Книга учета приказов по личному составу - образец РБ 2016

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 26 августа 2016

Почему вы не любите свою работу?

Приказы по личному составу - это какие приказы (виды)?

Приказы по личному составу- это какие приказы? Вы узнаете об этом из нашего материала, а также, в дополнение к ответу на вопрос: «Приказы по личному составу - какие это приказы? », познакомитесь с видами данной категории документов, их нумерацией и порядком регистрации.

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

• организационные (о приеме, увольнении, перемещении работников и др.);
• дисциплинарные (о наказании или поощрении);
• регламентные (о направлении в командировку, разнообразных отпусках);
• зарплатные (об установлении окладов, надбавок и доплат);
• стимулирующие (о премиях и иных вознаграждениях);
• технического характера (отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы).

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

• регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
• формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
• решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
• оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
• укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
• иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

• наименование компании;
• номер приказа;
• дата;
• содержание;
• основание (при необходимости);
• подписи руководителя и работников.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

• о параллельном перемещении сотрудников (например, с одной должности на аналогичную в другом подразделении);
• о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
• о временном перемещении (на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное времяи др.).

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

• обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
• получение от работника объяснений в письменной форме;
• изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
• объективная оценка полученной информации;
• вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

«11»марта 2016 года № 267/к

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 9 марта 2016 года отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 09.03.2016, письменного объяснения Евсеева С. В. оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 09.03.2016, графика рабочего времени на март 2016 года

1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за март 2016 года на 30%.
2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под расписку.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 10.03.2016

Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:

Данная совокупность приказов помогает работодателю исполнять обязательные (регламентные) функции в отношении персонала компании, в том числе:

• своевременно предоставлять все виды положенных работникам отпусков (очередных, дополнительных, учебных и др.);

• исполнять свои обязанности по организации командировок и компенсации расходов, связанных со служебными поездками работников компании.

Приказ о командировке — один из основных документов, оформляемых перед началом процедуры отправки сотрудников в другую местность или компанию для выполнения поручений работодателя. Он включает следующую необходимую информацию:

• персональные данные командируемых сотрудников (Ф.И.О. должность, табельный номер);
• цель и срок командировки;
• фактические координаты нахождения компании, куда сотрудники отправляются по заданию работодателя;
• иные необходимые данные.

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

• о выплате премии;
• о награждении почетной грамотой;
• о поощрении ценным подарком;
• об объявлении благодарности.

О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал«Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец».

Нумерация приказов по личному составу имеет двусоставный вид — цифровое значение и буквенный индекс. Например,№ 123/к, № 89л/с и т. д.

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

• индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
• иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО!С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Ответ на вопрос «приказы по личному составу - это какие приказы? » содержит в себе развернутую информацию о видах и формах этих документов, целях и задачах их оформления, составе, содержании, а также порядке нумерации, регистрации и хранения.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников. Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих. Поэтому их фиксация имеет важность для обоих — руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.

Так как этот сброшюрованный документ представляет определенную ценность по расчету трудового стажа работника, то хранится в учреждении 75 лет независимо от переименования места или его реорганизации.

Каждая страница имеет 7 столбцов, разных по ширине; каждый из них имеет свое название:

1. Номер. Это номер распоряжения, подлежащего регистрации.
2. Дата. Проставляется дата написания. Шаблон унифицированных приказных форм по труду предусматривает, что пара номер — дата неразделима, то есть они обычно стоят рядом.
3. Вид. Бывает три – о приеме, об увольнении, о переводе.
4. ФИО работника. Использовать именительный падеж, писать полностью, без сокращений.
5. Табельный номер. Присваивается служащему при приеме.
6. Основание. По действующему законодательству, это трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашений может быть несколько, им также присваиваются номера.

Как было уже указано выше, основные типы приказов определяют отношение работника к своему рабочему месту – либо он принят на должность, либо уволен, либо переведен на другое место.

Однако перечень обязательных документов может быть расширен.

Примеры приказов, подлежащих регистрации в Журнале:

• О премировании;
• О предоставлении основных, дополнительных, других отпусков с сохранением зарплаты или без;
• Об объявлении взыскания;
• О направлении на курсы повышения квалификации с отрывом от производства;
• Об изменении фамилии по вступлении в брак или вследствие развода;
• Об утверждении или изменении штатного расписания;
• О работе в праздничные дни.

Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат.

Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

Журнал также удобен тогда, когда даже через много лет по истечении своей трудовой деятельности работник оформляется на пенсию, то требует сведения для подтверждения своего трудового стажа.

Тогда кадровику очень легко прочитать давно сделанные записи и составить необходимую справку.

В учреждении (организации) приказы четко делятся на приказы директора и главного бухгалтера. Соответственно, каждая из групп регистрируется отдельно.

К ним относятся такие приказы, типа «О материальной ответственности», «О проведении инвентаризации» и многие другие согласно номенклатуре дел бухгалтерии.

Крупные предприятия (заводы, фабрики) имеют, конечно, свои собственные бухгалтерии). Бывают случаи, когда бухгалтерия обслуживает несколько одинаковых по типу учреждений (организаций), например, учреждения образования в пределах одного района города.

Поэтому целесообразнее вести журналы регистрации приказов директора и главного бухгалтера отдельно с разной нумерацией-датированием, независимо от того, в одном или разных зданиях работают эти две структуры

Выше было сказано, что приказы по личному составу должны храниться 75 лет. Напомним, что в них отражается информация именно по личностям сотрудникам, сведения об их должностях, история переводов.

Многие кадровики предпочитают дробить приказы по личному составу, выделяя некоторые из них в отдельный регистр.

Они условно называются менее важными, их можно обозначать приказами «по кадрам». Это могут быть приказы об отпусках. Также яркий пример таких приказов – об объявлении взыскания.

Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

Хотя целесообразнее все же вести одну папку долгосрочных приказов, а также соответственно записывать их в одном месте.

1. Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации. Наименование указывается полностью и в краткой форме в соответствии с Уставом. Также указывается дата начала ведения журнала. Когда заканчивается последняя страница журнала, а записи уже негде фиксировать, то на титульнике фиксируется дата окончания ведения журнала. Потом начинается ведение нового журнала. «Исписанный» сдается архивариусу на хранение. На этой странице также может стоять ФИО лица, ответственного за его ведение.
2. Вести журнал может только одно лицо, уполномоченное на эти действия самим руководителем. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, специалист по кадрам, начальник отдела кадров, то есть лицо, непосредственно подчиненное начальнику учреждения. В случае отсутствия секретаря (болезнь, отпуск) директор может назначить ответственным за ведение журнала любое другое лицо, издав соответствующее письменное распоряжение. Почему удобно, когда журнал ведет один человек? – Чтобы не нарушать стиль записей. Так, заполнение граф получается более читабельным, аккуратным, ответственным. По логике, тот, кто вносил записи, должен впоследствии уметь работать с журналом, то есть уметь правильно вычитывать необходимую информацию из него. Также, руководителю легче «спросить» с конкретного подчиненного о причинах внесения некорректных записей в журнал.
3. Все записи нумеруются в последовательном порядке. Это удобно для поиска. Вносить сведения «постфактум» нельзя. Хотя, если они все же были сформулированы ошибочно, можно сделать соответствующие пояснения, указав «неправильную» позицию: «Запись за №417 считать недействительной. Делопроизводитель Самсонова С.И. (Роспись)». При этом запрещается категорически пользоваться корректирующей жидкостью, стирательной резинкой, производить грубое зачеркивание ручкой.
4. Факты вносятся согласно дате, то есть хронологически правильно. Например, не может быть внесена запись за определенным номером от 23.04.2014 г, если текущая – от 12.12.2015 г.
5. ФИО работника заносятся разборчиво, без сокращений, описок в соответствии с его паспортом.

Предложения должны соответствовать содержанию приказов. Пример: у некоторых нерадивых документоведов фиксируются номера и даты распоряжений, пишется их наименование. Однако если открыть сам приказ по указанным реквизитам, то можно увидеть разночтения. То есть указано, что приказ о приеме Козлова С.С. №12 от 30.11.2015 г. зафиксирован под №19, то сам приказ посвящен переводу Петрова А.Н. с должности учителя на должность воспитателя.

По каким-либо причинам может возникнуть потребность внесения недостоверных или пропущенных сведений в документ регистрации. Общими установленными требованиями к ведению делопроизводства это строжайше запрещено.

Защита от изъятия страниц производится за счет того, что они:

• нумеруются;
• прошнуровываются насквозь всего журнала;
• их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
• сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
• постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.

Уточняем, что все это делается на специальной пустой странице перед обложкой. Пломба может быть изготовлена самостоятельно или продаваться в комплекте с бланком.

На вид — это прямоугольный листок бумаги с размерами приблизительно 3х6 сантиметров. На пломбе указывается количество страниц, прошнурованных, пронумерованных, скрепленных печатью. Пломба наклеивается на место фиксации прошивки. Поверх нее ставится печать учреждения таким образом, чтобы часть оттиска налагалась на пломбу, а другая ее часть – на страницу, свободную от пломбы.

Пломба может быть номерной, индикаторной, изготовленной специально на заказ или выполненной на компьютере, а потом напечатанной на обыкновенной бумаге (можно другого цвета).

Следовательно, эта пломба является индикатором того, пытался ли кто-то изменить порядок страниц официального документа, внести другие записи и т.д. Таким образом, она может использоваться разово.

На сегодняшний день типографские фирмы продают уже готовые журналы со шнуровкой, нумерацией, опломбированием, но можно провести шнуровку, а также все остальные процедуры самостоятельно, имея на руках чистый бланк журнала.

Если нет бланка, то можно скачать в интернете образец журнала, отредактировать его в текстовом редакторе «Word», распечатать и повторить манипуляции с опломбированием.

Если бланк журнала типографского производства, то пломба содержит голографическую надпись «Опломбировано». Если ее нечаянно повредить или намеренно вскрыть, то она поменяется на «Вскрыто».

Но такой бланк стоит сравнительно недешево, но уже сейчас некоторые кадровики его покупают и используют в своей практике.

Несколько практических советов:

1. Не торопитесь заполнять! Пусть пройдет хотя бы 3 дня после издания распоряжения. Есть опасность, что руководитель передумает писать приказ либо он станет менять тип документа, либо дату;
2. Если возникает необходимость вносить изменения. делайте это аккуратно, строго по памятке, читаемым почерком.
3. Почаще используйте интернет-порталы. где можно задать любой вопрос специалисту в блоге и получить квалифицированный ответ.

Документы для оформления дарственной на дом и землю — возможные нюансы

Как проверить страховой полис ОСАГО по номеру — практические советы

Ключевые навыки для резюме — структура составления

Журнала регистрации приказов по личному составу образец

Организации для грамотного учета документации применяют регистрационные журналы и книги. Каждый журнал предназначается для учета определенного вида документов. Для некоторых журналом предусматривается российским законодательством типовая или рекомендованная форма, но некоторые могут быть разработаны организации самостоятельно при их желании.

Например, книга учета трудовых книжек является обязательной к заполнению, так же как и журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а. Для распорядительных документов законом не предусмотрены типовые формы журнала, более того их ведение не является обязательным для организации. Тем не менее, многие предприятия подготавливают для себя удобный бланк журнала самостоятельно.

Грамотная организация учета и регистрации документов позволяет в кратчайшие сроки находить информацию по любому документу. Кроме того, регистрационные записи не позволят потеряться ни одному документу.

Для приказов обычно формируют два журнала — для приказом по личному составу и приказов по основной деятельности. В данной статье приведен для скачивания примерный образец журнала регистрации приказов по личному составу, ссылка на скачивание расположена внизу статьи.

К приказам по личному составу можно отнести приказы о приеме на работу, увольнении, представлении отпуска, дисциплинарных взысканиях, поощрениях, переводах и иные.

Другие образцы журналов регистрации:

Журнал регистрации оформляют в виде таблицы, назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за ведение записей в журнале. Каждый сформированный и утвержденный приказ должен находить отражение в регистрационном журнале, в момент регистрации ему присваивается номер и проставляется на бланке приказа.

Бланк журнала для регистрации распорядительных документов по личному составу может включать графы следующего характера:

• порядковый номер строки;
• номер приказа, присвоенный при регистрации — может содержать цифровые значения и буквенные для удобства;
• дата формирования;
• краткое содержание документа — о чем он;
• кем подписан приказ;
• кто назначен исполнителем распоряжений;
• список лиц для ознакомления с приказом по личному составу;
• куда передан;
• подпись лица, сделавшего запись в журнале;
• отметка об исполнении и передачи в дело.

Пример оформления регистрационного журнала можно скачать ниже.

Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу — excel .

Приказ по личному составу образец скачать бесплатно

Распорядительный акт, приказ по личному составу, обладает рядом специфических особенностей, которые мы рассмотрим на этой странице бесплатного ресурса. В соответствующем блоке можно бесплатно скачать образец, пример, бланк этого документа и самостоятельно изготовить распорядительную бумагу. Руководителю предприятия необходимо контролировать персонал. Благо, что существует масса унифицированных форм, шаблонов, позволяющих полностью обеспечивать организацию письменной правовой основой.

Компания может осуществлять создание собственных свободных форм документации. Главное, чтобы они не противоречили законодательству и не ущемляли права сторон трудового контракта. В большой своей массе, работодатель все же использует установленные законодательством шаблоны. Если конкретный образец отсутствует, то имеет смысл применить подобие аналогичной бумаги. Как и любой распорядительный документ, распоряжение по личному составу выносится руководителем компании и выдается сотруднику под письменное уведомление.

• Фирменный бланк учреждения с названием. Здесь же вносится дата, номер и место составления;
  
• Слева, под наименованием, нужно внести краткое описание распоряжения по личному персоналу;
  
• Повествование начинается с основания (причины) издания приказа по личному составу;
  
• Затем пишется слово "Приказываю" и перечисляется ряд повелительных действий, которые обязаны совершить сотрудники предприятия;
  
• После этого вносится фраза о контроле исполнения за данным распоряжением по личному составу и назначается лицо;
  
• Внизу руководитель ставит визу, а канцелярия печать, что подтверждает начало юридической силы документа;
  
• Отдельным абзацем, или на другом листе бумаги работники ставят подпись, подтверждающую ознакомление с распоряжением.
  

Другие новости по теме:

Составление и заполнение журнала регистрации приказов по личному составу

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

• О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
• О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
• О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
• Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
• О направлении в длительную зарубежную командировку.
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
• О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• о краткосрочных командировках;
• о дисциплинарных взысканиях;
• о праздничных днях и т.д.

Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .

Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа. поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Можно купить готовый журнал:

• прошнурованный;
• пронумерованный;
• опломбированный;

Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .

В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания — читайте в этой статье .

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству. с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

• это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
• К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

Сам журнал оформляется следующими графами:

• Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
• Дата издания приказа.
• Номер приказа по личному составу.
• Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
• ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
• Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

Поэтому желательно иметь электронную форму данного документа, которая ускоряет процесс поиска необходимой информации по каждому отдельному работнику: сколько дней отпуска он отгулял, в какие дни он был в командировке, когда брал отпуск без оплаты труда и т.п.

С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С. то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец скачать

Кадровые сотрудники обязаны вести журнал по личному составу, где должны отображаться любые изданные руководством предприятия приказы по отдельному сотруднику.

Единой установленной формы журнала нет, и организация вправе сама разработать свою форму. К обязательной регистрации приказов относят:

• Приказ о зачислении в штат сотрудников.
• О совмещении сотрудником другой работы во время основной.
• О переводе на другую должность на основании приказа: с повышением в должности или с понижением.
• О наложенных на сотрудника взысканиях, поощрениях, награждениях.
• О повышении квалификации сотрудника на основании успешного прохождения курса повышения.
• В случае изменения личных данных издается приказ о смене фамилии с указанием оснований.
• О выплате премиальных или поощрительной суммы, не относящихся к основным заработанным средствам.
• О выходе в отпуск с содержанием или без содержания, например, в учебный отпуск .
• Приказ о командировке сотрудника.
• И другие важные приказы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника.

Записи в журнале ведутся на основании ряда Законов и подзаконных актов:

• Ст. 86 ТК РФ определяет позицию по внесению персональных данных сотрудника.
• В соответствии раздела VI ТК РФ определены положения о заработной плате, которые указываются в приказе о приеме на работу .
• Статьей 123 ТК РФ регулируется трудовой отпуск.
• Статьи 15, 56, 67 ТК РФ регулируют заключение трудового договора. на основании которого издается приказ о зачислении на работу.
• Ст. 68 ТК РФ определяет порядок издания приказа о зачислении.
• Статья 128 ТК РФ регулирует предоставление отпуска без сохранения содержания при учебном отпуске сотрудника.
• Ст. 358 Приказа Росархива определяет порядок ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

Сроки хранения журнала регистрации регулируются положениями «Основных правил работой с архивацией документов» и зависят от установленных сроков.

Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.

• Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
• До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.

Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.

Самое главное требование – вести журнал нужно по правилам делопроизводства:

1. Титульный лист должен содержать название компании и обозначение журнала. Журнал регистрации приказов будет содержать атрибуты приказов по личному составу компании.
2. Необходимо указать порядковый номер тома, дату создания. По окончании журнала на титульном листе указывают дату завершения записей. Поскольку такой журнал подлежит хранению до 75 лет, на титуле указывают срок хранения.
3. Вести журнал должен назначенный сотрудник кадровой службы, он назначается отдельным приказом руководства компании. На первой странице указывают ответственное лицо и дату назначения. Также необходимо прописать данные о лице, ответственном за его заполнение: штатная должность, номер приказа о назначении и роспись отвечающего сотрудника. Если произошла смена ответственного, то подобным образом вносятся сведения о нем.
4. Листы журнала предназначены для фиксации распоряжений и приказов по личному составу. в каждой графе проставляют порядковые номера распорядительного документа. Также указывают вид приказа: о приеме на работу сотрудника или его увольнении. Прописывают ФИО, должность, по срочному или бессрочному договору был принят сотрудник, и проставляют дату и номер распорядительного документа. Если были допущены ошибки, то исправленную информацию подтверждают подписью ответственного лица.
5. Листы журнала должны быть пронумерованы. это действие предотвратит подмену информации. Также журнал прошнуровывают и скрепляют печатью.

Кадровые сотрудники регистрируют изданные приказы по личному составу в отдельно отведенном журнале в день его издания, причем регистрации подлежат любое распоряжение руководства относительно сотрудников.

Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.

Как видно из приведенного примера, в журнале присутствуют:

• Порядковый номер проведенной записи.
• Номер приказа, на основании которого делается регистрация.
• ФИО сотрудника.
• Подразделение, где будет работать сотрудник.
• Его штатная должность.
• Присвоенный табельный номер сотрудника.
• Сведения о трудовом договоре: номер и дата заключения.
• Дополнительная информация.

Опытные кадровые сотрудники подразделяют приказы по личному составу по их значимости, и регистрируют отдельно долгосрочные и срочные приказы.

Кроме основополагающих для сотрудника приказов, также подлежат регистрации и дополнительные трудовые соглашения, и приказы на отпуск, и дисциплинарные взыскания и поощрения сотрудника.

Каждый приказ может иметь свой уникальный код, по которому затем будет легче отыскать нужную информацию, например, кодируются приказы на отпуск буквой «О», для взысканий – «В», для командировок сотрудников – « КМ».

Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.

Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.

Дата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»

Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, увольнение сотрудника. поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, заявление на отпуск, соглашение на дополнительную работу и т.д.

Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.

Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.

Под регистрацией понимают занесение сведений о приказе в особую книгу, что придает ему юридическую значимость.

Все кадровые приказы относят к внутренней документации, и форма регистрационного журнала не установлена в жестких рамках. Срок хранения начинается с даты последней регистрационной даты.

Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.

В журнале присутствуют 9 граф:

1. Порядковая нумерация приказа.
2. Дата выхода.
3. Нумерация приказа.
4. Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
5. Данные сотрудника.
6. Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
7. Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.
8. Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
9. Подпись ответственного исполнителя.

Особое внимание следует обратить на нумерацию листов, именно листов, а не страниц журнала. В конце указывают количество пронумерованных страниц.

Прошивать журнал следует прочной нитью, поскольку его хранение будет длительным, и нити могут испортиться от времени.

Прошивать следует 2 раза для прочности. Концы нити оставляют на фронтальной стороне журнала, их связывают узлом. На нитях крепят бумажную наклейку, в которой указываются дата окончания журнала, № приказа об его окончании, а на листе ставит подпись ответственный за его ведение лицо.

Требования к подписи жесткие: она должна быть разборчивой. Затем нужно проставить печать компании так, чтобы она покрывала подпись ответственного и на узлах нитей. Нити следует залить клеящим веществом для того, чтобы не была нарушена книга.

Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

Увольнение сотрудника — пошаговая инструкция

Трудовой договор с испытательным сроком

Правила заполнения трудовых книжек