Опись документов: образец и порядок заполнения для почты, налоговой, ФСС, сдачи в архив и других целей

Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг .

Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.

Если классифицировать документы предприятия, то они могут подразделяться на следующие виды:

• уставные и связанные с деятельностью юр. лица (протоколы собраний. заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
• бухгалтерские документы (балансы. первичные учетные документы, журналы-ордера, кассовые книги );
• кадровые документы (личные дела работников. трудовые книжки, книги приказов );
• договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, аренды и т. п.)
• входящая и исходящая корреспонденция и журналы ее учета ;
• производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
• сертификаты и лицензии;
• юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.

Это не полный перечень, у каждого юридического лица имеется масса собственных дополнительных деловых бумаг. Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:

• Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет .
• Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно. Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
• Кадровые бумаги: личные карточки. счета работников. личные дела хранятся в течение 75 лет .

Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная). В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).

Благодаря правильно составленной описи найти искомый документ не составит труда. Впрочем, она нужна не только в сфере внутреннего делопроизводства, но и во взаимоотношениях с другими организациями.

Заполнение подобной документации в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

При ликвидации юридического лица оно обязано передать в государственный или муниципальный архив в первую очередь персональные сведения по работникам: личные дела и карточки. Сделать это необходимо во избежание нарушений прав лиц, работавших на предприятии в момент обращения в отделения Пенсионного фонда за начислением и получением пенсии.

Часто записи, внесенные в трудовую книжку для подтверждения трудового стажа. который в свою очередь влияет на размер пенсии, бывают некорректными. Сотрудники Пенсионного фонда должны сделать запрос на предприятие, где трудился работник, а в случае его ликвидации в архив, чтобы получить подтверждение представленных сведений.

Документы передаются согласно описи, до ее составления работники архива разъясняют, какие документы подлежат передаче и как правильно оформлять перечень, по которому личные дела будут приниматься.

В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.

Если предприятие отправляет документы по почте, например для налоговой инспекции (ИФНС ), Фонда социального страхования (ФСС ) и прочих официальных ведомств, то для того, чтобы в дальнейшем не возникло какого-либо спора или не был поставлен под сомнение сам факт отправки, лучше составить опись и заверить ее с помощью почтового работника.

На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.

Опись требуется также при представлении документов в суд в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства. Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью. Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.

Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.

Подобным образом поступают также миграционная служба, ГИБДД, МЧС и т. д.

При подаче заявления в полицию или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.

Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.

Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.

В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.

Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Как правильно составить опись документов - образец?

Опись документов - образецее имеет самое широкое применение. С одной стороны, позволяет подтвердить передачу документов той или иной инстанции, с другой — образец описи документов поможет систематизировать большой объем бумаг, передаваемых в архив.

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. При этом в соответствии с порядком ведения бухгалтерского, налогового или кадрового учета сроки хранения различных документов могут быть неодинаковыми.

Соблюдение таких сроков обязательно, что не позволяет утилизировать документы ранее предусмотренного для этого времени. В связи с этим большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

• название организации (если архив — сторонняя организация);
• номер описи;
• дату описи;
• название документов;
• период, к которому относятся документы;
• срок хранения документов;
• количество листов;
• расположение документов (номер папки, дела или короба);
• Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Скачать образец описи документов для почты

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника» .

Образец описи документов. приведенный в этой статье, поможет вам избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Опись документов: образец, правила оформления и использования

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

• Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
• Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
• Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
• Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
• Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы. протоколы, планы, сметы. отчеты, доклады и переписка.

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных. судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку. Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Перед началом описи сотрудник должен :

• проверить правильность заголовков;
• убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

• присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
• присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
• в бланке не должны присутствовать ошибки;
• в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
• даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
• показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
• в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
• максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
• дела следует систематизировать по хронологии;
• завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
• если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
  • для отдельного подразделения – 2 бланка;
  • для годовой описи – 4 бланка;
  • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
  • для дел сотрудников – 3 бланка.
• при описи важна правильная последовательность документов:
  • приказы;
  • списки;
  • учетные карты, трудовые книги. ведомости на выплаты зарплат. дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
• дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
• каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

• титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
• оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
• предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
• сама опись – главная часть описи;
• сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
• указатели – дают пояснение предметных понятий;
• таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
• библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
• словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
• лист-заверитель – общие данные об описи.

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

Если вы подаете в иск в суд. то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

Документ содержит такую информацию:

• вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
• исходящий номер;
• заглавие;
• перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
• внизу указывается общее количество документов.

Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

Опись содержит информацию о:

• номерах документов;
• наименовании;
• количестве листов.

В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

Чтобы составить опись отправления, применяется форма 107.

Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

В каждом из экземпляров указывается:

• ФИО (или название организации) получателя;
• примерную стоимость отправления;
• количество отправленных предметов.

Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале:

Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

Такое утверждение состоит из следующих этапов:

1. опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
2. далее проводится рассмотрение экспертной комиссией;
3. опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
4. документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.

Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.

Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист. где указывается:

• полное наименование архива;
• название фонда и его номер;
• номер и наименование описи;
• крайние даты описанных дел.

Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.

В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.

Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП .

Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

• наименование документов;
• количество;
• индивидуальный признак – оригинал или копия;
• стоимость, если это возможно.

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Опись документов

Термин «опись» хорошо знаком не только офисным работникам, но и специалистам других отраслей и структур. Он часто встречается как в бумагах специального назначения, так и в сопроводительных документах.

После того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве. Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу. Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы. Если же в штатном расписании компании нет такой единицы, то работу выполняют специалисты отдела кадров под руководством служащих архива. Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.

Иногда для решения конкретного вопроса гражданин или организация обязаны представить не один, а несколько официальных документов. Взять, к примеру, ситуацию, когда для строительства объекта объявлен конкурс между участниками на право заключения договора подряда. Каждый претендент должен предоставить комиссии документацию самого разного характера: коммерческое предложение, разрешительные бумаги на ведение строительной деятельности, учредительные и иные документы. Все это собирается в единый пакет и передается на рассмотрение членам комиссии. Внутри него обязательно должна находиться опись документов, в которой перечислено все, что направлено от лица конкретной организации. Это своего рода список или ведомость. Такая бумага обычно составляется по определенному образцу. Все предельно просто. В верхней части листа по центру пишется название «Опись документов». Чуть ниже разъясняется, куда и от какой организации они предоставлены. Затем идет таблица, состоящая из четырех столбцов:

1. Номер по порядку.
2. Наименование документа.
3. Страницы в документе с__ и по__.
4. Количество страниц в документе

Заканчивается таблица сводной строкой, в которой указывается общее количество страниц в передаваемом комплекте. Это позволяет предотвратить утерю или возможную подмену бумаг, предоставленных на рассмотрение.

При правильном ведении делопроизводства все документы на предприятии в конце года обрабатываются и группируются в дела. Комплектация производится в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также с учетом общепринятых правил:

1. Документы формируются за один календарный год. В виде исключения в случае наличия деловых бумаг переходящего характера возможно объединение в одном деле служебной документации за несколько лет.
2. Размещение бумаг производится сверху вниз.
3. Все листы обязательно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности информации в процессе хранения. Нумерацию следует производить простым карандашом в верхнем правом углу.
4. При необходимости составляется внутренняя опись документов за подписью специалиста, который ее составил.
5. Бумаги прошиваются.
6. Составляется лист-заверитель.
7. Для каждого дела оформляется обложка установленного образца. На ней указывается полное наименование предприятия и конкретного подразделения. Далее идет специальный цифровой индекс, соответствующий номенклатуре. После этого указываются даты заведения и окончания дела. А в самом низу помечается срок хранения.

При отправке некоторых посылок, бандеролей или ценных писем вместе с содержимым отправляется опись документов. Бланк ее можно взять в любом отделении связи. Он выполняется по форме № 107 и представляет собой своего рода документ, в котором содержится подробная информация о количестве и ценности содержимого. Вопрос цены решает сам отправитель. Если он считает, что какой-либо документ не представляет особой ценности, то в соответствующей графе бланка ставится прочерк. Опись вкладывается в конверт или упаковку непосредственно на почте. Работник отделения проверяет правильность оформления и заверяет бланк печатью. Опись положено составлять в двух экземплярах. Один отправляется вместе с документами, а другой обязательно остается у владельца посылки. Это делается для того, чтобы в случае возникновения конфликтной ситуации была возможность подтвердить каждую единицу вложения. После этого конверт (посылка или бандероль) опечатывается и отправляется адресату.

Опись дел

Через год после завершения дел в делопроизводстве формируются описи дел структурных подразделений.

Образец оформления описи
дел подразделений

Составляются они с применением специальной утвержденной унифицированной формы (Приложение 12 к п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций).

В документ вносятся заголовки дел в соответствии с принятой схемой систематизации документов, закрепленной в номенклатуре. а в конце заполняется итоговая запись, ставится подпись составителя и дата. Опись утверждается руководителем структурного подразделения после её согласования с руководителем службы ДОУ и экспертной комиссией подразделения (при ее наличии).

Пример описи дел
по личному составу

Описи составляются по результатам экспертизы ценности документов. При этом учитывается срок их хранения, а также функциональная принадлежность. По срокам хранения документы делят на постоянного и временного хранения (свыше 10 лет).

Независимо от сроков хранения по функциональной принадлежности выделяют документы по личному составу, описи которых согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и оформляются по унифицированной форме (Приложение 3 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02).

Опись документов в архив

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме (ниже приводится ссылка для скачивания образца). Еще вы могли слышать другие ее названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).

В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример). Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Прием дел в архив проводится ответственным за архив по сдаточной описи в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно в двух экземплярах описи:

• делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
• указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
• проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
• должен утвердить начальник отдела.

Образец описи документов в архив .doc с примером заполнения.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Скачать образец описи передаваемых документов

Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье.

Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде. Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится. Хотя положительные тенденции уже наметились.

Среди них можно выделить

договора с контрагентами;

формы бухгалтерского учета;

кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов.

Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго. В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов. Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.

В каких случаях производится передача документов

Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто.

Причины могут быть следующие

отмеченная выше передача на хранение в архив;

передача бумаг в проверяющие органы по запросам;

предоставление клиентам или контрагентам.

Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью. Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.

Какие сведения указываются в описи

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно. Существует только утвержденная форма описи для передачи сведений в Пенсионный фонд в период сдачи отчетности. Этот документ остается в Фонде пенсионного страхования.

Дополнительно к документу на предприятиях ведутся журналы, в которых отражается передвижение документов и данные описи. Это своего рода реестры, по которым любой выход документа за пределы предприятия можно отследить.

В описи следует отразить

дату подготовки документа;

наименование бумаги и место, где она была составлена;

перечень документов, которые подлежат передаче;

тип документов, бумаги могут быть как оригинальные, так и копии, это необходимо отразить;

направление передачи бумаг, наименование юридического лица, ФИО физических лиц-участников, наименование госоргана

причину передачи бумаг

документ должен быть подписан ответственными лицами, а также заверен их подписями.

Сама опись не является подтверждением факта передачи. Для этого необходимо еще и составить акт приема-передачи, в котором также будут подписи и данные ответственных лиц.

Ниже расположен типовой образец и бланк описи передаваемых документов, вариант которого можно скачать бесплатно.