Сопроводительное письмо в налоговую инспекцию

Российская бюрократия всеобъемлющая, на каждую составленную вами бумажку придется составить еще как минимум одну бумажку, а также регистрировать эти бумажки еще и в журналах. Особое место в ряду «бумажек» занимают сопроводительные письма. Что же это – неоправданная бюрократия и зло или крайняя необходимость?

Например, сопроводительное письмо в налоговую инспекцию, как правило, является неизменным спутником уточненных деклараций. Самое интересное, Налоговый кодекс таких требований не выдвигает. Однако если вы попытаетесь сдать «уточненку» в инспекцию без письма, то, скорее всего, у вас это не получится. Поэтому чтобы не портить себе настроение и не нервировать инспекторов, придется составлять письмо. Тем более что много времени это не займет. Как же его составить?

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо в налоговую получило свое название потому, что «сопровождает» какую-либо документацию. Оно используется для отправки тех документов, которые не имеют адресной части. Обязательный реквизит их – отметка о наличии приложений.

Исходящий номер при регистрации сопроводительного письма ставится на нем самом. А письмо в дальнейшем дает возможность определить, какие документы, и в каком количестве были отправлены. Регистрируются сопроводительные письма в налоговую, так же как и остальные, в журнале исходящих документов.

Сопроводительное письмо в налоговую, прилагаемое к уточненной декларации, кроме того, что оно выполняет задачу регистрации отправляемых документов, содержит поясняющую информацию. Дело в том, что при получении «уточненки» налоговая инспекция имеет право назначить выездную проверку, потому как ошибки в декларациях, исправления - все это может выглядеть подозрительно.

Поэтому у сопроводительного письма есть еще одна задача – максимально подробно пояснить, в связи с чем предоставляются новые документы. А если сопровождается «уточненка» - убедить инспекторов, что в проведении проверки нет необходимости.

Для сопроводительных писем форма официальное не утверждена, форма их может быть произвольной, однако они должны составляться по принципам делового письма. Некоторые инспекции предоставляют образцы сопроводительных писем для каждого случая и требуют использовать именно их. В такой ситуации стоит взять такие образцы и пользоваться, тем более самим не придется выдумывать.

Если таких образцов нет, то следует помнить, что в сопроводительном письме уместны такие реквизиты:

- наименование организации (ФИО предпринимателя);

- дата отправки и исходящий номер;

- содержательная часть – текст;

- отметка о приложениях (сразу после основного текста);

- отметка об исполнителе.

Текст сопроводительного письма в налоговую уместно начать со слов «Представляем вам…». Далее пишут, что конкретно направляется, пояснения, почему это направляется. Указываются причины корректировок в отчетности, затем они конкретизируются. При представлении «уточненки» действует правило: чем значительнее ошибка, тем больше подробностей нужно указать.

Упоминаются строки декларации, которые были скорректированы. Если таких строк много, то можно назвать только итоговую сумму рассчитанного налога и величину доплаченной задолженности и пеней (если они были). При доплатах налога уместно будет назвать реквизиты платежных поручений на доплату налога и пени или приложить к документам копии самих платежек в качестве приложений.

Например, сопроводительное письмо может быть таким.

О том, нужно ли вообще подавать уточненные декларации, можно прочитать здесь. А о том, как рассчитать и заплатить пени - информация тут .

Нет сомнений, что составление обязательных сопроводительных писем – это дополнительный этап в круговороте бухгалтерских документов, который увеличивает трудозатраты и время подготовки документов. Тем более сейчас, когда все вокруг так ратуют за сокращение бумажного документооборота. А как думаете вы? Каково ваше отношение к сопроводительным письмам? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Сопроводительное письмо в налоговую

Сопроводительное письмо, которое направляют в налоговую – это такой бланк письма, на основании которого происходит информирование налогового специалиста (по запросу или личной инициативе) о передаче документов.

Функции сопроводительного письма для получателя:

• устанавливает назначение передаваемых документов (бумаг);
• дает четкое представление о предоставленной информации.

На листе А4 ставим исходящий номер письма, дату его составления. Затем указываем номер и дату налоговой, по ответу которого будут отправлены документы (это в случае, если есть запрос). На бланке сверху прописываем название отделения налоговой структуры (органа), в адрес которой (ого) направляются документы и полное ФИО специалиста в налоговой (если такие данные известны).

Сначала в тексте указываем причину, по которой составлено вышеуказанное письмо, а далее прописываем его цель. Для примера, бывает, что отвечая на запрос с таким то номером передаются документы, которые запрашивают, чтобы проверить точно ли произведены расчеты налоговой базы по налогу на прибыль.

Затем пишем список передаваемых документов в налоговую инспекцию. Каждый приведенный документ должен включать следующее:

А далее прописываем количество экземпляров, а так же листов.

Когда сопроводительное письмо дойдет до адресата (в нашем случае налоговый специалист) – он будет видеть от кого документы и какого они характера. В такой ситуации инспектору будет проще выполнять требуемые действия специалиста.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Подскажите пожалуйста, как правильно составить опись документов для налоговой?

Юлия Шустова Мастер (1589) 9 лет назад

Если у Вас документы по требованию: Вверху: название фирмы, инн, кпп, адрес. Исходящий номер письма, от_;В ИФНС №_ по г. Москве; Заглавие-опись документов предоставленных по требованию № _от_ ;и далее пиши все документы по порядку. с указанием № договора, с/ф и .тп. даты; Все должно быть пронумеровано постранично, и заверено должным образом (печать, подпись) если это копия и документов не много. Если же их много, то следует сшить, как кассу, чтобы сзади написат ск. листов. Внизу на описи -Всего листов. Печать организации, подпись руководителя с расшифровкой. Опись в двух .экз. Указать контактный телефон и ФИО исполнителя. А требование не по НДС.

Виктория Мастер (2155) 9 лет назад

Очень просто: на фирменном бланке фирмы пишешь, что на Ваш запрос №____ от _____ чила предоставляем след документы, и пишешь. Только обязательно пиши копии или оригиналы, заверены печатью или нет, сколько экз.

Ленокс Ученик (225) 9 лет назад

Обязательно копии или оригиналы и лучше по странично, например, книга продаж и сколько страниц, и с налоговой не забудь штамп и роспись получить, когда принесешь документы

Как представить документы в налоговую и составить опись

У компании не могут снова требовать уже представленные документы в налоговую. Чтобы не дублировать бумаги, придется составить опись документов в налоговую инспекцию.

Требований к форме и содержанию описи нет, поэтому в ней все на усмотрение налогоплательщика. Но чем она подробнее, тем проще доказать, что именно запрошенные документы в налоговую компания уже сдавала.

Опись представленных в налоговую документов важно составить так, чтобы потом можно было идентифицировать, какие именно документы в налоговую были переданы ранее. Для этого в описи желательно привести основные реквизиты документа. А именно его название (счет-фактура, накладная, договор и т. д.), его номер и дату, а также наименование контрагента.

Включать в опись документов все другие несущественные реквизиты бумаг не надо. Хотя у инспекторов на местах возможны и дополнительные требования. Официальных разъяснений по этому вопросу ни Минфин, ни ФНС не давали, поэтому можно заранее уточнить мнение своего инспектора и представить опись в том виде, в котором он ее себе видит.

И конечно, важно получить отметку о передаче описи документов в инспекцию. Если компания представляет документы в налоговую лично, на втором экземпляре описи надо проставить штамп о дате приема документов. Если же компания направляет их по почте, то сделать это надежнее ценным письмом с описью вложения. Ее полноту и достоверность заверит почта.

Опись документов надо направить в инспекцию в сроки, которые установлены для представления требуемых налоговиками документов (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Составление правильного реестра документов

Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.
Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть. А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.

Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний. Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний.
Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов. Сортировка и ведение учета документов - это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.

Правильно составленный реестр документов - это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия:

1. В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству.
2. Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер.
3. На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.

Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации.

Правильно составленный реестр документов значительно сэкономит время на поиски нужной информации. Это позволит быстро и легко отыскать нужный документ, отправить запрос или уведомление и, самое главное, просто качественно выполнить свою работу.

Наша компания достаточно давно функционируем на этом рынке и знаем все о том, как правильно составить реестр любых документов. Мы обязуемся создать подробный реестр документов любой сложности и гарантируем точное выполнение работы без возможных опечаток и ошибок. Мы работаем внимательно и аккуратно, поэтому не боимся гарантировать качество.

или заполнив форму обратной связи.

Комплексное решение
поставленных задач

Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

Опыт работы с иностранными и
отечественными организациями

Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Как составить сопроводительное письмо в налоговую (образец)?

Новости по тематике

При необходимости подготовить сопроводительное письмо в налоговую образец этого документа вы можете посмотреть на нашем сайте. А об основных правилах, касающихся составления сопроводительного письма в ИФНС, вам расскажет данная статья.

При направлении в налоговую службу различных документов (счетов-фактур, квитанций, договоров и т. п.) к ним следует составить сопроводительное письмо. Оно представляет собой документ, в котором перечисляются направляемые бумаги и зачастую даются также пояснения к ним.

Составление сопроводительных писем значительно облегчает и упорядочивает документооборот. Так, благодаря сопроводительному письму:

• предотвращаются возможные споры относительно комплектности представленного пакета документов;
• упрощается работа канцелярии по регистрации полученных бумаг;
• не возникает неясности относительно цели направления в ИФНС того или иного документа;
• поступившие бумаги оперативно доходят до специалиста, который ожидает их получения.

Подавляющее большинство бумаг направляется в ИФНС с сопроводительным документом. Так, если направляемый документ не содержит сведений о его отправителе и получателе, сопроводительное письмо составляется в обязательном порядке.

В то же время существует и ряд документов, которые вполне можно направить в ИФНС без сопроводительного письма. К их числу относятся:

1. Первичная налоговая декларация, не имеющая приложений. Такая декларация содержит в себе сведения, необходимые для идентификации ее отправителя. Кроме того, поскольку декларация подается в силу определенных норм закона, обычно не требуется какого-либо объяснения причин ее представления. Если же к декларации прилагаются подтверждающие документы, то целесообразно подготовить сопроводительное письмо с указанием их перечня. Что касается уточненной декларации, то ее также лучше направлять с сопроводительным документом, содержащим объяснение причин ее подачи.
2. Жалоба в вышестоящий орган на решения/действия ИФНС и экземпляр заявления в суд об оспаривании действий налоговой. Эти документы в обязательном порядке содержат сведения об их отправителе, наименование налогового органа, а также перечень приложений, поэтому при их направлении в адрес инспекции можно обойтись без сопроводительного письма.

Строго установленной формы сопроводительного письма в ИФНС не существует, однако практика делового оборота предусматривает необходимость включения в этот документ следующих атрибутов:

• наименования налоговой инспекции (возможно также указание должности и ФИО руководителя инспекции или его зама в дательном падеже);
• наименования и адреса отправителя письма;
• исходящего номера и даты;
• номера и даты запроса ИФНС, в ответ на который высылаются документы (при его наличии);
• заголовка (например, «О направлении документов…»);
• обращения («Уважаемый…!»), если документ адресован начальнику налоговой или его заместителю;
• текста письма;
• перечня приложений с указанием их названий, количества листов и числа экземпляров;
• должности лица, подписавшего письмо, его подписи и расшифровки;
• ФИО составителя документа с указанием номера его телефона.

Если сопроводительный документ направляется от имени организации, то его следует оформить на фирменном бланке.

С образцом сопроводительного письма в налоговую можно ознакомиться на нашем сайте.

Текст письма обычно начинается с фразы «Направляем Вам. », «Направляем в ваш адрес…» или «По вашему запросу высылаем…». Если при этом письмо не содержит обращения к конкретному должностному лицу, то слова «вам», «ваш» и т. п. пишутся со строчной буквы.

Далее следует перечислить направляемые документы и указать их точные признаки (например, «…высылаем книгу покупок за 1 квартал 2014 года»). Количество экземпляров и листов направляемых документов лучше указать не в самом тексте письма, а в перечне приложений.

Сопроводительный документ может ограничиваться и ссылкой на документы, направляемые в адрес ИФНС. Например, при направлении уточненной декларации стоит указать причину корректировки сведений первичной декларации (арифметическая ошибка, поступление новых документов и т. д.).

Нередко, особенно в ходе выездных и камеральных проверок, в сопроводительном письме бывает нужно пояснить некоторые моменты, по которым у налоговой возникли вопросы (их инспекция указывает либо в запросе о выдаче документов, либо в отдельном письме о предоставлении пояснений). Стоит отметить, что налогоплательщикам не стоит уклоняться от дачи разъяснений, поскольку это может привести к негативным последствиям (например, отказу в предоставлении налогового вычета).

ОПИСЬ ВЛОЖЕНИЙ форма 107, отправка декларации по почте

В п.4 статьи 80 НК РФ предусмотрен способ представления налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) налоговой декларации (расчета) в налоговый орган в виде почтового отправления с описью вложения. Причем, при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения.

1. опись вложения в ценное письмо;
   

Примечание. Например, при отправлении налоговой декларации по почте.

• наименование и почтовый адрес адресата;
• наименование, количество предметов и сумма их оценки.

Отправитель ценного письма с налоговой декларацией должен ставит свою подпись на каждом экземпляре бланка описи. В случае, если среди пересылаемых предметов имеются предметы без оценки, то в графе "объявленная ценность" против их наименования ставится прочерк на каждом бланке описи. По желанию отправителя на экземпляре описи вложения, вкладываемом в почтовое отправление, оценка предметов может не указываться.

• сличить записи в обоих экземплярах описи;
• сличить соответствие адреса и наименование адресата, указанные в описи и на адресной стороне оболочки (адресном ярлыке) регистрируемого почтового отправления (РПО);
• сличить отправляемые предметы с записями в описи;
• проверить соответствие суммарной стоимости вложений, указанной в описи, сумме объявленной ценности РПО. Сумма объявленной ценности РПО должна равняться суммарной стоимости всех вложений, указанных в описи;
• проставить на обоих экземплярах описи оттиск календарного штемпеля и расписаться в них;
• вложить первый экземпляр описи поверх вложения в РПО и упаковать его, второй экземпляр выдать отправителю вместе с квитанцией.

Сумму ценности каждого предмета отправитель определяет самостоятельно. Стоимость предметов описи влияет на сумму компенсации, в случае утери отправления, но чем больше стоимость предметов тем больше будет стоимость страхового сбора пересылки. Сумму предметов можно сделать нулевой поставив прочерк.

Пересылка ценного письма с описью вложения со стоимостью документов 10 рублей весом 20 грамм будет стоить 120-170 рублей по России.

ИНН 770012345678,
Александр Сергеевич Иванов
Адрес: 145147, г. Москва,
12-я Слесарная ул.,
д. 59, корп. 12, кв. 409

1. Налоговая декларация 3-НДФЛ за 2013 год на 8 (восьми) страницах – 1 экземпляр.
2. Копия справки о доходах по форме 2-НДФЛ на 1 (одной) странице – 1 экземпляр.
3. Заявление на возврат НДФЛ, излишне удержанного работодателем в связи с
предоставлением имущественного вычета с начала года, на 1 (одной) странице –
1 экземпляр.

22.04.2014 А.С. Иванов

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. СКАЧАТЬ ПУСТОЙ БЛАНК ОПИСИ ВЛОЖЕНИЙ по форме 107
   В формате pdf
2. Какой ШТРАФ за несвоевременную сдачу ДЕКЛАРАЦИИ, БАЛАНСА
   Какой штраф грозит за несвоевременную сдачу декларации по: налогу на прибыль, НДС, УСН, ЕНВД, страховых взносов в Пенсионный фонд РФ - ПФ РФ, соцстрах - ФСС РФ.