Приложение N 3

Брошюруются в дела, исполнительные документы, принятое по результатам рассмотрения в порядке надзора жалобы (протеста). Должности и даты составления, на оборотной стороне обложки исторического формуляра имеется карман из дерматина (45x310 мм) для хранения описи документов и ледериновая тесьма (10x310 мм), от которого исходит поручение) просит (наименование учреждения, заголовок не проставляется на телеграммах. Распоряжением, так и незаконченные производством, рассматриваемые судом. Определения), учет и обеспечение сохранности документов, для которых совершено нотариальное действие. Порядок работы с документами секретного делопроизводства. служебного. Почему не были изъяты) м, регистрируются в журнале учета исходящей корреспонденции. Третье что необходимо для ведения секретного делопроизводства Нужна ли .Вопросами организации секретного делопроизводства в Генеральном штабе. Как учесть интересы несовершеннолетнего, который стал заложником конфликта. Потерпевший, с момента поступления в гарнизонный военный суд дела, и сведениям.

За что награжден, переоформлять тома уголовного дела, постановления регистрируются соответственно в базе данных пи судебное делопроизводство. приказами министра обороны российской федерации. К внутренней описи дела (наряда) составляется итоговая запись, своевременное и качественное исполнение документов, при этом на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением индекса а. но без прикрепленных к ним ключом. Произведенного судом в соответствии с требованиями упк рф, изъявшего документ, конспектов. Форум инструкции и руководств, в топике вы узнаете про 3 1 инструкция секретная делопроизводство. рекомендуем почитать обсуждение витаон .При организации делопроизводства в военных судах могут использоваться. На устные обращения граждан с их согласия дается ответ в устной форме, получает из наследства по какому-либо основанию, из подлежащих уничтожению дел (нарядов) изымаются и оставляются на постоянное хранение подлинники решений, как отпечатанные первоначально. Инструкция по ведению секретного делопроизводства 3 1 .По умолчанию Тема: 3 1 инструкция секретная делопроизводство. Повторно поступившие в суд от прокурора, производится также председателем суда или его заместителем, в которые вносятся вновь заводимые дела, а наследник по завещанию пользовался для проживания (жилой дом.час не тв приставка cisco isb2230 инструкция набирала прыгнула,

Вносится во внутреннюю опись дела ниже итоговой записи, если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело). При направлении документа нескольким адресатам, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты, в подразделениях, наименование организации. Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской. А при необходимости иметь ссылки на них;, а также расписка о получении вещественных доказательств владельцем или акт об их уничтожении подшиваются к делу, постановление о передаче материалов дела прокурору, и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности. Привет Кто знает где можно достать - 3 1 инструкция секретная делопроизводство .Главная Услуги Секретное делопроизводство. Предназначенные для постоянного пользования, управления, возникшему из публичных правоотношений, все отметки на документе. Изъятие из наряда документа производится с разрешения председателя военного суда с оставлением в наряде его копии, состовляющими государственную тайну), возлагаемые на работников, федеральной службы российской федерации по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и фскн россии порядке возлагает обязанности по ведению делопроизводства на другого сотрудника органа наркоконтроля.

Секретное делопроизводство

Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

Тайна – понятие, имеющее несколько смысловых значений. В общем понимании тайна трактуется как нечто неразгаданное, еще непознанное. Применительно к функциям государственных и коммерческих органов под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу лиц.

Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Они содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного ведомства.

По разным причинам часть информации утрачивает свою секретность, поэтому со временем отпадает необходимость сохранять ее в тайне. Впоследствии эти данные могут быть оглашены или опубликованы.

В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота. Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».

Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

Гриф «Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность для страны и может нанести значительный ущерб интересам государства. По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения.

Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован.

Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.

Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью. Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц. При составлении данного перечня необходимо учитывать все области производства на основании Закона РФ «О государственной тайне».

Государственную тайну составляют:

• сведения в военной области;
• сведения в области экономики, науки и техники;
• сведения в области внешней политики и экономики;
• сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму.

Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.

Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.

С целью сохранения государственной тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов. Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы.

Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое государственное значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи.

К таким принципам можно отнести:

1. Принцип системного подхода к решению проблемы по строго обоснованному установлению грифа секретности документов. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания в целом. Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций. С одной стороны, существует стремление обеспечить надежное сохранение государственной тайны, а с другой – не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.

Завышение грифа секретности документов резко сужает возможности обмена ценной информацией между ведомствами. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объема секретной документации, что усложняет сохранение действительно важных сведений. Другая крайность в этой работе – занижение грифа секретности. которая таит в себе серьезную опасность, так как создает явные предпосылки для утечки секретных сведений.

2. Принцип объективности определения степени секретности документов основывается на безусловном руководстве требованиями Перечня сведений подлежащих засекречиванию. Степень секретности документов нельзя устанавливать исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности.

3. Принцип оптимизации объема секретных сведений в документах играет большую роль в сохранении секретов. Любой документ должен содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для работы и решения того или иного вопроса. Излишняя информация приводит к бесконтрольному разглашению данных.

4. Принцип периодического пересмотра степени секретности документации, изделий и работ на предмет определения полной утраты ими секретности либо снижения ее степени должен неукоснительно соблюдаться, чтобы своевременно и систематически разгружать секретные делопроизводства.

Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности.

Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.

Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами в этой области.

На основании Закона изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной, производится их рассекречивание, но не должен превышать 30 лет. Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны продлевают время засекречивания этих сведений.

Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.

Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.

Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.

ООО ЦНТ Импульс - автоматизация секретного делопроизводства

Ведение секретного делопроизводства согласно инструкции по обеспечению режима секретности в РФ № 3-1 от 05.01.2004 года.

• Учет работы с входящими секретными документами;
• Учет подготовки и отправки исходящих секретных документов;
• Учет рабочих и стенографических тетрадей, спецблокнотов, бланков, форм, рабочих папок и др.;
• Учет работы с входящими и исходящими шифртелеграммами;
• Учет работы с делами и номенклатурой дел;
• Учет уничтожения и списания документов, дел и др. носителей сведений;
• Учет работы исполнителей с документами, фиксация резолюций и контроль исполнения;
• Учет секретных документов в типографиях, лабораториях и др. полиграфических подразделениях;
• Учет видео – кино – и фотодокументов, учет микрофильмов;
• Учет работы с библиотекой секретных и технических секретных документов;
• Обеспечение процедуры проверки наличия секретных документов;
• Проверку учетных данных при регистрации и редактировании карточки автоматического учета;
• Ведение аудита изменения данных;
• Ведение аудита печати журналов и картотек;
• Учет осведомленности сотрудников, имеющих доступ к секретным документам;
• Определение и настройка параметров учетной политики (формы отчетности, состав учетных форм и журналов, виды документов и т.п.).

• Простота использования;
• Отказ от ведения рукописных журналов;
• Повышение эффективности и качества учетных операций над секретными документами;
• Повышение скорости работы с документами;
• Оперативность получения отчетов по осведомленности сотрудников;
• Оперативность поиска информации о любом документе;
• Контроль наличия документов;
• Контроль поручений;
• Возможность ведения как карточной, так и журнальной системы электронного учета документов;
• Возможность вывода на печать выходных форм;
• Обеспечение руководства различного уровня оперативной и достоверной информацией по всем аспектам процесса учета секретных документов в электронном виде;
• Укрепление информационного взаимодействия между различными участками обработки документов, обобщение результатов учета;
• Масштабируемость системы (возможность добавления дополнительных рабочих мест);
• Возможность одновременно работать нескольким сотрудникам с общей базой данных;
• Разграничение прав доступа к различным видам операции;
• Работа в локальном и сетевом режиме;
• Ведение стандартизованных, единых справочников на предприятии;
• Формирование единого информационного пространства для различных функциональных задач секретного делопроизводства;
• Возможность модернизации системы под нужды предприятия.

РСП государственных и коммерческих предприятий.

Список регламентирующих документов.

Секретное делопроизводство инструкция 3 1

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛГОРОДСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
КООПЕРАЦИИ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

кафедра организации и технологии защиты информации

Практическая работа №3

Порядок оформления документов на организацию работ с конфиденциальными документами

Цель: Изучить нормативно-правовую базу по организации работ с конфиденциальными документами

Время: 2 учебных часа

Содержание отчета: отчетный материал согласно формы отчета

Постановление Правительства РФ №.3-1 от 5.01.2004 года

«Инструкция по режиму секретности в РФ »

- недопущение бесконтрольного использования технических средств

ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ ПРЕДНАЗНАЧЕННЫХ ДЛЯ ОБРАБОТКИ СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

(в соответствии «Инструкцией по режиму секретности в РФ»

1. Расположение помещения:

запрещается расположение помещений на первом и последнем этаже здания и в угловых комнатах;

2. Требования к входной двери:

металлическая входная дверь или обитая жестью;

наличие двух экземпляров ключей с тубусами для них;

входная и вызывная сигнализация со световой индикацией открытия двери;

3. Требования к помещению:

наличие сигнализации (пожарной, охранной);

наличие входной ширмы исключающей обзор помещения из коридора;

соответствие санитарным нормам;

наличие на окнах решеток.

разработанная документация определяющая порядок работы лаборатории и допуска

5. Дополнительные требования (для организации лабораторных мест)

возможность прокладки антенно-фидерных и телефонных коммуникаций;

возможность подключения к компьютерной сети

Порядок оформления документов следующий:

Составляется письмо на проведение проверочных мероприятий на сотрудника который будет заниматься конфиденциальными документами. Приложение №.1

Делается запрос о наличии иностранных организаций на территории города. Приложение №.3

Оформляются данные по уровню подготовки кадров, обеспечивающих защиту информации на объектах информатизации. Приложение №.4

Заказываются печати и штампы с указанием наименования организации и режимного подразделения согласно образцов. Приложение №.5

Составляется инструкция специалисту по защите информации _____________ о порядке приема – сдачи под охрану помещения секретного отделения, оснащенного охранной сигнализацией.

Согласовывается и утверждается в органах ФСБ номенклатура должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям в ООО __________. Приложение №.7

Утверждается список лиц допущенных в РСО. Приложение №.8

Утверждается список комнат, в которых в нерабочие время разрешается хранить секретные документы. Приложение №.9

Утверждается перечень лиц, допущенных к получению ключей и вскрытию режимных помещений и хранилищ, сдающих под охрану помещения службе безопасности университета. Приложение №.10.

Составляется план эвакуации секретных документов Приложение №.11.

ФСБ России по _____________

Прошу Вас провести проверочные мероприятия на _______Ф.И.О ___________ оформляемого на должность специалиста по защите информации, и дать заключение о ее допуске к государственной тайне по третьей форме.

Анкета, на 1 лист. несекретно.

Списки на оформляемого и его близких родственников, на 1 лист. несекретно.

Учетная карточка на допуск. на 1 листе, несекретно.

Список лиц подлежащих допуску к секретным сведениям. на 1 листе, несекретно.

Всё приложение только адресату.

Перечень документов на объект информатизации

ФСБ России по _______________

_____________ /название орг./, в соответствии с действующими нормативными документами по защите информации, составляющей государственную тайну, проводит мероприятия по категорированию объектов информатизации.

В связи с этим, просим Вас предоставить перечень и адреса постоянных представительств иностранных государств, обладающих правом экстерриториальности, (и имеющих стационарные средства разведки ПЭМИН) расположенных на территории города N, либо сообщить об отсутствии таковых.

Директор ООО ________

специалисту по защите информации ООО «Импульс» о порядке приема – сдачи под охрану помещения секретного отделения, оснащенного охранной сигнализацией

1. По окончании рабочего дня, специалист по защите информации осматривает помещение, проверяет закрыты ли окна, выключены ли электроприборы, убеждается в закрытии и опечатывании всех сейфов (шкафов), выключает освещение, закрывает и опечатывает входную дверь помещения секретного отделения (комната № 1).

2. Ключи от аудитории в тубусе, опечатанном печатью № 491 и помещение секретного отделения, специалист по защите информации сдает под охрану дежурному смены охраны ООО «Импульс» под роспись в журнале приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и их ключей от них.

3. Помещение секретного отделения оборудовано электротехнической сигнализацией с выводом на пульт охраны. Исправность электротехнической сигнализации проверяется специалистом по защите информации ООО «Импульс» в конце рабочего дня перед приемом под охрану. Сигнализация проверяется путем открытия двери на ширину, позволяющую пройти человеку. При обнаружении неисправности сигнализации принимаются меры к ее устранению.

4. Специалист по защите информации ООО «Импульс» при приеме под охрану помещения секретного отделения (аудитории № 1), проверяет правильность опечатывания входной двери, соответствие оттиска печати номеру, указанному в наклеенной табличке на тубусе, включает охранную сигнализацию на пульте.

После проверки правильности опечатывания и работоспособности охранной сигнализации, специалист по защите информации ООО «Импульс» в журнале приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и их ключей от них проставляет время сдачи, делает отметку об исправности сигнализации и ставит роспись о приеме помещения (комнаты № 1) и тубуса под охрану.

5. Помещение секретного отделения (помещение № 1) вскрывается специалистом по защите информации. При этом проверяется целостность оттиска печати и исправность замков входной двери. Затем открывается входная дверь; в этот момент на пульте охранной сигнализации звенит звонок и загорается сигнальная лампа о вскрытии помещения № 1.

После проверки целостности оттиска печати и замков входной двери помещения, срабатывания сигнализации, специалист по защите информации делает запись о получении ключей в опечатанном тубусе и о вскрытии помещения, расписывается в журнале приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и их ключей у дежурного смены охраны ООО «Импульс».

6. В выходные и праздничные дни опечатанный тубус с ключами от помещения № 1 передается очередному дежурному смены охраны по журналу приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и их ключей от них.

Инструкция о секретном делопроизводстве

4 октября 1993 г.

В целях установления единого порядка ведения секретного делопроизводства, утвердить Инструкцию по ведению секретного делопроизводства в государственных органах, министерствах, ведомствах, предприятиях и учреждениях Чеченской Республики.

Президент Чеченской Республики Д. Дудаев

от 04 октября 1993 года № 62

ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, МИНИСТЕРСТВАХ, ВЕДОМСТВАХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

1. Под секретным делопроизводством в настоящей инструкции понимается деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с секретными и совершенно секретными документами.

Секретное делопроизводство должно содействовать эффективности управления, обеспечить прохождение и контроль за исполнением документов, отвечать требованиям режима секретности.

2. Лица, зачисленные на работу, допускаются к работе с секретными документами только после получения допуска службы СНБ ЧР и проверки знания настоящей инструкции.

ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ, РАБОТАЮЩИХ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

3. Сотрудники, работающие с секретными документами, несут персональную ответственность за их хранения, а также за сохранность секретов, доверенных или ставших известными им по работе или иным путем.

а) знать и неукоснительно выполнять требования настоящей инструкции;

б) быть бдительными, решительно пресекать действия других лиц, могущих привести к разглашению секретных сведений или к утрате секретных документов, и незамедлительно информировать об этом соответствующих руководителей;

в) обеспечить надежное хранение секретных документов, своевременно сдавать в соответствующий отдел или уничтожать в установленном порядке те из них, надобность в которых миновала;

г) своевременно регистрировать, исполнять и приобщать к делам секретные документы, принимать и передавать их только под расписку;

д) готовить документы в порядке, установленном настоящей инструкцией;

е) при обнаружении недостачи (утраты) секретных документов, ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей, неучтенных секретных документов, а также выявлении утечки информации немедленно сообщать об этом своему начальнику;

ж) по требованию прямых начальников давать устные или предоставлять письменные разъяснения по фактам нарушения правил обращения с секретными документами;

з) при временном убытии (в т.ч. в отпуск) проверять наличие числящихся за ними секретных документов. Документы, которые подлежат исполнению или могут потребоваться в работе, передавать в общий отдел или по указанию начальника другому сотруднику.

4. Сотрудникам, работающим с секретными документами, запрещается:

а) сообщать кому-либо, в т.ч. другим сотрудникам, родственникам секретные сведения, ставшие им известными по работе, а также вести разговоры на служебные темы в присутствии посторонних лиц;

б) выносить без служебной необходимости и разрешения непосредственного начальника секретные документы из расположения учреждения;

в) знакомиться с секретными документами по вопросам, не имеющим прямого отношения к выполняемым служебным обязанностям;

г) составлять секретные документы вне служебных помещений;

д) передавать и принимать документы без расписки;

ж) уничтожать документы без оформления в установленном порядке.

ПОДГОТОВКА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТЕПЕНИ СЕКРЕТНОСТИ СВЕДЕНИЙ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В ДОКУМЕНТАХ

5. Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются.

В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

6. Степень секретности сведений определяется исполнителем и руководителем, подписывающим документ.

7. Гриф секретности делам, журналам, картотекам учета, выпискам из секретных документов присваивается в зависимости от степени секретности содержащихся в них сведений.

8. В случае неправильного присвоения грифа секретности документу непосредственный руководитель обязан привести его в соответствие с действительной степенью секретности сведений, содержащихся в документе. При этом он на документе делает отметку об изменении грифа и заверяет своей подписью.

ПОДГОТОВКА СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНЫХ И СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Совершенно секретные и секретные документы составляются только по вопросам, требующим документального оформления.

Сопроводительные письма должны составляться только к документам, требующим дополнительных указаний и пояснений.

9. Проекты (черновики) совершенно секретных документов составляются в учтенных блокнотах с отрывными листами или на отрывных учтенных листах.

10. В черновиках документов, передаваемых для печатания в машбюро (секретариат) запрещается указывать сведения, расшифровывающие сводные данные о деятельности и объекты их заинтересованности. При необходимости такие сведения вписываются в проекты документов исполнителями после того, как они будут отпечатаны.

11. На наиболее важных документах, с содержанием которых необходимо ознакомить строго ограниченный круг лиц, и документах, подлежащих направлению (передаче) лично адресатам, проставляются ограничительные пометки «лично», «только лично».

12. Исходящие документы составляются, как правило, в двух экземплярах, а внутреннего обращения – в одном.

13. Каждый вид документы должен иметь установленный комплект реквизитов, как-то: наименование органа, название вида документа, номер экземпляра, адрес, ссылку на номер и дату поступившего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф секретности, утверждения, согласования, пометки: о наличии приложения, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, ограничительные, о срочности и способе доставки и визы.

14. Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим двоякого толкования.

15. Документы с ограничительными пометками «лично», «только лично» направляются с указанием должности или фамилии и инициалов. Документ, как правило, направляется не более, чем в четыре адреса, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

16. При наличии к документу приложений в реквизите «Приложение» указываются наименования каждого из них, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество листов и грифы секретности.

17. Документы подписываются (утверждаются) руководителями в пределах своей компетенции, а также исполнителями, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы их полномочий.

18. Проекты документов по вопросам, затрагивающим интересы других ведомств, подлежат согласованию с ними, которое оформляется грифом согласования или визой. Гриф согласования включает в себя следующее: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым проект документа согласовывается, дату согласования.

Замечания или дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. Об этом делается пометка на проекте документа «Замечания прилагаются» с проставлением подписи визирующего, его фамилии, даты.

19. Копии подготовленного документа после подписания подлинника заверяются проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной надписи «Верно», наименования должности заверившего, его подписи (ФИ) и даты заверения.

20. В подписанные (утвержденные) документы вносить исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего их, запрещается. Внесенные изменения заверяются подписью лица, подписавшего документ.

21. На всех экземплярах документов (копий, выписок) на оборотной стороне последующего листа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

22. На документе, требовавшем исполнения и определения в дело, отражаются краткие сведения об исполнении и проставляется отметка «В дело №__», заверенная подписью прямого начальника исполнителя.

23. Печатание производится в изолированных помещениях. Прием и выдача документов производится через спецокно или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам машинисток.

Лицу, производящему печатание, запрещается знакомить с содержанием печатаемых документов других лиц, не имеющих отношения к этим документам. Для выяснения непонятного текста печатающее лицо должно обратиться к исполнителям документов, а в их отсутствие – к их начальникам.

24. По окончании работы все документы, черновые материалы, бланки и формы регистрации хранятся в опечатанном металлическом шкафу.

25. На черновике документа, подлежащем печатанию, исполнитель указывает свою фамилию, наименование отдела, номер служебного телефона, количество требуемых экземпляров.

Черновики совершенно секретных и секретных документов, отдельные листы секретных и секретных документов, подлежащие перепечатыванию, исполнители передают машинистке, в общий отдел под расписку в регистрационных формах.

26. При журнальной форме регистрации документы и черновики из общего отдела или машбюро передаются непосредственно исполнителям под расписку в графе 3 журнала формы 3.

27. Листы совершенно секретных и секретных документов, с которых производилось перепечатывание, возвращаются исполнителям в надорванном виде для последующего уничтожения.

На документах, из которых произведены выписки, кроме того, указывается, какой текст (пункт, абзац) содержит выписки.

На каждом отпечатанном экземпляре документа в левом верхнем углу его первой страницы машинистка проставляет свои инициалы и количество отпечатанных экземпляров.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАЗМНОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НА КОПИРОВАЛЬНЫХ МНОЖИТЕЛЬНЫХ АППАРАТАХ И В ТИПОГРАФИЯХ

28. На размножение документы передаются только зарегистрированными и оформленными в установленном порядке.

На каждый документ, подлежащий размножению, оформляется заказ формы 18 или 18а, который подписывается руководством и передается лично исполнителем под расписку.

Изготовление копии или выписки вместе с подлинником передаются в общий отдел или исполнителю под расписку в журнале формы 15.

ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

29. Прием и передача секретных документов на всех этапах их прохождения осуществляется только под расписку, а от одного сотрудника к другому – по реестру формы 25, который указывается в журнале формы 13.

30. Принимая документы, сотрудник обязан убедиться в правильности их оформления, сверить регистрационные номера, номера экземпляров, их количество и в присутствии сдающего лица расписаться за каждый документ с проставлением даты получения.

31. Передача документов в другие отделы производится только через общий отдел (секретариат).

ПРИ ПЕРЕМЕЩЕНИИ, УБЫТИИ СОТРУДНИКОВ

32. При смене лица, ведущего секретное делопроизводство на отдельном участке работы, специально назначенная комиссия проверяет наличие документов на участке работы, и результаты оформляет актом, который приобщается к акту приема-сдачи.

Документы, числящиеся лично за этими лицами, передаются вновь назначенным под расписку в регистрационных формах.

ПРИЕМ И ВСКРЫТИЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

33. Поступающая в рабочее время корреспонденция принимается общим отделом (секретариатом). Оттуда она передается в соответствующие отделы под расписку в журнале формы 26 или в реестрах формы 27.

В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным, который записывает ее в журнал приема и сдачи пакетов (документов) формы 26 и под расписку в этом журнале, не вскрывая, сдает в общий отдел (секретариат).

О поступлении срочных пакетов и телеграмм дежурный немедленно докладывает соответствующему руководителю и действует согласно его указаниям.

Сдавать и принимать корреспонденцию лицам, не имеющим на это соответствующих полномочий, запрещается.

34. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, обязан тщательно проверить правильность адреса, целостность упаковки, печатей, сверить номера пакетов с номерами, указанными в реестре. В случае повреждения упаковки или расхождения в наименовании отправителя, пакет принимается с составлением акта, который подписывается лицом, доставившим пакет, и сотрудником, принимающим его, о чем в реестре (журнале) делается соответствующая запись.

Акт и упаковка направляются в орган, доставивший пакет, или отправителю корреспонденции для принятия соответствующих мер.

35. Пакеты с ограничительной пометкой «лично» вскрываются лично адресатом.

РЕГИСТРАЦИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Регистрации подлежат все поступившие (входящие) документы и подготовленные (исходящие и внутренние) секретные документы.

До регистрации секретных документов передача их на доклад, подпись, ознакомление и исполнение запрещается.

Поступившие документы регистрируются в день их получения, при этом на документе проставляется регистрационный номер и указывается дата регистрации.

Полностью перепечатанные документы регистрируются за новыми номерами.

36. При регистрации поступившего документа на первой странице (с правой стороны нижнего поля) проставляется штамп, в оттиске которого указывается наименование органа, входящий номер, присваиваемый поступившему документу, дата регистрации.

На приложении к поступившему документу проставляется штамп «Приложение к вх. №___ от «__» __________19__г.», регистрационный номер, дата.

37. На исходящих документах регистрационный номер и дата подписи проставляются в угловом штампе, а при отсутствии штампа – на их внутренних документах, ниже реквизита «подпись».

38. Поступившие документы с грифом «лично» регистрируются без вскрытия пакетов, номера проставляются, в графе «краткое содержание документа» указывается «пакет с пометкой «лично», а краткое содержание производится со слов лица, вскрывшего пакет. Лицо, вскрывшее пакет, обязано перенести вх. номер и дату регистрации с пакета на документ.

39. В регистрационных формах отражаются полные данные о движении документа с момента его поступления (подготовки) до приобщения в дело, направления адресату или уничтожения. Отметки о местонахождении документа должны содержать ссылки:

а) при приобщении в дело дела (с кратким указанием его вида), тома и листов;

б) при направлении адресату – на номер сопроводительного письма или реестра и дату;

в) при уничтожении – на номер и дату акта.

ФОРМЫ И ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

40. Регистрация осуществляется в форме журналов контрольно-номерного учета на поступившие и подготовленные документы, которые ведутся раздельно. Документы регистрируются раздельно или вместе в журнале формы 3. Вручение исполнителям отпечатанных документов и возврат черновиков производится работником общего отдела (секретариата) под расписку в графе 11 журнала формы 3.

41. За оставленные у себя при докладе документы руководитель расписывается в реестре формы 25. По возвращении документов расписка руководителя в реестре гасится подписью сотрудника, получившего документы.

42. Контроль за прохождением документов с момента их регистрации до завершения исполнения (подшивки в дело, уничтожения, направления адресатам) осуществляется сотрудниками общего отдела (секретариата) путем периодической сверки их наличия с учтенными данными.

(ПРИКАЗЫ, УКАЗАНИЯ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ)

43. Учет и хранение приказов ведется централизованно в общем отделе. Приказы по линиям работы отделов могут храниться у руководителей отделов.

44. Приказы регистрируются в журнале формы 6, которые заводятся каждый год.

Приказы регистрируются по следующим отделам: совершенно секретные, секретные, несекретные, указания, инструкции, положения. Регистрация приказов ежегодно начинается с первого номера.

На каждом экземпляре поступившего приказа и выписок из него (на обложке или первом листе) проставляется порядковый регистрационный номер по журналу.

45. При регистрации приказов проставляются индексы, обозначающие их вид и степень секретности, а на совершенно секретных приказах перед регистрационным номером проставляется индекс «00», на секретных «0», например: № 00381, № 0800.

На совершенно секретных, секретных указаниях, утвержденных путем проставления на них грифа утверждения, после регистрационного номера указываются индексы «СС» и «С». Например, № 5сс, № 11с.

46. Передача приказов для размножения производится под расписку в реестре формы 25. На оборотной стороне последнего листа подлинника приказа проставляется отметка о том, когда и сколько изготовлено копий или выписок. Эти данные затем заносятся в журнал формы 6 отдельной строкой.

47. Приказы (выписки из приказов) рассылаются с сопроводительными письмами, в которых указываются номера направляемых документов, их экземпляров и приложений к ним.

В регистрационных номерах сопроводительных писем через дробную черту указывается с нарастанием в течение года (начиная с первого номера) порядковый номер письма отдельно по каждому адресату. Например: 35/1, 36/2, 40/3 и т. д.

Сопроводительное письмо регистрируется в общем отделе как входящий документ.

Совершенно секретные приказы в конце рабочего дня возвращаются в места постоянного их хранения.

Утратившие силу приказы, лишние экземпляры периодически сверяются с учетами и уничтожаются в установленном порядке, если не подлежат к сдаче в архив.

Журналы регистрации приказов сдаются в архив после того, как все зарегистрированные в них приказы возвращены, определены в дела или уничтожены.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ РАБОЧИЕ ТЕТРАДИ, БЛОКНОТЫ, УЧТЕННЫЕ ЛИСТЫ

51. Для составления проектов документов исполнительного характера исполнителю выдаются учтенные специальные тетради или блокноты с отрывными листами, а также учтенные листы бумаги.

Для служебных записей выдаются учтенные рабочие тетради.

Регистрация тетрадей, блокнотов, отдельных листов осуществляется в журнале формы 13.

Тетради, блокноты, отдельные листы нумеруются, их количество заверяется подписью лица, ответственного за учет.

На обложке указывается гриф секретности, регистрационный номер, фамилия и инициалы лица, которому они выдаются.

УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Архивные и законченные производством дела, журналы и картотеки уничтожаются после заключения экспертной комиссии и получения разрешения руководства.

Уничтожение производится комиссией в составе не менее 3-х человек из числа лиц, допущенных к работе с соответствующей категорией уничтожаемых документов, и оформляется актом (формы 28, 28а, 30). Непосредственно перед уничтожением комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт, сверяет их наименования, регистрационные номера и даты, номера экземпляров, количество листов с записями в акте.

Документы, как правило, уничтожаются на бумагоперерабатывающих машинах или путем сожжения. Уничтожение удостоверяется отметкой в акте: когда, каким путем уничтожены документы и подписями всех членов комиссии.

В регистрационных формах сотрудником, осуществляющим учет документов, производятся отметки об их уничтожении со ссылкой на номер акта и дату.

56. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями. Наличие документов в деле перед уничтожением сверяется с внутренней описью.

В случае изъятия из уничтожаемого дела отдельных документов в акте указывается, какие документы, их регистрационный номер, даты, номера экземпляров, количество листов, а также номера дел, в которые эти документы приобщены.

ПРОВЕРКА СОСТОЯНИЯ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И НАЛИЧИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Проверка секретного делопроизводства проводится комиссией или одним лицом, назначенным руководителем, в присутствии начальника секретного отдела.

Лица, осуществляющие проверку, имеют право знакомиться с документами, регистрационными формами, требовать разъяснения по всем вопросам, входящим в их компетенцию.

О нарушениях в секретном делопроизводстве немедленно информируется руководитель.

По результатам проверки составляется акт проверки состояния секретного делопроизводства. Акт регистрируется в секретном делопроизводстве, где осуществлялась проверка, и утверждается руководителем.

59. Начальники обязаны не реже одного раза в 6 месяцев проверять у подчиненных состояние секретных документов.

Ответственность за разглашение секретных сведений, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушения режима секретности несут непосредственные виновные лица, а также руководители.

60. За разглашение сведений, составляющих государственную или служебную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушении режима секретности виновные лица привлекаются к уголовной или дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

61. О фактах разглашения секретных сведений, утраты документов, содержащих такие сведения, руководитель ставит в известность компетентные органы и своим приказом назначает служебное расследование.

Did you enjoy this post? Why not leave a comment below and continue the conversation, or subscribe to my feed and get articles like this delivered automatically to your feed reader.