Этикет электронной почты или правила написания электронного письма

2 сентября 2012, просмотров: 14429, Раздел: Бизнес-статьи

Этикет электронной почты или правила написания электронного письма – наука, появившаяся не так давно, но уже успевшая стать весьма востребованной. Какие элементы включает в себя этикет электронной почты и как грамотно составить деловое электронное письмо – об этом вы узнаете в данной статье.

В мире, в котором интернет прочно вошел во все сферы человеческой жизни, не существует компании, в которой сотрудники не используют для коммуникации Skype, ICQ или электронную почту. Но не все знают, как делать это правильно.

Сетикет – это система правил. разработанных специально для коммуникации предпринимателей и их клиентов в сети Интернет. Не следует в сети мешать другим людям вести диалог. И помните – вас должны легко понимать. Это основные правила сетикета.

Этикет электронной почты допускает опущение приветствия, но, если вы хотите произвести должно впечатления, стоит начать письмо с приветствия. Например, можно написать так: «Доброго Времени суток, уважаемый(-ая) + Имя и Отчество адресата. Помните, что ваше письмо должно быть логичным и грамотным. Каждое предложение начинается с прописной буквы, а сами предложения отделяются друг от друга точкой.

Как оформить деловое электронное письмо

Как правило, в каждой фирме есть свой образец оформления делового письма. Такой образец включает в себя все необходимые элементы. Иногда в таком документе прописывается запрет на использование смайликов, если это не относится к профессиональной деятельности.

Структура делового электронного письма, как правило, имеет следующий такой же вид как и обычное письмо. Только в конце добавляется логотип компании.

Правила написания электронного письма

Поля «тема», «кому» и «важность письма» должны быть заполнены обязательно. В поле «кому» указывается электронный адрес получателя, в поле «тема» пишут несколько слов, характеризующих послание.

Объем электронного письма должен быть в два раза меньше написанного. Если вам необходимо отправить файл большого размера, электронную почту для этих целей использовать не стоит.

В каждом почтовом ящике есть адресная книга. Туда можно вносить все контакты. И вам не придется их запоминать.

Для того, чтобы ответить на электронное письмо, достаточно нажать соответствующую кнопку ( «ответить» или «reply») .

В обычном общении об отношении людей друг к другу говорят не столько слова, сколько эмоции. И в этом недостаток общения через Интернет. Но, все же, кое-какую альтернативу найти удалось, и это – смайлики. Смайлики – это рожицы, состоящие из символов.

Вот пример самых распространенных смайлов:

) улыбка
:( грусть
:/ обида
:0 удивление
:-| равнодушие

Этикет электронной почты: правила написания электронного письма

Электронная подпись представляет собой специальный файл, который вставляется в конце письма. Наличие в письме электронной подписи считается правилом хорошего тона. Также при помощи электронной подписи вы можете ненавязчиво прорекламировать свой бизнес.

Также необходимо отметить, что добавление опции «уведомление о доставке» может показаться вашему собеседнику проявлением неуважения. Поэтому чтобы проверить, дошло ли ваше письмо, лучше воспользоваться телефоном.

Как видите, этикет электронной почты или правила написания электронного письма – это навык, которым довольно легко овладеть.

Сделай доброе дело, поделись с друзьями:

Как написать электронное письмо на английском языке

Написать электронное письмо на английском языке. Это не сложно! Составляете письмо на русском языке, вставляете его в электронный переводчик - готово! Полмира пишут таким образом и, как ни странно, понимают друг друга.

Немного сложнее написать письмо на английском языке грамотно. В английском письме выделяется формальный (официальный) и неформальный стиль. Существуют определенная этика общения, отличающаяся от русской. Существуют другие ньюансы и тонкости, знание которых во много раз повышает вероятность того, что вас поймут и проникнутся к вам уважением. А это уже много значит для вашего успеха.

Чтобы грамотно написать электронное письмо на английском языке необходимо:

Стандартное электронное письмо на английском языке состоит из самого письма и заголовка.
Заголовок английского эректронного письма может иметь следующие поля:
From: - имя и адрес отправителя.
Sender: - отправитель письма пишет от чужого имени. Письмо от чьего-то имени отправлено другой персоной (например, секретаршей от имени начальника).
To: - имя и адрес получателя. Имя и адрес может быть написано несколько раз (если письмо адресовано нескольким получателям)
cc: - содержит имена и адреса получателей письма, к которым направляется копия этого письма.
bcc: - содержит имена и адреса получателей письма, чьи адреса не следует показывать другим получателям. Каждый из получателей письма не будет видеть в этом поле других получателей из поля bcc.
Reply-To: - имя и адрес, куда следует адресовать ответы на это письмо.
In-Reply-To: указывает на письмо. для которого это письмо является ответом. С помощью этого поля выстраиваются цепочки переписки.
Subject: - тема письма.
Date: - дата написания письма.

Ниже приведен образец email на английском языке.

From: <steve03@gmail.com>
To: <hub12@usclargo.com>
Subject: Springtime catalog
Date: Sun 03/11/12 02:03 PM

Dear John Smith

Please send me the following items from your Springtime
catalog:
500 Newton 20/22 #AC45 $250 (0.50) $250.50
600 White Heaven 16/18 #WN09 $300 (0.50) $300.50
Total $551.00
I am enclosing my check made payable to you in the amount
of $568.25, which includes the cost of handling and
shipping. Thank you.

Sincerely yours,
Alexandr Ivanov

Этикет электронной почты - EG-форум

Группа: Администратор
Сообщений: 12 836
Регистрация: 20.9.2006
Пользователь №: 1
Спасибо сказали: 317 раз(а)
Фуу сказали: 7 раз(а)

Этот документ представляет несколько простых основополагающих принципов этикета электронной почты. Однако сие не есть строгий диктат каких-либо конкретных стиля или правил: это просто пояснение важных вопросов, с которыми мы сталкиваемся при пользовании электронной почтой. В конце концов, электронная почта - это средство связи, поэтому нашей целью должна быть ясность в этих вопросах.

Адреса и личные имена

"Личное имя" ("Отправитель") - это необязательный параметр, который поддерживают большинство мейлеров. Он присоединяется к Вашему электронному адресу просто как текстовый комментарий.

Всегда заполняйте это поле (если Ваша почтовая система позволяет это сделать): имя отправителя вкупе с электронным адресом позволяют идентифицировать Вас лучше, чем только лишь по одному адресу. Используйте оригинальное, реальное и логичное имя: так, фразы "Угадай-ка!", "Кое-кто" или подобные, используемые как Ваше имя, раздражают получателей и препятствуют быстрой идентификации Вас и Вашего сообщения в целом. Если Ваш мейлер поддерживает использование имени получателя в поле "Кому" Ваших исходящих сообщений, не пренебрегайте заполнением его. Это зачастую помогает Постмастеру найти адресата сообщения, даже если его почтовый адрес окажется неверным или недействительным в данный момент.

Пример:
Электронный адрес "<12345@mail.ru>" содержит значительнее менее информации, чем если бы соответствующее поле было заполнено как "Ivan Petrov <12345@mail.ru>" или "<12345@mail.ru> (Ivan Petrov)".

Всегда включайте поле "Тема" в Ваше сообщение. Практически все мейлеры отображают эту строку при просмотре почтового ящика, и часто оно является тем самым ключом, по которому происходит поиск, сортировка или иные действия с электронным письмом. Делайте поле темы значимой. Для примера, посылка сообщения в конференцию, посвященную обсуждению почтовой программы The Bat! (Bat Talk) с темой "The Bat!" является практически таким же бесполезным действием, как и посылка сообщения с незаполненным полем темы вообще. В случае если Вы отвечаете на чье-либо сообщение, но при этом изменяется основная мысль диалога, изменяйте соответственно и тему; а еще лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма. Тема письма - это красная нить смысла всего сообщения, поэтому изменение предмета обсуждения без изменения темы этого письма может привести к путанице и затруднениям.

Размер сообщения, его содержание и формат

Пытайтесь сопоставлять размер Вашего сообщения содержанию и целям данной переписки. Если, скажем, Вы просто посылаете быстрый запрос, сделайте его кратким и емким. Старайтесь всегда придерживаться темы письма насколько это возможно. Если Вам необходимо расширить круг обсуждаемых вопросов либо перейти к другим темам, чаще всего в этом случае лучше послать сообщение новым письмом, с новой темой, что позволит Вашим получателям рассматривать разные темы в отдельности. Не пишите весь текст своего сообщения в верхнем регистре (заглавными буквами); несколько слов, выделенных таким способом, лучше подчеркнут важность этого места. Предпочитайте разбивать Ваш текст на логически раздельные параграфы и использовать несколько коротких предложений вместо чересчур длинных. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Электронная почта - это средство связи в чистом виде; плохо сформулированные и неграмотные сообщения плохо читаемы и являются потенциально непонятными. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Все самые вопиющие нарушения языковых правил, что я видел в жизни вообще, встречались именно в электронной переписке. Если Ваши слова достаточно важны для того, чтобы быть написанными, тогда они также действительно важны, чтобы быть написанными правильно! Избегайте публичного "флейма", т.е. сообщений, отсылаемых в состоянии гнева, аффекта и плохого настроения. Сообщения, отсылаемые в моменты, когда Вы себя плохо контролируете и находитесь в дурном расположении духа, в основном лишь усугубляют ситуацию и заставляют Вас же жалеть о них впоследствии. Хорошенько подумайте и примите твердое решение, что это действительно необходимо, прежде чем вступить во флеймовую переписку. (Просто организуйте себе чашечку кофе - удивительно, насколько Вы можете "остыть" за столь короткое время! Ведь чашка хорошего кофе - это прекрасное успокаивающее). Если Ваша почтовая программа поддерживает красочное оформление стиля письма (жирный шрифт, курсив и т.д.), убедитесь в том, что Ваш адресат имеет мейлер, который также поддерживает это. В настоящий момент* большинство почтовых программ не отображают ничего, кроме простого текстового сообщения, однако это будет со временем меняться. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих кредитных карточек в тексте электронных писем. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена недобросовестными людьми, для которых валидные номера кредитных карт есть практически ни что иное, как Ваши деньги, которыми они могут воспользоваться в корыстных целях.

Цитируйте в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа. Помните, что электронная почта не является таким же моментальным способом передачи мыслей, как, к примеру, телефон. Поэтому получатель иногда рискует не смочь восстановить смысл Вашего письма (если он забыл начало). Особенно это актуально, если он получает много писем каждый день. Включение нужных кусков исходного письма в Ваше сообщение поможет получателю легко понять, о чем идет речь. При этом цитируйте только действительно нужные фразы исходного письма, минимально необходимые для поддержания смысла. Наиболее раздражающая вещь, которую Вы можете встретить в электронной переписке - это цитирование Вашего же 5-страничного письма, возвращенного с припиской "Я тоже!". Возвращайте адресату в виде цитирования по возможности меньший объем оригинального письма, который уже дает возможность вспомнить контекст. Используйте специальные символы выделения цитируемого текста от нового. Использование стандартного символа ">" делает сообщения легко воспринимаемым. Однако при желании Вы можете также использовать и иные символы, понятные Вашим адресатам при использовании их логично и последовательно. Тщательно следите за тем, кому адресовано Ваше письмо, т.к. могут возникнуть неприятные для Вас ситуации при случайной отсылке личного сообщения в мейл-лист конференцию) (т.е. нескольким получателям сразу); и обычно это не нравится также и членам мейл-листа (конференции). Спросите себя лишний раз о том, правильно ли адресован Ваш ответ: имеется в виду, что послать сообщение, состоящее только из слов "Я согласен", лучше напрямую автору оригинального письма ("директом"), а не через мейл-лист (конференцию) или сервер рассылки, даже если Вы получили письмо от него именно таким образом.

"Подпись" - это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений (обычно содержит Вашу контактную информацию). Многие мейлеры умеют вставлять подпись в Ваши сообщения автоматически. Подписи - это прекрасная идея, к сожалению, порою превращаемая в абсурд; золотая середина между этими вещами - ключ к созданию верной подписи.

Всегда используйте подпись (если имеется такая возможность): она однозначно идентифицирует Вас. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса). Во многих почтовых системах, особенно там, где почта проходит несколько шлюзов (при этом могут теряться иные Ваши идентификаторы, а как-то: поля "Отправитель", "Тема" и т.д.), Ваша подпись может стать единственным признаком, которое сможет поведать получателю, кто Вы. Делайте подпись краткой: четыре-семь строк - максимальная рекомендуемая длина подписи. Ненужные длинные подписи занимают место и могут раздражать. Некоторые мейлеры предоставляют возможность добавлять произвольные строки к Вашей подписи. Это хорошо и прекрасно, и при правильной реализации может повысить колорит и неповторимость Вашего письма. Вы можете принять во внимание следующие основные рекомендации при создании случайных вставок (девизов): Делайте их краткими. Отрывок из книги Э. Канта "Критика чистого разума" в 5000 слов, использованный Вами как добавка к подписи, вряд ли принесет Вам много друзей :-) Понятие "оскорбление" трактуется весьма широко: избегайте цитат, которые могут обидеть людей на основании их религиозных верований, национальности, политики, сексуальности и т.д. Пытайтесь избегать сленговых или местных цитат, т.к. они могут быть бессмысленными для получателей в других городах, странах или людей другой культуры. Случайные фразы лучше всего смотрятся в том случае, если они забавны. Полемические взрывы в политике или подобные темы могут заинтересовать кого-то, но не всех, кроме того, "что русскому хорошо, немцу - смерть".

Электронная почта - это связь с другими людьми, и для этого немного вежливости никогда не повредит.

Если Вы просите что-либо, не забывайте говорить "пожалуйста". Аналогично, если некто делает что-нибудь для Вас, никогда не бойтесь сказать "спасибо". Это может звучать слишком избито, и даже оскорбительно, однако это действительно удивительно, как много людей, весьма вежливых в повседневной жизни, как бы утрачивают свои хорошие манеры в электронной переписке. Не ожидайте немедленного ответа. Тот, что Вы не получили ответ от кого-то на свое письмо в течение десяти минут, вовсе не означает, что он или она игнорирует Вас, и это не есть что-либо ненормальное. Всегда помните, что не существует такой вещи, как безопасная почтовая система. Неразумно посылать очень личную или важную информацию электронной почтой, если Вы не используете кодирование сообщений с помощью надежных систем шифрования. Запомните, что всегда есть вероятность того, что Ваше приватное сообщение тем или иным путем может попасть "не к тем людям". При посылке какого-либо важного запроса, на который Вы ожидаете ответ, убедитесь в том, что Вы направили достаточно информации для того, чтобы сделать ответ возможным. Например, посылая сообщение "Мой мейлер The Bat!" почему-то не работает" его авторам RIT Research Labs, Вы действительно даете им слишком мало информации для того, чтобы помочь Вам :-); аналогично, бесполезно посылать им напоминание вроде "Ну, как насчет моего предложения по улучшению структуры работы почтовой базы, которое я заслал пару месяцев назад?". Запрашивая техническую поддержку, включите описание проблемы и версии программы, которую Вы используете; если необходимо, укажите номер контракта, заказа, далее Ваше имя и название организации, а также любые другие детали, которые, по Вашему мнению, могут помочь в обработке Вашего запроса и т.п.

Эмоциональное оформление: улыбающиеся мордашки ("смайлики") и т.д.

Электронная почта обеспечивает практически немедленный контакт, однако при этом полностью лишена сопровождения речи "языком жестов". Неугомонная культура людей в сети Интернет уже многие годы решает эту проблему с помощью так называемых "улыбающихся лиц" ("смайликов"), или комбинацией символов ASCII, призванных передавать выражение человеческого лица (повернутого набок).

Наиболее распространенными являются следующие "смайлики":

-) или
Улыбающееся лицо (развернутое на 90 градусов против часовой стрелки); обычно используется, чтобы указать веселье или то, что фраза будет насмешливой или иронической (также иногда для передачи понятия "ухмылка" используется сокращение "<g>" или "<grin>" - от английского слова "grin" = "ухмылка").

-( или
Несчастное лицо; обычно используется для выражения разочарования или печали.

;-)
Подмигивающее улыбающееся лицо; обычно указывает на то, что нечто высказано "с намеком", "подколкой".

;->
Вредное или озорное лицо; обычно указывает, что комментарий должен быть вызывающим или едким.

Также имеются тысячи других комбинаций (на английском), дополняющих и расширяющих основные.

Используйте "смайлики" аккуратно!

Некоторые мысли Дэвида Хэрриса (David Harris)
в авторском переводе Сергея Федько

Группа: Администратор
Сообщений: 12 836
Регистрация: 20.9.2006
Пользователь №: 1
Спасибо сказали: 317 раз(а)
Фуу сказали: 7 раз(а)

Наткнулась на еще одну статью почти о том же, только с уклоном в деловой аспект электронной переписки.

Сетикет - Этикет электронной почты или правила написания электронного письма
Деловая коммуникация

Автор: Елена Игнатьева

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. "Правила бизнес-сетикета" появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

3. Содержание, цель обращения

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

«Тема» («Subject»).
«Кому» («To»)
«Важность письма», при необходимости.
При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e - mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком "больше" (>).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

-) улыбающийся
:-))) смеющийся
:-D радостно смеющийся
:-| задумчивый, нейтральный
:-( грустный
:-/ недовольный или озадаченный
:-0 удивлённый (рот открыт)
Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто или . В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо . «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию не серьезного человека.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.
Особенности Сетикета при отправке и получение электронных писем

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Netiquette – (англ.Net - сеть + Etiquette - этикет) - нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) - это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей».