ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и те­лефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурному признаку письма делятся на регламентированные и нерегламентирован­ные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классифика­торе управленческой документации ОК 011- 93. Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикет­ного текста. Оформление нерегламентированных писем и является предметом освещения в дан­ном пособии.

По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Вне­шняя корреспонденция, в свою очередь, делится на посту­пающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

1.2. Деловой стиль письма.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• нейтральный тон изложения;

• лаконичность и краткость текста;

• точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личност­ный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, на­пример, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Деловой стиль отличается частым употреблением отглагольных существительных, отымен­ных предлогов (на основании, вотношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов(вследствие того что; ввиду того что; в связи стем что; в силу того что; и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения(на случай, если. ; на том основании, что. ;по той причине,что. ; с тем условием, что. ; таким образом, что. ;то обстоятельством, что…; тот факт, что…; и др.).

1.3. Особенности содержания деловых писем.

Язык делового письма характеризуется употреблением слов с «универсальным» значением, таких, например, как «слабо», и «недостаточно», «мало». Например, «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позво­ляет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

Если в деловом письме автор документа лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует. не возражает. предлагает. ; от третьего лица множественного числа:Совет директоров, администрация предприятия убеди­тельно просят. ; от первого лица множественного числа:просим. сообщаем. подтверждаем.

Если автор, лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу. ставлю Вас в известность. довожу до Вашего сведения. ; от первого лица множественного числа:поддерживаем. одобряем. напоминаем.выражаем. ; и т.д.

Еще одна специфическая особенность делового языка — сочетаемость слов, проявляю­щаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Примеры точного сочетания слов между собой:

инициатива — брать на себя, выступать с, поддерживать,проявлять, развивать, сдержи­вать, терять,уступать;

налог — взимать, облагать, платить, снижать, сокращать;

обязанность — возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от;

руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреп­лять и т. д.

1.4. Примеры устойчивых языковых оборотов.

Примеры устойчивых языковых оборотов, объясняющих мотив написания письма:

В порядке оказания технической помощи.

В соответствии с протоколом.

В подтверждение нашей договоренности.

В связи со сложной экономической ситуацией. и т. д.

Следующие варианты являются типичным «стандартным» началом письма-извещения :

Доводим до Вашего сведения, что наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции.

Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изде­лий.

В ответ на Ваш запрос, ставим Вас в известность. и т. д.

Примеры стандартных языковых конструкций, выражающих просьбу, требование, пожела­ние :

Убедительно просим Вас.

Обращаемся к Вам с просьбой.

В ответ на Ваше письмо просим Вас.

Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств.

Категорически настаиваем на выполнении.

Выражаем уверенность в том, что.

Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и выражаем надежду на.

Типичными речевыми оборотами, используемыми в сопроводительных письмах. являются:

При этом направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) Вам.

Согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом.

Одновременно с этим письмом высылаются. и т. д.

Примеры выражений-клише, используемых в письмах-рекламациях, письмах-претензиях:

К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям.

Мы официально заявляем Вам рекламационный акт на.

В качестве заключительных, могут выступать следующие фразы:

Просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом.

Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.

По получении письма просим сообщить телексом подтверждение.

Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа.

Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организа­циями по поводу.

Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения).

Заверяем Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления сложившегося по­ложения.

Кроме типового характера, некоторые языковые формулы заключительных фраз выступают также в качестве юридически значимых компонентов текста. Например, в гарантийном письме :

Гарантируем возврат кредита в сумме. в срок до.

Оплату гарантируем. Наш расчетный счет.

Или в письме- претензии :

в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

Макет делового письма.

Рис.1. Макет делового письма.

3. Образцы деловых писем

Цель работы: выработка умений и навыков создания информационно-справочных документов.

Содержание лабораторной работы:

1.1. Основные определения

Основными видами информационно-справочной документации являются: справка, доклад­ные и объяснительные записки, акты, протоколы, факсы.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная за­писка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель ини­циативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имев­шие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Док­ладными записками информируют руководителя о ходе работ.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положе­ний основного документа (плана, отче­та, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо со­бытия, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и пояс­няющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на об­щем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сло­жившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные за­писки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и под­писываются составителем.

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременно­сти передачи и получения информа­ции во многом зависят своевременность и правильность приня­тия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по теле­графу. Для передачи факси­мильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков исполь­зуются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокра­щенный адрес.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действую­щими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию выше­стоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Факс – документ, оформление которого осуществляется аналогично оформлению делового письма, за исключением адресата, в котором почтовый адрес не указывается, а указывается только номер факсимильного аппарата получателя. Наименование вида документа в факсах не указывается. Основные требования к тексту факса - лаконичность и простота изложения. Факс со­ставляется в одном экземпляре, который после переда­чи по аппарату подшивается в дело.

Претензия - документ о нарушении договорных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Претензии предъявляются в отношении каче­ства товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий до­говора и содержат: основание для предъявления претензий; доказательства (ссылки на документы, например, коммерческий акт, сертификат качества); конкретные требования о возмещении убыт­ков. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии.

Претензия подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Жалоба - документ, составляемый в случае нарушения имущественных или иных прав и охраняемых законом интересов физических или юридических лиц. Жалобы, направляемые в госу­дарственные, коммерческие или общественные организации, составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов, кото­рые оформляются как приложения. Жалобы составляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора документа.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность по­стоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, му­ниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Обяза­тельному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протокол оформляется на основе записей, которые пелись на заседании секретарем вруч­ную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов реше­ний. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовили текст к обсуждению.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который включает следующие рекви­зиты: наименование организации, вид документа, дату заседания, индекс документа, место заседа­ния, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи. Макет протокола представлен на рис. 1.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после за­седания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например, 21-24.01.2006 Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседа­ния.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной дея­тельности и согласуется с названием вида документа. Например, Протокол (чего?) заседания кол­легии; (чего?) собрания трудового коллектива; (чего?) совещания начальников структурных под­разделений.

Текст протокола включает вводную и основную части. В вводной части протокола после заголовка приводят фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиаль­ного органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количе­ством участников фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество участников.

справочные данные об организации

Рис. 1. Макет протокола

Повестку дня включают во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления во­просов, которые обсуждают на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения, фами­лии выступающих (докладчиков).

Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна включать оптималь­ное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый во­прос повестки дня нумеруют арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об».

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью во­просов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Названия частей печатают от левого поля прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи основного док­ладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение со­брания).

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы вы­ступающего печатают с новой строки в именительном падеже.

Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Существует практика включения в текст протокола содержания докла­дов (сообщений, выступлений), но допускается использование ссылки «Текст доклада прилага­ется». В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если ре­шение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот до­кумент становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату про­токола.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирают форму протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол следует вести только в тех случаях, когда заседание стено­графируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участниковзаседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет отразить подробную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографиче­ских или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Под­писи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного прото­кола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на за­седании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола.

Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная над­пись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы делопроизводства.

Образцы информационно-справочных документов.

Новомосковское производственное Детский сад № 2

Правильно ли составлено письмо ответ, помогите подкоректировать!

Е.В.Г.Е.Н.И.Я. Мастер (1361), закрыт 7 лет назад

Задание 10
Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» малому предприятию «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учёта и отчётности (указать сроки и количество экземпляров).

ООО« Триника» Директору
115218, г. Минск Выставочного Центра
ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес»
тел.__________________ г-ну Страхову Ю.В. факс_________________ 110020, г. Минск

Уважаемый Виктор Сергеевич!
С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к его выполнению. Изготовим бланки учёта и отчётности в установленный срок .
Товар будет поставляться в. квартале текущего года.
Количество экземпляров …
Цена. составляет.
Отгрузка заказа будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате.
С надеждой на совместный бизнес в будущем.

Подпись, имя, должность.

Валерия Воробьева Гуру (3197) 7 лет назад

строже надо писать. убери "с багодарностью", "с надеждой на. ". и не пиши "изготовим" и "приступаем". и еще: срок изготовления неважен, главное - срок поставки, потому что бланки могут уже готовыми быть. но типография заинтересована в скорейшей оплате, поэтому, лучше указать, что срок поставки составляет ____ календарных дней (или месяцев) со дня поспупления 100% предоплаты на расчетный счет. ну, вот как-то так.
и в этот срок типография должна включить и время на изготовление, и на перевозку продукции.
цена, кол-во, стоимость, НДС - все можно оформить в виде таблички.

Не указано, что товар будет производится на основании договора от ___ за №___

AдвоКаt Профи (614) 7 лет назад

Почему-то в письме Ю. В. - Виктор Сергевич, не указан способ отгрузки и доставки, возможная пробная партия бланков для ознакомления, изготовление после предоплаты (куда потом материал девать будем, если не оплатят и не заберут? )
Слова "Изготовим бланки. " можно заменить боле значимыми - гарантируем изготовление. Нет намека на скидки при дальнейшем сотрудничестве. Обязателен телефон исполнителя-отправителя письма.

Polli Cat Мыслитель (8061) 7 лет назад

Цена, срок поставки, количество товара, отгрузка - это существенные условия договора. Необходима прямая ссылка на договор.
"Ваш заказ будет выполнен в соответствии с договором № от. Все остальное нарушение делового этикета.
Если мне поступило письмо вышеуказанного стиля и содержания, я бы пожалел что связался с дилетантами и в будущем отказался от продолжения отношений.

Валерия Воробьева Гуру (3197) 7 лет назад

ну что Вы так. она же учится только!

Polli Cat Мыслитель (8061) Многие проблемы возникают потому, что раньше источником знаний была книга. Сегодня Интернет. Сегодняшние студенты вместо того, чтобы открыть текс, прочитать, осмыслить его, просто задают вопросы, ответ на которые есть в книге, как п равило, в первой главе. Проанализируйте вопросы и ответы сами. Вам станет все понятно.

CОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА-ОТВЕТА - VI Студенческий научный форум (15 февраля - 31 марта 2014 года)

Служебные письма – это, как правило, письма, несложные по содержанию и не большие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между заинтересованными организациями.[11]

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. [8]

Каждой организации в своей деятельности приходится вести переписку. Наиболее распространенным видом письма, поступающего в организацию, является письмо-запрос. На письмо-запрос должен быть обязательно дан ответ. Поэтому мы рассмотрим и проанализируем, как правильно составить и оформить письмо-ответ.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). 1 [10]

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от №__. »). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. 2 [10]

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа.

Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства, позволил разработать формуляр-образец письма-ответа с необходимым набором реквизитов. Приложение №2

В соответствии с формуляром образцом обязательными реквизитами письма-ответа являются: государственный герб, герб субъекта, эмблема или товарный знак, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, резолюция, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке форматаА4),отметка о контроле, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Формулярный анализ письма-ответа «Об официальном курсе иностранной валюты» Приложение 1.

Анализируемое письмо-ответ в соответствии с требованиями оформлен на угловом бланке письма. Оформлен на бланке документов стандартного формата А4 (210 Х 297 мм).

С количественной точки зрения анализируемый документ имеет большинство необходимых реквизитов. Однако отсутствуют некоторые реквизиты. Отсутствие реквизита код организации осложняет идентификацию документа.

Отсутствие основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет. Согласно Постановления Правительства Российской Федерации «О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 г. № 438. ОГРН обязательно проставляется на бланках писем. 3 [5]

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН. Следовательно, данные реквизиты необходимо оформить, так как данные реквизиты выполняют идентификационную функцию. Упрощает идентификацию автора документа. Наличие данных реквизитов косвенно связано с юридической силой.

Резолюция, отметка о контроле отсутствуют. Так как отсутствует резолюцию, то отметка о контроле не нужна, они не влияют на юридическую функцию документа, однако следует учитывать, что отсутствие данных реквизитов снижает ответственность за исполнение.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет. В целом количественный состав реквизитов позволяет документу сохранять аутентичность.

Оформление имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем соответствует требованиям: реквизиты имеют верное месторасположение, включает необходимые элементы, расположенные в правильной последовательности.

Государственный герб Российской Федерации: Согласно закону Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланке Центрального банка Российской Федерации. Имеет право на изображение герба, так как филиалом Банка России. 4 [3]

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствует наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Включает в себя все необходимые элементы.

Сокращенное наименование организации приводятся, так как оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещено ниже полного наименования.

Так как филиал является автором документа, то его наименование указывается и располагается ниже наименования организации, что соответствует требованиям ГОСТ.

Федеральный закон от 10 июля 2002 г. «О Центральном банке (Банке России) представляет собой основной нормативно-правовой акт, регулирующий правовое положение Центрального банка РФ, его функции и полномочия, органы управления и структуру, принципы организации и другие вопросы. Оформлено на русском языке. 5 [4]

Справочные данные об организации: Справочные данные об организации в анализируемом нами письме необходимо исправить в последовательности предусмотренных «Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221». В соответствии с правилами составные части адреса должны быть расположены в такой последовательности: полное или краткое наименование организации (если адресатом является юридическое лицо) или фамилия, имя, отчество (если адресат – гражданин); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны; почтовый индекс. 6 [6]

Дата документа оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Слово года нужно убрать, так как в цифровом способе оформления даты словестный способ не должен использоваться.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и индексации.

Так как анализируемый нами документ является ответом на поступившее письмо-запрос, то ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дан ответ. Верно оформлено от руки и влияет на юридическую силу документа.

В качестве адресата выступает должностное лицо. В анализируемом нами письме инициалы указаны после фамилии, а согласно ГОСТ при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Также предлог «от» должен быть оформлен в печатном виде, а не от руки.

Так как текст документа оформлен на бланке формата А4, то заголовок должен быть указан. Заголовок к тексту включает в себя: краткое содержание документа и должен быть исправлен на (Об официальном курсе иностранной валюты). Заголовок согласован с наименованием вида документа и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? « Об официальном курсе иностранной валюты». Необходимо убрать курсив и кавычки, так как нет в стандарте.

Текст документа составлен на государственном языке Российской Федерации.

Текст документов оформлен в виде связного текста и состоит из двух частей. В первой части указаны основания. Так как документ является ответом на запрос, то в основаниях содержатся наименование документа, дата документа и регистрационный номер, во второй (заключительной) - ответ на запрос - курс иностранной валюты. Так как в регистрационном номере уже содержится дата и ссылка на документ, поступивший в организацию, то в тексте ссылка на этот документ является излишней.

Текст содержит несколько ответов на запрос и разбит на пункты, которые оформлены звездочкой и точкой, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 пункты следует оформить арабскими цифрами.

В данном письме-ответе используют форма изложения от третьего лица единственного числа («расчетно-кассовый центр сообщает…»)

Тексту письма обеспечен нейтральный тон изложения. Текст нуждается в графической и содержательной корректировке: Текст делового письма нужно начать с обращения «Уважаемый Борис Александрович », имя и отчество условны. Отделение деепричастия от главного слова уточняющей вставной конструкцией затрудняет восприятие и нарушает признаки точности и логичности. Необходимо исправить структуру текста и сделать ее более лаконичной и краткой. Однако это не влияет на управленческую сторону содержания письма, так как в тексте соблюдены основные требования к его форме.

Неоправданно выделены слова в тексте, необходимо выделить лишь такую информацию как сумма и дата, так как это информация является важной.

Так как документ оформлен на бланке, то реквизит подпись должен оформляться сокращенно, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Нужно убрать полное наименование должности, так как в этом нет необходимости

Необходимо добавить оттиск печати, так как это финансовый документ в котором содержится информация об официальном курсе валют.

Отметка об исполнителе в анализируемом нами документе является излишней, так как исполнителем и лицом подписавшим письмо является один и тот же человек.

В заключении следует сказать, что, несмотря на недочеты и отсутствие таких реквизитов как код организации, основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, резолюции; отметки о контроле, в целом, документ оформлен, верно. Так как отсутствие данных реквизитов не влияет на юридическую и управленческую функции документа.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет. В целом количественный состав реквизитов позволяет документу сохранять аутентичность.

Оформление имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем соответствует требованиям: реквизиты имеют верное месторасположение, включает необходимые элементы, расположенные в правильной последовательности.

Отредактированный вариант письма-ответа представлен в приложении №3.

Формулярный анализ показывает, что использование формуляра-образца значительно облегчает составление и оформление писем-ответов и позволяет грамотно оформить документ и обеспечить тем самым юридическую силу.

Список использованных источников и литературы

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. 2003.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149

Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. N 2

Федеральный закон «О Центральном банке (Банке России)»от 10 июля 2002 г.

Постановления Правительства Российской Федерации « О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 г. № 438.

Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов/ под ред. проф. Т.В. Кузнецова. – М. Издательский дом МЭИ, 2010.- 232 с.

Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Учебник для вузов. Кузнецова Т.В. Санкина Л.В. Быкова Т.А. и др. // ООО “Издательство ЮНИТИ-ДАНА”- 2000.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.2-е изд. обновленное. – СПб. Питер, 2011. – 176с.:ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»)

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд. перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М. ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

Басаков М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: Учебное пособие.– 6-е изд. перераб. и доп. / М.И. Басаков.– М: Издательско-торговая корпорация« Дашко и Ко», 2008. - 348с.