Письмо-отказ образец - как написать

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

— мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);

— нам неприятно отвечать отказом;

— нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.

Как написать отказ от участия в тендере? Существуют специальные бланки, которые необходимо просто заполнить.

Можно также написать письмо-отказ в компанию, которая устраивает аукцион. Для этого вам понадобится:

документация фирмы;
условия данного мероприятия;
приглашение, которое вам прислали, или уведомление;
реквизиты заказчика.

Вот некоторые рекомендации, как отказаться от тендера, сделав все грамотно:

Как отказаться от тендераСвой отказ от принятия участия необходимо оформить на специальном бланке вашей фирмы. На этом бланке должны быть все реквизиты вашей организации.

В верхнем углу слева пишется наименование фирмы-заказчика. Необходимо обязательно написать адрес, по которому располагается данная фирма, ее номер телефона, если вы знаете имя организатора, то письмо с отказом можно адресовать непосредственно ему. Чаще всего этим человеком является директор организации или его заместитель.

В верхнем углу справа необходимо поставить штамп вашей организации. Но при его отсутствии можно написать все официальные данные компании. Также нужно указать номер телефона, по которому можно с вами связаться, и юридический адрес вашего предприятия;

Далее необходимо под данными получателя написать номер и дату полученного документа: это может быть приглашение или уведомление на участие. Необходимо написать его название. Также следует указать номер и дату письма-отказа. Все это необходимо сделать по правилам, которые существуют в делопроизводстве.

По центру письма вы пишете имя организатора, если вы его знаете, или полностью название фирмы, которая проводит мероприятие. Данный документ должен содержать:

дату, когда проводится тендер;

данные предпринимателя или наименование фирмы, которая проводит тендер;

В содержательной части письма необходимо четко написать причину, по которой вы не хотите принимать участие в данном мероприятии. Можно написать, что именно в этот раз вы не можете участвовать и бороться за победу, но в дальнейшем между фирмами возможно сотрудничество. Не забудьте указать должность и личные данные сотрудника, от чьего имени составляется данный документ.

Письмо просьба об оказании спонсорской помощи образец по ссылке .

Уважаемый Иван Иванович,

Мы понимаем, что меняющаяся экономика заставляет многие компании предпринимать шаги, чтобы оставаться успешными в конкурентной борьбе. В течение нескольких прошедших месяцев мы заметили, что ваши цены продолжали рост. Я понимаю, вы делаете то, что будет лучше для вашей компании, но я больше не могу позволить себе ваши товары. В результате, мы решили заключить договор на поставку продукции с другой компанией.

Желаем Вам удачи в будущем. У Вас превосходная компания, и мы всегда были довольны вашей высококачественной продукцией.

С уважением,
Петр Петров

Уважаемый Альберт Семенович,

Cпасибо, что нашли время и подробно описали условия своего предложения. Руководство нашей компании признало его весьма интересным и рентабельным, однако на данный момент мы не нуждаемся в новых контрактах.

В связи с тем-то и тем-то, в соответствии с п. __ договора №__ от___, уведомляем Вас о том, что вышеуказанный договор прекращает свое действие с _____ числа ___года.

С нашей стороны, за исключением……, претензий нет.

Электронный документооборот: готовы на все сто!

Беседу провела Екатерина Валуева ,
эксперт по финансовому законодательству

Сдавать отчетность по телекоммуникационным каналам связи и проще, и удобней. Большинство компаний уже перешли на электронный документооборот, однако некоторые все еще отправляют документы на бумажных носителях. О преимуществах использования ТКС для сдачи отчетности и общения с налоговыми инспекциями нам рассказала Татьяна Владимировна Матвеева, начальник Управления информационных технологий ФНС России.

Сейчас активно внедряется электронный документооборот. Вскоре все плательщики НДС, а также налоговые агенты по НДС будут обязаны сдавать отчетность в электронном виде. Как быть "упрощенцу", у которого прошла единственная сделка, например, с госучреждением, в которой он является налоговым агентом по НДС? Нужно ли устанавливать комплекс для сдачи налоговой отчетности? А если в следующем налоговом периоде не было сделок с НДС, то можно ли вернуться к бумажному документообороту?

Начиная с налогового периода за первый квартал 2014 года представление налоговой декларации по НДС производится организациями 1 по установленному формату в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.
Однако данная норма для "упрощенцев" вступает в силу только с 1 января 2015 года. Поэтому на сегодняшний день для них установки специализированных программных комплексов не требуется.
В дальнейшем если у организации все же возникнет ситуация, когда она будет обязана направлять отчетность в электронной форме через оператора, а в следующем налоговом периоде такой обязанности уже не будет, то она всегда вправе самостоятельно выбрать способ направления отчетности, в том числе и вернуться к бумажному документообороту.
Однако трудно себе представить, что компания, заключив договор с оператором, оплатив определенную сумму (как правило, услуги предоплачены), решит отказаться от услуг. Ведь преимущества представления бухгалтерской и налоговой отчетности по ТКС очевидны:

• экономия временных затрат: нет необходимости приходить в налоговые органы, так как отчетность в любое время суток может быть отправлена из офиса налогоплательщика;
• не требуется дублировать предоставленные документы на бумажных носителях;
• сокращение количества технических ошибок (отчетность формируется в утвержденном формате с использованием средств выходного контроля, посредством которого проверяется правильность заполнения полей форм отчетности);
• оперативность обновления форматов представления отчетности (при изменении или введении новых форм налоговой и (или) бухгалтерской отчетности до срока ее представления компания получает возможность обновить версии форматов в электронном виде);
• гарантия подтверждения доставки документов (возможность в течение суток получить подтверждение выполнения обязательств, а также в оперативном режиме посмотреть свою личную карточку, таким образом, нет необходимости ждать актов сверки);
• защита отчетности, представляемой в электронной форме по ТКС, от просмотра и корректировки третьими лицами;
• получение оперативной информации по электронной почте.

Можно ли считать сдачу декларации через портал госуслуг сдачей по ТКС? Какие подводные камни могут ожидать компанию, сдавшую декларацию не через оператора электронного документооборота?

Статьей 80 Налогового кодекса определено, что организация подписывает налоговую декларацию (расчет), подтверждая достоверность и полноту сведений, указанных в ней, а в случае представления декларации в электронной форме применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Она позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить отсутствие искажения информации, содержащейся в декларации в электронной форме. Чего, к сожалению, в настоящий момент технология сдачи налоговых деклараций через портал госуслуг не обеспечивает.
Поэтому компании, направившие налоговую декларацию с использованием портала госуслуг, должны обязательно посетить инспекцию, в которую направлена декларация через портал, и сдать ее в бумажном виде.
С 1 января 2014 года в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом № 134 ФЗ 2. компании, перечисленные в абзаце 2 пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса, обязаны сдавать соответствующую налоговую декларацию в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота.
Несоблюдение указанных требований к порядку представления декларации повлечет отказ в приеме и, как следствие, неисполнение фирмой своих обязанностей.

Какую информацию можно будет получить в "Личном кабинете налогоплательщика для юридических лиц" на сайте ФНС России?

В настоящее время сервис "Личный кабинет налогоплательщика для юридических лиц" работает в рамках опытной эксплуатации в ограниченном количестве субъектов Российской Федерации. В первом квартале 2014 года планируется внедрение сервиса на всей территории Российской Федерации. Сервис позволяет компании получать информацию о наличии невыясненных платежей, составлять и направлять в налоговые инспекции заявления на уточнение невыясненного платежа, а также получать акт совместной сверки. При этом следует учитывать, что полученный в электронном виде акт сверки носит информационный характер.
Кроме этого, "Личный кабинет" позволяет компаниям получать актуальную информацию о состоянии расчетов с бюджетом, задолженности по налогам, о суммах начисленных и уплаченных налоговых платежей, о наличии переплат, а также составлять и направлять в инспекцию заявления о зачете/возврате переплаты, получать справки о состоянии расчетов с бюджетом, справки об исполнении обязанности по уплате налогов и других обязательных платежей.
Сервис также предоставляет пользователям информацию о платежах, списанных с расчетного счета и не поступивших в бюджет, об урегулированной задолженности, о неисполненных требованиях на уплату налога и других обязательных платежей и о мерах принудительного взыскания задолженности.
Следует отметить, что воспользоваться данным сервисом компании могут только при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи.

Если у бухгалтера возникли сомнения, что его отчет, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, будет принят налоговыми инспекторами, и он продублировал этот же отчет, направив его почтой России, будет ли это считаться нарушением? Какой из двух отчетов будет принят и занесен в базу?

В данном примере речь идет о формализованном документообороте, который предусматривает автоматизированный процесс обработки данных.
При направлении запроса по ТКС фирма всегда получает в ответ либо извещение о получении электронного документа, либо уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа или сообщение об ошибке.
В случае если бухгалтер не получил указанные документы, он должен обратиться к своему оператору электронного документооборота для устранения возникшей проблемы. Это может быть нештатная ситуация, но случается такое крайне редко.
При отправке дублирующих документов, например по ТКС и в бумажном виде, первым будет введен и обработан тот документ, который был физически получен первым, и практически в подавляющем большинстве случаев это будет отчетность, направленная по ТКС.
Необходимо обратить внимание, что в случае если отчетность на бумаге будет обработана налоговым инспектором первой, то на отчетность в электронной форме придет уведомление об отказе в приеме, поскольку данная налоговая декларация уже была представлена ранее.

Предполагает ли отправка электронного документа в налоговую инспекцию, что все общение будет и дальше происходить по ТКС? Если компания, например запросила акт сверки через ПО, но не получила никакого ответа от инспекторов: ни акта, ни отказа, ни уведомления о получении. Что делать в этой ситуации? Нужно ли дублировать запрос на сверку в бумажном виде?

Еще раз подчеркну, что электронный документооборот — это формализованный документооборот, который предусматривает автоматизированный процесс обработки данных.
Так, направляя запрос по ТКС, компания всегда получает ответ: либо извещение о получении электронного документа, либо уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа или сообщение об ошибке.
Не получив указанные документы, фирме необходимо обратиться к своему оператору электронного документооборота для устранения возникшей проблемы.
Кроме этого, бухгалтер вправе принять решение и о дублировании запроса на бумажном носителе.

Если инспекция прислала требование об уточнении налоговых платежей по почте России, может ли компания ответить по ТКС, направив заявление об уточнении в электронном виде? Примут ли налоговые инспекторы его в работу? Как организации узнать, что невыясненные платежи уже разнесены?

Компания вправе направлять в инспекцию в электронной форме по ТКС любые документы, для которых существует утвержденный формат и порядок документооборота, в том числе и заявление об уточнении платежа.
Однако есть ряд документов, которые требуют представления на бумажном носителе, в том числе и дополнительные подтверждающие документы к заявлению. В таком случае представления на бумаге избежать не удастся.
Вместе с тем фирма может получить информацию о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, направив соответствующий запрос в инспекцию в электронной форме либо обратившись в налоговую лично или через представителя. Информация будет получена тем способом, который был указан в запросе.

Какими документами может руководствоваться компания, если хочет написать жалобу на бездействие инспекторов, выражающееся в отсутствии реакции на письма фирмы, направленные по ТКС?

Сотрудники налоговых инспекций действуют строго в рамках действующего законодательства, которым закреплены сроки по представлению информации или подготовке ответов на запросы организаций, в том числе в электронной форме по ТКС.
Для начала компании необходимо уточнить, получает ли она в ответ на письмо, отправленное по ТКС, следующие документы: извещение о получении электронного документа, уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа или сообщение об ошибке. Если нет, то ему необходимо обратиться к оператору электронного документооборота для выяснения причин.
Если налоговая получила документ от фирмы по ТКС, но в установленные сроки ответ не предоставила, компания вправе обратиться в инспекцию через интернет-сайт с просьбой разобраться в сложившейся ситуации.
Если сложившуюся ситуацию урегулировать не представляется возможным, компании следует руководствоваться положениями раздела VII Налогового кодекса "Обжалование актов налоговых органов и действий или бездействий их должностных лиц", регламентирующими процедуру обжалования действий или бездействия должностных лиц налоговых инспекций.

Каким образом налоговые инспекторы определяют, в бумажном или в электронном виде предоставлять компании акты сверки, требования и прочие документы налогового контроля?

Как уже было отмечено ранее, налоговые инспекции формируют ответ на запрос компании в том виде, в котором был получен запрос, если в самом запросе не указан иной способ получения информации.
В настоящее время инспекции полностью готовы осуществлять обмен в электронной форме по тем документам, по которым законодательством предусмотрен способ представления в электронном виде.
Однако на сегодняшний день не все фирмы готовы к электронному документообороту, в тех случаях, когда на них не возложена такая обязанность.
В целях доведения до компаний информации о возможностях осуществления электронного документооборота, а также о преимуществах способа общения с налоговыми по ТКС в территориальных инспекциях на постоянной основе проводятся соответствующие мероприятия.

Когда планируется переход на стопроцентное электронное общение по всем вопросам с налоговой инспекцией?

Обеспечение полного электронного обмена с организациями является одной из приоритетных задач, стоящих перед ФНС России.
Однако это напрямую зависит от желания и возможностей самих компаний, определенные категории которых, в свою очередь, не готовы к общению с налоговыми только в электронном виде.
Поскольку инспекции осуществляют свою деятельность строго в рамках действующего законодательства, они не вправе в принудительном порядке переводить всех на полный электронный документооборот, за исключением случаев, когда такая обязанность определена законодательно.
Следует отметить, что в настоящее время обязанность предоставлять отчетность в налоговую по установленным форматам в электронной форме определена для компаний, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданных (в т. ч. при реорганизации), численность работников которых превышает указанный предел, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен законодательством.
Еще раз напомню, что с 1 января 2014 года в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом 134 ФЗ, указанная выше категория организаций пополнится плательщиками НДС, а также налоговыми агентами по НДС.

Как написать вежливый отказ на коммерческое предложение

Как правило, коммерческое предложение - это первая стадия переговоров: клиент еще не решил, с кем именно он будет работать, поставщики или подрядчики ждут его решения и стараются привлечь внимание к себе. Коммерческие предложения рассылаются десятками - это возможность показать себя в лучшем свете, описать все свои возможности и создать у потенциального партнера хорошее впечатление. Как только решение принято, все поступившие предложения отправляются в папку с перспективными контактами на случай, если придется менять исполнителя - и в этой ситуации важно правильно составить письмо-отказ, сохранив для себя возможность повторного обращения.

В письме с отказом важно показать уважение к собеседнику - его предложение было достойным, он потратил время на обсуждение деталей, пусть и не увенчавшееся заключением договора, и ожидает от вас решения, пусть даже отрицательного.

Отказ оформляется на фирменном бланке компании в электронном или бумажном виде, в зависимости от ситуации. Стандарты делового общения требуют, чтобы обозначенная тема письма была нейтральной, без негатива - подойдут фразы «Ответ на ваше предложение», «О сотрудничестве», «О проведении работ». Выбирайте ту тему, которую адресат использовал в своем письме. Использовать для электронных писем автоматические темы ответа, например, «RE: Коммерческое предложение», нежелательно, чтобы не возникало ощущения невнимания к адресату.

Ничего нового в обращении к собеседнику для такого рода писем нет - желательно использовать имя отчество, если они вам известны, с добавлением слова «Уважаемый». В конце обращения ставится восклицательный знак или запятая, в зависимости от принятых в вашей компании стандартов оформления писем. Еще один важный элемент письменного отказа - ссылка на предложение, которое поступило к вам и на которое, собственно, вы и отвечаете отказом. Ссылку лучше вставлять в начало письма, сразу после обращения - «В ответ на ваш запрос от 6.08.12. », «На коммерческое предложение от 9 мая. ».

Обязательно нужно выразить сожаление по поводу отказа. Если к письму с коммерческим предложением были приложены документы или информационные материалы, укажите, что вы их получили и ознакомились с ними - например, «Благодарим вас за подробную презентацию, наши специалисты ознакомились с предоставленной информацией, но, к сожалению, мы вынуждены отказаться от ваших услуг». Не забудьте указать причину отказа, если вы уполномочены это сделать - например, если коммерческое предложение не соответствует условиям тендера. Выбор более выгодного предложения в качестве причины отказа традиционно не озвучивается.

Майские праздники: как работаем, как отдыхаем и как выгоднее взять отпуск в этот период

Давайте посмотрим, какие перспективы для работы и отдыха открывают для нас майские праздники в текущем.

E-mail переписка в бизнесе

Здравствуйте, дорогие друзья!

С Вами по-прежнему Тамара Воротынцева.

В прошлом выпуске я поделилась с вами своим мнением о том, как не обидеть адресата, когда направляешь ему письмо отказ, а также пообещала сказать о том, каких ошибок важно при этом избегать.

Коротко напомню вам основные шаги при написании письма-отказа, а затем скажу об ошибках.

Итак, письмо отказ обычно пишется нами с ситуации, когда мы получаем просьбу или предложение и по каким-то причинам не можем удовлетворить эту просьбу. Для того, чтобы наш отказ прозвучал для адресата корректно, грамотно, вежливо и не отбил желание общаться с нами в будущем, письмо должно выглядеть примерно следующим образом.

1.Письмо должно быть персонально адресованным (должно иметь персональное обращение)

"Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!"

"Уважаемая Наталья Константиновна!"

2. Письмо должно содержать информацию о том, что мы позитивно настроены в отношении адресата. Одной из форм выражения этой позитивности могут быть слова благодарности в начале письма.

"Благодарим Вас за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!"

"Спасибо, что откликнулись на наше предложение".

"Спасибо за присланное в наш адрес резюме".

3. Письмо должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова)

"Мы рассмотрели проект вашей компании по организации …. для нашей компании".

"Мы внимательно изучили ваш проект по …"

"Мы внимательно изучили информацию о вашем профессиональном опыте и знаниях".

4. Письмо должно содержать нашу позитивную оценку (адресата, его предложения, продукции, опыта или др.).

"Предложенная вами схема была очень интересна для нас.."

"Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами"

"Ваш опыт, несомненно, заслуживает внимания и уважения. "

5. Письмо должно содержать четкую формулировку отказа + внятное объяснение причин, по которым мы приняли решение отказать.

"Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты"

"При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять ваше предложение. Это связано с тем, что…"

"К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный багаж более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач".

6. В письме должно быть указание на возможность дальнейших альтернатив.

"Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество"

"Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов"

"Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий"

Таковы основные компоненты письма-отказа.

Познакомьтесь с информацией о том, каких ошибок важно избегать при написании отказа.

1.1. Предельно внимательно используйте фразу "К сожалению"

Эта фраза должна относиться непосредственно к факту отказа.

"К сожалению, мы не можем выполнить это требование…"

"К сожалению, в данный момент мы не можем принять ваше предложение"

Не используйте эту фразу в сочетаниях:

"К сожалению, у нас действует сейчас другая процедура"

"К сожалению, эта карта изъята из обращения…"

"К сожалению, эта модель пользовалась повышенным спросом и сейчас ее нет в наличии…"

Запомните: мы сожалеем о факте отказа, но не об обстоятельствах, с которыми связан этот отказ!

Поскольку обстоятельства – это сфера нашего бизнеса, а сожалеть о том, что она так устроена, не совсем корректно.

2.Не злоупотребляйте извинениями. Это может вызвать ощущение того, что вы виноваты.

3.3. И только если отказ связан с изменением условий, ранее оговоренных с клиентом, заканчивайте письмо-отказ фразой "Спасибо за понимание" (в этом случае уместен оттенок извинения).

Дорогие друзья, если общение по электронной почте – важная часть вашей деловой жизни и вам крайне важно, чтобы ваши письма были успешными – приглашаю вас на мой тренинг "Деловая e - mail переписка ". Он состоится 12-13 ноября в Москве.

Все подробности вы можете узнать на сайте:

а также по телефону: (495) 228 09 71.

Остаюсь на связи!

Письмо об отказе от электронного документооборота образец

Деловое письмо отказ образец

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо ( На Ваше письмо от_______№__ ). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа (подробнее см. здесь )

Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…. так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Правила оформления письма-ответа соответствуют общим правилам оформления деловых писем (см.здесь )

Пример письма-ответа Вы можете посмотреть здесь .

Уважаемый Альберт Семенович,

Мы всегда были довольны сотрудничеством с Вами, однако в последний месяц руководство стало обращать внимание на ухудшение качества Ваших услуг. Мы неоднократно просили кураторов проектов улучшить сервис, но наши замечания не были приняты во внимание.

Сегодня оканчивается срок нашего договора о сотрудничестве и, к сожалению, продлевать его, как ранее планировалось, мы не будем.

Уважаемый Альберт Семенович,

Спасибо Вам за желание взять на себя обязанность по созданию рекламных брошюр для нашей организации. Нас устраивает качество и стоимость Вашей работы, но сейчас в нашем штате работает сотрудник, который превосходно справляется с аналогичной задачей.

Просим Вас оставить свои контактные данные. Если требуемые объемы нашей работы увеличатся, и сотрудник не будет справляться с ними, мы обратимся к Вам.

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме: