных целей. Они служат основанием для расчетов сторон за осуществленные перевозки.

Во-вторых, путевые листы используются как доказательство производственного характера поездок, а также для расчета количества израсходованного и списываемого топлива. Иными словами, они являются документами, подтверждающими расходы организации на содержание транспорта в налоговом и бухгалтерском учете. Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли признаются лишь документально подтвержденные расходы. К таковым, в частности, относятся затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, то есть в налоговом учете расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В-третьих, путевые листы – это первичные документы по учету работы транспортных средств и труда водителей. Они являются основанием для начисления водителям заработной платы.

В-четвертых, обязательное наличие у водителя организации путевого листа предписано Правилами дорожного движения Российской Федерации. За управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или административного штрафа в размере 100 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Порядок, Приказ № 152). Этот документ вступил в силу с 21.10.2008 г. Вместе с тем продолжают действовать унифицированные формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Каким же из названных документов руководствоваться?

Формы путевых листов установлены в зависимости от вида транспортного средства. Так, есть формы путевых листов для легкового, грузового, специального автомобиля, легкового такси, автобуса и автобуса не общего пользования. Их обязаны использовать юридические лица всех форм собственности, которые осуществляют деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

По мнению Минфина России, унифицированные формы путевых листов обязательны только для автотранспортных организаций. Остальные компании могут разработать, утвердить и применять свою форму путевого листа (иного подтверждающего документа), который должен содержать все реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ). Напомним, что обязательными для первичных документов являются такие реквизиты, как наименование и дата составления документа, название организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном выражении, должности ответственных лиц и их личные подписи, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров, штамп и подпись медицинского работника, проводившего осмотр, и расшифровка его подписи.

Обязательные для заполнения реквизиты путевого листа

В соответствии с п. 3-7 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, путевой лист теперь должен содержать пять обязательных реквизитов:

1. Наименование и номер путевого листа. В наименовании указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (например, путевой лист грузового автомобиля). Каждому путевому листу присваивается номер. В заголовочной части документа ставится печать или штамп организации, владеющей данным транспортным средством на праве собственности или ином законном основании.

Путевые листы нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с системой документооборота, принятой владельцем транспортного средства;

2. Сведения о сроке действия путевого листа, а именно дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если документ выдается более чем на один день, на нем в таком же формате (число, месяц, год) ставятся, дата начала и окончания срока его действия;

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Для юридических лиц как минимум наименование организации, ее организационно-правовая форма, местонахождение и номер телефона. Для индивидуального предпринимателя необходимо указать фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

4. Сведения о транспортном средстве, включающие тип транспортного средства (легковой, грузовой автомобиль, автобус), его модель и государственный регистрационный знак. Если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом или полуприцепом, следует также указать модель и государственный регистрационный знак этого прицепа или полуприцепа. Кроме того, в данном разделе путевого листа отражаются даты (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его возвращения на эту стоянку. Здесь же приводятся показания спидометра (счетчика пройденного расстояния) в полных километрах пробега при выезде из гаража и заезде в гараж. Названные сведения, (дата, время и показания спидометра) вписывают уполномоченные лица организации и заверяют штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.

5. Сведения о водителе – фамилия, имя, отчество, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его предрейсового и послерейсового медицинских осмотров. Даты и время медосмотров проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Обратите внимание, что среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения транспортного средства. Однако именно эта информация необходима, чтобы подтвердить обоснованность расходов на содержание служебного транспорта в целях налогообложения прибыли. Ведь отсутствие в путевом листе данных о конкретном пункте следования автомобиля не позволяет судить о том, что автомобиль действительно использовался в производственных целях. Как отмечено в Письме Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, путевой лист, не содержащий информацию о маршруте движения автомобиля, не подтверждает осуществленные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Как внести исправления в путевой лист?

Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в п. 5 ст. 9 Закона № 129-ФЗ (действует до 01.01.2013, с 01.01.2013 порядок исправления первичных учетных документов устанавливается ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»). В нем говорится, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских. Правда, при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Таким образом, при исправлении в путевом листе, например, показаний спидометра на начало или конец рабочего дня должна стоять подпись водителя, механика или иного уполномоченного лица, подтверждающего правильность этой корректировки. Корректировки проводятся только методом зачеркивания записи и нанесением над ней исправленной.

Обратите внимание на то, что не допускаются корректировки с использованием замазок.

Типичные ошибки при оформлении путевого листа

Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленность затрат транспортных средств подтверждает путевой лист вне зависимости от того, является ли ваша организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен ненадлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и, как правило, к значительным доначислениям. Так как же правильно оформить путевой лист автотранспортного средства?

Путевой лист является первичным документом по учету использования транспортного средства и контролю работы водителя. Он подтверждает расход топлива транспортного средства, в то время как кассовые чеки с заправочной станции лишь подтвердят факт приобретения ГСМ.

Если путевой лист отсутствует или его основные реквизиты не заполнены, то расходы на горюче-смазочные материалы, ремонт или обслуживание автомобиля, суммы начисленной амортизации и т.п. не будут носить производственный характер. Поэтому стоит внимательно отнестись к заполнению путевого листа.

В разделе «Задание водителю» диспетчер должен указать, в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль и адрес подачи. Механик же указывает количество пройденных километров по данным спидометра соответственно на момент выезда из гаража и при возвращении. Количество пройденных километров при возвращении в гараж должно соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража в следующий рабочий день.

Самое трудное – добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.

Чтобы избежать ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, обращаем внимание, что наличие нижеперечисленных ошибок в путевых листах не допускается:

Рис. 1 Лицевая сторона формы путевого листа легкового автомобиля

Рис. 2 Оборотная сторона формы путевого листа легкового автомобиля

Отсутствие подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя.

Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.

Если не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Если время не проставлено, то возникает расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.

Данные о выданном ГСМ и заправка, на которой производилась выдача, не указаны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки, на какой заправке производилась выдача топлива. Если водителю выдается ГСМ по заправочной ведомости, в путевом листе в графе (выдача горючего) должно отражаться количество ГСМ, подпись заправщика и расшифровка подписи. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету, а в путевом листе проставляется количество приобретенного топлива и отметка «за наличный расчет». Если заправка произведена по карте, то проставляется количество ГСМ и отметка «по карте».

В графе «Расход по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля, «факт», «экономия», «перерасход».

Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно, например, указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, если можно, название организации. Пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области». Ведь в них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо приложении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.

На оборотной стороне путевого листа не прописано время возвращения водителя. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись.

Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.

Таким образом, каждая организация, использующая в своей деятельности автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы автотранспорта, содержащие необходимую информацию о его использовании.