Рейтинг: 4.0/5.0 (1930 проголосовавших)Категория: Инструкции
Я могу отправить своего работника в отпуск в любой день без предварительного согласования, и его работу выполнит другой. Новый сотрудник никого не отвлекает вопросами «как это делать?». Каждый знает, что он делает и как это необходимо делать для достижения заранее запланированного результата. Вы можете этим похвастаться?
Внедрение регламентации деятельности создает основу системы управления, делает бизнес более «прозрачным» и легко управляемым. Определены критерии оценки, что позволяет контролировать результаты работы. Но зачастую, регламентирование деятельности заканчивается формальностью — наличием должностных инструкций. Однако, для регулирования деятельности субъектов управления, каковыми являются ваши сотрудники, этого не достаточно.
Можно ли ограничиться только должностной инструкцией?
Теоретически — да, с практической точки зрения могу дать категорический ответ «нет». Давайте проанализируем источник возникновения проблем. А источник не в том, что сотрудник говорит вам, что это не его обязанности, так как они не прописаны в должностной инструкции, а в том, что в процессе выполнения той или иной операции допускаются ошибки. Предупредить совершение этих ошибок — задача рабочей инструкции.
Зачем нужны рабочие инструкции?
Подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов не дают возможности сотрудникам некачественно выполнять свои обязанности, но оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности.
Когда появляется первая необходимость в написании рабочих инструкций?
Когда появляется несогласованность действий, а она появляется, как только в компании начинают работать более трех сотрудников. После этого необходимо начинать формализацию бизнеса и прописывать взаимодействие.
У всех ли должны быть должностные и рабочие инструкции?
Такой документ, как должностная инструкция, должен быть у каждого, но это формальность. Это требование законодательства. Если вы строите систему, рабочие инструкции должны быть у всех, включая директора и управляющего, уборщицу и грузчика. (Как-то меня спросили и даже посмеялись, зачем, мол, рабочая инструкция для уборщицы. Зайдя в ближайший супермаркет, я продемонстрировал, как дополнительные службы портят общее впечатление: «Отойдите, вы что не видите, что я мою…»).
Рабочая инструкция должна быть у всех. Без прописанных правил работать невозможно.
Как производится контроль персонала?
Почему мы не всегда можем поставить во главе компании наемного менеджера? Мы не можем передать ему дела, даже когда бизнес налажен и он работает.
В чем принципиальное отличие должностных инструкций от рабочих инструкций?
Должностная инструкция говорит сотруднику о том, что именно он должен делать, рабочая инструкция о том, как он должен это делать. Даже без дополнительного анализа становится понятным абсолютное принципиальное отличие двух документов, один из которых существует исключительно формально, другой является работающим инструментом.
Как связаны между собой должностные и рабочие инструкции?
При подготовке любых документов важно обеспечить их четкую взаимосвязь. Все документы, с которыми работает сотрудник, занимающий ту или иную должность, связаны между собой так называемыми ссылками, что позволяет избежать отсутствия одной и той же информации во всех документах и облегчает поиск нужной информации.
В рабочие и должностные инструкции постоянно вносятся корректировки и изменения. Как обеспечить, чтобы у сотрудника всегда был документ, действующий в настоящий момент?
Это вопрос управления документооборотом и касается он не только должностных и рабочих инструкций. Документ должен иметь версию и дату выпуска. Изъятие и уничтожение документов, утративших силу, допустимо производить любым способом.
Как быть, если существует какая-либо должность, а сотрудник, ее занимающий, увольняется?
Отчасти рабочая инструкция и существует для того, чтобы в один момент передать полномочия от одного лица другому и происходит это не только при увольнении сотрудника, но и в случае временного отсутствия (отпуск, болезнь, учеба, командировка) и обязанности, выполняемые этим сотрудником, должны быть переданы другому лицу, причем, не столько функции, описанные в должностной инструкции, сколько порядок и правила их выполнения, отражаемые в рабочей инструкции.
Допускается временная передача выполнения определенного поручения. В таком случае рекомендуется осуществить распечатку конкретного пункта рабочей инструкции с указанием должности сотрудника, который будет временно выполнять эту функцию и срок полномочий по ее выполнению. Если срок не известен, указывается дата начала исполнения.
Как писать рабочие инструкции? Кто их пишет?
Рабочая инструкция — это некий свод правил, действуя в рамках которых, сотрудник в обязательном порядке получит положительный результат.
Рабочие инструкции, а точнее, их первичные версии, пишут сами сотрудники. Когда я прошу написать рабочую инструкцию, я прошу самого сотрудника написать ее для самого себя. Я делаю акцент на то, что у него имеется базовая должностная инструкция. В ней написано, что он должен делать. В рабочей инструкции сотрудник пишет то, как он должен это делать. Как он должен делать, чтобы добиться максимального эффекта.
Вторым этапом является корректировка сотрудником отдела персонала.
Какие проблемы возникают при написании?
Как бы вы ни объясняли, вам принесут вместо рабочих инструкций должностные. Я выявил, что не менее 50% сотрудников не поймут задания. Заставьте их записать, что все написанное ими должно отвечать на вопрос «Как делать?», а не «Что делать?»
Какой по объему и стилю написания должна быть рабочая инструкция?
Рабочая инструкция должна быть настолько удобной и простой, чтобы новый сотрудник в первый же день испытательного срока понял, что и как именно нужно делать. В принципе, это требование предъявляется и к другой документации.
Как персонал воспринимает рабочие инструкции?
Как только в вашей компании появятся первые версии рабочих инструкций, начнут возникать конфликты. Это все то же банальное сопротивление. Однако, помимо этого, найдутся сотрудники, которые будут объяснять невыполнение той или иной работы тем, что у них «это нигде не прописано».
Как наличие инструкций может повлиять на клиента?
Наши с вами клиенты зачастую хотят получить результат, собственно, из-за которого они и сотрудничают с вами, но с другой стороны, они горят желанием вмешиваться в вашу работу и контролировать ее. Предоставьте им такую возможность, тем более что это шаг в вашу пользу.
Так, предположим, при оказании услуг, вы можете оставить заказчику рабочую инструкцию вашего персонала. Совершенно понятно, что большинство ее попросту проигнорируют, кто-то прочитает мельком, кто-то изучит досконально, но результат будет одним и тем же — ваш клиент будет знать, что сотрудник вашей компании работает в соответствии с определенными требованиями, а, значит, заказчик получит требуемое качество.
Главная > Разъяснения > Финансовые вопросы > Вопрос. Можно ли применять должностные инструкции к работникам рабочих профессий, если четко не определено различие между должностными и рабочими инструкциями? Можно ли объединять понятия "должностная инструкция" и "рабочая инструкция" для поисковых целей в СПС? Можно ли применять термин "рабочая инструкция" для рабочих или следует использовать термины "производственная инструкция", "инструкция по профессии"? (Письмо Роструда от 24.11.2008 n 6234-ТЗ)
Вопрос. Можно ли применять должностные инструкции к работникам рабочих профессий, если четко не определено различие между должностными и рабочими инструкциями? Можно ли объединять понятия "должностная инструкция" и "рабочая инструкция" для поисковых целей в СПС? Можно ли применять термин "рабочая инструкция" для рабочих или следует использовать термины "производственная инструкция", "инструкция по профессии"? (Письмо Роструда от 24.11.2008 n 6234-ТЗ)Вопрос: Допустимо ли на практике применение должностных инструкций к работникам рабочих профессий, так как законодательно четко не определено, в чем различие между должностными и рабочими инструкциями? Допустимо ли объединение понятий "должностная инструкция" и "рабочая инструкция" для информационно-поисковых целей в справочно-правовой системе? Допустимо ли применять термин "рабочая инструкция" для рабочих или следует использовать термины "производственная инструкция", "инструкция по профессии"?
Ответ:
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
ПИСЬМО
от 24 ноября 2008 г. N 6234-ТЗ
В Федеральной службе по труду и занятости рассмотрено обращение, сообщаем следующее.
В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержится упоминания о должностных инструкциях. Вместе с тем они относится к документам, содержанием которых являются не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, выполняемой работе.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Если в трудовом договоре, как правило, указывается только трудовая функция работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в должностной инструкции в разделе "Должностные обязанности" трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.
При этом должностная инструкция по должностям, включенным в соответствующие квалификационные справочники, разрабатывается на основе квалификационных характеристик, указанных в этих справочниках.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.
Квалификационные характеристики, включенные в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.
Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов - должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.
Поскольку квалификационные характеристики распространяются на работников предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.
Таким образом, понятие "должностная инструкция" характерно для определения содержания выполняемой трудовой функции работника, замещающего определенную должность.
Что же касается работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, то для определения содержания выполняемой трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям, которые предназначены для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, а также для составления программ по подготовке и повышению квалификации рабочих.
Так, Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 N 31/3-30, предусматривалось наличие производственных (по профессии) инструкций, которые достаточно широко использовались в практике регулирования трудовых отношений.
Таким образом, полагаем, что для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, следует составлять и утверждать должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции.
Полагаем, что в справочно-правовых системах можно использовать различные наименования инструкций применительно к категориям работников.
Заместитель руководителя
И.И.ШКЛОВЕЦ
24.11.2008
1.2. Разработчики 4
2. Область применения 4
3. Основные термины, сокращения 4
3.1. Основные термины 4
3.2. Сокращения 4
4. ОСНОВНЫЕ положения 5
4.1. Структурные элементы контрольной, курсовой и выпускной квалификационной работ 5
4.2. Требования к содержанию структурных элементов контрольной, курсовой, выпускной квалификационной работ 5
4.3. Правила оформления работ 10
4.4. Документы, прикладываемые к ВКР 25
5. Нормативные ссылки 25
5.1. Внешние нормативные документы 25
5.2. Внутренние нормативные документы 25
8. Приложения 26
8.1. Приложение 1. Пример оформления титульного листа контрольной работы 27
8.2. Приложение 2. Пример оформления титульного листа курсовой работы 28
8.3. Приложение 3. Примеры библиографических записей 29
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ 33
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ 34
ЛИСТ РАССЫЛКИ 35
1. Введение 1.1. Цель рабочей инструкцииНастоящая рабочая инструкция СМК РИ 7.2.1-1 «Оформление контрольной, курсовой,выпускной квалификационной работ» (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, порядок выполнения и правила оформления контрольной, курсовой,выпускной квалификационной работ вМинском филиале федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)» (Минский филиал МЭСИ) (далее – Филиал).
1.2. РазработчикиНастоящая Инструкция разработанасотрудниками отдела системы менеджмента качества и организационной работы и сотрудниками отдела дополнительного профессионального образования с учетом требований ГОСТ 1.5-2001, ГОСТ 7.54-88 СИБИД, ГОСТ 8.417-81,ГОСТ 9327-60, ГОСТ 7.1 – 2003,ГОСТ 7-32 – 2001.
2. Область примененияТребования настоящей Инструкции являются обязательными для всех студентов, слушателей и магистрантов Минского филиала МЭСИ.
Настоящая Инструкция является основным документом, на основании которого ведется оформление студентами, слушателями и магистрантамиконтрольных, курсовых и выпускной квалификационной работ на всех кафедрах.
3. Основные термины, сокращения 3.1. Основные терминыВ настоящей Инструкции используются следующие термины, приведенные в соответствии со стандартом МС ИСО 9000:2005, и другие термины:
Документ – информация и соответствующий носитель.
Примечание 1. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или комбинацией из них.
Примечание 2. Комплект документов, например технических условий и записей, часто называется «документацией».
Примечание 3. Некоторые требования (например, требование к разборчивости) относятся ко всем видам документов, однако могут быть иные требования к техническим условиям (например, требование к управлению пересмотрами) и записями (например, требования к восстановлению)
Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.
Выпускная квалификационная работа – исследование, проведенное студентом в предметной области профиля специальности (направления) и оформленное в форме дипломной работы, дипломного проекта или магистерской диссертации, выпускной аттестационной работы.
3.2. СокращенияВ настоящей инструкции использованы следующие сокращения:
ВКР – выпускная квалификационная работа;
ГОСТ межгосударственный стандарт;
ДСМК – документ системы менеджмента качества;
ЕСКД Единаясистемаконструкторской документации;
МЭСИ федеральное государственноебюджетноеобразовательноеучреждениевысшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)»;
ППС – профессорско-преподавательский состав;
СИ международная система единиц;
СМК – система менеджмента качества;
ТЗ – техническое задание;
Филиал Минском филиале федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)» (Минский филиал МЭСИ);
ЭВМ – электронная вычислительная машина.
4. ОСНОВНЫЕ положения 4.1. Структурные элементы контрольной, курсовой и выпускной квалификационной работРассматриваемые работы в общем случае могут содержать следующие структурные элементы:
задание на курсовую работу / ВКР;
календарный план (ВКР);
список использованных источников;
приложения (при наличии).
Обязательные структурные элементы работы выделены полужирным шрифтом. Остальные структурные элементы включают в работу при необходимости (с соблюдением требований разделов 4.2.и4.3.).
4.2. Требования к содержанию структурных элементов контрольной, курсовой, выпускной квалификационной работ 4.2.1. Титульный листТитульный лист является первой страницей работы и служит источником информации, необходимой для обработки и поиска документа.
Если работа состоит из двух и более частей, то каждая часть должна иметь свой титульный лист. Порядковый номер каждой части следует проставлять арабскими цифрами на соответствующем титульном листе под наименованием темы (например, «Часть 2»).
Пример оформления титульного листа контрольной работы приведен в Приложении 1.
Пример оформления титульного листа курсовой работы приведен в Приложении 2.
Титульныйлист ВКР оформляется в соответствии с ДСМК МЭСИ «Положение о мероприятиях итоговой аттестации».
4.2.2. Задание на курсовую работу / ВКР и календарный план работЗадание на курсовую работу / ВКРи календарный план работ должныбыть оформлены в соответствии с ДСМК МЭСИ «Положение о мероприятиях итоговой аттестации».
4.2.3. РефератРеферат должен содержать:
сведения об объеме работы, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве использованных источников;
перечень ключевых слов;
Перечень ключевых слов должен включать от 5 до 15 слов или словосочетаний из текста работы, которые в наибольшей мере характеризуют его содержание и обеспечивают возможность информационного поиска. Ключевые слова приводятся в именительном падеже и печатаются строчными буквами в строку через запятые.
Текст реферата должен отражать:
объект исследования или разработки;
метод или методологию проведения работы;
экономическую эффективность или значимость работы;
прогнозные предположения о развитии объекта исследования.
4.2.4. СодержаниеЭлемент «Содержание» размещают после элемента «Реферат», начиная с новой страницы.
В структурном элементе «Содержание» приводят порядковые номера и заголовки разделов (при необходимости подразделов) данной работы, обозначения и заголовкиееприложений.
Элемент«Содержание» должен включать:
наименования всех разделов, подразделов, пунктов (если они имеют свое наименование);
список использованных источников;
с указанием номеров страниц, с которых начинаются эти элементы работы.
Слово «Содержание» записываютв виде заголовка в верхней части страницы, на которой начинаетсясодержание,посередине этой страницы, с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом, отделяя одной пустой строкой от текста.Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.
В элементе «Содержание» номера подразделов приводят после абзацного отступа, относительно номеров разделов.
При этом после заголовка каждого из структурных элементов ставят отточие, а затем приводят номер страницы стандарта, на которой начинается данный структурный элемент.
В элементе «Содержание» после обозначений приложений в скобках не указывают их статус (обязательные, рекомендуемые, справочные).
В элементе «Содержание» при необходимости продолжения записи заголовка раздела или подраздела на второй (последующей) строке его начинают на уровне начала этого заголовка на первой строке, а при продолжении записи заголовка приложения на уровне записи обозначения этого приложения.
4.2.5. Нормативные ссылкиСтруктурный элемент «Нормативные ссылки» приводят, если в текстеработыданы ссылки на нормативныедокументы.
Элемент «Нормативные ссылки» должен содержать перечень нормативных документов, на которые приводятся ссылки в тексте работы.
В перечне необходимо указывать обозначения стандартов и их наименования в том порядке, в котором они приведены в тексте работы.
Перечень нормативных документов должен начинаться со слов: «В настоящей работе использованы ссылки на следующие нормативные документы». После данной фразы ставят двоеточие и с новой строки приводят перечень нормативных документов с их регистрационными номерами и названиями. Каждый нормативный документ приводят с новой строки с абзацного отступа.
4.2.6. Термины и определенияСтруктурный элемент «Термины и определения» должен содержать определения использованных в работе терминов, требующих дополнительного уточнения, пояснения их сути.
Определение должно быть оптимально кратким и состоять из одного предложения. При этом дополнительные пояснения приводят в примечаниях.
Раздел «Термины и определения» должен начинаться со слов: «В настоящей работе применяют следующие термины с соответствующими определениями». После данной фразы ставят двоеточие и с новой строки приводят перечень терминов с определениями. Каждый термин приводят с новой строки с абзацного отступа.
В перечнедолжен сначала приводиться термин, после него череззнак дефиса « – » его определение. Если определение термина взято из какого-либо источника, то на него необходимо сделать ссылку (в скобках, после определения).
Термины и определения приводятся в алфавитном порядке. Если в тексте есть термины на иностранном языке, то вначале приводятся термины на русском языке, а затем на иностранном.
4.2.7. Обозначения и сокращенияЕсли в работенеобходимо использовать значительное количество (более пяти) обозначений и/или сокращений, то для их установления используют структурный элемент «Обозначения и сокращения».
В этом разделе приводят перечень обозначенийи сокращений, применяемыхв даннойработе, и приводят их расшифровку и/или необходимые пояснения.
При этом перечень обозначений и/или сокращений составляют в алфавитном порядке или в порядке их первого упоминания в тексте стандарта, исходя из удобства поиска обозначений и/или сокращений в данной работе. Если в текстеесть сокращения на иностранных языках, то вначале приводятся сокращения на русском языке, а затем на иностранном с расшифровкой на иностранном и русском языках.
Раздел «Обозначения и сокращения» должен начинаться со слов: «В настоящей работе применяют следующие обозначения и сокращения». После данной фразы ставят двоеточие и с новой строки приводят перечень обозначений и/или сокращенийс пояснениями. Каждое обозначениеи/или сокращениеприводят с новой строки с абзацного отступа.
Если используются обозначения и сокращения, принятые в том или ином российском (белорусском) стандарте, то в этом случае после их расшифровки и пояснения необходимо в скобках приводить краткое обозначение соответствующего стандарта (например, ГОСТ 1.5).
Допускается термины, определения, обозначения и сокращения приводить в одном структурном элементе «Термины, определения, обозначения и сокращения».
4.2.8. ВведениеЭлемент «Введение» размещают на следующей странице (страницах) после страницы, на которой заканчивается элемент «Содержание». При этом слово «Введение» записывают в виде заголовка в верхней части страницы, на которой начинается введение, посередине этой страницы, с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом, отделяя одной пустой строкой от текста.
Введение в общем случае должно содержать:
оценку современного состояния рассматриваемой проблемы;
обоснование ее актуальности;
цели и задачи работы;
исходные, принципиальные предпосылки для разрешения курсовой работы / ВКР.
Введение не должно содержать требований.
Текст введения не делят на структурные элементы (пункты, подпункты и т.п.).
Содержание раздела в сжатом, кратком виде должно давать общее представление о теме работы, о характере и вариантах решения проблем, положенных в основу работы.
Объем введения не должен превышать 3-х страниц.
4.2.9. Основная часть работыВ данном разделе в логической последовательности и достаточно подробно должна быть изложена суть проведенной работы, включая исходные данные / информацию, ретроспективный анализ рассматриваемых проблем, их текущее состояние, концепции и применяемые методы решения, последовательные умозаключения, расчеты, выкладки, а также полученные / прогнозируемые результаты, включая аспекты эффективности (если это уместно).
Принципиальная последовательность изложения основной части работы:
а) обоснование выбора темы;
б) выбранные направления исследований, круг решаемых проблем, методы и способы решения, обоснования выбора этих методов / способов решения;
в) последовательное изложение хода теоретических и (или) экспериментальных исследований, расчетов, выкладок, умозаключений, характеристики промежуточных результатов, принципы действия разработанных объектов и т.п.;
г) обобщение и оценка прогнозируемых результатов работы, включая оценку полноты решения выбранных проблем, оценку достоверности полученных результатов, предложения о последующих направлениях работ по выбранной теме, обоснования их необходимости.
Данные о свойствах веществ и материалов должны приводиться в соответствии с ГОСТ 7.54, единицы физических величин — в соответствии с ГОСТ 8.417.
4.2.10. ЗаключениеЭлемент «Заключение» размещают на следующей странице (страницах) после страницы, на которой заканчиваетсяосновная часть. При этом слово «Заключение» записываютв виде заголовка в верхней части страницы, на которой начинаетсязаключение, посередине этой страницы, с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом, отделяя одной пустой строкой от текста.
Раздел «Заключение»должен содержать:
краткие выводы о полученных результатах работы (отдельных ее этапов – при необходимости);
оценку полноты решений выбранных проблем;
рекомендации по конкретному применению / использованию полученных результатов;
оценку прогнозируемой эффективности внедрения.
Текст заключенияне делят на структурные элементы (пункты, подпункты и т.п.).
4.2.11. Список использованных источниковЭлемент «Список использованных источников» размещают на следующей странице (страницах) после страницы, на которой заканчивается заключение. При этомфразу«Список использованных источников» записываютв виде заголовка в верхней части страницы, на которой начинаетсясписок использованных источников, посередине этой страницы, с прописной буквы и выделяют полужирным шрифтом, отделяя одной пустой строкой от текста.
Список должен содержать краткие сведения о библиографических источниках, использованных в работе (библиографические записи), и соответствовать ГОСТ 7.1.
Библиографические записи в общем случае должны содержать следующие сведения об источнике:
название источника, первоисточника;
место и год издания;
обозначение структурных элементов источника (номер главы, раздела, номера страниц источника и т.п. в случае необходимости такого уточнения).
4.2.12. ПриложенияВ приложения рекомендуется включать материалы, связанные с выполненной работой, которые по каким-либо причинам нецелесообразно приводить в основной ее части, материалы, дополняющиеосновную частьработы.
Вприложениях целесообразно приводить графический материал большого объема и/или формата, таблицы большого формата, методы расчетов, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и т.д.
В качестве приложений могут приводиться:
промежуточные математические доказательства, формулы и расчеты;
таблицы вспомогательных данных;
описания технических устройств, применяемых при проведении экспериментов, измерений и испытаний;
инструкции, методики, разработанные в процессе выполнения работы;
копии различных документов или их шаблонов
4.2.13. Последний лист ВКРПоследний лист ВКРдолжен быть оформленв соответствии с ДСМК МЭСИ «Положение о мероприятиях итоговой аттестации».
4.3. Правила оформления работ 4.3.1. Общие требованияВ зависимости от особенностей содержания работыееположения излагают в виде текста, таблиц,иллюстраций(рисунков, схем, диаграмм) или их сочетаний.
Изложение текста и оформление работы выполняют в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, ГОСТ 1.5,ГОСТ 7.1 и ГОСТ 7.32. Страницы текста работы и включенные в работу иллюстрации и таблицы должны соответствовать формату А4 по ГОСТ 9327. В отдельных обоснованных случаях допускается применение формата А3 для размещения схем, иллюстраций, таблиц. В таких случаях листы формата А3 должны быть сложены в размер формата А4 с оставлением полей для переплета.
Работа должна быть выполнена с использованием компьютера и принтера на одной стороне листа белой бумаги формата А4 (210х297 мм) с использованием междустрочного интервала «1,5». Цвет шрифта должен быть черным. Текст работы должен быть выполнен с использованием шрифта «Times New Roman», размер шрифта – 14 (для заголовков разделов и подразделов – 14 полужирный, строчные буквы, первая прописная). Названия разделов и подразделов печатаются с абзацного отступа, который используют только в первой строке.
В обоснованных случаях допускается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных фрагментах работы (терминах, формулах, обозначениях и др.), выделяя их полужирным шрифтом,курсивом,подчеркиванием (или различными сочетаниями этих приемов).
Текст работы следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, левое 30 мм. Текст выравнивается по ширине с автоматической расстановкой переносов. Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту работыи равен 1,25 см.
Повреждения листов работы, помарки и следы исправлений не допускаются.
Фамилии, названия учреждений, организаций, другие имена собственные, а также наименования / обозначения изделий, товаров, услуг, торговых марок и т.п. необходимо приводить на языке оригинала / первоисточника (если иное, сокращенное обозначение не принято в разделе «Обозначения и сокращения»).
Если работа состоит из двух и более частей, каждая часть должна иметь свой порядковый номер.
Каждый структурный элемент работы следует начинать с нового листа. Допускается разделы «Термины и определения» и «Обозначения и сокращения» приводить вслед за окончанием раздела «Нормативные ссылки» подряд без вынесения на новый лист.
Для структурных элементов работы (п.4.1.) должны применяться следующие заголовки:
«Термины и определения»;
«Список использованных источников»;
Основнуючасть работыследует делить наразделы, подразделы и пункты. Пункты при необходимости могут быть разделены на подпункты. При делении текста работы на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал законченную информацию.
Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами без точки и печатать с абзацного отступа.
Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений.
Номер подраздела должен включать номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой.
Номер пункта должен включать номер раздела, подраздела и порядковый номер пункта, разделенные точкой.
Номер подпункта должен включать номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой.
Количество номеров в нумерации структурных элементов работы не должно превышать четырех.
После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта в тексте точку не ставят, а отделяют от текста пробелом.
Если текст разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а выделяют абзацным отступом.
1 Система менеджмента качества предприятия
1.1 Организационная структура предприятия
1.1.1 Отдел менеджмента качества
1.1.1.1 Цель деятельности и основные задачи
Если текст работы подразделяют только на пункты, их следует нумеровать, за исключением приложений, порядковыми номерами в пределах всей работы.
Если раздел или подраздел имеет только один пункт или пункт имеет один подпункт, то нумеровать его не следует.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Для пункта может применяться заголовок, но, как правило, пункты заголовков не имеют.
Заголовки должны четкои кратко отражать основное содержание соответствующих разделов, подразделов, пунктов.
Если раздел или подраздел делятся на пункты, то включение в такой раздел (подраздел) текста, предшествующего первому пункту, не допускается.
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184- ФЗ «О техническом регулировании». а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0 - 2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»
1 ПОДГОТОВЛЕН Открытым акционерным обществом «Научно - исследовательский центр контроля и диагностики технических систем» ( ОАО «НИЦ КД» ) и Техническим комитетом по стандартизации ТК 10 «Перспективные производственные технологии. менеджмент и оценка рисков» на основе собственного аутентичного перевода стандарта. указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Управлением развития. информационного обеспечения и аккредитации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 31 октября 2007 г. № 282- ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО / ТО 10013:2001 «Руководство по документированию системы менеджмента качества» ( ISO / TR 10013:2001 « Guidelines for quality management system documentation » ).
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5 - 2004 ( подраздел 3.5).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты. сведения о которых приведены в дополнительном приложении С
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Обязательным требованием стандартов ИСО серии 9000 является документирование системы менеджмента качества организации.
Настоящий стандарт направлен на обеспечение процессного подхода при разработке и внедрении системы менеджмента качества и улучшении ее результативности.
Для результативного функционирования организация должна идентифицировать многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими. Любая деятельность организации. в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы. может рассматриваться как процесс. Входами одного процесса обычно являются выходы других процессов.
Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов. обеспечение их взаимодействия может рассматриваться как процессный подход.
Преимущество процессного подхода состоит в непрерывном управлении как на стыке отдельных процессов в рамках системы. так и при их комбинации и взаимодействии.
При документировании системы менеджмента качества организация может определить любое число и состав документов. необходимых для демонстрации результативного планирования. функционирования. управления и постоянного улучшения системы менеджмента качества и ее процессов.
Характер и степень документирования системы менеджмента качества зависят от особенностей организации. Документирование может охватывать всю деятельность организации или отдельные ее аспекты. Например. требования. устанавливаемые в документации. зависят от вида и характера продукции и процессов. условий контракта. установленных законодательных и обязательных требований и т. п.
Содержание документов системы менеджмента качества и установленные в ней требования должны соответствовать стандартам в области качества.
Руководящие указания настоящего стандарта по документированию системы менеджмента качества предназначены для применения организациями и не могут быть использованы в контрактах или для целей сертификации.
Планирование качества является одним из основных видов деятельности при внедрении системы менеджмента качества. Документы по планированию качества могут регламентировать планирование. подготовку к внедрению системы менеджмента качества. включая организационные мероприятия. графики выполнения работ и ресурсы. необходимые для достижения целей в области качества.
1 Область примененияНастоящий стандарт содержит руководящие указания по разработке. внедрению и поддержанию в рабочем состоянии документации. необходимой для обеспечения результативности системы менеджмента качества и соответствующей потребностям организации.
Руководящие указания могут помочь организациям при создании системы документации. соответствующей требованиям стандартов по системе менеджмента качества.
Настоящий стандарт может использоваться при документировании не только систем менеджмента качества в соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000, но и при документировании других систем менеджмента. например. системы экологического менеджмента. системы менеджмента безопасности и охраны труда.
Примечание - Если процедура документирована. часто используют термин «документированная процедура».
2 Нормативные ссылкиВ настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты.
ИСО 9000:2005 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ИСО 9001:2000 Системы менеджмента качества. Требования
3 Термины и определенияВ настоящем стандарте используются термины и определения по ИСО 9000, а также следующие термины с соответствующими определениями. Для отдельных видов документации системы менеджмента качества допускается использование других общепринятых терминов.
3.1 рабочие инструкции ( work instructions ): Подробное описание порядка выполнения поставленных заданий и ведение записей по ним.
1 Документирование рабочих инструкций не обязательно.
2 К рабочим инструкциям могут быть отнесены. например пояснительные записки. карты технологического процесса. планы. модели. технические записки к чертежам. технические условия. инструкции по эксплуатации оборудования. плакаты. видеоматериалы и т. д. Рабочие инструкции должны содержать сведения об используемых материалах. оборудовании и документации. В случае необходимости в них могут быть включены критерии приемки.
3.2 форма ( form ): Документ. в который вносятся данные. необходимые для системы менеджмента качества.
Примечание - После заполнения форма становится записью.
4 Документация системы менеджмента качестваКлассификация документации системы менеджмента качества может быть построена на основе структуры процессов организации. структуры внедряемого стандарта качества или их комбинации. Организация может использовать другие виды классификаций в соответствии со своими потребностями.
Структура взаимодействия документов системы менеджмента качества может быть иерархической. Подобная структура способствует внедрению. поддержанию в рабочем состоянии и лучшему пониманию персоналом требований к документации системы менеджмента качества. В приложении А представлена типовая структура взаимодействия документов системы менеджмента качества. Разработка уровней иерархической структуры документов зависит от особенностей организации.
Степень документирования системы менеджмента качества организации может различаться в зависимости от следующих факторов.
a ) размера и видов деятельности организации ;
b ) сложности процессов и форм их взаимодействия ;
c ) компетентности персонала.
Определения системы менеджмента качества должны соответствовать терминам и определениям по ИСО 9000 со ссылкой на этот стандарт или общепринятые термины и определения. Система менеджмента качества обычно включает в себя следующие документы.
a ) политику и цели в области качества ;
b ) руководство по качеству ;
c ) документированные процедуры ;
d ) рабочие инструкции ;
f ) планы качества ;
д ) технические условия ;
h ) внешние документы ;
Документы системы менеджмента качества могут быть представлены в любой форме и на любом носителе.
Примечание - Преимуществами документирования на электронных носителях являются следующие.
a ) обеспечение постоянного доступа уполномоченного персонала к актуализированной информации ;
b ) легкость предоставления доступа к документам. внесения в них изменений и управления ими ;
c ) возможность распространения документов и управления ими путем распечатки копий ( при необходимости );
d ) обеспечение доступа к документам отдаленных подразделений ;
е ) обеспечение простоты и результативности аннулирования устаревших документов.
Документирование системы менеджмента качества позволяет осуществлять ( при необходимости список может быть дополнен ):
a ) описание системы менеджмента качества организации ;
b ) обеспечение необходимой информацией взаимодействующих подразделений с целью лучшего понимания взаимосвязей между ними ;
c ) доведение до сведения персонала обязательств со стороны руководства в области качества ;
d ) содействие в обеспечении осведомленности персонала об актуальности и важности его деятельности ;
e ) обеспечение взаимопонимания между персоналом и руководством организации ;
f ) обеспечение базы для выполнения поставленных целей ;
д ) установление порядка выполнения работ для достижения установленных требований ;
h ) обеспечение объективных свидетельств выполнения установленных требований ;
i ) обеспечение четкой и результативной структуры выполняемых действий ;
j ) обеспечение базы для подготовки вновь нанимаемого персонала и необходимой переподготовки всего персонала организации через запланированные интервалы времени ;
к ) обеспечение мер по установлению порядка и сбалансированной деятельности организации ;
l ) обеспечение последовательности выполнения операций на основе документов по процессам ;
т ) обеспечение основы для постоянного улучшения деятельности организации ;
п ) повышение доверия к организации со стороны потребителей на основе документированных процедур системы ;
о ) предоставление заинтересованным сторонам информации о возможностях организации ;
р ) обеспечение ясной для поставщиков структуры требований ;
q ) создание основы для проведения аудита системы менеджмента качества ;
г ) обеспечение основы для оценивания и постоянной поддержки результативности системы менеджмента качества в соответствии с установленными требованиями.
Политика и цели в области качества должны быть документально оформлены в виде самостоятельных документов или включены в руководство по качеству.
Каждая организация должна разработать свое руководство по качеству. Настоящий стандарт допускает гибкий подход при определении структуры. формата. содержания или методов документирования системы менеджмента качества организации.
Для небольших организаций в руководство по качеству целесообразно включать полное описание системы менеджмента качества со всеми документированными процедурами. требуемыми ИСО 9001. Для крупных организаций может быть разработано несколько руководств по качеству ( например. для международного. национального или регионального направлений деятельности организации ) и / или может быть создана более сложная иерархическая структура документов.
Руководство по качеству должно содержать область применения системы менеджмента качества. обоснование и детали любых исключений. документированные процедуры или ссылки на них. описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества.
Руководство по качеству должно включать в себя информацию об организации. в том числе ее наименование. адрес и контактную информацию. В руководстве по качеству может быть приведена дополнительная информация. например направление деятельности организации. сведения о ее размере. историческая справка.
Руководство по качеству должно содержать элементы. предусмотренные пунктами 4.4.2 - 4.4.9, но не обязательно в указанном порядке.
В наименовании и / или области применения руководства по качеству следует указывать организацию. которая будет его применять. В руководстве по качеству должна быть сделана ссылка на стандарт. на основе которого разрабатывается система менеджмента качества.
В содержании руководства по качеству следует указывать номера. наименования всех разделов и номера страниц. на которых эти разделы расположены.
Руководство по качеству должно содержать точные сведения о его статусе. датах рассмотрения. утверждения и пересмотра.
При необходимости характер изменений указывают в руководстве по качеству или его приложениях.
Руководство по качеству должно включать в себя политику и цели в области качества или ссылки на них. Решение о включении политики и / или целей в области качества в руководство по качеству принимает высшее руководство организации. Показатели результативности выполнения целей могут быть включены в другие документы системы менеджмента качества организации. Политика в области качества должна содержать обязательства соответствия установленным требованиям и постоянного повышения результативности системы менеджмента качества.
Цели в области качества основаны на политике организации в области качества и должны быть достижимыми. Цели в области качества организации. представленные в количественном выражении. становятся показателями и должны измеряться.
В руководстве по качеству должна быть приведена структура организации. Ответственность. полномочия и взаимодействия могут быть приведены в организационных схемах. картах процессов и / или рабочих инструкциях. Эти документы могут быть включены в состав руководства по качеству или на них должны быть сделаны ссылки.
Руководство по качеству должно содержать перечень документов. на которые делаются ссылки.
Руководство по качеству должно содержать описание системы менеджмента качества и ее применения в организации. а также описание процессов и их взаимодействия. В руководство по качеству должны быть также включены документированные процедуры или ссылки на них.
Организация должна документировать систему менеджмента качества либо в соответствии со своими процессами. либо в соответствии со структурой выбранного стандарта. либо в любой иной последовательности. соответствующей потребностям организации.
Целесообразно использовать перекрестные ссылки между выбранным стандартом и руководством по качеству.
В руководстве по качеству должны быть указаны применяемые организацией методы для выполнения политики и целей в области качества.
Руководство по качеству может включать в себя приложения. содержащие справочную информацию.
Структура и формат документированных процедур ( на бумажном или электронном носителях ) должны быть представлены организацией в виде текстов. схем. карт процессов. таблиц. их комбинации или в другой приемлемой форме в зависимости от потребностей организации. Документированная процедура должна содержать необходимую информацию ( см. 4.5.2) и иметь уникальную идентификацию для обеспечения прослеживаемости.
В документированных процедурах могут быть сделаны ссылки на рабочие инструкции. определяющие порядок выполнения работ. Документированные процедуры обычно описывают деятельность. включающую в себя несколько функций. в то время как рабочие инструкции обычно относятся к заданиям в рамках одной функции.
Наименование должно четко идентифицировать документированную процедуру.
Цель разработки и использования документированной процедуры должна быть четко идентифицирована.
4.5.2.3 Область применения
Организация должна описать область применения документированной процедуры. включая обоснование и подробное описание любых сделанных исключений.
4.5.2.4 Ответственность и полномочия
Организация должна идентифицировать ответственность и полномочия и / или функциональные обязанности персонала. а также взаимосвязь персонала с процессами и действиями. входящими в процедуру. Ответственность и полномочия могут быть представлены в виде карты процесса или текста.
4.5.2.5 Описание видов деятельности
Уровень детализации документов зависит от сложности вида деятельности. используемых методов. уровня квалификации и подготовки персонала. необходимых для выполнения работ. Независимо от уровня при описании видов деятельности должны быть рассмотрены следующие аспекты.
a ) определение потребностей организации. ее потребителей и поставщиков ;
b ) представление процессов в виде текста и / или карт процесса по видам деятельности ;
c ) определение необходимых работ и распределение ответственности. назначение ответственных лиц. рамки их функциональных обязанностей. цели. место. время и способ выполнения этих работ ;
d ) описание управления процессами и идентифицированными видами деятельности ;
e ) определение потребностей в ресурсах. необходимых для выполнения установленной деятельности ( потребность в персонале. обучении. оборудовании и материалах );
f ) определение документов. регламентирующих данный вид деятельности ;
д ) определение входа и выхода процессов ;
h ) определение необходимых измерений.
Организация может принять решение о целесообразности включения части приведенной выше информации в рабочие инструкции.
4.5.2.6 Требования к записям
Ведение записей по виду деятельности. установленному в документированной процедуре. должно быть описано в разделе «Записи» или в другом разделе рабочей инструкции. Организация должна установить формы ведения записей. указать способы их заполнения. регистрации и хранения.
Документированная процедура может включать в себя приложения. содержащие вспомогательную информацию ( таблицы. диаграммы. карты процессов. схемы и формы ).
Документированная процедура должна содержать сведения о своем статусе. датах рассмотрения. утверждения и пересмотра.
При необходимости характер изменений должен быть указан в документированной процедуре или приложениях к ней.
Рабочие инструкции должны разрабатываться и поддерживаться в рабочем состоянии. это необходимо для всех выполняемых работ. на которые отсутствие рабочих инструкций может повлиять отрицательно. Организация может использовать различные методы разработки и представления рабочих инструкций.
Рабочие инструкции должны иметь наименование и уникальный идентификационный номер для обозначения ( см. 4.6.4).
Структура. формат и уровень детализации рабочих инструкций должны соответствовать потребностям персонала организации и зависеть от сложности выполняемых работ. применяемых методов. уровня подготовки. квалификации и навыков персонала.
Структура рабочих инструкций может отличаться от структуры документированных процедур.
Рабочие инструкции могут быть включены в документированные процедуры или на них должна быть сделана ссылка.
В рабочих инструкциях следует указывать ответственные участки деятельности организации. В рабочих инструкциях следует избегать излишней детализации. которая не приводит к улучшению управления деятельностью организации. Подготовка и переподготовка персонала может снизить потребность в детализации рабочих инструкций. при условии. что вовлеченный персонал должен получать всю необходимую информацию для правильного выполнения работы.
Настоящий стандарт не устанавливает общих требований к структуре или формату рабочих инструкций. однако обычно они должны содержать цели и область применения выполняемых работ и задач. Кроме того. на рабочие инструкции должны быть сделаны ссылки в соответствующих документированных процедурах.
В любом случае в рабочих инструкциях должна быть указана последовательность выполнения операций. которая точно отражает установленные требования и соответствующую деятельность. Во избежание недопонимания и неточностей следует установить определенный формат или структуру рабочих инструкций и придерживаться их.
Пример рабочей инструкции приведен в приложении В.
Организация должна обеспечить точные сведения о статусе и дате рассмотрения. утверждения и пересмотра рабочих инструкций.
Требования к записям. относящимся к рабочей инструкции ( где это применимо ), должны быть приведены в одном из разделов ее рабочей инструкции. Минимальные требования к записям установлены стандартом ИСО 9001. Организация должна установить способы ведения. регистрации и хранения записей и разработать формы для заполнения.
При необходимости характер изменений должен быть указан в рабочей инструкции или приложениях к ней.
Для записи данных. необходимых для подтверждения соответствия требованиям системы менеджмента качества. организация должна разработать и вести специальные формы. Каждая форма организации должна иметь наименование. идентификационный номер. фамилии лиц. ответственных за пересмотр и дату пересмотра. Если формы приводятся в приложениях к руководству по качеству. документированным процедурам и / или рабочим инструкциям. то на них должны быть сделаны ссылки.
План по качеству является частью документации системы менеджмента качества или других планов и / или программ организации.
План по качеству используют в документированной системе менеджмента качества организации для установления порядка применения системы качества в конкретной ситуации. План по качеству идентифицирует и документирует способ выполнения организацией уникальных требований к продукции. процессу. проекту или особых требований контракта.
Организация должна определить область применения плана по качеству. План по качеству может включать в себя уникальные процедуры. рабочие инструкции и / или записи.
Технические условия являются документом. устанавливающим требования. Настоящий стандарт не рассматривает этот вид документов. так как он одинаков для любой продукции и любой организации.
Организация должна использовать внешние документы и установить методы управления ими в рамках системы менеджмента качества. Примерами таких документов являются чертежи потребителей. технические условия. законодательные и обязательные требования. стандарты. кодексы и руководства по эксплуатации.
Записи. установленные системой менеджмента качества. необходимы для предоставления свидетельств результативности деятельности. установленной в документированных процедурах и рабочих инструкциях. Записи должны обеспечивать свидетельства соответствия требованиям системы менеджмента качества и установленным требованиям к продукции. Ответственность за ведение записей должна быть установлена в документах системы менеджмента качества.
Примечание - Обычно записи не пересматриваются.
5 Процесс подготовки документов системы менеджмента качестваДокументы системы менеджмента качества должны быть разработаны персоналом. вовлеченным в процессы и выполняемую деятельность. Это необходимо для обеспечения вовлеченности и заинтересованности персонала. а также лучшего понимания персоналом установленных требований.
Анализ и отмена ( при необходимости ) существующих в организации документов. а также используемых ссылок может значительно сократить сроки разработки документов системы менеджмента качества. Кроме того. анализ действующих документов может помочь организации выявить области несоответствий в системе менеджмента качества для устранения которых должны быть внесены в документы необходимые изменения.
Организации. внедряющие или планирующие внедрение системы менеджмента качества. должны.
a ) определить процессы. необходимые для результативного внедрения системы менеджмента качества ;
b ) определить последовательность и взаимодействие этих процессов ;
c ) документировать процессы. насколько это необходимо. для обеспечения их результативного функционирования и управления.
На основе анализа процессов организация должна определить необходимое число документов системы менеджмента качества. Документирование не должно быть самоцелью.
Последовательность подготовки документации системы менеджмента качества. в соответствии с иерархической структурой. приведенной в приложении А. не является обязательной. так как документированные процедуры и рабочие инструкции часто разрабатывают до выпуска руководства по качеству.
Ниже приведены примеры действий организации по документированию системы менеджмента качества.
a ) определение перечня документов системы менеджмента качества. необходимых в соответствии с требованиями выбранного организацией стандарта ;
b ) сбор данных о действующей системе менеджмента качества и процессах с помощью анкетирования или интервью ;
c ) определение перечня документов действующей системы менеджмента качества с целью определения возможности ее использования ;
d ) организация обучения персонала. занятого разработкой документов ; программа обучения должна включить порядок документирования. изучение требований стандартов системы менеджмента качества и / или других необходимых требований ;
e ) организация запроса и получения дополнительных документов и ссылочных документов из функциональных подразделений ;
f ) определение структуры и формата разрабатываемых документов ;
д ) разработка структурной схемы ( карт ) процессов. на которые распространяется система менеджмента качества ( см. приложение В );
h ) проведение анализа блок - схемы и карт процессов и внедрение возможных улучшений ;
i ) валидация документов по результатам опытного внедрения ;
j ) использование любых приемлемых для организации методов документирования системы менеджмента качества ;
к ) рассмотрение и утверждение документов до их выпуска.
При необходимости и в целях ограничения числа документов следует включать ссылки на действующие общепринятые стандарты или другие доступные пользователям документы системы менеджмента качества.
При разработке документов системы менеджмента качества ( в том числе при использовании ссылок ) следует предусматривать возможность изменения документов. на которые делаются ссылки. Рекомендуется составлять текст документов таким образом. чтобы сократить необходимость пересмотра разрабатываемого документа при пересмотре ссылочных документов.
6 Процесс утверждения, выпуска и управления документами системы менеджмента качестваДо выпуска документы должны поступить на рассмотрение уполномоченным лицам организации с целью контроля ясности. точности и правильности их изложения и построения. Чтобы учесть сложившуюся в организации практику. предполагаемые пользователи также должны иметь возможность ознакомиться с документами и представить свои замечания. Выпускаемые документы должны быть утверждены ответственными за их внедрение лицами. На каждом экземпляре должно быть проставлено разрешение на выпуск. Сведения о процедуре утверждения документа должны сохраняться.
При рассылке документов уполномоченные лица должны обеспечить поступление к соответствующему персоналу документов. содержащих необходимые для его работы данные. Правильной рассылке и управлению документацией может. например. способствовать присвоение учетных номеров каждому экземпляру документов. предназначенных для определенных пользователей. Такие документы. как руководство по качеству и план качества могут быть направлены и в сторонние организации ( например. потребителям. в органы по сертификации и в органы законодательной власти ).
Организация должна установить процесс инициирования. разработки. рассмотрения. контроля и регистрации изменений документов. Внесение изменений должно проходить туже процедуру рассмотрения и утверждения. что и при первоначальной разработке документов.
При управлении выпуском документов и внесением в них изменений очень важно обеспечить надлежащее утверждение документов уполномоченными лицами в соответствии с установленной процедурой. Способ внесения изменений должен быть установлен организацией.
Установленная процедура должна обеспечивать применение только надлежащих документов. Пересмотренные документы должны быть заменены последней версией. С целью обеспечения пользователей надлежащими версиями утвержденных документов рекомендуется составить перечень основных документов и установить статус их пересмотра.
В соответствии с законодательными требованиями и / или для сохранения данных организация должна разработать порядок ведения записей по внесению изменений в документы.
На экземплярах документов. предназначенных для тендеров. сторонних пользователей или других внешних сторон. если не предусматривается внесение изменений в документы. должны быть сделаны соответствующие отметки.
Примечание - Ненадлежащее обеспечение этого процесса может привести к непреднамеренному использованию устаревших документов.
Приложение А
* Если руководство по качеству включает в себя политику и цели в области качества. то в описание уровня «А» структуры документации системы менеджмента качества обычно включают политику в области качества и / или цели в области качества.
Уровень«А» описывает систему менеджмента качества в соответствии с заявленными политикой и целями в области качества ( см. 4.3 и 4.4 ).
Уровень«В» описывает взаимосвязанные процессы и деятельность. необходимую для внедрения системы менеджмента качества.
Уровень«С» содержит подробные рабочие документы.
1 Число уровней иерархической структуры устанавливают в соответствии с потребностями организации.
2 Формы могут использоваться на всех уровнях структуры.
Приложение ВПоместите инструменты. подлежащие уничтожению ( например шприцы. иглы. ножи и инструменты для удаления ниток ), в специальный контейнер. Контейнер должен быть уничтожен в соответствии с программой уничтожения отходов.
B .3.1 Вытрите налет с инструмента. используя специальную утилизируемую ткань.
B .3.2 Опустите инструменты в 10 %- ный раствор хлора ( 1 децилитр хлорированной жидкости и 9 децилитров воды ). Раствор должен заменяться дважды в неделю.
B .3.3 Выдержите инструменты в жидкости не менее двух часов.
B .3.4 Вымойте инструменты щеткой. надев защитные перчатки.
B .3.5 Прополощите и высушите инструменты.
B .3.6 Проверьте исправность инструментов. Поврежденные инструменты должны быть отправлены в ремонт.
B .3.7 Стерилизация в пакете
Поместите инструменты в термостойкий пакет. Защитите острые края марлей.
Сложите пакет так. чтобы он стал тугим и непроницаемым. Запечатайте пакет теплостойкой лентой. Проставьте дату и установите индикатор температуры. Положите пакет в горячую печь и оставьте на 30 мин при температуре 180 °С.
Инструменты могут быть использованы в течение месяца после стерилизации. если они хранились в запечатанном должным образом пакете.
B .3.8 Стерилизация в металлическом контейнере
Поместите термостойкую ткань на дно контейнера для защиты инструментов. Поместите инструменты на дно контейнера. Установите в контейнер индикатор температуры.
Оставьте контейнер на 30 мин при температуре 180 °С. Два контейнера должны использоваться по очереди через день.
Промойте инструменты после помещения в хлорный раствор на 2 ч.
Приложение С
