Приказ на замещение на время отпуска - бланк и образец

Приказ на замещение на время отпуска- образец этого документа потребуется при возложении обязанностей временно отсутствующего отпускника на другого сотрудника. Разобраться с тонкостями такого оформления поможет наш материал.

Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.

Важно! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), административным (ст. 128).

Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.

Про оформление «отпускного» приказа читайте в материале«Унифицированная форма № Т-60 - бланк и образец».

Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженера– технолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.

Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.

Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу. Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника. Об оформлении такого документа расскажем в следующем разделе.

Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).

Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.

Об объеме и видах внутренних кадровых документов см. материал«Что относится к обязательной кадровой документации?».

В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:

• причину, вызвавшую необходимость замещения;
• данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего;
• сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу;
• уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению;
• обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица;
• подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями.

Для облегчения процесса оформления приказа на замещение можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте.

Заполненный образец приказа также смотрите на нашем сайте.

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет законодательно установленной формы и составляется в произвольной виде.

Помимо обязательных реквизитов любого внутрифирменного документа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности сотрудника.

Завершают оформление приказа подписи руководителя и работника.

Пример приказа о возложении обязанностей

ПРИКАЗ № ____
г. Самара Дата

О возложении обязанностей
временно отсутствующего работника

В связи с нахождением бухгалтера по зарплате Сидоровой Т.И. в отпуске в период с 02.08.2010г. по 29.08.2010г. и на основании дополнительного соглашения № 1 к трудовому договору № 157 от 01.10.2009г. с Тимофеевой О.Н.

Возложить временное исполнение обязанностей бухгалтера по зарплате на старшего бухгалтера Тимофееву О.Н. без освобождения от основной работы.

Ознакомить старшего бухгалтера Тимофееву О.Н. с должностной инструкцией бухгалтера по зарплате под роспись.

Установить старшему бухгалтеру Тимофеевой О.Н. доплату за исполнение обязанностей отсутствующей работницы в размере 25% от ежемесячного оклада по занимаемой должности.

Ознакомить с настоящим приказом главного бухгалтера Акимову Т.В. старшего бухгалтера Тимофееву О.Н. руководителя отдела кадров Сидорову Т.Н.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Акимову Т.В.

Генеральный директор И.И. Иванов

Приказ о возложении обязанностей

Причины временного отсутствия работника могут быть разные: уважительные и неуважительные, санкционированные и несанкционированные. Но только отсутствие по уважительным причинам и санкционированное работодателем гарантирует работнику сохранение за ним места работы или должности. К таковым Трудовой кодекс РФ относит:

• командировку;
• отпуск;
• временную нетрудоспособность;
• исполнение государственных или общественных обязанностей (в случае, если в соответствии с федеральным законом эти обязанности должны исполняться в рабочее время);
• повышение квалификации;
• участие в коллективных переговорах, подготовке проекта коллективного договора, соглашения;
• участие в разрешении коллективного трудового спора (в отношении членов примирительной комиссии, трудовых арбитров);
• прохождение медицинского осмотра (обследования).

В каждом из перечисленных случаев работник с разрешения или ведома работодателя отсутствует на рабочем месте. Время отсутствия в каждом конкретном случае определяется по нормам трудового законодательства или по решению работодателя и в значительной степени влияет на выбор способа замены.

Для того, чтобы обязанности по должности временно отсутствующего работника выполнялись, работодатель вправе прибегнуть как к собственным ресурсам (работникам организации), так и обратиться к внешним источникам и найти замену на стороне.

Обеспечить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника можно тремя основными способами:

1) временным переводом работника организации на должность отсутствующего работника;

2) возложением на работника организации обязанностей временно отсутствующего без освобождения от основной работы;

3) заключением срочного трудового договора, для замены временно отсутствующего работника.

Выбор способа зависит от времени отсутствия работника, должности, которую он занимает, а также от ресурсов организации (человеческих и материальных).

Приказ о возложении обязанностей

Упростите работу с документами!

Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов Узнать больше >>

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Класс365

Причины, объясняющие отсутствие работника на рабочем месте, могут быть уважительными и неуважительными. Однако ни в одном из законодательных актов нет чёткого перечня причин учтивых или неучтивых. Следовательно, исходя из здравого разума, и не ущемляя права человека, к уважительным причинам можно отнести следующие: командирование, отпуск, временная нетрудоспособность, прохождение медосмотра, повышение квалификации, исполнение государственных или общественных поручений. Поэтому, при возникновении уважительной причины отсутствия сотрудника, руководитель предприятия имеет право с целью выполнения работы отсутствующего сотрудника издать приказ, гласящий о временном возложении обязанностей, исполняемых отлучённым сотрудником на другое должностное лицо.

Узнайте, как автоматически заполнять документы >>

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Специальная программа для малого бизнеса

Класс365 - онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами
  
• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS
• Отчеты в один клик

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника может быть обеспечено такими манипуляциями:

1) заключение спешного трудового договора для замены сотрудника;
2) временный перевод сотрудника предприятия на должность отсутствующего;
3) нагрузка обязанностями отсутствующего работника без освобождения от основного места работы подменного работника.

Создание такого приказа является достаточно трудоёмким процессом. Поэтому, когда составляется приказ о возложении обязанностей, следует придерживаться некоторых правил. Первое, это получение руководителем письменного соглашения сотрудника. Для этого необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет указано срок, условия и обязанности временного возложения обязанностей. Но, если должностные обязанности за время отсутствия основного работника не изменятся, то составление дополнительного соглашения не имеет смысла.

Второе, это непосредственное написание приказа с указанием должности, срока пребывания на ней и условий оплаты. Необходимо включить фразу о том, что работник ознакомлен с должностными обязанностями. Информирование об обязанностях должно быть заверено подписью в специальном журнале.

Далее, в случае исполнения обязанностей без отрыва от основного места работы, в приказе необходимо указать размер доплаты за выполняемую работу. После указания всех необходимых данный в приказе, ему нужно присвоить порядковый номер, занести в книгу регистрации приказов. Скрепить подписью и печатью. Сотрудник, временно заменяющий отсутствующее должностное лицо, должен ознакомиться с данным приказом и расписаться об информировании в специальном журнале. После этого копия приказа передаётся в бухгалтерию для осуществления расчётов по поводу доплат (или оплаты) за выполненную работу.

Приказ о замещении на время больничного: образец

СЗВ-М на единственного учредителя сдавать не нужно

Если компания не ведет хозяйственную деятельность, не имеет наемных работников, а с единственным учредителем, исполняющим обязанности руководителя, не заключен трудовой договор или ГПД, такая организация не обязана сдавать СЗВ-М.

Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился

На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций.

6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы

Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ. На некоторые из них налоговики уже отвечали ранее, но есть и несколько свежих разъяснений.

6-НДФЛ: как отразить выплату премий

Работодатель, выплачивающий своим работникам помимо зарплаты еще и премии, должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с премиальных сумм. Как правильно заполнить 6-НДФЛ по этим операциям, разъяснила Налоговая служба.

Больничный в 6-НДФЛ: новые разъяснения

Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде, а выплачено в другом, отражать такой переходящий больничный нужно в периоде выплаты.

Бухгалтер-кассир в отпуске: как передать его функции другому сотруднику

В случае, когда в компании временно отсутствует бухгалтер-кассир, его обязанности может исполнять другой работник бухгалтерии в порядке совмещения. Минтруд напомнил, как правильно это оформить.

Страховые взносы - 2017: новые формы отчетности уже разработаны

С 01.01.2017 года взносами на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование будет заниматься ФНС. В руках соцстраха останутся только взносы «на травматизм». В связи с этим налоговики и ФСС уже разработали новые формы расчетов.

Актуально на: 9 февраля 2016 г.

Если сотрудник заболел, а его работа не терпит простоя, то работодателю имеет смысл привлечь к этой работе другого сотрудника. Тогда может быть оформлено (ст. 60.2. 72.2 ТК РФ ):

— либо замещение (временный перевод);

В этом случае сотрудник, замещающий больного, на время забывает о своих трудовых обязанностях и выполняет исключительно работу заболевшего коллеги. Зарплата «заместителю» выплачивается в соответствии с выполняемой работой.

Важно знать, что нельзя заставить сотрудника работать за кого-то, если он не хочет. Т.е. замещение оформляется только с согласия работника. Для этого заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Никакие записи в трудовую книжку при этом не вносятся.

Вы вправе разработать собственную форму приказа о замещении, но можете воспользоваться уже существующими унифицированными формами: Т-5 или Т-5а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 ).

Образец заполнения унифицированной формы Т-5 при замещении на время больничного можно посмотреть здесь .

Это не надо делать, если в трудовом договоре работника прямо прописано, что на время отсутствия другого работника (допустим, из-за болезни) он его замещает. Например, если у руководителя есть заместитель, то при болезни первого приказ о возложении обязанностей руководителя на его зама не оформляется.

Совмещение предполагает, что сотрудник помимо своей работы в течение рабочего дня исполняет еще и обязанности сотрудника, находящегося на больничном. За совмещение работнику к его основной зарплате доплачивается сумма, размер которой определяется на основании соглашения между работником и работодателем.

Так же, как и при замещении, с работником заключается допсоглашение к трудовому договору, а в трудовой книжке ничего не отмечается.

Приказ о совмещении может выглядеть следующим образом:

Возложение обязанностей на время отпуска (образец приказа) - на время декретного отпуска

Для всех работников рано или поздно наступает время отпуска. Согласно занимаемым должностям и ставкам у каждого работника имеется свой круг обязанностей. Во время выхода в отпуск того или иного работника начальник подбирает временного заместителя на это рабочее место с несением соответствующих обязанностей.

Возложение обязанностей на время отпуска фиксируется в приказе. В этом документе указывается конкретный перечень должностных обязанностей; период, во время которого заместитель будет выполнять обязанности и инструкции; номер приказа, число его подписания; подпись и печать директора предприятия. Этому должно предшествовать предварительное сообщение замещающему работнику об исполнении им обязанностей, получено его согласие, позже заверенное письменно.

Важным моментом является несомненное соответствие образования, квалификации, практических навыков заместителя предлагаемым новым обязанностям данного работника. К примеру, во время отпуска начальника организации его обязанности переходят к его заместителю. Таким образом, составление приказа о временном замещении должности соответствует нормам Трудового законодательства. Возложение обязанностей на заместителя может осуществляться несколькими путями. Чаще всего, применяется временный перевод. Работник, на которого возлагаются новые временные обязанности, оформляется (переводится) на его место. Перевод предусматривает новые трудовые функции, иногда осуществляемые в другом отделе. Иногда такой перевод, оформляемый на определенный период, назначают независимо от желания работника, речь идет об экстренной производственной необходимости.

Другим способом возложения обязанностей на другого работника является совмещение. Совмещение используется при выходе человека в административный отпуск, а чаще – в декрет.

Совмещение сопровождается повышением числа обязанностей, охватывается большая часть области обслуживания, увеличивается заработная плата.

Образцом возложения обязанностей на время отпуска может стать приказ о совмещении. При совмещении оформляется приказ, в котором очерчиваются временные рамки, когда необходимо приступить к выполнению обязанностей другого работника. Обязательно указывается, что работник не освобождается от своих непосредственных обязанностей, то есть совмещает два участка работы. Соответственно, ему назначается и увеличение заработной платы. В приказе коротко обозначается круг обязанностей. Виды заявлений можно скачать на нашем сайте.

Согласно приказу о выходе в декретный отпуск работницы она перестает выполнять свои непосредственные трудовые обязанности в течение до и после родового периода. Приказ составляется на базе больничного листа сотрудницы. Такой лист нетрудоспособности заверяют обычно роддомы, либо женские консультации. Обычно этот период охватывает около 4 месяцев – 140 дней. В некоторых случаях, при определенных родовых осложнениях он продлевается. Если на место этой женщины принимают другую работницу, составляется трудовой договор, излагающий все необходимые условия.

Женщина, уходящая в декретный отпуск, только приблизительно знает, когда она сможет выйти на работу после него. Могут возникнуть различные обстоятельства, когда нужно будет выйти раньше времени, потом вновь уйти в декрет, либо продлить период декрета после его завершения. Исходя из этих особенностей, в трудовом договоре не могут быть оговорены конкретные числа. Нельзя же уволить срочным образом работника, заменяющего женщину — декретницу, если та выйдет раньше времени на работу?

Обычно в таком договоре используется формулировка «на период отсутствия работника, находящегося в декретном отпуске». От сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, не зависит форма приказа, по которой принимается новый работник. Тот может иметь основное рабочее место, и тогда регистрируется совместительство. При его отсутствии – заключается трудовой договор. Таким образом, совместительство, либо срочный трудовой договор являются основными образцами возложения обязанностей на время декретного отпуска.

По трудовому законодательству, согласно ст. 59 п.1. срочный трудовой договор оформляется с согласия работника, либо по назначению начальника с целью замещения ушедшей в декрет сотрудницы, за которой обязательно сохраняется рабочее место.

В любом случае, согласно такому приказу, работник принимается на место беременной женщины, временно, на какой-либо период. По сути, форма соглашения особого значения не имеет. Чаще используется трудовой договор, имеющий заведомо временный период, позволяющий также сохранять и место работы работницы, ушедшей в декрет.

Таким образом, декретный отпуск относится к уважительной, санкционированной причине временного отсутствия на работе. Во время этого периода для замещения такой работницы назначается другой человек, который официально оформляется соответствующим приказом согласно трудовому законодательству и в связи со сложившимися обстоятельствами на местах.

О том, как оформить личное дело сотрудником и прочие документы расскажут в видео-инструкции.

Как оформить возложение обязанностей временно отсутствующего работника

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2008
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы, Временный перевод на другую работу, Обязательные и дополнительные условия
Рубрика: Заполняем без ошибок

На практике очень часто возникает необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. При этом нередко применяется издание приказов с формулировками: «возложить обязанности» или «назначить исполняющим обязанности», а к замещаемой должности делается приписка «и. о.». Такую практику нельзя признать соответствующей законодательству

Трудовое законодательство предусматривает три формы исполнения трудовой функции по другой должности при необходимости замещения временно отсутствующего работника.

1. Временный перевод на другую работу для замещения отсутствующего работника. Если такой перевод осуществляется по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 722 ТК РФ), то стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается трудовая функция, срок временного перевода, другие условия (см. приложение 1 ). Временный перевод на другую работу по соглашению сторон оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5 (см. приложение 2 ). По окончании срока перевода работнику должна быть предоставлена прежняя работа. Во избежание споров работодателю целесообразно издать приказ (в произвольной форме) об окончании срока временного перевода и о предоставлении прежней работы (см. приложение 3 ).

Работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца для замещения временно отсутствующего работника, если необходимость такого замещения возникла в связи с обстоятельствами, перечисленными в случаях, указанных в ч. 2 ст. 722 ТК РФ. Такой перевод оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5.

2. Если стороны решают вопрос об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то должен оформляться трудовой договор по совместительству на определенный срок (см. приложение 4 ). На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу по совместительству по унифицированной форме Т-1 (см. приложение 5 ).

3. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в пределах нормальной продолжительности рабочего времени, работнику может быть поручена дополнительная работа (ст. 602 ТК РФ). Вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительной работы решается по соглашению сторон трудового договора (см. приложение 6 ). Выполнение дополнительной работы устанавливается работодателем с согласия работника путем издания приказа в произвольной форме (см. приложение 7 ).

Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору о временном переводе работника на другую работу по соглашению сторон

Пример оформления приказа (распоряжения) о временном переводе работника на другую работу по соглашению сторон (форма № Т-5)

Пример оформления приказа о предоставлении работнику прежней работы по истечении срока перевода.

Пример оформления трудового договора о работе по совместительству (фрагмент)

Пример оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству

Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором

Пример оформления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором