Руководства, Инструкции, Бланки

Договор На Представительские Расходы Образец

Рейтинг: 5.0/5.0 (381 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Представительские расходы

0 2. 03.11 Представительские расходы

Лектор: ПОЛЯКОВА Елизавета Вячеславовна, старший консультант по налогообложению и бухгалтерскому учету АКГ «Интерком-Аудит»

Попытаюсь своим семинарам облегчить работу бухгалтеров с представительскими расходами. Только на первый взгляд это давно обкатанный вопрос. Несмотря на то, что в НК РФ по этим видам расходов ничего уже который год не меняется, представительские расходы – до сих пор животрепещущая тема. Я как лектор и аудитор знаю, насколько много у компаний сомнений в отношении «представительности» тех или иных затрат. Расскажу, как рассеивать такие сомнения: какие расходы точно нельзя назвать представительскими, на что чиновники стали смотреть лояльнее, и какие документы помогут обосновать перед инспекторами расходы.

Что НК РФ говорит о представительских расходах

Понятие «представительские расходы» закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Определение, которое там дано, можно условно разделить на две части. Первая говорит о том, что относится к представительским расходам, а что нет. И вторая часть говорит о нормировании подобных расходов. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода учитываются как прочие в размере, который не превышает четырех процентов от расходов на оплату труда за этот же период.

Начнем с перечня затрат, которые признаются представительскими. Пункт 2 статьи 264 НК РФ говорит, что представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей другой компании, участвующих в переговорах.

Далее кодекс описывает цель, которая необходима для признания расходов представительскими. Такой целью считается установление, поддержание взаимного сотрудничества. То есть предполагается, что компания может пригласить на мероприятие как будущего предполагаемого партнера, так и старого, для того, чтобы укрепить с ним сотрудничество.

Также к представительским расходам НК РФ относит официальный прием и (или) обслуживание участников, которые прибыли на заседание совета директоров. Помимо этого, к представительским расходам по пункту 2 статьи 264 НК РФ относится транспортное обеспечение участников мероприятия к месту его проведения, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчика, который не состоит в штате компании.

Место проведения мероприятия значения не имеет. Расходы можно признавать представительскими не только для сотрудников другой компании, но и работников самого налогоплательщика.

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА – А можно отнести к представительским расходы на проведение переговоров с индивидуальными предпринимателями, потенциальными заказчиками компании?

- В принципе, да. Хотя Налоговый кодекс РФ прямо о такой возможности не говорит. В пункте 2 статьи 264 сказано только о представителях организаций. В то же время, по мнению финансовых чиновников, затраты на проведение переговоров с предпринимателями компания имеет право отнести к представительским. Назову два письма Минфина России: от 27 мая 2009 г. № 03-03-06/1/351 от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2-64. По большому счету, переговоры можно вести с деловой целью и просто с физлицом, не индивидуальным предпринимателем.

Как сформулировать цель представительского мероприятия

Отдельно хочу поговорить о цели мероприятий, которые компания организует для контрагентов и планирует списать расходы на них как представительские. Бухгалтеры практически всегда на семинарах спрашивают, будут ли проблемы с налоговиками по представительским расходам, если с приглашенными контрагентами в последующем так и не было заключено договоров. Результат подобных мероприятий абсолютно не влияет на право компании списать расходы как представительские при соблюдении условий из пункта 2 статьи 264 и статьи 252 НК РФ. Компания должна быть нацелена на положительный результат переговоров. А доказать, что таких планов у налогоплательщика не было – дело инспекции. И честно говоря, такое доказывание очень сложно.

Есть два определения Конституционного суда РФ, которые помогут компаниям убедить инспекторов, что главное не результат, а цель мероприятия. Это определения КС РФ от 16 декабря 2008 г. № 1072-О-О и от 4 июня 2007 г. № 320-О-П. Обоснованность расходов, учитываемых в базе по налогу на прибыль, должна оцениваться с учетом намерений компании получить экономический эффект от деятельности, а не от ее результата. Целесообразность расходов оценивает сам налогоплательщик.

Безусловно, цель должна соответствовать коммерческой деятельности компании. Если компания по производству продуктов питания приглашает на переговоры производителя косметики, то вопросы у инспекции могут возникнуть. Повторюсь: доказывать, что компания не права, должны именно налоговики.

Официальный характер мероприятия

Официальный прием, как сказано в пункте 2 статьи 264 НК РФ – это завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Много вопросов вызывает именно эта, более чем расплывчатая фраза - «иное аналогичное мероприятие». К цепочке завтрак и обед напрашивается ужин. В этой связи хочу остановиться на одном интересном и выгодном для компаний письме Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675. Разъяснение касается проведения поздних ужинов для контрагентов. Ночное время суток по статье 96 Трудового кодекса длится с 22 часов одного дня до 6 часов утра другого.

Чиновники разрешили учитывать расходы на такие поздние приемы как представительские при соблюдении двух условий. Конечно, потребуются документы, подтверждающие понесенные на поздний ужин расходы. О каких именно документах может идти речь, я расскажу дальше в ходе семинара.

Более того, необходимо, чтобы мероприятие носило официальный характер. Что именно можно обозначить таким понятием, в Налоговом кодексе РФ не определено. Я приведу пример, который показывает, каким образом можно отличить официальный характер мероприятия от неофициального. Представим, что на улице случайно встретились два бывших одноклассника и решили вместе посидеть в кафе. В ходе разговора оказалось, что один из них руководит компанией. Он пожаловался однокласснику, что его компания судится с налоговой инспекцией и ищет толковых юристов. Другой одноклассник заявил, что он как раз работает в адвокатской палате. Были намечены предварительные договоренности. Фактически, разговор двух старых знакомых перерос в переговоры.

Что сделать, чтобы подобный обед в кафе можно было списать на представительские расходы? Самое важное как раз заключается в том, как бухгалтер оформит расходы. Главное, чтобы директор хотя бы догадался взять в кафе чек.

Что нельзя считать представительскими расходами на официальный прием

В пункте 2 статьи 264 НК РФ сказано, что к представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

С профилактикой и лечением, мне кажется, и так понятно. Мало кому вздумается пытаться списать это на представительские расходы. А вот по развлечению и отдыху часто возникают споры. Очень тонкая грань в отграничении делового ужина в ресторане от отдыха.

Разберем ситуацию. Компания, которая организует для контрагентов какое-то мероприятие, арендует банкетный зал, приглашает музыкантов. Каждый из расходов – на питание, аренду, оплату работы официантов и артистов – надо проанализировать по первичным документам и решить, есть ли возможность рассматривать их как представительские. Сразу скажу, что расходы на артистов налоговая инспекция точно снимет из представительских. Под вопросом обычно украшения для зала: шарики, ленты, цветы. Иногда помогают компании-организаторы мероприятий. Можно попросить их не выделять в «первичке» отдельно выступление артистов и декор.

Вероятнее всего, не получится списать как представительские расходы продукты питания для сотрудников контрагентов, которые ждут в офисе компании подписания документов. Тем, кто приехал от имени контрагента с документами часто предлагают чай, кофе, печенье. В письме от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/327 Минфин России высказался о том, что затраты на такое обслуживание контрагентов не относятся к представительским. Правда, как подчеркнули чиновники, НДС при этом не возникает.

Но из такой ситуации есть выход. Ведь к другим видам расходов чиновники затраты на те же чай и конфеты для контрагентов, ожидающих документы, отнести не запрещают. Например, есть всеми любимый подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ – «другие расходы, связанные с производством и реализацией». Конечно, чиновники Минфина не пропагандируют относить к ним затраты, о которых мы говорим. Но тем не менее, надо иметь такую возможность в виду.

Расходы на обслуживание

Мы обговорили, что такое официальный прием. Теперь разберем, что подразумевается под обслуживанием представителей других компаний и участников заседания совета директоров. Именно этот момент вызывает больше всего дискуссий, потому что само по себе понятие «обслуживание» очень многогранно. Налоговики, Минфин и судьи вкладывают в него зачастую разные смыслы.

Есть судебные решения, из которых можно сделать вывод, что под обслуживанием понимается и оплата проезда, обеспечение жильем человека, который приехал на мероприятие из другого города. То есть расходы на гостиницу и транспорт для сотрудников контрагента ли тех, что прибыли на заседание совета директоров можно отнести к представительским. Для примера можно посмотреть постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. № А72-5629/05-6/435.

Другое мнение высказывает налоговая служба и Министерство финансов. Расходы на проживание в гостинице, стоимость авиационных и железнодорожных билетов, визовая поддержка для сотрудников иностранной компании – не подпадают под представительские расходы. На эту тему высказалось московское УФНС в письмах от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115 и от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271. А Минфин России выпустил письмо от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235.

Компания сама для себя должна оценить налоговые риски по такому роду расходам. Возможно, если затраты на такие уж и большие, то действительно легче списать их на счет 91 и не мучаться.

Мы подошли, наконец, к документальному оформлению представительских расходов. Как такового, перечня документов для подтверждения представительских расходов в Налоговом кодексе РФ нет. Необязательно все документы, которые я назову, необходимо составлять. Я старалась составить список так, чтобы предусмотреть большинство из возможных претензий налоговиков к представительским расходам.

Условно оформление документов можно разделить на три этапа. Первый – это общие документы. Второе - документы, связанные с конкретным мероприятием. Третий - те, что подтверждают фактическое расходование денежных средств. Расскажу о них по порядку.

Первый этап – это закрепление порядка отражения представительских расходов в учетной политике и составление их сметы на отчетный год. В смете достаточно прописать, какую предельную сумму компания может потратить за год на представительские расходы. Эта цифра должна соотноситься с выручкой компании в разумных пределах. Понятно, что если за год компания получила 10 млн рублей, а выделяет на представительские расходы 1 млн, у проверяющих это может вызвать вопросы.

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА – А как нужно утверждать смету для представительских расходов?

- Обязательно. Протоколом общего собрания учредителей или акционеров. Это предусмотрено статьей 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и статьей 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

После утверждения сметы готовятся организационно-распорядительные документы, которые должен подписать руководитель компании. Фактически, это приказ о представительских расходах на год (образец см. на стр. XXX). В нем могут быть отражены:

  • перечень сотрудников, которые имеют право получать под отчет средства на представительские расходы;
  • порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;
  • порядок расходования подотчетных средств;
  • документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм;
  • нормы отдельных видов представительских расходов.

Часто путают подотчетные суммы на командировки и представительские расходы. Если по командировочным расходам сотруднику надо отчитаться в течение трех дней после возвращения, то для представительских расходов срок может быть совершенно другой. Отчитаться по ним надо в течение трех дней по истечении срока, на который выдан подотчетные средства.

На втором этапе оформления представительских мероприятий готовятся следующие документы:

  • приказ руководителя о назначении ответственного за проведение переговоров;
  • приказ о направлении приглашения на встречу;
  • программа встречи с датой, местом, сроком проведения и количеством приглашенных участников со стороны компании и контрагентов. В этом документе можно даже поименно назвать участников.

И, наконец, третий этап предусматривает оформление отчета о проведении мероприятия, отчета по расходам по нему и авансового отчета с оправдательными документами.

Как правильно вести бухучет представительских расходов

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Принимая к учету эти расходы, бухгалтер отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списание их на счет 20 «Основное производство» или отнесением на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж». Это зависит от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике. Если же компания занимается торговлей, то затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу».

Примерная форма приказа по компании о представительских расходах

ООО «Лучшая компания» От 11.01.2011 г.

О представительских расходах на 2011 год

1. Установить на 2011 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

24 Августа 2016

Плательщикам единого сельскохозяйственного налога могут дать право добровольной уплаты НДС. С такой законодательной инициативой выступил минсельхоз. По мнению авторов законопроекта, от этого выиграет не только бюджет, но и сами фермеры.

Эксперты рассмотрели вопрос о том, сгорают ли ежегодные оплачиваемые отпуска и чем грозит компании непредоставление работнику отпуска в течение больше, чем двух лет подряд.

Организация арендовала объект торговли. Поскольку на арендованных площадях отсутствовали складские и подсобные помещения, организация, установив временные перегородки, обустроила их самостоятельно (в договоре аренды указанное оговорено). При расчете ЕНВД она использовала физический показатель «площадь торгового зала» исходя из фактически используемой площади. Однако налоговики посчитали это неправомерным и доначислили налог. АС УО в Постановлении от 20.05.2016 по делу № А71-9313/2015 принял сторону фискалов. Подробнее об этом деле – в данной статье.

ВС РФ встал на сторону налоговой инспекции в споре по поводу отмены возмещения НДС в отсутствие доказательств реальности экспортных поставок (Определение ВС РФ от 20 июля 2016 г. №305-КГ 16-4155).

22 Августа 2016

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности, причитающегося работнику, следует определить его трудовой стаж, расчетный период, суммы, включаемые в расчет больничного, а также посчитать средний дневной заработок. Кроме того, нужно знать некоторые нюансы законодательства. Условия, размеры и порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности установлены Законом № 255-ФЗ (Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее - Закон № 255-ФЗ)). В статье мы рассмотрим, как правильно производятся оплата больничного и расчет больничного.

Семинары

договор на представительские расходы образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    ООО - Хороший бухгалтер - Представительские расходы

    Представительские расходы

    У руководителя любой организации могут возникнуть вопросы о том, какие расходы можно учесть в качестве представительских и какие документы необходимо оформить для учёта в составе затрат организации.

    В этой статье я отвечу на наиболее часто возникающие вопросы и покажу образцы документов, необходиые для подтверждения представительских расходов.

    Что такое представительские расходы и можно ли учесть в расходах суммы, потраченные на празднование 23 февраля, 8 марта и нового года в организации?

    Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к ст.264 Налогового кодекса РФ (часть вторая):

    «К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.»

    Таким образом, именно расходы на организацию переговоров с целью установления взаимовыгодного сотрудничества являются представительскими, поэтому расходы на празднование 23 февраля, 8 марта и нового года в компании не могут быть учтены в качестве представительских. Банкет должен быть организован именно для бизнес-партнёров.

    Может ли организация принять к учёту представительские расходы, если в результате переговоров договор с контрагентом не подписан?

    Согласно Налоговому кодексу, возможность признания представительских расходов для целей налогового учёта не зависит от результативности проведённого мероприятия. Следовательно, не имеет значения — заключён по итогам переговоров договор или нет. Однако чтобы не было претензий со стороны налоговой, следует в отчёте о переговорах указать, например, что в результате встречи подписан протокол о намерениях заключить договор в будущем. Также можно указать, что целью мероприятия было установление партнёрских отношений.

    Следует ли указывать в отчёте Ф.И.О. представителей контрагентов, присутствовавших на приёме?

    Для учёта представительских расходов, необходимо подтвердить, что банкет был организован для бизнес-партнёров. Поэтому состав участников (принимающей и приглашающей стороны) следует указать. Можно не указывать поимённый состав представителей. Однако при проверке, инспекторы могут придраться, поэтому список участников лучше составить.

    В какое время (рабочее/нерабочее) и в каком месте (офис, ресторан, кафе) должны проводиться переговоры для признания в качестве представительских расходов?

    Налоговый кодекс никаких ограничений на время проведения переговоров не устанавливает. Также как и не оговаривается место проведения мероприятия. Переговоры могут проводиться в общественных местах, ресторанах, кафе. В то же время лучше не устраивать деловые встречи в увеселительных заведениях (боулинг, бильярд), т.к. возможны споры с инспекторами о возможности установления деловых контактов во время игры в бильярд, боулинг и прочее.

    Можно ли учесть в качестве представительских расходов затраты на еду, напитки?

    Еда и напитки – это организация буфетного обслуживания, ставшая общепринятой практикой. Поэтому такие расходы можно учесть в качестве представительских, с чем Минфин соглашается. Кроме того, Налоговый кодекс не содержит перечень продуктов и напитков, которые не могут быть включены в состав представительских расходов. Таким образом, алкогольные напитки могут быть учтены на представительских мероприятиях.

    Как рассчитать сумму, учитываемую в составе затрат в качестве представительских расходов?

    Расчёт производится следующим образом.

    1) Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за налоговый период.

    2) Норму представительских расходов рассчитываем исходя из базы по оплате труда согласно ст. 255 НК РФ.

    3) Все показатели берём нарастающим итогом с начала года (т.к. база по налогу на прибыль рассчитывается в целом за год).

    С начала года суммы расходов составили:

    • заработная плата работникам – 500 000 руб.;
    • на добровольное медицинское страхование работников – 40 000 руб.;
    • плата физическим лицам по гражданско-правовым договорам – 50 000 руб.

    Рассчитываем предельную сумму представительских расходов.

    В общую сумму расходов на оплату труда включаем заработную плату работников, расходы на добровольное медицинское страхование, плату по гражданско-правовым договорам. (Основание: ст. 255 НК).

    Норматив составит 23 600 руб. ((500 000 руб.+40 000 руб.+ 50 000)*4%).

    В каком периоде учитываются представительские расходы?

    В налоговом учёте расходы признаются по фактической дате проведения переговоров.

    Какими документами оформляются представительские расходы?

    В Налогом кодексе нет перечня подтверждающих документов. Однако по мнению налоговиков и Минфина необходимы:

    • Приказ руководителя о проведении представительского мероприятия;
    • Протокол мероприятия;
    • Смета расходов;
    • Программа мероприятия;
    • Первичные документы;
    • Итоговый отчёт о расходах и результатах мероприятия.

    г. Москва от «10» декабря 2012 г.

    о проведении официального приёма представителей ООО «Ромашка»

    В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и урегулирования разногласий приказываю:

    1. Провести официальный приём представителей ООО «Ромашка» в период с 24 по 29 декабря 2012 года.

    2. Ответственными за организацию и проведение приёма назначить заместителя начальника отдела логистики Фёдорова Е.А. начальника технического отдела Васильеву А.Б. и специалиста по связям с общественностью Светлову М.А.

    3. Фёдорову Е.А, Васильевой А.Б. и Светловой М.А. в срок до 21 декабря 2012 года согласовать с представителями ООО «Ромашка» дату проведения встречи, состав участников и все другие необходимые условия официального приема.

    4. Фёдорову Е.А, Васильевой А.Б. и Светловой М.А. в срок до 21 декабря 2012 года подготовить и предоставить на утверждение программу деловой встречи.

    5. Фёдорову Е.А, Васильевой А.Б. и Светловой М.А. в срок до 21 декабря 2012 года подготовить и предоставить смету представительских расходов.

    6. Фёдорову Е.А, Васильевой А.Б. и Светловой М.А. в срок не позднее трех рабочих дней с даты проведения приёма представить отчет о проведенных мероприятиях с приложением документов, подтверждающих представительские расходы.

    7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

    Генеральный директор А.П. Сидоров
    ООО «Одуванчик»

    проведения официального приема представителей ООО «Ромашка»

    г. Москва 18 декабря 2012 г.

    Цели официального приема – поддержание взаимовыгодного сотрудничества с ООО «Ромашка»

    Участники со стороны ООО «Ромашка»:

    1. Начальник отдела планирования — Вешкин Н.А.
    2. Заместитель начальника отдела планирования – Иванов П.Л.
    3. Ведущий экономист отдела планирования – Анишко Т.Ю.

    Участники со стороны ООО «Одуванчик»:

    1. Генеральный директор – Сидоров А.П.
    2. Зам. начальника отдела логистики – Е.А. Фёдоров
    3. Начальник технического отдела – А.Б. Васильева
    4. Специалист по связям с общественностью – М.А. Светлова

    Дата проведения официального приема: 28 декабря 2012 года.

    Место проведения переговоров: г. Москва, ул. Брюсова, дом 18, стр.2

    Прибытие представителей ООО «Ромашка»

    28 декабря 2012 г.

    13.00 – 15.30

    Переговоры. Обсуждение возникших разногласий по договору №1/001-2011 от 21.12.2011г и путей их решения. При достижении согласия – подписание акта сверки к договору и согласование проекта дополнительного соглашения. Во время переговоров ООО «Одуванчик» осуществляет буфетное обслуживание участников (фуршет). Вручение подарков.

    28 декабря 2012 г.

    15.30 – 18.00

    Заместитель начальника
    отдела логистики Е.А. Фёдоров

    Начальник
    технического отдела А.Б. Васильева

    Специалист по связям с общественностью М.А. Светлова

    проведения официального приёма представителей ООО «Ромашка».

    г. Москва 28 декабря 2012 г.

    28 декабря 2012 проведен официальный приём представителей ООО «Ромашка».

    Участники со стороны ООО «Ромашка»:

    1. Начальник отдела планирования — Вешкин Н.А.

    2. Заместитель начальника отдела планирования – Иванов П.Л.

    3. Ведущий экономист отдела планирования – Анишко Т.Ю.

    1. Обсуждение вопросов, связанных с исполнением сторонами обязательств по договору № 1/001-2011 от 21.12.2011 г.

    2. Фуршет. Передача подарков представителям ООО «Ромашка».

    3. Обеспечение высокого уровня эффективности работы компаний.

    1. Представители ООО «Ромашка» приняли решение продолжить сотрудничество с ООО «Одуванчик» в рамках договора №1/001-2011 от 21.12.2011 г.

    2. Был подписан Акт сверки взаиморасчетов, составленный на основании договора №1/001-2011 от 21.12.2011г. по состоянию на 01.01.2013 г.

    3. Был согласован проект Дополнительного соглашения № 5 к договору №1/001-2011 от 21.12.2011 г.

    Заместитель начальника
    отдела логистики Е.А. Фёдоров

    Начальник
    технического отдела А.Б. Васильева

    Специалист по связям с общественностью М.А. Светлова

    Генеральный директор ООО «Одуванчик»

    ______________ А. П. Сидоров

    29 декабря 2012 г.

    Итоговый отчёт о расходах и результатах мероприятия о проведении официального

    приёма представителей ООО «Ромашка».

    г. Москва 29 декабря 2012 г.

    В соответствии с приказом генерального директора от 10.12.2012 г. № 3 проведен официальный приём представителей ООО «Ромашка».

    Дата проведения официального приема: 28 декабря 2012 года.

    Место проведения переговоров: г. Москва, ул. Брюсова, дом 18, стр. 2

    Цели официального приема: поддержание взаимовыгодного сотрудничества с ООО «Ромашка».

    Участники со стороны ООО «Ромашка»:

    1. Начальник отдела планирования — Вешкин Н.А.
    2. Заместитель начальника отдела планирования – Иванов П.Л.
    3. Ведущий экономист отдела планирования – Анишко Т.Ю.

    Участники со стороны ООО «Одуванчик»:

    1. Генеральный директор – Сидоров А.П.
    2. Зам. начальника диспетчерского отдела – Е.А. Фёдоров
    3. Начальник технического отдела – А.Б. Васильева
    4. Специалист по связям с общественностью – М.А. Светлова

    В соответствии с утвержденной программой проведения официального приёма с представителями ООО «Ромашка» от 28.12.2012г. были проведены следующие мероприятия:

    1. Обсуждение вопросов, связанных с исполнением сторонами обязательств по договору №1/001-2011 от 21.12.2011 г.
    2. Фуршет. Передача подарков представителям ООО «Ромашка».

    1. Представители ООО «Ромашка» приняли решение продолжить сотрудничество с ООО «Одуванчик» в рамках договора №1/001-2011 от 21.12.2011г.
    2. Был подписан Акт сверки взаиморасчетов, составленный на основании договора №1/001-2011 от 21.12.2011г г. по состоянию на 01.01.2013г.
    3. Был согласован проект Дополнительного соглашения № 5 к договору №1/001-2011 от 21.12.2011 г.

    Представительские расходы на проведение переговоров составили 14 854,74 руб. в том числе:

    • расходы на алкогольную продукцию – 3 291 руб.
    • расходы на кондитерские изделия, чай, кофе – 11 563,74 руб.

    Протокол переговоров от 28.12.2012 г. и подтверждающие первичные документы прилагаются.

    Заместитель начальника
    отдела логистики Е.А. Фёдоров

    Начальник
    технического отдела А.Б. Васильева

    Специалист по связям с общественностью М.А. Светлова

    ИСК в СУД

    Акт на списание представительских расходов

    Подборка наиболее важных документов по запросу Акт на списание представительских расходов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

    Нормативные акты. Акт на списание представительских расходов Статьи, комментарии, ответы на вопросы. Акт на списание представительских расходов Формы документов. Акт на списание представительских расходов

    Форма: Акт о списании представительских расходов на официальный прием представителей (образец заполнения)

    Судебная практика. Акт на списание представительских расходов Представительские расходы. Оформляем бумаги

    "Бухгалтерия и кадры", 2008, N 5

    ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ. ОФОРМЛЯЕМ БУМАГИ

    Практически каждая сделка заключается в результате предварительных переговоров. Чтобы произвести благоприятное впечатление на партнеров в ходе деловой встречи, компания должна организовать ее на высоком уровне. А это значит - потратиться на еду, напитки, транспортное обслуживание и т.п.

    Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы. В Налоговом кодексе РФ содержится перечень затрат, которые относят к представительским. Это расходы на:

    - проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для людей, участвующих в переговорах

    - транспортное обеспечение доставки этих людей к месту мероприятия и обратно

    - буфетное обслуживание во время переговоров

    - оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.

    По мнению чиновников, этот перечень является закрытым, и иные виды затрат представительскими не считаются.

    Представительские расходы в налоговом учете - это нормируемые затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). Их включают в состав налоговых расходов фирмы в размере, не превышающем 4 процентов от расходов на оплату труда за данный отчетный (налоговый) период.

    Какие бумаги оформить.

    Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:

    - приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели

    - смета представительских расходов

    - первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.

    - акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат)

    - отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).

    Причем если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:

    - цель представительских мероприятий и результаты их проведения

    - дату и место проведения

    - состав приглашенной делегации

    - состав принимающей стороны

    - величину расходов на представительские цели.

    Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.

    И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.

    Наша справка. По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.

    и как это сделать

    Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности.

    Подготовку соответствующих документов условно можно разбить на три этапа. Это оформление:

    - общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы

    - документов, связанных с конкретным мероприятием

    - документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

    Этап первый: смета и приказ

    Главный документ, оформляемый на первом этапе, - это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

    На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказы, регламентирующие:

    - перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели

    - порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы

    - порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

    Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании. Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). Образец приказа приведен на с. 44.

    О представительских расходах ООО "Энергостроймонтаж"

    7 января 2008 г. г. Москва

    1. Установить на 2008 г. следующие нормы представительских расходов:

    Вид представительских расходов Расходы на одного

    человека в день, руб.

    Проведение официального приема (завтрак, обед,

    Транспортное обслуживание до 800

    Буфетное обслуживание во время переговоров

    (включая напитки) до 600

    Оплата услуг переводчиков (при приеме

    - для руководителя делегации

    - для членов делегации (из расчета 1 переводчик

    на 5 человек) до 500

    2. Назначить ответственным за представительские расходы, правильное и своевременное оформление оправдательных документов коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

    3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить представление отчета о каждом проведенном представительском мероприятии не позднее трех дней после его завершения.

    Директор ООО "Энергостроймонтаж" Инокентьева Т.Г. Инокентьева

    Этап второй, организационно-подготовительный

    На втором этапе оформляются документы, связанные с подготовкой того или иного конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя организации:

    - о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров)

    - о направлении приглашений на встречу.

    Этот документ обязательно должен отражать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей. Образец такого приказа приведен на с. 45.

    Об организации встречи с представителями компании "Кабельные сети"

    12 июня 2008 г. г. Москва

    В целях расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж приказываю:

    1. Организовать в период с 19 по 20 июня 2008 г. в помещении ООО "Энергостроймонтаж" переговоры с представителями ООО "Кабельные сети" по вопросу увеличения объема закупок в рамках заключенного контракта от 05.04.2008 N 15/834. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметров, производимого ООО "Кабельные сети".

    2. Ответственным за организацию и проведение встречи назначить коммерческого директора Е.Н. Воскресенского.

    3. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку сметы представительских расходов на данное мероприятие с учетом участия в переговорах трех представителей с каждой стороны.

    4. Поручить Е.Н. Воскресенскому обеспечить подготовку приглашений и информирование представителей компании "Кабельные сети" о месте и времени встречи.

    Директор ООО "Энергостроймонтаж" Инокентьева Т.Г. Инокентьева

    Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

    Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов на проведение данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расхода средств на представительские цели. После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.

    Этап третий: отчет

    Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов работником, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия и акт о понесенных расходах с оправдательными документами. Если товары (услуги) на представительские цели приобрел подотчетник, оправдательными будут документы, выданные этому человеку соответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), счета-фактуры и т.п.), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

    Продукция собственного производства и покупные товары должны передаваться на представительские цели на основании соответствующих первичных документов с указанием видов и стоимости имущества (например, товарно-транспортной накладной, требования-накладной и т.п.). Если же фирма заключила договор со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания), документальным подтверждением представительских расходов будут служить этот самый договор, а также счет-заказ и акт выполненных работ (оказанных услуг). Само собой разумеется, что для вычета "входного" НДС понадобится счет-фактура, а также бумаги, свидетельствующие об оплате услуг. Обратите внимание и на такой важный нюанс.

    Очень много вопросов вызывает порядок признания расходов на приобретение алкогольной продукции для официального приема.

    Причем она может закупаться как в розничной сети, так и при буфетном обслуживании.

    Сразу скажем, что формальных оснований для того, чтобы исключить такие расходы из состава представительских, нет. Согласен с этим и Минфин России (см. Письмо от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). Дело в том, что п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит каких-либо ограничений в отношении перечня продуктов, используемых в представительских целях. В частности, это распространяется и на спиртные напитки. Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат. Образец отчета о проведенном мероприятии приведен на с. 46.

    директор ООО "Энергостроймонтаж"

    о проведенных деловых переговорах

    1. Настоящим подтверждаю, что в период с 19 по 20 июня 2008 г. в помещении ООО "Энергостроймонтаж" состоялись переговоры с представителями ООО "Кабельные сети".

    2. Тема переговоров: увеличение объемов закупок и объемов продаж металлического кабеля большого и сверхбольшого диаметров, производимого ООО "Кабельные сети".

    3. В переговорах приняли участие:

    Со стороны ООО "Энергостроймонтаж":

    Т.Г. Инокентьева, О.В. Григоренко, Е.Н. Воскресенский.

    Со стороны ООО "Кабельные сети":

    А.В. Алексеев, О.О. Мирошниченко, Г.П. Петросян.

    4. В соответствии с программой встречи были проведены следующие мероприятия.

    9.00 - 12.00 Переговоры

    14.00 - 17.00 Осмотр складских и торговых помещений ООО

    "Энергостроймонтаж", ознакомление участников

    переговоров со схемой и процессом продаж

    9.00 - 12.00 Переговоры

    14.00 - 17.00 Официальный обед и заключительный прием по поводу

    ООО "Энергостроймонтаж" Воскресенский Е.Н. Воскресенский

    Наша справка. Бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

    - дату составления документа

    - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

    - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

    - личные подписи указанных лиц.

    ПОЛОЖЕНИЕ

    о представительских расходах ____________

    Настоящее положение «О представительских расходах ___________________ (далее по тексту «Положение» разработано в соответствие с Налоговым кодексом Российской Федерации в целях регламентирования порядка осуществления надлежащего оформления, списания представительских расходов _________ и их учета для целей налогообложения.

    1. Общие положения о представительских расходах

    1.1. Представительскими расходами _________ являются расходы _________ на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также прием членов Совета и Попечительского совета ______, не являющихся работниками ______, прибывших для участия в заседании указанных органов ______, независимо от места проведения указанных мероприятий.

    1.2. К представительским расходам относятся расходы _________:

    · на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц ______, участвующих в переговорах

    · транспортное обеспечение доставки вышеуказанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно

    · буфетное обслуживание во время переговоров и совещаний

    · оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате ______, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    1.3. Официальный прием - мероприятие, направленное на установление или поддержание партнерских отношений, а также подписание договоров, соглашений о сотрудничестве, иных документов, проводимое с участием официальных лиц сторонней организации.

    1.4. Официальные лица - представители организации:

    · лица, входящие в состав делегации организации, участвующей в переговорах

    · должностные лица, которым в соответствие со служебными полномочиями предоставлено право проведения переговоров либо подписания договоров и соглашений о сотрудничестве либо инициирования подписания таких договоров и соглашений, а также лица, непосредственно курирующие реализацию заключенных договоров и соглашений

    · физические лица, которым право на подписание договоров, соглашений, дополнительных соглашений, протоколов разногласий и иных гражданско-правовых и процессуальных документов от имени представляемой организации предоставлено на основании доверенности, выданной руководящими органами такой организации.

    1.5. В смысле настоящего Положения помимо директора ______, действующего на основании устава, официальными лицами _________ являются лица, занимающие должности _________.

    К официальным лицам _________ могут быть отнесены в пределах их компетенции также руководители ______, а также иные должностные лица ______, ответственные за прием и обслуживание официальных делегацией.

    Список официальных лиц _________ устанавливается приказом, ежегодно утверждаемым директором _________.

    В случае необходимости к участию в конкретном мероприятии могут привлекаться работники ______, выполняющие вспомогательные функции (референты, юристы, переводчики), перечисленные в программе конкретного мероприятия, утверждаемой в порядке, предусмотренной настоящим положением, и приравниваемые к официальным лицам _________ на период проведения конкретного мероприятия.

    1.6. Организации - юридические лица, вне зависимости от формы собственности и гражданства регистрации, а также органы государственной власти и управления, и судебные органы, осуществляющие сотрудничество с _____________ по направлениям ее уставной деятельности либо планирующие осуществление такого сотрудничества в будущем.

    2. Порядок формирования представительских расходов

    2.1. Источником формирования представительских расходов являются средства, полученные ________ от предпринимательской и иной, приносящий доход, деятельности.

    2.2. __________ самостоятельно определяет порядок проведения представительских мероприятий.

    2.3. Формирование размера средств, относимых на представительские расходы, осуществляется в соответствии с Плановой сметой представительских расходов _________ на текущий календарный год, являющейся составной частью Сметы доходов и расходов по внебюджетной деятельности _________.

    Порядок и сроки составления Плановой сметы, а также порядок и сроки предоставления структурными подразделениями, осуществляющими деятельность на правах факультетов, предложений о включении в Плановую смету планируемых представительских расходов осуществляется в порядке, установленном Финансовым директором _________.

    2.4. Нормативы предельных размеров представительских расходов устанавливаются по представлению финансового директора приказом директора _________.

    3. Порядок получения и использования средств

    3.1. Перед проведением представительских мероприятий, связанных с произведением представительских расходов, лицо, на которое возложена обязанность по подготовке такого мероприятия готовит в произвольной форме Программу проведения мероприятий с указанием следующих сведений:

    · Наименования организаций - участников

    · Количество официальных представителей от организации

    · Список официальных лиц __________ и иных работников __________, направляемых для выполнения вспомогательных функций

    · Дата и время проведения мероприятия

    · Место проведения. Местом проведения мероприятий может являться как территория __________, так и пункт общественного питания и иное место, за исключением офиса организации

    · Ф.И.О. и должность лица, на которое возложена обязанность по подготовке мероприятия

    · Источник финансирования и размер представительских расходов.

    3.2. Указанная в пункте 3.1. программа представляется на утверждение директора __________ либо зам.директора, курирующего финансовые вопросы, за подписью официального лица __________, инициировавшего проведение мероприятия либо отвечающего за его проведение.

    В случае, если услуги по обслуживанию представительских мероприятий оказываются сторонними организациями (далее «исполнителями»), официальное лицо, ответственное за проведение такого мероприятия вместе с программой проведения мероприятий, может предоставить договор на оказание таких услуг и счет на выплату исполнителю авансового платежа, если это предусмотрено договором.

    3.3. Утвержденная программа мероприятия является основанием для предоставления указанному официальному лицу денежных средств на оплату представительских расходов, а также на оплату счета, выставленного исполнителем.

    3.4. Оплата представительских расходов может производится как наличными, так и безналичными денежными средствами.

    3.5. По окончании мероприятия официальным лицом __________ составляется акт о проведении мероприятия и отчет, подтверждающий фактически произведенные расходы, с приложением к нему первичных оправдательных документов, составленных по форме установленного образца.

    3.6. Акт, отчет и первичные документы, а также неизрасходованные денежные средства подлежат представлению в бухгалтерию __________ в течение 3-х дней с даты окончания мероприятия.

    4. Порядок учета представительских расходов

    Представительские расходы, подтвержденные документально в порядке установленном настоящим Положением, подлежат отнесению на себестоимость соответствующих услуг.

    Иные расходы, связанные с проведением представительских мероприятий, а также расходы, в размерах, превышающих установленный норматив, осуществляются за счет средств, остающихся после налогообложения.

    Документ. Представительские расходы

    Традиционно в Украине под словосочетанием "представительские расходы" подразумеваются расходы предприятия на организацию приемов для проведения деловых переговоров, а также организацию презентаций и праздников. Несмотря на традиционность данного понятия, единственным нормативным документом, содержащим определение термина "представительские расходы", их состав и требования к документальному оформлению, является Приказ Министерства финансов Украины и Министерства экономики Украины "Об утверждении норм денежных средств на представительские расходы, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядок их расходования" от 12.11.93 г. № 88 с изменениями и дополнениями (далее - Приказ № 88), изданный еще 12.11.93 г. Необходимо отметить, что несмотря на "возраст" и некоторые юридические коллизии, данный приказ действует и поныне в части, не противоречащей действующему законодательству, что косвенно подтверждается и письмами различных ведомств. В частности, к таким письмам относится Письмо Государственного казначейства Украины от 18.01.2002 г. № 07-07/92-353 и Письмо Министерства экономики и по вопросу европейской интеграции Украины от 24.07.2002 г. № 68-34/522, в которых содержатся ссылки на данный приказ.

    Рассмотрим подробнее аспекты, которые необходимо знать предприятию для правильного документального оформления и отражения в учете представительских расходов.

    Определение и состав представительских расходов

    Представительские расходы - это расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, а также представителей других предприятий, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установки и поддержки взаимовыгодного сотрудничества и решения вопросов, связанных с коммерческой деятельностью.

    К представительским расходам относятся:

    1) расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей

    2) расходы на транспортное обеспечение мероприятия (например, расходы на оплату проездных билетов, аренда легкового автотранспорта и пр.)

    3) расходы, связанные с культурной программой, входящей в состав основного мероприятия (например, стоимость входных билетов, расходы по обслуживанию экскурсовода и т. д.)

    4) буфетное обслуживание во время переговоров (чай, кофе, услуги обслуживающего персонала и пр.)

    5) оплата услуг переводчика, не состоящего в штате предприятия

    6) оплата и бронирование номеров в гостиницах.

    Основанием для отнесения расходов в состав представительских являются правильно оформленные первичные документы, утвержденные должностными лицами предприятия, в которых должны быть указаны:

    - дата, место и программа проведения деловой встречи (приема)

    - представители предприятия, которые принимают делегацию

    - размер расходов (смета).

    Кроме вышеперечисленных документов необходимо наличие распорядительного документа (приказа), в котором оговаривается круг лиц, имеющих отношение к приему представителей других предприятий по вопросам коммерческой деятельности. Следует отметить, что такая встреча должна быть запланирована заранее, чему желательно иметь письменное подтверждение.

    Например, при планировании официального приема (или другого мероприятия) состав первичных документов может выглядеть следующим образом:

    1) приказ (распоряжение) о проведении официального приема (или другого мероприятия), подписанный руководящими лицами с указанием даты, места и ответственных за проведение мероприятия лиц

    2) утвержденная руководителем программа официального приема (или другого мероприятия)

    3) утвержденная руководителем смета расходов

    4) приглашения, направленные представителям других организаций

    5) отчет о фактических расходах с приложенными подтверждающими расходы первичными документами.

    Т. е. документальное отражение хозяйственных операций, связанных с представительскими расходами, может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых форм или специализированных форм, таких как идентификационный код предприятия (учреждения), номер документа, основание для осуществления операций (например, приказ №, дата) и т. д.

    Кроме того, поскольку оформление представительских расходов осуществляется документами, которые предприятие издает самостоятельно (кроме подтверждающих документов сторонних обслуживающих предприятий), необходимо обратить внимание на следующий аспект.

    В соответствии с Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.1999 г. № 996-XIV первичный документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

    - название документа (формы)

    - дату и место составления

    - название предприятия, от лица которого составлен документ

    - содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции

    - должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления

    - личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

    Пример 1. Документальное оформление мероприятия по организации официального приема

    1) с целью исследования рынка сбыта отделом маркетинга предприятия была запланирована официальная деловая встреча с возможными партнерами

    2) бюджетом (сметой) на данное мероприятие была предусмотрена сумма 2 000 грн.

    Документальное оформление планируемого мероприятия

    1. Приказ (распоряжение) о проведении официального приема, подписанный руководящими лицами с указанием даты, места и ответственных за проведение мероприятия лиц

    С целью исследования рынка сбыта и расширения партнерских (деловых) связей приказываю:

    1. Организовать (дата, место проведения) официальную деловую встречу с возможными деловыми партнерами (указать предприятия) по вопросам (указать вопросы, планируемые к рассмотрению на данном мероприятии).

    2. Назначить следующих ответственных за проведение деловой встречи (указать Ф. И. О. лиц, которые будут принимать участие во встрече).

    3. Разработать и подать на утверждение программу мероприятия (указать Ф. И. О. ответственного лица).

    4. Назначить следующих ответственных за организацию и решение сопутствующих хозяйственных вопросов (указать Ф. И. О.) согласно разработанной программе.

    5. Главному бухгалтеру (указать Ф. И. О.) на основании утвержденной программы составить и подать на утверждение смету расходов.

    2. Программа проведения деловой встречи

    1. Направление официального приглашения гостям (дата, время).

    2. Аренда помещения для проведения официального мероприятия (дата, время).

    3. Встреча прибывших гостей на автовокзале и перевозка к месту проживания транспортом предприятия (дата, время).

    4. Размещение в гостинице (дата, время).

    5. Транспортная доставка гостей к месту деловой встречи (дата, время).

    6. Проведение деловой встречи (буфетное обслуживание: чай, кофе, безалкогольные напитки) (дата, время).

    7. Ужин в ресторане (дата, время).

    8. Транспортная доставка гостей в гостиницу (дата, время).

    9. Завтрак (дата, время).

    10. Культурная программа (экскурсия по городу) (дата, время).

    Проводы гостей (дата, время).

    Документальное оформление представительских расходов

    "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2007, N 6

    Документальное оформление представительских расходов

    Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров. Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как "отшумит веселье".

    Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.

    Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.

    Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.

    В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

    Поэтому оформлению документов на представительские расходы кадровый работник должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).

    Поскольку конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

    С одной стороны, это действительно преимущество. Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая "произвольность" дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

    Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

    1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.

    2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.

    3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.

    4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.

    5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.

    6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.

    7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.

    8. Отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено.

    9. Меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.

    10. Авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.

    Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Напомним эти реквизиты:

    - наименование организации, которой составлен документ

    - содержание хозяйственной операции

    - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

    - наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления

    - личные подписи указанных лиц.

    Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

    - дату деловой встречи или приема

    - место проведения этого мероприятия

    - состав участников со стороны организации и представителей другой организации

    - цель проведения мероприятия

    - сумму предполагаемых расходов.

    По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией - партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера. Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.

    Справка. Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствие с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

    Фрагмент документа. Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ

    К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Например, цели проведения официального приема могут быть следующие:

    1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.

    2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.

    3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.

    4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).

    Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.

    Нужно, чтобы кадровый работник, занимающийся организацией мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки "проведение переговоров" и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.

    Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

    - подписанными контрактами, протоколами о намерениях

    Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.

    Нередко у бухгалтеров возникает вопрос, в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?

    Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

    На наш взгляд, такая позиция не является верной.

    В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

    Это значит, что кадровый работник должен составить смету по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.

    После проведения представительских мероприятий кадровый работник - организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.

    1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

    Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета.

    Эти продукты списываются на основании:

    - товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12

    - накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

    Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

    Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.

    2. Транспортное обеспечение участников приема.

    Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).

    Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

    - двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком

    - счет на оплату транспортных услуг

    - счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг

    - путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

    Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

    - путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии

    - авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

    3. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.

    В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.

    Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

    - договорами на оказание услуг

    - заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.

    4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

    Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.

    5. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.

    Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.